INSTRUCTIVO PARA LA EXPEDICION DE CERTIFICACIONES Y DUPLICADO DE DOCUMENTOS

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1 INSTRUCTIVO PARA LA EXPEDICION DE CERTIFICACIONES Y DUPLICADO DE REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No /V1 NUMERAL / 4.6/ 4.4 DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Se ajusta el nombre del proceso al que pertenece el formato Solicitud de expedición de certificados institucionales o duplicado de documentos, según los cambios realizados en el Mapa de Procesos de la Institución. Se modifica la denominación del cargo responsable de la actividad de que trata el numeral Página 1 de 6

2 1. OBJETIVO Establecer las pautas a seguir para la expedición de certificaciones de carácter legal relacionadas con asuntos institucionales, y señalar las actividades a seguir para la expedición de duplicados de títulos de formación académica. 2. DEFINICIONES 2.1 Certificaciones Institucionales: Se entienden como certificaciones institucionales de carácter legal los siguientes documentos: autorizaciones de contratación, existencia de normas internas, verificación de titulo, competencias y decisiones adoptadas por los Órganos Colegiados 3. ACTIVIDADES PARA LA EXPEDICION DE CERTIFICADOS INSTITUCIONALES 3.1 Solicitud de expedición de certificados institucionales Las entidades externas, dependencias internas, empleados, estudiantes o egresados que tengan la necesidad de solicitar la expedición de certificaciones institucionales de carácter legal, deben diligenciar el formato Solicitud de expedición de certificados institucionales o duplicado de documentos el cual estará disponible en la página web institucional y en la carpeta del servidor que contiene los documentos del SGC- CECAR; y enviarla impresa o en medio digital a la Secretaría General de la Institución al correo electrónico Nota: El plazo para la entrega de las certificaciones institucionales, serán de cinco (5) días hábiles después de la recepción de la solicitud en la oficina de Secretaría General. 3.2 Recepción y trámite de la solicitud de certificados institucionales: Las solicitudes de elaboración de certificados son recibidas en la en Secretaría General, ya sea en medio físico o electrónico. El Auxiliar de Secretaría General procede a Página 2 de 6

3 revisar la información que necesita de acuerdo al tipo de certificado solicitado, en la base de datos de graduados de la institución, en los libros de registro de diplomas, en los libros de registro de certificaciones de diplomados o en el software académico. 3.3 Verificación de la información y viabilidad de la expedición del certificado: El Secretario General procede a constatar la veracidad de información, revisando minuciosa y cuidadosamente los datos, a través de la observación directa, con la finalidad de detectar posibles inconsistencias. Ya verificados los datos del solicitante, el Secretario General evalúa la pertinencia de la expedición de la certificación, en cuanto a los criterios de: Conveniencia institucional Legitimación de quien la solicita Valoración de si se trata de información de carácter reservado. 3.4 Elaboración de la certificación de verificación de título: Una vez evaluada la pertinencia de la expedición de la certificación, el Auxiliar de Secretaría General la elabora y el Secretario General la firma. La certificación se envía en medio físico por correo certificado o se escanea y envía en medio digital a la dirección electrónica del solicitante. 3.5 Archivo de documentos: Posterior a la elaboración y entrega de la certificación institucional o verificación de título, las solicitudes se archivan en la oficina de Secretaría General por fechas, en carpetas separadas y destinadas para tal fin. Página 3 de 6

4 4. ACTIVIDADES PARA LA EXPEDICION DE DUPLICADO DE 4.1 Solicitud de Expedición de duplicado de documentos: El estudiante o egresado que requiera la expedición de un documento (Diploma, Acta de Grado o Certificado de Diplomado), debe diligenciar el formato Solicitud de expedición de certificados institucionales o duplicado de documentos el cual estará disponible en la página web institucional y en la carpeta SGC- CECAR del servidor dentro de los formatos del Proceso Gestión de Archivo y Correspondencia. Nota: El plazo para la entrega de duplicado de documentos, es de cinco (5) días hábiles después de la recepción de la solicitud en la oficina de Secretaría General. 4.2 Pago del servicio: Realizar el pago para la expedición del duplicado en el Banco de Bogotá a las siguientes números de cuenta: Cuenta Corriente Pregrado Presencial- Diplomados Cuenta Corriente Posgrados Cuenta Corriente Educación a Distancia y llevar el comprobante de consignación a la Caja de la institución, donde le expedirán el recibo de pago. 4.3 Entrega de los documentos a Secretaria General: Entregar en la Secretaría General de la Institución el formato Solicitud de expedición de certificados institucionales o duplicado de documentos completa y debidamente diligenciado el cual debe llevar anexar el recibo de pago del servicio expedido por la Institución. Página 4 de 6

5 Nota: En caso de que la persona que requiere la expedición de duplicado de Diploma, Acta de Grado o Certificado de Diplomado no resida en la ciudad de Sincelejo, tiene la posibilidad de enviar escaneada la Solicitud de expedición de certificados institucionales o duplicado de documentos con el volante de consignación donde conste el pago del servicio, al correo electrónico institucional para que el Auxiliar de Secretaría General solicite el recibo de pago institucional y continúe el proceso. 4.4 Recepción y trámite de la solicitud de duplicado: Se recibe la solicitud en Secretaría General verificando que tenga anexo el recibo de pago y se firma con la fecha de recibido. Seguidamente el Auxiliar de Secretaría General procede a revisar en la base de datos de graduados de la institución, en los libros de registro de diplomas, en los libros de registro de certificaciones de diplomados o en el software académico Verificación de la información y viabilidad de la expedición del duplicado: El Secretario General procede a constatar la veracidad de información, revisando minuciosa y cuidadosamente los datos, a través de la observación directa, con la finalidad de detectar posibles inconsistencias. 4.6 Elaboración del duplicado de diploma, acta de grado o certificado de diplomado: Una vez verificada la información en la base de datos, el Auxiliar de Secretaría General elabora el duplicado del diploma, del acta de grado o del certificado del diplomado, reproduciéndolo en forma idéntica al original, pero advirtiendo en el texto del documento, que se trata de un duplicado. 4.7 Firmas y sellos de seguridad: Una vez elaborados los documentos, se procede a la recolección de las firmas y colocación de sellos de seguridad, según aplique, de la siguiente manera: Página 5 de 6

6 Duplicado de diploma de pregrado presencial: Lleva las firmas del Presidente de la Junta Directiva, Rector(a); Decano de la facultad respectiva y Secretario General. En el extremo inferior derecho se coloca un adhesivo (holograma de seguridad). Duplicado de diploma de Pregrado a Distancia: Lleva las firmas del Presidente de la Junta Directiva; Rector(a); Decano de la facultad respectiva y Secretario General. En el extremo inferior derecho se coloca un adhesivo (holograma de seguridad). Duplicado de diploma de Especialización: Lleva las firmas del Presidente; Rector(a); Director del Centro de Educación Continuada y Posgrado y Secretario General. En el extremo inferior derecho se coloca un adhesivo (holograma de seguridad). Duplicado de Acta de Grado: Es firmado por el Secretario General y a un lado de esta firma, se coloca el sello seco de la Secretaría General.. Duplicado de Certificado de Diplomado: Rector (a); Director del Centro de Educación Continuada y Posgrado y Secretario General. 4.8 Archivo de los documentos: Posterior a la elaboración y entrega del documento duplicado al solicitante, se archivan la solicitud con sus respectivos anexos, en la oficina de Secretaria General, por fechas y en carpetas separadas de acuerdo al tipo de documento. Elaborado por Aprobado por Nombre María Eugenia Vides Piedad Martínez Carazo Cargo Secretario General Rectora Firma Original Firmado Original Firmado Página 6 de 6

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