MANUAL DE USO DEL PROGRAMA INFORMÁTICO

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1 MANUAL DE USO DEL PROGRAMA INFORMÁTICO Versión española del CoPsoQ 2002, CoPsoQ original danés NRCWE INSTRUMENTO DE DOMINIO PÚBLICO EN LOS TERMINOS ESPECIFICADOS EN LA LICENCIA DE USO. PROHIBIDO SU USO COMERCIAL Y CUALQUIER MODIFICACIÓN NO AUTORIZADA.

2 ÍNDICE 1. GUÍA DE INSTALACIÓN ACTUALIZACIONES AUTOMÁTICAS EL PROGRAMA INFORMÁTICO CoPsoQ-istas CREACIÓN DE UNA NUEVA EMPRESA SELECCIONAR EMPRESA CONFIGURAR EMPRESA COPIAS DE SEGURIDAD Copia de Seguridad Restaurar Copia de Seguridad Exportar Copia de Seguridad Importar copia de seguridad PROCESO DE INTERVENCIÓN CONFIGURAR CUESTIONARIO Instrucciones Sociodemográficos Edad Departamentos Puestos Antigüedad Relación laboral Jornada Horario Días laborables GENERAR CUESTIONARIO RECURSOS Materiales Actualizaciones INTRODUCCIÓN DE DATOS Introducción de datos en la aplicación Introducción de datos en Excel Introducción de datos con otros programas CoPsoQ-istas21 versión 1.5 1

3 13. CÁLCULOS INFORME PRELIMINAR RESULTADOS PASO A PASO Factores psicosociales de riesgo Síntomas de estrés y satisfacción Salud general/salud mental/vitalidad Resultados cruzados Frecuencias Observaciones CONTACTO ANEXOS TABLA I TABLA II CoPsoQ-istas21 versión 1.5 2

4 1. GUÍA DE INSTALACIÓN El fichero de instalación y todos los materiales necesarios para la correcta aplicación de la metodología CoPsoQ-istas21, están disponibles (de forma gratuita) en la web Cuando nos inscribimos en la web y aceptamos la licencia de uso, recibimos automáticamente un correo con el link para proceder a la descarga de la aplicación. Si no recibimos este link, lo más probable es que nuestro sistema de correo electrónico lo haya detectado como Correo no deseado. En este caso, deberemos mandar un correo electrónico a la dirección y recibiremos otra vez el link. Una vez recibido el correo con el enlace, debemos clicar sobre él para extraer su contenido. Nos aparecerá una ventana preguntándonos qué queremos hacer con el fichero. Clicaremos en el botón Guardar archivo y le indicaremos una ubicación en nuestro ordenador donde queramos guardar el fichero de instalación. Imagen 1 CoPsoQ-istas21 versión 1.5 3

5 Una vez guardado en nuestro ordenador el fichero ejecutable CoPsoQ-istas21 Setup, hacemos doble clic sobre él para instalar la aplicación. En este momento, nos aparecerá una ventana pidiéndonos confirmación para ejecutar el software, ya que no puede comprobar el fabricante. Para continuar, clicaremos en Ejecutar. Imagen 2 CoPsoQ-istas21 versión 1.5 4

6 A partir de este momento, se suceden una serie de ventanas que nos piden confirmación para instalar la aplicación. En una de ellas se nos piden indicaciones para ubicarla donde le indiquemos. Por defecto se guarda en Archivos de programa (opción recomendada). Imagen 3 En el último paso de la instalación, se nos pregunta sobre la instalación de la base de datos. Hay que clicar en OK (Ver Imagen 4). CoPsoQ-istas21 versión 1.5 5

7 Imagen 4 Por último aparecerá una ventana que confirma que el proceso de instalación se ha realizado correctamente y se nos pide una confirmación para que el proceso de instalación finalice. Hay que pulsar el botón Finalizar. Una vez completado el proceso de instalación, se puede acceder al programa a través del menú Inicio, ya que el proceso de instalación ha creado en el menú principal un acceso directo al programa (si se accede muy a menudo al programa también podemos crear un acceso directo al escritorio de nuestro ordenador, mediante el botón derecho del ratón): CoPsoQ-istas21 versión 1.5 6

8 Imagen 5 CoPsoQ-istas21 versión 1.5 7

9 2. ACTUALIZACIONES AUTOMÁTICAS Al arrancar el programa, éste detecta automáticamente si se han publicado nuevas versiones. En algunas ocasiones, estas actualizaciones sustituyen la base de datos ya creada. De manera también automática, durante el proceso de actualización se realiza una copia de la base de datos de la aplicación (ver Copias de seguridad). En el caso de que haya nuevas versiones para instalar, al arrancar la aplicación, nos mostrará un cuadro de diálogo para indicar si queremos instalar la nueva versión. Imagen 6 Al clicar en el Sí, nos aparecerá una ventana en la que se muestra información sobre la versión instalada, la nueva versión y los cambios que suponen esta actualización. En algunos casos (como el de la siguiente imagen), la actualización conlleva la sustitución de la base de datos. Si sustituimos la base de datos y queremos recuperarla, podemos hacerlo en la sección Copias de seguridad (ver apartado 7 de este Manual). CoPsoQ-istas21 versión 1.5 8

10 Imagen 7 Aceptamos la sustitución de la base de datos y a continuación pulsamos el botón Descargar e instalar nueva versión. Imagen 8 Este proceso tardará unos segundos y finalmente, nos pedirá que ejecutemos el software. Hay que pulsar en el botón Ejecutar. CoPsoQ-istas21 versión 1.5 9

11 Imagen 9 Una vez finalizado el proceso, ya podemos utilizar la última versión del programa informático CoPsoQ-istas EL PROGRAMA INFORMÁTICO CoPsoQ-istas21 El programa informático sirve para: la configuración del cuestionario adaptado a la realidad de la empresa objeto de la evaluación, la informatización y el análisis de los datos y la generación del Informe preliminar para la evaluación y prevención de los riesgos psicosociales. Podremos volver a necesitar la aplicación informática si en las fases de interpretación de los resultados necesitamos información adicional. CoPsoQ-istas21 versión

12 4. CREACIÓN DE UNA NUEVA EMPRESA Para introducir los datos relativos a la empresa objeto de evaluación será necesario crear una Nueva empresa. No obstante, en el programa se incluye la empresa de ejemplo CRACO, con la que pueden realizarse pruebas para entender el funcionamiento del programa en cuanto al tipo de análisis y resultados. Para dar de alta una nueva empresa, hay que pulsar la opción Nueva empresa del menú Gestión de Empresas. Aparecerá la siguiente pantalla, donde se podrá ver la ficha Configurar Empresa : Imagen 10 Cumplimentaremos esta ficha con los datos de la empresa sobre la que se va a realizar la evaluación de riesgos psicosociales. Los datos referentes a la plantilla son obligatorios ya que son imprescindibles para que el programa pueda calcular la tasa de respuesta. CoPsoQ-istas21 versión

13 Una vez introducidos los datos, es necesario pulsar el botón Guardar, que está situado en la parte inferior del cuestionario (Imagen 11). Imagen 11 Una vez guardados estos datos, la pestaña Configurar Cuestionario y Base de Datos desaparecerá. No volverá a aparecer hasta que se cumplimenten y guarden los datos relativos a Proceso de Intervención. Si es necesario -ahora o en cualquier momento futuro- modificar estos datos, bastará con pulsar el botón Modificar, que estará activo después de haber pulsado el botón Guardar. Todas las ventanas de configuración de empresa y cuestionario funcionan con estos dos botones ( Modificar y Guardar ) y hay que pulsarlos siempre antes y después de realizar cualquier acción. Posteriormente, para acceder a los datos de la empresa, tanto si queremos ir a la pestaña del proceso de intervención o a la de configuración del cuestionario, podemos hacerlo a través de la opción Datos de la empresa del menú Gestión de empresas. 5. SELECCIONAR EMPRESA En este apartado nos aparece una lista con las empresas que hemos creado y con la empresa de ejemplo CRACO 2008, que aparece por defecto. De esta lista, debemos seleccionar la empresa objeto de evaluación. El programa muestra siempre el nombre de la empresa seleccionada en el título de la ventana de la aplicación. CoPsoQ-istas21 versión

14 Imagen 12 La pantalla de Seleccionar empresa, sirve también para eliminar aquellas empresas creadas y que, por cualquier motivo, se desee que no aparezcan disponibles en el programa. Esta operación es delicada, debe realizarse con cuidado para no borrar los datos de la empresa sobre la que estamos realizando la evaluación. Cuando pulsemos el botón Eliminar, nos aparecerá el siguiente cuadro para advertirnos de que se van a borrar todos los datos relativos a esa empresa. Imagen 13 CoPsoQ-istas21 versión

15 En caso de salir del programa y volver a entrar, se debe pasar primero por la opción Seleccionar empresa, antes de poder entrar a configurar el cuestionario y de hecho a realizar cualquier acción (entrar datos, cruzar datos,...) respecto a esa empresa. 6. CONFIGURAR EMPRESA Antes de configurar el cuestionario se tienen que haber seleccionado como realizados los ítem correspondientes de la pestaña Proceso de intervención (Imagen 14). Para acceder a dicha lista, podemos hacerlo a través de la opción Datos de la empresa, del menú Gestión de empresa. Imagen 14 CoPsoQ-istas21 versión

16 Para poder acceder a la modificación de la Lista, hay que pulsar el botón modificar y una realizados los cambios, pulsar el botón guardar. Si no se realiza este paso previo, y se intenta acceder directamente a la opción de configurar el cuestionario, aparecerá el siguiente mensaje de error: Imagen 15 A continuación podremos acceder a la opción Configurar Cuestionario y Base de Datos, para configurar el cuestionario adaptándolo a la realidad de la empresa o unidad menor en la que se vaya a realizar la evaluación. Esta adaptación se realiza atendiendo a los acuerdos tomados por el GT (grupo de trabajo), relacionados con las decisiones tomadas en relación con el alcance y unidades de análisis y la adaptación del cuestionario. Si necesitas acceder a la configuración de la empresa para hacer alguna modificación, puedes hacerlo en la pestaña Configurar Empresa. Para tener toda la información sobre las preguntas adaptables, debe consultarse primero el manual del método, concretamente el capítulo Preparar y realizar el trabajo de campo y los anexos relacionados. 7. COPIAS DE SEGURIDAD La aplicación informática permite realizar copias de seguridad de todas las empresas introducidas, tanto de la configuración como de los datos asociados. Igualmente se permite restaurar copias de seguridad ya realizadas. CoPsoQ-istas21 versión

17 Imagen Copia de Seguridad La copia de seguridad se puede hacer manualmente desde esta sección o automáticamente, cada vez que nos instalamos una actualización de la aplicación informática. Para realizar una copia de seguridad manualmente, hay que pulsar el botón Realizar copia de seguridad. Imagen 17 Y a continuación la aplicación nos confirmará que la copia se ha realizado correctamente. CoPsoQ-istas21 versión

18 Imagen 18 Inmediatamente, en el listado de las copias realizadas, nos aparecerá la copia que acabamos de realizar, identificada con la fecha y hora en la que se ha realizado. Al pulsar sobre una copia, en el recuadro de Empresas de la copia de seguridad, podremos confirmar las empresas que incluye la misma. Imagen 19 Estas copias, se realizan en la propia aplicación informática. Si queremos realizar una copia de seguridad fuera de la aplicación para poder guardarla en otro soporte, ir al punto Exportar Copia de Seguridad. CoPsoQ-istas21 versión

19 7.2. Restaurar Copia de Seguridad La opción Restaurar Copia de Seguridad nos permite recuperar una copia ya almacenada. Para ello, seleccionamos la copia que queremos recuperar, en el cuadro Copias de seguridad realizadas y vemos en el recuadro Empresas de la copia de seguridad, aquellas empresas que contiene. Tenemos que seleccionar todas aquellas empresas que queramos restaurar. Para seleccionar más de una, pulsar la tecla [CTRL] a la vez que se selecciona con el botón izquierdo del ratón la copia. Imagen 20 CoPsoQ-istas21 versión

20 Una vez seleccionada la empresa, pulsar sobre el botón Restaurar. Imagen 21 A continuación la aplicación nos confirma que ha restaurado correctamente la empresa seleccionada. Imagen 22 Para restaurar copias de seguridad guardadas fuera de la aplicación, ver el apartado Importar copia de seguridad Exportar Copia de Seguridad La aplicación ofrece la alternativa de exportar las copias de seguridad ya realizadas y guardarlas fuera de la aplicación, en una ubicación seleccionada por nosotros, como un fichero único. Este fichero puede ser enviado por correo o almacenado en dispositivos externos. Para ello, hemos de elegir del recuadro Copias de seguridad realizadas, la copia que queramos exportar y pulsar sobre el botón Exportar copia de seguridad a fichero comprimido. Imagen 23 A continuación, aparecerá una ventana para que elijamos la ubicación para guardar el fichero. Tenemos que darle un nombre al fichero y automáticamente lo guarda con el formato.isc (formato de la aplicación CoPsoQ-istas21). CoPsoQ-istas21 versión

21 Imagen 24 Del mismo modo que cuando realizamos una copia de seguridad en la propia aplicación informática, nos confirma que la exportación se ha realizado con éxito. Imagen Importar copia de seguridad La última opción a realizar desde el apartado Copias de Seguridad es Importar un fichero con una copia de seguridad que queramos restaurar. Para ello, pulsaremos sobre el botón Importar fichero. Imagen 26 CoPsoQ-istas21 versión

22 Inmediatamente, nos aparecerá una ventana donde tendremos que seleccionar el fichero que queremos importar a la aplicación. Únicamente se pueden importar ficheros que hayan sido previamente generados por la aplicación CoPsoQistas21 (son los que llevan la extensión.isc). Imagen 27 Del mismo modo que en la exportación, la aplicación nos confirma que ha importado correctamente la copia de seguridad. Imagen 28 Esta copia se añade al listado de Copias de Seguridad, pero no con el nombre que le hemos dado al guardar el fichero, si no con la fecha y hora en la que se ha importado el mismo. CoPsoQ-istas21 versión

23 8. PROCESO DE INTERVENCIÓN La aplicación informática nos permite introducir los aspectos más relevantes sobre cómo se ha llevado a cabo el proceso de intervención para que puedan quedar reflejados en el Informe preliminar; para ello, se ha incluido la pestaña Proceso de intervención, ubicada en Datos de la empresa. Imagen 29 Será necesario ir completando cada uno de los apartados de esta ventana para poder culminar el proceso de generar un cuestionario. CoPsoQ-istas21 versión

24 9. CONFIGURAR CUESTIONARIO El siguiente paso para continuar con el uso del programa, es configurar el cuestionario, teniendo en cuenta las decisiones tomadas en el Grupo de Trabajo respecto a la adaptación. Esta configuración deberá introducirse a través de la opción Configurar Cuestionario y Base de Datos, opción a la que se puede acceder directamente después de Configurar Empresa en el menú Datos de la empresa. La pestaña Configurar Cuestionario y base de datos, contiene a su vez las sub-pestañas correspondientes a las unidades de análisis y las instrucciones (referentes a la pasación del cuestionario) que deben ser adaptadas: Instrucciones Sociodemográficos Edad Departamentos Puestos Antigüedad Relación laboral Jornadas Horarios Días laborables Será necesario introducir el número de plantilla en las Unidades de Análisis Sexo y Puesto de trabajo y las que se hayan seleccionado en la pestaña Proceso de Intervención. No podremos eliminar la categoría No contesta de ninguna de las Unidades de análisis. Alteraría los cálculos. Será necesario configurar todos estos aspectos para poder continuar con el uso del programa. Una vez se hayan cumplimentado todas las pestañas, el programa nos permitirá generar un documento en formato Pdf con el cuestionario que utilizaremos para realizar la evaluación y que pasaremos a todos los trabajadores y trabajadoras empleados en la unidad objeto de evaluación (empresa/centro de trabajo...). Como ya se ha apuntado anteriormente, antes de la configuración de estas pestañas, se tendrán que haber pactado en el grupo de trabajo (GT) todos los aspectos configurables tal y como se explica en el manual del método CoPsoQ-istas21. Es obligatorio introducir el número de plantilla total en cada categoría para poder calcular la tasa de respuesta. Para llevar a cabo la configuración del cuestionario es imprescindible tener en cuenta los criterios del capítulo Preparar y realizar el trabajo de campo y los anexos relacionados, del manual del método. CoPsoQ-istas21 versión

25 Para poder adaptar por primera vez el cuestionario a la empresa objeto de estudio, es necesario pulsar el botón Modificar y después el botón Guardar que están situados en la parte inferior de la pantalla, de todas las subpestañas de la pestaña Configurar Cuestionario y Base de Datos. Imagen 30 Todas las ventanas de configuración de empresa y cuestionario funcionan con estos dos botones ( Modificar y Guardar ) y hay que pulsarlos siempre antes (el botón Modificar ) y después (botón Guardar ) de realizar cualquier acción. A continuación se describen, una a una, estas pestañas Instrucciones En este apartado se deben rellenar los datos relativos a la empresa, a las personas responsables del proceso de evaluación y a la forma y fecha de recogida de los cuestionarios. Si no se cumplimenta el Centro de trabajo no se puede generar el cuestionario. Para poder empezar a cumplimentar los datos va a ser necesario pulsar el botón Modificar que está situado en la barra de botones inferior. En caso contrario no será posible acceder a la configuración. Al pulsar este botón puede observarse como los datos ya cumplimentados del cuestionario pasan de un color gris (cuando no es posible realizar modificaciones) a un color negro (que permite realizar los cambios). Imagen 31 CoPsoQ-istas21 versión

26 Imagen 32 Una vez cumplimentada cada una de las pestañas, será necesario pulsar el botón Guardar, que también está situado en la parte inferior de la pantalla (Imagen 33). Imagen 33 Si es necesario, ahora o en cualquier momento futuro, modificar estos datos, bastará con pulsar el botón Modificar. Imagen 34 CoPsoQ-istas21 versión

27 9.2. Sociodemográficos Para poder empezar a cumplimentar los datos es necesario pulsar el botón Modificar que está situado en la barra de botones inferior. En caso contrario no será posible acceder a la configuración. Imagen 35 Imagen 36 Esta pestaña permite eliminar del cuestionario aquellas preguntas que son suprimibles para garantizar el anonimato. Como resultado, no podrán obtenerse resultados en relación con las unidades de análisis a las que hacen referencia. Concretamente podrán suprimirse las siguientes preguntas: Pregunta Objetivo Es 1 Sexo Garantizar el anonimato en Opcional. No podrán presentarse empresas pequeñas o en las que resultados por género, ni ajustarse los hay muy pocos hombres o muy resultados de salud con relación al sexo. pocas mujeres.. CoPsoQ-istas21 versión

28 2 Edad Garantizar el anonimato en empresas pequeñas o en las que un grupo de edad está subrepresentado. Opcional. No podrán presentarse resultados por edad, ni ajustarse los resultados de salud con relación a la edad. Atención: la variable edad también puede recodificarse. Una vez cumplimentado, será necesario pulsar el botón Guardar, que está situado en la parte inferior de la pantalla (Imagen 26). Imagen Edad Si hemos decidido no suprimir la Edad (afecta a la pregunta 2 del cuestionario), en esta pestaña podemos: Modificar los intervalos que obtenemos por defecto y/o Añadir hasta 5 opciones de respuesta más. Recordamos que los objetivos de la adaptación son, por un lado, acercarnos el máximo posible a la realidad de la empresa y, por otro lado, garantizar el anonimato de las respuestas. Imagen 38 CoPsoQ-istas21 versión

29 Para modificar o añadir las opciones debemos utilizar los botones siguientes: Ir al primer rango de edad introducido Ir al rango de edad anterior Ir al rango de edad siguiente Ir al último rango de edad introducido Añadir un nuevo rango de edad Eliminar un rango de edad ya introducido Guardar o aceptar los cambios realizados en un rango de edad Cancelar los cambios realizados en un rango de edad Refrescar los datos Para recuperar los valores por defecto tendremos que pulsar el botón Recuperar valores por defecto, con objeto de obtener la lista con las modalidades de rango de edades que considera el programa. Imagen 39 Para añadir los rangos de edad de la empresa, decididos en el grupo de trabajo, pulsaremos el botón Modificar y añadiremos un rango. Para seguir añadiendo, pulsaremos el botón + y para eliminar el botón -. Si nos equivocamos y borramos una opción de respuesta que luego nos damos cuenta que necesitamos, pulsaremos de nuevo el botón Recuperar valores por defecto. Es importante tener en cuenta que no se puede eliminar la respuesta NO CONTESTA, ya que es necesaria para realizar los cálculos. No obstante esta opción no aparecerá impresa en el cuestionario Departamentos Esta pestaña es necesaria para poder incluir en el cuestionario los departamentos, secciones o unidades de gestión específicas de la empresa. Es imprescindible cumplimentarla para poder, posteriormente, analizar y producir resultados específicos organizados según las unidades de gestión de la empresa (departamentos o secciones). Afecta a la pregunta 9 del cuestionario. CoPsoQ-istas21 versión

30 Imagen 40 Hay que indicar la existencia o no de rotaciones entre los departamentos. En caso de que existan rotaciones, hay que establecer el tiempo mínimo en meses para que puedan ser consideradas. El programa utiliza una opción de pregunta distinta si se consideran o no las rotaciones, hecho que también repercute en el análisis. Para añadir los departamentos de la empresa decididos en el grupo de trabajo, pulsamos el botón Modificar y añadimos un departamento, para seguir añadiendo pulsamos el botón + y para eliminar el botón -. Los botones tienen las siguientes funciones: Ir al primer departamento introducido Ir al departamento anterior Ir al departamento siguiente Ir al último departamento introducido Añadir un nuevo departamento Eliminar un departamento ya introducido Guardar o aceptar los cambios realizados en un departamento Cancelar los cambios realizados en un departamento Refrescar los datos CoPsoQ-istas21 versión

31 En caso de que sea necesario controlar el orden de aparición de los diferentes departamentos en el cuestionario, hay que tener en cuenta que el programa los coloca automáticamente de izquierda a derecha y de arriba abajo, en esta posición: Departamento 1 Departamento 2 Departamento 3 Departamento 4 Departamento 5 Departamento Puestos En esta pestaña configuramos los puestos de trabajo u ocupaciones específicas de la empresa. Es imprescindible cumplimentarla para poder analizar y producir resultados específicos organizados por ocupación o puesto de trabajo. Afecta a la pregunta 10 del cuestionario. Imagen 41 En esta ocasión deberemos considerar la existencia o no de rotaciones entre puestos. En caso de que existan rotaciones, hay que establecer el tiempo mínimo en meses para que estas puedan ser consideradas. CoPsoQ-istas21 versión

32 Para la introducción de la lista de los diferentes puestos, el funcionamiento es el mismo que el descrito en el apartado 8.4. En caso de que sea necesario controlar el orden de aparición de los diferentes puestos/ocupaciones en el cuestionario, hay que tener en cuenta que el programa los coloca automáticamente de izquierda a derecha y de arriba abajo, en esta posición: Puesto 1 Puesto 2 Puesto 3 Puesto 4 Puesto 5 Puesto 6 Es obligatorio introducir el número de plantilla en cada categoría por sexo si se quieren obtener los indicadores de igualdad Antigüedad En esta pestaña adaptamos los tramos de antigüedad de la empresa (afecta a la pregunta 16 del cuestionario), en ella podemos: Eliminar alguna(s) opciones de respuesta. Modificar el intervalo de las opciones de respuesta que se obtienen por defecto. Añadir un máximo de 3 opciones de respuesta más. Recordamos que los objetivos de la adaptación son, por un lado, acercarnos el máximo posible a la realidad de la empresa y, por otro lado, garantizar el anonimato de las respuestas. CoPsoQ-istas21 versión

33 Imagen 42 Para eliminar, modificar o añadir las opciones de respuesta debemos utilizar los botones siguientes: Ir a la primera opción de antigüedad introducida Ir a la opción de antigüedad anterior Ir a la opción de antigüedad siguiente Ir a la última opción de antigüedad introducida Añadir una nueva opción de antigüedad Eliminar una opción de antigüedad ya introducida Guardar o aceptar los cambios realizados en una opción de antigüedad Cancelar los cambios realizados en una opción de antigüedad Refrescar los datos Para recuperar los valores por defecto que considera el programa tendremos que pulsar el botón Recuperar valores por defecto. Imagen 43 CoPsoQ-istas21 versión

34 Para añadir los rangos de antigüedad de la empresa, decididos en el grupo de trabajo, pulsaremos el botón Modificar y añadiremos un rango. Para seguir añadiendo, pulsaremos el botón + y para eliminar el botón -. Si nos equivocamos y borramos una opción de respuesta que luego nos damos cuenta que necesitamos, pulsaremos de nuevo el botón Recuperar valores por defecto y empezaremos de nuevo. Es importante tener en cuenta que no se debe eliminar la respuesta NO CONTESTA, ya que es necesaria para realizar los cálculos. No obstante esta opción no aparecerá impresa en el cuestionario Relación laboral En esta pestaña adaptamos las opciones de respuesta referentes a los tipos de relación establecida entre el personal evaluado y la empresa que lo contrata. Afecta a la pregunta 17 del cuestionario y en ella podemos: Eliminar alguna(s) opciones de respuesta. Modificar el redactado de las opciones de respuesta que se obtienen por defecto. Añadir un máximo de 3 opciones de respuesta más. Imagen 44 CoPsoQ-istas21 versión

35 Para eliminar, modificar o añadir las opciones de respuesta debemos utilizar los botones siguientes: Ir a la primera opción de relación laboral introducida Ir a la opción de relación laboral anterior Ir a la opción de relación laboral siguiente Ir a la última opción de relación laboral introducida Añadir una nueva opción de relación laboral Eliminar una opción de relación laboral ya introducida Guardar o aceptar los cambios realizados en una opción de relación laboral Cancelar los cambios realizados en una opción de relación laboral Refrescar los datos Para recuperar los valores por defecto que considera el programa tendremos que pulsar el botón Recuperar valores por defecto. Imagen 45 Para añadir las opciones de relación laboral de la empresa, decididos en el grupo de trabajo, pulsaremos el botón Modificar y añadiremos un rango. Para seguir añadiendo, pulsaremos el botón + y para eliminar el botón -. Si nos equivocamos y borramos una opción de respuesta que luego nos damos cuenta que necesitamos, pulsaremos de nuevo el botón Recuperar valores por defecto y empezaremos de nuevo. Es importante tener en cuenta que no se debe eliminar la respuesta NO CONTESTA, ya que es necesaria para realizar los cálculos. No obstante esta opción no aparecerá impresa en el cuestionario Jornada En esta pestaña adaptamos las opciones de respuesta sobre el tipo de contrato en referencia a la jornada (afecta a la pregunta 18 del cuestionario) y podemos: Eliminar alguna(s) opción(es) de respuesta NO se puede modificar el redactado, ni añadir opciones de respuesta. CoPsoQ-istas21 versión

36 Imagen 46 Para eliminar las opciones de respuesta debemos utilizar los botones siguientes: Ir a la primera opción de jornada introducida Ir a la opción de jornada anterior Ir a la opción de jornada siguiente Ir a la última opción de jornada introducida Añadir una nueva opción de jornada Eliminar una opción de jornada ya introducida Guardar o aceptar los cambios realizados en una opción de jornada Cancelar los cambios realizados en una opción de jornada Refrescar los datos Para recuperar los valores por defecto que considera el programa tendremos que pulsar el botón Recuperar valores por defecto. Imagen 47 CoPsoQ-istas21 versión

37 Para eliminar las opciones que no reflejan la realidad de la empresa utilizaremos el botón -. Si nos equivocamos y borramos una opción de respuesta que luego nos damos cuenta que necesitamos, pulsaremos de nuevo el botón Recuperar valores por defecto y empezaremos de nuevo a eliminar las opciones que no se necesiten. Es importante tener en cuenta que no se debe eliminar la respuesta NO CONTESTA, ya que es necesaria para realizar los cálculos. No obstante esta opción no aparecerá impresa en el cuestionario Horario En esta pestaña adaptamos las opciones de respuesta a los diferentes horarios y turnos existentes en la empresa. Afecta a la pregunta 19 del cuestionario y en ella podemos: Eliminar alguna(s) opciones de respuesta. Modificar el redactado de las opciones de respuesta que se obtienen por defecto. Añadir un máximo de 4 opciones de respuesta más. Imagen 48 CoPsoQ-istas21 versión

38 Para eliminar, modificar o añadir las opciones de respuesta debemos utilizar los botones siguientes: Ir a la primera opción de horario introducida Ir a la opción de horario anterior Ir a la opción de horario siguiente Ir a la última opción de horario introducida Añadir una nueva opción de horario Eliminar una opción de horario ya introducida Guardar o aceptar los cambios realizados en una opción de horario Cancelar los cambios realizados en una opción de horario Refrescar los datos Para recuperar los valores por defecto considerados por el programa tendremos que pulsar el botón Recuperar valores por defecto. Imagen 49 Para añadir los horarios de la empresa, decididos en el grupo de trabajo, pulsaremos el botón Modificar y añadiremos un rango. Para seguir añadiendo, pulsaremos el botón + y para eliminar el botón -. Si nos equivocamos y borramos una opción de respuesta que luego nos damos cuenta que necesitamos, pulsaremos de nuevo el botón Recuperar valores por defecto y empezaremos de nuevo a eliminar las opciones que no se necesiten. Es importante tener en cuenta que no se debe eliminar la respuesta NO CONTESTA, ya que es necesaria para realizar los cálculos. No obstante esta opción no aparecerá impresa en el cuestionario Días laborables En esta pestaña adaptamos las opciones de respuesta referentes a los días laborables, para ajustarlos a la realidad de la empresa. Afecta a la pregunta 20 del cuestionario y en ella podemos: Eliminar alguna(s) opciones de respuesta. Modificar el redactado de las opciones de respuesta que se obtienen por defecto. Añadir un máximo de 4 opciones de respuesta más. CoPsoQ-istas21 versión

39 Imagen 50 Para eliminar, modificar o añadir las opciones de respuesta debemos utilizar los botones siguientes: Ir a la primera opción de días laborables introducida Ir a la opción de días laborables anterior Ir a la opción de días laborables siguiente Ir a la última opción de días laborables introducida Añadir una nueva opción de días laborables Eliminar una opción de días laborables ya introducida Guardar o aceptar los cambios realizados en una opción de días laborables Cancelar los cambios realizados en una opción de días laborables Refrescar los datos Para recuperar los valores por defecto considerados por el programa tendremos que pulsar el botón Recuperar valores por defecto. Imagen 51 CoPsoQ-istas21 versión

40 Para añadir los horarios de la empresa, decididos en el grupo de trabajo, pulsaremos el botón Modificar y añadiremos un rango. Para seguir añadiendo, pulsaremos el botón + y para eliminar el botón -. Si nos equivocamos y borramos una opción de respuesta que luego nos damos cuenta que necesitamos, pulsaremos de nuevo el botón Recuperar valores por defecto y empezaremos de nuevo a eliminar las opciones que no se necesiten. Es importante tener en cuenta que no se debe eliminar la respuesta NO CONTESTA, ya que es necesaria para realizar los cálculos. No obstante esta opción no aparecerá impresa en el cuestionario. 10. GENERAR CUESTIONARIO Una vez cumplimentados todos los campos y pestañas de la Configuración del cuestionario, aparecerá habilitado, por primera vez el botón Generar Cuestionario, tal y como aparecen en la Imagen 52. En el caso que este botón no aparezca habilitado puede ser debido a dos situaciones: 1. No hemos completado todas las pestañas. Deberemos revisarlas hasta encontrar la información que falte; 2. Si una vez completadas todas las pestañas sigue sin aparecer activos deberemos probar a realizar alguna modificación sobre los campos de la pestaña instrucciones y guardarla. Si sigue sin habilitarse deberemos repasar de nuevo todos los campos. Imagen 52 CoPsoQ-istas21 versión

41 Así mismo, el programa advierte que cuando se genera el cuestionario, se crea y/o actualiza la estructura de la base de datos de la empresa seleccionada, lo que implica dos cambios en ella: Por un lado, la adaptación automática de las secciones modificables del cuestionario y de la base de datos (en la que informatizarás las respuestas de los cuestionarios recogidos); y por otro lado, la eliminación de todos los datos de cuestionarios que hubieran sido introducidos previamente para esta empresa. En caso de que la empresa esté recién creada, no habrá ningún problema, ya que no hay información previa. Si se han introducido datos y no se quieren perder no debe modificarse el cuestionario, habría que crear una nueva empresa/centro de trabajo. Imagen 53 A continuación aparecerá una ventana en la que se nos pregunta dónde queremos guardar el cuestionario. Después de buscar la ubicación deseada, hay que pulsar sobre el botón Guardar. CoPsoQ-istas21 versión

42 Imagen 54 Posteriormente, se abrirá el cuestionario adaptado con los datos proporcionados en la configuración, en formato Pdf. CoPsoQ-istas21 versión

43 Imagen 55 Una vez se ha generado el documento en formato Pdf, el cuestionario no es modificable. Si una vez lo hemos generado y al imprimirlo observamos que nos hemos equivocado en algún aspecto, o el grupo de trabajo decide cambiar algún aspecto antes de empezar el trabajo de campo, no lo podemos hacer en el documento Pdf. Hay que volver a la aplicación, modificar el cuestionario, cambiar lo que se haya decidido y volver a generarlo. CoPsoQ-istas21 versión

44 Recordamos que el documento Pdf que contiene el cuestionario se ha guardado en el disco duro. Una vez configurado el cuestionario empezará el Trabajo de Campo, aunque antes se habrán tenido que diseñar los mecanismos de sensibilización, distribución, respuesta y recogida del cuestionario y hacerlos efectivos. 11. RECURSOS Materiales En este apartado del menú encontraremos documentos que nos servirán de apoyo para el proceso de intervención; es decir, un cuestionario tipo, circulares informativas, ejemplos de matrices, etc. Es recomendable tener en cuenta este material ya que facilitará mucho las tareas que debe realizar el Grupo de Trabajo. Este apartado es el mismo que la sección de la página web que lleva el mismo nombre Actualizaciones Desde aquí podremos acceder a versiones anteriores del programa y ver qué cambios ha ido incluyendo la herramienta. 12. INTRODUCCIÓN DE DATOS Antes de introducir los datos y a medida que vamos avanzando, debemos ir ticando las diferentes fases del Proceso de intervención ya realizadas, especialmente cuando se termine todo el trabajo de campo y sea necesario volver a utilizar el programa para la informatización y posterior análisis de los datos. Es importante que, junto a los cuestionarios, este manual (y en especial este capítulo) se haga llegar a las personas que introduzcan los datos Introducción de datos en la aplicación Si se realiza la introducción de datos con el programa, hay que entrar en la opción Introducir del menú Gestión de Datos. Aparece una pantalla donde hay 6 pestañas principales, de las cuales 4 se corresponden con un grupo de preguntas del cuestionario, una quinta con el cuestionario completo (equivale a las cuatro pestañas anteriores) y una sexta donde se puede introducir el resultado de los cuestionarios de forma numérica (de manera similar como se haría en una hoja de cálculo). Para esta última opción, hay que introducir las codificaciones de cada pregunta que aparecen en el cuestionario. CoPsoQ-istas21 versión

45 Pestaña 1: Trabajo doméstico-familiar Pestaña 2: Salud Pestaña 3: Condiciones laborales Pestaña 4: Contenidos y exigencias del trabajo Pestaña 5: Cuestionario Completo Pestaña 6: Datos Imagen 56 Cada pestaña permite la introducción de los datos de los cuestionarios contestados. Las opciones de respuestas disponibles son las mismas que en el cuestionario generado (las adaptadas y las que no se pueden modificar). La opción de respuesta No contesta Si el trabajador/trabajadora no ha respondido alguna pregunta hay que seleccionar la opción No contesta, que está configurada en la base de datos pero no en el cuestionario. En algunos casos verás que cuando seleccionas el no contesta en la casilla aparece un número el -99, no te asustes, está bien, es el código del no contesta. Para introducir las respuestas se puede utilizar el desplegable que aparece o bien, utilizar sólo el teclado: CoPsoQ-istas21 versión

46 La tecla tabulador nos permite pasar de una pregunta a la siguiente. Las teclas de desplazamiento nos permiten seleccionar la opción escogida. Una vez introducidas las respuestas de todo el cuestionario, habrá que pulsar el botón (situado en la barra de controles que está encima de las pestañas) para confirmar la introducción del cuestionario. Imagen 57 El resto de botones, tienen las siguientes funciones: Ir al primer cuestionario introducido Ir al cuestionario anterior Ir al cuestionario siguiente Ir al último cuestionario introducido Añadir un nuevo cuestionario Eliminar un cuestionario ya introducido Guardar o aceptar los cambios realizados en un cuestionario Cancelar los cambios realizados en un cuestionario Refrescar los datos de un cuestionario Introducción de datos en Excel La introducción de datos es un trabajo laborioso, por lo que muchas organizaciones optan por informatizar los datos con otro software con el que estén habituados a trabajar (porque permite introducir los datos más deprisa, porque lo conocen mejor o porque van a subcontratar la entrada de datos a empresas especializadas en la informatización de datos). El programa recomendado para la introducción de los datos es Excel. Con este programa generamos un fichero de formato estándar como es CSV, que es el formato que la aplicación permite importar directamente. Los pasos a seguir para introducir los datos con Excel y después importarlos des de la aplicación son: CoPsoQ-istas21 versión

47 a) Generar cuestionario Debemos generar el cuestionario a través de la aplicación informática del método CoPsoQ-istas21. En este cuestionario tenemos la codificación de las respuestas que deberemos usar. b) Exportar este cuestionario Una vez completado el cuestionario debemos exportarlo a Excel. Desde la aplicación disponemos de la opción exportación en el menú de la izquierda. El funcionamiento es muy simple, se aprieta el botón Exportar: Imagen 58 y aparece un cuadro de diálogo para abrir el fichero de datos: Imagen 59 CoPsoQ-istas21 versión

48 Hay que escribir el nombre para el fichero en el que se guardarán el cuestionario exportado y pulsar el botón Guardar. Una barra de progreso nos indica el proceso de exportación. Exportar significa que recogemos el cuestionario, con o sin datos introducidos, que tenemos almacenado en la aplicación y creamos un archivo que lo contiene en formato.csv. Se trata de un formato de solo texto. csv es la abreviatura inglesa de valores separados por comas comma separated values. Se trata de un formato de sólo texto que se utiliza normalmente para almacenar datos con programas informáticos de hojas de cálculo o bases de datos. En un archivo.csv, los campos de datos se separan por comas o puntos y comas De esta forma, los programas pueden volver a ordenar los datos según su estructura de campos correcta, mediante la lectura del archivo y el inicio de un nuevo campo cada vez que se encuentra una coma o un punto y coma. Para no crear confusión entre la separación del campo y la coma de un campo de texto, los campos de texto se incluirán entre dobles comillas. Las características concretas de la codificación de preguntas y respuestas se encuentran en los apartados siguientes de este mismo capítulo. c) Abrir el cuestionario desde Excel A continuación abrimos el documento csv que hemos creado con Excel. Obtendremos un fichero con un formato parecido a la imagen 61 Imagen 60 Los códigos de las preguntas coinciden con lo que sigue. Las preguntas deben ir numeradas utilizando dos dígitos para el número y una letra en caso de ser subpreguntas, sin ningún espacio o carácter adicional. Los nombres de cada pregunta, deben cumplir el patrón PNNL, donde: P siempre debe aparecer. NN es el número de pregunta utilizando siempre dos dígitos. L es la letra correspondiente a la subpregunta. CoPsoQ-istas21 versión

49 De esta manera tendríamos P01, P02,..., P06a, P06b, P06c,..., P09a, P09b, P09c, etc. La pregunta de observaciones generales, al final del cuestionario, se nombra como DATOBS. Un comentario específico, las preguntas de departamentos (P9) y puestos (P10): Estas dos preguntas se codifican de forma diversa si se consideran o no rotaciones. En el caso de que no se consideren rotaciones estas preguntas se codifican con el patrón PNN ej.: P09. En el caso de que se consideren rotaciones, estas preguntas se codifican con el patrón PNNL, ej. P09a, P09b, etc. (de izquierda a derecha y de arriba abajo). d) Introducir los datos Para introducir los datos desde Excel debemos fijarnos en el cuestionario que hemos generado. En él aparecen los códigos de las opciones de respuesta que son los que se tienen que usar para la entrada de datos y por lo tanto para construir el fichero en Excel que vamos a importar. NOTA IMPORTANTE: Estos códigos no siempre son los mismos. Varían según la adaptación que tengamos que hacer a la realidad de la empresa cuando generamos el cuestionario. Por ejemplo, si eliminamos opciones de respuesta en las preguntas 14 a 17, la codificación de las respuestas habrá cambiado. Por ejemplo si en la pregunta 14 se eliminan las dos opciones de respuesta relacionadas con el trabajador autónomo, porque en nuestra empresa no hay autónomos, el código de becario pasará de ser el 6 que era en una empresa donde si se consideraban los autónomos a ser el 4, tal y como se ve en el cuestionario generado. Para el caso de la empresa en la que hemos eliminado las opciones de trabajadores autónomos el código para becario es 4 y este es el valor que se deberá introducir en el fichero que importemos. En todo caso, el criterio es usar los códigos del cuestionario generado por la aplicación informática del método CoPsoQ-istas21 para el caso objeto de estudio. CoPsoQ-istas21 versión

50 Imagen 61 No contesta / No pertinente Hay una opción de respuesta que por razones obvias no encontramos en los cuestionarios pero debemos utilizar para entrar datos. Nos referimos a no contesta. El código que usa el programa del método CoPsoQ-istas21 es el -99: No contesta -99 Todas las preguntas tienen como opción de respuesta el No contesta. Para codificar las respuestas a las preguntas multirespuesta (9s, 10s): Preguntas 9s (departamentos) y 10s (puestos): Cuando se consideran las rotaciones las preguntas 9 y 10 se convierten en preguntas multirespuesta y se codifica como sigue: si no contesta ninguna opción el valor es -99 en todas; si se marca una cruz en alguna, la marcada se codifica 1 y el resto 0. Una vez introducidos todos los cuestionarios, guardamos las modificaciones, y tendremos un fichero de formato.csv tal y como aparece en la Imagen 63 CoPsoQ-istas21 versión

51 Imagen 62 e) Importación Finalmente podemos proceder a la importación del fichero que hemos creado. "Importar" un archivo en formato.csv significa que un programa lee el archivo e introduce los datos que contiene en su propio sistema de almacenamiento. Desde la aplicación disponemos de la opción importación en el menú de la izquierda. El funcionamiento es muy simple, se aprieta el botón Importar (en el menú Gestión de Datos): CoPsoQ-istas21 versión

52 Imagen 63 Automáticamente aparece un cuadro de diálogo para abrir el fichero de datos: Imagen 64 Hay que seleccionar el fichero con formato.csv en el que se encuentran los datos y luego pulsar el botón Abrir. Una barra de progreso nos indica el estado del proceso. NOTA: La importación de datos que se hace desde la opción Importación añade estos datos a los existentes en la base de datos de la aplicación, no sobrescribe información. CoPsoQ-istas21 versión

53 12.3. Introducción de datos con otros programas La aplicación permite la importación de datos tratados con otros programas informáticos, (SPSS, etc.). Se haga con el programa que se haga, el formato del fichero a importar siempre debe ser el CSV. El fichero a importar debe cumplir con los requisitos que se plantean en este apartado, en caso contrario no funcionará la importación y no se podrá obtener el análisis de los datos. Los elementos clave para que funcione la importación son: a) Obtener el cuestionario modelo que se adjunta al final de este método b) Generar el cuestionario c) El código de las preguntas de la base de datos que se importa debe coincidir con el código de las preguntas del cuestionario modelo d) El código de las respuestas de la base de datos que se importa debe coincidir con el código de las respuestas del cuestionario generado e) Una vez realizada la entrada de datos (con el programa que se elija) se tendrá que convertir la base de datos a un fichero en formato csv con los datos separados por los puntos y comas para que la aplicación pueda realizar la importación IMPORTANTE: En el caso de la aplicación CoPsoQ-istas21, se ha optado por escoger el punto y coma ; como carácter de separación ya que la coma, es el símbolo de puntuación decimal configurado en la mayoría de los sistemas con idioma español, y no se puede utilizar. En la mayoría de sistemas configurados en español el punto y coma es el carácter que se utiliza para exportar en formato CSV. Aún así, deberá comprobarse. En las observaciones no deben utilizarse puntos y comas dentro del texto. En caso de que por cualquier razón, su aplicación exporte los datos en formato CSV utilizando la coma para separar los datos, deberá sustituirla por el punto y coma. Para ello podrá utilizar cualquier editor de textos. La primera fila del fichero contiene los nombres de cada una de las preguntas. Las filas siguientes corresponden cada una a un registro diferente (cuestionario informatizado). En la siguiente imagen podemos observar un fragmento de dicho fichero: CoPsoQ-istas21 versión

54 Imagen 65 Debemos recordar que el carácter de separación debe ser el punto y coma. En la siguiente imagen se muestra un extracto del mismo fichero Excel de la imagen anterior, visualizado en formato de texto, con un programa de edición de texto plano. Así es como debe quedar para que pueda funcionar la importación. Imagen 66 CoPsoQ-istas21 versión

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