Curso de HERRAMIENTAS DE GESTIÓN COMERCIAL Y MÁRKETING -CUADRO DE MANDO DE VENTAS Y MÁRKETING-

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1 Curso de HERRAMIENTAS DE GESTIÓN COMERCIAL Y MÁRKETING -CUADRO DE MANDO DE VENTAS Y MÁRKETING- 1

2 Índice Qué es un Cuadro de Mando Qué es un Cuadro de Mando de Ventas y Márketing Cómo Implantar su Cuadro de Mando Caso Práctico Conclusiones 2

3 Qué es un Cuadro de Mando? Qué es Es un Conjunto de indicadores Para qué sirve Que reflejan eficientemente el rendimiento de la empresa Por tanto, Cual es su Objetivo Ayudar a la toma de decisiones y garantizar la calidad de la Gestión 3

4 Nueva Tecnología? PANELES DE CONTROL NO! Ejemplo 1 Maquetas Bélicas en el Cuartel General, para el seguimiento de las batallas. SEGUIMIENTO DE ACCIONES COMPLEJAS APORTA VISIÓN GENERAL FACILITA LA TOMA DE DECISIONES 4

5 Nueva Tecnología? PANELES DE CONTROL NO! Ejemplo 2 Centro de Control de REE: Red Eléctrica de España SEGUIMIENTO DE ACCIONES COMPLEJAS APORTA VISIÓN GENERAL FACILITA LA TOMA DE DECISIONES Ejemplo 3 Centro de Control de la Confederación Hidrográfica del Júcar 5

6 El Objetivo MINIMIZAR EL COSTE DE GESTIÓN Garantizando el Control del Negocio Priorizando los esfuerzos sobre las acciones clave Informando para la Toma de Decisión ES UNA HERRAMIENTA PARA LA DIRECCIÓN! NO ES UNA HERRAMIENTA INCULPATORIA! 6

7 Para qué lo utilizamos? SITUACIÓN HABITUAL Trabajo del GERENTE o RESPONSABLE de ÁREA: Atención Telefónica Control de Tareas de los demás Solución de Urgencias PLANIFICACIÓN Pero Qué pasa con la labor de DIRECCIÓN? ANTICIPACIÓN No hay tiempo para planificar Solo tengo tiempo para resolver problemas MEJORA Todo es Urgente Siempre el mismo problema! No llegamos 7

8 Para qué lo utilizamos? SITUACIÓN ÓPTIMA Trabajo del GERENTE o RESPONSABLE de ÁREA: PLANIFICACIÓN PREVISIÓN DE CRISIS CONTROL GENERAL IMPLANTACIÓN DE MEJORAS MOTIVACIÓN DEL PERSONAL Con el CUADRO DE MANDO: Dedicamos el Tiempo a las Tareas más importantes. TODOS saben qué elementos se miden, y por tanto son los más críticos. Podemos anticiparnos a las crisis. Disponemos de Alertas para que tomemos medidas a tiempo. 8

9 Conclusiones El Cuadro de Mando Es un Conjunto de Medidas de los Elementos Clave del Negocio que facilitan el Control del Negocio y facilita la Toma de Decisiones (a tiempo). 9

10 Índice Qué es un Cuadro de Mando Qué es un Cuadro de Mando de Ventas y Márketing Cómo Implantar su Cuadro de Mando Caso Práctico Conclusiones 10

11 El Cuadro de Mando Integral FINANCIERA DE PROCESO INTERNO Es el Cuadro de Mando para la Gestión total del Negocio. Está enfocado para su uso por la Dirección de la Empresa. DE LOS CLIENTES DE INNOVACIÓN Y APRENDIZAJE 11

12 Porqué un Cuadro de Mando de Ventas y Márketing? FINANCIERA DE PROCESO INTERNO Porque contiene DOS de los elementos clave de cualquier negocio: VENTAS MÁRKETING DE LOS CLIENTES DE INNOVACIÓN Y APRENDIZAJE PROCESO LABOR COMERCIAL PEDIDOS TIEMPOS DE ENTREGA/FABRICACIÓN DEVOLUCIONES MOROSIDAD VISITAS CLIENTES POTENCIALES PRODUCTOS CAMPAÑAS VENTAS OBJETIVOS DE COMERCIALES RENTABILIDAD x DISTRIBUIDORES RECLAMACIONES 12

13 Cuando es MUY Recomendable? Cuando cumplimos alguna de estas situaciones: VENTA AL MENOR O AL MAYOR GESTIONAMOS LA RED DE VENTAS (PROPIA O AJENA) ÁMPLIA CARTERA DE CLIENTES GRAN VOLUMEN DE VENTAS (PRODUCTO o SERVICIO) GRAN COMPLEJIDAD DE LOS PROYECTOS (SERVICIO) PRODUCTO O SERVICIO CON REPETICIÓN DE COMPRA 13

14 Ejemplos Podemos Medir y Controlar: Las Ventas diarias que conseguimos Las ventas que realiza cada Comercial El Tiempo de entrega de Pedidos El Número de Reclamaciones o Devoluciones El Número de Clientes Perdidos, Ganados, Reincidentes, El Número de Clientes de Mayor Valor El Grado de Consecución de Objetivos 14

15 Índice Qué es un Cuadro de Mando Qué es un Cuadro de Mando de Ventas y Márketing Cómo Implantar su Cuadro de Mando Caso Práctico Conclusiones 15

16 Cómo implantar su Cuadro de Mando Análisis de la Información disponible Lo que no se puede Medir, difícilmente se puede Controlar. Análisis de los Factores principales que inciden en el éxito del negocio: CLIENTES PROCESO FINANZAS Definición de Ratios e Indicadores que muestran la salud de los factores principales Diseño del Cuadro de Mando 16

17 Análisis de los Factores Principales Proceso de Gestión de Pedidos Diagrama de WorkFlow S DE PROCESO FINANCIERA INTERNO OBJETIVOS PROVEEDOR FABRICACIÓN Qué queremos conseguir ALMACEN INSPECCIÓN VISUAL Cómo queremos conseguirlo DE LOS CLIENTES DE INNOVACIÓN Y APRENDIZAJE PROCESOS INSPECCION VISUAL Proceso de Gestión de Pedidos VENTAS SISTEMA DE GESTIÓN DE PEDIDOS PROVEEDOR FABRICACIÓN INSPECCION VISUAL ALMACEN Diagrama de WorkFlow SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO (ALMACEN) INSPECCIÓN VISUAL VENTAS SISTEMA DE SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO GESTIÓN DE PEDIDOS (ALMACEN) PREPARA PEDIDO ENVIO CLIENTE PREPARA PEDIDO ENVIO CLIENTE 17

18 Diseño de Ratios e Indicadores S DE PROCESO FINANCIERA INTERNO Definición de Ratios e Indicadores que muestran la salud de los factores principales DE LOS CLIENTES DE INNOVACIÓN Y APRENDIZAJE Por eso es muy importante disponer de información en un Sistema informático. Los Ratios deben MEDIR el rendimiento de los FACTORES Clave: FACTOR CLAVE INFO SISTEMA RATIO Cumplimiento de Objetivo de Ventas VENTAS DIARIAS OBJETIVO DE VENTAS Sistema de RECEPCIÓN DE PEDIDOS Sistema de GESTIÓN DE OBJETIVOS Ventas acumuladas semanalesaño (Objetivo de de Ventas Anual / 50 prorateada) semanas) Evitar Rotura de Stock VENTAS DIARIAS x PRODUCTO INVENTARIO Almacén x PRODUCTO Sistema de RECEPCIÓN DE PEDIDOS Sistema de GESTIÓN DE ALMACÉN Ventas semanales media x Producto Inventario final semana anterior 18

19 Diseño del Cuadro de Mando S DE PROCESO FINANCIERA INTERNO DE LOS DE INNOVACIÓN CLIENTES Y APRENDIZAJE Diseño Gráfico de Informes que permitan el Seguimiento y Control de un Departamento o Negocio Proceso de Gestión de Pedidos de un VISTAZO! Diagrama de WorkFlow INSPECCION VISUAL VENTAS SISTEMA DE SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO GESTIÓN DE PEDIDOS (ALMACEN) Pedidos Pendientes de Validación: 20 Objetivo de Validación Diaria: 10 Pedidos Validados HOY: 5 ALERTA: RETRASO EN VALIDACIÓN DE PEDIDOS Ventas Mes: 40 Ventas Objetivo Mes: 60 Previsión Mes: 50 ALERTA: BAJO RITMO DE VTAS Entradas en Almacén Mes: 40 Entradas Objetivo Mes: 65 Previsión Entradas Mes: ALERTA: ROTURA DE STOCK

20 Beneficios S FINANCIERA DE PROCESO INTERNO Pedidos Pendientes de Validación: 20 Objetivo de Validación Diaria: 10 Pedidos Validados HOY: 5 Ventas Mes: 40 Ventas Objetivo Mes: 60 Previsión Mes: 50 Entradas en Almacén Mes: 40 Entradas Objetivo Mes: 65 Previsión Entradas Mes: 45 ALERTA: RETRASO EN VALIDACIÓN DE PEDIDOS ALERTA: BAJO RITMO DE VTAS ALERTA: ROTURA DE STOCK DE LOS CLIENTES DE INNOVACIÓN Y APRENDIZAJE Dedicamos nuestros esfuerzos a los Problemas Críticos Priorizamos actuaciones Nos anticipamos a los Problemas 20

21 Objetivo S DE PROCESO FINANCIERA INTERNO Establecer su Situación Actual Marcamos el punto de referencia sobre el que se evaluará el rendimiento del negocio. DE LOS CLIENTES DE INNOVACIÓN Y APRENDIZAJE Comunicar instrucciones Al saber qué es lo que se me mide se comunica a la organización los puntos donde deben realizarse los esfuerzos. Estimular Acciones en Áreas Primordiales Garantiza que el tiempo y los esfuerzos se dedican a aspectos que son importantes para la compañía. Facilitar el Aprendizaje Facilita la Toma de Decisiones. Analiza la eficacia de cada acción. Influenciar Conductas Estimula la conducta adecuada y desanima las acciones inadecuadas. 21

22 Índice Qué es un Cuadro de Mando Qué es un Cuadro de Mando de Ventas y Márketing Cómo Implantar su Cuadro de Mando Caso Práctico Conclusiones 22

23 Una Empresa de FABRICACIÓN CUADRO DE MANDO de VENTAS Y MÁRKETING: Análisis de los Factores Principales OBJETIVOS PROCESOS SIN RETRASO EN ENTREGA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE SIN DESPERFECTOS PROVEEDOR FABRICACIÓN ALMACEN INSPECCIÓN VISUAL GESTIÓN RÁPIDA DE RECLAMACIONES INCREMENTO DE VENTAS GESTIÓN AUTOMÁTICA DE PEDIDOS VISITAS COMERCIALES A CLIENTES MV INSPECCION VISUAL VENTAS SISTEMA DE SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO GESTIÓN DE PEDIDOS (ALMACEN) VISITAS COMERCIALES A NO CLIENTES 23 PREPARA PEDIDO ENVIO CLIENTE

24 Una Empresa de FABRICACIÓN CUADRO DE MANDO de VENTAS Y MÁRKETING: Definición de Ratios Medidas de las Causas Principales de Retraso: SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO (ALMACÉN) Causa principal: ROTURA DE STOCK VENTAS INVENTARIO SISTEMA DE GESTIÓN DE PEDIDOS VENTAS Causa principal: DESCENSO DE VENTAS OBJETIVO VENTAS PREVISIONES PREPARACIÓN DE PEDIDOS Causa principal: ACUMULACIÓN DE PEDIDOS SALIDA DE PEDIDOS Causa principal: EXCESO DE ENTREGAS PEDIDOS PENDIENTES CAPACIDAD DE PROCESO PEDIDOS PENDIENTES CAPACIDAD DE ENTREGA 24

25 Una Empresa de FABRICACIÓN CUADRO DE MANDO de VENTAS Y MÁRKETING: Diseño del Cuadro de Mando Proceso de Gestión de Pedidos Diagrama de WorkFlow INSPECCION VISUAL VENTAS SISTEMA DE SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO GESTIÓN DE PEDIDOS (ALMACEN) Pedidos Pendientes de Validación: 20 Objetivo de Validación Diaria: 10 Pedidos Validados HOY: 5 ALERTA: RETRASO EN VALIDACIÓN DE PEDIDOS Ventas Mes: 40 Ventas Objetivo Mes: 60 Previsión Mes: 50 ALERTA: BAJO RITMO DE VTAS Entradas en Almacén Mes: 40 Entradas Objetivo Mes: 65 Previsión Entradas Mes: 45 ALERTA: ROTURA DE STOCK25

26 Índice Qué es un Cuadro de Mando Qué es un Cuadro de Mando de Ventas y Márketing Cómo Implantar su Cuadro de Mando Caso Práctico Conclusiones 26

27 Conclusiones SEGUIMIENTO CONTROL PREVISIÓN ANTICIPACIÓN APAGA FUEGOS DIRECCIÓN 27

28 Porqué usar un Asesor Externo? Ofrece un punto de vista Objetivo Aporta la experiencia de usar el proceso en otras empresas, lo que incrementa sus posibilidades de éxito Procura tiempo y recursos adicionales 28

29 Vexper & Evoluciona Estamos a su disposición: Raúl Gómez Director de Soluciones de Márketing de Vexper

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