IT.[PC06.211]-02 COMPRA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO NO SERIADO

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1 IT.[PC06.211]-02 COMPRA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO NO SERIADO Elaborado por Sección de Adquisiciones Bibliográficas Aprobación Junta Técnica de 17 de marzo de 2005 Objeto Proceso Conseguir que la adquisición de todo aquel material bibliográfico solicitado a la biblioteca por cualquier miembro de la comunidad universitaria se realice de la forma más rápida, eficiente y eficaz posible. BIBL-SPC.02 ADQUISICIÓN Histórico de cambios Código edición Fecha Modificaciones Adaptación al nuevo Sistema de Gestión Bibliotecaria Modificación en los formularios Modificación en los formularios Universidad de Jaén Vicerrectorado de Extensión Universitaria Biblioteca

2 IT.[PC06.211]-02 COMPRA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO NO SERIADO 2 1. DESARROLLO El proceso puede tener dos comienzos: 1. Envío a Adquisiciones Bibliográficas de una relación de necesidades por parte del PDI o PAS, para su departamento o servicio. 2. Envío a Adquisiciones Bibliográficas de una sugerencia de compra por parte de cualquier usuario de la Comunidad Universitaria. Según sea el origen, el proceso seguirá un camino u otro, llegando todos a un punto común que es la búsqueda de datos bibliográficos y precios. Si el comienzo ha sido la recepción de una relación de necesidades del PDI, PAS, para su departamento o servicio, lo primero que tendremos que hacer es comprobar dicha relación para ver si es correcta (datos del solicitante, centro de gasto al que se quiere cargar, firma del responsable del centro de gasto, etc.). Si no es correcta, contactaremos con el peticionario para subsanar errores. Si el comienzo ha sido la recepción en adquisiciones de una sugerencia de compra por parte de los usuarios de la comunidad universitaria (alumnos, personal de la biblioteca, etc.), se valorará la utilidad de su adquisición. Tanto si estimamos que es útil o que no lo es, se le comunicará al solicitante. El siguiente paso es común a estos dos comienzos, continuando con la búsqueda de datos bibliográficos y precios. Una vez que encontramos el precio consultaremos si en el centro de gasto donde debe de ir cargado el pedido existe crédito suficiente, si no es así se lo comunicaremos al usuario por si puede conseguir presupuesto por otro lado, si al final no lo consigue se terminará el proceso. Si por el contrario existe crédito o se consigue pasaremos a seleccionar un proveedor. Se continúa dando de alta el pedido en el sistema automatizado de gestión bibliotecaria. Para ello consultaremos si el título que deseamos adquirir está en nuestro catálogo. Si es así capturaremos el registro, si no, buscaremos en otros catálogos, y si está en alguno lo capturaremos. Si no lo encontramos en ningún catálogo, daremos de alta el título nuevo en el sistema. Los pasos siguientes son: Generación del pedido en el sistema. Envío del pedido al proveedor por correo electrónico o mediante EDI (Electronic Data Interchange) Alta del pedido en el programa de gestión económica de la Universidad de Jaén, Sorolla. Archivo de las relaciones de necesidades. Una vez enviado el pedido, esperaremos que nos llegue el material solicitado en el plazo previsto para ello (15 días libros nacionales, 45 días libros extranjeros). Si no es así, se reclamará dicho material a los proveedores, mediante el envío de correos electrónicos. Cualquier incidencia relativa al pedido, se escribirá en este en el campo notas. Por otra parte, si hubiese un sustancial cambio de precio, que nos es comunicado por el proveedor, contactaremos con el profesor, mediante el correo electrónico para consultar con él la conveniencia o no de continuar con el pedido. La consulta y la respuesta del profesor también será registrada en el campo notas. Se recibe el material bibliográfico en adquisiciones, abriendo las cajas o paquetes y comprobando que en ellas viene todo lo especificado en las facturas correspondientes. Se separará el contenido de dichas cajas por pedidos con sus respectivas facturas. Si existe alguna incidencia: falta físicamente algún título facturado, se han mezclado facturas de distintas órdenes de compra, etc., nos pondremos en contacto con el proveedor, para que corrija dichos errores. Se continúa con la búsqueda del pedido en el sistema, comprobando en el programa y con el material en la mano, si verdaderamente es lo que se pide. Si no es así (otra edición, idioma, distinto formato que el solicitado, etc.), o la obra está defectuosa, nos pondremos en contacto con el proveedor para subsanar estas equivocaciones. Si todo está en orden recibiremos y facturaremos el material en el sistema y lo pasaremos a Proceso Técnico o lo enviaremos a la Biblioteca de la Escuela Politécnica Superior de Linares,

3 IT.[PC06.211]-02 COMPRA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO NO SERIADO 3 según corresponda, para su incorporación al fondo de la biblioteca (con una copia de la factura indicando el centro de gasto y el nombre del solicitante) Seguiremos el proceso facturando en Sorolla, ajustando el expediente abierto cuando se realizó el pedido con la factura original, previa consulta de datos en Millenium, codificaremos, firmaremos y sellaremos la factura y la enviaremos a Asuntos Económicos, terminando este proceso con el archivo de una copia de dicha factura. Algunos pedidos llegan directamente a la Escuela Politécnica Superior de Linares, son los solicitados a un proveedor de Linares. El proceso será el mismo, sólo cambia en que el material lo reciben en la Biblioteca de dicha Escuela, haciendo también la recepción en Millennium, pero no la facturación. Enviarán a la Biblioteca de las Lagunillas las facturas debidamente firmadas y selladas, para que se facturen. LO MÁS IMPORTANTE Rapidez en el proceso: que el tiempo desde que llega la solicitud a la biblioteca hasta que se recibe el material sea lo más corto posible. Información clara y puntual al usuario sobre cualquier incidencia ocurrida con el material solicitado.

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6 IT.[PC06.211]-02 COMPRA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO NO SERIADO 6 2. ANEXOS 2.1. Relación de necesidades

7 IT.[PC06.211]-02 COMPRA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO NO SERIADO Sugerencia bibliográfica

8 IT.[PC06.211]-02 COMPRA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO NO SERIADO Sugerencia bibliográfica a Comisión de Biblioteca

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