Grandes Compras. Mayo 2013

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1 Grandes Compras Mayo 2013

2 INGRESO A MERCADO PUBLICO El usuario debe ingresar a a través de la página principal, completando su nombre de usuario y contraseña.

3 Una vez que el usuario comprador accede al sistema debe ingresar a la opción ChileCompra Express, como se muestra en la imagen. Puede ingresar mediante el icono de acceso directo o mediante catálogo electrónico.

4 Una vez en la tienda, el usuario podrá ingresar al módulo de grandes Compras, mediante el link de grandes compras. 1

5 1.-CREACIÓN DE GRAN COMPRA El usuario comprador debe seleccionar la opción Crear nueva Solicitud de Grandes Compras.

6 Paso 1: Productos En primera instancia, la aplicación muestra la pantalla con el mensaje No existen Productos Ingresados a la Gran Compra. Para agregar productos el usuario sólo debe seleccionar la opción Agregar Productos.

7 Paso 1.2:Definir productos de la gran compra El usuario debe completar algunos de los criterios de búsqueda y presionar el botón Buscar.

8 Finalmente el usuario debe seleccionar del listado de productos, aquellos que desea agregar a la Gran Compra, esto lo realiza incorporando un check en la columna Agregar, una vez que seleccionó todos los productos debe presionar el botón Agregar a Gran Compra.

9 Para volver a la página principal de las grandes compras, el usuario debe seleccionar la opción Volver.

10 Una vez que el usuario selecciona la opción volver, se despliega la pantalla de productos.

11 El usuario debe completar el campo Cantidad, donde se debe especificar cuántos productos se requieren. NOTA: El monto total de la Gran Compra debe exceder las 1000 UTM. Si se realizó algún cambio de cantidades o se eliminó algún producto, el usuario debe presionar el Botón Actualizar, para que el sistema verifique si la Gran Compra se puede efectuar a pesar de los cambios realizados.

12 Paso 2: Descripción Una vez que el usuario completó toda la información del paso 1, debe seguir completando el paso 2, donde se agrega el Detalle de la Gran Compra. El nombre de la gran compra debe ser completadas por el usuario.

13 Una vez que el usuario completó el nombre de la gran compra, debe guardar la información y continuar con el proceso.

14 Paso 3: Proveedores Los proveedores que aparecen en este listado tienen en tienda al menos 1 producto del o los Tipos de Productos solicitados en la Gran Compra. Una vez que el usuario completó la información, debe presionar el Botón Siguiente.

15 Paso 4: Invitación Se despliega la pantalla para el ingreso de los datos para la evaluación y el periodo en que tendrá lugar la gran compra. El usuario debe completar la siguiente información: Periodo de invitación (el mínimo son 10 días corridos) Criterios de Evaluación (evaluación obligatoria) Archivos adjuntos (tamaño máximo 20MB) Una vez que el usuario completó la información, debe presionar el Botón Crear Invitación.

16 En el momento de crear la invitación, se muestra un cuadro con los criterios de evaluación que será desplegada a las empresas invitadas, indicando el número de la gran compra, la descripción del convenio, la fecha de término de invitación, los datos del comprador, la unidad de compra, la dirección, la región y la comuna.

17 Una vez que la invitación ha sido realizada, de desplegará un pop up indicando que la invitación fue enviada con éxito. El estado de la Gran compra es invitando

18 Al finalizar el proceso y seleccionar el id de la gran compra realizada, se despliega la ficha con los datos de la gran compra, productos o servicios requeridos y datos del comprador.

19 En el detalle de la gran compra podemos encontrar 3 botones los cuales nos muestra los proveedores invitados, detalle de la gran compra en PDF y los adjuntos.

20 Tips El periodo mínimo para realizar una invitación a una Gran Compra es de 10 días corridos. Si el usuario proveedor ingresa un periodo menor aparecerá un cuadro de dialogo indicando el error. La entidad compradora podrá modificar la fecha de término de la invitación, una vez que se modificó el periodo de invitación no podrá volver a realizarlo.

21 COMPRADOR Proveedor Ofertar a una Gran Compra

22 OFERTAR A UNA GRAN COMPRA Una vez que se accede al sistema debe ingresar a la opción BackOffice, el sistema nos mostrará los convenios adjudicados, y nos dará a conocer en cuál de ellos existe una solicitud de GRANDES COMPRAS para participar.

23 Se muestran las Grandes Compras Vigentes, en este caso existe una Gran Compra con nombre Vehículo-Seguridad Municipal, se visualiza la fecha de inicio y la fecha final de la invitación en la que podemos ofertar.

24 Si el proveedor desea participar en este proceso de Grandes Compras, debe seleccionar la opción PARTICIPAR como respuesta a la solicitud. Para seguir en el proceso el proveedor deberá presionar el botón siguiente.

25 Luego el proveedor debe buscar los productos que desea ofertar, estos están directamente relacionados a la cantidad de tipos de productos que sean solicitados en el proceso de Grandes Compras. En este ejemplo sólo existe un tipo de productos solicitado, como vemos en la imagen.

26 Se desplegarán los productos asociados que han sido solicitados en la Gran Compra. El sistema muestra con detalle el o los productos que han sido solicitados, mostrando el precio que el proveedor tiene ofertado actualmente en tienda. Además el sistema nos solicita un nuevo precio oferta del producto y los comentarios respectivos.

27 Si el proveedor necesita agregar productos alternativos para esta Gran Compra, debe presionar la opción Agregar, así el sistema desplegará productos alternativos que los encuentra asociados al Tipo de Producto.

28 El proveedor podrá agregar ofertas con productos alternativos, si lo estima conveniente, o de lo contrario puede presionar la opción ocultar. Una vez que el proveedor está conforme con los datos ingresados en su oferta, debe presionar el botón Guardar

29 Una vez que se presiona el Botón Guardar, el sistema informará que los cambios se han realizado de forma exitosa.

30 El proveedor puede realizar todos los cambios de oferta que estime convenientes, antes de finalizar el proceso de oferta de las Grandes Compras. Luego presiona el botón Siguiente de esta forma el sistema enviara al usuario proveedor a la parte final de nuestro proceso de Oferta de Grandes Compras.

31 En esta etapa el proveedor se encuentra finalizando el proceso de oferta, podrá ingresar datos adjuntos que enriquezcan la oferta, de manera opcional, estos pueden ser: información detallada del producto, folletos informativos etc., todos estos en formatos (.pdf), (.doc), (.xls), (.ppt).

32 Tips Se puede modificar la oferta hasta el día en que ésta se da por cerrada. Una vez cumplida esa fecha, el sistema bloqueará la oferta para que sea evaluada por la entidad solicitante. Los archivos adjuntos no deben pesar más de 2Mb.

33 COMPRADOR Comprador Ver Ofertas Proveedores

34 OFERTAS PROVEEDORES Una vez que el o los proveedores han aceptado la invitación a participar de la Gran Compra, han realizado la oferta y han pasado los días de plazo definidos para la Gran Compra, el usuario comprador debe ingresar al sistema y revisar las ofertas realizadas, para ello debe buscar las solicitudes en estado Cerrada.

35 Para visualizar las ofertas y adjuntos subidos a la Gran Compra, por el proveedor, el usuario debe presionar sobre el número de gran compra, abriéndose una nueva venta con la ficha de información de la gran compra.

36 Posteriormente se debe presionar sobre el icono el cual mostrará los proveedores invitados, junto con la respuesta de invitación. En caso que la respuesta de proveedor haya sido positiva de participar en Gran Compra se encontrará disponible botón para visualizar adjuntos y productos ofertados, en caso contrario se indicará con el texto No Participó.

37 COMPRADOR Comprador Adjudicar Gran Compra

38 ADJUDICAR GRAN COMPRA Para realizar la selección de la oferta más conveniente y generar la orden de compra asociada se debe presionar el botón del listado de Grandes Compras en estado cerrada desplegándose la ventana que se muestra en la imagen siguiente.

39 La selección de la o las ofertas más convenientes se realiza seleccionando el o los productos y completando el casillero de puntaje de acuerdo a la evaluación realizada por el comprador. Posteriormente se debe presionar el botón Actualizar y presionar sobre la ventana Adj. Prov. La selección de más de una oferta se realiza en caso que se hayan solicitado más de un tipo de producto.

40 Las acciones realizadas en el paso anterior, solo corresponde a un filtro para seleccionar la o las ofertas más convenientes. La acción que define la selección de la oferta, se realiza en la imagen que se muestra a continuación. Primero se selecciona el casillero y luego presionar el botón Adjudicar Seleccionados. Dentro de la misma ventana el botón permite descarga un archivo Excel con todas las ofertas recibidas y cuál de ellas fueron seleccionadas.

41 Finalmente para generar la orden de compra de acuerdo a la cantidad de tipos de productos seleccionados, debe pinchar el botón Generar Orden de Compra tal como lo muestra la imagen siguiente.

42 El inicio del proceso de generación de orden de compra considera mostrar el o las ofertas seleccionada con las cuales se generará las orden de compra. Dentro de este paso, existe la posibilidad de descargar un cuadro comparativo de todas las ofertas presentadas en formato pdf al clickear el texto Ver Archivo, el cual también podrá ser adjuntado a la orden compra seleccionando el casillero del texto Adjuntar Archivo a la Orden de Compra?.

43 Para Finalizar el proceso de generación de orden de compra, se debe seleccionar el texto Definir Despacho el cual redireccionará al módulo de generación de órdenes de compra de la tienda.

44 COMPRADOR Comprador Abortar Gran de Compra

45 ABORTAR GRAN COMPRA Es posible que luego de revisadas las ofertas de una Gran Compra ninguna de ellas sea más conveniente, por lo que el proceso de selección de oferta no será necesario realizarlo. Sin embargo debe completarse el ciclo de la Gran Compra. Para realizar esta acción es posible abortar una Gran Compra seleccionando el botón. Este botón sólo está disponible para Grandes Compras en estado cerrada.

46 Para completar el proceso de Abortar una gran compra debe completarse el campo con el motivo que origina que la Gran Compra sea abortada y adjuntarse un documento que respalde esta acción.

47 COMPRADOR Comprador Eliminar Gran de Compra

48 ELIMINAR GRAN COMPRA Esta acción está disponible para aquellas Grandes Compras que aún no han enviado invitaciones a proveedores, es decir aquellas en estado Pendiente y Creada, en caso que desista la intención de compra.

49 Para esto se debe filtrar las Grandes Compras en los estados antes mencionados, donde posteriormente se debe presionar el botón, la cual eliminará automáticamente del listado, mostrándose un mensaje donde indica la acción de borrado fue exitosa.

50 Gracias.

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