M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES Fecha 01/09/2013. Comites de Seguimiento (Actas) Eventos 5

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1 # ACCIÓN DE MEJORA DESCRIPCIÓN Fecha 0/09/03.. Enviar.0 La envia quincenalmente comunicaciones (correos correo electrónico a los jefes de las dependencias y a los electronicos) a los jefes de dependencia informando sobre el estado de la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones de los objetos a su cargo enlaces técnicos, adjuntando el detalle del estado del Plan Anual de Adquisiciones, haciendo referencia a los atrasos y saldos por liberar o reprogramar. Comunicaciones de Seguimiento (Correo electrónico) /08/03 3/07/04.. Presentar en reuniones semanales de la Subdirección de Operaciones el seguimiento de la ejecución al Plan Anual de Adquisiciones.0 La consolida la información del estado del Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con la ejecución del SIIF y lo reportado por el Área de Contratos y lo presenta en las reuniones semanales de seguimiento ( Dependencias de la Subdirección, Programas y Altas Consejerias y Proyecto Minas - UE) para la toma de decisiones en el caso que se requiera. Comites de Seguimiento (Actas) 9 de 3 /08/03 3/07/ Socializar el procedimiento para la elaboración, ejecución y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones..30 La, actualiza el procedimiento incluyendo los lineamientos de la nueva legislación y las orientaciones de Colombia Compra Eficiente y lo socializa a las dependencias usuarias Eventos de socialización (Listas de Asistencia) 3/09/03 30/09/ Definir y comunicar los lineamientos para la Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones La Subdirección de Operaciones envia comunicación con lineamientos a los jefes de dependencia para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones 04. Comunicación con lineamientos del Plan Anual de Adquisiciones. /0/03 3/0/03.. Diseñar y ejecutar un programa de capacitación dirigida a las dependencias usuarios en temas contractuales haciendo énfasis en el principio de..0 El Área de Contratos elaborá un programa de socialicación y sencibilización en temas contractuales de acuerdo con la normatividad vigente y con enfasis en el principio de planeación (talleres, tips informativos, charlas, etc). Para el segundo semestre de 03 se tiene previsto realizar dos talleres sobre la elaboración de documentos de estudios previos para las modalidades de contratación y realizar tisp informativos sobre liquidación de contratos, vigencia fiscal anual y resera presupuestal. Eventos 3/08/03 3/07/04

2 # ACCIÓN DE MEJORA DESCRIPCIÓN 6.6. Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones 04 Fecha 0/09/03.60 La en coordinación con el Area de Contratos y el Área Financiera elaboran el Plan Anual de Adquisiciones 04 de acuerdo con las necesidades planteadas por las dependencias y teniendo en cuenta el presupuesto asignado para presentar a aprobación del Subdirector de Operaciones. Plan Anual de Adquisiciones Elaborado 0//03 3/0/04 7. Fortalecer el equipo técnico de apoyo a la gestión y supervisión.0 Determinar las actividades requeridas de apoyo técnico a la supervisión del convenio Número de actividades 0 0/03/03 0/03/ Elaborar los estudios y previos. Seleccionar los profesionales.3 Verificar la documentación necesaria para la contratación y solicitar ajustes o documentos adicionales.4 Solicitar la contratación de los profesionales. Adelantar el estudio de seguridad.6 Adelantar la contratación de los profesionales de apoyo a la supervisión técnica del convenio Estudios previos Profesionales seleccionados Documentos completos Memo de solicitud Estudios de seguridad adelantados Profesionales contratados 06/03/03 07/03/03 07/03/03 /06/03 03/07/03 6/08/03 9/07/03 30/08/03 0/08/03 30/08/03 09/08/03 0/09/03

3 # ACCIÓN DE MEJORA DESCRIPCIÓN Adelantar procesos de seguimiento y control Fecha 0/09/03.7 Entregar la información necesaria para adelantar el apoyo a la supervisión del convenio.8 Atender las recomendaciones de los profesionales que apoyen la supervisión.0 Verificar técnicamente los alcances de las obras para el recibo. Hacer visitas de verificación técnica de las obras. Elaborar informes de verificación.3 Solicitar los ajustes necesarios a las obras.4 Seguimiento a los ajustes a las intervenciones. Revisar los informes emitidos por FONADE.6 Solicitar los informes necesarios para la supervisión del convenio Información remitida Informes de apoyo a la supervisión revisados Alcances técnicos verificados Número de visitas realizadas Informes de verificación Requerimientos de ajustes a las obras Requerimientos cumplidos 00% % 00% 00% Informes revisados Informes solicitados 00% /08/03 6/09/03 0/0/03 3/0/03 4/0/03 4/0/03 4/0/03 /09/0 0/08/0

4 # ACCIÓN DE MEJORA DESCRIPCIÓN Fecha 0/09/03.7 Celebrar comité operativo mensual del convenio No.330-/0 al mes Comités operativos celebrados.8 Celebrar una reunión de coordinación y seguimiento Reuniones de al interior de la Alta Consejería para Programas coordinación y para hacer seguimiento al plan de acción del convenio seguimiento realizadas.9 Adelantar una auditoría interna Auditoría interna realizada.30 Adelantar proceso a FONADE por presunto incumplimiento de las obligaciones 3.. Enviar 3.0 La coordinación de presupuesto enviara comunicaciones (correos semanalmente correo electrónico a los supervisores de los electronicos) a los contratos (copia al ordenador del gasto, jefe de la Oficina supervisores de de Control Interno de Gestión y el Jefe del Área contratos y ordenadores Financiera), para que tome las medidas necesarias para de gasto informando cumplir con los plazos establecidos y si hay saldos que no sobre los contratos que se van a ejecutar informar oportunamente a los se encuentran atrasados ordenadores del gasto para que estos soliciten su en su ejecución. liberación. Proceso adelantado por presunto incumplimiento de las obligaciones Correo electrónico 6 06/03/03 0//03 8/08/03 0//03 0/07/03 0//03 0/0/03 0/0/03 0/09/03 0/0/ Enviar circular estableciendo los plazos para el trámite y pago de obligaciones para el cierre de la vigencia fiscal 3.0 La Subdirección de Operaciones enviara circular a todos los supervisores y funcionarios de la entidad informando los plazos máximo para el tramite de la documentación exigible para el pago o constitución de cuentas por pagar de las obligaciones adquiridas por la Entidad. Circular 0//03 // Capacitar a los supervisores de los contratos 3.30 El Subdirector de Operaciones convocara a una sensibilización a los supervisores de contratos, con el fin de concientizarlos sobre los deberes y las obligaciones frente a la ejecución de los recursos del Presupuesto General de la Nación. Capacitación 0//03 30//03

5 # ACCIÓN DE MEJORA DESCRIPCIÓN Solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional, autorización de cupo de vigencias futuras Fecha 0/09/ Solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional, autorización de cupo para vigencias futuras, de aquellos procesos de bienes o servicios cuya ejecucion supere la vigencia fiscal del 03, Solicitudes 7 0/0/03 3// Dar cumplimiento a 4.0 Verificar foliación de las carpetas de los contratos del los numerales, y Departamento Administrativo de la Presidencia de la articulo 4 del Acuerdo N Republica Rotular cada una de las carpetas de los procesos contractualies. 4. Realizar el Indice de conformidad con la normatividad vigente de la información. 4.3 Establecer un procedimiento sobre la entrega de las carpetas para archivo que garantice la aplicación del Acuerdo 04 Foliación 700 Rotulos 700 Indices 700 Procedimiento 0/09/03 3/0/04 0/09/03 3/0/04 0/09/03 0/09/ Realizar transferencias primarias según el Plan de Transferencias 4.0 Organizar y Transferir al Archivo Central del DAPRE, las carpetas de los contratos de conformidad con la tabla de retencion documental Transferencia 700 3/09/03 3/09/03 0/09/03 3/0/04

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