GLIFOS ecm 4.0. enterprise content management

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1 GLIFOS ecm 4.0 enterprise content management Presentación GLIFOS-ecm es un sistema diseñado específicamente para almacenar, recuperar y preservar digitalmente la gran variedad de documentos físicos y La versión 4.0 toma ventaja de las más recientes tecnologías de Internet e intranets (XML/XSLT) y estándares (Dublin Core, MODS) para ofrecer un mayor grado de flexibilidad, funcionalidad e integración. En particular: XML/XSLT ofrece un mecanismo natural para configurar y administrar el sistema. Entre las funciones que se apoyan en XML/XSLT están: - Definir colecciones específicas. Permite definir metadatos específicos para cada colección de documentos: afiches publicitarios, documentos digitalizados, expedientes, contratos, etc. - Extracción y unificación automática de metadatos. Inclusive a partir de formatos, productos y proveedores distintos entre sí: MS Word, MS Excel, Adobe PDF, HTML, etc. - Diseño y configuración del interface (skins). Permite configurar las pantallas para capturar los metadatos de cada colección, el formato de las descripciones de los documentos, y configurar la pantalla búsqueda. - Definir las políticas de seguridad. E.g., el mapeo de la seguridad del sistema operativo a GLIFOS-ecm está definida en XML. Dublin Core es el estándar más aceptado para la descripción y recuperación de contenido digital. GLIFOS-ecm no sólo adopta este estándar, sino también automáticamente unifica en Dublin Core, las propiedades y los sumarios de formatos que son incompatibles entre si (e.g., MS Word y Adobe PDF). Ofreciendo así una lingua franca para describir y recuperar información a través de toda la organización. Gracias a ello, la versión 4.0 ofrece una operación aún más autónoma, lo que permite reducir significativamente la carga del staff de Sistemas (IT) en cuanto a administración y soporte técnico.

2 Este documento comprende las siguientes secciones: Presentación Flexibilidad de aplicación Módulos Catalogación y publicación Captura (scan) Seguridad y control de acceso Consulta y acceso Navegación jerárquica Administración autónoma

3 Flexibilidad de aplicación Es posible seleccionar y configurar los servicios de GLIFOS-ecm para satisfacer una gran variedad de requerimientos. Algunos escenarios son: Colecciones específicas. Permite describir y recuperar documentos por las características específicas de la colección a la que pertenecen. E.g., es posible recuperar artes publicitarios por agencia de publicidad y las fechas en que la campaña estuvo vigente. O describir y recuperar manuales de capacitación por los puestos de trabajo a los que va dirigido. Una sola licencia de GLIFOS-ecm permite manejar simultáneamente colecciones como: archivo de fotografías, expedientes digitalizados, contenidos para capacitación, contratos, actas de consejo, artes y videos publicitarios, y news clippings. Seguridad de acceso. Cuando es necesario controlar en forma selectiva el acceso a los documentos o contenido digital, el servicio de Seguridad y control de acceso ofrece un mecanismo sencillo donde cada usuario autorizado a publicar, decide quiénes tienen y quiénes no tienen acceso a cada uno de los documentos ha publicado. Algunos ejemplos son: - Colección de fotografías con derechos de autor. - Artes de una campaña publicitaria por lanzar. - Expedientes de clientes, estudiantes, profesores o pacientes. - Actas de consejo, presupuestos, contratos legales. Enterprise Content Management. Para manejar todo el contenido digital de la organización, es necesario integrar y organizar diversas colecciones heterogéneas (e.g., actas de consejo, expedientes, contratos, políticas y reglamentos internos, especificaciones de productos, afiches y videos publicitarios, contenidos de capacitación, etc.), las cuales son generadas y mantenidas a través de todos los departamentos de la organización. En estos casos, Navegación jerárquica ofrece un servicio invaluable para organizar el contenido por colecciones, categorías o departamentos. Al mismo tiempo que Seguridad y control de acceso garantiza la confidencialidad donde es necesario. Acceso integrado a colecciones distribuidas. Ya sea por distribución geográfica, departamental, o por distribuir riesgos y/o carga de trabajo, puede ser conveniente distribuir las colecciones digitales en dos o más servidores. En estos casos, los módulos Consulta y acceso y Navegación jerárquica permiten consultar y acceder al contenido en forma integrada. Integración con los archivos físicos. Por razones tecnológicas, legales y/o administrativas, en muchos casos es necesario y conveniente mantener colecciones físicas de documentos. Para estos casos, es posible integrar GLIFOS-ecm con los módulos Inventario y Circulación de GLIFOS-library, para controlar los items de la colección; aplicar políticas y permisos de acceso, reserva y préstamo; y controlar quiénes tienen los items que se encuentran prestados.

4 Módulo: Catalogación y Publicación Permite publicar y describir prácticamente todo tipo de contenido digital: Permite describir documentos por las características específicas de la colección a la que pertenecen. E.g., es posible incluir en la descripción de los artes publicitarios la agencia de publicidad y las fechas en que la campaña estuvo vigente. O describir (y recuperar) los manuales de capacitación por los puestos de trabajo a los que va dirigido. Automáticamente unifica, las propiedades y sumarios de formatos que son incompatibles entre sí (e.g., MS Word y Adobe PDF). Al momento de publicar, el usuario tiene opción de aceptar los datos descriptivos generados automáticamente, o puede modificarlos de acuerdo a su criterio y los lineamientos de la organización. El usuario autorizado puede modificar en cualquier momento los datos descriptivos de un documento, haciendo click en el ícono [catalogar] que le corresponde al documento. La publicación de documentos es vía Web (HTTP), y no depende de otros protocolos o servicios (e.g., FTP, NFS, NTFS) cuya instalación implicaría trabajo adicional en cuanto a: configuración de firewalls, autenticación del usuario y encripción, instalación de software en las estaciones cliente, y problemas de timeout si la comunicación es inestable. Pueden existir diferentes tipos de campos los cuales pueden ser cualquier tipo de datos como tipo fecha, numéricos, boleanos, etc. Compatible con Dublin Core, el estándar más aceptado para la descripción y recuperación de contenido digital. Para simplificar el trabajo de catalogación, el sistema genera automáticamente los datos descriptivos a partir del sumario del documento (si existe) y de las partes significativas del texto completo del documento.

5 Módulo: Captura (scan) El usuario puede escánear diferentes tipos de documentos con un presetting ya defino teniendo en cuenta las características de los documentos entre los cuales podríamos encontrar cuadros, actas, contratos, etc. Se pueden agregar nuevos tipos de materiales para escanear o diferentes settings con solo modificar un archivo de configuración en xml. Permite almacenar la imágenes escaneadas en diferentes tipos de formatos como.tif,.jpg,.bmp y.pdf. También pudiendo almacenar los documentos en formato multipaginas. Con lo cual un solo archivo contendrá varias páginas de un solo documento físico. Funciona totalmente desde una página web y puede almacenar toda la información directamente al servidor o la puede guardar localmente para subirla posteriormente al servidor. La interfase permite de una forma fácil y cómoda que el usuario pueda determinar cuando quiere terminar de escanear un documento, ver como se encuentra el proceso de este o si sencillamente quiere cancelarlo. El módulo de scan puede funcionar prácticamente desde cualquier estación que cuente con un escáner instalado. Ofrece facilidades para digitalizar documentos por lotes, y/o documentos individuales conforme se vayan generando.

6 Módulo: Seguridad y control de acceso Normalmente, existe información estratégica, financiera, o personal que por políticas internas o regulaciones legales no deben estar disponibles a todo el personal de la organización. GLIFOS-ecm ofrece un servicio de seguridad y control de acceso particularmente flexible, fácil de administrar, e integrado a la seguridad del sistema operativo. Permite especificar quiénes tiene acceso a nivel de cada documento o contenido digital, así como qué usuarios están autorizados a publicar, y en cuáles secciones del archivo digital. Si un usuario no tiene acceso a un documento: no sólo no podrá acceder a su contenido, sino tampoco le aparecerá entre los resultados de la consulta ni en la navegación jerárquica. De esta forma, el usuario no tiene forma de saber si existe o no un documento al cual no tiene acceso. El control de acceso de GLIFOS-ecm está integrado al sistema operativo. De esta forma, no es necesario administrar un control adicional de usuarios y passwords, ni garantizar la seguridad de dos sistemas separados. Una tabla de cruce en XML permite especificar cuales grupos definidos en el sistema operativo van a ser utilizados en GLIFOS-ecm, y permite asignar nombres amigables (friendly names) a los grupos de usuarios. A cada documento se le asignan los grupos de distribución (e.g., Acceso público, Recursos Humanos, Administración, etc.), y es posible definir los grupos de distribución que se deseen; ya sea al momento de instalación o en cualquier momento posterior a la instalación. Desde el manejo de grupos del sistema operativo, a cada usuario se le define el departamento o los grupos de trabajo a los que pertenece (e.g., Administración, Recursos Humanos - staff, etc.).

7 Módulo: Consulta y acceso Este servicio y el de Navegación jerárquica, son las vías de acceso al archivo digital. Cada servicio ofrece ventajas particulares para localizar información, de forma que, dependiendo de preferencias personales y de la información a buscar, los usuarios pueden escoger el mecanismo de consulta más conveniente. Este servicio es particularmente importante en colecciones de más de 10,000 items. Porque a medida que aumenta el número de items, va mermando la conveniencia de la navegación jerárquica. Permite localizar y acceder a una gran variedad de documentos y contenidos digitales en su formato original: reglamentos y manuales corporativos (e.g., MS word), fotografías e imágenes (JPEG), presentaciones (Power- Point), formularios en blanco (Adobe PDF), cursos de capacitación en video (Real Media), hojas electrónicas (Excel), afiches publicitarios (Adobe Illustrator ), anuncios en radio y televisión (Windows Media), websites (HTML), etc. Es posible hacer consultas de texto completo, por cualquiera de los datos descriptivos de Dublin Core, por el tamaño del archivo, y es posible delimitar las búsquedas a un departamento o colección en particular. Si un usuario no tiene acceso a un documento, no le aparece entre los resultados la consulta. De esta forma, el usuario no tiene forma de saber si existe o no un documento al cual no tiene acceso. Es posible configurar los datos descriptivos y el formato de la forma de consulta de acuerdo a los requerimientos de la organización (vía XML/XSLT). También es posible configurar el formato y los datos a incluir en los resultados son configurables. Permite mostrar streaming video dentro del mismo interface.

8 Módulo: Navegación jerárquica Este servicio y el de Consulta y acceso, son las vías de acceso al archivo digital. Cada servicio ofrece ventajas particulares para localizar información, de forma que, dependiendo de preferencias personales y de la información a buscar, los usuarios pueden escoger el mecanismo de consulta más conveniente. La navegación es particularmente conveniente en colecciones estructuradas y relativamente pequeñas, de 10,000 items o menos. Permite la navegación jerárquica (tipo portal) del archivo digital. El cual puede estar organizado por colecciones, departamentos, o categorías. E.g., Expedientes académicos, Recursos Humanos, ISO-9000, Consejo Administrativo, Archivo fotográfico, Expedientes, etc. Si un usuario no tiene acceso a un documento, no le aparece entre los documentos de la categoría. De esta forma, el usuario no tiene forma de saber si existe o no un documento al cual no tiene acceso. El interface de la navegación es generada on the fly, y refleja la estructura jerárquica más reciente. Vía XML/XSLT, es posible rediseñar el interface (skin) de la navegación jerárquica. El servicio de anuncios y noticias permite resaltar la importancia de cierta información con respecto al resto de la colección. Es posible activar el servicio de anuncios en la página principal de la navegación jerárquica, y en las páginas principales de cada colección o departamento (e.g., "Ya están disponibles los formularios más recientes sobre...", "les recordamos que la fecha límite para recibir solicitudes de vacaciones es el 10 de agosto, favor contactar a..."). Esta funcionalidad permite rotar las noticias conforme los visitantes vuelven a visitar las páginas principales de cada categoría.

9 Módulo: Administración autónoma Las intranets administradas manualmente, tienden a consumir una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo del staff de Sistemas (IT), ya que todos los departamentos dependen de Sistemas para convertir sus documentos a páginas de Web (formato HTML) y para publicarlos. En contraposición, GLIFOS-ecm está diseñado para utilizarse y administrarse de la forma más autónoma posible. Permite archivar, indexar y recuperar el contenido en su formato original. Por lo que no es necesario convertir, ni ajustar, el formato de los documentos a HTML. Los usuarios (así autorizados) pueden publicar directamente los documentos, sin necesidad de requerir asistencia del departamento de IT. De hecho, los usuarios son las personas más indicadas para publicar y catalogar sus documentos ya que, al ser ellos los creadores del contenido, lo conocen mejor. Los usuarios (así autorizados) pueden publicar directamente las noticias que el sistema va rotando conforme los visitantes vuelven a entrar a un departamento. Genera on the fly el directorio (tipo portal) para la navegación jerárquica. Respetando, automáticamente, el control de acceso a los documentos. Los servicios de consulta y navegación jerárquica automáticamente incorporan los documentos recién publicados sin necesidad de reconstrucciones globales. A los pocos segundos de publicar un nuevo documento, ya es posible acceder a él. Control de acceso integrado al sistema operativo. De esta forma, no es necesario administrar un control adicional de usuarios y passwords, ni preservar la seguridad de dos sistemas separados. Interface vía Web. Lo que evita el tener que instalar software específico, o hacer actualizaciones del sistema, en las estaciones cliente.

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