POR UNA IDENTIDAD EN NUESTR RED Fundación Universitaria del Área Andina Seccional Pereira

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1 2013 POR UNA IDENTIDAD EN NUESTR RED Fundación Universitaria del Área Andina Seccional Pereira 0 Comunicaciones Carlos Alberto Marín Franco 29/11/2013

2 POR UNA IDENTIDAD EN NUESTRA RED MANUAL DE REDES SOCIALES FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA SECCIONAL PEREIRA CARLOS ALBERTO MARÍN FRANCO UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS, SOCIALES Y DE LA EDUCACIÓN PROGRAMA DE COMUNICACIÓN SOCIAL-PERIODISMO PRÁCTICAS ACADÉMICAS PEREIRA

3 POR UNA IDENTIDAD EN NUESTRA RED MANUAL DE REDES SOCIALES FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA SECCIONAL PEREIRA CARLOS ALBERTO MARÍN FRANCO TUTOR: ORLANDO RODRÍGUEZ COMUNICADOR SOCIAL-PERIODISMO UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS, SOCIALES Y DE LA EDUCACIÓN PROGRAMA DE COMUNICACIÓN SOCIAL-PERIODISMO PRÁCTICAS ACADÉMICAS PEREIRA

4 DEDICATORIA Dedico este trabajo a quienes aportaron en mi crecimiento como persona y como profesional, a quienes durante cinco años de aprendizaje dejaron una huella imborrable en mi corazón, a mis amigos Laura López y David Ramírez, quienes durante varios semestres compartieron conmigo no solo desde la vida académica, sino de la más sincera amistad. Dedico este trabajo a mi familia, a mis hermanos, a mi hijo y a mis papás que siempre los llevo en el corazón; a Edward Frederick, quien aportó con la financiación de mis estudios, a Hogares Calasanz y todos lo que en este momento no puedo recordar por la premura del agradecimiento. Dedico este trabajo a mis docentes, en especial a Mónica García de la cual me llevo un buen recuerdo como estudiante. Agradezco además, al docente Luis Adolfo Martínez por despertar en mí, la preocupación por la pregunta. Dedico este trabajo a unos tantos y muchos más que tuvieron la paciencia de entender cada momento, cada inquietud, cada inexactitud propia de un estudiante. Espero aportar con este proyecto de práctica a la Fundación Universitaria del Área Andina Seccional Pereira, y agradecer por permitir mi incursión en el área de comunicaciones; tantas y tantas fotografías que alimentan mi gusto por este oficio, tantos espacios de aprendizaje que lograron que conociera parte del campo de la comunicación organizacional. 3

5 AGRADECIMIENTOS Agradecimiento especial a la Fundación Hogares Calasanz Colombia Agradecimiento especial al Colegio Calasanz Pereira Agradezco a la Universidad Católica de Pereira y a su programa de Comunicación Social y Periodismo Agradezco a la Fundación Universitaria del Área Andina y su oficina de Comunicaciones Agradezco a mi Jefe Inmediato Mario Alejandro Ríos Campiño Agradezco a mí tutor de prácticas Orlando Rodríguez Agradezco a Diana Zuleta, secretaria del programa de Comunicación Social- Periodismo 4

6 TABLA CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 1 ABSTRACT... 7 RESUMEN CONTEXTUALIZACIÓN MACROAMBIENTE MICROAMBIENTE IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DESCRIPCIÓN REFERENTE TEÓRICO REFERENTE TEÓRICO DIAGNÓSTICO COMPONENTE TEÓRICO COMPONENTE PRÁCTICO RESULTADOS INTERVENCIÓN OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS ESTRATEGIAS

7 5.3. TÁCTICAS CRONOGRAMA PRESUPUESTO CONCLUSIONES REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS

8 RESUMEN El trabajo se llevó a cabo en la práctica académica de la Universidad Católica de Pereira, por el estudiante de Comunicación Social- Periodismo, Carlos Alberto Marín Franco de décimo semestre. La práctica se desarrolló en la Fundación Universitaria del Área Andina Seccional Pereira en la Oficina de Comunicaciones, realizando aportes en Comunicación Organizacional. En la comunicación Organizacional, el autor trabajó la identidad en las redes sociales (social media marketing) y a través de un estudio de público interno, utilizó una técnica denominada Grupo Focal, por medio de la cual demostró la necesidad de un manual de redes social en la Fundación Universitaria del Área Andina Seccional Pereira, ya que la misma domina un número alto de perfiles en las redes sociales. El soporte teórico bajo el cual se trabajó, se resume en tres autores: 1. Cees B.M. van Riel (Comunicación Corporativa) 2. Frederick Levine, Christopher Locke, Doc. Searls y David Weinberger (95 tesis de la comunicación virtual) 3. Jeroen Boschma (Generación Einstein) Con el Manual de uso de Redes Sociales, se pretende crear un protocolo de uso que termine por brindarle a las redes manejadas por la institución una identidad. Palabras Clave: Redes Sociales Virtual Facebook Twitter Filosofía Identidad Marca Valores Comunicación Corporativa Organización Institución Conversación Interacción 7

9 ABSTRACT FOR AN IDENTITY IN OUR NETWORK The Following document was carried out in the academic practice of The Catholic University of Pereira, the student of Social Communication and Journalism Carlos Alberto Marín Franco of tenth semester. His academic practices performed in the Fundación Univeristaria del Área Andina Seccional Pereira, in office communication, and his area Organizational Communication. In Organzational Communication the author worked identity in social networks (social media marketing) that through a study of public, and a technique known as focus group, showed the necessity of a MANUAL NETWORKS and univerisity that manages a diverse numbers of virtual networks. The theorical reference under three authors also worked: Cees B.M. van Riel (Corporate Communication) Fredrick Levine, Christopher Locke, Doc Searls and David Weinberger (95 thesis of communication virtual) Jeroen Boschma (Generation Einstein) The VIRTUAL NETWORK MANUAL created an identity of ownership and use of social networks in the Fundación Universitaria del Área Andina Seccional Pereira. Keywords Social Networks Virtual Facebook Twitter Philosophy Identity Brand Values Corporate Communications Organization Institution Conversation Interaction 1

10 INTRODUCCIÓN El proyecto de prácticas Por una Identidad en Nuestra Red, se desarrolló en la Fundación Universitaria del Área Andina Seccional Pereira, como proceso de práctica académica del programa de Comunicación Social-Periodismo de la Universidad Católica de Pereira. Las herramientas digitales se están posicionando con el transcurrir del tiempo en alternativas de mucho valor para sociedad; encontrando en ellas oportunidades de difusión de información, retroalimentación y conversación con los públicos. La Fundación Universitaria del Área Andina Seccional Pereira, es una institución que maneja las herramientas web 2.0 para sus procesos de comunicación tanto con su público interno, como con su público externo; sin embargo, el administrar las herramientas 2.0 en este caso específico, redes sociales, no garantiza que sus públicos estén mejorando su percepción de la marca. Por tal motivo se procede a trabajar un manual de redes sociales, apuntando a que las herramientas digitales se trabajen de una manera coherente y que referencie la filosofía institucional. Es decir, que todas las redes sociales administradas por la universidad, vaya por el mismo camino. Se procede a trabajar desde unas categorías base como, Filosofía, Marca, Valores Institucionales e Identidad, para hacer un compendio del referente teórico, basado en tres autores como Cees B.M. van Riel con (Corporate Communication); Fredrick Levine, Christopher Locke, Doc Searls and David Weinberger (95 thesis of communication virtual) y finalmente se trabaja Jeroen Boschma (Generation Einstein); todos ellos arrojando categorías y subcategorizas importantes de relevacia para trabajar el tema de identidad en las redes sociales a través de un manual de redes sociales para la Fundación Universitaria del Área Andina Seccional Pereira. El proceso además, se trabajó bajo la técnica de Grupo Focal, aplicada a los administradores de las diferentes redes sociales que administra la universidad, también se tuvo en cuenta una encuesta encontrada en el Plan de Comunicaciones de la Oficina de Comunicaciones de la Institución. Los resultados encontrados, nos dieron pistas interesantes para la construcción del manual, y posteriormente ser aplicado. 1

11 1. CONTEXTUALIZACIÓN 1.1. MACROAMBIENTE El surgimiento de la Fundación universitaria del Área Andina, se debe a la cercanía de un grupo especializado de personas con el eje cafetero, un grupo interdisciplinar que en los años sesenta, gestaron proyectos de infraestructura, educación, telecomunicaciones y proyectos políticos, siendo en gran parte afines a las necesidades de la población del Viejo Caldas. Así, se concretó la idea de Pablo Oliveros Marmolejo, uno de sus integrantes, de crear una institución de educación en la segunda mitad de la década de los setenta. Quienes hicieron parte de ésta fundación: Pablo Oliveros Marmolejo: rector de la Universidad Tecnológica de Pereira, director del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior ICFES entre los años 1972 y 1978, miembro fundador de la Fundación Universitaria Los Libertadores, presidente de la Asociación Colombiana de Instituciones de Educación Tecnológica, - Ministerio de Justicia. Resolución 6035 de (Noviembre 8). ACIET, presidente de la Asociación Colombiana de Instituciones Universitarias Privadas ACIUP, rector de la Fundación Universitaria del Área Andina. Gustavo Eastman Vélez: Ingeniero Eléctrico y de Telecomunicaciones. Gerente, Jefe de Finanzas y Mercadeo y socio de INEICO Y PROYCO, empresas de construcciones eléctricas y comunicaciones, catalogadas en las décadas de los sesenta y setenta, entre las cinco más importantes de su sector, ha sido Presidente de la Asamblea General y Asesor Financiero de la Fundación Universitaria del Área Andina, durante los últimos quince años. Silvio Baena Restrepo: Exgerente para Colombia de la International Telephone & Telegraph - ITT -, en la actualidad miembro del Consejo Directivo de la Universidad de los Andes. Carlos Enrique Marín Vélez: Viceministro de Trabajo, expresidente del Concejo de Bogotá, en la actualidad Magistrado del Consejo Superior de la Judicatura, asesor de instituciones universitarias. 2

12 Julio Lizarazo Arévalo: Ingeniero Eléctrico, Gerente General de la Compañía Proyectos y Construcciones Ingeniería Eléctrica -PROYCO S.A. Actualmente es Gerente de BALIZA LTDA. Compañía dedicada a la integración de Proyectos de ingeniería y presidente de la Junta Directiva de la Fiduciaria Petrolera FIDUPETROL Mario Cuéllar Gaviria: fue miembro activo de la asamblea de la Fundación Universitaria del Área Andina, Ingeniero Civil y especialista de la Universidad de Louisiana, Baton Rouge. Realiza estudios de posgrado en la Universidad de París entre 1958 y 1959, secretario de Gobierno y Gobernador encargado del Departamento de Caldas en La Fundación Universitaria del Área Andina es una institución universitaria de carácter privado reconocida como tal mediante Resolución del 9 de diciembre de 1983 emanada del Ministerio de Educación Nacional con autonomía académica, administrativa y financiera y que se rige por los mandatos constitucionales del país. Para el periodo de 1983 la institución ofrecería solo programas en la formación de tecnología, como lo fueron Administración de Obras Civiles, Minería, Alimentos, en su primera fase; en su segunda fase con programas tecnológicos en Terapia Respiratoria, Dirección de Ventas, Modas y Textiles, y Radiología e Imágenes Diagnósticas. Para el periodo 1993, cuando el Ministerio de Educación le reconoció su enfoque académico, la Fundación Universitaria del Área Andina, amplió sus áreas al ámbito científico, combinando ciencia, tecnología y saber profesional. Para el año 1997, su cobertura le daba paso a la escuela de posgrados consolidando así su compromiso para fortalecer el ánimo de la educación profesional en nuestro país. Para el periodo del 2000, La Fundación Universitaria recibe aprobación para abrir sede en la ciudad de Pereira, fortaleciendo los programas que ya venían sirviendo en la educación superior en área como Salud, Administración y Bellas Artes. En este periodo la Fundación Universitaria inició su consolidación de programas como Instrumentación Quirúrgica, Tecnología en Radiología e Imágenes Diagnósticas, Optometría, Terapia Respiratoria, Enfermería (Acreditado), Diseño de Modas, Mercadeo y Publicidad y Ventas, Derecho y sus posgrados, todos con Registro Calificado para su funcionamiento. 3

13 Su expansión en el territorio nacional se ha dado a lo largo de los años, hoy goza de presencia en 4 ciudades del país, siendo Bogotá su sede central y capitalizadora de procesos tanto académicos como administrativos. Medellín, Pereira y Valledupar, se suman desde sus sedes a éste procesos de impartir conocimiento desde su amplia oferta de programas. Actualmente cuenta con una oferta amplia de más de 27 programas en modalidades como profesionales, técnicos profesionales, tecnológicos, posgrados y educación a distancia. Para el año 2007, la sede contaba con aproximadamente estudiantes en todas su modalidades y programas. Dentro de la concepción organizacional Areandina, existe el Pensamiento Fundacional con pilares basados en la búsqueda del conocimiento, el construir el futuro con maneras libres de enseñar, aprender y crear; formar ciudadanos ejemplares, ejercer la docencia con criterios pedagógicos, impartir formación de calidad, innovadora y creativa; desarrollar acciones que optimicen la cobertura de la educación y el mejoramiento en la calidad de los programas, todo esto para dinamizar la expresión del ser humano en sus múltiples dimensiones. Lo anterior lleva en un orden de ideas a la misión y los valores institucionales por los que se rige la Fundación Universitaria del Área Andina. Misión Institucional Contribuir al desarrollo sostenible económico, social y ambiental con calidad, pertinencia e innovación, mediante la generación, transferencia y aplicación de conocimiento y la formación integral y permanente de personas, desde un enfoque humanista, emprendedor, responsable y de pensamiento crítico y reflexivo. Valores Institucionales La excelencia La innovación El respeto La responsabilidad El liderazgo La transparencia La Solidaridad El servicio La identidad Felicidad Efectividad Estos imperativos estratégicos, se complementan para la Fundación Universitaria con unos imperativos estratégicos enmarcados en: 4

14 Cobertura con Calidad Desarrollar programas académicos presenciales pertinentes y con calidad que le permitan a los egresados articularse al desarrollo regional y nacional, mejorando sus condiciones de vida y contribuyendo al crecimiento de las empresas, instituciones y comunidades en las cuales están ejerciendo su quehacer profesional. Generación de Conocimiento e Innovación Generar y transformar el conocimiento desarrollando procesos académicos, e investigativos de excelencia, encaminados a la innovación técnica, tecnológica y científica, al servicio de la sociedad, a través de una integración armónica entre la Institución y los grupos sociales objetivo. Contribución al Desarrollo Regional y Nacional Aportar al desarrollo económico, cultural y social de la región centro occidente del país, participando activamente en los escenarios de discusión y concertación de políticas públicas, y lograr reconocimiento como una organización innovadora y excelente. Responsabilidad Social y Ambiental Contribuir al desarrollo y a la sostenibilidad armónica de los grupos sociales objetivo y de la Institución, a través de proyectos y de la interacción en redes académicas, productivas y sociales, con criterios científicos de transparencia y éticos en todas las actuaciones. Internacionalización Posicionar la institución en escenarios internacionales, mediante el intercambio de conocimiento, experiencias y culturas que contribuyan a la excelencia académica, el crecimiento y desarrollo integral de la institución y de las personas que la conforman. Desarrollo y Sostenibilidad Institucional Garantizar rentabilidad y sostenibilidad económica, social, ambiental y seguridad jurídica a través de la implementación de un sistema de gestión integral con altos niveles de innovación y desarrollo tecnológico. 5

15 Con lo anterior se enmarcada la estructura estratégica de Areandina Pereira, la cual pretende direccionar dichos pilares a un grupo social objetivo, definido de la siguiente manera: Estudiantes Estudiantes de educación media. Estudiantes de pregrado y posgrado. Estudiantes de educación continuada. Docentes de educación básica y media. Docentes Docentes de pregrado. Docentes de posgrado. Egresados y Graduados Egresados y graduados de la Andina. Egresados y graduados de otras Instituciones de Educación Superior. Personal Administrativo y de Apoyo de la Fundación Universitaria del Área Andina Familiares de la Comunidad de la Fundación Universitaria del Área Andina Núcleo familiar de estudiantes de la Andina Núcleo familiar de personal administrativo, docente y personal de apoyo. Proveedores de Bienes y Servicios. Comunidades de la Zona de Influencia. Sector Educativo Público y Privado Colegios Públicos y Privados que tengan facilidad de articularse con los programas de la Andina. Instituciones de Educación de Formación para el Trabajo y desarrollo humano, e Instituciones Técnicas y Tecnológicas que tengan facilidad de articularse con los programas de la Andina. Comunidades de Ciencia Tecnología e Innovación Sector Empresarial Sectores incluidos en el Plan Regional de Competitividad. Gremios y/ asociaciones empresariales. Sector Solidario. Sector Público 6

16 Entidades territoriales a nivel Departamental, Municipal y Territorios Indígenas. Administración a nivel Nacional y Central. Embajadas. Organismos de Cooperación y Entidades Multilaterales Donantes. Asamblea General y Consejo Superior Sociedad Civil Convenios Con el transcurrir de más de tres décadas, La Fundación Universitaria del Área Andina contempla la creación de convenios importantes para el soporte en materia de educación, administración y área financiera que dinamice su quehacer académico y organizacional, siempre resaltando la necesidad de responderle a su grupo social objetivo, a las necesidades investigativas y sociales en el contexto regional y nacional. Las principales alianzas con las que cuenta la Fundación Universitaria del Área Andina Seccional Pereira, son con Whitney University System, específicamente en su Red Ilumno, que se argumenta en la participación de más de 10 universidades en América Latina, con 43 sedes y más de 400 centro de educación MICROAMBIENTE La Fundación Universitaria del Área Andina seccional Pereira, cuenta con dependencias adscritas a la dirección administrativa, entre ellas la oficina de comunicaciones. La oficina de comunicaciones cumple con un plan de comunicación interno al servicio de la Fundación Universitaria del Área Andina, enmarcado dentro de unas estrategias que direccionadas buscan contribuir y apoyar las dinámicas de comunicación que se dan dentro de la organización, con el ánimo de que este fenómeno sea transversal a todas las dependencias, para así integrar y vincular a todos sus miembros. Plan de comunicación Oficina Descripción de la situación 7

17 Misión: La Fundación Universitaria del Área Andina es una institución de educación superior comprometida con la formación integral y permanente de personas, con visión emprendedora, humanista y social, mediante la utilización adecuada de la técnica, la tecnología y la ciencia; para dar respuesta a las necesidades del país y la sociedad desde una perspectiva creativa e investigativa. Justificación del plan interno de comunicaciones Dados los resultados brindados por la encuesta de satisfacción, y por la observación y análisis del diario de campo, es necesario desarrollar de manera prioritaria, un plan estratégico de comunicación que atienda a las necesidades encontradas, pues es algo que ha pasado a unos niveles de insatisfacción e inconformismo dentro de la institución relativamente altos. Además al desarrollar el plan estratégico de comunicación se tendrá unos lineamientos sólidos que direccionen el rumbo y el futuro de la oficina, pues esta debe posicionarse entre la institución como una aliada importante para el crecimiento conjunto de la misma, y así ganar terreno en los espacios directivos. Dimensiones del plan 1. Estratégico Comunicacional: El fenómeno comunicacional, solo se ha visto en la Fundación Universitaria del Área Andina desde el componente transmisionísta, que siendo importante para el buen desarrollo de la persona, y para el buen clima y cultura organizacional, no es la única herramienta de aporte que tiene la comunicación, en ella existe un componente estratégico, el cual es su parte más rica y amplia, pues con ella se desarrollan y ejecutan planes importantes dentro y fuera de la organización, brindando cohesión y sentido desde los componentes esenciales y estratégicos de la institución, pues lo que se busca, es que todos hablen un mismo idioma, para que exista un entendimiento entre colaboradores, y así alcanzar en conjunto las metas y las perspectivas establecida desde la alta dirección. 2. Posicionamiento de la Oficina de Comunicación: Punto que busca desarrollar dentro de la institución un posicionamiento de la Oficina, dado a que es vista, como un cuello de botella para los procesos comunicacionales, (es vista y sentida como una barrera que 8

18 obstaculiza las dinámicas institucionales), pues se considera distante de los procesos sistémicos de las dependencia. Esto es da a su vez por el desconocimiento que tienen las personas de los diferentes servicios que esta presta. 3. Difusión Institucional: Vincular a nuevos voceros y medios, con el ánimo de brindar fluidez al proceso informativo que necesita la institución, con el ánimo de que los colaboradores, sientan los flujos informativos por parte de sus directivas y compañeros (la comunicación no la hace una dependencia, la comunicación es transversal a toda la institución y la hacen todas las personas), convirtiéndose todos en voceros, los cuales deben de poseer ciertos y parámetros de organización de la información. De igual manera es importante desarrollar políticas de difusión con el ánimo de organizar los procesos en cuanto a tiempo, horario e impacto (clasificación de la información, pertinente o no pertinente). Objetivo general Posicionar la Oficina de Comunicación, como una aliada estratégica dentro de la comunidad, utilizando nuevos espacios de interacción tanto informativos, como administrativos y estratégicos, alineados con los imperativos estratégicos a alcanzar al año 2016, aplicando un plan de acción que incluya las cuatro dimensiones anteriormente mencionadas. Objetivos específicos - Proporcionar mejores flujos de comunicación dentro de la organización, dinamizando su tránsito. - Educar y actualizar a las personas sobre los servicios que pueden encontrar en la Oficina de Comunicación. - Desarrollar políticas de comunicación, en caminadas a la organización de las labores de la Oficina, como al orden y clasificación de la información, y de los planes y asesorías que la dependencia brinda a la comunidad - Fomentar nuevos espacios de participación e interacción de los colaboradores con la Rectoría y/o sus respectivas direcciones. Reglas de juego en la comunicación interna - La comunicación interna de la Fundación Universitaria del Área Andina, dado su crecimiento constante estará mediatizada por las herramientas web 2.0 dado a los cortos momentos que existen entre dependencias y 9

19 departamentos de interactuar cara a cara, esto también va de la mano del lineamento misional del uso adecuado y apropiado de la tecnología. - Entre las mismas dependencias y áreas debe prevalecer la comunicación persona a persona, la cual imprime un sello de cercanía entre los miembros de la misma, este tipo de comunicación se facilita en estos espacios, dado el reducido número de colaboradores de esta misma área. La comunicación por otros medios será efectiva en caso de estar por fuera de la oficina o dependencia, y debe utilizarse con la intención se conocer o hacer conocer los fenómenos importantes que se dan en la misma. - La Oficina de Comunicación brindará apoyo permanente a las demás áreas de la institución en temas correspondientes a la divulgación de información al interior de la organización. - La Oficina clasificará, de acuerdo al grado de impacto y de concordancia con la razón de ser de la institución la información que llegue a su despacho. - De igual manera agendará y resolverá, el momento y la forma de envío de la información a sus públicos objetivos. - Asimismo, decidirá por cuales de los medios existentes se difundirá dicha información. - Brindará asesoría permanente a los planes específicos que se desarrollen las diferentes áreas o departamentos de la institución. A su vez capacitará a las personas cada que sea requerido, en temas correspondientes a la razón de ser de la Oficina de Comunicación y a los usos y gratificaciones que puedan brindar las herramientas comunicacionales dispuestas para la buena interacción entre los colaboradores. - El trabajo conjunto con las áreas de: Rectoría, Vicerrectoría, Gestión del Talento Humano, Servicio al Cliente, Bienestar Universitario y Relaciones Institucionales debe ser una constante, pues el trabajo conjunto e integrado, produce una mayor sinergia organizacional, lo cual va a estar directamente relacionado con la mejora en el clima y la cultura organizacional. De igual manera, las brechas en las cuales se produce ruido y rumor, se reducirán, pues las necesidades informativas se verán satisfechas. Recordemos que la comunicación no la hace una oficina, la hacen todos los miembros de una comunidad, la oficina de comunicaciones vehiculiza y regula el tráfico informativo. - La Gestión del Conocimiento, y el acercamiento a las nuevas tecnologías debe ser una constante en la comunicación al interior de la Fundación 10

20 teniendo en cuenta la misión de personas de la institución. formación integral y permanente de Herramientas seguimiento al plan - El plan de comunicación interna deberá estar enmarcado en un seguimiento continuo y permanente para su retroalimentación y reorientación lo que va a permitirá ajustar los procesos durante su desarrollo con el ánimo de alcanzar el logro de los objetivos propuestos. Para ello se deben implementar los siguientes mecanismos: - - Elaborar informes y estadísticas sobre la ejecución de las acciones del plan de comunicación interna. - - Discusión y revisión del plan con las directivas y el personal de la empresa - Crear indicadores de seguimiento de los boletines y notas internas, asesoría de planes, y de campañas de áreas y departamentos, según la periodicidad establecida. - Desarrollar formatos de evaluación para obtener un control y seguimiento de los proceso comunicacionales internos. - Generar encuestas rápidas de satisfacción en la intranet y en el blog. - Crear formatos de solicitud de servicios de comunicación, con el ánimo de desarrollar seguimiento y gestión de la oficina en asuntos internos. - Construir un cronograma de actividades con sus respectivos alcances y fechas de cumplimento en los cuales esté involucrado la capacitación con la comunidad, en temas correspondientes a los servicios de comunicación, uso adecuado de la comunicación interna y el manejo óptimo de las herramientas web Rediseño de estrategias y ajuste de metas 11

21 2. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD 2.1. DESCRIPCIÓN En la identificación de la necesidad en el aspecto comunicativo, es necesario tener en cuenta los antecedentes encontrados en las encuestas realizadas por parte de la Oficina de Comunicaciones en los meses anteriores. En un marco cronológico que da cuenta de los avances en cuanto al número de publicaciones, calidad de las publicaciones e interacción tanto interna como externa a través de las diferentes herramientas comunicativas, se desarrolla el análisis para la futura identificación del problema. Para el año 2011, la Oficina de Comunicaciones difundía comunicados, enviados a manera de correos, para el periodo se optimizó este servicio con plantillas e información de calidad, estructura y que el grupo social objetivo pudiera aprovechar. Ilustración 1. Antecedentes Fuente: Plan de Comunicaciones (2013), Andina Pereira 12

22 En redes sociales contaba para agosto de 2012 con 801 seguidores, para agosto de 2013 cuenta ahora con 1662 seguidores. En Facebook, el estado con más me gusta tuvo 1390, y en agosto de 2012 la página oficial en la red social se recibió con 1402 Fans, y hasta la fecha, agosto de 2013 se incrementó el número de Fans a Durante los últimos 3 años, la Oficina de Comunicación viene de menos a más, generando estrategias de comunicación interna y externa que han posicionado no sólo a la universidad sino el desempeño de la misma oficina en la web 2.0 El correo electrónico, la utilización de Redes Sociales, el Blog interno, boletines internos y externos, son estrategias utilizadas para el crecimiento y optimización de la comunicación transversal en la Fundación Universitaria del Área Andina Seccional Pereira, que han dado resultado, por ello, se debe tener en cuenta, a la hora de identificar algún tipo de necesidad, que en todo caso, esté direccionada al fortalecimiento de las herramientas y estrategias que ya se tienen. Encuesta encontrada Se tiene como premisa los datos antes expuestos, además de una encuesta de percepción que se realizó desde la Oficina de Comunicaciones meses antes y que arrojó los siguientes resultados. Ilustración 2. Encuesta pregunta 1 Fuente: Plan de Comunicaciones (2013) Andina Pereira 13

23 Ilustración 3. Encuesta pregunta 2 Fuente: Plan de Comunicaciones (2013) Andina Pereira Ilustración 4. Encuesta pregunta 3 Fuente: Plan de Comunicaciones (2013) Andina Pereira Ilustración 5 Encuesta pregunta 4 Fuente: Plan de Comunicaciones (2013) Andina Pereira 14

24 Se precisa en la necesidad de trabajar el tema de interacción con los estudiantes a través de las herramientas 2.0, específicamente las redes sociales y los espacios virtuales. Si bien es cierto, la Oficina de Comunicaciones ha logrado optimizar esa interacción a través de redes sociales al aumentar el número de seguidores y me gusta ; pero para fortalecer dicha estrategia, es necesario que exista al mismo tiempo, una conexión constante con las necesidades, diálogos, propuestas e ideas de los estudiantes. Para ésta necesidad es importante crear manual de uso de redes sociales en el que contemple la posibilidad de utilizar contenidos académicos fieles a las necesidades de interactividad que solicitan los estudiantes. Espacios de participación, etc. El manual de uso de redes sociales también es importante, debido al tipo de contenidos, la pertinencia de los mismos, los colores utilizados, la agenda temática y la relación directa que tienen las publicaciones con los valores institucionales y la misión de la Fundación Universitaria del Área Andina seccional Pereira. Un estudiante que se sienta identificado con los contenidos de las redes sociales, es un estudiante que va querer interactuar con dicha red. 15

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