GERENCIA GENERAL FUNCIONES:

Transcripción

1 GERENCIA GENERAL Ejecutar y cumplir los acuerdos y decisiones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva, el presupuesto anual y observar las instrucciones que ésta le imparta, así como cumplir los estatutos, reglamentos y políticas de la Sociedad. Designar y remover libremente a los empleados cuya designación no corresponda directamente a la Asamblea General de Accionistas o a la Junta Directiva, escoger libremente al personal de trabajadores, determinar su número, ocupación, remuneración, etc., y hacer los despidos correspondientes, en el marco y de acuerdo con el presupuesto anual y las políticas establecidas por la Junta en éste respecto. Ejercer, coordinar y controlar la administración directa y la gestión comercial de la Sociedad como promotor, gestor y ejecutor de los negocios sociales; vigilar al personal y las actividades internas de la Sociedad, todo dentro de las orientaciones e instrucciones emanadas de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva. Celebrar los contratos y ejecutar todos los actos que tiendan a la realización del objeto social, sometiendo previamente a la iniciación del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según sea el caso, a la Asamblea General de Accionistas o a la Junta Directiva, aquellos negocios en que uno de éstos organismos deba intervenir según lo establecido en éstos estatutos. Constituir los apoderados judiciales o extrajudiciales que, obrando bajo sus órdenes, juzgue necesarios para la adecuada representación de la Sociedad; delegar en ellos las facultades que estime convenientes, de aquellas que fueren delegables, revocar poderes y sustituciones. Organizar el control del funcionamiento interno de la Sociedad y cuidar que la recaudación e inversión o disposición de fondos se hagan debidamente y velar por la correcta aplicación de fondos y el debido mantenimiento y utilización de los bienes de la Sociedad.

2 Convocar a la Asamblea General de Accionistas y la Junta Directiva, en los casos previstos en los estatutos, o cuando lo juzgue conveniente o necesario. Mantener permanentemente informada a la Junta Directiva del desarrollo de los negocios sociales, presentarle mensualmente para su aprobación un balance de prueba de la Sociedad y suministrarle los otros datos y documentos que aquella solicite. Proponer a la junta directiva las medidas de orden técnico, financiero, económico y jurídico que estime pertinentes para la buena marcha de la Sociedad. Someter a la consideración de la Junta Directiva el proyecto de presupuesto, los planes de inversión, los estados financieros y los otros informes periódicos. Presentar a la Junta Directiva y, en asocio de la Junta Directiva, a la Asamblea General de Accionistas, las cuentas, inventarios, balance general y estado de pérdidas y ganancias de cada ejercicio. Desempeñar las demás funciones que le confiere la ley y los estatutos, así como aquellas que legalmente corresponde a los representantes legales de las sociedades de economía mixta sometidas al régimen de empresas industriales y comerciales del estado.

3 SECRETARIA GENERAL Brindar asesoría jurídica a la Asamblea General, Junta Directiva, Gerencia General y a la Compañía en general. Preparar las reuniones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva, elaborar de acuerdo con el Gerente General los temarios u órdenes del día de las sesiones, y en general tomar las medidas para el buen funcionamiento de dichas reuniones. Elaborar y leer las actas de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva para su aprobación, de acuerdo con lo estipulado en los estatutos. El secretario firmará, junto con el presidente del órgano respectivo, estas actas y las incluirá en el libro de registro de actas respectivo. Recibir, tramitar y conservar las proposiciones y constancias que presentan a la Asamblea General y a la Junta Directiva, dejando constancia de lo que sobre ellas se hubiere decidido. Suministrar los informes que la Asamblea General y la Junta Directiva le pidieren en lo que concierne a los asuntos propios de la Secretaría General. Comunicar a quien corresponda, las decisiones de la Asamblea General y la Junta Directiva. Velar para que se lleve en debida forma el Libro de Registro de Acciones y mantenerlo bajo su custodia. Proveer a la organización y custodia del archivo de los documentos bajo su cargo, que tengan relación directa con las funciones de la Secretaría General. Certificar sobre todos los actos, hechos y circunstancias que guarden relación con el funcionamiento y desarrollo de la Sociedad, que tengan relación directa con las funciones de la Secretaría General.

4 Refrendar los títulos de las acciones junto con el Gerente General. Prestar asesoría en materia jurídica que requiera la Sociedad. Representar a la Sociedad en ejercicio del poder general que le fuere conferido por parte del Gerente General, para que se notifique y le corran traslado de todas las demandas y/o actuaciones judiciales y/o administrativas que se inicien o instauren en contra de la Sociedad. Designar apoderados especiales que representen a la Sociedad en todos los procesos judiciales y/o administrativos en los que sea ésta parte, dando facultades y atribuciones que considere necesaria. Divulgar al interior de la Compañía la normatividad y jurisprudencia que afecten la operación de la Empresa. Controlar el proceso de peticiones, quejas y Recursos presentado por los usuarios relacionados por la prestación del servicio. Las demás funciones asignadas por la Asamblea, la Junta Directiva, o por el Gerente General, inherentes al cargo.

5 AUDITORIA INTERNA REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCION Planear, orientar y conducir la acción de fiscalización de las operaciones de la empresa, bajo la modalidad de control posterior, fomentando la cultura del autocontrol por dependencias y funcionarios responsables del área. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones estatutarias, disposiciones de la Asamblea General de Accionistas y Junta Directiva y en general todas las normas legales a que está sujeta la entidad. Evaluar y controlar periódicamente los informes financieros producidos por el departamento de contabilidad y la división financiera y administrativa. Evaluar y verificar el cumplimiento de los presupuestos de las inversiones y recursos. Revisar y evaluar el grado de solidez de los controles contables, financieros y operativos aplicados a la entidad y formular recomendaciones de cambio o mejora cuando lo estime necesario. Revisar y evaluar los inventarios de bienes y valores y determinar el grado de protección de los mismos y la existencia de pólizas de seguros con coberturas adecuadas y oportunas. Revisar periódicamente los registros contables y determinar el grado de confiabilidad de los mismos, sugiriendo de común acuerdo con el departamento de contabilidad las modificaciones estructurales y /o coyunturales a realizar en el sistema contable. Contribuir con la Gerencia General en la evaluación de las tareas desarrolladas por el personal de la empresa en aras de los objetivos del plan estratégico de la compañía. Presentar informes periódicos a la Gerencia General y a la Junta Directiva sobre temas específicos, cuando estas lo requieran.

6 Planear, orientar y conducir la labor de auditoría del sistema de información computarizada, establecido en el área de procedimiento electrónico de datos de la compañía, con el apoyo del Asistente de Auditoría de Sistemas. Colaborar con los Auditores Externos, Revisor Fiscal y Entidades Fiscalizadoras, en los asuntos referentes a la ejecución del trabajo. Evaluar los manuales de procedimientos y de funciones puestos en práctica, para verificar su cumplimiento, razonabilidad y actualización, de acuerdo con los cambios ocurridos en la estructura organizacional de la compañía y en un sistema de formatos o documentación. Revisar y aprobar los papeles de trabajo de auditoría elaborados por el personal de apoyo, como evidencia del trabajo desarrollado por cada funcionario de auditoría interna de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA), evaluando que se cumplan los objetivos de la auditoría para cada área evaluada. Asistir y servir de staff asesor a los Comités, Juntas o reuniones que a consideración de la Gerencia General, deba participar. Evaluar el régimen de contratación de obras e instalaciones, con el apoyo del área jurídica y verificando la correcta participación de la interventoría de la empresa. Desarrollar y tramitar las actividades relacionadas con los procesos de control y administración del personal de su dependencia.

7 PLANEACION ESTRATEGICA: Planear, organizar y coordinar la implementación de las políticas administrativas impartidas por la Gerencia en toda la compañía. Liderar y supervisar el diseño y operación del sistema de planeación organizacional. Establecer con la Gerencia los lineamientos referentes al plan estratégico de la compañía, misión, visión, objetivos, metas y políticas Estudiar y evaluar los informes que se producen en su dependencia e informar a la Gerencia sobre sus resultados. Gestionar la construcción del Plan Operativo de la Compañía, realizarle seguimiento mensual o con la periodicidad que la Alta Dirección establezca y sugerir, construir, evaluar y hacer seguimiento a los planes de mejoramiento. Construir y hacer seguimiento al plan estratégico, plan de gestión y resultados, plan operativo y plan operativo anual de inversiones. Gestionar la formulación, elaboración, presentación y seguimiento a los proyectos de cualquier índole asignados, ya sean técnicos, comerciales, financieros, estratégicos. Brindar soporte y asesoría a las áreas involucradas en la ejecución de proyectos, para asegurar el desarrollo de la empresa. Supervisar el análisis de viabilidad y inversión. seguimiento de los proyectos de Gestionar la elaboración, análisis y reporte estadístico de planeación en el ámbito interno y externo. Coordinar y supervisar las actividades de mejora continua de los procesos bajo la responsabilidad del área.

8 Coordinar y supervisar la elaboración, actualización, registro y control de planes, programas y proyectos de desarrollo de la compañía. Elaborar los reportes requeridos de las actividades, avances y resultados de los procesos de planeación. Supervisar el envío de información solicitado por los entes oficiales y regulatorios. Apoyar en la construcción del presupuesto anual de ingresos de la Compañía, proyectado en forma mensual, para cada uno de los servicios o fuentes de ingreso de la Compañía, utilizando la metodología de proyección de cantidades y precios por unidad (PxQ) y hacerle seguimiento mensual Apoyar en la elaboración anual el presupuesto de la empresa. Realizar informes de la situación actual de la Compañía analizando sus principales indicadores comerciales, financieros y de competitividad en el mercado. Aprobar la evaluación de viabilidad financiera de las propuestas. Cumplir y velar por los procedimientos y políticas establecidas por la Alta Dirección de la compañía, para el desarrollo de los procesos y funciones asignadas.

9 DIRECCION DE GESTION HUMANA: Generar informes quincenales de deducciones de nómina, organizado terceros para entregar a Contabilidad Coordinar permanentemente con Tesorería la disponibilidad de dinero para el pago oportuno de nóminas, aportes parafiscales, aportes por salud y pensiones, préstamos a empleados, vacaciones, liquidaciones y todos los otros conceptos que se puedan presentar. Actualizar anualmente en el sistema los parámetros operativos que afecten la generación de la nómina. Revisar con el departamento de Contabilidad las cuentas manejadas por el departamento y conciliarlas respectivamente. Generar el informe a enviar a Estadísticas con las novedades en la planta de personal, mensualmente, así como los informes que ocasionalmente solicitan otras áreas. Elaborar la liquidación del personal que se desvincula de la Empresa o avisar a la empresa temporal si es empleado temporal. Supervisar durante el proceso de contratación de un empleado la revisión de documentación recibidas del empleado, el que se hayan realizado las pruebas Psicotécnicas, todas las afiliaciones correspondientes y sus exámenes médicos de ingreso, si es empleado directo. Si es empleado temporal, verifica que la empresa de empleo temporal proceda a su vinculación. Semestralmente a comienzos de julio y de enero, hacer los cálculos de bases gravables para retención en la fuente para funcionarios con método 2. Controlar mensualmente la ejecución presupuestal de los gastos de nómina y prestaciones sociales, así como por seguridad social y parafiscal, comparando contra el presupuesto de la Empresa.

10 Coordinar anualmente la elaboración del presupuesto de personal de la Empresa para la vigencia siguiente, con base a información suministrada por las Gerencias. Hacer seguimiento permanente al proceso de Competencias implementado en la Empresa (evaluaciones a funcionarios, seguimiento a su desarrollo, propuestas de entrenamiento y capacitaciones). Coordinar la entrega a las Gerencias del presupuesto de horas extras por área por mes y hacerle seguimiento al cumplimiento.

11 GERENCIA COMERCIAL Planear, organizar, dirigir y controlar todo lo relacionado con la atención del cliente, comercialización de los servicios y estrategias de ventas. Definir en conjunto con la Gerencia, la estrategia y política comercial de METROTEL Asignar las cuotas y objetivos de ventas a los respectivos jefes de cada uno de los mercados. Identificar las competencias técnicas necesarias en los vendedores, que permitan a fuerza de ventas, impulsar los productos que METROTEL desea promover Definir el plan de incentivos por producto y revisarlo periódicamente. Hacer seguimiento al cumplimiento de las cuotas de ventas de los diferentes mercados. Evaluar los resultados globales de la gestión de ventas. Apoyar el diseño de estrategias para el corto, mediano y largo plazo, conducente a capturar, el desarrollo y fidelización de los clientes METROTEL. Apoyar la construcción de un plan de acción para mejorar la gestión de la fuerza de las ventas y en el incremento de la tasa de negocios ganados. Desarrollar alianzas con proveedores de contenido, equipos y gremios, orientada a incentivar la demanda de los productos de METROTEL.

12 DIRECCION DE SERVICIO AL CLIENTE Mantener la excelencia y calidad de las áreas a Cargo. Hacer permanente seguimiento de las áreas a cargo, con el fin de asegurar el buen funcionamiento de las mismas. Velar por el cumplimiento de Metas y Objetivos de la Dirección a Cargo. Mantener permanente actualización con respecto a estrategias e innovaciones, relacionadas con las áreas de Servicio al Cliente y Operaciones. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, inherentes al cargo.

13 DIRECCION DE MERCADEO Y COMUNICACIONES Efectuar la planeación estratégica de mercadeo de la empresa. Solicitar estudios de mercado para el desarrollo de estrategias. Estudiar la implementación de nuevos servicios (ofertas, canales, productos). Determinar la demanda de los servicios ofrecidos, Con la ayuda de medios internos y externos que permita la organización. Adicionalmente identificar mercados potenciales, por ejemplo empresas, gobierno, instituciones internacionales, etc. Interactuar con las diferentes áreas de la empresa con el objetivo de proponer nuevos planes y servicios. Trabajar en coordinación con las agencias de marketing la generación de estrategias. Evaluar con el área de Publicidad y Promociones las campañas de publicidad y promoción. Observar las tendencias sociales, económicas y políticas que puedan tener un efecto final sobre el usuario.

14 GERENCIA TÉCNICA Planear, administrar y controlar la contratación, instalación, operación y mantenimiento de los recursos necesarios para el adecuado desarrollo de la informática en la empresa. Coordinar y programar las actividades relacionadas con las labores de operación y mantenimiento de los equipos de conmutación, transmisión y Redes externas. Producir estadísticas y ejercer interventoría sobre equipos de transmisión y conmutación de redes.. Orientar y dirigir estudios periodísticos sobre el funcionamiento y capacidad de los equipos instalados y dimensionar las necesidades inmediatas o futuras para la ampliación, adquisición e instalación de la tecnología requerida. Elaborar planes de contingencia que permitan continuidad en la operación del sistema y supervisar su cumplimiento. Elaborar el presupuesto para el funcionamiento de las áreas a cargo de la subgerencia. Coordinar con los jefes de cada área de la empresa la capacitación para el usuario final. Conceptuar sobre nuevas tecnologías computacionales existentes en el mercado para su adquisición e instalación. Elaborar, efectuar y actualizar periódicamente el plan operacional para la seguridad de la información automatizada. Coordinar trabajos de implementación, asesoría comercial, operación y mantenimiento de Internet, Red de datos y servicios de valor agregado. Coordinar las labores de operación y mantenimiento de los equipos de conmutación, transmisión y Redes externas.

15 GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA Coordinar y programar las actividades relacionadas con las funciones Administrativas y Financieras de la Empresa. Dar soporte al Gerente General. Coordinar y controlar las actividades de Tesorería, Contabilidad, Cartera, Presupuesto y Estadística. Revisar los estados financieros para su presentación a la Junta Directiva y a terceros. Coordinar y controlar conjuntamente con el Coordinador Administrativo las actividades de Servicios Generales, Archivo, Importaciones, Revisión de contratos, Manejo de seguros, Seguridad, Almacén, Compras. Participar en comités de Gerencia, Compras, Reclamos. Coordinar y evaluar el plan Estratégico de la Empresa. Elaborar el plan Financiero a corto y largo plazo