PLAN DE CAPACITACIÓN ADMINISTRACIÓN PORTAL WEB PLATAFORMA SHAREPOINT 2013 PROYECTO ETL MUNICIPIO DE NEIVA

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1 PLAN DE CAPACITACIÓN PLATAFORMA PROYECTO ETL MUNICIPIO DE NEIVA MARZO 2016 Plan de Capacitación Portal Web Plataforma SharePoint 2013 Pág. 1 de 10

2 PLAN DE CAPACITACIÓN PC005 NOMBRE CARGO FECHA Directora de ELABORADO POR: Luz Adilia Esparza Comunicaciones ELABORADO POR: Alejandro Páez Director de Desarrollo CAPACITADOR 1 Líder de Ana María Arias Comunicaciones CAPACITADOR 1 Sebastián Mejía Serna Desarrollador 18/03/ INTRODUCCIÓN La capacitación hace parte fundamental del proceso de desarrollo del portal en relación con el cumplimiento de Gobierno en Línea, ya que un personal capacitado nos garantiza una página actualizada que cumpla a cabalidad con los estándares establecidos para su administración. La idea con el siguiente cronograma de actividades es que el personal asignado para recibir la capacitación, pueda replicar dicha información para que no se pierda la frecuencia en la actualización de la página. La capacitación se realizará durante 4 días de trabajo (8 horas cada día) los días 29 de marzo al 1 de abril de 2016, donde el personal recibirá información general y talleres prácticos de administración del Rol Comunicador y Rol Administrador. La capacitación abarcará las siguientes temáticas: Gobierno en Línea Portal como ciudadanos Administración portal en SharePoint 2013 El portal fue construido y diseñado bajo los parámetros generales de la estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia. Dicha estrategia pretende afianzar la credibilidad, transparencia y cercanía entre Ciudadanos-Estado por Plan de Capacitación Portal Web Plataforma SharePoint 2013 Pág. 2 de 10

3 medio de las TICs, apoyado por la comunicación, la participación ciudadana y los trámites y servicios en línea. 2. A QUIÉN SE DIRIGE ESTA CAPACITACIÓN Esta capacitación tiene como público objetivo: Los funcionarios designados por la Alcaldía del Municipio, como responsables de la administración y divulgación del portal web. Los funcionarios del Municipio que deben conocer el contenido del portal. 3. ALCANCE La capacitación se realizará sobre el portal web desarrollado para el Municipio, el cual contiene siete módulos informativos (Home, Mi Municipio, Nuestra Alcaldía, Transparencia, Ciudadanos, Proyectos y Conectividad) además los Trámites y Servicios en línea, la funcionalidad de PQRD peticiones, quejas, reclamos y denuncias y demás formularios de contáctenos y herramientas de interacción como las redes sociales. La plataforma SharePoint 2013, presenta dos roles de administración: ROL COMUNICADOR El administrador es la persona encargada de actualizar y modificar los contenidos del sitio. Se sugiere que este rol lo desempeñen los comunicadores ya que cuentan con la experiencia en el manejo de contenidos y de forma de los contenidos; sus funciones son: Crear, editar y eliminar páginas Crear, editar y eliminar listas Crear, editar y eliminar bibliotecas Crear, editar y eliminar editores de contenido Editar textos Editar Audios Crear, editar y eliminar visores de imagen Crear, editar y eliminar visores de página Plan de Capacitación Portal Web Plataforma SharePoint 2013 Pág. 3 de 10

4 Administrar la navegación del sitio Administrar Blog y Foro ROL ADMINISTRADOR Este rol está enfocado directamente a los Desarrolladores de Software, para que realicen modificaciones por medio de código a estructura interna del sitio. Para llevar a cabo las funciones como desarrollador, el profesional debe estar capacitado en el manejo de SharePoint,.Net y SQL Server; sus funciones son: Crear, editar y eliminar usuarios Crear, editar y eliminar páginas Crear, editar y eliminar listas Crear, editar y eliminar bibliotecas Crear, editar y eliminar editores de contenido Editar textos Crear, editar y eliminar visores de imagen Crear, editar y eliminar visores de página Administrar la navegación del sitio Administrar redes sociales: Facebook y Twitter Administrar Blog y Foro Administrar Trámites y Servicios y PQRD 4. OBJETIVO Capacitar al personal del Municipio de Neiva en el Rol Comunicador y el Rol Administrador. 5. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Introducir al personal en Gobierno en Línea Enseñar al personal a navegar por el portal de Neiva Capacitación básica en la herramienta de administración de portales SharePoint 2013 Plan de Capacitación Portal Web Plataforma SharePoint 2013 Pág. 4 de 10

5 6. TEMAS DE LA CAPACITACIÓN Conocimiento del portal web como ciudadano Administración de los contenidos del portal web Administración de Trámites y Servicios en línea Administración de PQRD 7. REQUERIMIENTOS PARA LA CAPACITACIÓN Usuarios de capacitación con perfiles de Comunicador y Desarrollador Ambiente de capacitación que permite a los participantes interactuar y desarrollar los talleres diseñados Portal web del Municipio Capacitadores expertos (funcionarios de 1cero1 Software) Equipo de cómputo para cada uno de los funcionarios que van a recibir la capacitación 8. REQUERIMIENTOS PARA LA CAPACITACIÓN Con el fin de cumplir cabalmente con los objetivos anteriormente planteados, se requieren los siguientes elementos: RECURSOS HARDWARE - SOFTWARE Software Mínimo Requerido Windows 7 (64 bits) Revisión Office 2010 Internet Explorer (En versión más actualizada) Google Chrome (En versión más actualizada) Firefox Mozilla (En versión más actualizada) Apple safari (En versión más actualizada) Complementos para exploradores en Java Complementos para exploradores en Flash Plan de Capacitación Portal Web Plataforma SharePoint 2013 Pág. 5 de 10

6 Complementos Activación ActiveX Complementos Activación Microsoft.Net SharePoint Designer bits Sitio de capacitación en SharePoint 2013 Acceso a Internet funcionarios municipio Acceso a internet Capacitador PERMISOS Credenciales de acceso de administrador para el ingreso a SharePoint con permisos de Control Total para el capacitador Revisión Credenciales de acceso para roles de administrador y comunicador HARDWARE Computadores para cada persona Revisión Video proyector HABILIDADES MÍNIMAS NECESARIAS QUE DEBE TENER EL PERSONAL QUE VA A TOMAR LA CAPACITACIÓN DEL ROL COMUNICADOR Conocimiento de herramientas básicas Microsoft (Word, Excel, PowerPoint) Conocimiento básicos navegación en internet HABILIDADES MÍNIMAS NECESARIAS QUE DEBE TENER EL PERSONAL QUE VA A TOMAR LA CAPACITACIÓN DEL ROL ADMINISTRADOR Conocimientos básicos en navegación de los sitios de SharePoint. Conocimiento básico en lenguaje HTML, CSS, JAVASCRIPT, JQUERY Conocimiento básico en ofimática Manejo de Windows sistema Operativo y Componentes Conocimiento de herramientas básicas Microsoft (Word, Excel, PowerPoint) Plan de Capacitación Portal Web Plataforma SharePoint 2013 Pág. 6 de 10

7 Conocimiento básicos navegación en internet OTROS 2 Salas de computo o conferencia con adecuaciones de red y eléctricas para los asistentes 9. RECOMENDACIONES Los funcionarios que cumplan con los roles definidos para la administración del portal (Comunicador y Administrador). Se sugiere que por cada rol participen mínimo 2 personas Puntualidad para iniciar la capacitación durante todo el contenido Asistir tiempo completo según cronograma de capacitación Participar activamente Desarrollar los talleres Firmar la hoja de asistencia a la capacitación Desarrollar la evaluación de satisfacción del curso 10. ENTREGABLES 1. Manual de Usuario- Ciudadano 2. Manual de Usuario-Comunicador Administrador 11. CRONOGRAMA Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN LA CAPACITACIÓN Hora Tema Descripción 8:00 8:15 am Presentación Reconocimiento de roles para los funcionarios 8:15 8:30 am Cronograma de trabajo Presentación cronograma de trabajo 8:30 8:45 am Proyecto ETL Presentación 8:45 10:00 am Interacción con el portal web 10:00 10:15 am BREAK 10:15 12:00 m Rol del Comunicador y Rol Administrador 12:00 2:00 pm ALMUERZO Recorrido paso a paso por el portal web integrando la norma de Gobierno en Línea Exposición de los roles e identificación del personal a capacitar en cada rol Plan de Capacitación Portal Web Plataforma SharePoint 2013 Pág. 7 de 10

8 DÍA 1 - JORNADA DE LA TARDE Hora Tema Descripción 2:00 3:00 p.m. 3:00-3:30 p.m. FBA Capacitación a Comunicadores y Administradores Reconocimiento fortalezas rol comunicador y administrador Reconocimiento a las herramientas SharePoint para comunicadores y administradores Información general sobre los manuales (herramientas de apoyo) Importancia de publicar Importancia de la actualización permanente de la página Glosario de términos Administración de usuarios Lista de usuarios Crear nuevo usuario Editar usuario Eliminar usuario Crear páginas (Asociar con las plantillas establecidas) Agregar elemento web (Explicación de la herramienta) Agregar editor de contenido: subir textos (Pasar por blog de notas, aplicar estilos) imágenes (diseño de la imagen, texto izquierda o derecha de la imagen, subir videos a un editor de contenido (código HTML), agregar código HTML externo 3:30-4:00 p.m. Creación de páginas Creación de página propia en el portal definiendo tamaños y estilos de letra Agregar hipervínculos (imagen, textos) Insertar cuadros Visor de imágenes Cambiar Banner de los módulos interiores Taller 1 4:00-4:15 p.m. BREAK Administración de Crear una nueva encuesta 4:15 4:30 p.m. encuestas y Adicionar evento a calendarios calendario de eventos Inicio de Sesión SharePoint Designer Reconocimiento del portal dentro de la herramienta 4:30-6:00 p.m. Definición Navegación y usabilidad Plan de Capacitación Portal Web Plataforma SharePoint 2013 Pág. 8 de 10

9 Publicación en SharePoint Designer DÍA 2 3. CAPACITACIÓN Hora Tema Descripción 8:00 9:00 a.m. Información conectividad Administración Foro Administración Blog interno 9:00-10:00 a.m. Páginas Maestras (Master Pages) Taller 2 Definición Reconocimiento de las Master Pages del Portal Edición Controles que no se deben eliminar Creación Publicación y su importancia Activación Devolver versiones 10:00-11:00 a.m. Listas y bibliotecas 11:30 12:00 a.m. 12:00 12:30 m TALLER 3 12:30-2:00 p.m. ALMUERZO Administración información con características especiales y genéricas Eliminación Qué es una lista? Qué es una biblioteca? Creación columna en lista y biblioteca Vista de listas y bibliotecas Insertar la lista en la página mediante el agregador de contenidos (vista de cambios) Administración de Listas y Bibliotecas actuales Cómo agregar palabras nuevas al glosario Cómo agregar preguntas frecuentes Galería de funcionarios (Listas y bibliotecas e información con características especiales) 2:00 2:30 p.m. Noticias Diálogo sobre la sala de prensa Actualización diaria noticias Creación de página noticia Imágenes noticias 2:30-3:00 p.m. TALLER 4 Noticias 3:00-3:30 p.m. Galería de imágenes, mapas y videos Subir ítems a galería de imágenes Subir ítems galería de mapas Subir video galerías 3:30 4:00 p.m. TALLER 5 Galería de imágenes, mapas y videos 4:00 4:30 p.m. Galería Proyectos Plan de Capacitación Portal Web Plataforma SharePoint 2013 Pág. 9 de 10

10 Información módulo proyectos 4:30 6:00 p.m. Trámites y Servicios: Ejemplo PQRD Galería Detalle Proyectos Subir un mapa a Google Maps Documentos Proyectos Retroalimentación día de trabajo, resolución dudas asistentes DÍA 4 Se realizará práctica en trámites y servicios en línea con los funcionarios encargados de cada dependencia. Se realizará actualización de contenidos en acompañamiento de los capacitadores. CAPACITADOR 1: Ana María Arias CARGO: Líder de Comunicaciones EMPRESA: 1Cero1 Software CELULAR: CAPACITADOR 2: Sebastián Mejía Serna CARGO: Desarrollador EMPRESA: 1Cero1 Software CELULAR: Plan de Capacitación Portal Web Plataforma SharePoint 2013 Pág. 10 de 10