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1 Resumen de resultados Café ProAction Por qué es tan difícil poner en valor los valores? Madrid, 25 de febrero de 2014 Instituto para la calidad de las ONG Compromiso con las personas. Innovación en las organizaciones

2 Contenido Contexto Metodología Fotos del taller Rasgos comunes de la participación Grupos de trabajo Socialización grupos de trabajo: Diagramas Conversaciones principales de los grupos Recomendaciones

3 CONTEXTO

4 Objetivo que se perseguía: Promover un espacio de debate y diálogo ameno y rico en ideas y opiniones sobre la atención de calidad a las personas, desde la escucha activa de las necesidades reales, los criterios subjetivos de lo que es calidad o lo que es no calidad y desde una triple perspectiva: la profesional, la ética y la relacional. Hipótesis de partida: La calidad no es una herramienta de gestión ajena a la realidad de las entidades sociales y sus personas usuarias sino que es una cultura, una forma de hacer las cosas, la calidad la hacemos las personas desde los roles que ejercemos y los valores o principios son la base de esa cultura. Sobre la metodología: Café ProAction es una metodología de las denominadas Art of Hosting (El arte de acoger / anfitrionar) porque plantea un espacio de debate abierto y agradable con anfitriones/as y dinamizadores/as que invitan a la opinión y a la conversación fluida dónde lo más importante es que la gente esté cómoda, que sienta que tiene algo que aportar o que aprender, y dónde el enfoque debe ser de cuestionamiento y también de propuestas constructivas enfocadas a la acción. El Café ProAction permitió que el trabajo en grupos responda al interés explícito de los participantes, quienes voluntariamente propusieron las temáticas a trabajar en el taller. Se invitaron infiltrados, personas de otros sectores que nutrieran las conversaciones a través de otras experiencias y puntos de vista.

5 METODOLOGÍA

6 Café ProAction Los temas a abordar responden al interés explícito de los participantes. Hay un vínculo entre nivel de participación y nivel de responsabilidad. Orientación a la acción con toma de responsabilidad.

7 Anfitrión del grupo # de Tema Cada tema tiene 3 rondas de preguntas. En cada pregunta hay cambio de grupos Participante con libertad de movimiento

8 Indicaciones Café ProAction Quienes propusieron temas deben ser anfitriones del tema que han propuesto. Cada tema que se plantea tiene tres rondas de preguntas. En cada ronda de preguntas los participantes cambian de grupo, sólo permanece el anfitrión. El anfitrión sirve de enlace entre grupos y lleva una ficha registrando avances.

9 Sistematización del trabajo en grupos Los/as anfitriones/as tienen un formato en una hoja A4 con: Nombre de anfitrión/a y correo Espacio para registrar conversaciones (preferiblemente 3 o 4 ideas clave por cada ronda) Los/as dinamizadores/as (colaboradores de ICONG) tendrán un formato en una hoja A4 para complementar las notas y recoger con más detalle la participación.

10 Rayar, dibujar, rayar, dibujar y rayar!

11 Socialización El anfitrión/a y el/la dinamizador/a construyen un mapa, una obra de teatro o una viñeta para visualizar las conclusiones del trabajo en grupo. Enfocarse principalmente en la intención de pasar a la acción: recoger claramanete las propuestas de próximos pasos.

12 Preguntas Café ProAction 1ra pregunta: Qué hay detrás de este tema propuesto? (motivaciones, intereses, dificultades, claves, conflictos, fenómenos, etc.) [35min.] 2da pregunta: Qué propuestas y soluciones se nos ocurren al respecto? [35min.] 3ra pregunta: Qué he aprendido hoy y qué pienso hacer a partir de mañana? [35min.]

13 FOTOS DEL TALLER

14

15 RASGOS COMUNES DE LA PARTICIPACIÓN

16 Positivos Un alto porcentaje de asistentes participaron en el tendedero social. La participación en el momento de proponer temas fue rápida, fluida y efectiva. Hubo una participación intensa y muy animada desde la primera ronda en el Café ProAction. Existe creatividad para la presentación de las ideas planteadas en los grupos de trabajo. Los grupos supieron manejar el espacio y tono de voz, y se percibió respeto en la toma de palabra y escucha activa. Personas mostraron en varias ocasiones su alto interés en continuar aportando su tiempo e ideas para este tipo de encuentros. Se sintieron participantes activos.

17 Por revisar/mejorar Los/as anfitriones/as eran líderes habituales y no permitió que emergieran propuestas de personas con menos iniciativa o más tímidas. La sistematización realizada por los grupos fue limitada en algunos casos. La mayoría de planes de acción eran muy generales o abstractos. Pocas personas se implicaron o fueron invitados a implicarse en la construcción de la presentación de socialización. En el grupo 4 una persona tuvo la percepción de no estar recogida su participación en la socialización.

18 GRUPOS DE TRABAJO

19 Grupo Temas propuestos por los participantes 1 Roles profesionales 2 Más allá de la calidad 3 Medición de impacto social 4 Banco de ideas para un mundo mejor 5 La integración del voluntariado 6 Cómo superar el organigrama piramidal? 7 Valores en la gestión de personas 8 Directivos - valores

20 SOCIALIZACIÓN GRUPOS DE TRABAJO

21 Grupo 1: Roles profesionales

22 Grupo 1: Roles profesionales

23 Conversaciones principales Grupo 1 Necesidad de trabajar las competencias de empoderamiento y competencias éticas. Inexistencia de una cultura asociativa (democracia y participación). Estructura, método, herramientas al servicio de las instituciones Endogamia de las ONG s y poca relación con otros actores. Desarrollar actividades que fomenten las competencias de cooperación (existen dilemas relacionados con el asumir las responsabilidades y los beneficios). Generar tareas colaborativas Metodológicas que vengan de un proceso creativo Darle una voz al usuario final. Próximos pasos: Realizar un observatorio de exclusión social efectivo. Realizar un observatorio de ética como el que se está desarrollado en el País Vasco. Generar una mesa de intercambios de ideas. Realizar un ejercicio de espejos haciendo comparaciones con ejemplos de organizaciones internacionales.

24 Grupo 2: Más allá de la calidad

25 Conversaciones principales Grupo 2 La calidad como cultura y no como método o proceso. Necesidad de un nuevo paradigma, nuevos modelos, en sistemas alternativos. Romper con las condiciones que generan los procesos de certificación. El líder tiene que cuestionarse constantemente, se debe hacer una autoevaluación, no se pueden dar por sentado las normas y reglas actuales. Reivindicación a través de la observación. Se debe hacer una redefinición de la norma, las normas no deben ser estandarizadas, debe haber una construcción constate, flexible y de redefinición. Se hace referencia a la Economía del Bien Común y la aplicación del Balance del Bien Común. Promover el cambio metodológico dentro de las organizaciones, más incentivos, más espacios. Próximos pasos: Aprender a educar a la ciudadanía, empezar desde casa un proceso de mejoramiento de trato entre los compañeros de trabajo. Cambiar las reglas entre todos, que sea un proceso de construcción social. Generar programas de formación que generen cambios desde adentro hacia adentro y hacia afuera. Utilizar metodologías de liderazgo participativo (como Café ProAction) en las comunidades de vecinos. Hacer el próximo encuentro en una comunidad de vecinos para trabajar la calidad en las normas de convivencia como ciudadanos.

26 Grupo 3: Medición del impacto social

27 Conversaciones principales Grupo 3 Gran obstáculo: los altos costos de la implementación de metodologías. Cómo medir el impacto en la calidad de vida de las personas un proyecto? Romper con la percepción de la mala gestión del tercer sector. Quitarse los complejos. Se debe mejorar en la gestión del conocimiento. Existe un desconocimiento de referentes en el mercado que estén impulsando mediciones de impacto social. Visibilizar las plataformas de evaluación de la calidad de las ONGs. Sensibilizar y aumentar la cultura de gestión con datos. Próximos pasos: Realizar un proceso de redefinición de los indicadores de impacto social desde el propio tercer sector. Publicación de memorias de impacto social. Participación de los directamente afectados en la medición del impacto. Aumentar la gestión de los sistemas de Benchmarking.

28 Grupo 4: Banco de ideas para un mundo mejor

29 Conversaciones principales Grupo 4 Posibilidad de contactar personas con buenas ideas. Las ideas cobrando valor por encima de la experiencia. Trabajo en Red: forma de conectar pequeñas y grandes ONGs. Conectar ideas con necesidades de las redes: utilización de metodología investigación-acción participativa (prototipar) y seguimiento. Luego de realizar un prototipo se deberá establecer la posibilidad de volver nuevamente la idea al banco y reformular la idea experimentada y mejorarla. Próximos pasos: Intentar aplicar en nuestras organizaciones lo aprendido en el evento. Poner en marcha un borrador de Banco de Ideas para un mundo mejor. Tratar de pensar qué ideas se podrían añadir a ese Banco. Involucrar a más personas en el Banco, difundirlo.

30 Grupo 5: La integración del voluntariado

31 Conversaciones principales Grupo 5 Existe un déficit en la gestión del voluntariado. El voluntario tiene que sentir que cumple una tarea que trasciende y que es sostenible en el tiempo. El voluntario, al no ser una persona condicionada por la retribución, tiene mucha mayor capacidad crítica frente al asalariado. Gestión del compromiso: interrelación entre el voluntariado y los profesionales. Se deben identificar las fortalezas de las personas con el fin de adjudicarles las tareas más adecuadas. Próximos pasos: Generar espacios en donde se promueva la integración del voluntario más que la diferenciación del mismo. Como promoción de buenas prácticas incentivar a que los asalariados realicen voluntariado de manera cooperativa. El voluntario también realiza actividades que generan resultados y éstos deben ser reconocidos por la organización.

32 Grupo 6: Cómo superar el organigrama piramidal?

33 Grupo 6: Cómo superar el organigrama piramidal?

34 Conversaciones principales Grupo 6 Las entidades arrastran una cultura, que generalmente carece de experiencias reales de participación, pero hay experiencias buenas en red de redes. Estamos cegados por unos resultados a corto plazo, de acuerdo a unos criterios de eficacia y eficiencia; La actual organización piramidal responde bien a la necesidad de alinear los objetivos de la organización a los personales. Pero la participación abre posibilidades de menor control y mayor implicación en objetivos colectivos y capacidad de transformación. Fomentar los equipos transversales con capacidad de toma de decisiones. Incidencia en el proceso, no solo en el resultado. Introducir creatividad en nuestra práctica. Próximos pasos: Crear proyectos que generen espacios de participación La prioridad es un cambio de objetivo: Escuelas de Ciudadanía en los proyectos, no solo resolver el problema puntual porque se trata de realizar UN CAMBIO CULTURAL. Fomentar en nuestras organizaciones la vinculación a causas sociales. Difundir y comunicar hacia fuera la importancia de la participación y los valores. Incidencia social (Administración) para que exijan el cumplimiento de ONG Calidad. Compromiso de incorporar memoria sobre valores en cada proyecto. Generar premios y reconocimientos en buenas prácticas sobre valores. Hacer modelos participativos en escala proyecto Se necesitan procesos de formación y acompañamiento en participación Una Norma del siglo XXI

35 Grupo 7: Valores en la gestión de personas

36 Conversaciones principales Grupo 7 Los valores de la organización están identificados, son claros y compartidos mayoritariamente, pero no la metodología para implantarlos (procedimientos Recursos Humanos) Existe dificultad en definir valores por competencias. En algunos procesos de la propia organización no se ponen en marcha valores como la participación (p.e. cultura de inmovilismo de personas en puestos), que sí que se tienen reconocidos por la organización. Es posible cambiar una organización desde la gestión de los RRHH, pero para ello hay que diferenciar cuestiones emocionales y cuestiones de control Es necesario trasladar pasión, la pasión que existe pero que se diluye en formalismos y no funciona. Próximos pasos: Realizar un manual de gestión que recoja valores y procesos. Trasladar la misión de la organización en cada comportamiento y palabra (necesario que las personas de control tengan credibilidad y discurso de valores que les legitime) Implantar los valores en el momento de la selección, la promoción y la desvinculación. Ofrecer formación a personas responsables de los procesos de RRHH Realizar grupos cualificados con personas de toda la organización para incidir sobre los procesos Mejorar los cuestionarios para recoger necesidades. Fijar indicadores para los objetivos de personal y realizar seguimiento. Revisar procesos de comunicación interna para trasladar valores y pasión por la misión.

37 Grupo 8: Directivos valores

38 Conversaciones principales Grupo 8 En la formación a directivos se trabaja mucho sobre herramientas y recursos, pero falta potenciar la capacidad para fomentar valores. Es difícil romper con las estructuras, hay muchas resistencia y egos. El directivo debe rodearse de un buen equipo que le ayude a trasmitir los valores. Que los sistemas de certificación valoren el liderazgo que se desea. Que haya rotación de directivos, al igual que con Juntas Directivas, y poner en valor lo positivo del cambio de dirección. Aprender de experiencias de la empresa, ya que los problemas son los mismos. Próximos pasos: Es importante lo presencial y volver a tener encuentros como este para poder hablar. Compartir y aprender con la empresa. Abrir un espacio de acción directa con la ciudadanía. Haber conocido a otras personas e ideas, y trasmitirlas en mi trabajo.

39 RECOMENDACIONES

40 Recomendaciones generales Compartir reflexiones, resultados y evaluación del Café ProAction con todos/as los/as asistentes. Realizar otro taller en los próximos meses para saber cómo vamos con las ideas de próximos pasos planteadas. Esto refleja que se cuida y valora lo trabajado en la jornada, y además, sirve para facilitar que las propuestas se pongan en marcha. Se debe enfatizar y/o integrar metodologías de prototipado que permita visualizar propuestas concretas y viables. Integrar mecanismos adicionales para asegurar un mejor registro de conversaciones. Crear espacios y mecanismos para intercambio de experiencias dado que se repite en los grupos esta necesidad. Ajustar el mecanismo de evaluación (hacia los participantes más cuantitativa, con pocas preguntas y máximo dos preguntas abiertas enfocadas a recoger aspectos positivos e ideas concretas de mejora/revisión, y hacia los dinamizadores enfocar la evaluación hacia identificar mejoras o ajustes en la metodología).

41 Recomendaciones con base en la retrospectiva A destacar / potenciar: Los participantes se sintieron cuidados y acogidos. La metodología es muy poderosa para aprovechar el talento y la experiencia de los participantes. Fue muy visible y tangible la ventaja de tener una jornada donde los participantes proponen los temas que les interesa y que no tienen que ajustarse a una agenda preestablecida. Se observaba una buena sincronía y trabajo en equipo entre dinamizadores / facilitadores. Al llegar se sentía organización y preparación. La explicación de la dinámica de la metodología fue clara y acompañada. El espacio físico es cómodo y agradable. Participantes de gran talante y motivados. La metodología permitió ver reflejado el aporte de las personas en las mesas de trabajo, cosa que no es común en otro tipo de eventos donde sólo hablan y aportan los expertos (comentario: "cuando estaban exponiendo los resultados uno sentía que había co-creado esos resultados, se veía reflejado y escuchado").

42 Recomendaciones con base en la retrospectiva A mejorar / revisar: En las mesas de trabajo no estaba del todo claro quién controla la toma de palabra, habían funciones que quedaban en el limbo, y otras saturadas de responsabilidad (funciones/responsabilidad del anfitrión y dinamizador). Dependiendo de para qué y qué se quiere sacar de la jornada, comunicar días antes la lista de participantes y temas para pensar antes de la sesión. Mejorar el apoyo al anfitrión, algunos sentían que necesitaban más apoyo para preparar la presentación de resultados (no se atrevían a pedir ayuda de participantes o tomó tiempo empezar a trabajar con el dinamizador). Enfatizar más en la última pregunta para buscar acciones concretas. Aún cuesta llegar a aterrizar en próximos pasos alcanzables. Mejorar el control de tiempo en la exposición de resultados (algunos tomaron más tiempo del acordado). Colocar reloj frente a la persona que expone. Incluir un pequeño descanso antes de iniciar las rondas para evitar que las personas se pierdan conversaciones por necesidad de ir al baño.

43 Recomendaciones de dinamizadores y anfitriones A destacar / potenciar: Se contó con suficiente información previa a la Jornada. El café y el catering excelentes. Muy bien gestionados los tiempos. Aunque restringidos al ámbito de su mesa de trabajo, se considera que hubo muy buen nivel de aportaciones, debido al buen perfil de personas que se seleccionaron por ICONG. En la mayoría de las mesas surgieron temas sobre los valores propios del Sector, aunque no fue el punto central. Todos los encuestados están muy satisfechos con lo tratado en su mesa y cómo se desarrollaron las rondas y los grupos. Muy interesantes las aportaciones de los usuarios y de personas de otros sectores, porque conseguían conectar el debate de las ideas y expectativas con las necesidades y el sentir social. Es una oportunidad para salir del propio entorno. Necesario poder hacer un seguimiento de las acciones que surgieron de la tercera ronda y apoyar a las personas para que las hagan factibles. El período de aplicación de las acciones derivadas de la tercera ronda podrían ponerse en marcha en 3/6 meses, aunque el efecto visible se desconoce cuándo podría darse. Todos están dispuestos a que ICONG realice un seguimiento de la aplicación de las propuestas, aunque uno destaca que la situación de algunas entidades de sobrevivir, condiciona la capacidad de ponerlas en marcha. Se proponen nuevos temas para próximos Café Proaction: el fracaso de las redes en el tercer Sector, cómo garantizar la participación activa de los usuarios en las organizaciones, de la gestión de la calidad a la cultura de calidad, clientelismo del Tercer Sector, relación entre el Tercer Sector y el privado, financiación del Tercer Sector, creatividad e innovación La metodología fue adecuada, hizo sentir cómodos a los anfitriones y dinamizadores. Los participantes se sintieron libres y eso facilitó la participación en las mesas. Asignar un dinamizador a un anfitrión fue una de las claves que hizo tan potente la metodología. Todos/as coinciden que el entorno fue muy agradable: se sentía rigor y cercanía a la vez, ya desde la acogida a la jornada. El sentido del humor y la creatividad fueron protagonistas de la jornada, facilitando la metodología, la participación y la buena sintonía entre las rondas, lo que impactaron en la calidad de los mensajes y en la transmisión de las ideas.

44 Recomendaciones de dinamizadores y anfitriones A mejorar / revisar: Habría que hacer participar a personas representantes de la Administración y sobre todo, usuarios, así como a personas ajenas al Tercer Sector, equilibrando los representantes de cada parte. Había que haber avisado del uso posterior de la documentación que se generaba (algunas se perdieron): utilizar nuevas tecnologías. Adecuado el espacio, pero los grupos 7 y 8 quedaron un poco descolgados físicamente. La presentación podría haber sido en grupo grande y no en las mesas de trabajo. Es fundamental el impacto posterior de la Jornada: es necesario apoyar desde las entidades que allí fueron, difundiendo los resultados. Se orientó más el debate a la mejora de las organizaciones que únicamente a la atención de calidad a las personas y a poner en valor los valores del Tercer Sector. Poner mayor énfasis en el mensaje de crear cultura de calidad más que de sistemas y herramientas de gestión de calidad. Tendríamos que habernos presentado todos los participantes antes de empezar, para compartir, para conocer expectativas Los anfitriones estaban muy volcados en su tema, con gran experiencia y tendría que fomentarse de alguna manera a que salieran personas menos espontáneas, menos líderes naturales. La tercera ronda tendría que haber sido más larga, pero con un descanso previo entre rondas para descansar.

45 Gracias por participar!

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