Taller Diseño e implantación rápida de un ECM para una empresa de ingeniería/arquitectura usando herramientas de código abierto

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1 Taller Diseño e implantación rápida de un ECM para una empresa de ingeniería/arquitectura usando herramientas de código abierto Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información / Facultad de Ingeniería y Arquitectura (FIA) / USMP 17 de agosto de 2010

2 Una nueva manera de operar Qué cambios han ocurrido en nuestras oficinas que dan paso a que repensemos cómo debemos archivar ahora?

3 Dialoguemos sobre Cultura de papel Nuevas tecnologías = Nuevas perspectivas? La organización como ente virtual Desprendimiento del expediente de papel

4 Dialoguemos sobre Tecnologías del conocimiento Competencias individuales y conocimiento colectivo Nuevo paradigma operacional de la oficina digital Procedimiento simplificado para implantar ECM

5 La cultura corporativa de papel persiste Demasiadas oficinas se mueven alrededor de formularios de papel y de firmas en tinta Usamos las computadoras como maquinillas glorificadas Los recursos electrónicos se usan inconsistentemente y sin visión estratégica

6 La cultura de papel persiste Rediseñamos procesos sin incorporar nuevas tecnologías para simplificarlos y automatizarlos Olvidamos actualizar los reglamentos y las leyes para adecuarlos al nuevo contexto tecnológico Invertimos costosos recursos en una infraestructura de papel improductiva y lenta Sub-utilizamos la tecnología en la oficina

7 Administración de Documentos? Te has preguntado?: Cómo puedo guardar toda la información en un solo lugar? De qué manera puedo administrarla efectivamente? Dónde está la información que necesito ahora? Cómo puedo añadir valor y productividad? Costos Lento No Actualizado Errores Usuarios y Clientes Insatisfechos

8 Nuevas tecnologías = Nuevas perspectivas? Aprendamos a Pensar digital Identificar estrategias tecnológicas para resolver problemas Diseñar digital Crear bases de datos y sistemas para atender necesidades Ejecutar digitalmente Adquirir las destrezas personales y colectivas para ejercer digitalmente

9 Nuevas tecnologías = Nuevas perspectivas? Implantamos nuevas tecnologías usando viejas ideas? Controles excesivos Exigimos autorizaciones firmadas en papel Filtros jerárquicos vs. Comunicación horizontal Limitamos la colaboración Dependemos de reuniones presenciales Le sacamos partido al potencial de las tecnologías?

10 Nuevas tecnologías = Nuevas perspectivas? Reinventar la oficina usando las Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) Modernizar nuestras comunicaciones , Chat, Foros, Wikies, Portales Automatizar procedimientos Workflows con Firmas Digitales, ERPs, Business Intelligence Delegar autoridad aplicando reglas automáticas Crear expedientes virtuales Sistema Computarizado para Manejo de Contenido (ECM)

11 ECM: Expediente Único Cedulas de Identidad Declaraciones Pasaportes Visas Garantías Otorgadas Información Interna Identificar el documento y autoindexar Simulaciones Evaluaciones Antecedentes Jurídicos Antecedentes Económicos Antecedentes Financieros Créditos de Consumo Créditos Hipotecarios Créditos Comerciales Cliente: Rodrigo Seguel Base Documental

12 ECM: Módulos de la Solución

13 ECM: Formularios Electrónicos 80% de los documentos de negocio son formularios Marco legal Seguridad Integración Las empresas están buscando facilitadores electrónicos para sus procesos, no meros formularios web El verdadero valor de los formularios electrónicos estriba en su habilidad para reducir la burocracia asociada con los formularios de papel - Citado de Gartner Captura Datos Documentos Estáticos Regidos por reglas de negocio dinámicas

14 ECM: Formularios Electrónicos Capa Presentación (Exactamente Igual al Papel) Lógica del Negocio (local o workflow) Datos (XForms, XML Schemas) Archivos Relacionados (MS Office, Videos, Faxes)

15 ECM: Búsqueda & Recuperación Búsquedas parametrizadas Acceso controlado por tipo de usuario Acceso instantáneo y global

16 ECM: Búsqueda & Recuperación Resultados agregados Visualización en pantalla de Listas Documentos Informes Imágenes

17 ECM: Workflows Work Node Collection Point Business Application Sub- Process Decision Point Split/J oin Start/ End Connector

18 ECM: Arquitectura Captura Catalogación Almacenamiento Office Docs Scan Central Digital Images Scan Distributed Reports COLD Metadata Model Import Index scripts Images CM API (Java, C++, WebSvcs) Documents DB Content Manager Procedures Storage Manager Portal Server Web Page Application Server

19 ECM: Arquitectura Cliente Logica Contenido LS Resources Office Correo Electrónico Resources Scan Centralizado y Distribuído Reportes COLD Accesos Intranet Extranet Internet Aplicación Negocio Digital Images SAN Base Documental

20 Visualizar la organización como ente virtual Hoy día tenemos disponible la tecnología para trabajar En cualquier lugar A toda hora Con todos nuestros expedientes y recursos En colaboración con personas del mundo entero

21 Visualizar la organización como ente virtual La organización virtual requiere acceso electrónico instantáneo a todos sus recursos El archivo de papel es un obstáculo Los procesos manuales son incompatibles

22 Desprendernos del expediente de papel y del proceso manual Es más un asunto de cambiar reglamentos, normas y actitudes que de superar barreras tecnológicas Si calculáramos el costo e ineficiencia del proceso manual, pronto adoptaríamos el digital Perspectiva Zen de la oficina moderna: Ser uno con el proceso y con el flujo de la información Adam, Azad (2008). Implementing electronic document and record management systems. New York: Auerbach Publications.

23 Desprendernos del expediente de papel y del proceso manual Existen otros grandes obstáculos Cultural organizacional Pobres destrezas de información y de computación en la fuerza laboral Falta de visión y de conocimientos tecnológicos en la alta y media gerencia Pobre infraestructura tecnológica

24 Desprendernos del expediente de papel y del proceso manual Los expedientes digitales unificados proveen beneficios Mayor eficiencia y efectividad Facilitan la producción de conocimiento y el manejo de la información Grandes economías operacionales Operación amigable con el ambiente Mayor seguridad

25 Implantar las tecnologías del conocimiento Infraestructura básica Redes de telefonía, videconferencia y datos vía IP Computadoras físicas o virtuales (VDI) Acceso de banda ancha a Internet Programas de productividad

26 Implantar las tecnologías del conocimiento Infraestructura avanzada Comunicación electrónica Manejo electrónico de documentos Formularios electrónicos Flujos computarizados de procesos Portales de colaboración, conocimiento y autoservicio Editado por Andrew Cox. (2006). Portals: people, processes and technology. London: Facet.

27 Implantar las tecnologías del conocimiento Restructuración organizacional CIO vs. CKO vs. Consultor externo Chief Information Officer vs. Chief Knowledge Officer vs. Outsourcing Comunidades de práctica Procesos para producción y validación de conocimiento Mapas de conocimiento y Directorios de Expertos Organización distribuida globalmente Valhondo, D. (2003). Gestión del conocimiento: del mito a la realidad. Díaz de Santos: Madrid

28 Mapas de conocimiento

29 Implantar las tecnologías del conocimiento Infraestructura para manejo electrónico de documentos Plataforma Comercial o de Código Abierto para Manejo Electrónico de Contenido (Enterprise Content Management, ECM) Creación electrónica de documentos y digitalización Políticas de Indización, Retención y Disposición Adopción de formularios electrónicos Validación de firmas digitales

30 Implantar las tecnologías del conocimiento Infraestructura para manejo electrónico de documentos El ECM transforma el archivo de expedientes en una base de datos para manejar todos los documentos y objetos digitales Crea un repositorio electrónico seguro Usa metadatos (categorías, clasificaciones y taxonomías) para Describir cada documento Armar expedientes virtuales Arlene G. Taylor & Daniel N. Joudrey. (2009). The Organization of Information. (3 rd. E.). Westport, Connecticut : Libraries Unlimited.

31 Implantar las tecnologías del conocimiento Infraestructura para manejo electrónico de documentos Implanta controles para hacer cumplir las políticas de Retención y Disposición Controla versiones Adrian Brown. (2006). Archiving Websites: a practical guide for information management professionals. London: Facet.

32 Implantar las tecnologías del conocimiento Infraestructura para manejo electrónico de documentos Automatiza los procesos de revisión y aprobación de documentos Recurso para preservación digital de los récords Maneja electrónicamente el Ciclo de Vida de los documentos: Desde el borrador hasta su terminación Adrian Brown. Archiving Websites, a Practical Guide for Information Management Professionals.

33 Ciclo de Vida del Documento Fin al debate entre Administradores de Documentos y Archiveros Privacidad del Borrador Protección del Récord Automatización de Políticas And the last shall be first: Recordkeeping policies and the NII Hedstrom, Margaret; Wallace, David Journal of the American Society for Information Science; Apr 1, 1999; 50, 4

34 Implantar las tecnologías del conocimiento Extensión del manejo electrónico de documentos a los procesos de negocio Creación de expedientes digitales unificados Existen algunos estándares de metadatos Dublin Core para documentos bibliográficos, egms para documentos gubernamentales digitales del Gobierno del Reino Unido, el ISAD (G) y el EAD para documentos de archivo y el TEI (Text Encoding Initiative) para recursos de las humanidades y las ciencias sociales G. G. Chowdhury & Sudatta Chowdhury. (2007). Organizing Information: from the shelf to the web. London: Facet.

35 Implantar las tecnologías del conocimiento Desarrollo de flujos computarizados de trabajo (workflows) Conexión a sistemas transaccionales (ERP) Integración a portales de colaboración y autoservicio G. G. Chowdhury y Sudatta Chowdhury. Organizing Information From the Shelf to the Web.

36 Competencias individuales & Conocimiento colectivo Agenda personal de mejoramiento Destrezas tecnológicas Conocimiento sobre ECM y estrategias de metadatos Uso y manejo de recursos de datos e información Estrategias de colaboración Cuál es tu agenda de transformación personal? Reflexiona y dialoguemos Muriel Foulonneau & Jenn Riley. (2008). Metadata for Digital Resources: implementation, systems design and interoperability. Oxford: Chandos.

37 Competencias individuales y Conocimiento colectivo Agenda organizacional de mejoramiento Evolución de la cultura organizacional Desarrollo sistemático del capital Intelectual Relacional Estructural Incorporación de procesos para producción de conocimiento

38 Demostración Repositorio EGCTI Proyecto University of Tennessee Knoxville

39 Cuán valioso sería un ECM? Para su organización Para sus clientes

40 Creación de un ECM Para una empresa de ingeniería o arquitectura

41 Componentes del Proyecto de ECM Políticas Procesos Planificación Documentos y Contenido Manejo Contenido Empresarial Manejo de Cambio Datos Software Infraestructura IT Adaptado de: Asprey, Len y Michael Middleton (2003). Integrative Document & Content Management: Strategies for exploiting enterprise knowledge. London: Idea Group Publishing.

42 Procedimiento simplificado Defina el alcance del proyecto Individual Departamental Organizacional Inter-organizacional

43 Procedimiento simplificado Clarifique el compromiso y la disponibilidad de recursos Se ha identificado el ECM como proyecto estratégico? Se trata de un proyecto demostrativo o nuevo estándar? Amarró el apoyo de un campeón en la alta gerencia? Qué presupuesto le asignaron para el proyecto? Qué personal le asignaron?

44 Procedimiento simplificado Defina la estrategia a seguir Proyecto diseñado y montado por personal interno Desarrollo mixto: Consultor externos y personal TI interno Outsourcing: Consultor externo diseña y ejecuta

45 Procedimiento simplificado Asigne grupo de trabajo interno/externo Comité del proyecto de ECM Campeón del proyecto Director técnico Gerente de proyecto

46 Procedimiento simplificado Asigne grupo de trabajo interno/externo Equipo de trabajo para la implantación del proyecto Analistas de información y procesos de negocio Manejadores de récords, archiveros (o bibliotecarios) Consultores de procesos Consultores para la implantación del SMC Desarrolle Plan de Proyecto

47 Procedimiento simplificado Estudie necesidades, políticas, requisitos reglamentarios y analice situación del archivo físico Ejemplo Evaluación Administración de Terrenos de PR Desarrolle Diseño Conceptual Ejemplo Diseño Administración de Terrenos de PR Plantilla

48 Procedimiento simplificado Decida estrategia de software Código abierto Comercial

49 Procedimiento simplificado Determine los módulos a instalar a corto y mediano plazo Manejo de contenido Manejo de récords Archivo de correo electrónico Formularios electrónicos inteligentes COLD/Interfase con ERP

50 Procedimiento simplificado Decida su estrategia de infraestructura Servidores y almacenamiento interno Servicio hosted Digitalización Interna: centralizada y/o distribuida Externa: en sitio o remota PCs físicas o virtuales

51 Procedimiento simplificado REDACTE Diseño Técnico Valídelo contra el diseño conceptual Desarrolle aplicación Valídela contra los diseños conceptual y técnico Ejecute piloto, evalúe resultado y corrija deficiencias

52 Procedimiento simplificado Implante el nuevo sistema para manejo de contenido Adiestre personal y ponga en producción escalonada Desarrolle y ejecute estrategias para Manejo de Cambio Monitoree utilización y evite duplicidad de procesos Expanda al resto de la organización

53 Procedimiento simplificado Documente el Retorno De Inversión (ROI, en inglés) Economía en papel, impresión y archivo Eficiencia procesal Aumento de transacciones Satisfacción de los clientes Efectividad de cumplimiento y administración expedientes

54 Procedimiento simplificado Proyecte al futuro! Expansión del sistema a otros procesos/dependencias Incorporación de flujos de trabajo (workflows) Incorporación de otros módulos

55 Diseño Conceptual Si pudiera diseñar un ECM para

56 Qué saqué de este Taller? Llegó la hora de evaluar

57 Diseño e implantación rápida de un ECM para una empresa de ingeniería/arquitectura usando herramientas de código abierto Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información / FIA/USMP agosto de 2010

58 Otros comentarios Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información /

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