Ya sabes cómo introducir datos en listas y hacer operaciones

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1 1. SUBTOTALES AUTOMÁTICOS Ya sabes cómo introducir datos en listas y hacer operaciones para trabajar con estos datos: ordenar los datos, verlos con un formulario de datos, filtrar los datos según las condiciones que quieras, etc. En esta lección vamos a ver otra herramienta más de Excel que puedes usar en tus listas de datos: los subtotales automáticos. En ocasiones te puede interesar calcular los totales parciales y totales globales de una determinada columna de la lista. Podrías calcular estos valores a través de fórmulas y funciones, pero Excel te proporciona una opción automática para realizar estos cálculos: al utilizar subtotales automáticos, se insertan y se escriben automáticamente los títulos y las fórmulas en las filas de totales. Excel presenta estos resultados en forma de esquema y nos permite desplazarnos a distintos niveles en este resumen de datos. Este esquema que muestra Excel permite agrupar las filas de la lista, para mostrar la información que hay de manera resumida. 1

2 Por ejemplo, en la hoja de la página anterior, vemos una lista de clientes de una determinada empresa, con su ciudad, la fecha en que empezaron a comprarnos y la cantidad de dinero que nos han pagado por sus compras. En este caso, a través de los subtotales automáticos podemos obtener, de una manera rápida y sencilla, la cantidad de dinero ingresada en cada ciudad. Para crear los subtotales automáticos en una lista, lo primero que tenemos que hacer es ordenar la lista respecto al campo para el que queramos obtener los subtotales. Recuerda que puedes ordenar la lista desde las opciones adecuadas del menú del botón (en la ficha Inicio de la Cinta de opciones) o desde los botones Ordenar de A a Z, Ordenar de Z a A y (que están en la ficha Datos). Ten en cuenta que, para calcular los subtotales, tienes que ponerte en una celda de la lista, para que Excel pueda identificar la lista sobre la que trabajar. Una vez ordenada la lista, ponte en una celda de la misma y pulsa el botón, que está en el grupo de comandos Esquema de la ficha Datos, con lo que aparecerá el cuadro de diálogo Subtotales. En la lista Para cada cambio en indicarás la columna por la que quieras agrupar los datos de la lista y calcular los subtotales. En la lista Usar función deberás indicar la función que vas a usar para calcular los subtotales. Las funciones que puedes usar para crear subtotales son: Suma: suma los valores de las celdas. Cuenta: sirve para contar el número de datos que hay en las celdas. Promedio: calcula el valor medio de los datos. Máx, Mín: obtiene el valor máximo o el mínimo, respectivamente. 2

3 Producto: el resultado de esta función es el producto o multiplicación de los datos. Contar números: esta función devuelve el número de datos de las celdas que son números. DesvEst: calcula una estimación de la desviación estándar, donde la muestra es un subconjunto de toda la población. La desviación estándar es una medida que indica lo que se alejan los valores respecto a su valor medio. DesvEstp: calcula una estimación de la desviación estándar, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse. Var: calcula una estimación de la varianza, donde la muestra es un subconjunto de toda la población. Varp: obtiene la varianza, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse. Consulta la ayuda de Excel si quieres obtener más información sobre estas funciones o sobre cómo se calculan sus resultados. En el cuadro Agregar subtotal a se indica la columna que tiene los valores sobre los que vamos a aplicar la función seleccionada (es decir, la columna que tiene los valores que vamos a sumar, a contar, o calcular la media, etc.). La casilla Resumen debajo de los datos hace que los subtotales se muestren debajo de las filas sobre las que se calculan. Si la desactivas, los subtotales aparecerán encima de las filas. También es posible utilizar más de una columna para calcular los subtotales. Para esto sólo tienes que seleccionar los títulos de las columnas o campos correspondientes en Agregar subtotal a, en el cuadro de diálogo Subtotales. Al aceptar el cuadro de diálogo, Excel calcula los subtotales con la función elegida, creando filas para poner estos subtotales. Además, también crea una fila para poner el total general. También es posible anidar subtotales; esto significa incluir grupos de subtotales más pequeños dentro de otros grupos mayores. Para ello, ejecuta la orden dos veces, eligiendo cada vez una columna distinta en Para cada cambio en y desactivando la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales la segunda vez que se llama a la orden, con lo que se añadirá otro nivel al esquema de subtotales. Ten en cuenta también que tienes que ordenar la lista, como segundo criterio de ordenación, por el campo que crea el subtotal anidado. Por ejemplo, en la hoja que puedes ver en la siguiente página se han calculado los subtotales para cada ciudad y, dentro de cada ciudad, para cada año. 3

4 Para hacer esto, hemos ordenado la lista por la ciudad y luego por el año (a través del cuadro Ordenar, accesible a través del botón de la ficha Datos). Luego hemos creado los subtotales automáticos por la ciudad y, tras aceptar la ventana, hemos vuelto a crear los subtotales, pero esta vez por el año y desactivando la casilla Reemplazar subtotales actuales). Otra cosa que podemos hacer es utilizar más de una función en los subtotales. Para ello tendremos que ejecutar dos veces la orden, eligiendo cada vez una función distinta y desactivando la opción Reemplazar subtotales actuales la segunda vez. 4

5 Ten en cuenta que, siempre que la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales esté activada, se cambiarán todos los cálculos y subtotales al aceptar el cuadro de diálogo de Subtotales. Para eliminar los subtotales, podemos ejecutar el comando y pulsar el botón Quitar todos. Además, recuerda que, cuando trabajas con listas filtradas, los subtotales sólo tienen efecto sobre las filas visibles. Ten en cuenta que los valores de los totales generales siempre se calculan a partir de los datos detallados y no de las filas de subtotales. Por ejemplo, si utilizas la función para calcular la media de los datos (función Promedio), la fila de totales mostrará el promedio de todos los datos detallados (es decir, el promedio de los valores de todas las filas), y no el promedio de los valores de los subtotales. Además, los valores de los totales y subtotales se vuelven a calcular automáticamente al editar los datos detallados, es decir, los valores de las distintas columnas de las filas. 2. ORGANIZACIÓN DE SUBTOTALES Al mostrar los subtotales automáticos, Excel pone en forma de esquema la lista, agrupando las distintas filas con cada fila de subtotal asociada y las filas de subtotales con la fila del total general. En el esquema con los subtotales, puedes mostrar u ocultar los distintos datos de la lista a través de los botones que hay en la zona izquierda de la hoja, a la izquierda de los números de fila. Para ocultar todas las filas, pulsa el botón del primer nivel. Para que se vean todas las filas, haz clic en el botón del nivel que está más a la derecha (por ejemplo, si tienes tres niveles, pulsa en ). Los botones que están en la parte superior de esta zona permiten desplazarse por los distintos niveles del esquema. Debajo de estos botones de símbolos de esquema se presenta un esquema del estado actual de la hoja. 5

6 Los cuadros con el símbolo en su interior indican que se puede ampliar su contenido, para ver todas las filas que forman dicho subtotal. Si pulsas sobre los botones con el signo, el efecto será el contrario, ocultando las filas del grupo y llegando a un mayor nivel de resumen. De esta forma, puedes hacer un resumen de los datos de la hoja, mostrando sólo los subtotales que te interesen en cada momento. Cuando trabajas con subtotales, también puedes ordenar los resultados como lo harías con cualquier otra lista. Para ordenar la lista de subtotales, primero elige el nivel de detalle que muestra sólo los resultados de los subtotales y después utiliza el comando de ordenación adecuado. Cuando se ordena una lista de subtotales con las filas de mayor detalle ocultas, las filas ocultas se ordenan con las filas de subtotales asociadas. Por último, puedes ocultar la zona izquierda, donde están los símbolos del esquema, desactivando la casilla Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema, que está en la sección Mostrar opciones para esta hoja de la categoría Avanzadas del cuadro de las Opciones de Excel (accesible desde el Botón de Office volver a mostrar los símbolos del esquema, activa esta casilla. ). Para 3. GRÁFICOS CON SUBTOTALES Al trabajar con subtotales, podemos utilizar estilos para asignar el formato de las celdas del esquema. De esta forma, puedes crear unos estilos a partir de las filas del esquema y luego modificarlos, para personalizar el aspecto del mismo. Si pulsas el botón Iniciador de cuadro de diálogo del grupo de comandos Esquema, aparecerá un cuadro que sirve para establecer algunas opciones de creación de esquemas. 6

7 Desde este cuadro puedes indicar, por ejemplo, si las filas de subtotales aparecerán debajo de las filas asociadas o encima de ellas (si deseleccionas la casilla). Para crear unos estilos para las filas de subtotales automáticos del esquema, activa la casilla Estilos automáticos y pulsa el botón Crear. Estos estilos aparecerán en el menú del botón, que está en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Al crear los subtotales en una lista, también puedes hacer que se inserten saltos de página entre los distintos grupos de subtotales, con la opción Salto de página entre grupos del cuadro de diálogo de Subtotales. De esta forma, cada grupo se imprimirá en una página distinta. Excel crea estilos como NivelFila_1 y NivelFila_2 y los aplica en las filas del esquema. Si quieres, puedes modificarlos desde el menú del botón, para adaptar las celdas correspondientes a como quieras que se muestren. Recuerda que puedes modificar las características de un estilo haciendo clic con el botón derecho sobre dicho estilo en esta lista y seleccionando la opción Modificar. Los cambios realizados se verán reflejados automáticamente en las celdas que sigan dicho estilo, que en el esquema serán las distintas filas de subtotales. De esta forma, podemos cambiar los estilos para personalizar el aspecto del esquema, de forma que los datos sean más legibles. 7

8 También es interesante crear un informe de resumen con un gráfico, para mostrar o analizar los datos de un modo sencillo. Para crear un gráfico a partir de los subtotales, oculta primero las filas de detalle y quédate sólo con las filas de subtotales. Luego selecciona las celdas de la lista sobre las que quieres crear el gráfico y utiliza la opción adecuada de la ficha Gráficos para crearlo. Si es necesario, recuerda que con el botón de la ficha contextual Diseño (que aparece al seleccionar el gráfico) puedes seleccionar los datos que quieres que se representen en el gráfico, para que se muestren en dicho gráfico los datos que quieras. Por otra parte, si quieres personalizar el gráfico, puedes utilizar las distintas opciones de las fichas contextuales Presentación y Formato. Ten en cuenta que los datos que se presentan en el gráfico se refieren a los que se ven en la lista. Al aumentar o disminuir el detalle de los datos resumidos, el gráfico se actualiza. Así pues, hacer un informe a partir de los datos de una lista, utilizando todas las posibilidades que proporciona Excel, puede convertirse en una tarea sencilla. 8

9 4. TOTALES AVANZADOS Hasta ahora hemos visto cómo realizar cálculos de forma automática. Pero, a veces, interesa hacer cálculos de celdas o filas que cumplan sólo ciertos criterios. Estos cálculos se pueden realizar mediante el uso de funciones en las fórmulas y, por tanto, puedes poner los resultados en cualquier lugar de la hoja de cálculo. Vamos a ver algunas de las funciones que tiene Excel para realizar totales avanzados: SUMAR.SI(rango;criterio;sum_rango) Esta función sirve para realizar un cálculo parcial sobre los datos de una lista: sumará sólo los valores de la lista que cumplan cierto criterio. En el primer argumento se indica el rango de la lista a evaluar, es decir, la columna donde estarán los datos que compararemos con el criterio. En el segundo argumento indicamos el criterio a seguir en la evaluación, que aplicaremos sobre el rango indicado en el argumento anterior. Por último, el tercer argumento se utiliza para indicar el rango que contiene los valores que quieres sumar. Por ejemplo: =SUMAR.SI(D4:D13;"<15/04/2006";F4:F13) Esta función comprueba, para cada una de las filas entre la 4 y la 13, si los valores de las celdas que están en la columna D son anteriores al 15/04/2006 y, si lo son, suma el contenido de las celdas de la columna F, obteniendo el resultado total de esta suma. CONTAR.SI(rango;criterio) Esta función se utiliza para saber qué número de filas cumplen un determinado criterio. En el primer argumento se indica el rango de evaluación, en el que vas a contar las celdas, y en el segundo, el criterio. Dicho de otra forma: esta función devuelve el número de celdas del rango que cumplen el criterio. Por ejemplo: =CONTAR.SI(D4:D13;"<15/04/2006") Esta función contará el número de celdas entre D4 y D13 que cumplen que tienen un valor de antes del 15/04/

10 CONTAR.BLANCO(rango) Mientras que con la función anterior contábamos celdas que cumplían un determinado criterio, con esta podremos calcular las celdas en blanco dentro de una lista. En este caso sólo tenemos un argumento, en el que indicaremos el rango del que queremos contar el número de celdas en blanco. Los operadores que se pueden utilizar en los criterios de las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI son: =: igual a <: menor que >: mayor que <=: menor o igual que >=: mayor o igual que <>: distinto El criterio en la función puede ser un número, un texto o una expresión con estos operadores; en estos dos últimos casos, lo tendremos que encerrar entre comillas dobles (por ejemplo: ">56" o "Madrid"). Recuerda que, si no quieres utilizar los rangos directamente sobre las fórmulas, puedes asignar nombres a los rangos de las columnas de la lista para después utilizar estos nombres como referencias. Para realizar cálculos más complejos, utiliza funciones de bases de datos. Para usar estas funciones, deberás crear un rango de criterios, como se hace al utilizar filtros avanzados. En los argumentos de estas funciones de bases de datos, tendrás que indicar: El rango de la lista de datos, incluyendo la fila de títulos. El título de la columna a resumir según la función de que se trate. El rango de celdas donde está situado el criterio. Para obtener más información o utilizar estas funciones, puedes utilizar el comando Insertar función, seleccionando la categoría de Base de datos. 10

11 También puedes utilizar este comando para insertar las funciones de totales avanzados que hemos descrito (la primera se encuentra entre las funciones matemáticas y trigonométricas, mientras que CONTAR.SI y CONTAR.BLANCO están entre las funciones estadísticas). En cualquier caso, el cuadro de diálogo te informará sobre los argumentos necesarios y sobre el funcionamiento de cada función. Las funciones que tiene Excel en la categoría de bases de datos son: BDPROMEDIO: calcula el promedio o media de una serie de números. BDCONTAR: cuenta el número de celdas que tienen números. BDCONTARA: cuenta el número de celdas que tienen algún valor (es decir, que no están en blanco). BDEXTRAER: obtiene un único registro de la lista, según los criterios. Si hay más de un registro que cumple los criterios o no hay ninguno que los cumpla, la función devuelve un valor de error. BDMAX: encuentra el valor máximo. BDMIN: encuentra el valor mínimo. BDPRODUCTO: multiplica los valores de una columna de la lista. BDDESVEST: calcula la desviación estándar, teniendo en cuenta que los datos de la lista son una muestra de la población total. BDDESVESTP: calcula la desviación estándar, basándose en toda la población de datos. BDSUMA: suma los números de una columna de la lista. BDVAR: calcula la varianza, basándose en una muestra de la población. BDVARP: calcula la varianza, teniendo en cuenta que los datos de la lista representan el total de la población. 11