LABORATORIO Nº 8 FILTROS EN EXCEL

Transcripción

1 OBJETIVO Mejorar el nivel de comprensión y el manejo de las destrezas del estudiante para utilizar filtros en Microsoft Excel. 1) FILTRAR INFORMACIÓN Para agregar un filtro a una tabla se debe seleccionar cualquier celda que forme parte de los datos y entonces hacer click en el comando Filtro que se encuentra dentro del botón Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. El mismo comando Filtro se puede encontrar en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar. Una vez aplicado el filtro aparecerán flechas al lado derecho de cada columnas las cuales serán menús desplegables donde aparecerán las opciones de filtrado para la columna. a) Filtrar una columna Con los filtros agregados en una tabla podemos comenzar a filtrar información. Podemos filtrar los datos de una columna al hacer click sobre la flecha desplegable del filtro de columna y como resultado se podra observar la lista de los valores únicos de la columna. 1

2 Se deben seleccionar aquellos valores que deseamos observar en pantalla y luego pulsar el botón Aceptar. Excel ocultará aquellas filas que no cumplan con el criterio especificado. Noten que el primer elemento de la lista es la opción (Seleccionar todo) la cual nos ayuda a marcar o desmarcar todas las cajas de selección con solo un click. b) Filtrar por dos o más columnas Una vez que se han filtrado los datos por una columna se pueden filtrar aún más los resultados al aplicar un filtro adicional sobre una segunda o tercera columna. Solamente se vuelve a elegir la flecha desplegable de filtro de la otra columna y se selecciona las opciones de filtrado. c) Borrar un filtro específico Para borrar el filtro de alguna columna especifica solamente vuelve a pulsar la flecha desplegable de filtro y se selecciona la opción Eliminar filtro. d) Borrar todos los filtros Si en lugar de borrar un solo filtro se desea eliminar todos los filtros de los datos, entonces se debe ir a la ficha Datos y dentro del grupo Ordenar y filtrar se debe pulsar el botón Borrar. 2

3 2) FILTRAR NÚMEROS EN EXCEL Excel provee múltiples opciones para filtrar datos numéricos como filtrar los valores superiores o inferiores, filtrar valores que son mayores o menores a un número específico, etc. Ya hemos visto cómo filtrar registros de una tabla y cómo Excel coloca automáticamente flechas de filtrado para cada columna. a) Filtros de número en Excel Existe una opción de menú especial para las columnas que son numéricas y que revisaremos a continuación. Se hace un click sobre el icono de filtrado de una columna de datos numéricos y se selecciona la opción de menú Filtros de número. A continuación se muestran las opciones disponibles: Primero elegiremos la opción Diez mejores. Esta opción muestra el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores 3

4 En la primera lista de selección se puede decidir si se desea obtener los valores superiores o inferiores. En la segunda opción puedes especificar el número de elementos que se desea observar (desde 1 hasta 500). En la última lista de selección se elige si deseas filtrar los elementos o realizar el filtrado utilizando su porcentaje. Un ejemplo de porcentaje podría ser obtener los 10 clientes superiores por el porcentaje de ventas. Una vez que has especificado los valores adecuados se hace click en Aceptar y Excel despliega los registros que cumplen con el criterio señalado. Otra de las opciones de Filtros de número es filtrar por Superior del promedio o Inferior del promedio. Estas opciones son directas y en cuanto las selecciones Excel aplicará el filtro automáticamente. Por último podrás observar que el resto de los filtros posibles se puede realizar a través del cuadro de diálogo Autofiltro personalizado. A través de este cuadro de diálogo se pueden realizar comparaciones como: Igual a, mayor que, menor que, entre, etc. Sólamente se debe especificar la condición que necesitas y se podran filtrar números en Excel. 3) FILTRAR VALORES ÚNICOS A veces es necesario conocer los valores únicos que existen dentro de una columna de datos. Para lograr este objetivo se puede aplicar un filtro en Excel para ocultar temporalmente los valores duplicados. En primer lugar se selecciona el rango de celdas sobre el que deseas aplicar el filtro. 4

5 a) Filtrar lista con valores repetidos Una vez que se tiene seleccionado el rango de datos, se debe ir a la ficha Datos, dentro del grupo Ordenar y filtrar y hacer click en Avanzadas. Aparecerá el cuadro de diálogo Filtro avanzado y se selecciona la opción Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y se activa la casilla de verificación Sólo registros únicos y luego se hace click en Aceptar. 5

6 b) Lista con valores únicos Se observara que la lista de datos se contrae y solamente se muestran los valores únicos. Los datos originales no han sido afectados, solamente se ha aplicado un filtro sobre ellos. Para ver de nuevo los datos originales se debe remover el filtro haciendo click sobre el botón Borrar de la sección Ordenar y filtrar. c) Valores únicos en otro lugar Para realizar este proceso se debe hacer una selección diferente en el cuadro de diálogo Filtro Avanzado donde se debe seleccionar la opción Copiar a otro lugar y posteriormente en el cuadro Copiar a se debe escribir la referencia de la celda a donde se copiarán los registros únicos. 6

7 Esta opción logrará que se tenga una copia de los valores únicos de los datos en otra columna. Los valores únicos encontrados no son ordenados bajo ningún criterio, solamente son mostrados de acuerdo al orden en que son encontrados por Excel dentro del rango de celdas especificado. 4) FILTRO AVANZADO En Excel se pueden realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que se desea aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado. Supongamos la siguiente tabla de datos. 7

8 Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas. Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente su ubicación no es de importancia. a) Aplicar un filtro avanzado a los datos Antes de aplicar el filtro avanzado se debe seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado. 8

9 En el cuadro de texto para Rango de criterios se selecciona el rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias, luego se hace click en el botón Aceptar para aplicar el filtro respectivo. Ahora, bien Cómo podría hacer para especificar condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la información de las personas que tienen apellido Hernández y que además pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda. 9

10 El Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro avanzado de la siguiente manera: De la misma manera se puede especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente se ha especificado una sola condición por columna, pero ahora se desea agregar a los resultados del filtro la información del departamento de Informática. Para ello solamente se agregá una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera. Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del departamento de Informática sin importar el apellido que tengan. 10

11 Como se puede observar, es factible especificar una condición por cada fila del rango de criterios. De esta manera se puede crear un filtro avanzado en Excel. 11