Evaluación de las propuestas El día veintisiete (27) de Abril de 2015.

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1 INVITACIÓN PÚBLICA PARA LA CONTRATACIÓN DEL DESARROLLO, IMPLEMENTACIÓN, INSTALACION Y CAPACITACIÓN DE SOFTWARE CONTABLE ESPECIALIZADO PARA 30 HOTELES DE LAS PROVINCIAS DE TUNDAMA Y SUGAMUXI Y DISEÑO DE PAGINAS WEB Y ADQUISICIÓN DE HOSTING Y DOMINIO PARA LA IMPLEMENTACION DE 30 PÁGINAS WEB, EN MARCO DEL CONVENIO 1760 DE 2014 Tunja, 16 Abril 2015 Publicación Invitación Pública y Apertura de la Invitación: CRONOGRAMA Veinte (20) de Abril de En la Página web: www. ov.co Observaciones a la Invitación Pública Respuesta a las Observaciones y Publicación Invitación Pública definitiva Entrega de Propuestas, Acta de cierre de la Invitación y Apertura de Sobres. Desde el 20 de Abril de 2015 hasta el 21 de Abril de 2015 a las 2:00 P.M. 21 (veintiuno) de Abril de 2015 El día veintisiete (27) de Abril de Hasta las 09:00 A.M. Evaluación de las propuestas El día veintisiete (27) de Abril de Publicación de resultados: Observaciones al informe de evaluación El día veintiocho (28) de Abril de 2015 a las 12:00 del día en la Página web: ov.co El día veintinueve (29) Abril de En la Página web: ov.co

2 Resultados finales y Recomendación de Adjudicación Contrato El día treinta (30) de Abril de En la Página web: ov.co Dentro de los cinco (5) días siguientes a la Adjudicación. PERFIL DEL CONTRATISTA Persona Natural o Juridica que preste servicios en tecnologías de la información y la Comunicación con énfasis en en desarrollo de Software Contable Especializado para la implementación de las Normas Internacionales de la Informacion NIIF y en diseños de pagina web con enfasis en el sector turistico con más de 3 años de constitución que ofrezca servicios de: - Servicios de desarrollo de software contables especializados en la implementación de las NIIF. - Servicios de Instalación y Capacitación de software contables especializados en la implementación de las NIIF. - Servicios de Diseño de páginas web y adquisición de hosting y dominio. NOMBRE DE LA CONTRATACION ESPECIALIZADA Prestacion de servicios en: Implementación, Instalación y Capacitación de software contables especializado para la implementación de las Normas Internacionales de Informacion Financiera - NIIF, diseño de paginas web y adquisición de hosting y dominio para la implementacion de 30 páginas web, en pro del Fortalecimiento del Sector Hotelero en las Provincias de Tundama y Sugamuxi como estrategia de desarrollo Local Sostenible en el Departamento de Boyacá.

3 OBJETIVO GENERAL Y ALCANCE DE LA CONTRATACION INCUBADORA DE EMPRESAS DEL IMPLEMENTACIÓN, INSTALACION Y CAPACITACIÓN DE SOFTWARE CONTABLE ESPECIALIZADO PARA LA IMPLEMENTACION DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA A LAS 30 EMPRESAS BENEFICIARIAS Y DISEÑO DE PAGINAS WEB, ADQUISICIÓN DE HOSTING Y DOMINIO PARA LA IMPLEMENTACION DE 30 PÁGINAS WEB A LAS EMPRESAS BENEFICIARIAS DEL CONVENIO CUYO OBJETO ES EL FORTALECIMIENTO DEL SECTOR HOTELERO EN LAS PROVINCIAS DE TUNDAMA Y SUGAMUXI COMO ESTRATEGIA DE DESARROLLO LOCAL SOSTENIBLE EN EL DEPARTAMENTO DE BOYACÁ. DURACIÓN: CUATRO (4) MESES. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE LA CONSULTORIA ESPECIALIZADA El proponente deberá ofertar mínimo las siguientes especificaciones técnicas de los componentes a contratar asi: 1. Instalación de un software contable especializado para la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, con énfasis en el sector de turismo y hotelero, con los siguientes requerimientos minimos: Características de hardware y software requeridas para la instalación de un software contable Se requiere de un sistema contable que permita el registro y control de una serie de operaciones financieras, la cual será enfocado con normas Internacionales de Información Financiera NIIF, para las actividades contables en las Micro y pequeñas empresas hoteleras de las provincias de Tundama y Sugamuxi del Departamento de Boyacá en marco del convenio 1760 de 2014, con cobertura a 30 Hoteles. Requisitos minimos del software conable: Características del Software contable y administrativo que facilite el control de: Debe tener niveles de seguridad (Administrador, Cliente). Elaboración de Copias de seguridad (Back Up, copias de respaldo).

4 Plan de cuentas INCUBADORA DE EMPRESAS DEL Elaboración automática de partida de cierre anual. Los reportes se puedan descargar en Excel, pdf, Word. Que tenga capacidad de soportar el número de transacciones diarias y su peso. Compatibilidad con sistemas operativos Windows (XP, VISTA, WIN8) para equipos de cómputo de 32 y 64 bits. Contar con material de apoyo para el soporte de usuario, (Manuales de usuario gráficos). Capacitación uso del software contable. Licencia. Que permita crear, modificar y eliminar transacciones. Consulta de saldos y sus detalles. Consultar la concentración de registros por mes. INFORMES. BALANCE GENERAL (mensual y acumulado). Balance de Comprobación. Estado de pérdidas y ganancias (mensual acumulado, comparativos con todos los meses del año). Libro diario mayor. La aplicación contable debe tener Compras (compras a proveedores, pagos a proveedores)(descuentos). Ventas: (Facturación y cotizaciones) (descuentos). Cotizaciones (proveedores y clientes). Control de inventarios (productos, cargue de inventarios, movimientos de inventario). Lista de precios: tener en cuenta los impuestos de acuerdo a los servicios o productos. Personas: Manejo de clientes y proveedores, (datos personales, correos). Cuentas por cobrar. Cuentas corrientes. Generar informes sobre: facturación, ingresos, egresos, inventario, créditos, cuentas por pagar y cobrar. Ayudas.

5 2. Diseño de páginas web y adquisición de hosting y dominio para la implementación de 30 páginas web a las empresas beneficiadas. Diseño de pagina, hosting y dominio por un año, estructuracion responsive y pre diseño de plantillas para que cada hotel escoja la plantilla y sobre esa se hace el desarrollo. Se deben elaborar instrumentos de documentación para la información de cada hotel y sobre estos se integraran a las paginas web. Diseños de 5 plantillas Web Responsive seleccionables Suministro y configuración de 30 dominios. Configuración de minimo 5 cuentas correo corporativo por cada sitio. 30 cuentas de alojamiento (Hosting) con las siguientes características: Administración CPANEL. Creación cuentas FTP. Creación y administración de Base de Datos MySql. Configuración generales (MX,CNAME). 1 Gb (1024 Mb) de almacenamiento para el sitio. 50 Gb de transferencia Mensual por sitio. Soporte para PHP. Validaciones demarcadas HTML POR W3C Soporte orientado a caídas del servicio por 1 año Componentes de contenido Inicio Productos y Servicios Habitaciones (imágenes, descripción y precios según temporada) Reservaciones en línea (sistema para reservación administrable) Galería de Imágenes Eventos Contacto Administrador de contenidos (CMS) Integración con redes sociales Chat (PQRS)

6 Soporte Multidioma (español / ingles) Responsabilidades -Dotar la página web de un administrador de contenidos. - Hacer el diseño gráfico de la página web. - Incorporar a la página todas las herramientas técnicas que sean necesarias para su correcto funcionamiento. - Entregar los productos solicitados en el tiempo estipulado. - Capacitar a los miembros del proyecto en el funcionamiento de la página web. - Proporcionar todos los archivos de respaldo de la página. - Dejar manuales escritos acerca del manejo de la página. 3. Instalación y capacitación para el uso del software contable especializado para la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF. El Proponente debe especificar el personal a utilizar en la instalación y capacitación con perfiles y la metodología a desarrollar para este componente en busca de la transmisión del conocimiento y satisfacción de los usuarios finales en el empoderamiento para el manejo de las herramientas (Software y Pagina web). PRESUPUESTO SON: CIENTO CUARENTA Y SIETE MILLONES DE PESOS M/CTE VALOR:.... ($ )

7 MONTO DE INVERSION POR COMPONENTE ITEM BIEN O SERVICIO CANTIDAD VALOR PROMEDIO Desarrollo de un software contable especializado para A1E4 la implementación 30 $ de las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF Instalación y capacitación para el uso del software contable especializado para A3E4 la implementación 30 $ de las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF Diseño de páginas web y adquisición de hosting y A1E5 dominio para la implementación de 30 $ páginas web a las empresas beneficiadas TOTAL $ FORMA DE PAGO La INCUBADORA DE EMPRESAS DEL NIT , pagará el valor del contrato de la siguiente manera: - UN PRIMER PAGO POR CONCEPTO DE ANTICIPO CORRESPONDIENTE AL CUARENTA Y CINCO POR CIENTO (45%) del valor total del contrato con la entrega de la poliza de Garantía del

8 contrato y aprobación de la misma y el cronograma de actividades para el desarrollo de los componentes contratados. - Un SEGUNDO PAGO PARCIAL por un valor de hasta el TREINTA Y CINCO POR CIENTO (35%) del valor total del contrato, mediante la presentación y entrega a satisfacción de la supervicion e interventoria del contrato de los 30 Software instalados en cada uno de los hoteles, la entrega de las licencia respectivas, registros de avances de las capacitaciones e informe de avance del diseño de las paginas web. - Un TERCER PAGO FINAL por un valor de hasta el VEINTE POR CIENTO (20%) del valor total del contrato una vez se haya recibido las paginas web por parte de los beneficiarios con dominio y hosting pago, registros de capacitaciones y se haya firmado el acta de entrega a satisfacción y liquidado el contrato. Todos los pagos están sujetos a los desembolsos del convenio MONTO Y VIGENCIA DE LAS GARANTÍAS CONTRACTUALES El CONTRATISTA deberá constituir una poliza a favor de INCUBADORA DE EMPRESAS DEL, por los siguientes conceptos: a) manejo del anticipo equivalente al 100% del mismo con una vigenvia igual al plazo del mismo y cuatro meses más., b) cumplimiento equivalente al 20% del valor del contrato con una vigencia igual al plazo del mismo y un mes más., c) Prestaciones Sociales equivalente al 15% del valor del contrato con una vigenvia igual al plazo del mismo y un mes más. Esta garantía deberá constituirse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del Contrato y requerirá la aprobación por parte de Incubadora de empresas del Oriente INCUBAR BOYACÁ. DOCUMENTOS REQUERIDOS De índole Legal - Certificado de Existencia y Representacion Legal - Cámara de Comercio con expedición no superior a 30 días en original.

9 - Registro Unico de Proponentes RUT, con actualización de Actividad. - Copia ampliada al 150% de la cedula de ciudadanía del Representante Legal. - Certificación expedida por el Representante legal o Revisor Fiscal según el caso del cumplimiento a la fecha del pago de seguridad social y aportes parafiscales (si aplica). - Certificados de experiencia laborales y/o profesionales. - Titulos y certificaciones De índole Financiero - Estados financieros a 31 de Diciembre de 2014, con certificado de antecedentes del Contador Público y Revisor Fiscal según el caso. El proponente debe acreditar capital de trabajo igual al monto del presupuesto. OBLIGACIONES Obligaciones del Contratista a. Atender las solicitudes y recomendaciones que realice la INCUBADORA DE EMPRESAS DEL, por intermedio del funcionario encargado de ejercer la Supervisión del Contrato. b. Cumplir en forma eficiente y oportuna los trabajos encomendados y aquellas obligaciones que se generen de acuerdo con la naturaleza del servicio, con la propuesta de los servicios anexa, que hará parte del presente contrato y en general con las cláusulas de este contrato. c. Desarrollar con autonomía e independencia el objeto contractual y todos los asuntos inherentes del mismo, garantizando el personal idóneo para el desarrollo de las actividades propuestas y con los perfiles de la propuesta. d. Prestar sus servicios cuando con motivo del objeto del contrato la Incubadora de Empresas del Oriente INCUBAR BOYACÁ lo requiera. e. Dedicar toda su capacidad profesional en el cumplimiento de sus obligaciones.

10 f. Entregar a la Dirección Ejecutiva de INCUBAR BOYACÁ informes de avances mensuales y/o informes de gestión donde se puede comprobar el cumplimiento de las obligaciones. g. Durante la vigencia del Contrato de suministro, efectuar cotizaciones y presentar planilla en forma obligatoria al Sistema General de Salud, Pensión y Riesgos Profesionales cuyo ingreso base de liquidación será el 40% de cada valor mensual, en caso de ser persona natural. Al tratarse de persona juridicia se debe certificar por contador y/o revisor fiscal estar al dia en las obligaciones de aportes parafiscales. h. No acceder a peticiones o amenazas de grupos que actúen al margen de la ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho. i. Las demás actividades que le sean asignadas por la Incubadora de Empresas del Oriente INCUBAR BOYACÁ que guarden relación con el objeto del contrato. j. Presentar al momento de la liquidación del contrato las certificaciones en que conste que se encuentra a PAZ Y SALVO en el pago de los aportes de las obligaciones al sistema de salud (EPS), Fondo de Pensiones y Administradora de Riesgos Laborales (ARL) si aplica. Obligaciones del Contratante a. Prestar la colaboración necesaria para que el contratista desempeñe la actividad contratada, es decir, entregar la información requerida (Insumo fundamental para cumplir el objeto contractual). b. Pagar al Contratista el valor del presente Contrato de Suminstro. c. Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contrato. d. Adelantar revisiones periódicas sobre la ejecución del contrato con el fin de verificar que se cumpla las condiciones establecida.

11 SANCIONES CONTRACTUALES, CAUSAS, PROCEDIMIENTOS DE IMPOSICIÓN Y VALOR Se impondrán conforme a la ley a) MULTAS.- En caso de mora o incumplimiento parcial de alguna de las obligaciones derivadas del presente contrato por causas imputables al CONTRATISTA - salvo circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito conforme a las definiciones del artículo 1º de la Ley 95 de 1890 las partes acuerdan que INCUBAR BOYACÁ, mediante acto administrativo afectará al CONTRATISTA con multas, cuyo valor se liquidará con base en el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor dejado de entregar, por cada día de retardo y hasta por quince (15) días calendario. b). MULTA POR LA MORA EN LA CONSTITUCIÓN DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN Y LEGALIZACIÓN: Cuando el contratista no constituya dentro del término y en la forma prevista en el contrato, o en alguno de sus modificatorios, la póliza de garantía única, en caso de existir, y/o alguno de los requisitos de legalización, INCUBAR BOYACÁ podrá mediante acto administrativo afectar al CONTRATISTA con multa, cuyo valor se liquidará con base en un cero punto dos por ciento (0,2%) del valor del contrato, por cada día de retardo y hasta por diez (10) días calendario. c) PENAL PECUNIARIA.- En caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento total de las obligaciones derivadas del presente contrato, EL CONTRATISTA pagará a INCUBAR BOYACÁ, a título de pena pecuniaria, una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato cuando se trate de incumplimiento total del contrato y proporcional al incumplimiento parcial del contrato que no supere el porcentaje señalado. Para efectos de calcular el monto del incumplimiento parcial relativo a la obligación de plazo de ejecución, se empleará la misma fórmula de estimación de valor contemplada en el literal a) del presente artículo. La imposición de esta pena pecuniaria se considerará como pago parcial y definitivo de los perjuicios que cause al Contratante. No obstante, él contratante se reserva el derecho de cobrar perjuicios adicionales por encima del monto de lo aquí pactado, siempre que los mismos se acrediten. El pago de la cláusula penal pecuniaria estará amparado mediante póliza de seguros en las condiciones establecidas en el presente contrato. PARÁGRAFO.- APLICACIÓN DEL VALOR DE LAS SANCIONES PECUNIARIAS: Una vez notificada la resolución por medio de la cual se imponen alguna de las sanciones antes descritas, el CONTRATISTA dispondrá de quince (15) días calendario para proceder de manera voluntaria para su pago. Las multas no serán reintegrables aún en el supuesto que el CONTRATISTA dé posterior ejecución a la obligación incumplida. En caso de no

12 pago voluntario y una vez en firme la resolución que imponga multas, podrá tomarse del saldo a favor del CONTRATISTA. CONDICIONES DE LA SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO La Incubadora de Empresas del Oriente INCUBAR BOYACÁ ejercerá la vigilancia técnica del cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA por medio de la Dirección Ejecutiva quien cumplirá sus funciones de acuerdo a lo establecido en el Manual de contratación y en especial ejercerá las siguientes actividades: 1. Exigirá el cumplimiento del objeto de este contrato. 2. Solicitará al contratista los informes que requiera en desarrollo de la prestación de su servicio. 3. Supervisara la ejecución del servicio profesional contratado. 4. Podrá formular las observaciones del caso con el fin de ser analizadas conjuntamente con EL CONTRATISTA y efectuara por parte de este las modificaciones o correcciones a que hubiere lugar. 5. Verificará y certificará que el contratista se encuentre al día con las obligaciones relacionadas con el Sistema General de Seguridad Social. LIQUIDACIÓN Y PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO El contrato resultante de la presente INVITACION PUBLICA, será objeto de liquidación, de común acuerdo por las partes contratantes, dentro de los cuatro (04) meses siguientes al vencimiento del plazo de cumplimiento o a la expedición de la resolución que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que así lo disponga, según lo dispuesto en los Artículos 33 y 34 del Acuerdo 074 de 2010.

13 MECANISMOS DE SOLUCIÓN DIRECTA DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES Toda controversia o diferencia que pueda surgir con ocasión de este contrato, su ejecución y liquidación, se resolverá por un tribunal de arbitramento, para lo cual se establecen las siguientes reglas: a) El tipo de arbitraje que se adoptara es independiente; b) El tribunal estará integrado por tres (3) árbitros, salvo que el asunto a debatir sea de menor cuantía caso en el cual el árbitro será solo uno (1); c) La organización interna del tribunal se sujetará a las reglas previstas en las disposiciones legales que regulan los centros de arbitraje y conciliación mercantiles; d) El tribunal decidirá en derecho; e) El tribunal funcionara en la ciudad de Tunja. FECHA DE PUBLICACIÓN: 20 de Abril de 2015 PLAZO Y SITIO PARA ENTREGAR LA PROPUESTA El plazo máximo para entrega y recibo de propuestas es el día 27 de Abril de 2015 a las 9:00 p.m., en las oficinas de Incubadora de Empresas del Oriente INCUBAR BOYACÁ, unicada en la Carrera 9 No Barrio Maldonado de la Ciudad de Tunja. DATOS DE CONTACTO LIFARDO GARCIA RODRIGUEZ, Representante Legal Incubar Boyacá Celular: Correo electrónico: Dirección: Cra 9 No Barrio Maldonado, Sede Servicio Público de Empleo Primer piso - Tunja

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