Manual de Políticas y Procedimientos FUNDACIÓN RETO DEL MILENIO - NICARAGUA MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

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1 Manual de Políticas y Procedimientos FUNDACIÓN RETO DEL MILENIO - NICARAGUA MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

2 Manual de Políticas y Procedimientos Índice I. Partes Autorizadas... 2 I.1 CRM-N...2 I.2 AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES... 3 I.3 AGENTE FISCAL... 3 II. Adquisiciones y Contrataciones... 3 III. Gestión Financiera... 4 IV. Programa de Administración y Control... 4 IV. 1 Estructura de Presupuesto... 4 IV.2 Ajustes al Plan Financiero... 5 V. Apertura y Gestión de las Cuentas Bancarias de la CRM-N... 6 VI.1 Gráfico de Cuentas... 7 VI.2 Sistema de Contabilidad... 8 VI.3 Sistema Automatizado de Contabilidad... 8 VII. Gestión de Efectivo... 8 VIII. Transacciones Financieras VIII.1 Desembolsos (Recibos) VIII.2 Proceso de Adquisiciones y Contrataciones: IX. Procesos de Pagos X. Impuestos XI. Personal y Planilla XI.1 Gestión de Personal XI.2 Planillas XII. Gestión de Activos XIII. Viajes y Uso de Vehículos XIII.1 Viajes XIII.2 Uso de Vehículo XIV. Caja Chica XV. Informes XV.1 Mensual: XV.2 Trimestral: XV.3 Informes Trimestrales: XV.4 Informes Finales XV.5 Informes Especiales: XV.6 Retención de Antecedentes: XV.7 Publicación de Informes Financieros: XVI. Auditorías Anexo I Estructura de Presupuestos Anexo II Catálogo de Cuentas Anexo III Planilla de Control de Horas Anexo IV Políticas y Procedimientos Page 1

3 Manual de Políticas y Procedimientos MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS Este manual servirá como política para todos los temas financieros y de adquisiciones y contrataciones emprendidas en virtud de la donación de la Fundación Reto del Milenio recibida de la Corporación Reto del Milenio (MCC). Los cambios a esta política serán hechos por mutuo acuerdo entre la CRM-Nicaragua (CRM-N) y el AGENTE FISCAL, sujeto a no objeción previa por parte de la MCC. Ninguna transacción financiera o adquisición o contratación tendrá lugar que sea contraria a los requerimientos o prohibiciones del Compact, el Convenio de Desembolso, el Convenio de Adquisiciones y Contrataciones, el Convenio de Gobernabilidad y cualesquiera otros documentos relacionados, incluyendo este Manual de Políticas y Procedimientos. I. Partes Autorizadas I.1 CRM-N Los principales individuos autorizados para actuar en asuntos de gestión de adquisiciones y contrataciones y financieros en representación de la CRM-N son los siguientes: El Director General (DG) servirá como principal funcionario dentro de la CRM-N responsable para las actividades de adquisiciones y contrataciones y el cumplimiento con el Convenio de Adquisiciones y Contrataciones. En la Ausencia del DG, el DG Adjunto de la CRM-N es el funcionario principal responsable para las actividades de adquisiciones y contrataciones de la CRM-N. El Director de Administración y Finanzas (DIRECTOR de A&F) de la CRM-N servirá como el funcionario principal dentro de la CRM-N responsable de las actividades de gestión financiera y del cumplimiento de este Manual de Políticas y Procedimientos y de los Convenios mencionados aquí. En ausencia del DIRECTOR de A&F, el DG de la CRM-N es el funcionario principal responsable de las actividades financieras de la CRM-N. Page 2

4 Manual de Políticas y Procedimientos I.2 AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES Los principales individuos autorizados para actuar en representación del Agente de Adquisiciones y Contrataciones en todos los temas relacionados al ejercicio de las funciones de la Agencia según los Convenios del Agente de Adquisiciones y Contrataciones y en cumplimiento con este Manual de Políticas y Procedimientos y los Convenios mencionados aquí son: John Bowlin Gerente Agente de Adquisiciones y Contrataciones Sergio Basset Especialista en Adquisiciones y Contrataciones Laura Arana Jefe de Asignaciones y Monitoreo I.3 AGENTE FISCAL Los principales individuos autorizados para actuar en representación del AGENTE FISCAL en todos los asuntos relacionados en el ejercicio de las funciones de la Agencia según el Convenio del Agente Fiscal y en cumplimiento con el Manual de Políticas y Procedimientos y los Convenios mencionados aquí son: Carlos Marcenaro Director de la Oficina Central Minor Mora Jefe del Equipo Local Javier Rosales Auditor Contable Superior y Gerente Adjunto FA Julio Vanegas Firma Autorizada II. Adquisiciones y Contrataciones Las directrices básicas y los procedimientos de aprobación para la adquisición y contratación de bienes, servicios y obras por cualquier abastecedor/proveedor están cubiertos en el Convenio de Adquisiciones y Contrataciones entre el Gobierno de Nicaragua, La MCC y la CRM-N. En todos los asuntos de adquisiciones y contrataciones que requieren acciones por la CRM-N, el AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES tomará las acciones relacionadas a la administración de las disposiciones del Convenio de Adquisiciones y Contrataciones. El DG debe aprobar por escrito la ejecución de cualquier convenio para el suministro de bienes y servicios o cualesquiera enmiendas, modificaciones, terminación o suspensión de cualquiera de dichos convenios, de conformidad con el Convenio de Gobernabilidad. Page 3

5 Manual de Políticas y Procedimientos En el caso de convenios para el suministro de bienes y servicios con un valor de contrato agregado de menos de US$ 3,000, el DG puede delegar esta responsabilidad en el Sub-Director General. Ninguna acción de adquisición y contratación será finalizada o un contrato firmado hasta que se determine haber cumplido con los requerimientos (si estos son aplicables) para la aprobación por la Junta de la CRM-N y del personal de la MCC, como lo exige el Convenio de Adquisiciones y Contrataciones y el Convenio de Gobernabilidad. III. Gestión Financiera Las fases de la gestión financiera, incluyendo el presupuesto, la contabilidad y los informes serán dirigidas cumpliendo con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público de la IFAC (Federación Internacional de Contadores). Planes Financieros Para los propósitos de los planes financieros y de las solicitudes de desembolsos, el trimestre empezará en el primer día de cada mes de enero, abril, julio y octubre El DIRECTOR de A&F con la asistencia del AGENTE FISCAL preparará un plan financiero detallado sobre una base trimestral renovable para los próximos cuatro trimestres y sobre una base anual a partir de entonces hasta el Plazo del Compact. Los Directores de Proyectos serán responsables para el desarrollo y la presentación de la información solicitada al Director de A&F. IV. Programa de Administración y Control IV. 1 Estructura de Presupuesto El Plan Financiero para el Programa, los Proyectos y las unidades se desglosan por Actividades, y cada Actividad tendrá Sub-Actividades. Se establece un código para cada Proyecto, Actividad y Sub-Actividad. Como parte del tratamiento del presupuesto, el Monitoreo y la Evaluación (M&E) y las unidades del Programa de Administración y Control darán cuentas por separado en el presupuesto. El Programa de Administración y Control incluye costos para administración general, el Agente Fiscal y el Agente (s) de Adquisiciones y Contrataciones, auditorías y cualesquiera otros costos asociados con la administración del Programa. Page 4

6 Manual de Políticas y Procedimientos La estructura del presupuesto del Plan Financiero detallado incluida en el Anexo I es como sigue: Programa Proyecto o Unidad Actividad Sub-Actividad Categoría de gastos Objeto de Gasto IV.2 Ajustes al Plan Financiero Los ajustes al presupuesto serán hechos de conformidad con los términos de la Sección 4 (a) (iv) del Anexo I del Compact, Anexo II del Compact y el Convenio de Gobernabilidad. Todas las solicitudes para ajustes a los presupuestos Proyectos/Nivel de Unidades y Nivel de Actividades serán aprobadas como parte de las Solicitudes de Desembolsos trimestrales de la MCC sujetas a la aprobación de la JUNTA DE DIRECTORES de la CRM-N y al personal de la MCC (mientras que los ajustes a los presupuestos a los niveles de las Sub- Actividades necesitarán sólo la aprobación del DIRECTOR de la A&F y del DG, a no ser que la JUNTA DE DIRECTORES de la CRM-N de lo contrario solicite, en un momento particular, el derecho anterior a la aprobación). Se iniciarán los ajustes de los presupuestos entre las Sub-Actividades del Proyecto por el Director del Proyecto relevante y los aprobarán el DIRECTOR de A&F y el DG (y, si así lo solicitara la JUNTA DE DIRECTORES de la CRM-N en un momento particular, por la JUNTA DE DIRECTORES de la CRM-N; siempre que, si dicha aprobación por la JUNTA DE DIRECTORES de la CRM-N no sea solicitada, dichos cambios serán comunicados en algún momento a la Junta de Directores de la CRM-N sobre una base regular). Los ajustes al Programa de Administración y Control y Monitoreo y Evaluación de presupuestos serán autorizados de conformidad a los siguientes procedimientos: Page 5

7 Manual de Políticas y Procedimientos Los ajustes entre el Programa de Administración y Control y Monitoreo y Evaluación de la sub-actividad de presupuestos será iniciada por el DG o por el DIRECTOR de A&F, aprobados por la JUNTA DE DIRECTORES de la CRM-N y el personal de la MCC a través de la Solicitud de Desembolso trimestral. Los ajustes entre Categorías de Gastos dentro del Programa de Administración y Control y de Monitoreo y Evaluación serán aprobados por el DIRECTOR DE A&F. Cada ajuste del presupuesto será documentado y firmado por el funcionario apropiado y será comunicado a la JUNTA DE DIRECTORES DE LA CRM-N por escrito de forma regular. El documento del ajuste del presupuesto original será conservado por el DIRECTOR de A&F. Tras la obtención de las aprobaciones exigidas, el DIRECTOR de A&F hará los cambios correspondientes a los planes financieros detallados y a los planes financieros multi anuales. Los ajustes a los planes financieros detallados se reflejarán en el sistema de contabilidad del AGENTE FISCAL. V. Apertura y Gestión de las Cuentas Bancarias de la CRM-N Se abrirán dos Cuentas Permitidas en un banco (el Banco ) para gestionar los fondos del programa de la CRM-N. Una cuenta será en Dólares EE.UU. (US$) denominada (la Cuenta Especial ) a la cual la MCC transferirá los desembolsos trimestrales). La otra cuenta será en la moneda local denominada ( Cuenta Local ) para gestionar las conversiones de Dólares a la moneda local para los redesembolsos, como sea necesario. El Convenio Bancario, entre la CRM-N, el Agente Fiscal y el Banco esboza los procedimientos y obligaciones que rodean las Cuentas Permitidas. Los tres funcionarios del AGENTE FISCAL con autoridad para firmar y con responsabilidad principal para las cuentas son como sigue: Carlos Marcenaro Director Oficina Central Minor Mora Jefe del Equipo Local Julio Vanegas Gerente Local El AGENTE FISCAL (mediante una persona que no tenga autoridad de firma ante el banco) ejecutará la reconciliación de los estados bancarios con los registros contables a más tardar quince (15) días calendarios después del final de un período contable. El seguimiento de las discrepancias ocurrirá sobre una base oportuna. Page 6

8 Manual de Políticas y Procedimientos VI. Contabilidad CRM-N es responsable del Programa de Implementación de la CRM-N y es la única autoridad para autorizar los gastos. La CRM-N es responsable de la presentación de todos los documentos exigidos en relación con los redesembolsos y tal como se esboza en este y en los siguientes Manuales de Políticas y Procedimientos detallados. El AGENTE FISCAL es responsable de la ejecución de las funciones de contabilidad y del cumplimiento de la documentación. El AGENTE FISCAL guardará los documentos originales que soporten los gastos, obligaciones y pagos. VI.1 Catálogo de Cuentas El Anexo II contiene el único catálogo de cuentas establecido por el AGENTE FISCAL y la CRM-N, que se usará para la duración del Programa, e incluye los siguientes elementos: i. Activos ii. Activos a largo plazo iii. Activos a corto plazo iv. Pasivos v. Pasivos a largo plazo vi. Pasivos a corto plazo vii. Recibos viii. Desembolsos de la MCC ix. Intereses x. Otros xi. Gastos (véase la estructura del presupuesto en virtud del Plan Financiero) Page 7

9 Manual de Políticas y Procedimientos VI.2 Sistema de Contabilidad El Sistema de Información de Contabilidad (SIC) es el sistema de contabilidad que sirve como la base para las auditorías y los informes financieros. El AGENTE FISCAL producirá los estados auditables de las auditorías de la CRM-N. El sistema de contabilidad seguirá y cumplirá con los requerimientos de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público IFAC (Federación Internacional de Contadores). El AGENTE FISCAL desarrolla los procedimientos, frecuencia e individuos involucrados en la reconciliación de los balances de efectivo con los registros contables, y el plan de cuentas. Véanse esos procedimientos en PROCE-001 adjuntos a este documento. VI.3 Sistema Automatizado de Contabilidad El AGENTE FISCAL establecerá y mantendrá un sistema automatizado de contabilidad que tendrá la siguiente capacidad en inglés y en español: Registrar compromisos para obligar fondos presupuestados; Registrar desembolsos, redesembolsos y activos y pasivos; Generar informes cuando sean solicitados, incluyendo resúmenes de estados actuales de cuentas e informes adjuntos y en los formatos especificados por la CRM-N; Producir informes financieros para la CRM-N sobre la administración y la gestión del Programa. Producir informes financieros para la MCC como se especifica; Garantizar la seguridad de los datos; y Proporcionar acceso fácil en línea a la CRM-N, a las entidades de implementación y a la MCC. VII. Gestión de Efectivo El AGENTE FISCAL monitoreará los fondos disponibles en cada Cuenta Permitida y los fondos presupuestados por el Programa y las actividades del proyecto durante los Períodos de Desembolsos del trimestre actual y subsiguiente, o más frecuentemente como prescrito, para garantizar que haya suficiente, pero no excesivo, efectivo disponible. El AGENTE FISCAL proporcionará mensualmente una certificación a la CRM-N en relación a la categoría de fondos en las Cuentas Permitidas mensuales o con más frecuencia, como se prescriba. Page 8

10 Manual de Políticas y Procedimientos La unidades de gestión y las Entidades de Implementación de la CRM-N (convenios contractuales con las organizaciones del gobierno que tienen responsabilidades de gestión de implementación esbozadas en un Convenio de Entidad de Implementación o en los Convenios de Cooperación con la CRM-N) estimarán ambas para cuatro trimestres el nivel de compromisos y los requerimientos de efectivo necesarios para liquidar esos compromisos y para cumplir con otros gastos donde los compromisos anteriores no se han hecho, tales como gastos de planillas. Las unidades de gestión y las Entidades de Implementación considerarán el tiempo necesario para adquisición y contratación, ejecución de contratos y entrega de abastecedor/proveedor estimando los pagos en efectivo cuando sean necesarios. Si los estimados de pagos son hechos en moneda local, las unidades de gestión y las Entidades de Implementación de la CRM-N deben convertirlos a estimados de presupuestos en US$ de conformidad con las instrucciones proporcionadas por la CRM-N. La CRM-N, con la asistencia del AGENTE FISCAL, estimará el monto de efectivo necesario para el próximo trimestre en la preparación del Informe Financiero Trimestral y la Solicitud de Desembolso. La CRM-N considerará: o Los estimados de pagos del próximo trimestre de los presupuestos detallados como se presentan por las unidades de gestión y las Entidades de Implementación de la CRM-N. o Los montos no gastados y estimados que permanezcan sin gastar al final del trimestre actual. o El monto de intereses devengados anticipados para el próximo trimestre. o Otros ingresos. El AGENTE FISCAL instruirá al Banco transferir de la Cuenta Especial y convertir a la moneda local los montos necesarios para pagos que se hagan de la Cuenta Local, basados en la tasa de cambio entre la moneda local y el US$ publicada por el Banco Central de Nicaragua en la fecha de dicha transacción de cambio. Dichas instrucciones serán hechas de conformidad con la Sección 1.7 del Acuerdo Bancario. El método principal para garantizar la disponibilidad de efectivo será confirmar que, en el momento que se registra un compromiso, exista suficiente efectivo para liquidar el compromiso, o que el pago en efectivo caerá en el siguiente trimestre, en cuyo momento la Cuenta Especial será reabastecida. Los fondos proporcionados por la MCC no deben entremezclarse con ningún otro fondo de ninguna otra fuente que fuere, excepto como lo prescriba la MCC. Page 9

11 Manual de Políticas y Procedimientos La conversión de monedas será rastreada y gestionada, consistentemente con el Compacto y los Convenios Suplementarios, incluyendo el Convenio del Agente Fiscal y el Convenio Bancario, u otros Convenio por escrito entre la MCC y la CRM-N. VIII. Transacciones Financieras VIII.1 Desembolsos (Recibos) Ninguna Solicitud de Desembolsos será ejecutada a no ser que sea de conformidad con el Compacto, incluyendo la Sección 2.3 del mismo, cualquier otro de los Convenios Suplementarios, el Programa, y las autorizaciones necesarias como se definen en este Manual de Políticas y Procedimientos. La CRM-N proporcionará por escrito a la MCC el número de la cuenta designada y mandará instrucciones de transferencia electrónica para la Cuenta Permitida a más tardar diez (10) días laborales antes del Desembolso inicial de la MCC. Si cualquier Cuenta Permitida cambia durante el Plazo del Compact o la Información de la Cuenta Permitida con respecto a dicha Cuenta Permitida de otra manera cambia, la CRM-N proporcionará por escrito a la MCC cualquier modificación a dicha Información de la Cuenta Permitida entonces archivada con la MCC tan pronto como sea factible, pero en ningún caso a más tardar de diez (10) días laborables antes del Desembolso inmediato subsiguiente de la MCC. La CRM-N notificará al Banco no depositar ninguno de los Desembolsos de la MCC en una Cuenta Permitida cerrada, e informará a la MCC inmediatamente sobre dicho cierre y las razones por las cuales la Cuenta fue cerrada. Las Solicitudes de Desembolsos serán hechas en conjunto con los presupuestos trimestrales actualizados, o más frecuentemente si prescritos por la MCC. Las Solicitudes de Desembolsos serán hechas veinte (20) días calendarios antes del final de cada trimestre. Una vez que la Solicitud de Desembolso haya sido aprobada por la MCC, o sin la aprobación si ningún nuevo desembolso ha sido solicitado, el AGENTE FISCAL actualizará el sistema de contabilidad basándose en los presupuestos detallados revisados para el año fiscal actual. Page 10

12 Manual de Políticas y Procedimientos VIII.2 Proceso de Adquisiciones y Contrataciones: Las adquisiciones y contrataciones para bienes, obras o servicios serán esbozadas en el plan de adquisiciones y contrataciones por el AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES cada seis meses. Aunque una actividad de adquisición y contratación está en el plan de adquisiciones y contrataciones, el AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES debe recibir una notificación o autorización de parte del funcionario principal de la CRM-N para empezar el proceso de adquisición y contratación. Para las adquisiciones y contrataciones del Proyecto, la Entidad de Implementación relevante (o el Director del Proyecto de la CRM-N como sea apropiado) iniciará una solicitud completando una Nota de Solicitud de Adquisiciones que especifique la descripción y la cantidad de los bienes, obras o servicios a ser adquiridos o contratados. La Entidad de Implementación o el Director del Proyecto de la CRM-N suministrarán la Nota de Solicitud de Adquisiciones con un costo estimado de los bienes, obras o servicios solicitados al AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES. El AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES revisará la Nota de Solicitud para garantizar que cumple con el plan de adquisiciones y contrataciones. Si no cumple, el AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES notificará a la Entidad de Implementación o al Director del Proyecto de la CRM-N. Si cumple con el plan de adquisiciones y contrataciones, el AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES firma la Nota de Solicitud de Adquisiciones y se la presenta al DIRECTOR de A&F quien debe certificar que la solicitud cumple con el presupuesto. Si la solicitud cumple con el presupuesto, el DIRECTOR de A&F la cierra y autoriza la solicitud. Si la solicitud excede el monto presupuestado, el DIRECTOR de A&F no autorizará la Nota de Solicitud de Adquisiciones, y el iniciador de la Nota de Solicitud de Adquisiciones y el AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES será notificado por el DIRECTOR de A&F. El DIRECTOR de A&F presentará una Nota de Solicitud de Adquisiciones autorizada al AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES, en cuyo momento se inicia el proceso de adquisición y contratación. El original de la Nota de Solicitud de Adquisiciones aprobada será guardada por el AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES. Page 11

13 Manual de Políticas y Procedimientos El AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES asumirá el proceso de adquisiciones y contrataciones de conformidad con el Convenio de Adquisiciones y Contrataciones y el Convenio del Agente de Adquisiciones y Contrataciones. Antes de proponer una recomendación de la adjudicación, el AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES verificará los abastecedores/suplidores participantes contra las listas de las partes excluidas (incluyendo las listas mantenidas en y la lista mantenida por el Comité 1267 del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas y la lista de firmas inhabilitadas por el Banco Mundial en El DG tiene la única autoridad de firmar los contratos con el abastecedor/proveedor, no obstante, en su ausencia, la delegación apropiada de autoridad puede ser dada de conformidad con el Convenio de Gobernabilidad. Una copia del contrato firmado con la adjudicación será entregada al AGENTE FISCAL, quien enterará el monto de compromiso en el sistema de contabilidad. El Agente Fiscal retendrá una copia del contrato firmado. El AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES retendrá el contrato original. Si la adquisición o contratación resulta en una adjudicación que exceda el plan financiero, el AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES informará a la Entidad de Implementación y al Director del Proyecto de la CRM- N, quien revisará el estimado de costo por cualesquiera defectos; y la CRM-N volverá a hacer la adquisición o contratación; aumentar el plan financiero o reducir el monto de la adjudicación como sea necesario y de conformidad con los convenios relevantes, y el Plan de Adquisiciones y Contrataciones debe actualizarse para reflejar cualesquiera cambios en el tipo del tamaño de las adquisiciones o contrataciones. Para las adquisiciones o contrataciones de bienes, obras o servicios relacionados al Programa de Administración, el miembro del personal relevante completará la Nota de Solicitud describiendo y especificando la cantidad de bienes, obras y servicios a ser adquiridos o contratados. El miembro del personal relevante presentará la Nota de Solicitud con un estimado de costo de los bienes, obras, o servicios al AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES. EL AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES revisará la solicitud para garantizar que cumple con el plan de adquisiciones y contrataciones. Si no cumple, el AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES notificará al miembro del personal relevante. Page 12

14 Manual de Políticas y Procedimientos Si cumple con el plan de adquisiciones y contrataciones, el AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES firma la Nota de Solicitud de Adquisiciones y la presenta al DIRECTOR de A&F quien debe certificar que la solicitud cumple con el presupuesto. Si la solicitud cumple con el presupuesto, el DIRECTOR de A&F la cerrará y autorizará la solicitud. Si la solicitud excede el monto del presupuesto, el Director de A&F no autorizará la Nota de Solicitud, y el iniciador de la Nota de Solicitud y el AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES será notificado por el DIRECTOR de A&F. El DIRECTOR de A&F presentará la Nota de Solicitud de Adquisiciones autorizada al AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES, en cuyo momento se inicia el proceso de adquisición y contratación. El original de la Nota de Solicitud será guardado por el AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES. El AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES asumirá el proceso de adquisiciones y contrataciones de conformidad con el Convenio de Adquisiciones y Contrataciones y el Convenio del Agente de Adquisiciones y Contrataciones. Antes de proponer una recomendación de adjudicación, el AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES verificará al abastecedor/proveedor participante contra la listas de las partes excluidas (incluyendo las listas mantenidas en y la lista mantenida por el Comité 1267 del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas y la lista de firmas excluidas por el Banco Mundial en ). El DG tiene la única autoridad para firmar los contratos con el abastecedor/proveedor; no obstante, en su ausencia, la delegación apropiada de autoridad puede ser dada de conformidad con el Convenio de Gobernabilidad. Una copia firmada de la adjudicación del contrato será proporcionada al AGENTE FISCAL, quien enterará el monto del compromiso en el sistema de contabilidad. El Agente Fiscal retendrá una copia de contrato firmado. El AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES retendrá el contrato original. Si las adquisiciones y contrataciones resultan en una adjudicación que exceda el plan financiero, el AGENTE DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES informará al miembro del personal relevante que revisará los estimados de costos por cualesquiera defectos; y la CRM-N volverá a hacer la adquisición o contratación; aumentará el plan financiero o reducirá el monto de la adjudicación como sea necesario y de conformidad con los convenios relevantes. Page 13

15 Manual de Políticas y Procedimientos IX. Procesos de Pagos El Anexo IV describe políticas y procedimientos detallados en relación a procesos de pagos que deben ser seguidos por la CRM-N y el Agente Fiscal. X. Impuestos El AGENTE FISCAL ha establecido un sistema para controlar todas las exoneraciones de impuestos; los impuestos evaluados y pagados, y los reembolsos de impuestos por el Gobierno. Véase el Anexo IV, Procedimiento PROCE14 para los detalles incluidos en los formularios establecidos para reportar exenciones de impuestos. El AGENTE FISCAL deberá notificar a la CRM-N y a la MCC de cualquier fracaso por parte del Gobierno para administrar dichas exoneraciones de impuestos de manera oportuna o rembolsar con prontitud dichos impuestos. Un reembolso de impuesto será considerado vencido si no es reembolsado dentro de treinta (30) días calendarios. XI. Personal y Planilla XI.1 Gestión de Personal Los empleados de la CRM-N serán empleados por medio de contratos de empleo aprobados por la MCC. Los contratos de empleo pueden contener ciertas disposiciones adecuadas de la comisión nacional de la administración pública o su equivalente, siempre que no contravengan alguna de las disposiciones del Compacto y de los Convenios Suplementarios y de este Manual de Politicas y Procedimientos Fiscal. Un empleado debe tener un contrato de empleo firmado. Los contratos de empleo identificarán la persona contratada, la fecha, los términos del contrato incluyendo la duración, salario, beneficios y cualesquiera otros derechos y responsabilidades en virtud del convenio y será firmado por las personas apropiadas. Todas las acciones del personal serán aprobadas por el DG. Cualquier acción en relación al empleo o terminación de empleo del DG de la CRM-N debe ser aprobada por adelantado por la MCC. La CRM-N no pagará horas extras. Las ausencias sin autorización deben ser explicadas y son causa automática para despido. El procedimiento PROCE-015 describe la política detallada en relación a los expedientes de personales. Page 14

16 XI.2 Planillas Manual de Políticas y Procedimientos Hojas de Control de Horas: Todo el personal, independiente de su posición, necesita completar las hojas de control de horas (Véase el formato del Anexo III). El tiempo trabajado debe ser registrado con exactitud sobre una base diaria. Es la responsabilidad de cada miembro del personal presentar sus hojas de tiempo a tiempo independiente de vacación o tiempo de viaje. Las hojas de tiempo autorizadas apropiadamente (firmadas) por supervisor director del miembro del personal (i.e. Directores de Proyecto, DG, DIRECTOR de A&F) serán presentadas al DIRECTOR de A&F a más tardar dos días antes del último día laboral de cada mes. El DIRECTOR A&F garantizará que las planillas presentadas sean correctamente preparadas y autorizadas. El verificará si el miembro del personal estuvo ausente de la oficina debido a excusas no razonables. El número de días de permiso será estipulado con claridad para deducirlo del salario diario de esos días del total del salario mensual. El DIRECTOR de A&F firmará las planillas individuales certificando la precisión de la información reportada. Sobre la base de los detalles de las planillas presentadas por el Director de la A&F, el AGENTE FISCAL calculará una solicitud de nómina por separado para cada miembro del personal basada sobre su salario mensual, los bonos emitidos y el número de días trabajados. El AGENTE FISCAL hará un Resumen de las Hojas de Nóminas para los miembros del personal y sus correspondientes planillas en ese mes y lo presentará al DIRECTOR DE A&F. Las nóminas de los empleados serán presentadas al DIRECTOR de A&F a más tardar dos días antes de la fecha de pago para su aprobación. El DIRECTOR de A&F verifica el cumplimiento de la nómina con el presupuesto mensual y la firma. Las nóminas de los empleados serán luego presentadas al DG (o en caso de ausencia al funcionario designado de la CRM-N) a más tardar un día antes de la fecha de pago para su aprobación. Antes de que se hagan los pagos, la nómina aprobada será enviada al AGENTE FISCAL para hacer la correspondiente entrada en el sistema. Sobre la base de la aprobación de la nómina, el AGENTE FISCAL prepara una orden de pago instruyendo al Banco la transferencia de salario para nacionales y residentes permanentes de NICARAGUA de la Cuenta Permitida a las cuentas individuales del personal y las nóminas de impuestos relacionadas a las cuentas de impuestos del Gobierno a más tardar el cuarto día del próximo mes. El AGENTE FISCAL autorizado signatario para el pago solicita la revisión de esto para completar la documentación y la presencia de las aprobaciones exigidas. Los fondos de los salarios estarán disponibles para cada empleado en el último día laborable del mes. Una vez que se recibe la confirmación del pago por parte del Banco, el AGENTE FISCAL hará las correspondientes entradas de las nóminas de pago en el sistema de contabilidad. Page 15

17 Manual de Políticas y Procedimientos XII. Gestión de Activos Los activos adquiridos con los fondos de la Donación de la MCC sólo serán usados en apoyo de los objetivos de la Donación y no estarán disponibles para el beneficio personal exclusivo de un empleado o consultor. Esta política se aplica a los empleados e individuos consultores contratados directamente por la CRM-N que son pagados con los fondos de la Donación de la MCC. El Procedimiento PROCE-003 describe las políticas y procedimientos para capitalización, control y registro de activos fijos. XIII. Viajes y Uso de Vehículos XIII.1 Viajes Los Procedimientos PROCE-009 y PROCE-011 describen las políticas y procedimientos que deben aplicar los empleados de la CRM-N. XIII.2 Uso de Vehículo El Procedimiento PROCE-002 describe las políticas y procedimientos que deben aplicar los empleados de la CRM-N. XIV. Caja Chica La Cuenta de la Caja Chica para la oficina de la CRM-N será establecida como un monto de anticipos (fijo) que no exceda US$ 2, por mes y ningún pago hecho de este fondo debe exceder US$ La persona responsable de esta caja chica será el contador de la CRM-N con la supervisión del Director de A&F. El procedimiento que debe seguir la CRM-N se describe en el Procedimiento PROCE-010. XV. Informes El AGENTE FISCAL producirá informes semanales, mensuales, trimestrales y anuales para el uso de la CRM-N y la MCC. La CRM-N junto con el AGENTE FISCAL, desarrollarán un procedimiento interno que especifique qué información financiera o no financiera será revelada a la asamblea y/o al público en general. El Banco proporcionará los siguientes informes a la CRM-N y al AGENTE FISCAL, en los momentos que sean exigidos por las disposiciones del Convenio Bancario: Saldo en efectivo de la (s) Cuenta Bancaria Permitida; Un informe de transacciones. Page 16

18 Manual de Políticas y Procedimientos El AGENTE FISCAL proporcionará los siguientes informes a la CRM-N: XV.1 Mensual: Un Estado de Rendición de Cuentas para el mes completo y uno anual a la fecha ( YTD ); Estado de Flujo de Caja; Certificación de reconciliación entre los registros contables y las reconciliaciones con el banco; Gastos en efectivo y acumulados por el proyecto y actividad para el mes completo y YTD; Pagos proyectados a la fecha a un solo vendedor independientemente del Contrato, Programa, Actividad o Entidad de Implementación; Historial sobre el cumplimiento con los requerimientos de que los pagos a los abastecedores/proveedores sean hecho dentro de 30 días. XV.2 Trimestral: Informe de gastos sobre una base trimestral y acumulativa, desde el trimestre 1 hasta el trimestre 4, con gastos contra el Programa Multi-anual aprobado, el proyecto y los niveles de actividad de los totales del presupuesto. Informes de Desembolso e Informes Financieros Trimestrales de conformidad con el formato de la Anexo A del Acuerdo de Desembolso. Informe de Desempeño que permite el debate sobre el progreso de la implementación, los impedimentos y las lecciones aprendidas, las mejores prácticas así como las revisiones de campo en curso para planificar los planes de trabajo de las actividades del proyecto y busca del progreso trimestral (renovable) sobre indicadores de las actividades y del proyecto actuales versus proyectados. Este Informe de Desempeño Trimestral consistirá de i) un Debate sobre Gestión a Nivel de Programa y Análisis, ii) un Debate de Gestión a Nivel de Proyecto y Análisis y iii) Un Cuadro Desagregado Siguiendo los Indicadores de Desempeño por el Proyecto, Actividad y Sub-Actividad. XV.3 Informes Semestrales: Estados de Rendición de Cuentas para el período de seis meses que termina el 30 de junio y el 31 de diciembre de cada año calendario según las Directrices para Auditorías Financieras contratadas por la CRM-N, emitidas por la Oficina del Inspector General de la MCC. Page 17

19 Manual de Políticas y Procedimientos XV.4 Informes Finales Los informes finales reflejarán el cumplimiento con los Convenios que involucran la MCC y la CRM-N al final del Compacto, u otras terminaciones prescritas. Los informes reflejan la terminación de todas las relaciones contractuales (incluyendo proveedores y empleos), liquidación de obligaciones de pagos, y cumplimiento con todas las otras responsabilidades financieras incluyendo la devolución de fondos a la MCC. Los informes finales incluirán el Informe Final del Programa (IFP) que reemplazará el Informe de Rendimiento Anual para el Trimestre 20 y todos los informes estándar, y cualquier informe adicional solicitado por los Agentes de Implementación, Agentes de Adquisiciones y Contrataciones, la CRM-N, la MCC y la Oficina del Inspector General de la MCC. XV.5 Informes Especiales: El AGENTE FISCAL proporcionará los siguientes informes y otros informes especiales solicitados por la CRM-N. Informes Informes Mensuales Estado de Rendición de Cuentas Estado de Flujo de Caja Reconciliaciones Bancarias Pago a Proveedores Ruta Critica de Pagos Informes Trimestrales Informe de Ejecución de Presupuesto Informes Semestrales Estado de Rendición de Cuentas Informes Anuales Presupuesto Fecha de Vencimiento para Presentación 15 días calendarios después que termina el mes 15 días calendarios después que termina el mes 15 días calendarios después que termina el mes 15 días calendarios después que termina el mes 15 días calendarios después que termina el mes 20 días calendarios después que termina el trimestre 15 días calendarios después que termina el período del 30 de junio y del 31 de diciembre 30 días calendarios después que el presupuesto es aprobado Page 18

20 Manual de Políticas y Procedimientos XV.6 Retención de Registros: El AGENTE FISCAL retendrá los registros electrónicos y documentos de todas las transacciones del proyecto. Los registros sujetos a esta política incluyen todos los trabajos y documentos electrónicos que pertenecen a cualquier actividad del AGENTE FISCAL dirigida bajos los términos del Convenio del Agente Fiscal, incluyendo comunicación, contrato o transacciones financieras. Los registros serán retenidos por el AGENTE FISCAL por un período de cinco años tras la fecha de terminación del Compact o del Convenio del Agente Fiscal del cual es parte. Bajo cualquier terminación temprana del Convenio del Agente Fiscal, el Agente Fiscal garantizará la transferencia ordenada y puntual de todos los registros, documentos, datos e información (junto con todas las copias electrónicas y digitales de las mismas) a la CRM-N o a dicho agente o representante designado por la CRM-N (con la aprobación de la MCC), y el Agente Fiscal tomará cualquier otra acción razonablemente solicitada por la CRM-N para garantizar la transición adecuada de cualesquiera Servicios de Agencia, si se aplican. XV.7 Publicación de Informes Financieros: Dentro del número prescrito de días después de cada período fiscal, los Informes Financieros Trimestrales para ese período serán publicados en el sitio Web de la CRM-N o de otra manera estarán disponibles al público. XVI. Auditorías La CRM-N garantizará que los representantes autorizados de la MCC, la Oficina del Inspector General, la Oficina de Responsabilidad Gubernamental de EE.UU: o cualquier otro auditor responsable de una auditoría contemplada en virtud o de otra manera dirigida en apoyo del Compacto, y cualesquiera empleados, contratistas, agentes o representantes autorizados contratados por cualquiera de los anteriores, se les ofrezca (i) la oportunidad para auditar o inspeccionar las actividades financiadas con el Financiamiento de la MCC, la utilización de los bienes y servicios financiados por el Financiamiento de la MCC, y los libros, registros y otros documentos relacionados a este Compacto, y (ii) acceso a los directores, funcionarios, empleados, afiliados, contratistas, asesores, agentes o representantes relevantes del Gobierno y de cualquier otra entidad que reciban montos del Financiamiento de la MCC. Planes de Auditoría Las auditorías serán dirigidas sobre una base semestral para los períodos que terminen el 30 de junio y el 31 de diciembre. La primera auditoría cubrirá el período desde la fecha de Entrada en Vigor al 31 de diciembre. Page 19