UNIVERSIDAD DE MAGALLANES FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA EN COMPUTACIÓN SISTEMA EN GESTION DE ORDENES DE COMPRA

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1 UNIVERSIDAD DE MAGALLANES FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA EN COMPUTACIÓN SISTEMA EN GESTION DE ORDENES DE COMPRA LUIS ALBERTO CIFUENTES MUÑOZ AGOSTO 2004

2 CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN

3 CAPÍTULO II PERCEPCIÓN DE LA NECESIDAD DEL SIA.

4 CAPÍTULO III CONCEPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL PROYECTO

5 CAPÍTULO IV DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN

6 CAPÍTULO V CONCLUSIÓN

7 ANEXO APÉNDICE A DOS PROPIEDADES DE LA TOOLMANN

8 ANEXO APÉNDICE B CÓDIGO DE SQL DE PROCEDIMIENTOS ALMACENADOS

9 El presente Informe ha sido aprobado con la siguiente calificación: Luis Alberto Cifuentes Muñoz.- Informe: Defensa: Nota Final: Sr. Carlos Arias Director Departamento De Ingeniería En Computación. 26 de septiembre de 2004

10 UNIVERSIDAD DE MAGALLANES FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA EN COMPUTACIÓN SISTEMA EN GESTION DE ORDENES DE COMPRA Proyecto de Aplicación presentado en conformidad a los requisitos para obtener el Título de Técnico en Computación e Informática. Profesor Guía: Sr. Marcelo Obando Mayorga. LUIS ALBERTO CIFUENTES MUÑOZ AGOSTO 2004

11 INTRODUCCIÓN CONCEPTO. Se han implementado nuevos métodos para la creación de tareas, según su complejidad; y otras por su parte, sólo por el tiempo que llevaba realizarlas, ahora pueden ser desarrolladas con la mínima intervención humana, dejando para éste la planificación de nuevas estrategias de desarrollo y control de estos procesos llamados tareas. Es por todo esto, que se han creado nuevos conceptos en cuanto al enfoque de desarrollar tareas más complejas, utilizando la administración de información, como además de ampliar la gama de campos en la cual interviene la computación; en el área denominada Informática. Como es de suponerse, la informática es una herramienta fundamental para el desarrollo de un proyecto exitoso, pues es fundamental tener control absoluto sobre la información actualizada de los sucesos registrados en el sistema. Es por esto, que actualmente se han desarrollado aplicaciones(software) que gestionan la creación y el desarrollo de proyectos y tareas, así como también controlar los recursos a cargo de desarrollar éstas tareas, realizando un monitoreo de actividades y generando informes de desarrollo o rendimiento de recursos. Es en esta parte donde este proyecto entra en función, ya que hace bastantes años atrás, no se había automatizado el proceso de ordenes de compra y trabajo, ya que habían otros sistemas mucho más importantes, más complejos que administrar y actualizar, es por ende que entra en desarrollo un nuevo sistema que se denominará Sistema en Gestión de Ordenes de Compra.

12 2 Este sistema cumplirá en forma automática todo lo que se hacía manualmente, para evitar las fallas o errores que cometían los usuarios encargados de hacer dicha solicitud. Para el desarrollo de este proyecto se utilizaron las herramientas de programación como Visual Basic 6.0, SQL 2000 Server, generación de informe e impresión de datos en Seagate Cristal Report 6.0. A nivel software Windows, SQL 2000 Server y a nivel hardware, un sistema de red LAN con más de 100 estaciones de trabajo. Más adelante habrá una reseña de toda la plataforma y en una forma descriptiva el desarrollo de la aplicación.

13 1.2 OBJETIVOS DEL PROYECTO. 3 Este proyecto tiene como objetivo implementar una aplicación desarrollada con Visual Basic que pueda automatizar el proceso de generación, aprobación e impresión de ordenes de compra, trabajo y una contabilización automática de facturas OBJETIVOS ESPECÍFICOS. La aplicación a desarrollar deberá almacenar en una base de datos las solicitudes ingresadas a través de una interfaz gráfica, con el propósito de que el encargado de aprobar las solicitudes tenga acceso a éstas para su gestión. A su vez permita gestionar la solicitud de trabajo, solicitud de ordenes de compra y la contabilización automática de facturas según ordenes de compra.

14 PERCEPCIÓN DE LA NECESIDAD DEL SIA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Cada departamento (5), tiene una persona encargada de confeccionar manualmente una solicitud de compra o trabajo a través de un documento, en el cual se específica detalladamente la compra o el tipo de trabajo que se desee realizar. El encargado no lleva un control de las solicitudes que se van ingresando mensualmente ni de quien las recibe. También pueden cometerse errores en la digitación de los documentos. La persona que recepciona las solicitudes, tiene que tener un orden de las solicitudes que ingresan, guardándolas en carpetas. A su vez cuando se le pide una solicitud de años anteriores puede que este documento este en mal estado o que no se le entienda lo que dice la solicitud. Se puede determinar que se produce un problema concreto de ordenamiento y almacenamiento de Ordenes de Compra ingresadas y recepcionadas.

15 2.2 FACTIBILIDAD DE DESARROLLO E IMPLEMENTACION 5 Con respecto al estudio de factibilidad, este no está considerado para este desarrollo. Las razones que llevan a esta omisión, son que el departamento de informática tiene destinado recursos para investigación y desarrollo de otros proyectos informáticos enfocados plenamente a la producción. El período para llevar a cabo este proyecto considera un plazo de 30 días. La etapa de Factibilidad será divida en 3 actividades: a.- Económico : Hardware y Software son proporcionados por la empresa que apoya el proyecto.- b.- Técnico : Un equipo (PC) de desarrollo, tipo multimedia genérico Celeron de 600Mhz, 64Mb RAM. Un entorno de desarrollo: acceso a Red LAN Con servidores NT 4.0, Visual Basic 6.0, SQL 2000 Server, Crystal Report, además de aplicaciones de oficina Microsoft, que formará parte del SIA a desarrollar. Manuales de programador, ayuda para Visual Basic 6.0 y manual de Cristal Report.- c.- Operacional : Los usuarios tienen un conocimiento nivel usuario Windows. Los que operen este sistema se les hará una previa capacitación antes de usar el sistema, para tratar de disminuir los errores de digitación y navegación en el sistema.-

16 CONCEPCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL PROYECTO DISEÑO LÓGICO DE LA BASE DE DATOS. Para generar la base de datos, se implementa un nombre, en este caso se llamará PRUEBA. Comenzando con el diseño, se identifican los elementos necesarios para la estructura de la información. Las Solicitudes. La persona que hace la Solicitud. La persona que satisface la Solicitud. El sistema sobre el cual existe una Solicitud. El lugar que opera la Solicitud. De esta manera los elementos compuestos a crear son las siguientes: Un código de identificación para cada Solicitud que se ingrese. Los estados de las Solicitudes, o sea, si la solicitud se encuentra aprobada, anulada o pendiente. Una fecha de la creación de la Solicitud. Una fecha de aprobación de la Solicitud.

17 DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS. 1. Informe de las solicitudes ingresadas. ENCARGADO informe Solicitudes Ingresadas INFORME SOLICITUDES COMPRA TRABAJO 2. Informe de solicitudes Aprobadas.- ENCARGADO informe SOLICITUDES APROBADAS Solicitudes Aprobadas COMPRA TRABAJO

18 8 3. Encargado Ingresa Solicitud. ENCARGADO Solicitud INGRESO DE SOLICITUD Detalles de las Solicitudes COMPRA TRABAJO FACTURA 4. Aprobar Solicitudes. ENCARGADO Aprobar Solicitudes Pendientes SOLICITUDES COMPRA TRABAJO

19 9 5. Encargado Imprime Solicitud y Factura. ENCARGADO imprimir COMPRA IMPRIMIR SOLICITUD TRABAJO FACTURA

20 3.3 El modelo relacional del Sistema en Gestión de Compra. 10 El modelo relacional queda compuesto por trece tablas, tres tablas maestras y diez tablas secundarias. Las tablas maestras almacenan los datos de las tareas o requerimientos, las tablas secundarias resguardan los datos de proveedores, oficinas, sistemas y detalle en general. De esta manera el modelo relacional se presenta en la siguiente figura. tab_detalle_factura num_factura: bigint descripcion: varchar(255) item: bigint precio: bigint total: bigint oficina: varchar(50) cantidad: bigint tab_detalle_compra num_compra: bigint item: bigint articulo: varchar(50) cantidad: bigint precio: bigint total: bigint tab_factura num_factura: bigint tipo: char(3) rut_cliente: bigint drut_cliente: char(1) sucursal: char(10) fecha_documento: char(10) fecha_vencimiento: char(10) monto_descuento: bigint monto_afecto: bigint monto_exento: bigint monto_iva: bigint monto_documento: bigint monto_total: bigint cod_tipo: char(3) tab_compras num_compra: bigint tipo: varchar(50) fecha_ingreso: varchar(10) hora: varchar(50) estado: varchar(50) rut_proveedor: bigint drut_proveedor: char(1) nom_proveedor: varchar(50) cod_centro: bigint nom_centro: varchar(50) cod_moneda: char(10) nom_moneda: varchar(50) nom_solicitante: varchar(50) nom_autorizador: varchar(50) vtotal: float observaciones: varchar(255) nom_empresa: varchar(50) nom_oficina: varchar(50) cod_tipo: char(3) cod_oficina: char(3) tab_factura_cliente rut_cliente: bigint drut_cliente: char(1) nombre: char(50) direccion: char(100) telefono: bigint comuna: char(30) ciudad: char(30) tab_moneda cod_moneda: char(10) nom_moneda: char(20) tab_centro cod_centro: bigint nom_centro: char(100) tab_proveedor rut_proveedor: bigint drut_proveedor: char(1) nom_proveedor: char(50) tab_oficina cod_oficina: char(3) nom_oficina: char(30) tab_contabilizacion_documento num_factura: bigint tipo: char(10) sucursal: char(10) fecha_documento: char(10) fecha_vencimiento: char(10) monto_total: bigint monto_iva: bigint rut_cliente: bigint drut_cliente: char(1) nombre: char(50) tab_trabajo num_trabajo: bigint tipo: varchar(50) fecha_ingreso: varchar(24) estado_trabajo: varchar(50) prioridad: varchar(50) nom_solicitante: varchar(50) fecha_ingresa: datetime nom_proveedor: varchar(50) cod_centro: bigint rut_proveedor: bigint drut_proveedor: char(1) nom_centro: varchar(50) cod_moneda: char(10) nom_moneda: varchar(50) nom_aprueba: varchar(50) fecha_aprueba: char(26) observacion: varchar(255) empresa: varchar(50) supermercado: varchar(50) cod_tipo: char(3) cod_oficina: char(3) tab_tipo cod_tipo: char(3) nom_tipo: char(20) tab_detalle_trabajo num_trabajo: bigint descripcion_trabajo: char(255) cantidad: bigint precio: bigint total: bigint item: bigint Figura. N 1. Modelo Relacional de la Base de Datos.

21 11 Este modelo deberá ser implementado en SQL 2000 Server, para que la información de los requerimientos quede almacenada y pueda consultarse en cualquier momento para generar algunas solicitudes DISEÑO DE LA INTERFAZ GRÁFICA. Comenzando con la construcción del PROYECTO en Visual Basic se crean los Prototipos de pantallas. He aquí el formulario MDI o principal. Figura Nº02. Formulario MDI.

22 Componentes del Formulario principal. 1. Toolbar1. 2. Cmd_Salir. 3. Barra_Estado. 12 Figura Nº 03. menú Figura Nº 04. Mantención de Solicitudes.

23 13 Figura Nº05. Solicitud de Compra. Figura Nº 06. Solicitud de trabajo.

24 14 Figura Nº07. Agregar Proveedores Figura Nº08. Agregar Clientes Factura.

25 15 FiguraNº09. venta factura (tab 0) Figura Nº 10. detalle de factura (tab 1)

26 16 Figura Nº11. Contabilización de Factura. Figura Nº12. Contabilización de Documento.

27 Figura Nº12. Contabilización de Documento de Factura 17

28 DISEÑO FISICO DEL SISTEMA BASE DE DATOS PRUEBA.MDF. Para el caso de base de datos tenemos SQL 2000 Server de Microsoft, pero para simplificar la codificación en lenguaje SQL, se utilizará una herramienta llamada PLATINUM ERwin ERX 3.5.2, el cual posee una interfaz de diseño de tablas en forma gráfica, además de los tipos de relaciones entre ellas. Una vez realizada esta operación bastará con conectarse con SQL Server, teniendo creada sólo la base de datos con el nombre correspondiente; con la opción actualización de base de datos, el ERwin es capaz de generar todo el código en lenguaje SQL que corresponda a la estructura de la base de datos en forma automática. Es importante considerar que en la creación de la base de datos en forma gráfica es importante establecer el tipo de datos que tiene cada campo, para reproducirla en SQL, de lo contrario por defecto el ERwin toma las variables como varchar ( Datos de caracteres no Unicode de longitud variable con una longitud de n bytes. n tiene que ser un valor comprendido entre 1 y El tamaño de almacenamiento es la longitud real en bytes de los datos, no n bytes. Los datos especificados pueden tener una longitud de 0 caracteres ). No fue posible utilizar una versión en español del software, por lo que puede tomarse como una de las dificultades para poder encontrar los menús adecuados para la transformación del modelo, pues en el desarrollo gráfico es tan simple como dibujar en el Paint de Windows. En caso de una corrección a la base de datos, el software puede realizar la operación inversa, o sea, tomar la base de datos de SQL y convertirla en forma gráfica, para actualizar el modelo y luego modificar la base de datos en forma automática. Para desarrollar las consultas a la base de datos, enviar y extraer información a través del concepto de Procedimientos Almacenados en SQL 2000 Server, esto será

29 19 descrito más adelante, pues es necesario tener desarrollado el código fuente del Proyecto CODIGO FUENTE SISTEMADECOMPRA.VBP. El desarrollo del código fuente será en lenguaje orientado a objetos de Visual Basic 6.0 edición Empresarial, en un sistema operativo Windows 98. Con respecto a este desarrollo, se utilizarán otras herramientas de programación para Visual Basic, esta lista de componentes disminuye considerablemente el tiempo de desarrollo, aunque en este caso el sistema es pequeño y no es muy notable. El Componente Toolbar Toolmann. Esta herramienta consiste en una barra de botones que se conecta a la base de datos en cuanto se le ordena una acción. Utiliza el objeto RDO para utilizar el driver correspondiente al motor de base de datos, en este caso SQL 2000 Server. Con esta herramienta se ejecutan las instrucciones Agregar, Modificar, Eliminar, Buscar, con solo utilizar una cadena que contenga una instrucción SQL de ejecución de Procedimiento Almacenado. Todo será detallado más adelante en la etapa de desarrollo del Proyecto. Esta herramienta también posee botones para imprimir, salir y ayuda en cuyos eventos click se pueden codificar para ejecutar las acciones deseadas.

30 20 Otros componentes instalables son los controles FARPOINT, denominados Input Pro, que consiste en un grupo de cuadros de texto, que tienen características especiales, como filtrado de teclas, por ejemplo un cuadro de texto exclusivo para números y otros para textos cortos, además para cifras monetarias y uno de tipo Booleano, como Option Button o CheckBox. A estos se le dan valores a sus propiedades para quedar adecuados al funcionamiento del sistema. También serán descritos más adelante su utilización durante el desarrollo. En este diseño físico de la interfaz gráfica constará de un formulario principal que contendrá los demás formularios del sistema, este formulario principal es el que tiene los menús para llamar a los formularios secundarios. Solamente los formularios secundario de búsqueda poseerán una Toolmann, Será necesario una función de impresión para cada formulario, a través de Crystal Report.

31 DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DESARROLLO DEL SISTEMA. La primera etapa fue generar la base de datos con el modelo diseñado a través del ERwin. Una vez efectuada esta operación, se construirán los Procedimientos Almacenados en SQL. SQL 2000 Server posee una interfaz gráfica de administrador de las bases de datos y una herramienta llamada Analizador de Consultas. En ellas se desarrollan las instrucciones para crear y modificar las consultas a la base de datos. Para cada acción a realizar en el sistema se creará un procedimiento almacenado independiente. Se envían valores desde el código en tiempo de ejecución y se recibe en las variables que comienzan con el en el orden respectivo, a continuación del nombre del Procedimiento Almacenado, en adelante llamado sp por Store Procedure. Es conveniente separar las sp por el tipo de acción que ejecutan en la base de datos, por que así se mantiene un orden en la acción que se va a ejecutar.- La sintaxis y distribución de la instrucción está descrita en el Apéndice B. Estas sp s quedan almacenadas en una lista de procedimientos en la base de datos, para ser ejecutadas cuando se ordene. Los procedimientos creados hasta aquí son: sp_c_documento_compra sp_c_documento_trabajo

32 sp_a_compra sp_a_trabajo sp_a_factura sp_a_factura_cliente sp_a_proveedores sp_u_compra sp_u_trabajo sp_u_factura sp_u_factura_cliente sp_u_proveedores sp_d_compra sp_d_trabajo sp_d_factura sp_d_factura_cliente sp_d_proveedores 22 En la depuración del código se emplea la ejecución con compilación completa(ctrl. + F5), para evitar que queden variables sin declarar. Ahora es necesario escribir los procedimientos almacenados necesarios para las consultas a través de los botones o cuadros de texto. El código fuente para la utilización de la Toolmann para conectarse con la base de datos esta en algunos de los procedimientos de la Toolmann. Se indican propiedades con valores como, el tipo de motor de base de datos, el nombre de la base de datos, el usuario que la consulta y la clave de acceso, además de la ejecución del Procedimiento Almacenado que obtiene los resultados y las deja en variable del Objeto Toolmann

33 Este es el control Toolmann. 23 Figura N 13. Barra Toolmann. Se pueden ocultar y/o deshabilitar botones, por medio de la propiedad Estado_ de_barra, de esta manera se puede establecer un comportamiento adecuado para agregar, modificar, guardar, eliminar, buscar, imprimir, deshacer, salir y ver una ayuda. En uno de sus procedimientos se establece conexión con la base de datos. El procedimiento de llama Toolmann1_inicializar. Private Sub Toolmann1_inicializar() Toolmann1.Base_Datos = PRUEBA Toolmann1.Base_Driver = SQL_SERVER Toolmann1.Base_Servidor = SERVI_DATOS Toolmann1.Base_Usuario = sa Toolmann1.Base_Clave = End Sub Este procedimiento es llamado cada vez que se envíe una instrucción SQL a través de un valor de la propiedad Accion de la Toolmann. Toolmann1.Sentencia_SQL = "exec sp_a_proveedor + (parámetros) Toolmann1.Accion_SQL = 2

34 24 Existe un listado de valores de acción que se muestra en el Apéndice A. Esta es solo uno de los potenciales de la barra, otra es la de mantener la consistencia de la base de datos a través de inicio y término de transacción. Finalmente, terminados los Procedimientos Almacenados en SQL y el código fuente del PROYECTO se puede generar el archivo ejecutable IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO. El Sistema se instalará en una red LAN, en un servidor instalado especialmente para distribuir aplicaciones. Una vez generado el ejecutable, se utiliza el asistente para la instalación de la aplicación, en este se excluye el archivo ejecutable, pues éste será ejecutado en forma remota copiándolo al servidor y creando un acceso directo en el escritorio de cada Pc donde se instala el PROYECTO, a través del código fuente se lee un archivo de configuración para en rutar el archivo ejecutable y los reportes.

35 CONCLUSIÓN. 25 Como conclusión puedo comentar que este sistema, de acuerdo a lo planificado y ejecutado, es adecuado a los requerimientos de sistemas de escritorio, de fácil acceso a la información y de fácil operación. De esta manera, se requiere invertir poco tiempo de capacitación al usuario. Por otro lado, de acuerdo a los resultados obtenidos durante la implementación es posible instalarlo a través de una red LAN, sin sufrir cambios en su código fuente, aún participando en la operación interdepartamental. Por lo tanto, puede considerarse como un sistema standar de control de actividades. Con esto se mejorara el ingreso de solicitudes, los encargados tendrán una información oportuna de las solicitudes que han ingresado y sabrán si sus solicitudes están aprobadas o no, sin preguntar a la persona que aprueba las solicitudes.- Los programas utilizados son: Visual Basic 6.0, es una herramienta de fácil manejo para desarrollar aplicaciones, y además nos permite crear una interfaz gráfica de fácil acceso.- SQL Server, es un administrador de base de datos el cual nos permite administrar en forma fácil y sencilla una base de datos.- Cristal Report, además de actuar como una aplicación de generación de informes independiente y eficaz, proporciona un módulo de generación de informe que puede vincular y al que se puede tener acceso desde las aplicaciones de Visual Basic, como programador que utiliza Visual Basic 5.0 ó Visual 6.0, puede agregar capacidades

36 26 sofisticadas para generar e imprimir informes a las aplicaciones sin estar escribiendo código.- También es importante mencionar que, para la utilización completa del Sistema en Gestión de Ordenes de Compra, es ideal contar con Cristal Report instalado en el terminal de operación del sistema, aunque no es indispensable.

37 DOS PROPIEDADES FUNDAMENTALES DE TOOLMANN. 27 VALORES PARA LA PROPIEDAD ACTION. ACCION DESCRIPCIÓN 1 Para consultar varios registros y el resultado copiarlo en una grilla 2 Para grabar y eliminar datos fuera de una transacción 3 Para consultar un solo registro. 4 Graba dentro de una transacción 5 Consulta varios registro y recorrerlos individualmente 44 Graba y consultar dentro de una transacción 46 Consulta varios registros y pegarlos en una grilla como bloque. VALORES DE LA PROPIEDAD ESTADO DE BARRA. PROPIEDAD \ ESTADO Ver_Agregar V F F V V F F Ver_Modificar V F F V V F F Ver_Grabar F V V F F F F Ver_Eliminar V F F V V F F Ver_Buscar V F F V V F F Ver_Imprimir V F F V V F F Ver_Deshacer F V V F F F V Ver_Salir V F F V V F F

38 CODIGO SQL DE PROCEDIMIENTOS ALMACENADOS. 28 AGREGAR create procedure sp_a_proveedor char(50) ) As Insert into tab_proveedor ( rut_proveedor, drut_proveedor, nom_proveedor ) @nom_proveedor ) GO BUSCAR CREATE procedure sp_c_documento_compra (@Num_Compra as int) as select a.num_compra,a.tipo,a.fecha_ingreso,a.hora

39 ,a.estado,a.rut_proveedor,a.drut_proveedor,a.nom_proveedor,a.cod_centro,a.nom_centro,a.cod_moneda,a.nom_moneda,a.nom_solicitante,a.nom_autorizador,a.vtotal,a.observaciones,a.nom_empresa,a.nom_oficina,a.num_compra,b.articulo,convert(int, b.cantidad) Cantidad,convert(int, b.precio)precio,convert(int,b.total)total 29 from tab_compras a,tab_detalle_compra b where a.num_compra = b.num_compra and a.num_compra GO ELIMINAR CREATE PROCEDURE int) As delete tab_detalle_compra where num_compra and item GO

40 BIBLIOGRAFÍA. 30 [1] Microsoft Corporation, Manual del programador Visual Basic 6.0, Crystal Report 6.0, SQL 2000, Componentes OCX.- [2] Apuntes de S.I.A.