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1 Guía 2: El DNIe

2 E ElproyectoamaTICesunainiciativadelaAsociaciónparaelFomentodelEmpleoyel Progreso Empresarial (AFEPE) y la Asociación de Empresarias y Profesionales de Valencia (evapbpw Valencia) para fomentar el autoempleo femenino con la ayuda de las TICs. Proyecto financiado por:

3 Guía 5: la factura electrónica Guía 5: efactura Qué es un factura? Factura electrónica Ventajas Costes Procedimientos de implantación

4 1. Qué es una factura? Guía 5: efactura Definición. Es un documento que describe la prestación de un servicio o entrega de un producto, siendo el único justificante fiscal que da derecho a la deducción del impuesto IVA y además obliga tributariamente tanto al vendedor como al comprador. Debe contener 1. Datos fiscales del emisor 2. Datos fiscales del receptor 3. Fecha de devengo 4. Detalle del producto y/o servicio 5. Precio unitario 6. Precio total 7. Descuentos 8. Impuestos

5 1. Qué es una factura? Su vida La vida de la factura tradicional 1. La genera una aplicación informática 2. Se dobla 3. Se ensobra 4. Se franquea 5. Se envía por correo postal o mensajería 6. Se recibe 7. Se concilia 8. Se contabiliza 9. Se archiva 10. Ocasionalmente se audita o inspecciona.

6 1. Qué es una factura? Tipos Tipos 1. Ordinarias: documentan la prestación de un servicio o entrega de un material. 2. Rectificativas: documentan correcciones de una o más facturas anteriores. También se emplean para devoluciones de producto, envases, embalajes y reflejar comisiones por volumen de ventas. Sustituyen a las antiguas notas de abono y se puede seguir añadiendo opcionalmente este texto, aunque el que no puede faltar es del factura rectificativa. 3. Recapitulativas: documentan colecciones de facturas emitidas durante un período. También se pueden clasificar según otros criterios y hablamos de: 1. Pro-forma: documenta una oferta y no tiene valor contable ni como justificación de la operación, pero si muestra los importes exactos y los conceptos que tendrá la factura ordinaria, en caso de producirse. 2. Copia:documentalaoperación de caraalemisoryha detenerigualesdatosquela original. Tiene que llevar el texto copia escrito. 3. Duplicado: documenta la operación para el receptor, en caso de que éste la hubiera perdido. Ha de llevar el texto duplicado escrito para poderla diferenciar del original si apareciera.

7 2. Factura electrónica Guía 5: efactura La factura digital y factura electrónica no es lo mismo Definiciones: 1. Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. 2. La transmisión por medios electrónicos y telemáticos de las facturas o documentos análogos entre la entidad que emite y la que recepciona la factura, con firma reconocida. La normativa contempla inicialmente dos maneras de remisión electrónica: 1. Ficheros firmados electrónicamente 2. EDI(electronic data interchange)

8 2. Factura electrónica. Ley. Guía 5: efactura Normas legales que afectan a la efactura La Orden EHA/962/2007 Real Decreto 1496/2003 Directiva 2006/112/CE Obligaciones para el que emite Conservar la información de los ficheros enviados Garantizar el acceso completo a la información Firmar electrónicamente la información o delegar en un 3º Llegar a un acuerdo con el cliente Obligación para el que recibe Disponer de un sistema de verificar la firma Almacenar los ficheros con la firma Permitir el acceso sin demora y poder imprimir, buscar

9 2. efactura. Obtención. Guía 5: 2: efactura El DNIe Los pasos para al obtención de un certificado electrónico con el que firmar las facturas son: 1. Solicitud del certificado electrónico vía internet. Hay varias entidades certificadoras, entre ellas Ceres, que es la entidad pública de certificación (www.cert.fnmt.es) 2. Dirigirse al registro mercantil. La documentación a aportar dependerá si se trata de un certificado para persona física, persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica 3. Recoger, pasado unos días dicho certificado. 4. Dirigirse a la AEAT con el certificado (documentación) recogido en el Registro y con el código obtenido en el paso Descargar el certificado.

10 2. efactura: formatos y envío Formatos de fichero admitidos XLS JPG PDF DOC GIF RTF FACTURAE Medios de envío Correo electrónico FTP Descarga Web Web service Pen Drive Skype Otros

11 3. Ventajas Guía 5: efactura Dinero Tiempo - Eficacia Espacio

12 3. Ventajas. Detalle Aspectos económicos Ahorro de costes Ahorro en el almacenamiento físico de facturas Corto de retorno de inversión (ROI) Posibilidad de obtener subvenciones y ayudas económicas Descuento inmediato del IVA soportado Mejor planificación financiera Cierres contables mensuales Acorta los tiempos de cobro y mejor el cash-flow Ventajas medioambientales Disminución papel: hoja y sobre Disminución de tóner y tinta Impacto en carburante y otros Aspectos organizativos Reducción en tareas Reducción del error humano Integración con ERP, CRM y otros aplicativos Mejor comunicación con los clientes Aumento de la coordinación interna Marketing e imagen Imagen de empresa puntera Poder dar respuesta a la necesidad de un cliente Ventaja competitiva y/o comparativa Oportunidades futuras Acceso a servicios avanzados de financiación y pago Facilita detectar la morosidad Facilita y acelera la entrega de información en caso de inspección por parte de la Agencia Tributaria.

13 3. Ventajas. Ahorro costes Coste impresión: 0,18 Coste franqueo: 0,35 Coste factura: 0,53 Facturas mes Coste anual , , , , , , , ,00

14 4. Costes de implantación Los costes de implantación pueden ser muy dispares Con herramientas ya existentes con certificados que ya tenemos: casi nulo Emisión a través de terceros 0,15 /factura Aplicaciones sencillas: /año Integración ERP existente, EDI : bajo presupuesto.

15 5. Procedimientos de implantación Hay varias formas Generación de archivo con firma reconocida y envío Aplicaciones con firma reconocida Plataformas de terceros Firma en plataforma de terceros Proyectos avanzados de firma electrónica

16 5. 1 Gen.archivo con firma y envío Generar el archivo ya firmado digitalmente Ejemplo: generar factura Office Generar un archivo y firmarlo posteriormente Ejemplo: isigma.

17 5. 2 Aplicaciones con firma Existen entidades privadas que ofrecen sus productos. El proyecto gratuito FastOffice de Albaliapara Word El proyecto gratuito Offinvoicepara Word y Excel del Office Software de Back Trust, para firma masiva de documentos pdf. Hay decenas de soluciones de pago. La propia AEAT ofrece facturae. área de descarga y aplicaciones.

18 5. 3Facturación mediante 3º Guía 5: efactura Se denomina subfacturación y está regulado legalmente Requiere un acuerdo escrito entre ambas partes Hay un plazo máximo de 15 para aprobar la factura generada. Se aconseja no asignar número hasta la aprobación Debe existir una serie diferente por cada prestador externo de este servicio

19 5. 4 Firma en plataforma de un 3º Proceso a través de web Me doy de alta Introduzco la información de la factura a modo de borrador Cuando valido la información se convierte en factura, asigna número, firma y almacena Ejemplo: nos da acceso a la aplicación faccil, de la European Agency of digital trust.

20 5. 5Proyectos avanzados de efactura Aspectos a abordar Especificación del flujo de facturación. Diseño del flujo documental. Identificación de los roles implicados Definición de los requisitos legales concretos Gestión e integración con proveedores y clientes Integración con los sistemas de la empresa Módulos habituales de la aplicación Módulo de transformación. Realizará la transformación entre modelos de factura de entrada y salida Módulo de custodia. Se encargará de almacenar las facturas tanto recibidas como enviadas. Módulo de firma. Realizará las firmas reconocidas de los documentos. Módulo de validación. En caso de gestionar también la recepción de facturas electrónicas, hay que comprobar la autenticidad y validez de las firmas utilizadas en las facturas recibidas.

21 AFEPE-evap/BPW Valencia Guía 2: El DNIe Muchas gracias por su atención Proyecto financiado por: Proyecto financiado por: 19

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