GUIA PARA PROYECTO DE ENTREGAS CERTIFICADAS

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1 GUIA PARA PROYECTO DE ENTREGAS CERTIFICADAS GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN PARA PROYECTO DE ENTREGAS CERTIFICADAS RE: 1 PÁG. 1 DE 9

2 INDICE Introducción 3 Términos y Definiciones 4 Objetivos y Beneficios de las Entregas Certificadas 5 Requisitos Mínimos en un proyecto de Entregas Certificadas 6 Actividades Anteriores al Acuerdo 7 Tópicos a Considerar en el Acuerdo 9 RE: 1 PÁG. 2 DE 9

3 INTRODUCCION Estimado Lector: Debido al continuo crecimiento de la economía, ampliación de los mercados, presión permanente por mayor competitividad y mejor propuesta de valor al mercado, crecimiento del comercio exterior (importación/exportación), mercado más globalizado y consumidores más exigentes, es que surge la apremiante necesidad de automatizar los procesos de recepción, entrega de mercancía y despacho en la cadena de abastecimiento, esto obliga a las organizaciones a buscar soluciones para estos procesos. La mayoría de las organizaciones poseen planes de muestreo para la recepción de sus mercancías, no obstante, los problemas y costos en los procesos productivos por materiales defectuosos son considerablemente altos. Así mismo, los faltantes de mercancía, repuestos, insumos y materias primas son causa constante de perdida de ventas por faltantes (agotados) o retrasos en las fechas comprometidas de los pedidos a los clientes. En este contexto, surge la necesidad de establecer un pacto de confianza o alianza estratégica llamada ENTREGA CERTIFICADA a través de la cual proveedor y cliente se comprometen a realizar todas las operaciones necesarias para garantizar total confiabilidad en términos de calidad, de la información que suministra, del manejo físico de los ítems y de la exactitud de los documentos que amparan cada transacción. GS1 Nicaragua le ofrece la presente guía para comenzar a diseñar un proceso que le conduzca a un proyecto de ENTREGAS CERTIFICADAS. El concepto de entregas certificadas PUEDE APLICARSE EN CUALQUIER PUNTO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO Y A CUALQUIER SECTOR (Industria O Comercio). Este proceso, si es bien conducido, provocará impactos drásticos, tanto en la forma de operar con sus socios comerciales como en la parte financiera de ambas organizaciones, pues fortalece la relación de confianza entre las partes, aumentando la eficiencia y mejorando las relaciones de colaboración de la cadena de abastecimiento. Es nuestro deseo aportar a que su Organización obtenga más dinero hoy y en el futuro. Atentamente, MARCELO LACAYO FONSECA GERENTE GENERAL RE: 1 PÁG. 3 DE 9

4 TERMINOS Y DEFINICIONES Para clarificar el uso de esta guía se presentan los siguientes términos y condiciones. ITEM: Termino genérico que puede ser desde cualquier insumo o material para un proceso de producción o un SKU final que se comercializara en una tienda o supermercado. Se debe referirse al ítem como un objeto físico y no lógico (información). CANTIDAD ANUNCIADA: Cantidad de cada ítem en la Orden de Compra o Pedido hecho al proveedor y confirmada en el aviso de despacho o la remisión. CALIDAD ESPERADA: Se refiere a que el proveedor garantiza que las medidas (o rangos en las medidas) en las especificaciones (peso, densidad, color, grosor, presión, volumen, etc.) de cada ítem sean las esperadas por el cliente en cada entrega. ENTREGA CERTIFICADA: Conjunto de ítems suministrados por un proveedor a su cliente debidamente identificados mediante un sistema de códigos estándares GS1 en donde se asegura que lo facturado (reseñado en el aviso de despacho o la remisión) solo incluye los ítems solicitados, la cantidad anunciada para cada uno es igual a la entregada físicamente y/o la calidad esperada es conforme a las especificaciones de calidad de cada atributo de cada ítem. EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS LOGÍSTICOS (EPSL): Empresa que provee servicios logísticos, cualquiera que estos fuesen, orientados a facilitar la administración y flujo de los ítems. Las EPSL pueden brindar solo uno de los múltiples servicios o un conjunto de ellos. CADENA DE ABASTECIMIENTO: Conjunto de empresas desde el proveedor primario hasta el cliente final y de todos y cada uno de los puntos, a través de los cuales se movilizan ítems e información, desde una fuente primaria hasta su destino final. CORRECCIÓN: Acción inmediata que se toma ante un proceso no conforme. ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada ante una no conformidad que conlleva a una investigación de las causas para que el problema no vuelva a repetirse. ECR ("EFFICIENT CONSUMER RESPONSE" O RESPUESTA EFICIENTE AL CONSUMIDOR: Conjunto de herramientas logísticas y comerciales para atender al cliente en el menor tiempo posible, en la cantidad exacta, en el precio justo y con el mejor servicio. EDI ("ELECTRONIC DATA INTERCHANGE" O INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE INFORMACIÓN): Conjunto de herramientas que permiten el intercambio vía electrónica de documentos de negocios entre las partes. PADRINO: Responsable directo entre las partes involucradas, es el interlocutor encargado de atender de inmediato las situaciones que se presenten con el proveedor y el cliente en la aplicación de este programa. RE: 1 PÁG. 4 DE 9

5 OBJETIVOS Y BENEFICIOS DE LAS ENTREGAS CERTIFICADAS OBJETIVO GENERAL Aumentar drásticamente la confiabilidad de los sistemas que soportan la generación de utilidades de un negocio (cadena de abastecimiento), para ganar más dinero hoy y en el futuro. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Eliminar procesos que no agregan valor. Eliminar la repetición de verificaciones basándose en la garantía ofrecida por el Proveedor sobre la seguridad de su proceso y con el compromiso del cliente en tener las condiciones adecuadas para el correcto flujo de producto e información 2. Identificar los facilitadores logísticos para ser implementados en los procesos actuales. 3. Reducir el desgaste administrativo en la solución de diferencias. 4. Asegurar la calidad de la entrega desde el inicio de la cadena de abastecimiento. BENEFICIOS. Minimizar el tiempo de atención del proveedor para recepción de mercadería: espera, descarga y verificación Minimizar la excesiva manipulación de la mercadería Minimizar el uso de recursos administrativos en la solución de diferencias Asegurar la integridad de la entrega desde el comienzo de la cadena de abastecimiento Consolidar la relación como socios entre el Proveedor y el Cliente Minimizar perdidas por altos costos de producción o por falta de venta por agotados RE: 1 PÁG. 5 DE 9

6 REQUISITOS MINIMOS EN UN PROYECTO DE ENTREGAS CERTIFICADAS Antes de iniciar un proyecto de entregas certificadas, evalué si cumple con los siguientes requisitos mínimos: ID REQUISITO ESTATUS 1. Compromiso de la alta gerencia de ambas organizaciones a participar, de forma que pueda definir políticas sobre los nuevos procedimientos de trabajo. 2. Personal capacitado en conceptos de: Logística básica, estadística básica, estándares GS1 y conocimiento amplio en el proceso de despacho - recepción. 3. Sistema de Documentación (de preferencia certificado) que soporten Ias acciones correctivas, registros e indicadores del proyecto. 4. Infraestructura básica de almacenaje y equipos para manejo de mercadería. 5. Infraestructura básica de sistemas informáticos (Computadora, Fax, acceso a Internet, , red interna) Cada uno de estos requisitos deben de ser garantizados antes de emprender un proyecto de entregas certificadas. Nuestra experiencia ha demostrado que al obviar una de estos requisitos, el proyecto no pasa de una iniciativa nueva la cual se estanca en el día a día de las Organizaciones participantes y no llego a feliz termino. Además, la frustración en el personal se vuelve recurrente si después de un fracaso se intenta nuevamente empezar el proyecto, es mejor no comenzar si no se tiene estos requisitos. RE: 1 PÁG. 6 DE 9

7 ACTIVIDADES ANTERIORES AL ACUERDO Si las organizaciones que desean participar en un proyecto de Entregas Certificadas han superado los requisitos mínimos, deben de atender las actividades que a continuación se presentan: ID ACTIVIDAD 1. Codificación a. Bienes reutilizables (Polines) b. Bienes No reutilizables (Unidades de Consumo, Unidades de Distribución y Unidades de Transportación) 2. Lectura de Códigos de barras e Integración al Sistema Central 3. Paletizacion de Mercadería 4. Definición y Entrenamiento de Padrinos 5. Control, envío y recepción de Aviso anticipado de despacho a. EDI (opcional pero recomendado) b. Otros medios electrónicos (FAX, , etc) OPCIONAL ESTATUS REQUERIDA A continuación se comenta brevemente cada actividad: CODIFICACIÓN BIENES REUTILIZABLES (EJ. POLINES - PALLET). Se pueden codificar para dar trazabilidad a la mercadería que asociada a cada bien reutilizable, además dado que es un bien reutilizable se tiene que hacer una devolución al proveedor, de forma que la codificación de estos facilita levantar el inventario de cada bien reutilizable. BIENES NO REUTILIZABLES (UNIDADES DE CONSUMO, UNIDADES DE DISTRIBUCION Y UNIDADES DE TRANSPORTACIÓN). Se deben de codificar las unidades de consumo de los ítems, así como sus unidades de distribución y unidades de transportación. A esta última se debe de poner de acuerdo ambas partes la información que se reflejara en la etiqueta logística. LECTURA DE CÓDIGOS DE BARRAS. En el mercado existen diversas opciones de lectores de códigos de barras, evalúe los costos y beneficios de comprar lectores sencillos versus Hand Held que tienen integrados lectores y pueden servir para desarrollar aplicaciones que se incorporen mas fácilmente al sistema central de información. PALETIZACIÓN DE MERCADERÍA. La mercadería debe de ser paletizada para agilizar el proceso de entregas, recibo, descargue de la mercadería. DEFINICIÓN Y CAPACITACIÓN DE PADRINOS. Los padrinos deberán de ser personas con conocimiento del proceso, deben de poseer experiencia con materiales de empaque y deben de tener autoridad sobre el proceso actual. El personal que se escoja debe de ser capacitado en los procesos del acuerdo entre los RE: 1 PÁG. 7 DE 9

8 ACTIVIDADES ANTERIORES AL ACUERDO socios comerciales de forma que estén las "reglas del juego" claras entre los padrinos de ambas organizaciones. Deben de ser capacitados en el proceso interno de embalaje, despacho y los nuevos procedimientos de entregas certificadas, esto es, acciones correctivas, avisos de despacho, estándares GS1 y estadística básica. CONTROL, ENVÍO Y RECEPCIÓN DE AVISO ANTICIPADO DE DESPACHO. Las organizaciones deben de poder controlar, los documentos que ayudan al manejo logístico de la información acerca de la mercadería Independientemente del método que se decida utilizar los datos deben de ser incorporados al sistema centra de información de las Organizaciones para manejo de trazabilidad. Esto supone crear algún tipo de interfaz entre el formato de datos del medio que se utilice y el formato de datos del sistema central de información. EDI. EDI es el método recomendado por GS1 pues es un lenguaje estándar, no obstante requiere entrenamiento e inversión adicional para manejo del estándar EDI. OTROS MEDIOS. Correo electrónico, Microsoft Excel y Microsoft Access son opciones para comenzar a realizar un proceso de intercambio de los avisos. RE: 1 PÁG. 8 DE 9

9 TOPICOS A CONSIDERAR EN EL ACUERDO Existen 11 puntos que se deben de considerar en un acuerdo de entregas certificadas, cada punto debe de ser negociado entre las partes de forma que se llegue a un acuerdo satisfactorio para ambos. Cada punto representa un tópico sensible sobre el acuerdo, cuando se desarrollen estos tópicos tendrá definido un acuerdo que podrá empezar a implementar. GS1 Nicaragua le acompaña en la definición de cada tópico de este acuerdo, ajustándolo a sus necesidades para apoyar que su Organización haga más dinero hoy y en el futuro. 1. Restricciones del Acuerdo 2. Logística en el ciclo del pedido 2.1. Forma de comunicar el pedido al proveedor 2.2. Frecuencia de pedido 2.3. Tiempo máximo de descargue 2.4. Período de vencimiento y criterios de calidad del producto 2.5. Metas para calificar la capacidad de respuesta de los pedidos 3. Documentos mandatarios y requeridos en el Acuerdo 3.1. Documentos de soporte de transporte y recepción 3.2. Aviso anticipado de despacho 3.3. Documentos de aviso de recibo de mercadería 4. Logística de Transportación 4.1. Medio de transporte que hará parte del acuerdo 4.2. Características de los vehículos 4.3. Esquemas de seguridad para el transporte de la mercadería 4.4. Procedimiento a seguir en caso de cambio de transportista 4.5. Condiciones de manipulación de mercadería entre el proveedor y el transportista 5. Logística del Proceso de Certificación 5.1. Método de revisión Numero de fases y duración de cada etapa 6. Definición de embalajes y su codificación 6.1. Empaques y embalajes a utilizar por parte del proveedor 6.2. Codificación a utilizar 7. Facilitadores en el proceso de recepción 7.1. Facilitadores que cliente proporcionará al proveedor para el descargue 7.2. Facilitadores que el proveedor proporcionará al cliente para el descargue 8. Manejo de bienes reutilizables 8.1. Intercambio de bienes reutilizables 9. Resolución de Imprevistos 9.1. Causales para devolución de mercadería 9.2. Procedimiento en caso de daños, sobrantes y extravíos de mercadería 9.3. Mecanismos para la solución de problemas en el caso de: Diferencias en precios, unidades por caja, presentación del producto, empaques, etc 9.4. Solución de problemas detectados después de haberse efectuado la entrega 9.5. Procedimiento de comunicación en casos de fuerza mayor en los que no se pueda cumplir una cita en el punto de entrega 10. Manejo de Acciones Correctivas Acción Correctiva Causales de Acción Correctiva 11. Procedimiento de Descertificacion Descertificación Constancia de Certificación y Descertificación RE: 1 PÁG. 9 DE 9

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