Ficha Informativa de Proyecto 2015

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1 SNAP - Secretaría Nacional de Administración Pública - Subsecretaría Nacional de Gestión Pública Subsecretaría de Servicios, Procesos e Innovación Dirección Nacional de Innovación PROYECTO: K005 SNAP - Sistema para gestión de Preguntas, Quejas, Sugerencias, Solicitudes de información y Felicitaciones para las Instituciones Líder del Proyecto: Arcos Proaño, Claudio Marcelo (claudio.arcos@administracionpublica.gob.ec) Patrocinador Ejecutivo: Viteri Guillén, Juan Sebastián Programas Relacionados: PROGRAMA DE REFORMA INSTITUCIONAL DE LA GESTION PUBLICA, Programa Nacional de Gobierno Electrónico Titular: Arcos Proaño, Claudio Marcelo Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Procesos Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 2 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Alta Estimado Al Fin Del Proyecto: 197, Localidad de Gestión: Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito Tipo de Ppto. Externo: Fecha de Inicio - Fecha de Fin: 03/02/ /03/2015 Fecha de última actualización: 04/03/2015 Fecha de Fin Base: 27/02/2015 Modificado por: Ojeda Bastidas, Andrea Carolina Nota: Este Proyecto está alineado a objetivos matriciales Fecha del siguiente Hito: 23/02/2015 DATOS GENERALES Descripción DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: Consultoría para el desarrollo de un sistema para gestión de Preguntas, Quejas, Recomendaciones, Sugerencias y Felicitaciones para las Instituciones PRODUCTO / SERVICIO: Sistema para la gestión de Preguntas, Quejas, Recomendaciones, Sugerencias y Felicitaciones para las Instituciones en las instituciones de la Función Ejecutiva LÍNEA BASE: N/A OBJETIVO GENERAL O PROPÓSITO: Realizar el levantamiento, diseño, optimización, estandarización y automatización de los procesos para la gestión de preguntas, quejas, sugerencias, solicitudes de información pública y felicitaciones (PQSSF) del ciudadano para las instituciones de la Función Ejecutiva, su publicación en un portal web y despliegue del ciclo completo de los procesos en cinco instituciones públicas. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: a. Levantar, diseñar, estandarizar y automatizar los procesos para la gestión de preguntas, quejas, sugerencias, solicitudes de información pública y felicitaciones (PQSSF) del ciudadano para las instituciones de la Función Ejecutiva b. Publicar los procesos automatizados en un portal web c. Realizar el despliegue en cinco instituciones 04/03/2015 9:18 AM GPR 1/8

2 Beneficios Cualitativos - Mejorar los mecanismos de comunicación con la ciudadanía mediante herramientas que faciliten el reporte y seguimiento de preguntas, quejas, sugerencias y felicitaciones que éstos tengan sobre servicios, funcionarios o sobre las mismas instituciones de la Función Ejecutiva Tipo de Beneficiario Ciudadanos Instituciones de la función ejecutiva Restricciones -TIEMPO: El proyecto tendrá una duración de 6 meses. -COSTO: $ ALCANCE: Realizar el levantamiento, diseño, optimización, estandarización y automatización de los procesos para la gestión de preguntas, quejas, sugerencias, solicitudes de información pública y felicitaciones (PQSSF) del ciudadano para las instituciones de la Función Ejecutiva, su publicación en un portal web y despliegue del ciclo completo de los procesos en cinco instituciones públicas. orecursos: Consultora, personal técnico SNAP, contrapartes instituciones. Además se utilizará la infraestructura disponible en la Subsecretaría de Gobierno Electrónico Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % Fecha de Inicio: 03/02/2014 Fecha de Fin: 31/03/2015 Porcentaje de Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic programado acumulado 97 % 100 % 100 % 0 % real acumulado 2015 Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización ENERO 2015 Durante el presente período se desarrollaron las siguientes actividades: - Se realizan las convocatorias a las instituciones que forman parte del piloto del proyecto PQSSF, para las Capacitaciones Técnicas restantes para la Administración de la Herramienta PQSSF. - Con fechas 13, 14, 15, 19 y 20 de enero de 2015 se realizan las capacitaciones técnicas a las instituciones que forman parte del piloto del proyecto PQSSF, capacitaciones técnicas llevadas a cabo por la consultora Latinus, en sus instalaciones. - Se solicita la designación y la formalización de un nuevo administrador de contrato, al Ing. Roger Roberto Saavedra Tamay, con memorando SNAP-SSPI M de 21 de enero de 2015; solicitud que fue aprobada con sumilla inserta en dicho documento con fecha 22 de enero de Se realiza la Solicitud de prórroga para la consultoría: "Levantamiento, Diseño, Optimización, Estandarización y Automatización de los Procesos para la Gestión de Preguntas, Quejas, Sugerencias, Solicitudes de Información Pública y Felicitaciones de los Ciudadano", dirigido a la Saavedra, Roger 04/02/ :51 PM 04/03/2015 9:18 AM GPR 2/8

3 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización Coordinadora General de Asesoría Jurídica, con Memorando Nro. SNAP-DNI M de 23 de enero de 2015; solicitud a la cual también se realiza un alcance a través de Memorando Nro. SNAP-DNI M de 27 de enero de 2015, solicitando que se incluya en su respuesta el proyecto de contrato modificatorio (o adendum al contrato original), el mismo que deberá suscribir la Secretaría Nacional de la Administración Pública con la empresa Latinus E-Professional Business. - Se realiza una nueva Solicitud de hardware para ambientes del proyecto, dirigido a la Subsecretaría de Gobierno Electrónico con Memorando Nro. SNAP-DNI M de 23 de enero de Se realiza la solicitud de certificación presupuestaria para el tercer pago del contrato No. SNAP (BID), dirigido al Coordinador General Administrativo Financiero con Memorando Nro. SNAP-SSPI M de 29 de enero de DICIEMBRE Revisión de la Comisión de Recepción al Producto 2 - Proyecto PQSSF a los entregables que conforman el Producto a recibir, y emisión del informe técnico correspondiente. - Se ejecutan las capacitaciones técnicas al personal responsable de cada institución (SRI, MRL, SENESCYT, SNAP, ANT), para el proyecto PQSSF y se dan inicio el 02 de diciembre Se realizó la Solicitud de Pago Producto 2 (Contrato No. SNAP ) con fecha 09 de diciembre de 2014, dirigido al Coordinador General Administrativo Financiero. - Se hace efectivo el Pago del Producto 2 (Contrato No. SNAP ), con fecha 11 de diciembre 2014, con CUR de pago No Se realiza una nueva Solicitud de Ambientes para el Proyecto PQSSF a la Subsecretaría de Gobierno Electrónico. NOVIEMBRE 2014 Estas son las diferentes actividades que se realizaron en este mes de noviembre 2014: - Se realizó la Solicitud de Pago Producto 1 (Contrato No. SNAP ) con fecha 06 de noviembre de 2014, dirigido al Coordinador General Administrativo Financiero. - Se hace efectivo el Pago del Producto 1 (Contrato No. SNAP ), con fecha 12 de noviembre 2014, con CUR de pago No Convocatoria a la Comisión de Recepción - Producto 2 - Proyecto PQSSF, para la revisión de los entregables y emisión de informe técnico correspondiente. - Según el plazo establecido en el contrato con fecha 23 de noviembre de 2014, se receptan para su revisión y posterior aprobación los entregables que conforman el Producto 2. - Se realiza la convocatoria a las instituciones que fueron priorizadas para el proyecto (SRI, MRL, SENESCYT, SNAP, ANT), para que asistan a las capacitaciones que llevara a cabo la consultora Latinus a partir del 02 de diciembre 2014, las mismas que están dirigidas a técnicos y personal responsable de cada institución, quienes estarán a cargo de la administración del portal PQSSF. Estas capacitaciones permitirán a las instituciones adquirir el conocimiento necesario para que puedan asumir la gestión técnica y funcional de la herramienta. OCTUBRE 2014 Estas son las diferentes actividades que se realizaron en este mes de Octubre 2014: Recepción de informe de observaciones técnicas de la Dirección de Gestión de Procesos y Servicios, a los entregables que conforman el Producto 1. Recepción de informe de observaciones técnicas de la Subsecretaría de Gobierno Electrónico, a los entregables que conforman el Producto 1. Solicitud de Conformación de la Comisión de Recepción del Objeto de la Contratación para el Proyecto PQSSF. Recepción de la No objeción del BID al contrato modificatorio para el proyecto PQSSF. Firma del contrato modificatorio, acordando que las instituciones donde se levantara la información serán las mismas donde se realice el despliegue del portal web. Envió de Informe de Revisión a Entregables del Producto Nro. 1 del Proyecto PQSSF, para que la consultora realice los ajustes respectivos. Recepción de los ajustes emitidos por la consultora a los entregables del producto Nro.1. Convocatoria a la Comisión de Recepción Producto 1 - Proyecto PQSSF, para la revisión de los entregables del Producto 1. Revisión de la Comisión de Recepción Producto 1 - Proyecto PQSSF de los cambios realizados por la consultora a los entregables que conforman el Producto 1, y emisión del informe técnico correspondiente. SEPTIEMBRE 2014 Al momento se finalizó con la etapa de validación de los procesos PQSSF con las instituciones priorizadas para el proyecto. Además según el plazo establecido en el contrato con fecha 22 de septiembre de 2014, se han receptado todos los entregables que conforman el Producto No. 1. Adicional dichos entregables se han puesto a consideración, según corresponda, a la Dirección de Procesos y a la de la Subsecretaría de Gobierno Electrónico de la SNAP; para que puedan Saavedra, Roger 30/12/ :10 PM Saavedra, Roger 04/12/ :43 AM Saavedra, Roger 05/11/ :53 PM Saavedra, Roger 01/10/ :56 PM 04/03/2015 9:18 AM GPR 3/8

4 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización emitir las observaciones a través de los informes técnicos y respaldar la aceptación o no de los entregables. Como parte del Producto No. 1 se recibieron los siguientes entregables: 1.Plan de trabajo. 2.Situación actual de procedimientos, políticas y sistemas informáticos de gestión de PQSSF. 3.Flujo AS-IS de procesos actuales en las 5 instituciones en notación BPMN. 4.Descripción de las mejores prácticas encontradas en el diagnóstico de la situación actual de los procesos PQSSF. 5.Flujo TO-BE del proceso optimizado y estandarizado de la gestión de los procesos PQSSF. 6.Manual de cada uno de los procesos optimizados y estandarizados de acuerdo a los lineamientos emitidos por la SNAP. 7.Elaboración de guiones de prueba. 8.Plan de capacitación para Técnicos informáticos de la SNAP. 9.Plan de capacitación para Técnicos de procesos de la SNAP y de las instituciones. 10.Plan de capacitación para técnicos y personal responsable de la gestión PQSSF de las instituciones. AGOSTO 2014: - Se realizó el pago del anticipo (NO EXISTE HITO RELACIONADO, PERO ES IMPORTANTE MENCIONAR POR TEMA PRESUPUESTARIO) - Se entrega el plan de trabajo (HITO RELACIONADO 3) - Se está realizando el levantamiento de información con las instituciones (HITO RELACIONADO 4) JULIO 2014: - Se realiza la adjudicación del contrato y se procede con la firma con LATINUS (HITO RELACIONADO 2) - Se actualiza la fecha de los hitos en función del contrato firmado - Se cambia el estado a Ejecución ya que se firmó el contrato JUNIO 2014: - Se recibe la no objeción del BID a la adjudicación (HITO RELACIONADO 2) - Se realiza la solicitud a la CGAF de la resolución de adjudicación (HITO RELACIONADO 2) - Ya que no se firma el contrato, no se ha podido dar cumplimiento a los hitos 2 y 3 MAYO 2014: El proveedor presenta las ofertas técnica y económica, mismas que son revisadas por el Comité de Evaluación (HITO RELACIONADO 2) El Comité de Evaluación procede con la revisión de las ofertas y las aprueba, solicitando al BID la no objeción a la adjudicación del contrato (HITO RELACIONADO 2) ABRIL 2014 (2): - En las actividades descritas en el resumen preliminar se indicaba que el BID otorgó la no objeción a los términos de referencia. Por tal motivo, se entiende que el término de referencia fue aprobado en la SNAP con anterioridad (HITO CUMPLIDO 1) - Se envía la invitación al proveedor Latinus (HITO RELACIONADO 2) ABRIL: -Se recibió no objeción del BID al TDR y al proceso de selección directa - Se obtuvo la certificación presupuestaria No Se emitió la resolución de inicio y se emitió la carta de invitación al proveedor Latinus para que entregue la propuesta técnico económica MARZO: Se elaboró el TDR incluyendo revisiones con el área jurídica y se remitió al Equipo de Gestión del MINFIN para la no objeción del BID. FEBRERO 2014: Se realizó el TDR, se espera reunión con Jurídico para su validación ENERO 2014: Planificación del proyecto y realización de la ficha en GPR 05/08/ :38 PM 28/07/ :35 AM 13/06/ :39 PM 15/05/ :17 PM 01/05/ :53 PM 02/04/ :41 PM 27/02/ :25 PM 02/02/ :31 PM 04/03/2015 9:18 AM GPR 4/8

5 RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo 1 5- PROYECTO. * General. La falta de interoperabilidad con los otros sistemas y aplicativos con los que debe interactuar CAUSARÍA una falta de funcionalidad dado que no puede obtener información completa según lo requerido. Riesgos cerrados: 0 Fecha de última actualización 10/01/2015 Claudio Marcelo Arcos Proaño Ficha Informativa de Proyecto 2015 Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales 40 % /1 LOCALIDADES 1 Nacional - Nivel 1 > Nacional - Nivel 2 > Nacional - Nivel 3 Localidad de Impacto HITOS 1 PLANEACIÓN: Términos de Referencia aprobados Hito Categoría Fecha Comprometida 2 PLANEACIÓN: Proceso de contratación y Legalización del Contrato 1-Solicitud de Información Fecha Estimada Fecha Real A tiempo Hito Cumplido Físico 11/04/ /04/2014 Sí Adjudicación 23/07/ /07/2014 Sí EJECUCIÓN: Plan de trabajo 4-Inicio de Trabajo 06/08/ /08/2014 Sí EJECUCIÓN: Productos relacionados con el primer pago (descritos en el TDR) 5 EJECUCIÓN: Productos relacionados con el segundo pago (descritos en el TDR) 6 EJECUCIÓN: Productos relacionados con el tercer pago (descritos en el TDR) 7 CIERRE: Acta entega recepción definitiva 5-Entregables Intermedios 5-Entregables Intermedios 5-Entregables Intermedios 6-Acta de Entrega- Recepción Definitiva 23/09/ /09/2014 Sí /11/ /11/2014 Sí /01/ /02/2015 No /02/ /02/2015 No 3.0 INDICADORES DEL PROYECTO 1 Número de instituciones públicas capacitadas en uso del sistema Indicador Estado al Período Meta Resultado del Período Fecha de Inicio Último Período Actualizado % /09/2014 Enero 04/03/2015 9:18 AM GPR 5/8

6 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 59, Estimado Al Fin Del Proyecto: 197, ** Costo Total: 220, Total : 132, % Costo Total : % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total : % Perfil Económico 2015 Años Previos Año Actual (2015) Años Futuros Total Ppto. Planeado 160, , , Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial , , Ppto. Codificado 160, , , Ppto. Comprometido 211, , Planeado - Codificado (2015) 0.00 Programado a Devengar 132, , , Ppto. 132, , Estimado a fin de año * 132, , , Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs * % 0.00 % 0.00 % % Ppto. Codificado Ppto * Ppto. PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2015 Mes Prog. a Devengar (Mensual) (Mensual) Presupuesto Mensual 2015 Prog. a Devengar (Acumulado) (Acumulado) Acumulado Estado Anual Ene % 0.00 % 04/03/2015 9:18 AM GPR 6/8

7 Mes Prog. a Devengar (Mensual) (Mensual) Presupuesto Mensual 2015 Prog. a Devengar (Acumulado) (Acumulado) Acumulado Estado Anual Feb % 0.00 % Mar 64, , Abr , May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total 64, OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 5 Incrementar los mecanismos de participación ciudadana para la obtención de información y procesamiento de datos MEDIANTE la investigación y desarrollo de innovación. Objetivos Operativos Matriciales SNAP - Secretaría Nacional de Administración Pública >Subsecretaría Nacional de Gestión Pública >Subsecretaría de Servicios, Procesos e Innovación >Dirección de Gestión de Procesos y Servicios 1 Incrementar la capacidad en gestión de procesos y servicios en las instituciones de la Función Ejecutiva MEDIANTE la implementación de normativas, guías metodológicas, cuadernos de trabajo, ejecución de capacitaciones, atención de requerimientos de información y asesoramiento técnico y el desarrollo de proyectos orientados a la mejora de procesos y servicios ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo Fecha de Alta 1 ASOCIACIÓN HITO 1. No objeción BID A.3._No_objeción_BID_a_selección_directa_y_TDR.pdf 14/05/ ASOCIACIÓN HITO 1. Solicitud de no objeción BID a selección directa y TDR A.2._Solicitud_no_objecion_seleccion_directa_y_TDR_oficio_SNAP- 14/05/2014 SIPG O.pdf 3 ASOCIACIÓN HITO 1. Término de referencia PQSSF A.1._TDR_PQSSF_Version_24_04_2014.pdf 14/05/ ASOCIACIÓN HITO 2. CONTRATO PQSSF B.5._CONTRATO_PQSSF.pdf 28/07/ ASOCIACIÓN HITO 2. NOTIFICACIÓN DE ADJUDICACIÓN 6 ASOCIACIÓN HITO 2. RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN 7 ASOCIACIÓN HITO 2. SOLICITUD DE JURIDICO A COORDINACION ADMINISTRATIVA PARA ADJUDICACION 8 ASOCIACIÓN HITO 2. CARTA DE INVITACIÓN A LATINUS 9 ASOCIACIÓN HITO 2. INFORME COMBINADO DE COMISIÓN DE EVALUACIÓN 10 ASOCIACIÓN HITO 2. NO OBJECIÓN BID A LA ADJUDICACIÓN 11 ASOCIACIÓN HITO 2. PROPUESTA DE PRECIO LATINUS 12 ASOCIACIÓN HITO 2. PROPUESTA TÉCNICA LATINUS 13 ASOCIACIÓN HITO 2. SOLICITUD DE NO OBJECION A ADJUDICACIÓN - BID B.4._NOTIFICACIÓN_DE_ADJUDICACIÓN.pdf 28/07/2014 B.3._RESOLUCIÓN_DE_ADJUDICACIÓN.pdf 28/07/2014 B.2._SOLICITUD_JURIDICO_ADJUDICACIÓN.pdf 28/07/2014 A.4._carta_invitacion_latinus.pdf 14/05/2014 A.7._INFORME_DE_CALIFICACIÓN_Y_EVALUACIÓN.pdf 01/06/2014 A.9._NO_OBJECIÓN_BID_A_LA_ADJUDICACIÓN.pdf 13/06/2014 A.6._PROPUESTA_DE_PRECIO_PQSSF.pdf 01/06/2014 A.5._PQSSF_PROPUESTA_TÉCNICA_LATINUS.pdf 01/06/2014 A.8._solicitud_de_no_objeción_a_adjudicación_BID.pdf 01/06/ /03/2015 9:18 AM GPR 7/8

8 ARCHIVOS DEL PROYECTO Ficha Informativa de Proyecto 2015 Descripción de Archivo Archivo Fecha de Alta 14 ASOCIACIÓN HITO 2. SOLICITUD DE RESOLUCION DE ADJUDICACION B.1._SOLICITUD_DE_RESOLUCION_DE_ADJUDICACION_SNAP- 24/06/2014 SIPG M.pdf 15 ASOCIACIÓN HITO 3. PLAN DE TRABAJO B7._PLAN_DE_TRABAJO_V1.0.docx 01/09/ ASOCIACIÓN HITO 4. PAGO ANTICIPO B.6._LATINUS_ANTICIPO.pdf 01/09/ ASOCIACIÓN HITO 4.- EJECUCIÓN: PRODUCTOS RELACIONADOS CON EL PRIMER PAGO (DESCRITOS EN EL TDR) SNAP-DNI /12/2014 M_Solicitud_de_Pago_Producto1_Contrato_No.SNAP _(BID)- PQSSF_-_Firmado.pdf EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Líder 04/03/2015 9:18 AM GPR 8/8