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1 CONTROL DE CAMBIOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 30/11/2012 Página: 1 de 19 Verión Fecha Decripción de la modificación 01 07/10/2008 Inicial 02 20/10/2010 Modifico etructura, objetivo, alcance, Cambio de nombre de procedimiento, reponable, incluión de normatividad /09/2011 Se modifica Objetivo, Alcance, Producto, Normatividad, Definicione, Reponabilidad y Autoridad, Lineamiento o Política, Decripción del Procedimiento y Flujograma. Modifico nombre del proceo, Código del 04 30/11/2012 Procedimiento, Ajute de definicione, reponable, y Flujograma.

2 Fecha: 30/11/2012 Página: 2 de 19 AUTORIZACION VERIFIQUE EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIG QUE ESTA ES LA VERSIÓN VIGENTE ANTES DE UTILIZAR EL DOCUMENTO

3 Fecha: 30/11/2012 Página: 3 de OBJETIVO Etablecer la actividade para la generación de backup (copia de eguridad) de la información de lo computadore de la Unidad 2. ALCANCE Ete procedimiento inicia con la olicitud de repaldo de información y finaliza realizando prueba aleatoria a la información reguardada. 3. INSUMOS Relación de Información a Repaldar (IS) Bitácora de Prueba realizada obre la información (IS) 4. PRODUCTOS Información de la Unidad Repaldada de acuerdo a requerimiento (IS) 5. NORMATIVIDAD Ver Normograma 6. DEFINICIONES Backup: Back-up (inglé) e una copia de eguridad de la información almacenada en computador para que puedan utilizare en la retauración del original depué de una eventual pérdida de dato. Bitácora de Backup: Archivo donde e regitra información repecto a la realización de backup (periodicidad, fecha, entre otro)

4 Fecha: 30/11/2012 Página: 4 de 19 Equipo de Computo: Computador peronal que utiliza un funcionario o contratita para realizar u funcione dentro de la entidad. Información Senible: información enible e toda aquella que ea crítica para el dearrollo del negocio de la Unidad y por lo tanto requiere er repaldada de forma periódica en un Computador de un área o dependencia de la Unidad Infraetructura tecnológica: Conjunto de componente tecnológico que oportan lo ervicio y funcionalidade de información y comunicacione de la entidad. Ej. CPU, Impreora, ecáner, fax, canale de comunicación. Log del Sitema: Archivo que genera una herramienta tecnológica donde e plaman cambio o actualizacione de un itema. Servidor: Equipo de computo que provee ervicio epecializado, recuro y/o funcionalidade a otro equipo dentro o fuera de la red corporativa de una organización. 7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Jefe la Etablecer, dirigir y controlar la getión tecnológica de la Unidad Director, Subdirectore, Jefe de y Supervior Identificar la información a er repaldada y olicitar la realización de Backup de Soportar la realización de repaldo de información. (Backup) 8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN Se debe aegurar que toda la información enible para la Unidad ea repaldada; información enible e toda aquella que ea critica para el dearrollo del negocio de la Unidad.

5 Fecha: 30/11/2012 Página: 5 de 19 Lo repaldo de información deben mantenere en itio eguro de acuerdo a lo etablecido en la Política de Seguridad de la Información. La reponabilidad del contenido de la información de cada funcionario o contratita (uuario) e excluiva de éte. la Información y ólo provee al uuario la herramienta para que éte realice u Backup o repaldo de información.

6 Fecha: 30/11/2012 Página: 6 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.1 GENERACION DE BACKUPS EN EQUIPO DE CÓMPUTO DE USUARIOS No. Actividad Decripción de la actividad 1 Solicitar Repaldo de información Solicita a travé de correo electrónico a la Oficina de la realización del backup o copia de eguridad de la información de un equipo de cómputo. El correo electrónico del peticionario debe er dirigido a la dirección electrónica: Reponable Toda la Dependencia reponable Director, Subdirectore Jefe de Oficina o Supervior Regitro Correo Electrónico Punto de Control Verificar Correo Electrónico y/o memorando

7 Fecha: 30/11/2012 Página: 7 de 19 No. Actividad Decripción de la actividad 2 Efectuar Repaldo Realiza el backup o copia de eguridad de la información del equipo del funcionario o contratita en el medio de almacenamiento identificado para tal fin (Partición adicional del Dico Duro del Equipo de Computo, Dico Duro Externo, DVD, etc.). Nota: Como e define en la política de eguridad de la información de la entidad la reponabilidad del contenido de la información de cada funcionario o contratita (uuario) e excluiva de éte. la Información y ólo provee al uuario la herramienta para que éte realice u Backup o repaldo de información. Reponable reponable Regitro Punto de Control Verificar el medio de almacenami ento donde e realiza el repaldo 3 Etiquetar Repaldo En cao de haber realizado el repaldo en un DVD e etiqueta debidamente con el nombre, código del funcionario y dirección IP del Equipo, en cao de er contratita con u nombre, u número de contrato y dirección IP del equipo. DVD Etiquetado

8 Fecha: 30/11/2012 Página: 8 de 19 No. Actividad Decripción de la actividad 4 5 Documentar Lugar de Repaldo Firmar Paz y Salvo A travé del Archivo Excel Bitácora de Backup En Equipo De Cómputo De Uuario el profeional de la Información y documenta la fecha de realización del Backup, la dirección IP del equipo a repaldar, el tamaño aproximado de la información, el medio de almacenamiento donde e realizo el repaldo y el lugar donde repoa la información. Por ejemplo Partición D del dico duro 1 del equipo de computo X ó Dico Duro Externo Y de Tecnología ó DVD Z en carpeta A de Getión Documental. Firma el Paz y Salvo por Retiro del contratita o funcionario en el Formato GTH-PCSVIR-FM-05 depué de verificar la condicione funcionale del equipo a u cargo y de realizado el repaldo de información. Reponable reponable Regitro Archivo Excel Bitácora de Backup En Equipo De Cómputo De Uuario en Servidor de Backup Formato de Paz y Salvo por Retiro GTH- PCSVIR- FM-05 Punto de Control Reviar la Bitácora de Backup En Equipo De Cómputo De Uuario.

9 Fecha: 30/11/2012 Página: 9 de GENERACION DE BACKUPS EN SERVIDORES No. Actividad Decripción de la actividad Reponable reponable Regitro Punto de Control 1 Identificar información a Repaldar Determina la información que debe repaldare y la periodicidad que requiera, aí como el tiempo que deberán conervare lo repaldo. Lo repaldo e conervan en un ervidor orientado hacia ee fin, apegándoe a la política de la entidad, eto e regitra en el archivo Excel Bitácora de Backup de Servidore. Archivo Excel Bitácora de Backup de Servidore en Servidor de Backup Reviar la Bitácora de Backup de Servidore 2 Programar Periodicidad Programa lo repaldo de información en el archivo Excel Bitácora de Backup de Servidore de acuerdo a la periodicidad aplicable, coniderando tamaño de la información y medio de almacenamiento. Archivo Excel Bitácora de Backup de Servidore en Servidor de Backup Verificar lo vencimiento en la bitacora 3 Repaldar Información Ejecuta el proceo de repaldo de la información conforme a la periodicidad que correponda en la programación.

10 Fecha: 30/11/2012 Página: 10 de 19 No. Actividad Decripción de la actividad 4 5 Verificar Información Repaldada Regitrar el Repaldo en Bitácora Verifica que el repaldo haya ido exitoo reviando el log del itema mediante la herramienta de repaldo.. En cao de er neceario tomar la accione correctiva pertinente, como por ejemplo efectuar un nuevo repaldo. Regitra en el Archivo Excel Bitácora de Backup de Servidore el dipoitivo a repaldar, el medio donde e repaldó la información, la fecha y Hora del repaldo. Reponable reponable Regitro Log del Sitema Archivo Excel Bitácora de Backup de Servidore en Servidor de Backup Punto de Control Verificar log itema. el del Reviar la Bitácora de Backup de Servidore 6 Almacenar el Repaldo Almacena adecuadamente el repaldo efectuado en el archivo de Tecnología de la Archivo Excel Bitácora de Backup de Servidore en Servidor de Backup Verificar el almacenami ento de lo repaldo

11 Fecha: 30/11/2012 Página: 11 de 19 No. Actividad Decripción de la actividad 7 Controlar Repaldo Controla lo repaldo conforme a la periodicidad aplicable mediante el archivo Excel Bitacora de Backup de Servidore Reponable reponable Regitro Archivo Excel Bitácora de Backup de Servidore en Servidor de Backup Punto de Control Reviar la Bitácora de Backup de Servidore 9.3 GENERACION DE BACKUPS DE EQUIPOS DE CÓMPUTO CON INFORMACION SENSIBLE No. Actividad Decripción de la actividad 1 Solicitar Repaldar Información El área o dependencia de la entidad olicita a la la Información y la a travé de correo electrónico realizar Backup a equipo de cómputo que contienen información enible para la entidad definiendo la periodicidad de lo mimo. Reponable Toda la Dependencia reponable Director, Subdirectore o jefe de oficina Regitro Correo Electrónico Punto de Control

12 Fecha: 30/11/2012 Página: 12 de 19 No. Actividad Decripción de la actividad 2 3 Evaluación de la Solicitud Documentar información referente a Backup Evalúa la olicitud. En cao de er procedente y de contar con lo recuro de almacenamiento e reponde afirmativamente a travé de Comunicación oficial interna o correo electrónico a la dependencia olicitante confirmando o redefiniendo ademá la periodicidad de lo repaldo. En cao contrario e envía repueta explicando la no pertinencia de la olicitud a travé del mimo medio, Documenta en el Archivo Excel Bitácora de Backup de Información Senible la dirección IP del Equipo a repaldar y la periodicidad de lo Backup. Reponable Tecnología de la Información y Comunicacion e Tecnología de la Información y Comunicacion e reponable profeional Regitro Correo Electrónico y/o Comunicació n Oficial Interna Archivo Excel Bitácora de Backup de Información Senible en Servidor de Backup Punto de Control

13 Fecha: 30/11/2012 Página: 13 de 19 No. Actividad Decripción de la actividad 4 Realizar Repaldo A travé de un aplicativo de Getión de Backup, realiza lo repaldo de la información de acuerdo a lo programado en el archivo Excel Bitácora de Backup de Información Senible y e almacena en el ervidor de Backup. Ademá en ete archivo e documenta la fecha y hora en que e efectuó el repaldo. El Backup e etiqueta debidamente con el nombre del uuario. Reponable Tecnología de la Información y Comunicacion e reponable Regitro Archivo Excel Bitácora de Backup de Información Senible en Servidor de Backup Log de la Herramienta de Getión de Backup Punto de Control Verificar Log del Sitema de Backup

14 Fecha: 30/11/2012 Página: 14 de 19 No. Actividad Decripción de la actividad 5 Realizar Prueba Aleatoria Realiza prueba aleatoria a lo backup para verificar que hayan ido tomado correctamente y eto correpondan con lo log (Acceo generado por la herramienta de getión de Bakup). Revia tamaño del repaldo y la integridad de la información. De encontrare deficiencia en la retauración de la información e prueba con otro repaldo y i e el cao toma medida correctiva para olucionar el problema. prueba realizada e regitran en el archivo Excel Bitácora de Prueba obre Backup iguiendo la periodicidad definida en el mimo por la Información y Reponable Tecnología de la Información y Comunicacion e reponable Regitro Archivo Excel Bitácora de Prueba obre Backup Punto de Control Verificar Bitácora de Prueba obre Backup

15 Fecha: 30/11/2012 Página: 15 de FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 9.1 FLUJOGRAMA GENERACION DE BACKUPS EN EQUIPO DE CÓMPUTO DE USUARIOS FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Toda la Dependencia Director, Subdirectore Jefe de Oficina o Supervior 1 Inicio Solicitar Repaldo de información 2 3 Efectuar Repaldo Etiquetar Repaldo Correo Electrónico DVD Etiquetado 4 Documentar Lugar de Repaldo Archivo Excel Bitácora de Backup En Equipo De Cómputo De Uuario en Servidor de Backup 5 Firmar Paz y Salvo Formato de Paz y Salvo por Retiro GTH-PCSVIR-FM-05 Fin

16 Fecha: 30/11/2012 Página: 16 de FLUJOGRAMA GENERACION DE BACKUPS DE SERVIDORES FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Tecnología de Inicio 1 Identificar información a Archivo Excel Bitácora de Backup de Servidore en Servidor de Backup 2 Programar Periodicidad Archivo Excel Bitácora de Backup de Servidore en Servidor de Backup 3 Repaldar Información 4 Verificar Información Repaldada Log del Sitema 1/2

17 Fecha: 30/11/2012 Página: 17 de 19 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Tecnología de P/2 5 Regitrar el Repaldo en Bitácora Archivo Excel Bitácora de Backup de Servidore en Servidor de Backup 6 Almacenar el Repaldo Archivo Excel Bitácora de Backup de Servidore en Servidor de Backup 7 Controlar Repaldo Archivo Excel Bitácora de Backup de Servidore en Servidor de Backup Fin

18 Fecha: 30/11/2012 Página: 18 de FLUJOGRAMA GENERACION DE BACKUPS DE EQUIPO DE CÓMPUTO CON INFORMACION SENSIBLE FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Toda la Dependencia Director, Subdirectore o jefe de oficina profeionale 1 Inicio 2 Evaluación de la Solicitud Solicitar Repaldar Información Correo Electrónico y/o Comunicación Oficial Interna Correo Electrónico 3 Documentar información Archivo Excel Bitácora de Backup de Información Senible en Servidor de Backup 4 Realizar Repaldo Archivo Excel Bitácora de Backup de Información Senible en Servidor de Backup Log de la Herramienta de Getión de Backup 5 Realizar Prueba Aleatoria Archivo Excel Bitácora de Prueba obre Backup Fin

19 Fecha: 30/11/2012 Página: 19 de ANEXOS Sin Anexo

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