DESCRIPCIÓN PROCESOS DE SOPORTE

Transcripción

1 DESCRIPCIÓN PROCESOS DE SOPORTE COTRISA Macroproceso Proceso Subprocesos Responsable ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS PAGAR REMUNERACIONES Y BENEFICIOS AL PERSONAL 1. Registrar contablemente la remuneración 2. Realizar pagos a instituciones por descuentos efectuados en las remuneraciones al Personal 3. Pagar Honorarios 4. Pagar cotizaciones previsionales, APV, Salud, Impuestos, Fondo de Desahucio y Fondo de Retiro 5. Respaldar y Cerrar Proceso Remuneracional 6. Pagar y controlar viáticos 7. Realizar declaración de renta CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Junio de 15

2 TABLA DE CONTENIDOS 1 CONTROL DEL DOCUMENTO INFORMACIÓN GENERAL SIGLAS DEFINICIONES ROLES GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS ENCARGADO DE REMUNERACIONES SECRETARIA CONT. Y PPTOS PROCESO PAGAR REMUNERACIONES Y BENEFICIOS AL PERSONAL TÉCNICA DE MODELAMIENTO FLUJO DE TRABAJO SUBPROCESO: PAGAR REMUNERACIONES Y BENEFICIOS AL PERSONAL [1 DE 2] Flujo de Trabajo Subproceso: Registrar contablemente la remuneración Flujo de Trabajo Subproceso: Pagar cotizaciones provisionales, APV, SALUD e impuestos MATRIZ DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: PAGAR REMUNERACIONES Y BENEFICIOS AL PERSONAL MATRIZ DESCRIPCIÓN SUBPROCESO: REGISTRAR CONTABLEMENTE REMUNERACIÓN de 15

3 1 CONTROL DEL DOCUMENTO Esta sección contiene el control del documento y su historia. El objetivo es identificar la propiedad, la revisión y el contenido de este documento. Identificación Nombre del Documento Pagar remuneraciones y beneficios al Personal Revisiones y Responsabilidad Última fecha revisión Responsable Capítulo/Sección Próxima fecha revisión Responsable Capítulo/Sección Historia Versión Descripción Autor Cargo / Área Fecha 0 Creación del Carlos Laborda Gerente de documento Administración y Finanzas 0 Revisión del David Riquelme Encargados de documento 0 Revisión del Alín Velasquez Jefe Contabilidad documento 0 Revisión del Eduardo Meersohn Gerente General documento 3 de 15

4 2 INFORMACIÓN GENERAL 2.1 Siglas APV: Ahorro Provisional Voluntario GAF: Gerencia de Administración y Finanzas RRHH: Recursos Humanos SII: Servicio Impuestos Internos 2.2 Definiciones Flexline: Sistema computacional para generar el proceso de remuneraciones. Previred: Empresa que ofrece un servicio de declaración y pago de cotizaciones previsionales, que opera a través de Internet. Este portal permite a los empleadores, enterar las cotizaciones provisionales y de salud de sus trabajadores mensualmente, en forma fácil, segura y sin costo. 4 de 15

5 3 ROLES Hay varios tipos de roles requeridos para la operatización del proceso Pagar remuneraciones y beneficios al personal. Estos roles tienen asociados diversas responsabilidades que pueden definir roles específicos para ayudar en la administración del proceso. Los siguientes roles participan del desarrollo del proceso Pagar remuneraciones y beneficios al personal. 3.1 Gerente de Administración y Finanzas Controlar, coordinar y evaluar la aplicación de disposiciones legales y políticas, instrucciones generales, relacionadas con materias de remuneraciones emanadas de la Dirección del Trabajo, Directorio y Gerencia General. Coordinar y controlar la aplicación de la normativa previsional. Dirigir, supervisar y controlar todas las actividades relacionadas con el pago de remuneraciones, cotizaciones previsionales y otras asignaciones al personal. Autorizar el pago de las nóminas de remuneraciones, descuentos (legales y voluntarios) y otras asignaciones. Proporcionar información de disponibilidades presupuestarias a las Gerencias Controlar la disponibilidad presupuestaria necesaria para efectuar los pagos de remuneraciones y otros beneficios al Personal. 3.2 Jefe de Contabilidad y Presupuestos Aplicar las disposiciones legales y políticas, instrucciones generales, relacionadas con materias de remuneraciones emanadas de la Dirección del Trabajo y la Reglamentación interna. Aplicar normativa previsional. Dirigir, supervisar, distribuir y controlar todas las actividades relacionadas con el pago de remuneraciones al personal (revisar mensualmente previo a la generación del pago de remuneraciones, la parametrización o configuración de las variables del sistema Flex sueldos). Revisar y autorizar el pago de las nóminas de remuneraciones, cotizaciones previsionales, honorarios y otras asignaciones al Personal. 5 de 15

6 3.3 Encargado de Responsable de la coordinación y ejecución del proceso remuneracional completo (remuneraciones, honorarios, asignación familiar, pago cotizaciones previsionales, entre otros). Organizar y mantener archivada la documentación que respalda el proceso de cálculo de remuneraciones. Responder consultas relacionadas al proceso de remuneraciones efectuadas por los funcionarios u Honorarios de COTRISA. Digitar los datos de remuneraciones en el sistema Flex Sueldos. Procesar el archivo generado en el sistema Flex Sueldos para cargar los datos en el sistema Flex Contable. 3.4 Secretaria Cont. y Pptos. Generar Notas Internas a las distintas Plantas, para el envío de liquidaciones y cheques de funcionarios. Archivar y resguardar los Archivos Contables. 6 de 15

7 4 PROCESO PAGAR REMUNERACIONES Y BENEFICIOS AL PERSONAL 4.1 Técnica de modelamiento Un proceso se representa por una secuencia de actividades. Cada actividad se representa mediante un rectángulo y se dibuja en el área funcional que la desarrolla o rol ejecutante. Las líneas o flechas señalan la secuencia o dirección del proceso. El rombo plantea una pregunta que indica una ruta alternativa o un punto de inspección. 7 de 15

8 4.2 Flujo de Trabajo Subproceso: Pagar remuneraciones y beneficios al personal [1 de 2] 8 de 15

9 Flujo de Trabajo Subproceso: Pagar remuneraciones y beneficios al personal [2 de 2] PAGAR REMUNERACIONES Y BENEFICIOS AL PERSONAL [2 de 2] ÁREA RESPONSABLE: GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS A Imprimir liquidaciones Pago en cuenta Bancaria? Si Preparar archivo de apertura al banco Enviar archivo de abono al banco (Internet) Personal temporal No Obtener firma del trabajador Entregar original al trabajador Archivar copia firmada Fin Generar cheque Personal Plantas? No Entregar cheque y liquidación Autoriza archivo de abono al banco (Internet) Fin Archiva Egreso conjuntamente con liquidación Fin Si Recepciona archivo de abono (Autorizado) Distribuir en cuentas de funcionarios Revisar cheque v/s liquidación No V B? Si Firma (1) Cheque Revisa archivo apertura con liquidaciones No V B? Si Autoriza archivo de apertura Vº Bº liquidación de sueldo Firma (2) Cheque Entregar cheque y liquidación Enviar liquidaciones y egresos firmados por los trabajadores 9 de 15

10 4.2.1 Flujo de Trabajo Subproceso: Registrar contablemente la remuneración 10 de 15

11 4.2.2 Flujo de Trabajo Subproceso: Pagar cotizaciones provisionales, APV, SALUD e impuestos. 11 de 15

12 5 MATRIZ DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: PAGAR REMUNERACIONES Y BENEFICIOS AL PERSONAL PROCESO OBTENER REMUNERACIONES DEL PERSONAL Id Nombre de Actividad Roles Descripción 1 Entregar / Ingresar antecedentes funcionarios y Jefe de Plantas y Gerencias A esta actividad le corresponde proporcionar al Encargado de los documentos para el ingreso de ellos al personal temporal COTRISA sistema de información relacionada con el personal. Asimismo, corresponde a la entrega de antecedentes utilizados en el proceso, como copias de todas las autorizaciones que afecten el proceso de remuneraciones (ingresos, egresos entre otros). para formalizar tanto los 2 Recepcionar antecedentes Encargado de 3 Revisar, validar información en el sistema o cargar datos Encargado de 4 Archivar documentación Encargado de remuneraciones 5 Parametrizar variables en el sistema e ingresar constantes Encargado de haberes como los descuentos. Corresponde a la recepción de los antecedentes enviados por las Gerencias y Jefes de Plantas relacionados con contrataciones, modificaciones de rentas, horas extras, colación, etc. Esta actividad corresponde a la revisión y validación de la información contenida en el sistema, o de la información proporcionada físicamente, la que validada se debe incorporar en la aplicación Flexline sueldo. Archivar toda la documentación proporcionada tanto por el Gerente de Administración y Finanzas como por los Jefes de Plantas. Esta actividad corresponde a la parametrización o configuración de variables que permitan realizar correctamente los cálculos en el proceso de remuneraciones. Permite configurar los distintos parámetros que definen al Sistema. Asimismo, corresponde el ingreso de las constantes a utilizar en el mes, por ejemplo: UF (INP, AFP), UTM. 6 Generar configuración del Cálculo de remuneraciones Encargado de remuneraciones Generar o revisar las fórmulas de cálculo de las remuneraciones del personal. 12 de 15

13 7 Activar proceso cálculo de remuneración en el sistema Encargado de remuneraciones 8 Revisar formulación Jefe Cont. y Pptos 9 Imprimir y archivar liquidaciones del personal Encargado de 10 Revisar cálculo remuneracional Gerente de Administración y Finanzas Activar en el sistema FLEX SUE el proceso de cálculo de las remuneraciones (Para dotación de personal permanente y temporal, el sistema arroja los resultados en aproximadamente: 2 minutos). Se deberá revisar la parametrización, configuración del cálculo. En caso de existir observaciones, se deberán señalar al Encargado de para su incorporación. Corresponde a la impresión de todas las liquidaciones y su archivo (de la copia, la original es para los funcionarios). Esta actividad corresponde a la revisión del proceso de cálculo remuneracional entregado por la aplicación FLEX SUE, en términos globales como particulares (selección de muestra de liquidaciones). Revisión de los Encargados Contables: Cuadratura Selección de muestra Exhaustiva 11 Preparar y enviar archivo de Apertura al Banco (Internet) Encargado de Una vez revisado el cálculo remuneracional por el Encargado de, éste deberá ser revisado por la Gerencia de Administración y Finanzas colocando el Vº Bº a la liquidación de sueldo. Enviar al Banco Chile el Archivo de Apertura, este archivo contiene todas las actualizaciones o modificaciones relacionadas con los funcionarios: nuevos funcionarios, cambios de bancos, cambios de cuentas corrientes, etc. Obs.: Esta actividad se activa, cuando el funcionario para recibir su remuneración ha solicitado se le deposite ésta en su cuenta corriente o cuenta vista; corresponde a aproximadamente al 100% de los funcionarios. 13 de 15

14 12 Generar archivo en sistema Encargado de 13 Revisar Archivo de Apertura Gerente de Administración y Finanzas. 14 Autorizar Archivo de Abono Gerente de Administración y 15 Enviar Archivo de Abono al Banco (Internet) Finanzas. Encargado de Generar el archivo en el sistema, para ser proporcionado al banco, respecto de los funcionarios incorporados en el pago electrónico de remuneraciones. (Banco Chile). La Gerencia de Administración y Finanzas debe revisar el archivo de apertura. Para el caso que el archivo de apertura este correcto, se debe autorizar este vía la aplicación Web que dispone el banco. Corresponde al envío al Banco del archivo de abono por medio de la aplicación Web que dispone el banco para este efecto. Este archivo contiene los montos líquidos a pagar a los funcionarios con pago electrónico. Este proceso se hace con la aprobación de Tesorería. 16 Generar cheques Tesorería Obs.: Esta actividad se activa, cuando el funcionario para recibir su remuneración no ha solicitado su pago vía electrónica o para los casos del personal temporal. Esta actividad corresponde a la generación de cheques de las remuneraciones del personal dado por el sistema. 17 Revisar cheque v/s liquidación Gerente de Administración y Finanzas. 18 Firmar cheque Gerente de Administración y Finanzas y 19 Generar Nota Interna y enviar cheque + liquidación Gerente General. Plantas Corresponde a la revisión de los cheques versus las respectivas liquidación. Corresponde a la firma de los cheques, al estar revisados y validados los montos, por dos personas autorizadas por el Directorio. Si los cheques deben ser remitidos a las Plantas, se deberá generar nota interna firmada por el encargado de remuneraciones y enviarlos a las Jefaturas de las respectivas Plantas con la liquidación de remuneraciones. 14 de 15

15 20 Retirar Cheque y liquidación Funcionarios Los funcionarios de la Oficina Central, deberán retirar los cheques y la liquidación del pago quedando la copia archivada en Contabilidad y Presupuestos. 21 Enviar liquidaciones firmadas por los funcionarios Plantas 27 Archivar liquidaciones firmadas Encargado de Las Plantas deberán remitir las liquidaciones firmadas por los funcionarios a Contabilidad y Presupuestos. Todas las liquidaciones deben ser firmadas por los respectivos funcionarios y se deberán archivar. 5.1 Matriz descripción subproceso: Registrar contablemente remuneración SUBPROCESO REGISTRAR CONTABLEMENTE REMUNERACIÓN Id Nombre de Actividad Roles Descripción 1 Generar y revisar archivo de Encargado de Generar archivo de pagos en el sistema FLEX SUE para pagos en FLEX SUE para cargar en Contabilidad cargar en el sistema CONTABLE. 2 Revisar y procesar Archivo Jefe Cont. y Pptos. 3 Reprocesar datos Encargado de 5 Revisar Jefe Cont. y Pptos. 6 Revisar comprobante contable Jefe Cont. y Pptos.. Revisar y procesar archivo (determinar cuentas agrupadas, consistente con CONTABILIDAD (Gastos en Personal). En caso que se detecte un error del archivo, se deberá reprocesar los datos erróneos. Se deberá revisar que los datos ingresados en CONTABILIDAD estén correctos (cuadratura de los Asientos contables). Revisar comprobante contable, en caso de reprobación, el Encargado de deberá subsanar. 15 de 15