PROSPECCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN

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Isabel Macías Torregrosa
hace 8 años
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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1 de OBJETIVO Establecer las actividades para la realización de las actividades de promoción y venta de los desarrollos habitacionales. 2.- ALCANCE Aplica a las actividades de comercialización de los desarrollos habitacionales desarrolladas por el departamento de ventas. 3.- RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente de Ventas Asistir a las reuniones en los organismos de vivienda y/o financieros para la actualización y retroalimentación de las tendencias del mercado. 3.2 Ejecutivo de Ventas interno y externo 4.- FORMATOS DERIVADOS Utilizar la Carpeta de venta (en electrónico y/o papel) para presentar la información de los desarrollos habitacionales a los clientes. 4.1 F-VE-08 Reporte de Ruta de Prospección 4.2 F-VE-10 Inventario de casas de ventas 5.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5.1. M-DG-01 Manual de Gestión de la Calidad 5.2. Norma ISO 9001: 2008 NMX-CC-9001-IMNC-2008 Sistema de Gestión de la Calidad, requisitos Manual de Procedimientos, Instrucciones y Manuales, incluidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de Casas a.m.p M-DG-02 Manual de Planeación de la Calidad 6.- DEFINICIONES 6.1 CRM Pagina web de gestión de Clientes ww.casasamp.com/crm Elaboró Revisó Aprobó Gerente de ventas Representante de la Dirección Gerente General Puesto y Firma Puesto y Firma Puesto y Firma

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 2 de 6 7.-POLÍTICAS El Ejecutivo de Ventas interno debe acompañar en todo momento al cliente durante la visita a la casa muestra, por ningún motivo puede estar un cliente dentro de la casa sin que este acompañado por un ejecutivo. Los Ejecutivos de Ventas internos deben de verificar al cierre de la jornada de trabajo que la casa muestra se encuentre totalmente cerrada. Entregar cada viernes el reporte semanal que comprenderá del viernes a jueves, para verificar la afluencia que tenemos en los conjuntos por semana. 7.4 Para bloquear una vivienda deben informar al Gerente y Ejecutivos de Ventas internos con un correo electrónico indicando ubicación, desarrollo, nombre del cliente y tipo de crédito. Este bloqueo tiene una vigencia de 48 horas en días hábiles tiempo salvo previa autorización por el Gerente de Ventas. En caso de vencimiento, el Ejecutivo de Ventas para poder bloquear nuevamente esa ubicación deberá dejar pasar una semana Los Ejecutivos de Ventas internos son responsables del mobiliario que existe en las oficinas de ventas que están en los conjuntos. Ya que cada uno de ellos cuenta con llave para poder entrar. La prospección se realiza llegando a la oficina de la Paz a las 11:30, debe salir más tardar a las 12:00. Y debe regresar a las 6:00 pm para entregar a Gerente de Ventas su reporte de actividades del día. En caso de que el Ejecutivo de Ventas interno no regrese a las 6:00 pm para entregar su reporte tendrá una penalización. Salvo previa autorización por el Gerente de Ventas El Ejecutivo de Ventas el día de prospección solo pueden ir a los conjuntos con una cita ya programada con cliente. Por ningún motivo el Ejecutivo de Ventas interno podrá ir a los desarrollos para realizar su prospección. Los Ejecutivos de Ventas internos deben registrar sus clientes en la página web y llenar todos los campos de generales para identificarlos como suyos. En caso de controversia se utilizan fechas de esta base para establecer una solución. Se tiene una vigencia de 3 meses a partir de la fecha que se da de alta el cliente para poder cerrarlo. En caso de que el cliente sea atendido por otro Ejecutivo de Ventas interno o externo y se verificara que ya pasaron los 3 meses de vigencia no se respetará comisión para el Ejecutivo de Ventas anterior.

3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 3 de Los ejecutivos de Ventas externos, no tienen acceso a hacer uso de las oficinas de ventas que se encuentran en el conjunto, así como la oficinas centrales (la paz) salvo a la firma del contrato y entrega de expediente en presencia del Gerente de Ventas o Auxiliar de Ventas. 8.- DESARROLLO RESPONSABLE / No. ACTIVIDAD PROSPECCIÓN Gerente de Ventas 8.1. Establece cada semana el F-VE-03 Rol de Guardias considerando que se cubran los puntos de venta, oficinas, eventos especiales, prospecciones y citas de venta programadas En conjunto con el Ejecutivo de Ventas interno definen el tipo de prospección a realizar: Tipo de prospección? Prospección telefónica. Continúa en el punto 8.3. Prospección y/o seguimiento en campo. Continúa en el punto Ejecutivo de Ventas interno 8.3. Realiza la prospección telefónica utilizando la sección amarilla o internet para identificar y contactar a los clientes potenciales Registra la información en la F-VE-08 Reporte de ruta de prospección, de ser posible agenda una cita para promover las viviendas en las instalaciones del prospecto Prospecto interesado en la presentación de las viviendas? No: Registra en la F-VE-08 Reporte de ruta de prospección la negativa del cliente. Si: Agenda la visita con el prospecto y la registra en la F-VE-08 Reporte de ruta de prospección Informa de los resultados de la prospección telefónica y de las citas programadas al Gerente de Ventas Asiste a la cita de prospección y ofrece las viviendas, muestra su carpeta de ventas la, prototipos, distribución de viviendas, simuladores de crédito e invita al cliente a conocer los desarrollos y la casa muestra. Obtiene los datos del cliente para su seguimiento Cliente interesado en las viviendas

4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 4 de 6 Si: Registra a los clientes interesados en las viviendas en No: Registra la decisión del cliente en la F-VE-08 Reporte de ruta de prospección Realiza el seguimiento del cliente, continua en el punto Gerente de Ventas VENTAS EN FERIAS, PUNTOS DE VENTA Y EVENTOS ESPECIALES Establece en conjunto con el Director General los eventos especiales, ferias y puntos de venta en los cuales participara la empresa. Nota: Los puntos de venta se definen por las invitaciones de los institutos de vivienda, gestiones en empresas, prospección por los Ejecutivos de Venta internos, organismos de vivienda, cámaras y asociaciones Define las necesidades para cubrir el evento, stand, modulo, posters, maquetas, equipo de cómputo, impresora, acceso a internet, líneas telefónicas, uniformes, folletos, volantes, material de publicidad, etc Realiza los trámites o solicita los permisos para participar en estos eventos con los organizadores Coordina con las áreas de la empresa la preparación del material, equipo a utilizar y la instalación del módulo de ventas Incluye en el Rol de ventas la cobertura de este punto de venta. Ejecutivo de Venta interno Atiende a los prospectos que visitan el punto de venta, ofrece las viviendas, muestra su carpeta de ventas, prototipos, distribución de viviendas, simuladores de crédito e invita al cliente a conocer los desarrollos y la casa muestra Obtiene los datos del cliente para su seguimiento Registra al cliente en Realiza el seguimiento del cliente, continua en el punto Ejecutivo de ventas interno VENTAS EN DESARROLLOS HABITACIONALES Registra su acceso al desarrollo habitacional en la bitácora de vigilancia Cada mes en conjunto con el personal de seguridad realiza la verificación de condiciones del mobiliario de la casa muestra y oficinas de venta del conjunto habitacional y lo registran el F- VE-10 Inventario de casas de ventas.

5 8.20. Realiza el seguimiento a sus clientes. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 5 de Recibe al cliente y verifica si fue atendido previamente por otro Ejecutivo de Ventas, registra la visita del cliente en la Cliente atendido previamente? Si: Le avisa a su Ejecutivo de Ventas y de ser necesario atiende al cliente. Continúa en el punto No: Atiende al cliente en el desarrollo Explica al cliente las características del desarrollo, los prototipos de vivienda, visitan la casa muestra, ofrece el equipo adicional y muestra los simuladores de crédito, registra al cliente en la así mismo remarca con el cliente los siguientes aspectos: Documentos para el apartado Depósito de apartado Penalizaciones Nota: Comenta al cliente que los tiempos de respuesta por parte de las entidades financieras están fuera de la responsabilidad de Casas a.m.p Realiza el seguimiento del cliente Cliente interesado en apartar una vivienda? Si: Informa al cliente los requisitos para la adquisición de la vivienda y/o el trámite del crédito, facilitando el F-TI-01 Lista de Verificación de documentos en el cual se indican los documentos que se requieren. Continua en el punto 8.25 No: Cancela los seguimientos programados al cliente Recaba documentación para el armado del expediente que será entregado a gerente de Ventas para su autorización. Como se indica en el procedimiento de PRO-VE-01 Control y seguimiento de comercialización Informa al cliente el proceso que tendrá su expediente una vez completo: 1. Armado y recepción de expediente (Ventas) 2. Tramite y Formalización (Titulación) 3. Entrega de Vivienda (Responsable de entregas) Ejecutivo de ventas Externo 8.27 Registra su acceso al desarrollo habitacional en la bitácora de vigilancia, y se identifica como asesor externo Debe presentarse en la oficina de ventas para solicitar le abran las casas muestra, para que

6 la pueda visitar con su cliente. PROSPECCIÓN Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 6 de CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA MOTIVO 04 Septiembre 2013 Cambio de fechas para cierre semanal y horario de prospección 03 Abril 2012 Ingreso de proceso para Ejecutivo de ventas externo 2 Abril de 2011 Actualización y complementación de información. Actualización de logo casas amp. 1 Septiembre de 2010 Proceso del expediente e información de bloqueos. 0 Junio de 2010 Creación del sistema de Gestión de la Calidad 10.- ANEXOS N/A

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