Microsoft Excel. Entrando Formulas y Funciones

Transcripción

1 M Microsoft Excel icrosoft Excel es una poderosa hoja de cálculo que se usa para analizar y para resumir datos. Excel tiene funciones incorporadas que permiten que los usuarios realicen cálculos complejos, tales como composición de interés de préstamo, así como cálculos simples, tales como el valor total de columnas. Entrando Formulas y Funciones Cada la célula tiene su numero y una letra del alfabeto que reflejara la localización de la célula en la hoja calculo - la letra representa la columna donde se encuentra la célula mientras que el número representa la fila. Excel permite que los usuarios incorporen fórmulas y funciones en las células para realizar cálculos. Cada fórmula o función incorporada en la célula es precedido por un igual (=) para distinguirlo del texto llano. Excel sostiene operacionesmatemáticas normales y sigue el mismo orden de operarlos. Haga un clic en el menú insertar y seleccione la función para ver una lista de funciones incorporadas y de sus descripciones. Los ejemplos de la formula serán =-A3 =B25*(C12+C13) =100*(25%+1) Los ejemplos de las funciones son: =SUM(A1,A2,A3) =AVERAGE(15000,2100) =IF(C11>0,C11,0) Revisión de la Formula Las fórmulas y las funciones pueden llegar a ser absolutamente complejo, correlacionando con otras células, e incluso otros libros de trabajo. Las herramientas de Excel ayudan a visualizar las trayectorias de la fórmula. Tenga acceso a la fórmula que revisa las herramientas y la barra de herramientas abriendo el menú de las herramientas y seleccionando la revisión de la fórmula. Utilice la herramienta de rastros precedentes para descubrir de donde cada parte de una fórmula o una función se originan. Utilice la herramienta de los dependientes de rastro para descubrir a cuáles otras células pude referirse a la célula revisada. Si usted incorpora una fórmula o función y funciona incorrectamente, Excel identificará el error tan pronto como la fórmula se incorpore y también sugiera una corrección posible para el error. Usted puede aceptar o rechazar la sugerencia. A veces, los errores se pueden arreglarse manualmente - destacando los datos erróneos y mecanografiando los datos correctos. Los mensajes de error comunes adentro de Excel incluyen los siguientes: #DIV/0! este mensaje aparece cuando un fórmula procura dividirse por cero. Al dividirse por cero es indefinido. #NAME? este mensaje aparece cuando Excel no reconoce el texto en un fórmula. #N/A este mensaje aparece cuando los datos no están disponibles para la función o la fórmula. Page 1 of 5

2 #REF! este mensaje aparece cuando una referencia de la célula es inválida. #VALUE! este mensaje aparece cuando el tipo incorrecto de discusión o de operando se utiliza. Circular reference este error ocurre cuando una célula intenta referirse a ellos mismos. Las ecuaciones no pueden contener referencias de la célula a la célula la ecuación se crea adentro. Otros errores además de éstos pueden ocurrir. Por ejemplo, si usted primero formatea una célula como texto y entonces intente mecanografiar un fórmula en que la célula, la célula mostrará la fórmula como texto y no calculará el resultado; por ejemplo, la célula demostrará = 1+3 en vez del resultado, 4. No se alarme si usted recibe mensajes de error - lea simplemente el mensaje para aprender cómo arreglar el error. Si usted necesita información adicional sobre el error, presione el botón de la ayuda en la caja del error que aparece o utilice el menú de ayuda. Formateando en Excel Mientras que Excel tiene muchas características robustas que ajustan un formato, es importante ganar una comprensión fundamental de algunas características básicas y capacidades de Excel. Las filas y las columnas en cada libro de trabajo nuevo tienen tamaños omitidos. La altura de la fila omite generalmente pts; anchura de columna a 8.43 pts. a medida que usted expone su hoja de calculo, usted se encontrará con la necesidad de modificar filas y columnas para que sus datos puedan caber y sean exhibidos correctamente. Hay algunas maneras de hacer esto. El texto de abrigo. Una cosa que usted puede hacer es modificar una célula de modo que el texto pueda envolverse en las líneas adicionales, el texto de abrigo no es una característica omitida. Para permitir envolverse, 1. Seleccione la célula o las células a las cuales usted desea aplicar abrigo. 2. Abra el menú formato. 3. haga clic en Las Células. 4. Seleccione la lengüeta de alineación. 5. En la sección de control del texto, seleccione el texto del abrigo marcando la caja. Una vez que abrigo esta permitido, el texto se incluirá en las células permitidas y la altura de la fila cambiará automáticamente para caber el texto. Observe que la anchura de columna no cambiará porque el texto se envuelve para caber la anchura de columna dada. Volviendo a clasificar según el tamaño columnas y filas. Usted puede cambiar anchura de columna manteniendo el indicador del ratón en la frontera derecha de un título de columna hasta que se convierte en una flecha de doble cara y después haga un clic y arrastrando la frontera a la derecha o izquierda. Usted puede volver a clasificar según el tamaño varias columnas para ser las mismas anchuras enfatizando las columnas y después arrastrando la frontera derecha de la columna derecha. La altura de la fila se puede cambiar casi de la misma manera. Haga un clic en la frontera inferior de un encabezamiento de la fila y arrastre para arriba o abajo para volver a clasificar según el tamaño. Vuelva a clasificar según el tamaño varias filas inmediatamente enfatizando las filas y después arrastrando la frontera inferior de la fila más baja. Page 2 of 5

3 Bordes y el sombreados. La herramienta de bordes y sombreados son disponible adentro Excel resalta las células, haciendo les resaltar para que pueda ser más fácil de leer y de entender. Para aplicar las bordes y sombrear células, seleccione la célula o el rango(s) de células que usted desee aplicar ya sea una borde o una sombra.haga un clic derecho en el ratón y seleccione células del formato. Esto abrirá una caja de diálogo de muchas lengüetas. En el borde de la lengüeta usted puede elegir a que lado de la célula (o rango de células) puede aplicar un borde así como el estilo de la línea y el color que usara. En la lengüeta de los patrones, usted puede elegir un color de la paleta de colores y usted puede elegir un relleno de una lista bajar. Otras opciones del formato. Explore que otras opciones del formato están disponibles en el menú formato seleccionando las células, fila, la columna, o la hoja. Además de volver a clasificar según el tamaño de filas y columnas, usted puede cambiar bordes, sombrear, y la fuente de formato. Excel también tiene formatos incorporados de la hoja de trabajo que se pueden aplicar a la hoja de trabajo nueva y existente. Para tener acceso a estos formatos incorporado, seleccione el menú formato y haga un clic en AutoFormato. De aquí, usted puede aplicar fácilmente cualquiera de los estilos preexistentes a la hoja de trabajo entero, un área seleccionada de una hoja de trabajo, o apenas una sección de una hoja de trabajo. Usted puede también aplicar solamente una parte de un AutoFormat seleccionando opciones debajo del botón de opción. Hojas de Trabajo y Hojas de Trabajo Un libro de trabajo adentro Excel se compone de unas o más hojas de trabajo. Cada nuevo libro de trabajo Excel abre con tres hojas de trabajo en blanco por omisión. (Ayuda: Usted puede cambiar el número de hojas de trabajo en cada libro de trabajo nuevo abriendo el menú de las herramientas, haciendo un clic en opciones, y perfeccionando en el número deseado en la lengüeta general.) Cada hoja de trabajo tiene un nombre y un número omitido. Usted puede reticular una hoja de trabajo haciendo un doble-clic el nombre en la lengüeta de la hoja de trabajo y mecanografiando el nuevo nombre sobre el viejo. Usted puede mover fácilmente las hojas de trabajo haciendo un clic en la lengüeta de la hoja de trabajo y arrastrándola a la localización deseada. Para hacer una copia exacta de una hoja de trabajo, hacer un clic en la lengüeta de la hoja de trabajo y arrastrar la hoja de trabajo a la localización deseada mientras que va presionando CTRL. Para suprimir una hoja de trabajo, haga un clic derecho-ratón en la lengüeta de la hoja de trabajo y seleccionar la suprimir. Note que el clic derecho en el menú demuestra muchas de las acciones descritas previamente y muchas otras. Imprimiendo en Excel Imprimiendo en Excel puede ser complejo. Los datos sobre su hoja de trabajo pueden imprimir intencionalmente en páginas múltiples, o pueden no ser fácilmente legibles. La inspección previa de impresión demuestra cómo una hoja de trabajo lucirá cuando se imprimirá, así que cada hoja de trabajo y libro de trabajo se deben ver en la inspección previa de impresión antes de imprimir. Tenga acceso a la inspección previa de impresión haciendo un clic en el menú de archivo y seleccionando la inspección previa de impresión o seleccionando el botón de la inspección previo de impresión en la herramienta estándar. Page 3 of 5

4 En la inspección previa de impresión, repase cada página usando los botones de arrastrar o siguientes y anteriores. Haga clic en el botón de la disposición para ajustar la orientación y el escalamiento de la página, los márgenes, los jefes y los pies, y otros ajustes de la impresión de la hoja de trabajo, tales como las rejillas de impresión. (Ayuda: La inspección previa de impresión exterior, la caja de diálogo de la disposición de la página se puede alcanzar del menú de archivo.) Explore las opciones disponibles en la inspección previa y la página de impresión de la disposición así como el menú de herramientas para llegar a ser familiar de cómo funcionan. Una vez que usted sea listo imprimir, abrir el menú de archivo y seleccionar la imprimir. Usted puede elegir imprimir una selección de células, todas las páginas de una hoja de trabajo activada, un rango especifico de páginas de una hoja de trabajo activo, o el libro de trabajo entero. Trabajo con las Plantillas Como Word y PowerPoint, Excel lofrece una variedad de plantillas. Las plantillas de Excel son simplemente hojas de balance o los libros de trabajo PRE-diseñados que pueden ser utilizados como es o ser modificados para requisitos particulares. Se hechos para apresurar tareas repetitivas y para mejorar la consistencia del aspecto. Por ejemplo, si usted creó un boletín de noticias cada semana en Word, usted puede ser que desee crear una plantilla que contiene la placa de identificación del boletín de noticias, los encabezamientos de la sección, y los ajustes de la columna y de la fuente. De esta manera usted no tendría que reconstruir esos elementos cada vez que usted crea un boletín de noticias nuevo. Las plantillas adentro de Excel tienen una extensión del xlt en vez de una extensión de los xls. Muchas plantillas se construyen en Excel, y muchos más están disponibles para la transferencia directa en línea de Microsoft. Entre las muchas plantillas disponibles están las plantillas para curriculums, letras de cubierta, balances, declaraciones de renta, amortización del préstamo, presupuestos, tarjetas de saludo, listas de la tienda, cartas de la aptitud - incluso situaciones de la liga de deportes de la fantasía! Usted puede también crear sus propias plantillas. Para crear un archivo de una plantilla existente dentro Excel, haga clic en nuevo en el menú de archivo. En Excel 2003, la ventana nueva del libro de trabajo se abrirá a la derecha del libro de trabajo. Bajo sección de las plantillas de esta ventana, elija en mi computadora. Seleccione la plantilla que usted desea utilizar y haga clic en aceptar. Si usted nunca ha utilizado plantillas antes, Excel pasará por un proceso de la instalación antes de que abra la hoja de balance. Después de eso, cuando usted elige la plantilla, la hoja de balance se abrirá enseguida. Observe que usted no está abriendo la plantilla así mismo - usted está abriendo un documento bien nuevo basado en plantillas. Usted puede realizar cualesquier cambio que desea al documento sin cambiar la plantilla. Para crear un archivo de una plantilla encontrada en la oficina en línea, haga clic en nuevo en el menú de archivo y después elija las plantillas en la oficina en línea de la sección de las plantillas de la ventana nueva del libro de trabajo. Encuentre la plantilla que usted desea descargar y haga un clic en el botón de descargar ahora. La nueva hoja de balance basada en la plantilla se abrirá y usted puede comenzar el trabajo. Observe que en descargar la plantilla, usted no la ha ahorrado a su computadora para el uso futuro. Para hacer esto, haga un clic en Page 4 of 5

5 salvar como en el menú de archivo y salve en rva como un tipo de campo, eligen la plantilla. Por omisión, Excel navegara a la carpeta de las plantillas. Usted puede ahorrar la plantilla en esta carpeta o en otro lugar. Solamente si usted ahorra la plantilla en la carpeta de las plantillas de omisión, la plantilla demostrar cuando usted elige en mi computadora bajo sección de las plantillas de la ventana nueva del libro de trabajo. Ayuda: Crear un atajo de escritorio para una plantilla que abrirá una nueva hoja de balance basada en la plantilla (no la plantilla sí mismo), usando explorando ventanas encuentra la plantilla que usted creó. Haga un clic Derecho en la plantilla, clic en enviar a, seleccionar tablero del escritorio (crear un atajo). Para crear su propia plantilla, primero cree la hoja de balance que usted quisiera dar vuelta en una plantilla. Entonces haga clic en salvar como en el menú de archivo y salve como tipo de campo, eligen la plantilla. Elija donde usted quisiera ahorrar su plantilla y tecleo. Page 5 of 5