PROCESO DE CUENTAS A PAGAR

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1 PROCESO DE CUENTAS A PAGAR Automatización de procesos AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CUENTAS A PAGAR

2 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CUENTAS A PAGAR 2 ÍNDICE 1. Overview 3 2. Qué es Automatización de Proceso de Cuentas a Pagar? 4 3. Escaneo o Importación de Documentos 6 4. Clasificación de Documentos 6 5. Captura de datos para extraer información clave 7 6. Validación de los datos capturados 7 7. La autorización, pago y manejo de excepciones 8 8. Transferencia de datos al sistema financiero 8 9. Los beneficios Líneas de Detalle y Certificación de Agencia Tributaria 11

3 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CUENTAS A PAGAR 3 1. OVERVIEW En este documento hablaremos sobre el Proceso de Cuentas a Pagar (PCP) y explicaremos cómo automatizarlo y los beneficios que se pueden lograr gracias a dicha automatización. Si usted es un Director General o Financiero que busca reducir los costes de su departamento, la automatización de PCP es un buen comienzo. Así mismo analizaremos la importancia de poder incluir en esta automatización de PCP la lectura de líneas de detalle o sólo la información básica. Si usted es un Director General o Financiero que busca reducir los costes en de departamento, la automatización de PCP es un buen lugar por donde comenzar. Pero si su responsabilidad es la de Controller Financiero o Contable o su empresa ofrece servicios financieros, podrá facilitar numerosos beneficios financieros a su comité de dirección o a su cliente, automatizando el PCP de su empresa o el de su cliente. Es importante destacar que los beneficios que aporta la automatización de PCP no están sólo relacionados con los beneficios financieros, fácilmente tangibles y medibles, sino que también aportan beneficios algo menos tangibles, como los operativos, que mejoran la calidad y los tiempos y apoyan las estrategias de innovación de su empresa. De hecho, en encuestas realizadas a empresas con automatizaciones de PCP, más del 65% de los usuarios ven claramente los beneficios financieros para su empresa y más del 70% de los usuarios de estos procesos de automatización de PCP ven beneficios operativos.

4 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CUENTAS A PAGAR 4 2. QUÉ ES LA AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE CUENTAS A PAGAR? En términos sencillos podemos definir la automatización de PCP como la automatización de las tareas manuales de captura de información y gestión de facturas de proveedores. La automatización de PCP es la automatización de las tareas manuales de manipulación, captura de información y gestión del procesado de facturas de proveedor Las facturas se reciben en formato papel para ser posteriormente digitalizadas como documentos en formato electrónico, como adjuntos o en un servicio FTP o Web Service e incluso mediante Sistema EDI (Electronic Data Interchange). Una vez recibida la factura, ésta debe entrar en un sistema donde en primer lugar se extraiga y compruebe la información contenida en la factura y se verifique contra la información registrada en los ERP, Bases de Datos y de la empresa. Después de este paso previo, la factura entra a formar parte de un sistema de procesos de aprobación, verificación y pago para los que tradicionalmente se ha utilizado software de flujo de trabajo o BPM (Business Process Management). Naturalmente en este proceso automatizado se incluye la comprobación total y/o parcial de la orden de compra almacenada en ERP que generó dicha factura, así como otros documentos como albaranes de entrega, memorándums técnicos, etc. Dentro de esta automatización de PCP, es habitual contar con un sistema de actuación para facturas no válidas que no cumplan con los parámetros requeridos o que sean incorrectas, pudiendo establecer procesos de alerta vía correo electrónico, servicios FTP, Web Services o Plataformas Web en la nube para enviarlas a los proveedores de la incorrección, todo ello en tiempo real.

5 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CUENTAS A PAGAR 5 En condiciones normales, los gerentes de las unidades de negocio aprobarán sus facturas, incluyendo la posibilidad de hacerlo desde dispositivos móviles, con el escalado de aprobación predefinido por la empresa, según cuantías, conceptos u otros, pasando de esta forma al ciclo de pago. Sólo las facturas de proveedores reconocidos, con información válida aunque pero con errores o problemas detectables debidos a la mala calidad del documento, requerirán atención personalizada que permita resolver la incidencia y que dicha factura siga el proceso dentro del flujo de trabajo establecido. En el proceso automatizado de PCP hay 6 componentes principales: procesos de alerta vía correo electrónico, servicios FTP, Web Services o Plataformas Web en la nube para enviarlas a los proveedores de la incorrección, todo ello en tiempo real. En el proceso automatizado de PCP hay 6 componentes principales: Escaneo, o importación de las facturas Clasificación y ordenación (opcional) Captura de datos para extraer la información necesaria de las facturas Validación y complementación de la información extraída de la factura Flujo de trabajo automatizado que reproduce el proceso de autorización, pago y excepciones Transferencia de información al sistema financiero

6 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CUENTAS A PAGAR 6 3. ESCANEO O IMPORTACIÓN DE DOCUMENTOS A PAGAR? Esta funcionalidad se suele incorporar en el producto de software de captura de datos y, en este caso, puede alcanzar el mayor nivel de control y seguimiento. Los elementos clave a tener en cuenta en este apartado son: La reducción de tiempo de preparación de documentos. La fácil vinculación de facturas o la gestión de facturas con varias páginas y documentos adjuntos. La importación de documentos con múltiples formatos. 4. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Esta fase permite el procesado de imágenes que permite extraer información relevante y convertirla en datos exportables. La calidad de los datos capturados es clave para que este proceso de automatización de PCP tenga éxito y sea rentable. Las facturas y sus documentos adjuntos se leen de forma precisa y se procesan de la forma más rápida posible, reduciendo así la intervención manual y, en consecuencia, la posibilidad de error.

7 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CUENTAS A PAGAR 7 5. CAPTURA DE DATOS PARA EXTRAER INFORMACIÓN: CLAVE FACTURA Esta fase permite el procesado de imágenes que permite extraer información relevante y convertirla en datos exportables. La calidad de los datos capturados es clave para que este proceso de automatización de PCP tenga éxito y sea rentable. Las facturas y sus documentos adjuntos se leen de forma precisa y se procesan de la forma más rápida posible, reduciendo así la intervención manual y, en consecuencia, la posibilidad de error. 6. VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS Esta fase del proceso consta de tres partes: en primer lugar, la precisión de los datos escaneados se puede comprobar comparando los datos extraídos con la imagen de la factura escaneada, de forma que permita verificar su grado de certeza. La automatización de PCP es un proceso que puede generar beneficios, aunque las empresas podrán obtener incluso mejores resultados cuando optimizan la gestión de autorizaciones, pagos y excepciones. A continuación, los datos se pueden validar, por ejemplo, en una base de datos, garantizando que los datos clave del proveedor son válidos o han sido extraídos directamente de la base de datos. Lo habitual es verificar o extraer los datos de la base de datos de proveedores, tales como nombre del proveedor, IVA a aplicar, CIF, dirección, etc. Además, se pueden verificar otros datos como la fecha de la factura, comprobando que su formato se encuentra en el rango del período contable correcto. Por último, la integración de este procedimiento de captura de datos con aplicaciones de contabilidad o ERPs permite la comprobación del pedido de compra, y la verificación de coincidencia de datos que permita dar el visto bueno a la factura. Esta última parte, suele activar debates, ya que la validación de las facturas contra las órdenes de pedido se puede hacer sólo a nivel de totales o por líneas de detalle. Lógicamente, cuanto más profundo sea este proceso de validación mayor será la necesidad de recursos y, sobre todo, de tiempo.

8 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CUENTAS A PAGAR 8 7. LA AUTORIZACIÓN, INFORMACIÓN: PAGO Y GESTIÓN DE EXCEPCIONES Vía software para el control de procesos, podemos asegurar que la automatización de las distintas fases del proceso de autorización de pago se cubren en tiempo y forma, permitiendo incluso realizar validaciones en el ERP o programas de contabilidad. 8. LA TRANSFERENCIA DE DATOS AL SISTEMA FINANCIERO Por último, es necesario que este proceso de automatización de PCP permita a través del software verificar, confirmar y operar sobre las aplicaciones de ERP o contables, por las personas autorizadas.

9 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CUENTAS A PAGAR 9 9. LOS BENEFICIOS Hay muchos beneficios de negocio que se pueden obtener a partir de la implementación de la tecnología. Nuestros estudios indican que es posible una reducción de costes de hasta el 47% en el proceso de PCP. A este coste significativo se unen otros beneficios intangibles que permiten un ROI (Retorno de la Inversión) y que incluyen: Los estudios demuestran una Eliminación del extravío de facturas. Estandarización del proceso de las facturas. Reducción de costes operativos. Mayor calidad de datos. Aumento de la transparencia del proceso y mejora de los controles internos. Visibilidad de la gestión, planificación y previsión de presupuestos. Reducción de casos de fraude y pagos duplicados. Cumplimiento de la normativa y de la gestión del riesgo. Plantilla dedicada a tareas de mayor productividad en detrimento de las tareas manuales. Reducción del tiempo de gestión para la aprobación de pagos. Consolidación del proceso de PCP en un único centro. Eliminación automatizada de la entrada manual a través de la extracción de datos Procesado rápido de facturas problemáticas. Optimización de la calidad de los datos. Reducción de procesos manuales, más tiempo para otras tareas. Control automatizado del cumplimiento de la normativa (también a nivel internacional), incluyendo la Digitalización Certificada de la Agencia Tributaria, entre otros. Mayor atención a pedidos que incluyan discrepancias con la factura. Facturas validadas reconocidas en el ERP. Flujo de caja y gestión del rendimiento. Pagos rápidos a proveedores que ofrecen descuentos por pronto pago. Eliminación de sanciones por pago tardío. Visibilidad de toda la deuda pendiente en tiempo real y actualizado. Programación de pago de facturas en tiempos óptimos. reducción de hasta el 47% en el coste del Proceso de Cuentas a Pagar

10 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CUENTAS A PAGAR 10 El 67,5% de los usuarios encuestados ven Beneficios Operativos Proceso rápido de facturas Mejora de precisión Menor tiempo de gestión Otros beneficios Sin embargo, los beneficios que observan los usuarios no son sólo operativos, sino también financieros, tal como se indica en el gráfico. Aproximadamente unos 2/3 de los usuarios entrevistados vieron beneficios operativos y financieros en la automatización de PCP Analizando esta información, podemos ver que existen múltiples razones por las cuales la inversión en un servicio o solución de automatización de PCP tiene un ROI muy interesante para cualquier empresa, independientemente de su mercado o tamaño. El 65% de los usuarios encuestados ven Beneficios Financieros Ahorro por reducción de plantilla Ahorro por mejoras en procesos de negocio Ahorro por pronto pago Otros beneficios

11 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CUENTAS A PAGAR LÍNEAS DE DETALLE Y CERTIFICACIÓN DE LA AGENCIA TRIBUTARIA Hay dos aspectos adicionales que debemos tratar antes de concluir este informe. En primer lugar, puede que necesitemos contar con la lectura de las líneas de detalle de cada factura, o no. Este proceso es totalmente posible, permitiendo que cada una de las líneas de detalle de una factura sea validado contra las líneas de detalle de los pedidos de compra y/o albaranes, no sólo en el campo de los códigos de producto o en de sus descripciones, sino también en el de los precios, IVA, cantidades y otras opciones. Como es lógico, esto proporciona una mayor calidad y precisión en la información y el flujo de PCP. Sin embargo, no hay que olvidar que cada empresa suele personalizar este desarrollo, y la inversión extra en la lectura de líneas de detalles debe ser compatible con el ROI que la verificación contra pedidos de compra y los beneficios aporten. A fecha de hoy, aproximadamente el 10% de los usuarios de un proceso automatizado de PCP ven beneficios en esta lectura de líneas de detalles. El segundo asunto a tener en cuenta es la certificación de facturas de proveedores por la Agencia Tributaria y otras Agencias de ámbito Autonómico. Esta certificación, que debe estar incluida en cualquier proceso de automatización de PCP en el territorio español, permite convertir las facturas de proveedores recibidas en formato papel a formato electrónico (PDF y/o XML), permitiendo la destrucción física de la factura y conservando la versión electrónica en el formato y las especificaciones que indiquen las distintas Agencias Tributarias. Beneficios Financieros Beneficios Operativos Ahorro en reducción de personal Ahorro por mejoras en procesos de negocio Ahorro por pronto pago Otros beneficios Procesado rápido de facturas Mejora de la precisión Menor tiempo de gestión Otros beneficios

12 Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A. Albasanz, Madrid Tel.: AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CUENTAS A PAGAR 12

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