VERSIÓN GUÍA DE USUARIO PARA WINDOWS 16-BIT

Transcripción

1 VERSIÓN GUÍA DE USUARIO PARA WINDOWS 16BIT TM

2 Novell, Inc. no otorga ninguna garantía respecto al contenido y el uso de este manual, y específicamente renuncia a cualquier garantía expresa o implícita de posibilidad de comercialización o adecuación para un fin determinado. Asimismo, Novell, Inc. se reserva el derecho a revisar esta publicación y a realizar cambios en su contenido en cualquier momento, sin obligación de notificar a ninguna persona o entidad tales revisiones y cambios. Del mismo modo, Novell, Inc. no otorga ninguna garantía respecto al contenido y el uso de ningún programa de Novell, y específicamente renuncia a cualquier garantía expresa o implícita de posibilidad de comercialización o adecuación para un fin determinado. Por otra parte, Novell, Inc. se reserva el derecho a realizar cambios en cualquiera de los programas de Novell en cualquier momento, sin obligación de notificar a ninguna persona ni entidad tales cambios. Novell y GroupWise son marcas registradas de Novell, Inc. en Estados Unidos y en otros países. C3P0, Client 32, Envoy y GroupWise 5 son marcas comerciales de Novell, Inc. WordPerfect y WordPerfect Office son marcas registradas de Corel Corporation en Estados Unidos y otros países. Menú rápido es una marca comercial de Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner es una marca registrada de Franklin Quest Co. Word Pro es una marca comercial de Lotus Development Corporation. Windows es una marca registrada de Microsoft Corporation. Excel y Windows 95 son marcas comerciales de Microsoft Corporation. Xerox es una marca registrada de Xerox Corporation. Versión Novell, Inc. Reservados todos los derechos. Impreso en EE.UU Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, fotocopiada, almacenada en un sistema de recuperación, transmitida ni traducida a idioma alguno sin el consentimiento expreso y por escrito del editor: 1RYHOO,QF 1555 N. Technology Way Orem, Utah EE.UU.

3 Contenido Cómo empezar Utilizar GroupWise Bienvenido a GroupWise...2 Acerca de este manual...3 Configurar GroupWise...4 Obtener ayuda...5 Abrir vista...9 Aceptar...9 Actualizar...10 Anexos...11 Archivar...14 Archivar (guardar)...16 Archivar vista...19 Ayuda...20 Barra de botones...23 Borrar...28 Buscar...29 Búsqueda de horario...31 Buzón de entrada...33 Buzón de salida...36 Calendario...41 Cambiar vista...44 Carpetas...45 Cita...49 Colores del sistema...53 Configuración de impresión...53 Correo...55 Delegar...56 Diccionario de sinónimos...58 Diferencia entre fechas...60 Direcciones personales...61 Diseñador de vistas de GroupWise...62 Enviar...64 Fecha automática...65 Fijar alarma...79 Fijar fecha...80

4 Filtro Grupo Guía de direcciones Imprimir Imprimir calendario Info Ir a fecha Ir a Hoy Leer Lista de acceso Lista rápida Macro Marcar confidencial Marcar finalizado Mensaje telefónico Menú Ventana Nota Notify Ocultar menú Ocultar ventana OLE Opciones de envío Opciones de horario de Citas Ortografía Papelera Portapapeles Preferencias Preferencias de Asociaciones Preferencias de Avanzadas Preferencias de Buscar en el horario Preferencias de citas Preferencias de Contraseña Preferencias de Correo y Teléfono Preferencias de Entorno Preferencias de formato de fecha y hora Preferencias de limpieza Preferencias de Lista de carpetas Preferencias de Nota Preferencias de Suscribirse a Notify Preferencias de Tareas Preferencias de Ubicación de archivos Preferencias de vistas por defecto QuickFinder

5 Rechazar Recuperar Recursos Reenviar Reglas Remitir Representante Respuesta Ruta de distribución Salir Shelf Sonido Tarea Tipo de letra Ventana principal Visor Utilizar GroupWise Remoto Índice GroupWise Remoto Disquetes de GroupWise Remoto Lista de comprobación Cómo empezar Requisitos de GroupWise Remoto Funcionamiento de GroupWise Remoto Conectarse al sistema GroupWise maestro Hoja de trabajo de configuración Instalar GroupWise Remoto Configurar GroupWise Remoto Crear una conexión de módem Crear una conexión de red (directa) Crear una conexión TCP/IP Probar las conexiones Recuperar información (descargar) Enviar elementos (cargar) Cambiar las preferencias de Remoto Fijar o cambiar el huso horario Índice...242

6 Cómo empezar Contenido 1

7 Bienvenido a GroupWise Novell GroupWise le permite enviar, recibir y gestionar correspondencia con otros usuarios de GroupWise. También puede programar citas con otros usuarios y crear y gestionar eventos en su calendario personal. Ventana principal Los buzones de entrada y salida permiten ver los mensajes salientes y entrantes. Las listas emergentes le permiten elegir la vista que abre cada icono. El calendario permite abrir las vistas de calendario. Al abrir GroupWise por primera vez verá la ventana principal. Desde la ventana principal podrá abrir otras ventanas para ver elementos salientes y entrantes, abrir las vistas del calendario para gestionar el programa y abrir vistas para enviar correo, citas, tareas, notas y mensajes telefónicos. Puede ver los elementos suprimidos utilizando la papelera. El estante permite situar vistas, macros o aplicaciones en la ventana principal para poder abrir el elemento rápidamente. Los botones de icono de la vista del elemento permiten abrir correo, citas, tareas, notas o mensajes telefónicos. Vistas de GroupWise Una vista permite visualizar información. GroupWise contiene tres tipos de vistas. Vistas del calendario que muestran los elementos programados, la fecha para la que están programados y la fecha de vencimiento. Una vista del calendario puede mostrar la lista de citas, la lista de tareas, la lista de notas, un calendario mensual y los elementos salientes y entrantes. Vistas de grupo que permiten enviar mensajes de correo, citas, notas, tareas o mensajes telefónicos a uno o más usuarios. Por ejemplo, puede programar varios usuarios y recursos para una cita. Vistas personales que permiten situar citas, notas o tareas en el Calendario. Por ejemplo, puede crear entradas para la lista de tareas. El Diseñador de vistas de GroupWise le permite crear vistas personalizadas. Puede crear vistas del calendario que incluyan las funciones más utilizadas, por ejemplo, una lista de citas, el Buzón de entrada o el Buzón de salida. También puede crear vistas personales o de grupo que incluyan el logotipo de su empresa, gráficos, películas, botones, listas desplegables, casillas de verificación y un cuadro de mensaje personalizado. 2 Bienvenido a GroupWise

8 Vistas estándar comparadas con las vistas personalizadas GroupWise se instala con un conjunto de vistas estándar. Estas vistas están ubicadas en la red y aparecen en las listas emergentes de todos los usuarios. Si crea vistas personalizadas, aparecen en la lista emergente debajo de una línea de separación. Buzón de entrada y Buzón de salida Calendario Utilice el Buzón de entrada y el Buzón de salida para ver los elementos recibidos y enviados. Use el Buzón de entrada para abrir los elementos recibidos y borrar los elementos que ya no necesite. Utilice el Buzón de salida para retraer los elementos enviados o para averiguar si un elemento ha sido abierto, aceptado, rechazado, suprimido, etc. Utilice las vistas del calendario para gestionar su planificación. Puede ver las citas, tareas y notas del día y comprobar si han sido aceptadas o no. Si tiene un elemento pendiente, puede abrirlo para leerlo. A continuación, puede aceptarlo o rechazarlo. Cuando se rechazan elementos, éstos se eliminan del Calendario y se sitúan en la Papelera. Acerca de este manual Este manual explica todas las funciones disponibles en GroupWise. Las funciones aparecen ordenadas alfabéticamente para facilitar su búsqueda. Convenciones Iconos Algunos de los iconos de GroupWise no tienen nombre en la interfaz. Los iconos que aparecen en los pasos indican los iconos que es necesario seleccionar para realizar la tarea. El siguiente paso muestra un ejemplo de lo que puede ver en el manual. 1 Seleccione Representante y, a continuación, seleccione el nombre del usuario en el que desea delegar. Palabras en negrita Las palabras en negrita que aparecen en los pasos o explicaciones indican lo que debe elegir o seleccionar en ese paso. Los siguientes pasos son un ejemplo. 1 Abra el menú $UFKLYR y, a continuación, seleccione 3UHIHUHQFLDV. Acerca de este manual 3

9 Configurar GroupWise Esta sección le proporciona la información necesaria para comenzar a utilizar GroupWise. Requisitos del sistema para el cliente de Windows La siguiente tabla muestra los requisitos recomendados para ejecutar GroupWise en Windows DUGZDUH6RIWZDUH Procesador Versión de Windows Memoria Espacio en disco duro 5HTXLVLWRV 80486/25 o superior 3.1 o posterior 8 MB Estación de trabajo 2 MB; Instalación completa 20 MB Ejecución del programa de instalación Antes de utilizar GroupWise, debe ejecutar el programa de instalación de GroupWise. Consulte con el administrador del sistema desde dónde debe ejecutar la instalación. Por ejemplo, la vía de acceso podría ser N:\GRPWISE5\SETUP.EXE. 1 Abra el menú $UFKLYR, seleccione (MHFXWDU en el Administrador de programas o en el Administrador de archivos y, a continuación, escriba la vía de acceso a SETUP.EXE. IMPORTANTE: Se recomienda que utilice el programa de instalación de GroupWise para garantizar que todos los directorios y archivos se instalan correctamente. 2 Seleccione el idioma y, a continuación, seleccione Seleccione un tipo de instalación. Si elige la instalación Personalizada puede seleccionar los archivos que desea instalar y dónde desea instalarlos. 4 Configurar GroupWise

10 Cuando la instalación haya finalizado, el sistema le pedirá que seleccione el grupo en el que desea que aparezcan los iconos del programa GroupWise. El cuadro Grupo de programas ya contiene GroupWise 5 como grupo de programas. Si desea situar los iconos de GroupWise en un grupo diferente, escriba el nuevo nombre del grupo. 4 Seleccione Seleccione 6t para ver un archivo Readme. Cuando haya terminado, seleccione &HUUDU para continuar. Ejecutar GroupWise para Windows Para iniciar GroupWise: 1 Haga doble clic en el icono GroupWise. Obtener ayuda Ayuda en línea Revista Cool Solutions Si tiene problemas al utilizar GroupWise puede obtener ayuda de diferentes maneras. La ayuda en línea le proporciona acceso rápido a la documentación si no desea utilizar los manuales. Puede tener acceso a la Ayuda en cualquier momento mientras esté utilizando GroupWise. A continuación, se citan algunas características de la Ayuda en línea. Para obtener más información, consulte Ayuda. Cada cuadro de diálogo contiene un botón de ayuda que le proporciona información específica sobre el cuadro de diálogo. La ficha Buscar permite buscar temas de ayuda por palabras clave. Seleccione $\XGD y, a continuación, %XVFDUD\XGDHQ. Cómo? le permite seleccionar temas de ayuda de una lista de tareas habituales. Seleccione $\XGD y, a continuación, &ypr«" Los instructores le guían a través de algunas de las tareas habituales. Seleccione $\XGD y, a continuación,,qvwuxfwru. Cool Solutions es una revista Web en línea destinada a ayudarle a aprender todo acerca de GroupWise. En esta revista encontrará sugerencias útiles y artículos periódicos que proporcionan todos los detalles sobre cómo utilizar las funciones de GroupWise. Asimismo, encontrará recursos, por ejemplo, tutoriales descargables y demostraciones que le ayudarán a comenzar a utilizar GroupWise. El siguiente es un ejemplo de lo que encontrará. Obtener ayuda 5

11 Abrir Cool Solutions 1 En el explorador de Web, escriba Seleccione Basics para aprender lo fundamental acerca de GroupWise. Seleccione Notify Me para recibir una notificación cada vez que exista un nuevo artículo disponible. Seleccione The Vault para leer los números anteriores de la revista. Seleccione Talk to Us para enviarnos sus comentarios de GroupWise. Enviar consultas a los expertos de GroupWise Ask the Experts es un foro donde puede realizar preguntas acerca de GroupWise. Si desea saber algo acerca de GroupWise pero no lo encuentra en la documentación, envíe su consulta a los expertos. 1 En el explorador de Web, escriba 2 Seleccione Ask the Experts y, a continuación, Ask Us. 3 Haga clic en Ask the Cool Solutions Experts. 4 Escriba sus datos y la pregunta. 5 Seleccione Enviar. 6 Obtener ayuda

12 Descargar recursos de Cool Solutions En la página Downloadables encontrará numerosos recursos que puede descargar y utilizar en su organización. Existen demostraciones que le enseñan cómo utilizar GroupWise, artículos de la revista acerca de funciones y los tutoriales, sólo por nombrar algunos. 1 En el explorador de Web, escriba 2 Seleccione Downloadables. 3 Seleccione el elemento que desea descargar y siga las instrucciones. Más ayuda Si necesita más ayuda de la proporcionada en la Ayuda en línea, en este manual y en la revista Cool Solutions, póngase en contacto con el personal de soporte de su empresa o con el administrador del sistema. Si no pueden resolver el problema, ellos se encargarán de ponerse en contacto con Soporte Técnico. Obtener ayuda 7

13 Utilizar GroupWise 8 Obtener ayuda

14 Abrir vista Abrir una vista Utilice Abrir vista para seleccionar una vista personalizada creada o una vista de programa. 1 Abra el menú $UFKLYR y seleccione $EULUYLVWD. 2 Escriba el nombre de la vista en el cuadro Nombre de archivo. Si no conoce el nombre de la vista, selecciónela en el cuadro de lista Nombre de archivo o en Lista rápida. 3 Seleccione $EULU para visualizar la vista personalizada creada. Aceptar Aceptar una cita, tarea o nota Utilice Aceptar para notificar al remitente de una cita, nota o tarea que usted está disponible. 1 Haga doble clic en %X]yQGHHQWUDGD o en 0L&DOHQGDULR en la ventana principal. 2 Haga doble clic en una cita, tarea o nota pendiente, en el cuadro de lista de los elementos o en la lista de citas, tareas o notas. 3 Elija $FHSWDU. O bien, Si desea enviar un comentario al remitente, seleccione $FFLRQHV y, a continuación, seleccione $FHSWDUFRQFRPHQWDULR. Escriba su respuesta en el cuadro de texto Comentario y, a continuación, elija 2.. Abrir vista 9

15 4 Si el elemento forma parte de una definición de fecha automática, seleccione 7RGDVODVYHFHV para aceptar el elemento todas las veces o seleccione (VWDYH] para aceptarlo sólo en esa ocasión. La ventana de información del remitente del elemento muestra Aceptado y los comentarios que usted incluyó. Consulte Info. El texto del elemento en el Calendario cambia de cursiva a normal indicando que ha sido aceptado. El elemento desaparece del Buzón de entrada. Consulte Filtro. Información adicional Determinar si un elemento ha sido aceptado GroupWise tiene dos modos de notificar quién ha aceptado un elemento enviado. El primero es un aviso de recepción. En Preferencias del elemento puede indicar que desea obtener un aviso de recepción cada vez que un destinatario acepte un elemento programado. Si desea obtener un aviso de recepción solamente para una cita o tarea, puede especificarlo en las opciones de envío cuando envíe el elemento. Si el destinatario del elemento programado incluye un comentario al aceptarlo, éste aparecerá en el aviso de recepción, así como en la ventana de información del Buzón de salida. También puede determinar quién ha aceptado citas, tareas y notas mirando en la ventana de información. Abra el %X]yQGHVDOLGD y, a continuación, haga doble clic en el elemento del que desea obtener información. La ventana de información muestra quién ha aceptado o rechazado la cita, tarea o nota, y quién no ha respondido. Si el destinatario ha incluido un comentario, éste también aparece. Consulte Info. 10 Aceptar

16 Actualizar Anexos Conceptos Utilice Actualizar para actualizar una ventana abierta de modo que muestre los nuevos elementos. 1 Haga doble clic en %X]yQGHHQWUDGD, %X]yQGHVDOLGD o 3DSHOHUD o seleccione 0LFDOHQGDULR y, a continuación seleccione una vista del calendario. 2 Abra el menú 9LVWD y seleccione $FWXDOL]DU para actualizar todas las ventanas abiertas. En Preferencias de Entorno puede definirse un intervalo de renovación (opción Actualizar intervalo). Consulte Preferencias de Entorno. Utilice Anexos para incluir un archivo en un elemento, encapsular mensajes e incrustar o enlazar elementos OLE. Consulte OLE. Opciones Los anexos se pueden ver, imprimir, abrir o archivar. También es posible añadir anexos, borrarlos o editarlos. Cualquier tipo de archivo puede ser incluido en un elemento, por ejemplo, archivos de texto, gráficos, programas, hojas de cálculo, archivos de sonido, etc. En el Buzón de entrada, podrá ver si un elemento contiene un anexo si aparece un clip junto al icono del elemento en el cuadro de lista del elemento. Los elementos que poseen anotaciones de sonido o los elementos enviados a través de GroupWise PhoneAccess muestran un altavoz junto al icono del elemento. Anexos frente a Recuperar Anexos y Recuperar realizan diferentes funciones en GroupWise. Anexos le permite incluir un archivo con un elemento, pero no aparece en el cuadro Mensaje del elemento. Un archivo anexo mantiene todos sus códigos de formato. Al abrir el anexo se iniciará la aplicación asociada al formato del archivo. Consulte Preferencias de Asociaciones. Recuperar permite abrir un archivo de texto en el cuadro Mensaje de un elemento. De este modo puede crear un mensaje en un procesador de texto independiente. No obstante, es posible que se pierdan algunos códigos de formato al recuperar el archivo. Actualizar 11

17 Anexar un archivo 1 Abra una lista emergente de vistas de elementos en la ventana principal y, a continuación, seleccione una vista del elemento con un anexo. 2 Seleccione Adjuntar para abrir el cuadro de diálogo Anexos. 3 Seleccione Anexar archivo para abrir el cuadro de diálogo Añadir anexo. 4 Escriba el nombre de archivo en el cuadro 1RPEUHGHDUFKLYR si sabe cuál es el nombre del archivo o selecciónelo en el cuadro de lista. 5 Si desea visualizar el archivo anexo, selecciónelo y, a continuación, seleccione 9LVXDOL]DU. Visualizar permite mirar un archivo antes de anexarlo a un elemento. 6 Haga doble clic en el cuadro de menú de control para cerrar la ventana de visualización. 7 Seleccione 2. para cerrar el cuadro de diálogo Añadir anexo. El archivo anexo aparece en el cuadro de lista Anexos. 8 Seleccione &HUUDU para cerrar el cuadro de diálogo Anexos y volver al elemento. 12 Anexos

18 Abrir un anexo Ver un anexo Imprimir los anexos recibidos El elemento y todos sus anexos aparecen en el cuadro Ítemes. Si desea ver un anexo sin abrirlo, consulte Ver un anexo en esta sección. 1 Abra una vista que contenga un anexo. 2 Seleccione $UFKLYR y, a continuación, seleccione $QH[RV. 3 Seleccione el anexo y, a continuación, seleccione $EULU. El programa asociado al anexo abre el archivo. Si el archivo no se abre, debe definir una asociación. Consulte Preferencias de Asociaciones. 1 Abra una vista que contenga un anexo. 2 Haga doble clic en el anexo para iniciar el visor y verlo. Para obtener más información acerca del visor, consulte Visor. Para archivar el anexo, consulte Archivar (guardar). 1 Haga doble clic en %X]yQGHHQWUDGD, en la ventana principal. 2 En el cuadro de lista Elemento, haga doble clic en el elemento que contiene el anexo. 3 Abra el menú $UFKLYR y, a continuación, seleccione,psulplu para abrir el cuadro de diálogo Imprimir. Seleccione esta casilla de verificación para imprimir el anexo desde la aplicación en la que fue creado. 4 En el cuadro Ítemes, seleccione el elemento que desea imprimir y, a continuación, seleccione,psulplu. IMPORTANTE: Si aparece el cuadro de diálogo Asociación del anexo, debe definir la asociación en el cuadro de texto /DDSOLFDFLyQDHMHFXWDU. Seleccione 2. cuando haya terminado. Anexos 13

19 Información adicional Archivar Conceptos Crear un directorio histórico Arrastrar un anexo Puede arrastrar un icono de archivo desde el Administrador de archivos de Windows y colocarlo en una vista para anexarlo al elemento. Distribuir un anexo Puede utilizar Ruta de distribución para enviar un anexo de forma secuencial a varios usuarios. Los usuarios pueden abrir los anexos, modificarlos, archivarlos y, a continuación, hacer clic en Finalizado para enviarlos al siguiente usuario de la ruta de distribución. Consulte Ruta de distribución. Utilice Archivar para mover los elementos desde el buzón hasta la base de datos de archivo histórico. Es posible que desee archivar los elementos para ahorrar espacio en el servidor de red sin borrar información importante. Ahorrar espacio en el servidor de archivos Puede archivar los elementos en un directorio histórico del disco duro, en un disquete o en un directorio de red para ahorrar espacio en el servidor de archivos de red y no borrar información importante. Aumento de la seguridad Puede aumentar la seguridad de los elementos si hace copias de archivo histórico de ellos, es decir archivándolos. Por ejemplo, los usuarios representantes no tendrán acceso a los elementos archivados (o respaldados) en el disco duro salvo que utilicen su computador. 1 Seleccione $UFKLYR en la ventana principal y, a continuación, elija 3UHIHUHQFLDV. 2 Seleccione 8ELFDFLyQGHDUFKLYRV. 3 Escriba la vía de acceso en el cuadro de texto Directorio de archivos históricos. O bien, Elija para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar directorio. Seleccione un directorio histórico y, a continuación, elija Elija 2. y, a continuación, elija &HUUDU para cerrar el cuadro de diálogo Preferencias. 14 Archivar

20 Archivar un elemento Leer un elemento archivado Anular el archivo histórico de un elemento 1 Haga doble clic en %X]yQGHHQWUDGD, %X]yQGHVDOLGD o 0LFDOHQGDULR en la ventana principal y, a continuación, seleccione un elemento. 2 Abra el menú $FFLRQHV y, a continuación, seleccione $UFKLYDU. El elemento se elimina del Buzón de entrada, del Buzón de salida o del Calendario y se sitúa en la base de datos de archivo histórico. 1 Haga doble clic en %X]yQGHHQWUDGD, %X]yQGHVDOLGD o 0LFDOHQGDULR en la ventana principal. 2 Seleccione $UFKLYR y, a continuación, elija $UFKLYRDELHUWR. IMPORTANTE: Mientras esté en el buzón de archivo histórico no podrá enviar elementos ni crear reglas. El contenido de la base de datos de archivo histórico aparece en el cuadro de lista del elemento o en la lista de citas, tareas o notas. 3 Seleccione el elemento archivado, seleccione el menú $FFLRQHV y, a continuación, seleccione /HHU para abrir el elemento. 4 Seleccione &HUUDU cuando haya terminado. 5 Abra el menú $UFKLYR y, a continuación, seleccione $UFKLYRDELHUWR para cerrar la copia de archivo histórico y volver al buzón. 1 Haga doble clic en %X]yQGHHQWUDGD, %X]yQGHVDOLGD o 0LFDOHQGDULR en la ventana principal. 2 Abra el menú $UFKLYR y, a continuación, seleccione $UFKLYRDELHUWR. Los elementos archivados aparecen en el cuadro de lista Elemento o en la lista de citas, tareas o notas. 3 Seleccione o abra los elementos. 4 Abra el menú $FFLRQHV y, a continuación, seleccione $UFKLYDU. IMPORTANTE: Se anulará el archivo histórico del elemento previamente archivado. GroupWise traslada el elemento a la misma carpeta donde estaba ubicado originalmente. 5 Abra el menú $UFKLYR y, a continuación, seleccione $UFKLYRDELHUWR para cerrar la copia de archivo histórico y volver al buzón. Archivar 15

21 Información adicional Representantes y derechos de archivo histórico Normalmente no concederá a los usuarios representantes el derecho de archivar elementos de su Buzón de entrada o de su Buzón de salida. Pero si piensa hacer esto, tenga en cuenta que los usuarios representantes podrán archivar elementos de su buzón en sus discos duros y usted no tendrá acceso a esos elementos. Si desea compartir con los representantes el acceso a la base de datos de archivo histórico, puede realizar el archivo histórico en una unidad de red común. Para elegir la ubicación de la base de datos de archivo histórico, consulte Preferencias de Ubicación de archivos. Archivar (en histórico) frente a archivar (guardar) Archivar (en histórico) le permite almacenar elementos en formato GroupWise en el disco duro del computador o en un directorio de red personal. Los elementos archivados se trasladan desde el buzón a la base de datos de archivo histórico especificada. Archivar (guardar) permite almacenar los elementos como archivos de texto en un directorio del disco duro o en la red. Archivar (guardar) deja el elemento original en el buzón y guarda una copia adicional como archivo de texto en el directorio especificado. Los elementos archivados están en formato GroupWise y sólo pueden leerse en GroupWise. No obstante, los archivos de texto sin proteger pueden ser leídos sin autorización utilizando un procesador de texto. Borrar un elemento archivado Cuando se suprime un elemento archivado, se sitúa en la Papelera de archivo histórico, que debe vaciarse manualmente. Archivar (guardar) Archivar un elemento Utilice Archivar para almacenar los elementos y anexos como archivos en el disco duro, en un directorio personal de red o en un disquete. Cuando se guarda un elemento, Archivar deja el elemento en el Buzón de entrada o en el Buzón de salida, y guarda una copia adicional como archivo de texto en la ubicación especificada. Si se archiva un elemento creado pero no enviado, el mensaje se archiva como archivo de texto (los anexos no se archivan). 1 Haga doble clic en %X]yQGHHQWUDGD o %X]yQGHVDOLGD en la ventana principal. También se pueden archivar los elementos nuevos que se creen y los elementos de la Papelera. 2 Seleccione un elemento del cuadro de lista Elemento. 16 Archivar (guardar)

22 3 Abra el menú $UFKLYR y, a continuación, seleccione $UFKLYDU para abrir el cuadro de diálogo Lista de mensajes para Archivar. El archivo de texto tendrá el mismo nombre que el elemento, a menos que se escriba un nuevo nombre. Es posible que necesite seleccionar Cambiar para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar directorio y cambiar a otro servidor o directorio. 4 Seleccione &DPELDU si desea archivar el archivo en otro directorio o servidor. 5 Seleccione 2. si no desea asignar al archivo un nombre diferente. O bien, Escriba un nombre de archivo nuevo y seleccione $UFKLYDU. Si existe un archivo con el mismo nombre, aparece un cuadro de alerta preguntando si desea reemplazar el archivo existente. Seleccione 6t para reemplazar el archivo existente, o seleccione 1R para asignar al archivo un nombre diferente. 6 Seleccione &HUUDU para cerrar el cuadro de diálogo Lista de mensajes para Archivar. Archivar un anexo 1 Haga doble clic en %X]yQGHHQWUDGD o %X]yQGHVDOLGD en la ventana principal. 2 Seleccione los elementos con anexos que desea archivar. Los elementos que contienen anexos aparecen con un icono de clip y el icono que representa al elemento. Para marcar un rango de elementos o anexos, seleccione el primer elemento del rango, y mantenga pulsada la tecla 0D\~V hasta que seleccione el último elemento del rango. Archivar (guardar) 17

23 Para marcar varios elementos o anexos que no son consecutivos, mantenga pulsada la tecla &WUO y seleccione los elementos que desee. 3 Abra el menú $UFKLYR y, a continuación, seleccione $UFKLYDU para abrir el cuadro de diálogo Lista de mensajes para Archivar. Los anexos se visualizan en el cuadro de diálogo y aparecen con un signo más junto a ellos y debajo de los elementos a los que están anexos. Elemento normal. Anexo. 4 Seleccione un anexo en el cuadro de lista Ítemes seleccionados. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparece el nombre del archivo. 5 Si desea asignar al archivo un nombre diferente, seleccione el nombre de archivo existente y escriba el nuevo nombre. Si el nombre de archivo asignado ya existe, aparece un cuadro de alerta preguntando si desea reemplazar el nombre de archivo actual. Seleccione 6t para reemplazar el nombre de archivo actual o seleccione 1R para volver al cuadro de diálogo Lista de mensajes para Archivar y cambiar el nombre de archivo. 6 Seleccione Archivar y, a continuación, seleccione Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Lista de mensajes para Archivar. 18 Archivar (guardar)

24 Archivar vista Archivar una vista Utilice Archivar Presentación para guardar una vista de elemento que envíe con frecuencia o una vista que haya recibido. 1 Seleccione una vista del elemento de una lista emergente de la ventana principal. 2 Rellene la información de la vista, añada un anexo y seleccione las opciones que desee. 3 Abra el menú $UFKLYR y, a continuación, seleccione $UFKLYDU3UHVHQWDFLyQ para abrir el cuadro de diálogo Archivar Vista. Esta opción permite archivar la vista personalizada con el texto de los cuadros de texto. Esta opción permite archivar la vista personalizada sin el texto de los cuadros de texto. 4 Escriba un nombre en el cuadro de texto Nombre de archivo o seleccione una vista existente en el cuadro de lista Nombre de archivo. 5 Seleccione 2.. Si el nombre de la vista seleccionada ya existe, aparece un cuadro de alerta preguntando si desea reemplazar la vista. Seleccione 6t si desea reemplazar la vista o seleccione 1R si desea asignarle un nombre diferente. 6 Escriba un nombre de vista en el cuadro de texto Nombre. El nombre aparece en una lista emergente de la ventana principal. 7 Seleccione Haga doble clic en el cuadro de control de menú para cerrar la vista del elemento. Archivar vista 19

25 Ayuda Utilizar el menú Ayuda Muestra una lista de los encabezados principales de la función Ayuda. Permite acceder a la Ayuda sensible al contexto. Muestra una lista de pequeños tutoriales que le muestran las funciones. Utilizar los botones de la ventana Ayuda Muestra una lista de los encabezados principales de la función Ayuda. Sale de la Ayuda de GroupWise y vuelve a GroupWise. Permite buscar una palabra o frase específica. Utilice la Ayuda en línea para aprender a trabajar con GroupWise sin tener que consultar la documentación escrita. 1 Abra el menú $\XGD y seleccione cualquiera de las opciones. Los botones de todas las ventanas de Ayuda facilitan el acceso a los temas. 1 Seleccione el botón que desee. Permite desplazarse hacia atrás por los temas abiertos en la sesión actual. Imprime el tema de Ayuda actual. Muestra los temas abiertos durante la sesión actual. Permite buscar una palabra o frase específica. Muestra una lista de las tareas más comunes Abre el manual en línea de macros de GroupWise. Muestra información acerca de la versión de GroupWise. 2 Cuando haya terminado, seleccione &HUUDU para cerrar la ventana Ayuda. 20 Ayuda