INTRODUCCIÓN A BASE DE DATOS. Excel - Access

Transcripción

1 INTRODUCCIÓN A BASE DE DATOS Excel - Access

2 Qué es una Base de Datos? Conjunto de datos relacionados, es decir, conjunto de datos que hablan de lo mismo. (Guía de teléfono, clientes de una multitienda, etc). Permite organizar grandes volúmenes de información de manera de hacer más fácil la actualización de datos y su búsqueda.

3 Base de Datos en Excel Consulta por año

4 Base de Datos en Access Tabla Formulario

5 Elementos básicos de una BD CAMPO: se refieren a los datos que se necesitan para crear una base (Nombre, Apellido, Edad, etc). REGISTRO: se refiere a toda la información relativa a un componente de la base de datos. Campo Registro

6 Access como base de datos Usa una Estructura de Base de Datos Relacional Organiza la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes. De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que un artista saque un album nuevo, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su código para que el gestor de base de datos sepa de qué artista se trata. Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (en este caso el ID del artista). Id. Artista Nombre Nacionalidad Estilo Id. Album Id. Artista Año Sello Tabla cantantes Tabla Albums

7 Objetos de una BD en Access Access es un programa administrador de bases de datos que permite tener distintos objetos de ésta en un mismo archivo. 1. Tablas : para almacenar la información en un formato de filas y columnas 2. Consultas: preguntas específicas 3. Formularios: ventanas que permiten el ingreso y búsqueda de información usando un formato más visual y práctico 4. Informes: reportes en pantalla 5. Macros: rutinas para automatizar procesos 6. Módulos: programación para mejorar el sistema

8 Tablas Field Name: nombre que representa el contenido de los campos. No debe llevar espacios. Data Type: debe corresponder al tipo de información que se desea que ingrese el usuario. Description: es opcional, corresponde a una descripción del campo

9 Tipos de Datos 1. Texto: almacena cadenas de caracteres, ya sean números (con los que no se vaya a realizar operaciones), letras o cualquier símbolo. Puede contener hasta 255 caracteres. 2. Numérico: Almacena números destinados a realizar operaciones. Hay cinco tamaños: Entero: para el rango entre y Entero Largo: para el rango entre y Simple: para números decimales entre el -3,4x 1038 y el 3,4x 1038 con 7 decimales Doble: Doble para números entre el -1,797x 1038 con 15 lugares decimales. 3. Fecha/hora: fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y hora corta.

10 Tipos de Datos 4. Auto-numérico: Es un valor numérico que Access incrementa de modo automático cada vez que se añade un registro. No se puede modificar manualmente. 5. Si/No: Para almacenar datos que sólo tengan dos posibilidades: si-no, Memo: Para almacenar texto largo, hasta de Moneda: Para almacenar valores de moneda. 8. Objeto OLE: Son objetos tales como gráficos, texto, imágenes, creados en otras aplicaciones, que se han incrustado o vinculado.

11 Mascara de Entrada Esta propiedad la tienen los campos de texto, numérico, fecha/hora y de moneda. Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a una plantilla determinada. Ejemplos: Una máscara para el rut: A Teléfono: (99 99)

12 Máscara de Entrada Código Función 0 Dígito (0-9). Introducción obligatoria. No permite signos # Dígito o espacio. Introducción opcional.las posiciones en blanco se convierten en espacios y se permiten los signos 9 Dígito o espacio. Introducción opcional. No permite signos L Letra (A-Z). Introducción obligatoria? Letra (A-Z). Introducción opcional. A a & C Letra o dígito. Introducción obligatoria Letra o dígito. Introducción opcional Cualquier carácter o espacio. Introducción obligatoria Cualquier carácter o espacio. Introducción opcional.,:;-/ Marcador de posición decimal y separador de miles, fecha y hora. < Convierte los caracteres en minúsculas (en Format) > Convierte los caracteres en mayúsculas (en Format)! Hace que la máscara de entrada se rellene de derecha a izquierda \ Hace que el carácter que venga a continuación se presente como un carácter literal