ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES EN LA SUBJEFATURA

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1 CODIGO: SUB AREA: VERSION: PRIMERA TITULO: ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES EN LA RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) OPP Aprobado por. SubJefatura del VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 PROCEDIMIENTO: COD: SUB PAG ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES Sede Central EN LA FECHA:28/09/06 2/14 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de atención a las solicitudes de cita e invitaciones dirigidas al Subjefe del. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la SubJefatura del y en todas las Unidades Orgánicas que solicitan cita con el de la institución. Describe las actividades desde que se envía una invitación o una solicitud de cita para una reunión o entrevista a SubJefatura desde una entidad externa o de una de las Unidades Orgánicas del, luego prosigue con las actividades llevadas a cabo para la atención a esa solicitud o invitación y concluye con la asistencia, a la reunión, entrevista o evento, del Subjefe o algún miembro de la institución designado por el Subjefe. 3. BASE LEGAL 3.1. Ley de Creación del stema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), Decreto Ley Nº y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Nºs 442, 735, 905 y la Ley Nº Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo Nº SGMD Decreto Supremo N PCM, que aprueba Reglamento de Organización y Funciones del Resolución Jefatural N , que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Solicitud de cita con el del por parte de cualquier miembro de la institución o el representante de una entidad externa Invitación a evento organizado por una entidad externa dirigida al Subjefe de la institución Atención de solicitud a cita de carácter administrativo, derivado de la Jefatura del. 5. RESPONSABLE DEL PROCESO La SubJefatura del. 6. CONSIDERACIONES 6.1. El es el encargado de supervisar los actos administrativos del Instituto de acuerdo a las normas vigentes La solicitud de cita para una entrevista o reunión con el Subjefe del se puede realizar de las siguientes formas: acercándose personalmente si el solicitante pertenece a la Sede Central del, a través de la vía telefónica si es una entidad externa al o del correo electrónico si es uno de los Organos Desconcentrados del Existen reuniones programadas para todo el año o para periodos largos durante el año entre el Subjefe del y los miembros de alto mando de la institución, como por ejemplo reuniones con los Directores Nacionales, los Jefes de Oficina, y con el Jefe del Instituto, las cuales se

3 PROCEDIMIENTO: COD: SUB PAG ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES Sede Central EN LA FECHA:28/09/06 3/14 llevan a cabo semanalmente o de acuerdo a lo decidido por el Subjefe del en coordinación con los involucrados El Subjefe del atiende solicitudes de cita a cualquier miembro de la institución o a cualquier representante de una entidad externa si presentan fundamentos que justifiquen la entrevista o reunión surge una situación de fuerza mayor en la hora y fecha de una reunión programada, el Subjefe del envía a alguien en su representación o instruye a su secretaria para que coordine con el solicitante una nueva cita. 7. SIGLAS 7.1. AC: Area de Comunicaciones : Instituto Nacional de Defensa Civil OET: Oficina de Estadística y Telemática OD: Organo Desconcentrado del SG: Unidad de General : General e Imagen Institucional UII: Unidad de Imagen Institucional UO: Unidad Orgánica. 8. DEFINICIONES 8.1. Cita: Fijación de día, hora y lugar para verse y hablarse Entidad Externa: Se refiere a todas las entidades Públicas o Privadas que no pertenezcan al y que realizan algún trámite con la SubJefatura del Instituto Entrevista: Reunión de dos o mas personas para tratar un asunto, o visita que se hace para solicitar la opinión de alguien acerca de un tema Solicitante: Para este proceso se refiere a la Entidad Externa o a una Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado del, quienes solicitan una cita para una entrevista o reunión con el del.

4 PROCEDIMIENTO: COD: SUB PAG ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES Sede Central EN LA FECHA:28/09/06 2/14 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES JEFATURA ENTIDAD EXTERNA / ENTIDAD EXTERNA OET / AC ENTIDAD EXTERNA ENTIDAD EXTERNA Invitación o solicitud de entrevista o reunión Viene del proceso Atención a solicitud de citas e invitaciones en la Jefatura, del que se deriva la atención a la solicitud de cita por indicación del Jefe del. Continua en el condicional Es una solicitud de la Jefatura, antes de la actividad Estudia la posibilidad de realizar invitación o Solicitante solicitar entrevista o reunión con el. Solicitante es una invitación 2. Se comunica vía telefónica preguntando datos del para que realice la tarjeta de invitación a un evento realizado por ellos. 3. Recibe comunicación telefónica y la deriva a la SubJefatura. Continúa en la actividad 10. Luego de recibir datos del del vía telefónica Solicitante SECRETARIA GENERAL Solicitante Solicitante 4. Envía invitación dirigida al Subjefe del. Se inicia el proceso Administración del Proceso de Trámite Documentario el que concluye con la entrega del documento en mesa de partes del. Documento es una invitación a un evento organizado por una entidad externa Ir a la actividad 10. documento es una invitación a un evento organizado por una entidad externa Se inicia el proceso Coordinación con Servidores, Funcionarios o Directivos que acuden a diversos eventos en representación del, el que concluye con la asistencia del o algún representante designado por él al evento, o el envío de la comunicación informando las razones de inasistencia al evento. Dando fin al proceso. es una invitación es para solicitar entrevista o reunión Se da fin al proceso. es para solicitar entrevista o reunión 5. Se comunica vía telefónica, solicitando hablar con SubJefatura para pedir una cita, luego ir a la actividad 3. es una invitación 6. Se comunica vía telefónica preguntado datos del para que luego realice la

5 PROCEDIMIENTO: COD: SUB PAG ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES Sede Central EN LA FECHA:28/09/06 3/14 Solicitante Ejecutiva invitación. 7. Envía invitación dirigida al del. Luego ir al proceso Administración del Proceso de Trámite Documentario el que concluye con la entrega del documento en mesa de partes del. es una invitación es para solicitar entrevista o reunión Se da fin al proceso. es para solicitar entrevista o reunión es para solicitar una entrevista o reunión Se da fin al proceso. es para solicitar una entrevista o reunión es de un Organo Desconcentrado del 8. Se acerca personalmente a Sub Jefatura a solicitar cita, luego ir a la actividad 10. es de un Organo Desconcentrado del 9. Envía correo electrónico dirigido a la SubJefatura del, solicitando una cita. 10. Recibe a solicitante, comunicación de solicitante o invitación a un evento. es para proporcionar datos del 11. Confirma el tipo de entidad externa que solicita datos y comunica datos a la entidad externa. es para proporcionar datos del es una invitación a un evento Ir al condicional Es una solicitud de reunión o entrevista, luego de la actividad 24. es una invitación a un evento 12. Firma cargo y entrega. 13. Recibe invitación y toma conocimiento. 14. Pide a secretaria que verifique agenda, quien a su vez verifica e informa al. decide asistir 15. Comunica a secretaria, quien a su vez recibe comunicación y anota en la agenda hora, fecha y lugar del evento. Faltando algunos días antes del evento

6 PROCEDIMIENTO: COD: SUB PAG ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES Sede Central EN LA FECHA:28/09/06 4/14 Ejecutiva 16. Comunica al sobre el evento al que tiene que asistir. 17. Recibe comunicación. El día del Evento 18. Asiste al evento. OD UO Responsable Ejecutiva Director / Jefe Ejecutiva SECRETARIA GENERAL Ir al proceso Atención a Visitantes en la DRDC, el que finaliza con el arribo del o un representante de éste al evento organizado por un Organo Desconcentrado del. Luego continúa con el proceso Organización de Eventos y Reuniones en la DRDC, el que concluye con la realización del evento al que fue invitado el. Dando fin al proceso. Decide asistir Designa a un representante 19. Comunica a secretaria para que coordine con representante. 20. Recibe comunicación y coordina con el Director o Jefe designado, verificando su disponibilidad de tiempo para poder asistir al evento. 21. Coordina y decide si puede asistir se encuentra disponible Ir al proceso Atención a Visitantes en la DRDC, luego de la actividad 18. se encuentra disponible Ir a la actividad 20. designa a un representante 22. Comunica a secretaria que realice un documento dispensándose por no poder asistir. 23. Recibe comunicación y realiza documento. 24. Solicita firma del, quien firma el documento, luego entrega documento a General. Ir al proceso Administración del Proceso de Trámite Documentario el que concluye con la entrega del documento en

7 PROCEDIMIENTO: COD: SUB PAG ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES Sede Central EN LA FECHA:28/09/06 5/14 ENTIDAD EXTERNA OD JEFATURA SECRETARIA GENERAL Solicitante SECRETARIA GENERAL Responsable Ejecutiva Jefe Jefe Ejecutiva mesa de partes del. es para una entidad externa al 25. Entrega documento a entidad externa al. 26. Recibe documento, firma cargo, dando fin al proceso. es para una entidad externa al 27. Entrega documento a Organo Desconcentrado del. 28. Recibe documento, firma cargo, dando fin al proceso. es una invitación a un evento es una solicitud de reunión o entrevista Se da fin al proceso. es una solicitud de reunión o entrevista Ir al condicional Es una solicitud de la Jefatura. es una solicitud de la Jefatura 29. Instruye a la secretaria acciones a seguir, quien a su vez recibe instrucciones. Luego ir al proceso de Atención a Solicitud de Citas e Invitaciones en la Jefatura, el que culmina con la reunión entre el Jefe y el Subjefe del. Dando fin al proceso. es una solicitud de la Jefatura 30. Coordina con la secretaria. se le concede una cita a solicitante 31. Verifica fechas disponibles en la agenda de SubJefatura. 32. Coordina fijando hora y fecha de reunión o entrevista, juntamente con el solicitante. 33. Registra en la agenda y comunica al Subjefe, quien toma conocimiento, luego espera la fecha de la reunión o entrevista. se le concede una cita a solicitante 34. Comunica a solicitante externo o de una de las Unidades Orgánicas del, razones de negativa a solicitud.

8 PROCEDIMIENTO: COD: SUB PAG ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES Sede Central EN LA FECHA:28/09/06 6/14 ENTIDAD EXTERNA / UII El día de la reunión o entrevista ocurre imprevisto que no le permite asistir Subjefe 35. Designa a un representante y comunica a la secretaria. Ejecutiva 36. Recibe comunicación y coordina con el representante, quien a su vez coordina y asiste. Luego ir al proceso Organización y Realización de Actividades Institucionales. Luego de la actividad 38. Luego de llegar a la Sede Central del 37. Se dirige a recepción en la Sede Representante Central del. UII Responsable Ir al proceso Atención a Visitantes, donde la UII, recibe a representante de la entidad externa, luego le muestra el camino hacia el lugar donde se realizará la entrevista o reunión. Luego ir al proceso Organización y realización de Actividades Institucionales, donde se realiza la entrevista o reunión, dando fin al proceso. ocurre imprevisto que no le permite asistir es una reunión o entrevista con una entidad externa Ir al proceso Atención a Visitantes. es una reunión o entrevista con una entidad externa 38. Asiste a reunión o entrevista. Luego ir al proceso Organización y realización de Actividades Institucionales, donde se realiza la entrevista o reunión, dando fin al proceso.

9 10. DIAGRAMA DE FLUJO

10 ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES EN LA ENTIDAD EXTERNA OET AREA DE COMUNICACION JEFATURA Ejecutiva Inicio Inicio Inicio 1 Estudia la posibilidad de realizar invitación o solicitar entrevista o reunión 1 Estudia la posibilidad de realizar invitación o solicitar entrevista o reunión Atención a Solicitud de citas e invitaciones en la Jefatura Es una invitación b Es una invitación g 2 Se comunica vía telefónica preguntando datos del para que realice invitación Luego de recibir datos del vía telefónica 3 Recibe comunicación telefónica y la deriva a SubJefatura a b 6 Se comunica vía telefónica preguntando datos del para que realice invitación 4 Envía invitación dirigida al del Administración del Proceso de Trámite Documentario 7 Envía invitación dirigida al del Es para solicitar entrevista o reunión 5 Se comunica vía telefónica solicitando hablar con SubJefatura b a Documento es una invitación a un evento organizado por una entidad externa Coordinación con Servidores, Funcionarios o Directivos que acuden a eventos en representación del α

11 ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES EN LA ENTIDAD EXTERNA OET AREA DE COMUNICACION Ejecutiva α Es para solicitar entrevista o reunión 8 Se acerca personalmente a solicitar cita Es de un Organo Desconcentrado del 9 Envía correo electrónico solictando una cita a 10 Recibe a solicitante, comunicación de solicitante o invitación a un evento a Es para proporcionar datos del 11 Recibe comunicación 11 Confirma el tipo de entidad externa y comunica datos c Es una invitación a un evento 13 Recibe invitación y toma conocimiento 12 Firma cargo y entrega 14 Pide a secretaria que verifique agenda 14 Verifica agenda e informa d Decide asistir 15 Comunica a 15 Recibe comunicación y anota en la agenda hora, fecha y lugar del evento Faltando algunos días antes del evento β

12 ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES EN LA ENTIDAD EXTERNA OET AREA DE COMUNICACION Ejecutiva β 16 Comunica al sobre el evento al que tiene que asistir 17 Recibe comunicación e El día del evento Atención a Visitantes en la DRDC 18 Asiste al evento d Organización de Eventos o Reuniones en la DRDC f Designa a un representante 21 Coordina y decide 20 Recibe comunicación y coordina con el Director o Jefe designado 19 Comunica a para que coordine con representante e Se encuentra disponible f 23 Recibe comunicación y realiza documento 22 Comunica para que realice un documento dispensándose por no poder asistir Administración del Proceso de Trámite Documentario 24 Solicita firma y entrega 24 Firma c 26 Recibe documento, firma cargo Es para una entidad externa al 25 Entrega documento a entidad externa al Es una solicitud de reunión o entrevista 27 Entrega documento a organo desconcentrado del 28 Recibe documento, firma cargo χ

13 ENTIDAD EXTERNA ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES EN LA OET JEFATURA AREA DE COMUNICACION Ejecutiva χ g Es una solicitud de la Jefatura Atención a solicitud de citas e invitaciones en la Jefatura 29 Instruye acciones a seguir 30 Coordina con la secretaria 29 Recibe instrucciones 30 Coordina con el Se le concede una cita 31 Verifica fechas disponibles en agenda 32 Coordina fijando hora y fecha de reunión o entrevista 32 Coordina fijando hora y fecha de reunión o entrevista 32 Coordina fijando hora y fecha de reunión o entrevista 33 Toma conocimiento 33 Registra en la agenda y comunica a Fecha de revisión o entrevista 34 Comunica razones de negativa a solicitud 34 Recibe comunicación 34 Recibe comunicación

14 ENTIDAD EXTERNA ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES EN LA OET AREA DE COMUNICACION UII Ejecutiva El día de la reunión o entrevista Ocurre imprevisto que no le permite asistir 36 Coordina y asiste 36 Recibe comunicación y coordina con el representa 35 Designa aun representante y comunica luego de llegar a la Sede Central del indeci 37 Se dirige a recepción en la Sede Atención a Visitantes Es una reunión o entrevista con una Entidad Externa Organización de Eventos o Reuniones 38 Asiste a reunión o entrevista

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