POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN.
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- Carmelo Moya San Martín
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1 Política Corporativa de Cumplimiento #C-208 (Global) Valoración Agosto 22, 2013 Revisión Agosto 22, 2013 POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN. POLÍTICA: Cintas está comprometida con los más altos estándares de integridad en nuestras prácticas comerciales, como se establece en el Código de Conducta y Ética de negocios. Esta política ha sido adoptada para promover ese compromiso por garantizar el cumplimiento de los principios y objetivos de la Organización para la Cooperación Económica y la Convención de Desarrollo para Combatir el Cohecho de Funcionarios Públicos Extranjeros en Transacciones Comerciales Internacionales ("la Convención de la OCDE") y la aplicación de la legislación, incluyendo la Ley de Prácticas Extranjeras Corruptas de Estados Unidos ("FCPA") y la Ley de Soborno del Reino Unido de 2010 ("Ley de Soborno") en conjunto, junto con cualquier otra legislación aplicable, Legislación Anti Corrupción". Estas leyes y diversas leyes locales en todo el mundo, prohíben o restringen proveer pagos o cualquier cosa de valor, directa o indirectamente, a funcionarios del gobierno, clientes, o los partidos políticos y requieren controles estrictos sobre la disposición y las cuentas de activos de la empresa. Esta política se aplica a todos los directores, funcionarios y socios de Cintas Corporation, sus subsidiarias o filiales en el que Cintas Corporation posee, directa o indirectamente, un interés (colectivamente, "Cintas"), así como a cualquier otra persona o entidad que actúe por cuenta o en nombre de Cintas. Para las entidades en las que el interés Cintas 'es inferior al 50%, Cintas debería utilizar sus mejores esfuerzos para aplicar esta política y los procedimientos relevantes. En ciertas circunstancias, Cintas ha adoptado medidas más restrictivas de lo requerido por la ley debido a su compromiso con los valores de la compañía y su reputación comercial alrededor del mundo. Los procedimientos detallados para asegurar el cumplimiento de la Política Anticorrupción se encuentran en los Procedimientos Anticorrupción, adjuntados como Anexo A. OFICINA RESPONSABLE: Director de Cumplimiento DEFINICIONES: Legislación Anticorrupción: Aplicación de la Legislación de la Convención de la OECD, incluyendo la FCPA, Ley contra el Soborno, y algunas leyes locales aplicables para Cintas en los países en los que opera. Cualquier cosa de valor: Incluye cualquier cosa que tenga un valor monetario o que pudiera constituir una ventaja, financiera o de otro tipo, para el receptor, tales como dinero en efectivo o equivalentes de efectivo (por ejemplo, cheques de caja, cheques, órdenes de pago, bonos al portador, tarjetas de regalo), donaciones de caridad, contribuciones políticas, los gastos de viaje, y regalos.
2 Página 2 Contribución Caritativa: Incluye cualquier donación de fondos de Cintas, instalaciones o servicios de cualquier tipo. Cliente: Incluye cualquier cliente actual o potencial Cintas, y cualquier persona que sea propietario, accionista, empleado, director, funcionario o representante de un cliente actual o potencial de Cintas. Proveer Pagos: Pequeños pagos realizados a Funcionarios de Gobierno para agilizar o asegurar el desarrollo de una acción administrativa de rutina a la que el pagador tenga derecho ordinario y que se realiza con frecuencia por el funcionario de gobierno. Oficial (s) Gobierno: Incluye cualquier persona que sea (n): a. Oficial (Electo, nombrado por carrera) de un gobierno federal, estatal, local, o del gobierno municipal; b. Empleado de un gobierno o un organismo gubernamental o departamento; c. Empleado de una empresa propiedad del gobierno o empresa controlada por el gobierno; d. Empleado o representante de una empresa propiedad del gobierno o controlada por él, pero no limitado a las organizaciones sin fines de lucro; e. Oficial o empleado de una organización pública internacional (por ejemplo, los Comités Olímpicos, de la ONU, el Banco Mundial, la UE, la OMC, la OTAN); f. Persona que actúa por cuenta o en nombre de un gobierno o de cualquiera de las organizaciones mencionadas en los anteriores incisos (c) al (e), a pesar de que él / ella pueda no ser un empleado de tal gobierno u organización; g. Oficial de un partido político y / o candidato a un cargo político política, y h. Individuo que se considera un funcionario del gobierno bajo la ley local aplicable. Gastos de Representación: Los pagos de, o relacionada con, viaje, alojamiento, comidas y entretenimiento. Pago: Véase la definición de "cualquier cosa de valor" anterior. Representante: Incluye cualquier parte que: (i) tiene conocimiento especial de, o los contactos, un funcionario de gobierno, partido político, gobierno, entidad controlada por el Estado o la organización internacional público y se reserva a utilizar estos contactos o conocimientos especiales para ayudar a Cintas a desarrollar negocios mediante la presentación de Cintas, la negociación de acuerdos comerciales, o la obtención de las aprobaciones de dichas partes, o (ii) se puede razonablemente esperar para interactuar con uno o más clientes en nombre de Cintas.
3 Página 3 Cuando se hace referencia a los montos en dólares EE.UU., que se entenderá también en moneda extranjera de una cantidad equivalente en base a la tabla de tipo de cambio actual # C-38, Contabilidad Corporativa, Anexo E. I. LIBROS Y REGISTROS PRECISOS A. Los directores, funcionarios y socios deberán garantizar libros y registros precisos de Cintas (que incluyen prácticamente todas las formas de documentación comercial) y reflejen, en forma razonablemente detallada, las operaciones y disposiciones de activos. Cuentas y otros registros de transacciones deben ser completa y exacta. Registros o entradas de contabilidad deben generalmente debe contener cada uno de los siguientes para ser considerado completo y preciso: los nombres de los destinatarios o de las partes de la transacción, la fecha de la operación, tipo de bien o servicio prestado, lugar en el que se recibieron los bienes o servicios, los montos gastados o recibidos, el propósito final de la transacción y los beneficiarios finales. B. Ningún consejero, directivo o socio participarán en la falsificación de cualquier contabilidad u otros registros comerciales. Todos los registros deben reflejar los hechos verdaderos y la naturaleza de las transacciones registradas. Por ejemplo, los pagos a terceros deben identificar la naturaleza y los motivos de tales pagos. C. Los fondos o activos no revelados o registrados se podrán establecer o mantener para cualquier propósito. Fondos o transacciones no pueden ser etiquetados únicamente como " misceláneos" y todas las transacciones en efectivo tienen que ser individual y precisamente registradas. D. Los directores, funcionarios y socios deben ser proactivos en la gestión y respuesta a cuestiones contables asegurando registros completos y precisos, e informar a los supervisores adecuados o a los departamentos de aclaraciones, las preguntas, preocupaciones o las prácticas contables sospechosas. Los directores, oficiales, y socios también deben responder completa y verazmente a las preguntas de los auditores internos de Cintas o independientes. II. PAGOS PROHIBIDOS A. Se prohíbe pagar, ofrecer, autorizar, o prometer pagar cualquier cosa de valor a un funcionario de gobierno o partido político con la intención de inducir o influir en un funcionario de gobierno o partido político a realizar o abstenerse de realizar algún acto oficial, en para ayudar a Cintas a obtener o retener negocios, dirigir negocios a cualquier persona, o asegurar una ventaja en la realización de negocios. B. Del mismo modo, se prohíbe pagar, ofrecer, autorizar o prometer pagar, directa o indirectamente, cualquier cosa de valor a cualquier otra persona - por ejemplo, una tercera parte-representante - a petición de un funcionario de gobierno o partido político o mientras se sospeche o tenga razón para creer que el pago o promesa de pago será ofrecido o dado a cualquier funcionario de gobierno o partido político con el fin de inducir o influir en un funcionario gubernamental o partido político a realizar o abstenerse de realizar algún acto oficial, con idea de ayudar a Cintas a obtener o
4 Página 4 retener negocios, dirigir negocios a cualquier persona, o asegurar una ventaja en la realización de negocios. C. Se prohíbe además a pagar, ofrecer, autorizar, o prometer cualquier cosa de valor a un cliente para inducir o recompensar la mala ejecución de la función del cliente o el incumplimiento de una obligación contraída por el cliente a su empleador. D. Un director, funcionario o socio no deben proporcionar ninguna cosa de valor, directa o indirectamente, a ningún funcionario de gobierno, partido político, o cliente a menos que el director, funcionario, o compañero lo esté haciendo de acuerdo con esta Política y la Guía Anticorrupción de Procedimientos de Cintas, o de otra manera cuente con la aprobación previa y por escrito del Jefe Oficial de Cumplimiento. E. No es una excusa aceptable o defensa a la violación de la política de que un pago prohibido se exigió o extorsionado por el destinatario. III. GASTOS DE HOSPITALIDAD A. Bajo ciertas circunstancias, los pagos por gastos de hospitalidad podrían ser considerados como Pagos prohibidos de acuerdo a esta Política y la ley. B. En relación con otras Políticas de Cintas y las Prácticas comerciales éticas, todos los gastos de hospitalidad, independientemente del destinatario, debe ser: 1. Hecho de acuerdo con la legislación local. 2. Razonable, de buena fe, y hecho para un propósito comercial legítimo. 3. Adecuada y transparente registrado y debidamente documentada en los libros y registros de la compañía. C. Además, Los gastos de Hospitalidad prestados a funcionarios del gobierno están sujetos a requisitos adicionales. Es importante tener en cuenta que el gobierno oficial es ampliamente definida en esta Política y abarca no sólo a funcionarios gubernamentales electos y designados, sino también (entre otros) los empleados de las entidades controladas por el gobierno o de propiedad del gobierno. En muchos casos, esto puede incluir médicos, empleados de hospitales y empleados de la universidad, Los gastos de hospitalidad proporcionados Funcionarios de Gobierno: 1. Debe estar directamente relacionado con: a. una. la promoción, demostración o explicación de los productos o servicios de Cintas o b. Ejecución o desarrollo de un contrato con un gobierno o una agencia del mismo.
5 Página 5 2. Debe ser un costo razonable. Los Procedimientos de reserva están establecidos en la versión aplicable de la Política corporativa # C- 7 ( Corporate Business Travel ) y los procedimientos de reembolso están establecidos en la versión vigente de la Política Corporativa # C- 103 ( Cuentas de Gastos y la Política del uso de la tarjetas de crédito), se detalla a continuación como debe seguirse en la medida de lo aplicable. a. Para los viajes de funcionarios gubernamentales en los Estados Unidos y Canadá, el alojamiento en hoteles deben cumplir con la versión vigente de la Política Corporativa # C- 7, Sección E, a menos que se obtenga la aprobación previa por escrito del Director de Cumplimiento. b. Para las comidas de los funcionarios gubernamentales en los Estados Unidos o Canadá, los gastos no deben exceder de $ 25 por persona para el desayuno, $ 50 por persona para el almuerzo, o $ 100 por persona para la cena, a menos que la aprobación previa por escrito se obtiene a partir del Oficial de Cumplimiento. c. Para viajes y comidas de los funcionarios del gobierno fuera de los Estados Unidos o Canadá, los gastos no deben exceder las tasas de reembolso aplicable del Departamento de Estado de Estados Unidos para alojamiento y comidas (publicado en ), a menos que se obtenga la aprobación previa por escrito del Director de Cumplimiento. Dichas normas se aplicarán independientemente del país de origen del funcionario de gobierno o el país en el que está viajando. d. Para preguntas sobre las Guías de presupuestos de viajes para los funcionarios públicos que no se señalan en este procedimiento, póngase en contacto con el Director de Cumplimiento. e. los Gastos de recreación para funcionarios del gobierno no deben exceder de $ 100 USD por persona por evento, a menos que se obtenga la aprobación por escrito previa del Director de Cumplimiento. 3. No debe hacerse con tanta frecuencia o regularidad que quebrante los objetivos de esta Política o llegue a crear una apariencia de deshonestidad. 4. No debe incluir el patrocinio de los cónyuges, miembros de la familia u otras personas. 5. No debe incluir pagos o reembolsos de escalas (por ejemplo, paradas en Orlando o Las Vegas en un viaje hacia o desde Cincinnati). 6. No debe hacerse directamente al funcionario de gobierno pagos por adelantado o reembolsos. Siempre que sea posible, los arreglos de viaje deberán ser hechas con boletos y hospedaje pre pagado directamente por Cintas.
6 Página 6 De lo contrario, Cintas debe, si es posible, reembolsar al empleador gubernamental pertinente y no a el o la misma funcionario de gobierno. Los pagos de viáticos no están permitido. 7. Se debe proceder por aviso con un escrito por Cintas para el empleador de la persona (s) que se ha ofrecido recreación. En ciertas circunstancias, Cintas puede requerir una confirmación por escrito por parte del empleador. 8. Siempre que sea posible, la persona (s) a la que se ofrece recreación debe ser seleccionado por su empleador. IV. REGALOS Y ARTICULOS PROMOCIONALES. A. Dar regalos a funcionarios gubernamentales, partidos políticos, o clientes podrían ser considerados Pagos prohibidos en violación de la ley y de esta política, aunque la entrega de regalos es costumbre en muchas culturas empresariales. Por lo tanto, regalos y artículos de promoción ofrecidos o entregados a funcionarios del gobierno, los partidos políticos o los clientes están sujetos a las siguientes pautas y serán evaluadas en conjunto con otras políticas de Cintas y prácticas comerciales éticas. B. En relación con las demás políticas de Cintas y prácticas comerciales éticas, todos los regalos y artículos promocionales proporcionados por Cintas debe ser: 1. Fabricado de acuerdo con la legislación local. 2. Razonables en tamaño y valor, y dada con un fin comercial legítimo o en una ocasión apropiada. 3. Adecuada y transparente registrado y debidamente documentada en los libros y registros de la compañía. C. Además, los directores, funcionarios y socios deben obtener la aprobación previa por escrito del Director de Cumplimiento antes de ofrecer a un funcionario de gobierno o partido político alguno regalo con un valor justo de mercado extremo de $50 de EE.UU. Es importante tener en cuenta que el gobierno oficial es ampliamente definida en esta Política y abarca no sólo a funcionarios gubernamentales elegidos y designados, sino también (entre otros) a los empleados de las entidades controladas por el gobierno o de propiedad del gobierno. En muchos casos, esto puede incluir médicos, empleados de hospitales y empleados de universidades. Directores, oficiales, y socios no necesitan aprobación previa por escrito para dar un regalo a un funcionario público por valor de EE.UU. $ 50 o menos, si todos los requisitos enumerados arriba en la sección IV. B y los requisitos adicionales que se enumeran abajo están satisfechos. Tal regalo o artículo promocional: 1. No debe incluir dinero en efectivo o su equivalente en efectivo. 2. Debe ser habitual, en el tipo y el valor, en el país de acogida y de hecho en un momento o época adecuada y en las circunstancias apropiadas
7 Página 7 3. No debe ser hecha con la intención de influir en el beneficiario o a un tercero con el fin de obtener o retener negocios, o en intercambio explícito o implícito de favores o beneficios específicos del destinatario, en su capacidad pública o privada, o de su o su empleador. Más bien, los regalos deben ser hechos como una cortesía o muestra de respeto o estima. 4. Debe ser dado en el nombre de Cintas y no en el nombre personal del Director Cintas, Oficial, o Socio. 5. No se debe dar más de tres veces en el mismo funcionario de gobierno o partido político dentro de un período de 12 meses. 6. Debe ser hecho abiertamente, en vez de en secreto. En su caso, el regalo debe ser para uso de negocios, en lugar de para el uso individual o personal del beneficiario. 7. Siempre que sea posible, debería tener la marca corporativa con el logotipo de Cintas - esto identifica el origen de promoción de la donación y reduce el valor "intrínseco" del objeto. V. PAGOS FACILES (TAJADAS). Cintas generalmente no permite Pagos fáciles (Tajadas). Los Pagos fáciles (Tajadas) están prohibidos por las leyes locales de la mayoría de los países, y por la Ley de Soborno. En ciertas circunstancias limitadas, sin embargo, cuando lo permita la legislación aplicable, los Pagos fáciles (Tajadas) pueden ser permisibles. Dichos pagos sólo podrán realizarse previa autorización escrita por parte del Director de Cumplimiento. VI. CONTRIBUCIONES POLÍTICAS. Los fondos de la empresa, las instalaciones o servicios de cualquier tipo no deben ser pagados o provistos para ningún candidato a un cargo público, a ningún partido político o candidato, o sus oficiales, o para cualquier iniciativa política, referendo o de otro tipo de campaña política de los funcionarios extranjeros sin la previa aprobación escrita del Director de Cumplimiento y Director General. Del mismo modo, los socios no pueden hacer contribuciones políticas a través de o en nombre de Cintas a funcionarios extranjeros sin la previa aprobación escrita del Director de Cumplimiento y Director General. Estos Requisitos aprobados no se aplican, sin embargo, a las contribuciones hechas por Cintas autorizadas por EE.UU o Comités de acción política fuera de Estados Unidos ("PAC"). Contribuciones de los PAC se rigen por los estatutos de la Cintas Corporation Partners PAC VII. CONTRIBUCIONES CARITATIVAS (DONATIVOS). A. Cintas debe asegurarse de que las contribuciones caritativas se dan sólo a organizaciones benéficas de buena fe y sólo se utilicen con fines caritativos apropiados y no mal aplicado de otra manera en violación de ley o esta Política.
8 Página 8 B. Con previa aprobación escrita por el Director de Cumplimiento de una donación de caridad para hacerse con los fondos de Cintas o en nombre de Cintas, se requiere si una de las siguientes circunstancias se presenta: 1. La contribución supera dólares EE.UU. en cantidad o valor. 2. Que el destinatario no esté de acuerdo para emitir un recibo. 3. El destinatario sugiere que la contribución se hará de forma anónima. 4. La contribución está direccionada a cuentas en un tercer país (es decir, un país que no es el país de origen del beneficiario o Cintas). 5. Un funcionario, director o empleado del Beneficiario tiene la familia u otros vínculos con un funcionario gubernamental. 6. La cantidad o el destinatario se sugiere por un funcionario gubernamental. 7. Hay alguna sugerencia o sospecha de que la contribución puede influir ya sea: (i) la acción del gobierno o inclinar el gobierno o un funcionario de gobierno a mirar más favorablemente Cintas, o (ii) la decisión del cliente de otorgar o renovar un contrato o proveer negocios a Cintas. VIII. CONTRIBUCIONES Y PAGOS PERSONALES. Nada en esta Política impedirá o afectará los aportes personales de los directores, funcionarios o socios que hagan con sus fondos personales y por razones personales, siempre que ningún Consejero, Funcionario o socio utilice sus fondos personales para hacer pagos o contribuciones en nombre de, o en beneficio de Cintas, en violación de esta Política. IX. REPRESENTACIONES, JOIN VENTURES Y FUSIONES /ADQUISICIONES. A. Cintas debe asegurarse de que los representantes, las empresas conjuntas, fusiones y adquisiciones cumplan con esta Política y la Legislación Anticorrupción. B. Antes de utilizar o conservar a cualquier representante, directores, oficiales, o socios deben llevar a cabo una investigación de diligencia debida y complementar los pasos descritos en la sección IX de la Guía de Procedimientos Anticorrupción adjunta como Anexo A, incluyendo la obtención de la autorización previa por escrito del Departamento Legal. Los directores, oficiales, o socios deben asegurarse que, además, que todos los representantes se comprometan a respetar la legislación anticorrupción, con independencia de que los representantes están sujetos a la misma, y de la Política Cintas de Anticorrupción. C. Antes de entrar en cualquier acuerdo las empresas conjuntas, los directores, funcionarios o socios deben llevar a cabo una investigación de diligencia debida y completar los pasos descritos en la sección IX de la Guía de Procedimientos Anticorrupción, incluyendo la obtención de la autorización previa por escrito del Departamento Legal. Los directores, oficiales, o socios garantizarán que las empresas conjuntas y socios se comprometen a respetar la
9 Página 9 Legislación Anticorrupción, con independencia de que esas partes se someten a la misma, y de la Política Anticorrupción de Cintas en relación con cualquier acuerdo. Los directores, oficiales, o Socios garantizarán que las empresas conjuntas harán y mantendrán libros y registros precisos y diseñarán e implementarán un sistema de controles contables internos. D. Antes de entrar en cualquier acuerdo de fusión o adquisición, los directores, funcionarios o socios deberán llevar a cabo una investigación de diligencia debida y cumplimentará los pasos descritos en la sección IX de la Guía de Procedimientos Anticorrupción, incluyendo la obtención de la autorización previa por escrito del Departamento Legal. Los directores, oficiales, o Socios garantizarán que los acuerdos de fusión o adquisición contrapartes se han acatado, y comprometido a respetar la legislación anticorrupción, con independencia de que dichas contrapartes están sujetas a la misma, y están de acuerdo con la Política de Cintas de Lucha contra la Corrupción en relación con cualquier acuerdo. X. ENTRENAMIENTO. Cintas proporcionará capacitación obligatoria en relación con esta Política y la Legislación Anticorrupción a todos los directores y funcionarios, y socios seleccionados, sobre una base regular. El Director de Cumplimiento podrá exigir que cierto personal reciba capacitación adicional, capacitación especializada debido a la naturaleza de sus funciones y responsabilidades en nombre de la Compañía. El Director de Cumplimiento también puede sugerir que ciertas empresas conjuntas, socios y los representantes reciben capacitación anticorrupción. XI. AUDITORÍA. Las disposiciones de esta Política será objeto de exámenes específicos llevados a cabo por el Departamento de Auditoría Interna Cintas '. Los exámenes se evaluará la eficacia de esta política y proponer mejoras, según sea necesario. Además, el Departamento de Auditoría Interna considerará los riesgos de la Legislación Anticorrupción como parte de las auditorías comunes a los registros de Cintas. XII. CUMPLIMIENTO Cintas considerará el cumplimiento de esta Política, incluyendo la terminación oportuna de los requerimientos de entrenamiento, como parte de la evaluación de los directores, funcionarios y socios. La adhesión a esta Política será acreditada en consideración de recompensas y futuras oportunidades dentro de Cintas. El incumplimiento de esta o políticas relacionadas y procedimientos, o no reportar violaciones o presuntas violaciónes, puede ser una violación de la ley, y será motivo para una acción disciplinaria, hasta e incluyendo el despido. Asimismo, los Consejeros designados especialmente, funcionarios y socios se les pedirá certificar anualmente que han leído la Política y se ajustan a sus disposiciones. * * * Es responsabilidad de todos los directores, funcionarios, y socios reportar cualquier violación o presuntas violaciónes de esta política o la legislación anticorrupción. Cualquier director, funcionario o socio con preguntas sobre esta Política o información sobre posibles violaciónes debe ponerse en contacto con su supervisor, el Director de Cumplimiento o el Departamento Legal. Los directores, funcionarios o socios también pueden informar de problemas o comunicar inquietudes de manera anónima a través de la Línea Directa Cintas.
10 Página 10 Como se indica en el Código de Conducta y Ética en los Negocios, es política de Cintas garantizar que ninguna represalia ocurra como resultado de cualquier director, funcionario, o de un socio levantando una conducta empresarial o cuestión ética o informar una violación percibida de la política de la empresa o la ley. APROBADO POR EL DIRECTOR GENERAL
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