Instituto Tecnológico de Las Américas: nuestra experiencia en la implementación del subsistema de seguridad y salud ocupacional

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1 Instituto Tecnológico de Las Américas: nuestra experiencia en la implementación del subsistema de seguridad y salud ocupacional Laura Lisbeth Lama Sánchez I. Introducción El Instituto Tecnológico de Las Américas (ITLA) es una institución académica de estudios superiores en el área de tecnología ubicada dentro del complejo del Parque Cibernético de Santo Domingo, la cual en la actualidad cuenta con una población aproximada a los 300 servidores públicos; compuesto por personal administrativo y docente, y de igual forma, es habitada por una población estudiantil en promedio de 1,800 estudiantes, de los cuales 280 ocupan la residencia académica dentro del campus. De igual forma, dentro del complejo del Parque Cibernético se encuentran diversas empresas internacionales que tienen empleados que se movilizan a través de las instalaciones del ITLA. Tomando en consideración el escenario anterior, el ITLA asumió el compromiso de lograr que cada una de las personas pudiera sentirse segura y confiada de transitar dentro de nuestros edificios, aulas, oficinas y demás áreas de la institución. Para hacer esto posible, a inicios del 2009 desarrollamos algunas iniciativas que iban encaminadas en su mayor parte a la concientización de los servidores sobre la importancia de mantener un cuerpo y mente sana, así como también realizar el diagnóstico de las instalaciones e identificar los focos de peligros para tomar medidas preventivas. Ya más adelante para mediados del 2010 ITLA implementa formalmente un subsistema dentro del departamento de recursos humanos denominado salud e higiene en el trabajo, donde de una manera más activa se pasó de unas simples iniciativas a una verdadera planificación e implementación de normas, programas y medidas para asegurar la salud y seguridad en el trabajo. Este subsistema de Seguridad y Salud ocupacional nos ha permitido crear ambientes de trabajo más sanos y efectivos, logrando importantes mejoras para la institución, sus colaboradores, estudiantes y visitantes. II. Normativa Regulatoria La creación e implementación del Sub-Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo, surge a raíz de diversos esfuerzos que a nivel internacional y nacional se han venido desarrollando con el objetivo de propiciar condiciones y ambientes de trabajo dignos para los empleados y servidores. En el sector privado en la República Dominicana, se han creado diversos reglamentos y normativas tendientes a regular la salud y seguridad laboral de los empleados, entre ellas podemos mencionar la ley del Sistema de Seguridad Social Dominicana, la ley General de Salud 42-01, los convenios 119 y 167 con la Organización Internacional del Trabajo (OIT), el decreto que crea el Reglamento sobre el Seguro de Riesgos Laborales, así como también el decreto que crea el Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo. 1

2 En lo que refiere al sector público, esta importante normativa se ha contemplado en el reglamento sobre relaciones laborales, la Ley de Función Pública y la resolución 113/2011 que crea el Sub-sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo (SISTAB) con el propósito de regular las iniciativas y los protocolos relacionados a este tema en las instituciones públicas. III. Descripción del Sub-Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional El Sub-sistema de Seguridad y Salud Ocupacional en ITLA se ha desarrollado con dos grandes componentes: Salud Ocupacional: Este incluye las actividades y programas relacionados con salud física y mental de los servidores. Seguridad Laboral: Este incluye todo lo relacionado con la seguridad de los espacios físicos de la organización, así como también responde ante cualquier eventualidad de índole natural o accidente. Salud Ocupacional: Este componente incluye varios factores: Plan de promoción y prevención Asistencia personalizada Procedimiento de Enfermedades Catastróficas Servicios de orientación psicológicas Clima Laboral Programas de recreación Plan de promoción y prevención Esta iniciativa surge con la intención de poner a disposición de los servidores y sus familiares programas de salud y operativos médicos que les instruyan sobre las enfermedades más comunes y de alto impacto en la salud, así como también, facilitarles acceso a diagnósticos y consultas médicas de forma confiable y gratuita. Este es uno de los factores más importantes del componente de Salud Ocupacional, ya que es el que contiene la planificación anual de los operativos y charlas de salud que serán facilitados a los servidores. Este plan es desarrollado tomando en cuenta varios insumos que son analizados: Nivel de ausentismo: se lleva un control de las ausencias de los servidores y se verifica cuales han sido por motivos de salud y qué tipo de padecimientos son los más comunes. Indicador de enfermería: como veremos en el componente de seguridad laboral, contamos con una unidad de enfermería la cual lleva registros diarios y mensuales de los diagnósticos y usuarios de los servicios de esta unidad de atención médica. Esto nos permite conocer cuáles son las causas más frecuentes por la que los servidores y/o visitantes hacen uso de la enfermería. 2

3 Informes de entidades de salud pública: se identifica a través de diferentes medios (prensa, internet, vía telefónica) cuales son las enfermedades o posibles epidemias en las cuales se están haciendo mayores esfuerzos para concientizar a la población. Necesidades específicas del personal: se considera el promedio de edad de los servidores, las áreas de trabajo a la que están expuestos, entre otras características. Todos estos insumos nos permiten definir los programas de salud y operativos médicos que los servidores requieren durante el año en base a necesidades actuales y reales. Una vez identificados nos reunimos con la ARS que nos asiste en este tipo de operativos y coordinamos con ellos las fechas y programas que necesitamos con el fin que nos asignen los equipos de médicos capacitados para lograr dar el mejor de los servicios a los servidores. Esta colaboración interinstitucional es una de las fortalezas que tiene el plan de promoción y prevención, ya que estos operativos, charlas y programas están respaldados por esta red de proveedores de salud certificada que de manera gratuita extiende el servicio a quienes lo necesitan y acuden a las convocatorias. Adicional a esto, en el plan contemplamos programas de salud especiales focalizados a una necesidad puntual que se haya detectado en el proceso, como es el caso de los programas prenatales que se ofrecen a las servidoras en estado de embarazo. Entre los beneficios que hemos identificado de la implementación de este plan podemos mencionar: Mantiene actualizado sobre las medidas de prevención Consultas médicas anuales importantes gratuitas Cuenta con médicos especializados y de experiencia Respaldo de las ARS Asistencia personalizada Contamos con un servicio de asesoría para todos los servidores a través del departamento de recursos humanos, lo cual permite que los colaboradores puedan canalizar sus dudas e inquietudes relativas a las coberturas del seguro para algunos procedimientos médicos, así como también canalizamos autorizaciones de cobertura para análisis o recetas especiales. De igual forma, hemos extendido a nuestros colaboradores el servicio de Audio Doctor este servicio es una facilidad que ofrece la ARS donde en caso de una emergencia o sintomatología desconocida pueden obtener orientación médica vía telefónica, ya que al contactarse le atiende un médico general competente avalado por la ARS quien le hace preguntas control y le refiere al médico correspondiente. Esto logra que los servidores de alguna manera ahorren tiempo y dinero, pues muchas veces se visita al médico incorrecto o se paga consulta para ser referidos a un especialista. 3

4 Este factor es el menos conocido y utilizado por los servidores, sin embargo, aquellos que han hecho uso del mismo han dado testimonio de la eficiencia e importancia que ha representado contar con este tipo de asistencia y cada vez hay más servidores interesados en obtener información sobre el funcionamiento de este servicio. Procedimiento de Enfermedades Catastróficas Este procedimiento es de reciente aplicación, el mismo ha sido avalado por el Ministerio de Administración Pública (MAP) en abril 2012, el mismo busca apoyar a los servidores públicos de nuestra institución ante aquellos eventos que no se planifican, como lo es una enfermedad propia o de un pariente cercano, pero que sin dudas, son un hecho que vivimos a nivel mundial y muchas veces no se cuenta con los recursos suficientes para poder tener acceso a los tratamientos correspondientes. Este fondo es utilizado para evaluar y apoyar casos de enfermedades catalogadas como catastróficas (Accidentes de tránsitos con fracturas graves, accidentes cerebro vascular (derrame cerebral, trombosis), insuficiencia renal, quemaduras de tercer grado en adelante, infarto), entre otros casos que pudieran ser evaluados dentro de esta categoría. El apoyo económico implica que la enfermedad catastrófica no está cubierta en su totalidad por el plan de seguros correspondiente y solo será aplicado para el deducible. Para estos fines debe anexarse certificación del asegurador. Todas las solicitudes deben estar acompañadas de los informes, diagnósticos médicos y cotización del tratamiento correspondiente; originales, sellados y firmados por el médico de cabecera que atiende el caso. El apoyo económico definido luego de analizar el caso será pagado directamente a la entidad o institución médica en la que se encuentre ingresado el paciente. El apoyo autorizado no deberá comprometer por caso presentado más de un 25% del fondo, salvo casos especiales según consideración del comité de apoyo. Al momento a pesar de solo tener 4 meses de lanzado, se han apoyado tres casos propuestos lo cual indica que el mismo ha sido bien aceptado por los servidores y que sin dudas ha dado respuesta a una necesidad marcada que se estaba presentado. Servicios de orientación psicológicas Uno de los factores que muchas veces olvidamos es que las personas para poder lograr un rendimiento eficiente y eficaz, necesitan tener un estado emocional y mental sano, por lo cual en ITLA hemos considerado importante implementar una Unidad de Orientación que brinda servicio tanto a los colaboradores como a los estudiantes. El tipo de servicio que ofrece esta unidad es de escucha, asesoría y análisis, en caso de que un servidor o estudiante requiera un tratamiento o medicación especial la psicóloga le refiere a un especialista y es responsabilidad de cada paciente adoptar o no las sugerencias recibidas. 4

5 Los factores que inciden en estado emocional y salud mental de las personas es ilimitado e indefinido, sin embargo, en cualquier caso el hecho de contar con la posibilidad de externar sus preocupaciones ante una persona imparcial y preparada, muchas veces soluciona el problema. De igual forma, esta unidad organiza talleres y charlas relativas a inteligencia emocional, estrés laboral, autoestima, motivación personal, trabajo en equipo y otros temas importantes que ayudan de manera efectiva a mantener un ambiente de trabajo adecuado. Clima Laboral El ambiente en el trabajo también es un factor determinante de la salud ocupacional, ya que en la medida que nos sentimos más a gusto con las condiciones de trabajo, mantenemos niveles de tensión, ansiedad y estrés muy bajos, evitando que esto provoque un deterioro en nuestra salud. La encuesta de clima nos permite conocer el sentir de los servidores relacionados a: Su área de trabajo Relación compañeros Relación Supervisor-Colaborador Identificación con la institución Identificación con su puesto de trabajo oportunidades de mejora Con esta herramienta podemos identificar posibles medidas, iniciativas y cambios que sean necesarios implementar para lograr un ambiente de trabajo motivado y eficaz. La encuesta de clima adicional a esto, logra un efecto en los servidores de sentirse parte y de que son tomados en cuenta para el debido funcionamiento del ambiente laboral. Programas de recreación Otro gran factor que incide en la salud ocupacional es el ejercicio y sana nutrición, ITLA cuenta con una unidad que se encarga de coordinar diferentes actividades recreativas para los servidores de modo que tengan la posibilidad de ejercitarse sanamente, al igual que se envían consejos de nutrición y recomendaciones importantes para un cuerpo y mente sana. Entre las actividades que incluye podemos mencionar: Clases de baile Natación Baloncesto y futbol Jornadas de reforestación y limpieza de costas Actividades de integración 5

6 Estos programas de recreación adicional a lograr mantener en buen estado de salud a los servidores, también logra afianzar el trabajo en equipo y la responsabilidad social y de medio ambiente. Seguridad Laboral Los factores definidos en este componente son: Unidad de enfermería Plan de emergencia y plan de evacuación. Sistema de seguridad física institucional Ergonomía y climatización de las áreas. Unidad de enfermería Dentro de las instalaciones de la institución se cuenta con una unidad de atención primaria la cual brinda servicios de salud a los servidores, estudiantes y visitantes. Esta unidad cuenta con un equipo competente y capacitado, integrado por dos enfermeras y un médico. La enfermería surge a raíz de la instalación de los laboratorios de mecatrónica los cuales están equipados con maquinarias industriales y por tanto representaban un riesgo laboral que debía ser considerado. Sin embargo, a pesar de que la iniciativa fue por los laboratorios, al día de hoy ya es considerado un servicio importante y de alto impacto en la comunidad institucional. Como mencionamos anteriormente en el plan de promoción y prevención, esta unidad tiene la responsabilidad de llevar registros e indicadores de los servicios que se ofrecen, así como hacer un reporte sobre los diferentes diagnósticos médicos de los usuarios de la enfermería. De igual forma, el equipo médico que conforma esta unidad, es responsable de coordinar charlas sobre primeros auxilios, medidas de prevención de enfermedades y dar apoyo en todos los operativos médicos que sean realizados en la institución. Hasta el momento los casos más recurrentes son cefalea, tensión arterial, dolores abdominales, entre otros. Plan de emergencia El Instituto Tecnológico de Las Américas está ubicado en una zona costera, por lo cual está sujeto a riesgos por fenómenos naturales que pocas veces pueden ser predecibles con un tiempo prudente, por lo cual debe estar preparado para dar una respuesta rápida y de esta forma preservar las vidas de los servidores, estudiantes y visitantes que se encuentren en las instalaciones al momento de ocurrir una catástrofe. Para una efectiva implementación de un plan de emergencia es necesario contar con un equipo responsable que pueda estar alerta a los posibles casos de emergencia y responder a la mayor brevedad sobre las medidas que se deban adoptar. En el ITLA este equipo es denominado Comité de Emergencia Interno (COI) el cual está conformado por diferentes áreas de la institución que se han definido como claves para el debido cumplimiento del plan de emergencia. El COI esta integrado por: 6

7 1. Rector(a), Presidente del Comité 2. Gerente de Recursos Humanos, Secretaria general. 3. Gerente de Gestión de Calidad: pronuncia la voz de alerta ante un fenómeno y convoca reunión. 4. Gerente de Seguridad: es responsable de mantener en buen funcionamiento el sistema de seguridad física institucional. 5. Vicerrector(a) de Tecnología, es responsable de coordinar la publicación de avisos que fueren necesarios en página Web, intranet y/u otro medio definido por el comité relativo a las TIC S. 6. Vicerrector(a) Administrativo(a): debe gestionar el mantenimiento preventivo de las instalaciones para evitar accidentes o fallas. 7. Gerente de Servicios Generales: es responsable del plan de mantenimiento de plantas físicas y coordinar la logística de transporte para trasladar el personal en caso de emergencia. 8. Gerente de Prensa: es responsable de la debida comunicación vía las redes sociales, prensa, publicaciones y otros medios que se definan como necesarios. 9. Docentes: representantes de los empleados académicos de la institución. Adicional a este comité, el plan de emergencia también contempla la documentación de los procedimientos ante diferentes escenarios y un plan de evacuación en caso de incendios y/o emergencia. Entre los documentos desarrollados podemos mencionar los siguientes: Procedimiento en Caso de Terremoto Manual en caso de incendio Manual en caso de huracán La creación de estos documentos tiene como fin ser una herramienta de fácil uso y consulta sobre el plan de acción a ejecutar en caso de que se presente una situación de emergencia en la institución. Los objetivos que se buscan lograr con estos procedimientos son: Crear un plan en caso de contingencia y/o emergencia para la institución. Información rápida de cómo accionar en caso de siniestro. Servir como un documento de apoyo en cada área de la institución para los casos que en el mismo se plantean, así como también, integrar a todo el personal de modo que puedan presentar sugerencias que puedan ser implementadas para mejorar los planes y procedimientos. Por su parte, el plan de evacuación es una especie de mapa, ubicado en la recepción de los edificios, que indica a los ocupantes de dicha edificación las rutas de salida, punto de encuentro y la ubicación de las herramientas necesarias (extintores, lámparas, alarmas) para prevenir situaciones mayores en caso de emergencia. La institución tiene cuatro edificios, por lo que los miembros del COI están distribuidos de dos integrantes por edificio, con el fin de que al ser los más experimentados puedan servir de guías en caso de emergencia. De igual forma, cada miembro del COI es responsable de identificar un sub-coordinador que cuente con la formación y conocimiento necesario para llevar hacia adelante las personas por las rutas de evacuación. 7

8 De los fenómenos naturales más comunes y que permite en la mayoría de casos prepararse para su llegada son los Huracanes y/o ciclones, ante una alerta de la Oficina Nacional de Meteorología (ONAMET) la Secretaria General da voz de alerta y se reúne el COI con el objetivo de ir verificando las condiciones e ir tomando medidas preventivas en caso se confirme la llegada del fenómeno atmosférico a la zona y de esta forma procurar dar una respuesta oportuna. Dado que hay eventos inminentes que no son controlables, el plan de emergencia también incluye simulacros de evacuación, charlas sobre medidas en caso de terremotos y/u otros fenómenos, talleres sobre uso de los extintores, entre otras, esto con el fin de crear una conciencia en los servidores y lograr el compromiso de cada uno para preservar su vida y la de sus compañeros. Sistema de seguridad física institucional Para la debida implementación de este sistema de seguridad física, se ha creado el Manual de Seguridad Institucional, que recoge la mayoría de las medidas necesarias adoptar. El sistema de seguridad incluye lo siguiente: Cámaras de seguridad en todos los edificios incluyendo las residencias académicas. Extintores por tipos de espacios Lámparas de emergencias en diferentes puntos. Señalización de las rutas de evacuación Seguridad física 24 horas Alarmas de incendio en todas las áreas de la organización. Normas de aparcamiento Vestimenta adecuada por tipo de trabajo Para el diagnóstico inicial sobre las medidas de seguridad existentes y la implementación de mejoras en el sistema de seguridad física, el ITLA contó con la colaboración del Cuerpo de Bomberos del sector de Boca Chica, quienes hicieron un recorrido por todas las instalaciones y notificaron por escrito las medidas que debíamos adoptar para mejorar nuestro sistema de seguridad Estas sugerencias fueron revisadas por el COI y se adoptaron aquellas medidas que se identificaron más importantes y necesarias, fortaleciendo de esta forma la seguridad institucional. IV. Beneficios Luego de haber implementado el sub-sistema de Seguridad y Salud Ocupacional se ha logrado obtener muchos beneficios entre los cuales se pueden mencionar: Disminuir la tasa de ausentismo por enfermedad: dado que los servidores son más concientes de las medidas de prevención y se han adoptado medidas que preservan la salud, los colaboradores han reducido sus visitas al médico por condiciones de salud. Mantener un clima laboral positivo: al tomarles en cuenta al momento de aprobar nuevas medidas, los servidores sienten que realmente se les toma en cuenta y que son 8

9 importantes, generando un espíritu de mejora continua y facilitando el reporte de acciones preventivas, logrando esto un sistema preventivo y no reactivo a los eventos. Reducir costos por contratación de empleados temporales: los servidores son menos propensos a contraer enfermedades y por tanto las licencias y permisos se reducen, logrando esto que no haya necesidad de contratar empleados temporales para cubrir las plazas que antes quedaban vacías Mayor compromiso e identificación del personal con la cultura institucional: cuando creamos un sistema cuyo propósito fundamental es preservar la salud física y mental de las personas, se siembra el compromiso de todos los que componen la institución y se crea una preocupación de ambas partes por cuidar y salvaguardar los bienes y recursos. Incremento en el nivel de motivación y desempeño: una mente y cuerpo sano permite a los servidores mantener un mejor rendimiento, ya que mejora el nivel de concentración, así mismo se sienten a gusto con su ambiente de trabajo y disponen de todas las herramientas para realizar su labor adecuadamente. V. Bibliografía ITLA (2011), Manual de Procedimiento en Caso de Incendios, República Dominicana, revisado por Lic. Marcelino Acevedo, Vicerrector de Planificación y Desarrollo Institucional, mimeo. ITLA (2011), Manual de Procedimiento en Caso de Terremotos, República Dominicana, revisado por Lic. Marcelino Acevedo, Vicerrector de Planificación y Desarrollo Institucional, mimeo. ITLA (2011), Manual de Seguridad Institucional, República Dominicana, revisado por Lic. Marcelino Acevedo, Vicerrector de Planificación y Desarrollo Institucional, mimeo. MAP (2011), Resolución 113/2011, República Dominicana, Lic. Ramón Ventura Camejo, Ministro de Administración Pública. ITLA (2012) Procedimiento de Apoyo a Enfermedades Catastróficas, República Dominicana, aprobado por el Ministerio de Administración Pública (MAP). VI. Reseña biográfica Dominicana, Licenciada en Administración de Empresas de la Pontificia Universidad Católica Madre y Maestra, con Maestría en Recursos Humanos por la Pontificia Universidad Católica Madre y Maestra, Master en Dirección Estratégica de Recursos Humanos por la Escuela de Negocios EOI Madrid, España, cursó estudios en el Programa de Altos Directivos de Recursos Humanos de la Universidad de Michigan, ha realizado estudios de actualización en Gestión por competencias, Selección por competencias y Evaluación de Desempeño por competencias en Martha Alles Capital Humano. Con mas de 6 años de experiencia profesional, ha sido Encargada de reclutamiento y Selección de Personal del Instituto Tecnológico de Las Américas (ITLA), donde participó en la selección y reclutamiento del equipo que desarrolló el 1er Videojuego Educativo de República Dominicana, fue Gerente de la Unidad de Egresados de ITLA, donde logró colocar en el mercado el 90% de los egresados y realizó la 1era Feria de Empleos enfocada a la 9

10 Tecnología en la República Dominicana, actualmente es Gerente de Recursos Humanos de ITLA. Contactos: T ext. 245 C Fax: Código Postal : Estamos ubicados en la: Autopista Las Américas Km. 27, Parque Cibernético de Santo Domingo, La Caleta, Boca Chica, República Dominicana. VII. Gráficos, cuadros y tablas Indicador del Plan de Promoción y Prevención Ejecutadas Cumplimiento Periodo Planeadas Completada Completada En curso Algunos de los programas que hemos llevado a cabo: 10 Servidores participantes

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