SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO REGISTROS, AUTORIZACIONES Y CERTIFICACIONES alcance Registro Aduanero. Servicio Gestión de Personas
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- Guillermo San Martín Miguélez
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1 SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO REGISTROS, AUTORIZACIONES Y CERTIFICACIONES alcance Registro Aduanero Servicio Gestión de Personas
2 SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS 1. Marco legal 2. Definición 3. Objetivos 4. Alcance 5. Personas (Roles) que se gestionan 6. Presentación de Personas 7. Ámbito de Actuación 8. Desvinculación de Personas 9. Registro de Personas 10. Interacción con otros Subsistemas 11. Beneficios
3 1. Marco Legal - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Decreto Ley 19 de 2012 Decreto 2685 de 1999 Artículo 5 Numeral 4 del artículo 15 Numerales 3 y 4 del artículo 17 Literales c), d), y e) del artículo 30 Literales d), e), y f) del artículo 37 Literal b) del artículo 49 Literal g) del artículo 76 Numeral 3) del artículo Numeral 3) del artículo Numeral 5) del artículo Artículo 475 Resolución 4240 de 2000 Literal c) del artículo 9 Artículo 10 Artículo 11 Artículo 18 Resolución 0245 de 2013
4 2. Definición SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Servicio de auto gestión enmarcado dentro del SIE Registros, Autorizaciones y Certificaciones, que sirve como mecanismo para que los usuarios reconocidos, inscritos, autorizados y habilitados, puedan gestionar las personas que en su organización desempeñan roles específicos y que por su naturaleza deben ser informados ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. SIE REGISTROS, AUTORIZACIONES Y CERTIFICACIONES alcance Registro Aduanero Servicio de apoyo del Subproceso de Autorización y Control de Auxiliares de la Función Pública Aduanera y Usuarios Aduaneros.
5 3. Objetivos - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Conformar Registro de Usuarios Aduaneros sección Registro de Personas. Disponer de información oportuna y confiable de personas que dentro de las organizaciones desempeñan roles específicos. Facilitar y agilizar trámites de vinculación y desvinculación de representantes aduaneros, agentes aduaneros, auxiliares aduaneros. Disminuir la gestión manual y direccionar la gestión hacia el control. Reducir costos y tiempos por manejo documental.
6 4. Alcance - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Agencias de Aduanas Puertos Muelles Depósitos Puntos de Exportación Salas de Exhibición Usuarios Aduaneros autorizados, habilitados, reconocidos, inscritos por la DIAN Agentes de Carga Transportadores Operadores de Transporte Multimodal Usuarios Aduaneros Permanentes Usuarios Altamente Exportadores Sociedades de Comercialización Internacional Intermediarios de Trafico Postal y Envíos Urgentes Usuarios Operadores de Zona Franca Usuarios Zonas Económicas Especiales de Exportación Usuarios de Programas Especiales de Exportación
7 5. Personas (Roles) que se gestionan - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Las Personas que se gestionan son aquellas que en las organizaciones autorizadas y habilitadas por la DIAN con una calidad de Usuario Aduanero, ostentan los siguientes roles: Representantes Legales (Principales y suplentes) Socios (No aplica para Sociedad anónima y Sociedad por acciones simplificadas) Administradores de Depósitos Directivos (Persona que tiene la facultad y/o el poder de dirigir) Representantes aduaneros / Agentes aduaneros Auxiliares aduaneros Responsable del código de ética
8 Depósitos Públicos y Privados Usuarios Aduaneros Permanentes Usuarios Altamente Exportadores Agencias de Aduanas 5. Personas (Roles) que se gestionan - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Las Personas se gestionan según los roles que exija la calidad de usuario aduanero que ostente la organización. Puertos / Muelles Agentes de carga / Transportadores Puntos de Exportación / Salas de exhibición Operadores de Transporte Multimodal Sociedades de Comercialización Internacional Intermediarios de Tráfico Postal y envíos urgentes Usuarios Operadores de Zona Franca Usuarios Zonas Económicas Especiales de Exportación Usuarios de Programas Especiales de Exportación Representantes legales Socios Directivos Responsable del código de ética Representantes Aduaneros Auxiliares Aduaneros Agentes Aduaneros Administradores de depósito
9 5. Personas (Roles) que se gestionan - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Las Personas según los roles deben cumplir con requisitos: Rol: Representante Legal (Principal y suplente) Estar inscritos en el RUT de la organización que los presenta. Los Representantes Legales registrados en el Servicio Gestión de Personas, deben coincidir con los inscritos en el RUT de la organización Sección Representantes. Rol: Representante Aduanero Agente Aduanero Título profesional o Título de tecnólogo en comercio exterior o carreras afines, o Cinco (5) años de experiencia relacionados con actividades de comercio exterior. Vinculación directa y formal para (Agencias de Aduanas) Rol: Auixiliar Aduanero Rol: Responsable del código de ética Título de Técnico o Título de bachiller con dos (2) años de experiencia certificada en actividades de comercio exterior o Cuatro (4) años de experiencia certificada en actividades de comercio exterior. Vinculación directa y formal para (Agencias de Aduanas) Experiencia en el área de recursos humanos
10 6. Presentación de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Responsable: Representante Legal Finalidad: Presentar y mantener actualizada la información de las personas que dentro de las organizaciones desempeñan roles específicos y que por su naturaleza deben ser informados ante la DIAN. Mecanismo para presentar y actualizar la información de Personas: Servicio Presentación de Información por Envío de Archivos Formato 1526 Presentación de Personas ( prevalidador) Momento: La presentación de personas, se realiza una vez se obtenga el reconocimiento, inscripción, autorización o habilitación o posteriormente cuando se genere el hecho. La actualización de la información general de las personas presentadas, se realiza cuando el representante legal lo considere. La actualización de información sobre roles de personas, se realiza cuando se genere el hecho.
11 6. Presentación de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Responsable: Representante Legal Presentación de personas: Permite : Presentar hojas de vida de Representantes legales, Socios, Directivos, Administradores de depósitos, Representantes aduaneros, Agentes aduaneros, Auxiliares Aduaneros. Registrar la vinculación de personas con rol Representante aduanero, Agente aduanero y Auxiliar aduanero. Registrar la designación de la persona Responsable del código de ética. Ejemplo No. 1: Las personas presentadas quedan con cargo al NIT de la organización que la presente. Una organización que cuenta con las calidades de usuario aduanero Comercializadora Internacional, UAP, ALTEX, Deposito Privado, presenta personas con roles de Representantes Legales (principales y suplentes), Socios (Si aplica), Directivos, Agentes aduaneros, Auxiliares Aduaneros. En este caso las personas se presentan y quedan registradas con cargo al NIT de la organización, no es necesario presentarlas por cálidad de usuario que ostenta la organización. Ejemplo No. 2: Una persona que dentro de una organización tiene rol de Representante legal, Socio, Directivo, Agente Aduanero, Responsable del código de ética se presenta en un Formato 1526 con los diferentes roles. En este caso la persona se presenta una sola vez con los diferentes roles, no es necesario presentarla por cada rol. Ejemplo No. 3: Una persona ingresa a la organización para desempeñar el rol Directivo o cualquier otro rol. En este caso se debe presentar la personas nueva persona con el(los) respectivo(s) rol(es).
12 6. Presentación de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Responsable: Representante Legal Actualización de información de una persona presentada: Se puede actualizar: Información general, formación y experiencia de la persona presentada, cuando el Representante Legal lo considere. Información para retiro, inclusión o cambio de rol(es) de una persona. La actualización en la información de la persona presentada, remplaza totalmente la información ya existente. La información en el Servicio Gestión de Personas debe mantener actualizada. Ejemplo No. 1: Se presenta una Persona con roles de Socio, Directivo, Representante Legal o cualquier otro rol, posteriormente no desempeña el rol de Directivo. En este caso se debe actualizar la información de la Persona de tal forma que se le retire el rol Directivo y continúe con los demás roles. Ejemplo No. 2: Se presenta una Persona con rol de Auxiliar Aduanero y posteriormente es promovida para el rol de Representante Aduanero. En este caso se debe actualizar la información de la Persona de tal forma que se le cambia el rol.
13 6. Presentación de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Responsable: Representante Legal Documentos Soporte de la Presentación de Personas : La información registrada en el Formato 1526 Presentación de Personas, se soporta con los documentos que acreditan la información: Títulos académicos Actas de grado Certificaciones laborales Certificaciones de antecedentes Afiliación a Seguridad social Entre otros Los documentos, se conservan por parte del usuario y deben estar a disposición de la DIAN, en el momento que lo solicite
14 7. Ámbito de Actuación - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Responsable: Representante Legal Finalidad: Indicar la(s) Dirección(es) Seccional (es) ante la(s) cual(es) actuará(n) el(los) Representantes aduaneros, Agentes aduaneros y Auxiliares aduaneros, de las Agencias de Aduanas Nivel 1 y 2, los Usuarios Aduaneros Permanentes y los Usuarios Altamente Exportadores. Mecanismo: Diligenciamiento Web - Servicio Gestión de Personas Momento: El ámbito de actuación de una Persona, se habilita automáticamente por el servicio, al momento que la Persona queda presentada en el Servicio Gestión de Personas. El ámbito de actuación que se habilita corresponde al Nivel Nacional, es decir a la cobertura para actuar que le corresponde al tipo de autorización.
15 7. Ámbito de Actuación - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Responsable: Representante Legal Modificación ámbito de actuación: El ámbito de actuación de una persona puede ser modificado por el Representante Legal. Las modificaciones al ámbito de actuación son para Habilitar y/o Deshabilitar Dirección(es) Seccional(es) donde puede actuar una persona. Ejemplo No. 1: Se presenta una Persona con rol de Representante Aduanero de una Agencia de Aduana Nivel 1, en este caso el Servicio le habilita por defecto todas las Direcciones Seccionales del Nivel Nacional, sin embargo la organización quiere que la persona únicamente actué en la Dirección Seccional de Barranquilla. En este caso se debe modificar el ámbito de actuación de la persona, de tal manera que le deshabiliten todas las Direcciones Seccionales del Nivel Nacional y se deje habilitada únicamente la Dirección Seccional de Barranquilla. Ejemplo No. 2: Una Persona con rol de Auxiliar Aduanero de una Agencia de Aduana Nivel 2, tiene habilitado en el ámbito de actuación únicamente en la Dirección Seccional de Bogotá, sin embargo la organización quiere que está persona adelante diligencias aduaneras en la Dirección Seccional de Buenaventura. En este caso se debe modificar el ámbito de actuación de la persona, de tal manera que le habilite la Dirección Seccional de Buenaventura.
16 8. Desvinculación de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Responsable: Representante Legal Finalidad: Desvincular personas presentadas por la organización. Mecanismo: Diligenciamiento Web - Servicio Gestión de Personas Momento: Agentes aduaneros y auxiliares aduaneros: La desvinculación se registra dentro del día hábil siguiente a que se produzca (aplica para Agencias de aduanas). Representantes aduaneros y auxiliares aduaneros: La desvinculación se registra dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a que se produzca (aplica para UAP y ALTEX). Representantes legales: La desvinculación se registra cuando se retire el representante legal del RUT de la organización. Socios, Directivos, Responsable del código de ética, Administrador de depósito: La desvinculación se registra en el momento que se genere el hecho.
17 8. Desvinculación de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Responsable: Representante Legal Desvinculación de Personas: La desvinculación de personas presentadas por la organización, se puede dar por lo siguiente: La persona ya no desempeñan ningún rol de los informados. La persona ya no se encuentra vinculada con la organización. La información en el Servicio Gestión de Personas debe mantener actualizada. Ejemplo No. 1: Una Persona se presenta el 15/03/2013 con rol Directivo y el día 25/05/2014 ya no desempeña dicho rol en la organización. En este caso se debe desvincular la persona de tal manera que ya no quede en el registro de Personas presentadas por la organización. Ejemplo No. 2: Una Persona se presenta el 15/03/2013 con rol Socio y el día 25/05/2014 ya no desempeña dicho rol, ahora estará en la organización un rol de Asesor. En este caso se debe desvincular la persona de tal manera que ya no quede en el registro de Personas presentadas por la organización. El nuevo rol que va desempeñar no debe ser gestionado por el servicio, por tal razón se debe desvincular.
18 9. Registro de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Finalidad: Consultar las personas que se encuentran registradas con cargo al NIT de una organización. Mecanismo: Consulta Web - Servicio Gestión de Personas Registro de Personas: Se puede consultar: Registro de Personas presentadas vinculadas Registro de Personas desvinculadas Registro de Ámbito de actuación de Representantes aduaneros, agentes aduaneros, auxiliares aduaneros. La información en el Servicio Gestión de Personas debe mantener actualizada.
19 9. Registro de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Información disponible: Registro Personas Presentadas Datos de la persona ( Datos generales educación formal experiencia laboral) Rol(es) informado(s) Estado de el(os) rol(es) Formato 1526 Presentación de Personas con marca Recibido Registro Personas Desvinculadas Información disponible: Datos de la persona Formato 1783 Reporte desvinculación de Personas con marca Recibido y sello de firma digital Historico de desvinculaciones Registro Ámbito de actuación Información disponible: Datos de la persona ( Datos generales educación formal experiencia laboral) Rol(es) informado(s) Estado de el(os) rol(es) Formato 1526 Presentación de Personas con marca Recibido Ámbito de actuación (Direcciones Seccionales donde puede actuar)
20 9. Registro de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Estado de los roles Los roles informados para una Persona tienen un estado que indican si el rol esta activo o inactivo. Rol ACTIVO Calidad de usuario aduanero Activa (casilla 54 del RUT) y Persona presentada. Rol INACTIVO Calidad de usuario aduanero Activa (casilla 54 del RUT) y Persona Desvinculada. Rol INACTIVO TEMPORAL Calidad de usuario aduanero Inactiva (casilla 54 del RUT) y Persona presentada. Ejemplo No. 1: Una Persona se en encuentra en el Registro de Personas Presentadas, con el rol de Representante Aduanero y el Estado del rol es Inactivo. En este caso el Representante aduanero no puede actuar, porque la organización en el RUT no tiene activa la calidad de usuario aduanero. Ejemplo No. 2: Una Persona se en encuentra en el Registro de Personas Desvinculadas, con el rol de Auxiliar Aduanero. En este caso el Auxiliar aduanero no puede actuar, porque la persona esta desvinculada por la organización y el estado del rol es Inactivo.
21 10. Interacción con otros Subsistemas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS El proceso de interación con otros Subsistemas comenzará cuando se supere el período de transicición de 3 meses que tienen los usuarios aduaneros para actualizar el Servicio Gestión de Personas. RUT Sálida de mercancías SYGA
22 11. Beneficios - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS Calidad en la información que soporta el Registro Aduanero Validación en línea de requisitos para representantes, agentes y auxiliares aduaneros Cobertura Nacional para la Gestión de Personas Maximización del Control al Registro Aduanero Mejoramiento del Servicio Interacción con otros subsistemas Reducción de costos, tiempos y manejo documental
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