AUDITORÍAS POR PROCESOS MP-22I-V1

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1 AUDITORÍAS POR PROCESOS

2 ISO 9000:2000 AUDITORÍAS POR PROCESOS Normas Aplicadas NTC ISO Duración 8 horas Objetivos Actualizar auditores en la metodología de planeación, ejecución verificación y control de las Auditorías Internas de Calidad orientadas a los procesos. Desarrollar habilidades para la preparación de documentos de auditoría y la aplicación de las técnicas de la auditoría interna de calidad orientadas a los procesos. Contenido Requisito Formación en ISO 9001:2000 Formación como Auditor en ISO 9001:1994 El proceso de auditoría interna de calidad en la organización y su interrelación con los diferentes procesos de la organización. Metodología de planeación, ejecución verificación y control de las Auditorías Internas de Calidad. Preparación de documentos de auditoría orientados a la evaluación de procesos. Técnicas de conducción de la auditoría orientada a los procesos Dirigido a: Auditores con formación en técnicas de auditoría basada en NTC-ISO y conocimientos en ISO 9001:2000, que deseen actualizarse para identificar las técnicas de auditorías orientadas a los procesos. Derechos reservados ICONTEC- 2

3 PROCESOS DE EVALUACIÓN AUDITORÍA PRODUCTO AUDITORÍA PROCESO AUDITORÍA SISTEMA REVISIÓN DIRECCIÓN Derechos reservados ICONTEC- 3

4 AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD: UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN ALTA DIRECCIÓN FORTALEZAS Y DEBILIDADES SGC AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD EFICAZ Y EFICIENTE Derechos reservados ICONTEC- 4

5 PROGRAMA DE AUDITORÍA GESTIÓN ESTABLECIMIENTO MEJORAMIENTO IMPLEMENTACIÓN SEGUIMIENTO Y REVISIÓN COMPETENCIA AUDITORES ACTIVIDADES AUDITORÍA Derechos reservados ICONTEC- 5

6 COMPETENCIA DE LOS AUDITORES Derechos reservados ICONTEC- 6

7 COMPETENCIA AUDITORES CALIDAD CONOCIMIENTOS GENÉRICOS Y REGLAS AMBIENTAL EDUCACIÓN EXPERIENCIA DE TRABAJO ENTRENAMIENTO EN AUDITORÍAS EXPERIENCIA EN AUDITORÍAS ATRIBUTOS PERSONALES Derechos reservados ICONTEC- 7

8 ACTIVIDADES DE AUDITORÍA Derechos reservados ICONTEC- 8

9 ETAPAS GENERALES DE LA AUDITORÍA PREPARACIÓN ACTIVIDADES POSTERIORES AUDITORÍA DE CAMPO SEGUIMIENTO AL PROCESO Derechos reservados ICONTEC- 9

10 ETAPAS DE LA AUDITORÍA INICIO DE LA AUDITORÍA P Designar al auditor líder Definir los objetivos, alcance y criterios Determinar la viabilidad Seleccionar el equipo auditor Establecer contacto con auditado Derechos reservados ICONTEC- 10

11 ETAPAS DE LA AUDITORÍA REVISION DE LA DOCUMENTACIÓN Revisar documentos pertinentes Determinar adecuación con respecto a criterios de auditoría P PREPARACION DE LA AUDITORÍA DE CAMPO Preparar Plan de Auditoría Asignar trabajo al equipo auditor Preparar documentos de trabajo Derechos reservados ICONTEC- 11

12 ETAPAS DE LA AUDITORÍA REALIZACION DE LA AUDITORÍA DE CAMPO Realizar Reunión de apertura Definir los canales de comunicación H Definir papel y responsabilidades de los guías y observadores Recopilar y verificar la información Generar los hallazgos de auditoría Preparar las conclusiones de la auditoría Realizar la Reunión de cierre Derechos reservados ICONTEC- 12

13 ETAPAS DE LA AUDITORÍA PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE LA AUDITORÍA Preparación Informe Aprobación y distribución informe de auditoría V A FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA Derechos reservados ICONTEC- 13

14 REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN MANUAL MANUAL Derechos reservados ICONTEC- 14

15 1. OBJETIVOS: Verificar la adecuación de la documentación o información. Conocer la configuración del SGC. Adecuación: Suficiencia para satisfacer una necesidad. Requisitos: DEBES. Derechos reservados ICONTEC- 15

16 2. METODOLOGÍA DE ANÁLISIS PROCESO: GESTIÓN COMERCIAL PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR Cada requisito se audita TOTAL o PARCIALMENTE como corresponda Derechos reservados ICONTEC- 16

17 3. INFORME DE LA REVISIÓN 1. Fortalezas 2. Debilidades 3. Observaciones De carácter general respecto a la configuración y administración de cada proceso. Derechos reservados ICONTEC- 17

18 PLAN DE LA AUDITORÍA POR PROCESOS Secuencia de las actividades en campo: 1. Reunión de apertura 2. Estructura del sistema de gestión de la calidad 3. Despliegue estratégico 4. Procesos de la cadena de valor 5. Procesos de verificación 6. Procesos de acciones y toma de decisiones 7. Reunión de cierre Auditor líder Derechos reservados ICONTEC- 18

19 LISTA DE VERIFICACIÓN POR PROCESOS CON ENFOQUE DE EFICACIA Responsable: Equipo Auditor Derechos reservados ICONTEC- 19

20 PLANIFICACIÓN ORGANIZACIONAL PROCESO GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO COMPRAS AUDITORÍAS INTERNAS P H V A P H V A P H V A P H V A LISTA DE VERIFICACIÓN Derechos reservados ICONTEC- 20

21 ESTRUCTURA DE LAS PREGUNTAS PREGUNTA ESPECÍFICA CÓMO FUNCIONA EL PROCESO DE...? PREGUNTA DE ENTREVISTA CÓMO LO PLANIFICA? CÓMO LO IMPLEMENTA? CÓMO LO MIDE? CÓMO LO HA MEJORADO? PREGUNTAS AUXILIARES DESCRIBA EL PROCESO DE...? CÓMO DEFINIO LOS CONTROLES PARA..? MUÉSTREME EL ACTA DE DIVULGACIÓN EN DONDE SE DEMUESTRA LA REALIZACIÓN DE... PERMÍTAME LOS REGISTROS DE... Derechos reservados ICONTEC- 21

22 AUDITORÍA DE CAMPO Responsable: Auditor Líder y Equipo Auditor Derechos reservados ICONTEC- 22

23 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN EJEMPLOS DE EVIDENCIAS EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO CONDICIONES DE OPERACIÓN MEDICIÓN REGISTROS OBSERVACIÓN CONDICIONES DE ENSAYO ESTADÍSTICAS (DATOS) CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Derechos reservados ICONTEC- 23

24 SECUENCIA PROCESO DE ENTREVISTA ESCUCHAR OBSERVAR ANALIZAR PREGUNTAR EVALUAR REGISTRAR RETROALIMENTAR Derechos reservados ICONTEC- 24

25 HALLAZGO DE LA AUDITORÍA evidencia hallazgo + - criterio Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría. Recopilado frente a los criterios de la auditoría. Derechos reservados ICONTEC- 25

26 AUDITORÍAS POR PROCESOS Talleres MP-22I-TALLERES-V1 1

27 TALLER 1 OBJETIVO Identificar auditorías como proceso dentro de la organización y su enfoque de gestión a través del programa de auditorías. METODOLOGÍA Leer el capítulo 5 de la norma NTC-ISO Identificar su aplicación y enfoque por procesos Presentar según instrucciones del docente MP-22I-TALLERES-V1 2

28 AUDITORÍA A P V H MP-22I-TALLERES-V1 3

29 TALLER 2 OBJETIVO Determinar los requisitos a evaluar en algunos de los procesos del sistema de gestión de la calidad. METODOLOGÍA Analizar los procesos presentados y su alcance de acuerdo con los objetivos. Identificar los requisitos a evaluar en cada proceso siguiendo la metodología presentada. Presentar según instrucciones del docente MP-22I-TALLERES-V1 4

30 TALLER 2 PROCESO PLANIFICACIÓN ORGANIZACIONAL GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO COMPRAS AUDITORÍAS INTERNAS OBJETIVO Establecer los lineamientos y estrategias organizacionales que permitan enfocarse al cliente y optimizar los resultados. Garantizar la competencia del recurso humano vinculado directamente a la organización y promover un ambiente de trabajo apropiado para los empleados y los productos. Suministrar materiales, insumos y servicios que cumplan con los requisitos de la organización Evaluar la eficacia e implementación del sistema de gestión de la calidad en los procesos de la organización. MP-22I-TALLERES-V1 5

31 PROCESO: PLANIFICACIÓN ORGANIZACIONAL PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR Cada requisito se audita TOTAL o PARCIALMENTE como corresponda MP-22I-TALLERES-V1 6

32 PROCESO: GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR Cada requisito se audita TOTAL o PARCIALMENTE como corresponda MP-22I-TALLERES-V1 7

33 PROCESO: COMPRAS PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR Cada requisito se audita TOTAL o PARCIALMENTE como corresponda MP-22I-TALLERES-V1 8

34 PROCESO: AUDITORÍAS INTERNAS PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR Cada requisito se audita TOTAL o PARCIALMENTE como corresponda MP-22I-TALLERES-V1 9

35 TALLER 3 OBJETIVO Adquirir habilidades para elaborar los documentos correspondientes a la preparación de la auditoría. METODOLOGÍA Revisar documentación Preparar preguntas (PHVA) basadas en los requisitos y la documentación suministrada MP-22I-TALLERES-V1 10

36 PLANIFICACIÓN ORGANIZACIONAL OBJETIVO: Establecer los lineamientos y estrategias organizacionales que permitan enfocarse al cliente y optimizar los resultados. DUEÑO: Gerente General ENTRADAS SALIDAS CLIENTES Propósito de la empresa (Misión y Visión) Análisis del entorno Informes sectoriales Requisitos Legales Requisitos del cliente - Requisitos de producto - Requisitos de las partes interesadas Analizar la información Definir estrategias Establecer procesos y directrices de calidad Realizar despliegue a la organización Mapa de procesos Política de Calidad Objetivos de Calidad Indicadores de Gestión TODOS LOS PROCE- SOS PROCEDIMIENTOS No aplica INDICADORES Cuadro de Mando Integral COMUNICACIÓN Reuniones del Comité de Gerencia MP-22I-TALLERES-V1 11

37 LISTA DE VERIFICACIÓN Página de PLAN No. PROCESO FECHA: PLANIFICACIÓN ORGANIZACIONAL PREGUNTAS EVIDENCIA REGISTROS COMENTARIOS P H V A OBSERVACIONES RESPONSABLES: MP-22I-TALLERES-V1 12

38 GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO OBJETIVO: organización y DUEÑO: Garantizar la competencia del recurso humano vinculado directamente a la promover un ambiente de trabajo apropiado para los empleados y los productos. Jefe de personal ENTRADAS SALIDAS CLIENTE S - Perfiles de cargos - Requisiciones de personal - Planificación estratégica de la organización Seleccionar Realizar inducción Capacitar Evaluar desempeño Recurso humano competente y comprometid o con la calidad TODOS LOS PROCESOS PROCEDIMIENTOS Procedimiento de selección de personal Procedimiento de capacitación Procedimiento de evaluación del desempeño INDICADORES Cumplimiento del programa de capacitación Eficacia del entrenamiento COMUNICACIÓN Convocatorias Carteleras informativas Memorandos MP-22I-TALLERES-V1 13

39 LISTA DE VERIFICACIÓN Página de PLAN No. PROCESO FECHA: GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO PREGUNTAS EVIDENCIA REGISTROS COMENTARIOS P H V A OBSERVACIONES RESPONSABLES: MP-22I-TALLERES-V1 14

40 COMPRAS OBJETIVO : organización DUEÑO: Suministrar materiales, insumos y servicios que cumplan con los requisitos de la Gerente Administrativo ENTRADAS SALIDAS CLIENTES - Nuevos productos - Requisiciones de materiales - Requisiciones de insumos - Requisiciones de servicios Selección y evaluación compra Recepción e inspección reevaluación materiales Insumos Servicios Cumpliendo requsisitos de la organización TODOS LOS PROCESOS PROCEDIMIENTOS Procedimiento de Selección de proveedores Procedimiento de Compras Procedimiento de Evaluación y Reevaluación de Proveedores Procedimiento de Inspección de Materiales, Insumos y Servicios INDICADORES Cumplimiento en compras COMUNICACIÓN Notificaciones por correo electrónico MP-22I-TALLERES-V1 15

41 LISTA DE VERIFICACIÓN Página de PLAN No. FECHA: PROCESO COMPRAS PREGUNTAS EVIDENCIA REGISTROS COMENTARIOS P H V A OBSERVACIONES RESPONSABLES: MP-22I-TALLERES-V1 16

42 AUDITORIAS INTERNAS OBJETIVO: procesos DUEÑO: Evaluar la eficacia e implementación del sistema de gestión de la calidad en los de la organización. Representante de la dirección ENTRADAS SALIDAS CLIENTES - Indicadores de desempeño de los procesos - Programa de implementación del SGC - Resultados de auditorias previas Programar Planificar y ejecutar auditorias Tomar acciones para mejorar SGC Hacer seguimiento de las acciones -mejoramiento de la eficacia del SGC Planificación organizacional PROCEDIMIENTOS INDICADORES Procedimiento de Auditorias Internas Procedimiento de Acciones Correctivas Eficacia en la implementación de acciones COMUNICACIÓN Correo electrónico MP-22I-TALLERES-V1 17

43 LISTA DE VERIFICACIÓN Página de PLAN No. FECHA: PROCESO AUDITORÍAS INTERNAS PREGUNTAS EVIDENCIA REGISTROS COMENTARIOS P H V A OBSERVACIONES RESPONSABLES: MP-22I-TALLERES-V1 18

44 TALLER 4 OBJETIVO Evaluar la metodología de entrevista aplicando ciclo PHVA y el manejo de situaciones METODOLOGÍA Ver video Analizar según instrucciones del docente. MP-22I-TALLERES-V1 19

45 TALLER 4 MP-22I-TALLERES-V1 20

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