INFORME DE AVANCE II

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1 INFORME DE AVANCE II PLAN DE GESTIÓN DE LA INCUBADORA EMPRESARIAL DEL PARQUE LA LIBERTAD AGOSTO 2009 I. INTRODUCCIÓN El presente documento incluye el Plan de Gestión de la Incubadora Empresarial del Parque La Libertad, el cual se ha definido a partir de diversas fuentes de información: (i) una fuente ha sido los conocimientos acumulados por los consultores a partir de la experiencia obtenida durante la ejecución de la Incubadora Parque Tec, una incubadora empresarial que opera desde el año 2004; (ii) otra información considerada ha sido el inventario y diagnóstico sobre la zona geográfica de influencia del Parque La Libertad, realizado por la Fundación Parque La Libertad con el apoyo de la UNESCO; (iii) la tercera fuente ha sido información de las Municipalidades de las zonas de influencia (Curridabat, La Unión y Desamparados), con las cuales se han realizado diversas reuniones de coordinación; (iv) finalmente la cuarta fuente para la elaboración ha sido el concurso, participación y aportes de los asistentes al Taller Participativo de Validación realizado los días 24 y 30 de julio de 2009 (ver lista de participantes en anexo 1). Lo anterior ha permitido diseñar el Plan de Gestión mencionado, su respectivo cronograma de ejecución, cuadro presupuestario y matriz de riesgos, que más adelante se detallan. Es importante mencionar que este plan requiere de una serie de acciones preliminares o previas de preparación, que para efectos de este documento se ha denominado condiciones pre-operativas de una Incubadora (ver anexo 2), el cual forma parte del proceso de implementación. También, se mencionan algunas consideraciones importantes que se deben tomar en cuenta durante la planificación y ejecución del Proyecto. Igualmente este informe incorpora algunos lineamientos teóricos-metodológicos, expuestos en el documento conceptual de la Ventana: Cultura y Desarrollo del Programa: Políticas interculturales para la inclusión y generación de oportunidades (ver anexo 3). Así mismo, se incluye en el anexo 4 un marco o descripción conceptual, mediante el cual se trata de detallar y referenciar de una manera general los principales conceptos alrededor de la incubación empresarial y sus servicios brindados. Seguidamente se presenta el Plan de Gestión de la Incubadora Parque La Libertad para un periodo inicial de 3 años 1, que incluye el objetivo general, los componentes, objetivos y acciones, la matriz de planificación, el cronograma de ejecución, el cuadro presupuestario y la matriz de riesgos con sus respectivos anexos. 1 Es entendido que el plazo de ejecución de una incubadora es mayor a 3 años; no obstante, ha solicitud de la Dirección Ejecutiva de la Fundación Parque La Libertad el plazo diseñado en este Plan de Gestión es hasta por 3 años. Objetivos y actividades - Plan de Gestión, Incubadora Parque La Libertad pág. 1 de 31

2 II. OBJETIVO GENERAL Objetivo General: Promover el desarrollo de ideas productivas innovadoras, la creación de nuevas empresas y potenciar el fortalecimiento y la escalabilidad de emprendimientos y MIPYMES culturales y ambientales en la zona de influencia geográfica del Parque La Libertad, por medio de una incubadora empresarial. III. COMPONENTES, OBJETIVOS Y ACCIONES Componente 1: Fortalecimiento y posicionamiento de la Incubadora del Parque La Libertad. Objetivo 1.1. Propiciar la creación y consolidación de la Incubadora empresarial para emprendedores y MIPYMES culturales y ambientales en el Parque La Libertad Diseñar la estrategia organizacional y visión compartida Desarrollar las capacidades de gestión de la incubadora por medio de: a. La dotación de recursos humanos básicos; b. La consecución de los recursos materiales y de infraestructura, mobiliario y equipo; c. Obtener y garantizar recursos financieros y presupuestarios; d. Diseñar los procesos metodológicos básicos y manuales de procedimientos y operativos; e. Diseñar e implementar los sistemas de información, contable y gerenciales Ofrecer capacitación y pasantías al recurso humano de la Incubadora Definir los mecanismos de sostenibilidad de la Incubadora empresarial Mantener la articulación y coordinación de la incubadora con el Parque La Libertad. Objetivo 1.2. Promover el posicionamiento de la Incubadora empresarial del Parque La Libertad Establecer y fortalecer alianzas institucionales locales, nacionales y regionales Proyectar y posicionar la Incubadora a nivel local, nacional y regional Elaborar publicaciones y artículos de prensa de difusión de historias de éxito. Componente 2: Fortalecimiento y desarrollo comunal y Participación Municipal. Obj Desarrollar y fomentar las capacidades comunales alrededor de la cultura y la empresarialidad Promover y fortalecer la organización comunal alrededor de temas culturales empresariales Promover la participación municipal en el fortalecimiento de grupos comunales alrededor de temas culturales y ambientales empresariales Brindar charlas y talleres de sensibilización y motivación comunal sobre el tema de empresarialidad. Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 2 de 31

3 Brindar asesoría comunal para fomentar las capacidades empresariales de las comunidades Brindar charlas informativas sobre temas específicos para fomentar la cultura emprendedora (ej.: liderazgo, espíritu emprendedor, elementos básicos para emprender un negocio, etc.). Componente 3: Fomento de la creación y consolidación de emprendimientos culturales y ambientales. Obj Identificar y seleccionar proyectos e ideas empresariales relacionadas con iniciativas culturales y ambientales Realizar Convocatorias de Ideas/Proyectos Evaluar y seleccionar las Ideas/Proyectos presentados Formalizar una relación contractual entre emprendedor e Incubadora. Obj Desarrollar las capacidades empresariales de los emprendimientos y MIPYMES Desarrollar capacitación básica (presencial y virtual) a emprendimientos y MIPYMES Brindar servicios de acompañamiento a emprendedores y empresarios en diferentes áreas específicas (Desarrollo Humano, Innovación, Aspectos Técnicos y Desarrollo Empresarial, Mercadeo y Gestión Comercial) Brindar servicios de soporte administrativo, contable y legal a emprendedores y empresarios Brindar servicios de apoyo, asesoría y acompañamiento a empresas ya existentes. Obj Fomentar y promover la comercialización de los productos y servicios que se generen a través de la Incubadora de empresas Diseñar e implementar un equipo de apoyo comercial para los emprendedores y empresarios Acompañar a los emprendedores en el diseño de los productos y servicios para su comercialización Apoyar a los emprendedores en la identificación de mercados y clientes potenciales. Obj Propiciar la identificación y acceso a mecanismos de financiamiento Facilitar acceso a diferentes fondos de financiamiento a emprendedores, de acuerdo con el nivel de madurez del emprendedor y su empresa Consolidar un Fondo de Capital Semilla Articular gestión de capital de riesgo con los fondos de Banca de Desarrollo existentes en el sistema bancario nacional. Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 3 de 31

4 Articular emprendimientos con fondos especiales, como por ejemplo los recursos del sistema de Ciencias y Tecnología del MICIT, Programa de Jóvenes Empresarios (PROJOVEN), entre otros. Obj Fortalecer el proceso de encadenamiento y asociatividad entre los negocios Capacitar y asesorar a los emprendimientos para el trabajo asociativo, tales como compras conjuntas, comercialización conjunta, contrataciones conjuntas, etc Establecer y fortalecer el proceso de asociatividad y alianzas empresariales internas y externas de la incubadora. IV. MATRIZ DE PLANIFICACIÓN Seguidamente se incluye la matriz de planificación con indicación de cada uno de los componentes, sus respectivos objetivos, las acciones para cada uno de los objetivos, los indicadores para cada una de las acciones, los plazos de ejecución y los respectivos responsables. Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 4 de 31

5 COMPONENTE 1: Fortalecimiento y Posicionamiento de la Incubadora del Parque La Libertad OBJETIVO 1.1. Propiciar la creación y consolidación de la Incubadora empresarial para emprendimientos y MIPYMEs culturales y ambientales en el Parque La Libertad. FECHA ACCION INDICADOR RESPONSABLE INICIO FINAL AGO/2009 FEBR/ Diseñar la estrategia organizacional y visión compartida. Estrategia del proyecto diseñada y definida durante la ejecución de la consultoría ( ). Junta Directiva, recurso humano y actores claves conocen y comparten el propósito, el quehacer, la misión y visión del proyecto durante la ejecución de la consultoría ( ) Desarrollar las capacidades de gestión de la incubadora por medio de: a. La dotación de recursos humanos básicos; 1 Coordinador/a Ejecutivo (gerente), 1 asistente administrativo, 1 promotor comunal de proyectos socio-productivos, 1 asesor en desarrollo humano, 1 asesor en validación técnica, 1 asesor en gerencia de empresas y 1 asesor comercial contratados a partir del primer trimestre de operación de la incubadora. b. La consecución de los recursos materiales y de infraestructura, mobiliario y equipo; (1) Al menos 300m 2 de espacio físico asignado a la incubadora dentro del parque, al menos 8 modulos de trabajo diseñados y elaborados durante el primer trimestre de operación de la incubadora. c. Obtener y garantizar recursos financieros y presupuestarios; (2) Al menos 100 mil dólares anuales obtenidos y asignados presupuestariamente (monto estimado). d. Diseñar los procesos metodológicos básicos y manuales de procedimientos y operativos; 1 reglamento, 1 manual de procedimientos administrativo y operativo, 1 metodología de abordaje elaboradas durante la ejecución de la consultoría ( ). e. Diseñar e implementar los sistemas de información, contable y gerenciales. 1 sistema contable, 1 sistema de información gerencial diseñado y en operación a partir del segundo trimestre de operación de la incubadora Ofrecer capacitación y pasantías al recurso humano de la Incubadora. 1 curso de capacitación bimestral en temas como incubación empresarial, gestión de proyectos, desarrollo de liderazgos, trabajo comunal, etc. durante los dos primeros años de operación de la incubadora Definir los mecanismos de sostenibilidad de la Incubadora empresarial. 1 modelo que incluye mecanismos institucionales y financieros de sostenibilidad de la incubadora formulado durante la ejecución de la consultoría ( ) (aspectos generales) y durante el primer año de operación de la incubadora (más detalladamente) Mantener la articulación y coordinación de la incubadora con el Parque La Libertad. Acciones articuladas y coordinadas entre la incubadora y el Parque La Libertad. Nota: (1) Al menos 300m 2 es un tamaño aproximado; el dato exacto será calculado en el transcurso de la consultoría ( ). (2) Al menos US$ 100 mil dólares anuales es un monto aproximado; el dato exacto será calculado en el trasncurso de la consultoría ( ). AGO/2009 TRI I/AÑO 1 TRI I/AÑO 1 Previo FEBR/2010 Equipo consultor (revisado y validado con personal de Fundación Parque La Libertad, MEIC y UNESCO). TRI II/AÑO 1 Fundación Parque La Libertad, Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora. TRI II/AÑO 1 Fundación Parque La Libertad, Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora. TRI I/AÑO 1 Fundación Parque La Libertad, Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora. SEPT/2009 FEBR/2010 Equipo consultor (revisado y validado con personal de Fundación Parque La Libertad, MEIC y UNESCO). TRI II/AÑO 1 TRI III/AÑO 1 Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora. TRI III/AÑO 1 TRI III/AÑO 2 Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora. NOV/2009 NOV/2009 TRI III/AÑO 1 Equipo consultor (revisado y validado con personal de Fundación Parque La Libertad, MEIC y UNESCO). Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora. TRI IV/AÑO 3 Equipo consultor (con personal de Fundación Parque La Libertad, MEIC y UNESCO). Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora. Objetivos y actividades - Plan de Gestión, Incubadora Parque La Libertad pág. 5 de 31

6 OBJETIVO 1.2. Promover el posicionamiento de la Incubadora empresarial del Parque La Libertad ACCION INDICADOR Establecer y fortalecer alianzas institucionales locales, nacionales y regionales. 1 alianza institucional local-nacional establecida por semestre a partir del 2 semestre. 1 alianza regional establecida anualmente a partir del 2 año Proyectar y posicionar la Incubadora a nivel local, nacional y regional. 1 actividad de proyección efectuada local/nacionalmente cada semestre. Se participa en 1 actividad regional anualmente a partir del 2 año Elaborar publicaciones y artículos de prensa de difusión de historias de éxito. 1 publicación semestral sobre avances de la incubadora. 1 artículo sobre historias de éxito publicado semestralmente a partir del 4 semestre de operación de la incubadora. FECHA RESPONSABLE INICIO FINAL TRI III/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora, Junta Directiva. TRI III/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora, Junta Directiva, Aliados Estratégicos (MEIC, MCJ, Municipalidades de la zona de influencia, etc.). TRI III/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 Agencia de publicidad/comunicación integral y Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora. Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 6 de 31

7 COMPONENTE 2: Fortalecimiento y Desarrollo Comunal y Participación Municipal OBJETIVO 2.1. Desarrollar y fomentar las capacidades comunales alrededor de la cultura, el medio ambiente y la empresarialidad ACCION Promover y fortalecer la organización comunal alrededor de temas culturales y ambientales empresariales Promover la participación municipal en el fortalecimiento de grupos comunales alrededor de temas culturales y ambientales empresariales INDICADOR Al menos 1 grupo comunal por comunidad conformado y funcionando al final del 4 semestre de operación de la incubadora. 1 charla de sensibilización y motivación por municipalidad por trimestre a partir del 2 semestre de funcionamiento de la incubadora. FECHA RESPONSABLE INICIO FINAL TRI II/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 1 promotor comunal de proyectos socio-productivos y Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora. TRI III/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 1 promotor comunal de proyectos socio-productivos, Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora y asesores en temas específicos Brindar charlas y talleres de sensibilización y motivación comunal sobre el tema de empresarialidad. 1 charla sobre empresarialidad en el Parque por trimestre a aprtir del 2 semestre de funcionamiento de la incubadora. 1 taller de sensibilización y motivación por comunidad por trimestre a partir del 2 semestre de funcionamiento de la incubadora Brindar asesoría comunal para fomentar las capacidades empresariales de las comunidades. 1 visita de asesoría cada 2 meses a las comunidades participantes para el fomento de capacidades empresariales. 1 grupo comunal por comunidad conformado y funcionando al final del 4 semestre de operación de la incubadora Brindar charlas informativas sobre temas específicos para fomentar la cultura emprendedora (ej.: liderazgo, espíritu emprendedor, elementos básicos para emprender un negocio, etc.). 1 charla informativa bimestral sobre temas de fomento a la cultura emprendedora a partir del 2 semestre. TRI III/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 1 promotor comunal de proyectos socio-productivos, Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora y asesores en temas específicos. TRI III/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 1 promotor comunal de proyectos socio-productivos, Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora y asesores en temas específicos. TRI III/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 1 promotor comunal de proyectos socio-productivos, Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora y asesores en temas específicos. Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 7 de 31

8 COMPONENTE 3: Fomento de la Creación y Consolidación de Emprendimientos Culturales y ambientales OBJETIVO 3.1. Identificar y seleccionar proyectos e ideas empresariales relacionadas con iniciativas culturales y ambientales ACCION INDICADOR FECHA INICIO FINAL RESPONSABLE Realizar Convocatorias de Nuevas Ideas y Proyectos existentes. 1 convocatoria en medios locales (radio, periodico, iglesia, asociaciones de desarrollo, gobiernos locales; etc.) realizada semestralmente a partir del 2 semestre de iniciada la incubadora. 1 charla sobre empresarialidad por trimestre a aprtir del 2 semestre de funcionamiento de la incubadora. 1 taller de sensibilización y motivación por comunidad por trimestre a partir del 2 semestre de funcinamiento de la incubadora. TRI III/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora y 1 promotor comunal de proyectos socio-productivos Evaluar y seleccionar las Ideas/Proyectos presentados. 5 ideas/proyectos seleccionados durante el primer año. 6 ideas/proyectos seleccionados en cada una de las convocatorias a partir de la segunda convocatoria. TRI III/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora, 1 promotor comunal de proyectos socio-productivos y Comité de Expertos (con representantes de las Municipalidades) Formalizar una relación contractual entre emprendedor e Incubadora. 3 relaciones contractuales emprendedor-incubadora formalizadas el primer semestre. 4 relaciones contractuales emprendedor-incubadora formalizadas por semestre a partir de 2 convocatoria. TRI III/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora, Junta Directiva y 1 promotor comunal de proyectos socio-productivos. Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 8 de 31

9 OBJETIVO 3.2. Desarrollar las capacidades empresariales de los emprendimientos y MIPYMES ACCION INDICADOR FECHA INICIO FINAL RESPONSABLE Desarrollar capacitación básica (presencial y virtual) a emprendimientos y MIPYMES. 3 emprendimientos reciben capacitación básica durante el 2 semestre de operación de la incubadora. 7 emprendimientos reciben capacitación básica durante el 3 semestre de operación de la incubadora. 8 emprendimientos reciben capacitación básica por semestre a partir del 4 semestre de operación de la incubadora. TRI IV/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 Capacitadores en temas específicos Brindar servicios de acompañamiento a emprendedores y empresarios en diferentes áreas (Desarrollo Humano, Innovación, Aspectos Técnicos y Desarrollo Empresarial, Mercadeo y Gestión Comercial). 3 emprendimientos reciben acompañamiento y gestión empresarial durante el 2 semestre de operación de la incubadora. 7 emprendimientos reciben acompañamiento y gestión empresarial durante el 3 semestre de operación de la incubadora. Al menos 8 emprendimientos reciben acompañamiento y gestión empresarial por semestre a partir del 4 semestre de operación de la incubadora Brindar servicios de soporte administrativo, contable y legal a emprendedores y empresarios. 3 emprendimientos reciben soporte administrativo, contable y legal durante el 2 semestre de operación de la incubadora. 7 emprendimientos reciben soporte administrativo, contable y legaldurante el 3 semestre de operación de la incubadora. Al menos 8 emprendimientos reciben soporte administrativo, contable y legal por semestre a partir del 4 semestre de operación de la incubadora Brindar servicios de apoyo, asesoría y acompañamiento a empresas ya existentes. Al menos 5 empresas ya existentes reciben apoyo, asesoría y acompañamiento por semestre a partir del 3 semestre de operación de la incubadora. TRI IV/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 Asesores (coachers) del Proceso de Acompañamiento TRI IV/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 Asesores en temas administrativos, contables y legales TRI IV/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 Equipo de apoyo de la Incubadora Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 9 de 31

10 OBJETIVO 3.3. Fomentar y promover la comercialización de los productos y servicios que se generen a través de la Incubadora de empresas ACCION INDICADOR Diseñar e implementar un equipo de apoyo comercial para los emprendedores y empresarios. 1 equipo de dos asesores comerciales conformado dentro de la incubadora a partir del 2 semestre de operación Acompañar a los emprendedores en el diseño de los productos y servicios para su comercialización. Al menos 8 emprendimientos y 5 empresas ya existentes son acompañados en el diseño de sus productos y reciben servicios de comercialización por semestre a partir del 4 semestre de operación de la incubadora. FECHA RESPONSABLE INICIO FINAL TRI IV/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora TRI IV/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 Equipo Comercial / Asesor Comercial Apoyar a los emprendedores en la identificación de mercados y clientes potenciales. Al menos 8 emprendimientos y 5 empresas ya existentes son acompañados para identificar mercados y clientes potenciales por semestre a partir del 4 semestre de operación de la incubadora. TRI IV/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 Asesor Comercial / Equipo Comercial Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 10 de 31

11 OBJETIVO 3.4. Propiciar la identificación y acceso a mecanismos de financiamiento ACCION INDICADOR Facilitar acceso a diferentes fondos de financiamiento, de acuerdo con nivel de madurez del emprendedor y 3 emprendimientos por semestre acceden a fondos de financiamiento a partir del 3 semestre de operación de la incubadora. FECHA INICIO FINAL TRI I/AÑO 2 RESPONSABLE TRI IV/AÑO 3 Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora Consolidar un Fondo de Capital Semilla. 1 fondo de capital de riesgo para emprendedores formulado durante el 2 semestre de operación de la incubadora. 1 fondo de capital de riesgo para emprendedores consolidado a partir del 4 semestre de operación de la incubadora. TRI I/AÑO Articular gestión de capital de riesgo con los fondos de Banca de Desarrollo existentes en el Sistema Bancar 1 acuerdo firmado con la Banca de Desarrollo del SBN durante el 2 semestre de operación de la incubadora Articular emprendimientos con fondos especiales, x ej. los recursos del sistema de Ciencias y Tecnología del MICIT, Programa de Jóvenes Empresarios (PROJOVEN), entre otros. TRI I/AÑO 2 Al menos 1 acuerdo de cooperación TRI I/AÑO 2 con fondos especiales para emprendedores firmado durante el 3 semestre de operación de la incubadora. TRI IV/AÑO 3 Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora. TRI IV/AÑO 3 Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora. TRI IV/AÑO 3 Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora. Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 11 de 31

12 OBJETIVO 3.5. Fortalecer el proceso de encadenamiento y asociatividad entre los negocios ACCION INDICADOR FECHA INICIO FINAL RESPONSABLE Capacitar y asesorar a emprendimientos para trabajo asociativo, i.e.compras conjuntas, comercialización conjunta, contrataciones conjuntas, etc. Al menos 8 emprendimientos y 5 empresas ya existentes, por semestre, son capacitados y asesorados para trabajo asociativo a partir del 4 semestre de operación de la incubadora. TRI IV/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 Asesores del Proceso de Acompañamiento Establecer y fortalecer el proceso de asociatividad y alianzas empresariales internas y externas de la incubadal menos 1 alianza empresarial interna establecida por semestre, a partir del 5 semestre de operación de la incubadora. TRI IV/AÑO 1 TRI IV/AÑO 3 Asesores del Proceso de Acompañamiento, Coordinador/a Ejecutivo de la Incubadora. Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 12 de 31

13 V. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Seguidamente se presenta el cronograma de actividades para un período de ejecución de 3 años: ACCION COMPONENTE 1: Fortalecimiento y Posicionamiento de la Incubadora del Parque La Libertad OBJETIVO 1.1. Propiciar la creación y consolidación de la Incubadora empresarial para emprendimientos y Diseñar la estrategia organizacional y visión compartida Desarrollar las capacidades de gestión de la incubadora por medio de: a. La dotación de recursos humanos básicos b. La consecución de los recursos materiales y de infraestructura, mobiliario y equipo c. Obtener y garantizar recursos financieros y presupuestarios d. Diseñar los procesos metodológicos básicos y manuales de procedimientos y operativos e. Diseñar e implementar los sistemas de información, contable y gerenciales Ofrecer capacitación y pasantías al recurso humano de la Incubadora Definir los mecanismos de sostenibilidad de la Incubadora empresarial Mantener la articulación y coordinación de la incubadora con el Parque La Libertad. OBJETIVO 1.2. Promover el posicionamiento de la Incubadora empresarial del Parque La Libertad Establecer y fortalecer alianzas institucionales locales, nacionales y regionales Proyectar y posicionar la Incubadora a nivel local, nacional y regional Elaborar publicaciones y artículos de prensa de difusión de historias de éxito. COMPONENTE 2: Fortalecimiento y Desarrollo Comunal y Participación Municipal OBJETIVO 2.1. Desarrollar y fomentar las capacidades comunales alrededor de la cultura, el medio ambiente y la empresarialidad Promover y fortalecer la organización comunal alrededor de temas culturales y ambientales empresariales. Promover la participación municipal en el fortalecimiento de grupos comunales alrededor de temas culturales y ambientales empresariales Brindar charlas y talleres de sensibilización y motivación comunal sobre el tema de empresarialidad Brindar asesoría comunal para fomentar las capacidades empresariales de las comunidades. Brindar charlas informativas sobre temas específicos para fomentar la cultura emprendedora (ej.: liderazgo, espíritu emprendedor, elementos básicos para emprender un negocio, etc.). ETAPA PREVIA (Período de la Consultoría, hasta Febr./2010) ETAPA DE EJECUCIÓN Año 1 Año 2 Año 3 Trimestres Trimestres Trimestres I II III IV I II III IV I II III IV Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 13 de 31

14 ACCION ETAPA PREVIA (Período de la Consultoría) COMPONENTE 3: Fomento de la Creación y Consolidación de Emprendimientos Culturales y ambientales OBJETIVO 3.1. Identificar y seleccionar proyectos e ideas empresariales relacionadas con iniciativas culturales y ambientales Realizar Convocatorias de Nuevas Ideas y Proyectos existentes Evaluar y seleccionar las Ideas/Proyectos presentados Formalizar una relación contractual entre emprendedor e Incubadora. OBJETIVO 3.2. Desarrollar las capacidades empresariales de los emprendimientos y MIPYMES Desarrollar capacitación básica (presencial y virtual) a emprendimientos y MIPYMES Brindar servicios de acompañamiento a emprendedores y empresarios en diferentes áreas (Desarrollo Humano, Innovación, Aspectos Técnicos y Desarrollo Empresarial, Mercadeo y Gestión Comercial) Brindar servicios de soporte administrativo, contable y legal a emprendedores y empresarios Brindar servicios de apoyo, asesoría y acompañamiento a empresas ya existentes. OBJETIVO 3.3. Fomentar y promover la comercialización de los productos y servicios que se generen a través de la Incubadora de empresas Diseñar e implementar un equipo de apoyo comercial para los emprendedores y empresarios Acompañar a los emprendedores en el diseño de los productos y servicios para su comercialización Apoyar a los emprendedores en la identificación de mercados y clientes potenciales. OBJETIVO 3.4. Propiciar la identificación y acceso a mecanismos de financiamiento Facilitar acceso a diferentes fondos de financiamiento, de acuerdo con nivel de madurez del emprendedor y su empresa Consolidar un Fondo de Capital Semilla Articular gestión de capital de riesgo con los fondos de Banca de Desarrollo existentes en el Sistema Bancario Nacional Articular emprendimientos con fondos especiales, x ej. los recursos del sistema de Ciencias y Tecnología del MICIT, Programa de Jóvenes Empresarios (PROJOVEN), entre otros. OBJETIVO 3.5. Fortalecer el proceso de encadenamiento y asociatividad entre los negocios Capacitar y asesorar a emprendimientos para trabajo asociativo, i.e.compras conjuntas, comercialización conjunta, contrataciones conjuntas, etc Establecer y fortalecer el proceso de asociatividad y alianzas empresariales internas y externas de la incubadora. ETAPA DE EJECUCIÓN Año 1 Año 2 Año 3 Trimestres Trimestres Trimestres I II III IV I II III IV I II III IV Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 14 de 31

15 VI. PLAN PRESUPUESTARIO Según el cuadro presupuestario de la página 16, se estima un presupuesto anual de aproximadamente US$ 107,000 a 111,000 para cubrir gastos de honorarios de los profesionales involucrado, capacitación a emprendedores, gastos administrativos, operativos y de mantenimiento, y gastos de mercadeo y de promoción de la incubadora a nivel local y nacional. Estos datos presupuestarios son preliminares, en vista que un análisis más detallado se estará realizando durante el transcurso de la consultoría, de forma tal que se pueda efectivamente determinar costos que reflejen la realidad de la infraestructura, operación, perfil del recurso humano y demás aportes que eventualmente se obtengan de organizaciones contrapartes. Objetivos y actividades - Plan de Gestión, Incubadora Parque La Libertad pág. 15 de 31

16 MODELO DE INCUBACION EMPRESARIAL - PARQUE LA LIBERTAD PRESUPUESTO GASTOS Y EGRESOS (US Dólares, ) RESUMEN COSTOS Y GASTOS DETALLE AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 TOTAL HONORARIOS PROFESIONALES 61,200 63,036 64, ,163 GASTOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS 14,400 14,832 15,277 44,509 HABILIDADES Y COMPETENCIAS EMPRENDEDORAS 16,000 16,480 16,974 49,454 MERCADEO - PROMOCION 16,000 16,120 14,122 46,242 TOTAL COSTOS Y GASTOS 107, , , ,368 HONORARIOS POSICIÓN HONORARIOS Mensual Anual Coordinador/a Ejecutivo/a 1, , Promotor/a (Incubadora-Comunidad-Gobierno) , Especialista en Desarrollo Empresarial , Especialista en Desarrollo Empresarial , Especialista en Desarrollo Empresarial , Experto en promoción y mercadeo del proyecto , Total Honorarios 5, , GASTOS ADMINISTRATIVOS DETALLE AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 TOTAL Caja Chica 1,200 1,236 1,273 3,709 Mantenimiento 1,200 1,236 1,273 3,709 Telecomunicaciones 2,500 2,575 2,652 7,727 Electricidad 2,500 2,575 2,652 7,727 Alquiler de oficina Materiales y suministros 2,500 2,575 2,652 7,727 Gastos varios 1,500 1,545 1,591 4,636 Servicios de Auditoría 2,000 2,060 2,122 6,182 Otros gastos 1,000 1,030 1,061 3,091 TOTAL GASTOS ADMINISTRATIVOS 14,400 14,832 15,277 44,509 HABILIDADES Y COMPETENCIAS EMPRENDEDORAS DETALLE AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 TOTAL CONGRESOS-SEMINARIOS-TALLERES-CHARLAS 5,000 5,150 5,305 15,455 CAPACITACION EMPRENDEDORES (GESTIÓN EMPRESA 5,000 5,150 5,305 15,455 CAPACITACIÓN EN AREAS ESPECIFICAS 6,000 6,180 6,365 18,545 TOTAL HABILIDADES Y COMPETENCIAS 16,000 16,480 16,974 49,454 MERCADEO - PROMOCION DETALLE AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 TOTAL PROMOCION 5,000 5,000 5,000 15,000 RELACIONES PUBLICAS 4,000 4,120 2,122 10,242 MEDIOS 7,000 7,000 7,000 21,000 TOTAL MERCADEO - PROMOCION 16,000 16,120 14,122 46,242 Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 16 de 31

17 VII. MATRIZ DE RIESGOS Seguidamente se incluyen los posibles factores de riesgo en una matriz de evaluación que brinda una ponderación de la severidad del riesgo, de acuerdo con una estimación del impacto que ese riesgo pueda ocasionar y la probabilidad de que efectivamente la situación de riesgo ocurra. Esta ponderación permite determinar si el riesgo es bajo, medio o alto, de forma tal que el ejecutor tome en consideración las acciones de mitigación necesarias para minimizar aquellos riesgos que se consideren de nivel medio o alto, según se observa en la matriz que se incluye en la siguiente página. Obsérvese que los factores de mayor riesgo identificados tienen que ver con la cantidad y tipos de proyectos a ser incubados, la eventual disponibilidad del flujo financiero para la operación de la incubadora y de la garantía que exista para la autosostenibilidad del modelo, lo cual refleja una íntima relación entre los factores altos de riesgo identificados, y sobre los cuales debe ponerse énfasis en la atención y mitigación respectivas. Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 17 de 31

18 MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS Incubadora Parque La Libertad Nivel de Severidad Calificación Valor Riesgo 9 3 Alto 6 3 Alto 4 2 Medio 3 2 Medio 2 1 Bajo 1 1 Bajo Evaluación del Riesgo Riesgos Impacto Probabilidad Severidad Calificación Valor Nivel 01 Numero insuficiente de proyectos para incubación Alto 02 Modelo de incubación intramuros poco efectivo Bajo 03 Incubación extramuros con costos elevados Bajo 04 Abandono del proceso de incubación Alto 05 Proyectos poco rentables Alto Proyectos incubados con debil estructura en gestión de negocios Pobre o nulo nivel de compromiso de la Unidad Ejecutora Medio Medio Falta de una Estructura de Unidad Ejecutora para 08 arranque de proyecto Medio 09 Pobre Imagen y Credibilidad Medio 10 Presupuesto Inadecuado Medio 11 Dificultad para garantizar Flujo de Fondos de Contrapartida (Plan de Desembolsos y Presupuesto de Gobierno) Alto 12 Autosostenibilidad del modelo poco garantizada Alto Oposición comunidad (poca aceptación de la comunidad del Proyecto) Oposición gobiernos locales (poco interes de los gobiernos locales para participar en las actividades de la incubadora) Medio Medio 15 Pobre o nula coordinación entre actores participantes Medio Incubadora afectada por ubicación en zona de alta 16 vulnerabilidad social y económica Medio Calificación General del Riesgo 2.19 Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 18 de 31

19 VIII. CONSIDERACIONES IMPORTANTES EN CADA COMPONENTE Componente I: Fortalecimiento y Posicionamiento de la Incubadora del Parque La Libertad La estructura organizacional, el propósito y quehacer de la incubadora debe enmarcarse en concordancia con los objetivos generales que persigue el Programa Conjunto del Parque La Libertad. Además, se debe mantener una articulación y coordinación de la incubadora con el Parque y una claridad en el modelo de negocio y en el direccionamiento del mensaje. La promoción, el posicionamiento y el conocimiento del modelo de incubación, se realizará por medio de actividades de difusión, elaboración de materiales, publicaciones, entrevistas, charlas, foros, eventos, reuniones y ampliando los contactos directos con diversas organizaciones del sector privado y estatal. Los contactos, redes y alianzas con diversas organizaciones, tales como el MCJ, MEIC, Gobiernos Locales, etc. son fundamental para la divulgación del modelo de incubación y la inclusión del tema de emprendedurismo y generación de nuevos emprendimientos en el quehacer de las entidades de apoyo como un tema de prioridad o transversal. Además, la búsqueda y consolidación de alianzas estratégicas con agentes clave comprometidos permitiría el uso de recursos y esfuerzos compartidos y eficientes para el fomento de la empresarialidad. El fortalecimiento institucional de la incubadora implica la acertada dotación del equipo de trabajo, con Recursos Humanos que tengan conocimiento de la zona de influencia y sus principales características, pero que a su vez tenga una formación atinente con el fomento de iniciativas empresariales en áreas culturales, creativos y ambientales. Componente II: Fortalecimiento y Desarrollo Comunal y Participación Municipal En el Componente II es fundamental establecer estrategias claras de inclusión de la comunidad y las municipalidades en el afianzamiento de las acciones de la incubadora. Se deben establecer las características de la participación de estos diversos agentes según sus capacidades institucionales propias. El primer paso para involucrar a los gobiernos locales ha sido su participación durante los talleres de planificación y se han realizado posteriores visitas y reuniones para discutir sobre la naturaleza del proyecto. Se está planeando la realización de un taller con los responsables y sus equipos de trabajo, de los Departamentos de Cultura de los Gobiernos Locales de Desamparados, La Unión y Curridabat, para: poner en común con los directores de cultura de los gobiernos locales los componentes, objetivos y metodología de la Incubadora Empresarial para Emprendimientos y MIPYMEs culturales y ambientales del Parque La Libertad. identificar conjuntamente posibles emprendedores, así como oportunidades de incubación de empresas culturales / creativas entre los actores líderes en el sector. Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 19 de 31

20 garantizar una participación proactiva de los representantes de los gobiernos locales señalados en el Consejo Asesor de la Incubadora. Otras estrategias que se pueden implementar, con el fin de involucrar la comunidad y las municipalidades en el proceso de incubación son: 1. Contratar un promotor o gestor comunal de proyectos socio-productivos, de preferencia de la propia zona de influencia, cuyo papel fundamental es mantener una relación entre las comunidades, municipalidades y el quehacer de la incubadora. 2. Aprovechar los medios locales de comunicación para divulgar y motivar hacia la proposición de posibles iniciativas de empresas culturales / creativas. 3. Realizar un taller para empoderar a las personas emprendedoras identificadas, para que conceptualicen, diseñen o propongan ideas de negocios hacia la producción de bienes y servicios culturales, que les permita tener posibilidades reales de expandir el potencial económico y comercial de la creatividad, el talento y el conocimiento especializado locales. 4. Garantizar un representante municipal en el comité de expertos para evaluar y medir los proyectos presentados a la incubadora. 5. Brindar charlas y talleres de sensibilización y motivación comunal sobre el tema de empresarialidad y el quehacer de la incubadora. Componente II: Fomento de la Creación y Consolidación de Emprendimientos Culturales y ambientales Se debe tener claro los criterios que regirán el proceso de identificación y selección de proyectos y los cuales deben enmarcarse en los objetivos generales que persigue el Programa Conjunto del Parque La Libertad. Todos los servicios de apoyo brindados a los emprendedores y empresarios, tales como el acompañamiento, capacitación, asesoría, comercialización y mecanismos de financiamiento, etc. deben estructurarse a partir de la visualización estratégica de la especificidad propia que tiene la producción cultural, creativa y ambiental. La producción cultural implica trabajar con las identidades y el patrimonio, razón por la cual la sustentabilidad de los recursos culturales es fundamental. Objetivos y actividades - Plan de Gestión de la Incubadora, Parque La Libertad pág. 20 de 31

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