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1 Itop Management Consulting El valor de la innovación 12 vitaminas imprescindibles para una empresa saludable - Vitamina 3: Mejore su gestión de las compras 1. Contemple el flujo completo de sus compras 2. Vincule los documentos entre sí conformando circuitos de compras 3. Realice seguimiento de sus circuitos de compras 4. Evalúe el servicio de sus proveedores 5. Simplifique el proceso de compras 6. Gestione adecuadamente las devoluciones 7. Agilice las compras adaptándose a sus proveedores 8. Automatice el intercambio de documentación a través de EDI 9. Automatice la gestión de las compras con módulos MRP 10.Explote la información de compras para la toma de decisiones Itop Management Consulting 2011

2 Vitamina 3: Mejore su gestión de las compras Aplique pequeñas acciones que proporcionen grandes resultados. En un entorno cada vez más competitivo, quien no compite por precios es porque compite en calidades o en la generación de valor añadido. Sea cual sea la estrategia aplicada, las empresas cada vez son más conscientes de la relevancia de una gestión de compras. Quien compra bien, puede vender mejor: con mayor holgura, con mayor flexibilidad o con mejores promociones. La relevancia de la gestión de compras Antiguamente las empresas dedicaban cierto esfuerzo a negociar precios con proveedores, siempre y cuando sus compras tuvieran un determinado volumen. Y eso era todo, en lo que respecta a gestionar las compras. Algunas, más innovadoras, dedicaban cierto esfuerzo adicional en hacer un correcto seguimiento de los pedidos que solicitaban a sus proveedores. La buena gestión de compras no se reduce a negociar precios con proveedores. Las empresas de fabricación pronto descubrieron que, para continuar siendo competitivas y preservar un cierto margen, debían dedicar un esfuerzo mucho mayor a la gestión de sus aprovisionamientos. Al poco tiempo, los efectos de una buena gestión de compras fueron palpables, y sus políticas se extendieron rápidamente a otros ámbitos y otros sectores. Sin embargo, a diferencia de lo que muchos puedan pensar, la buena gestión de compras no se reduce a la negociación eficaz de precios con proveedores. Intervienen muchos más factores, como la determinación adecuada de cantidades a solicitar, la elección correcta de proveedor según cada caso, el seguimiento de los pedidos y la automatización de tareas. La relevancia de una buena gestión de compras es tan alta que en el pasado se conformó la figura del Director o Responsable de Compras, un puesto reservado a ejecutivos o mandos intermedios (según tamaño de la organización) que posean una alta capacidad de organización y de negociación, y cuyo trabajo se centra en responsabilizarse de todas las compras y aprovisionamientos que requiere su empresa. Página2

3 10 pautas fundamentales para llevar a cabo una buena gestión de compras Aunque cada empresa posee sus propias particularidades, en el presente artículo se presenta una serie de pautas generales que pueden ser fácilmente aplicables: 1. Contemple el flujo completo de sus compras Es raro encontrar empresas que no lleven ninguna gestión de sus compras, puesto que en mayor o menor medida se procede al registro de la entrada de mercancía, a la contabilización de las facturas de proveedores o al archivado de los pedidos que se realizan. Lamentablemente, no contemplar todos los pasos de los procesos que se llevan a cabo tiene un coste mucho mayor que el esfuerzo que conlleva registrarlos. Una buena gestión de compras comienza cuando se contempla todos los pasos relevantes. Una empresa que únicamente procese las entradas de mercancía y la contabilización de facturas de proveedores está perdiendo oportunidades claras de mejorar su forma de trabajo, y sufre de carencias relevantes en su gestión. Por ejemplo, no podrá determinar si el proveedor está sirviendo todo lo que se le ha pedido, o resultará mucho más complicado detectar diferencias entre lo que ha llegado y lo que se le ha facturado. Una buena gestión de compras comienza cuando se contempla todos los pasos relevantes para la empresa, incluyendo el registro de toda la información relevante: necesidades de aprovisionamiento, solicitudes de presupuesto, pedidos a proveedores, entradas de mercancía, facturas a proveedores y pagos. La herramienta informática debe contemplar todos los pasos relevantes que realice la empresa para su gestión de compras Página3

4 2. Vincule los procesos entre sí conformando verdaderos circuitos de compras Disponer de registros e información de todos los documentos y pasos realizados en las compras de una empresa es necesario, pero no suficiente. Conviene además que dichos documentos estén asociados entre sí o vinculados de alguna forma, de manera que facilite el seguimiento y la supervisión. Esta vinculación de documentos debe obedecer a la realidad del proceso de compras. Rara vez llega mercancía sin más en una empresa: la mercancía llega porque se ha solicitado, y generalmente tras la mercancía debe ir asociado el pago por la compra de la misma. Es decir, no se trata de elementos sueltos, sino de pasos de una cadena o circuito de compras. La herramienta informática debe permitir mantener vinculados los diferentes pasos del circuito de compras 3. Realice seguimiento de los circuitos de compras Una vez que disponemos de todos los pasos del proceso de compras y que éstos están vinculados, resulta muy sencillo realizar un seguimiento de cada circuito. Un ejemplo de esto es supervisar pedidos a proveedores que no tienen asociadas entradas de mercancía. Si en el momento de registrar cada pedido hemos anotado la fecha prevista de llegada, resulta muy cómodo disponer de un informe que muestre aquellos pedidos pasados de fecha, para los que tal vez sea conveniente una llamada telefónica o alguna gestión similar. Otro ejemplo de seguimiento de compras es el que se realiza a nivel de unidades. Supongamos una empresa que ha refinado su solicitud de mercancías a proveedores, de manera que utiliza criterios objetivos y muy precisos de qué necesita. En ese caso, una vez que llega la mercancía, es factible conocer lo que no ha sido servido por su proveedor (a través de la diferencia de cantidades entre el pedido y la entrada de compras). La empresa puede ahora realizar una valoración de qué supone este imprevisto para su funcionamiento operativo. Tal vez disponga de suficiente stock y este hecho no suponga un impacto relevante, o tal vez tenga una repercusión grave que requiere ser gestionada. Página4

5 Realice seguimiento de los circuitos de compras para adelantarse a los problemas. 4. Evalúe el servicio de sus proveedores Muchas empresas han descubierto que para tener una buena gestión a un nivel global, deben extender los principios de calidad a toda su organización. Es decir, no es suficiente con pensar en cuidar la satisfacción de los clientes, sino que hay que llevar la calidad a todos los ámbitos de la empresa, de manera integral, incluyendo las compras. Una alternativa cómoda para aplicarlo en el área de Hay que llevar la calidad a todos los ámbitos de la empresa, de manera integral, incluyendo las compras. Compras consiste en definir una serie de indicadores y de métricas a nivel de procesos. Por ejemplo, un indicador puede ser los días de retraso que se produce entre la fecha estimada de entrega de mercancía por parte de un proveedor y la fecha efectiva de la recepción. Otro ejemplo puede ser el porcentaje de mercancía servida frente a la solicitada. Algunos de esos indicadores pueden ser valores manuales, introducidos por una persona, o calculados automáticamente. La presencia de estos indicadores puede dar lugar a informes estadísticos que resuma esta información y permita analizar tendencias y evoluciones a lo largo del tiempo. De esta forma, es posible detectar si un proveedor en concreto siempre se retrasa una media de 3 días respecto a las fechas que estima, o si siempre sirve menos del 60% de lo solicitado. Este hecho puede conllevar a que se hable con ese proveedor, a que se tenga en cuenta estos factores en nuestras estimaciones de compras o directamente a que se busque otras empresas con mayor calidad de servicio. Página5

6 5. Simplifique el proceso de compras Una buena gestión de compras no se basa únicamente en un exquisito control y una supervisión constante, sino que también debe perseguir un esfuerzo eficiente. Existen multitud de detalles dentro de un proceso de compras que pueden suponer una diferencia enorme entre un proceso burocrático, lento y engorroso o un proceso ágil y cómodo. Un ejemplo de ello es la negociación de precios con proveedores, sujeta a intervalos temporales conocidos por ambas partes, y su registro en el sistema informático. Disponer de los precios pactados ya registrados disminuye enormemente la probabilidad de errores y aumenta la agilidad en la elaboración de pedidos. Este elemento no tiene por qué ser incompatible con el deseo de muchas empresas de no suministrar pedidos a proveedores valorados: basta con que los precios pactados no aparezcan en el formato impreso de pedido o en el documento PDF generado. Otro ejemplo de eficiencia consiste en la generación de un documento a partir de otro. De esta forma, cuando se genere un documento de entrada a partir de un pedido, el sistema puede rellenar automáticamente referencias y cantidades, en lugar de que el usuario tenga que volver a mecanizarlo a mano. Un tercer ejemplo de simplificación consiste en la utilidad de muchos sistemas informáticos de generar documentos periódicos similares o de duplicar documentos existentes. Estas funcionalidades son claves de cara a facilitar aquellos aprovisionamientos sistemáticos (periódicos y constantes a lo largo del tiempo). Generar documentos a partir de otros facilita enormemente los procesos de compra. Página6

7 6. Gestione adecuadamente las devoluciones Un error habitual de muchas empresas es llevar a cabo una buena gestión de compras, pero subestimar las devoluciones, lo que puede originar a pagos incorrectos o a descuadres en stock. Es fundamental tener en cuenta la inspección y revisión de la mercancía que se recibe. Esto en ocasiones no es viable, por la diversidad de referencias, la estructura cerrada de palets o la dificultad de revisar cantidades. Sin embargo, aquellas empresas que dan entrada directa sin revisar la mercancía físicamente se exponen al problema de una mala gestión de compras. Al final terminan pagando más de lo que reciben y gestionando su stock sin saber que poseen menos de lo previsto. Es posible que el control de las entradas también produzca incidencias. Puede ser que se detecte mercancía con fecha de vencimiento incorrecta, mercancía en mal estado o directamente mercancía no solicitada y que no se desea. En ese caso, resulta crítico generar los documentos correctivos pertinentes, que den constancia de dicha mercancía desechada, de manera que el stock y la deuda con los proveedores se ajuste a la realidad. En el caso de mercancía que requiere trazabilidad (gestión de lotes o de números de serie), la gestión de devoluciones es más importante aún, si cabe. La gestión correcta de devoluciones es una parte importante del proceso de compras. Página7

8 7. Agilice la compra adaptándose a proveedores En ocasiones el proceso de compras puede verse ralentizado por cuestiones operativas triviales, pero difíciles de resolver. Tal puede ser el caso de pedidos a proveedores extranjeros, en los que la diferencia de idioma puede suponer un hándicap a la hora de solicitar mercancía, consultar sobre ella o resolver incidencias. Otro caso habitual puede ser diferencias en terminologías a la hora de referirse a determinados artículos, diferencias de unidades (por ejemplo, centímetros y pulgadas) o incluso diferencias de códigos de artículos. Solicitar la información de la manera que facilite el trabajo a los proveedores puede reducir enormemente los errores y aumentar la agilidad de su servicio. Hay que tener claro que, aunque asumimos el papel de cliente en la transacción de compras, muchas veces debemos adaptarnos a proveedores. Especialmente en el caso de trabajar con grandes compañías multinacionales, en las que la burocracia y la complejidad de procesos dificultan enormemente la comunicación. Una alternativa puede ser elaborar formatos impresos de los documentos adaptados a esos proveedores: en su propio idioma y con la información adaptada de la mercancía solicitada: códigos de referencias, descripciones e incluso unidades. Estos formatos deberían poder ser personalizados para esos casos concretos. Aunque esta labor suponga un esfuerzo de adaptación, frecuentemente puede ser mucho más rentable a efectos de disminuir incidencias, agilizar los pedidos y facilitar nuestros procesos de compra. En SAP Business One es posible disponer de diferentes formatos impresos y tenerlos asignados a nivel de usuario o a nivel de proveedores. Página8

9 8. Automatice el intercambio de documentación a través de EDI El Principio de Pareto, también conocido como Ley 80- Las ventajas de 20, aplicado a la gestión de compras determina que el comunicaciones EDI son 80% de las compras se realiza al 20% de los proveedores. Dicho de otra forma, aunque dispongamos la disminución de errores de 50 proveedores diferentes, la mayoría de las veces y el aumento de agilidad compramos a los 10 más habituales. en el procesado de Este principio permite aplicar economía de esfuerzo. documentos. Es decir, Puede resultar conveniente automatizar el intercambio una mayor de documentos, de tal forma que nuestro pedido se productividad. cargue automáticamente en el sistema informático de nuestro proveedor, y los documentos de entregas de mercancía (albaranes) se carguen directamente en nuestro sistema. Para no perder la autonomía operativa ni el control, es habitual que los documentos se carguen en estado provisional o de borrador, a la espera de que sean supervisados por el trabajador implicado en cada empresa. EDI son las siglas de Electronic Data Interchange (Intercambio Electrónico de Datos) y se fundamenta en los envíos telemáticos de transacciones comerciales. Este intercambio de documentos se conoce normalmente como EDI (Electronic Data Interchange, o Intercambio Electrónico de Datos). Las ventajas de disponer de interconexión EDI con otros sistemas son claras: disminución de errores y aumento de la agilidad en el procesado de documentos. En otras palabras, mayor productividad. Implantar sistemas EDI puede ser más o menos costoso, tanto a nivel económico como a nivel de calendario, en función de la diversidad de formatos y plataformas a interconectar. Por ello, es habitual aplicar el Principio de Pareto mencionado anteriormente, estableciendo conexión EDI para aquellos proveedores que nos suponen el 80% de nuestras compras. Página9

10 9. Automatice la gestión de compras con módulos MRP Otro caso claro de automatización en los procesos de compras consiste en la utilización de planificadores de requerimientos de material (Material Requirements Planning, o MRP). Un sistema MRP es un conjunto de herramientas destinadas a facilitar la solicitud de compras a proveedores (aunque también se aplica para establecer las órdenes de producción en el caso de fabricación). Los sistemas MRP pueden ser herramientas externas o ser módulos específicos incluidos en el sistema de gestión. Un sistema MRP suele consistir en un asistente que Para muchos gerentes, directivos y comerciales, es una verdadera necesidad poder disponer de información en todo momento, allí donde estén, sin depender de estar físicamente en la oficina. contempla un conjunto de parámetros de entrada: cantidades actuales de stock, pronósticos de ventas, pedidos pendientes de servir a clientes, pedidos a proveedores pendientes de llegar, relación entre artículos a través de listas de materiales, etc. Junto con esa información, el sistema MRP requiere también conocer cómo se aprovisiona la empresa de cada material: si lo compra o lo fabrica, cantidad mínima de pedido, packs o forma de agrupar el material, etc. A partir de toda esa información, el sistema MRP establece un conjunto de recomendaciones de pedidos de compra y órdenes de producción, incluyendo fechas y cantidades, que satisface los pronósticos de ventas mientras se mantiene los stocks en los valores más bajos posibles. Estas recomendaciones pueden convertirse automáticamente en documentos de pedido y ser enviadas a los proveedores más indicados A través de sistemas MRP, las empresas pueden simplificar enormemente sus procesos de compra. A través de sistemas MRP, las empresas pueden simplificar enormemente sus procesos de compra. Página10

11 10. Explote la información de compras para la toma de decisiones Una buena gestión de un conjunto de procesos, sea del tipo que sea, suele basarse en: un adecuado registro de información (para disponer de información completa y precisa), la automatización de tareas (para proporcionar agilidad mientras se reducen errores) y un control y seguimiento periódicos (para explotar la información disponible y tomar decisiones). Para el caso de la gestión de compras, el enfoque es el mismo, por lo que no podía faltar en estas recomendaciones la explotación de información. Esto permite detectar tendencias, patrones de comportamiento, puntos débiles (internos o externos) y fortalezas. Una buena gestión de compras, por lo tanto, requiere disponer de potentes informes que le permita evaluar los procesos, y donde pueda quedar constancia de las mejoras y necesidades de la organización. Para ello, resulta crucial disponer de informes que permitan filtrar por fechas, fabricante o proveedor, grupo de artículos e incluso tipos de documentos (pedidos, entradas, facturas, ) La explotación de información de las compras resulta fundamental de cara a tomar decisiones acertadas. Si desea más información, consúltenos sin ningún compromiso. Denos su opinión aportando un comentario pulsando aquí! 12 vitaminas imprescindibles para una empresa saludable Mejore la gestión: aplique pequeñas acciones que proporcionen grandes resultados. Página11

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