MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS EN EMPRESAS DE ALIMENTACIÓN

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1 2.09 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS EN EMPRESAS DE ALIMENTACIÓN Dr. César Augusto Lerena Dr. Joaquín I. Lerena Assistance Food Argentina S.A. Copyright 2005 Rev:

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Nota Aclaratoria: Se indica como Nivel I (Gerencia General); Nivel II (Gerencias o Jefaturas de Áreas); Nivel III (Encargados de sectores) y Nivel IV (niveles inferiores a Encargados). 1. INDUSTRIA 1.1. NECESIDADES DE INSUMOS Los Niveles III o inferiores detectan la necesidad de los insumos conforme los requerimientos del servicio a su cargo. A través de un formulario específico formulan el requerimiento al Jefe de Producción (Nivel II). Este formulario se elabora por duplicado. El original se destina al Nivel II y la copia queda en poder de quien lo emite para su control y registro de pedido en término VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS, STOCK Y PEDIDO Recibido el formulario en la Jefatura de Producción (Nivel II) un operador procede a cargar el requerimiento en el sistema. Automáticamente el programa realiza tres operaciones: a) verifica existencias y conforme ello emite orden a Almacenes y/o Cámaras para la entrega de los insumos solicitados; b) da de baja del stock conforme las entregas indicadas en el ítem anterior; y c) en el caso de no haber existencia efectúa a la Jefatura de Compras (Nivel II) el pedido correspondiente (Pedido de Compras) que es procesado mediante el sistema. a) Los pedidos se clasificarán en dos rubros. Los Autorizados que bastará con la aplicación de la metodología antes indicada; y b) Los No Autorizados, que mediante el sistema se pondrán a disposición de la Gerencia (Nivel I ó II) donde deberán autorizarse previo al acceso a la Jefatura de Compras. La red tendrá predeterminados cuales insumos son Autorizados o No Autorizados. Cuando se trate de rubros no previstos se considerarán siempre No Autorizados hasta su clasificación definitiva RECEPCIÓN DEL PEDIDO DE COMPRAS La Jefatura de Compras recibirá mediante el sistema el correspondiente Pedido de Compras, se trate de los casos a) o b) indicados en el punto 1.2. del presente. 2

3 1.4. COTIZACIONES Y FINANCIACIÓN La Jefatura de Compras procederá de la siguiente manera a los efectos de obtener las distintas cotizaciones: a) Compras habituales: se comprará al proveedor corriente de mejor precio y condiciones de pago y por tanto requerirá únicamente el conocimiento previo del valor del producto que se desea adquirir y que este responda al valor y condiciones de plaza y las acordadas con la Empresa. b) Compras no habituales: se requerirán como mínimo tres presupuestos, el Jefe de Compras propiciará el proveedor y se requerirá la definición al Nivel I. Al efecto de evaluar la cotización se tendrán en cuenta los parámetros mínimos: precio; facilidades de pago; calidad del insumo; disponibilidad, tiempo y seguridad de entrega; lugar de entrega flete incluido; origen de la mercadería (Local, Nacional e Internacional en este orden); certificación de calidad y sanidad (habilitaciones de SENASA, Salud Pública etc.); antecedentes de calidad de entrega etc. La Jefatura de Compras a efectos de acordar la forma de financiación de las compras mantendrá un contacto permanente con la Jefatura de Finanzas y en base a la política general que fije el Nivel I EMISIÓN DE ORDEN DE COMPRA Definida la cotización la Jefatura procederá a la confección del formulario de Orden de Compra. La que se emitirá por cuadruplicado de acuerdo al siguiente detalle: original para el Proveedor; duplicado para Compras; triplicado para Recepción de Insumos, y cuadruplicado para Contaduría. La red tendrá predeterminados cuales insumos o valores son Autorizados o No Autorizados. Cuando se trate de rubros no previstos se considerarán siempre No Autorizados hasta su clasificación definitiva RECEPCIÓN DE INSUMOS El operador asignado a la Recepción dispone en su poder de la copia Orden de Compra oportunamente enviada desde la Jefatura de Compras. Al recibir los insumos procederá a cotejar la Orden de Compra con el remito que acompaña a los mismos. Al mismo tiempo verificará que estos se correspondan con el Remito. Conformará éste para su devolución al Proveedor quedándose con una copia del mismo que conformada remitirá a Contaduría. Procederá luego a la carga del sistema de stock y dispondrá su ingreso físico a Almacenes y/o Cámaras. 3

4 La conformación del Remito estará acompañada de un sello con el siguiente texto La recepción definitiva del insumo que se conforma esta sujeta a la verificación de aptitud de calidad y sanidad. La desaprobación se comunicará dentro de las 72 hs. hábiles. El sistema permitirá que una vez cargado por el operador el Stock en forma automática esta información esté al alcance de la Jefatura de Compras (para controlar que la Orden de Compras ha sido cumplida por el proveedor total o parcialmente) y del Jefe de Producción que solicitara el insumo. La información destinada al Jefe de Compras tiene como objeto tomar debida nota del cumplimiento total del pedido o de reiterar el mismo frente a entregas parciales. El sistema prevé un mecanismo mediante el cual la falta oportuna de entrega de los pedidos emitidos por Orden de Compras se pondrán en conocimiento automático del Jefe de Compras. La remisión del Remito a Contaduría tiene por objeto su agregado al expediente abierto por la Orden de Compra CONTABILIZACIÓN DE COMPRAS Como se ha dicho con anterioridad en Contaduría (Nivel II) se recibe la Orden de Compra con la cual se efectúa la apertura de un expediente, al que luego se le anexa el Remito conformado y posteriormente la factura. En aquellos casos en que no exista Remito y sea la Factura la que acompaña la entrega del insumo, esta última debe encontrarse conformada a modo de Remito. Efectuada la verificación y confrontación de toda la documentación obrante en el expediente se procederá a la contabilización y emisión de Orden Pago, en la cual se indicarán las fechas teóricas previstas y acordadas de pago. La Orden de pago se trasladará vía sistema a la Jefatura de Finanzas (Nivel II) PAGOS La Jefatura de Finanzas recibirá las Órdenes de Pago emitidas por Contaduría, a efectos de disponer los pagos correspondientes de acuerdo a los planes de financiamiento acordados y condiciones financieras de la Empresa. La Tesorería procederá a emitir los valores, efectuando las retenciones impositivas correspondientes y la comunicación a los proveedores sobre la disponibilidad de los valores. La Jefatura de Finanzas (Nivel II) consultará a la Gerencia (Nivel I) aquellos casos en que se requiera modificar las pautas y condiciones pre-establecidas de pagos y la política general de la empresa en esta materia. 4

5 En todos los casos la fijación de prioridades y excepciones estará sujeta a la opinión del Nivel I. La Tesorería recibirá el Recibo correspondiente procediendo a verificar que el mismo se ajuste a la legislación vigente. Posteriormente envía el mismo a la Contaduría para cerrar y archivar el expediente respectivo. 2. SERVICIOS DIRECTOS DE ALIMENTACION 2.1. NECESIDADES DE INSUMOS Los Encargados o Jefes de Servicios (Nivel III) detectan la necesidad de los insumos conforme los requerimientos del servicio a su cargo VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS, STOCK Y PEDIDO El Encargado procede a cargar el requerimiento en el sistema. Automáticamente el programa realiza dos operaciones: 1) verifica existencias y conforme ello emite orden a Almacenes y/o Cámaras para la salida de los insumos requeridos y da de baja del stock conforme las entregas; 2) en el caso de no haber existencia: a) compra a terceros (el sistema establecerá automáticamente las compras destinadas a terceros); y b) pedidos a la Planta Industrial o al Depósito Central (el sistema establecerá automáticamente este tipo de pedidos); a) Los pedidos a terceros se clasificarán en dos rubros. Los Autorizados que bastará con la aplicación de la metodología antes indicada; y b) Los No Autorizados, que mediante el sistema se pondrán a disposición de la Supervisión (Nivel II) y en su caso a Gerencia (Nivel I) donde deberán autorizarse previo al acceso a la Jefatura de Compras. El sistema tendrá predeterminados cuales insumos son Autorizados o No Autorizados. Cuando se trate de rubros no previstos se considerarán siempre No Autorizados hasta su clasificación definitiva REQUERIMIENTOS DE INSUMOS A TERCEROS Cotizaciones y financiación El Encargado (Nivel III) procederá de la siguiente manera a los efectos de obtener las distintas cotizaciones: 5

6 a) Compras habituales: se comprará al proveedor corriente de mejor precio y condiciones de pago y por tanto requerirá únicamente el conocimiento previo del valor del producto que se desea adquirir y que este responda al valor y condiciones de plaza y las acordadas con la Empresa. b) Compras no habituales: se requerirán como mínimo tres presupuestos, el Encargado propiciará el proveedor y se requerirá la definición al Nivel II y I en su caso. Al efectos de evaluar la cotización se tendrán en cuenta los parámetros mínimos: precio; facilidades de pago; calidad del insumo; disponibilidad, tiempo y seguridad de entrega; lugar de entrega flete incluido; origen de la mercadería (Local, Nacional e Internacional en este orden); certificación de calidad y sanidad (habilitaciones de SENASA, Salud Pública etc.); antecedentes de calidad de entrega etc. El Encargado a efectos de acordar la forma de financiación de las compras mantendrá un contacto permanente con el Supervisor quién coordinará con la Jefatura de Finanzas y en base a la política general que fije el Nivel I Emisión de la Orden de Compra Definida la cotización el Encargado procederá a la confección del formulario Orden de Compra. La que se emitirá por cuadruplicado de acuerdo al siguiente detalle: original para el Proveedor; duplicado para el Encargado; triplicado para Recepción de Insumos (para aquellos casos donde por la complejidad del servicio no sea el Encargado el que recibe los insumos); y cuadruplicado para Contaduría central. a) Las Orden de Compra se clasificarán en dos rubros. Las Autorizadas que bastará con la aplicación de la metodología antes indicada; y b) Las No Autorizadas, que se solicitará la autorización de la Supervisión (Nivel II) y de la Gerencia (Nivel I) en su caso previo a la emisión de la Orden respectiva. El sistema tendrá predeterminados cuales insumos o valores son Autorizados o No Autorizados. Cuando se trate de rubros no previstos se considerarán siempre No Autorizados hasta su clasificación definitiva Recepción de los Insumos El operador asignado a la Recepción dispone en su poder de la copia Orden de Compra. Al recibir los insumos procederá a cotejar la Orden de Compra con el remito que acompaña a los mismos. Al mismo tiempo verificará que estos, se correspondan con el Remito. Conformará éste para su devolución al Proveedor quedándose con una copia del mismo que conformada remitirá a Contaduría central 6

7 junto a la Factura correspondiente. Procederá luego a la carga del sistema de stock y dispondrá su ingreso físico a Almacenes y/o Cámaras. La conformación del Remito estará acompañada de un sello con el siguiente texto La recepción definitiva del insumo que se conforma esta sujeta a la verificación de aptitud de calidad y sanidad. La desaprobación se comunicará dentro de las 72 hs. hábiles. La remisión del Remito a Contaduría tiene por objeto su agregado al expediente abierto por la Orden de Compra Contabilización de las compras Como se ha dicho con anterioridad en Contaduría (Nivel II) se recibe la Orden de Compra con la cual se efectúa la apertura de un expediente, al que luego se le anexa el Remito conformado y posteriormente la factura. En aquellos casos en que no exista Remito y sea la Factura la que acompaña la entrega del insumo, esta última debe encontrarse conformada a modo de Remito. A efectos de ajustarse al Presupuesto previsto el Encargado llevará un control mediante el sistema de los gastos que se incurren Pagos Se procederá de acuerdo a lo previsto en el punto 1.8. La Tesorería central procederá a emitir los valores y a remitirlos a los distintos Establecimientos para su pago. El Encargado recibirá el Recibo correspondiente procediendo a verificar que el mismo se ajuste a la legislación vigente. Posteriormente envía el mismo a la Tesorería para cerrar y archivar el expediente respectivo REQUERIMIENTOS DE INSUMOS A LA PLANTA INDUSTRIAL O AL DEPÓSITO CENTRAL A través de un formulario específico formulan el requerimiento al Jefe de Producción (Nivel II). Este formulario se elabora por duplicado. El original se destina al Jefe de Producción y la copia quedará en poder del Encargado para su control y registro de pedido en término Recepción de Insumos El operador asignado a la Recepción dispone en su poder de la copia de la orden de pedido. (ver punto ) 7

8 Al recibir los insumos procederá a cotejar la copia del pedido con el remito de planta que acompaña a los mismos. Conformará el remito (indicando hora de ingreso al Establecimiento y hora de salida del distribuidor) para su devolución al Jefe de Producción de la Planta Industrial o el Depósito Central, quedándose con una copia del mismo que conformada se remitirá a Contaduría en forma semanal, quincenal o mensual conforme se fije operativamente para adjuntar al Remito original emitido de Planta. Procederá luego a la carga del sistema de stock y dispondrá su ingreso físico a Almacenes y/o Cámaras. El sistema permitirá que una vez cargado por el Encargado el Stock, esta información en forma automática esté al alcance por red, diskette o impresión (de acuerdo al Establecimiento) pueda estar al alcance de la Supervisión de Servicios (Nivel II), del Jefe de Producción (Nivel II) que dispusiera el envío y del Jefe de Compras (Nivel II) en su caso Contabilización de los remitos A efectos de ajustarse al Presupuesto previsto el Encargado llevará un control, mediante el sistema, de los gastos que se incurren. A los efectos de la contabilidad los Remitos de la Planta Industrial se contabilizarán como una transferencia. Dr. César Augusto Lerena Dr. Joaquín I. Lerena Assistance Food Argentina S.A. Copyright 2005 Rev:

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