ESTACIONES DE SERVICIO PROTOCOLOS DE FACTURACIÓN REPSOL YPF RÉGIMEN DE COMISIÓN

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1 ESTACIONES DE SERVICIO PROTOCOLOS DE FACTURACIÓN REPSOL YPF RÉGIMEN DE COMISIÓN

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3 Protocolos de facturación Repsol YPF - Estaciones de Servicio - Régimen de comisión En el régimen de venta en comisión, el Punto de Venta (en adelante E.S.) actúa como intermediario entre la Petrolera, en este caso Repsol Comercial de Productos Petrolíferos, S.A. (en adelante RCPP) y el consumidor final (en adelante Cliente). RCPP entrega a la E.S. el producto en depósito para que ésta lo venda en nombre y por cuenta de RCPP al Cliente. La E.S. recauda el importe de la venta y lo restituye a RCPP. Por dicha labor de intermediación la E.S. recibe una retribución denominada comisión. Para dicho producto RCPP fija el precio máximo de venta, aunque la E.S. puede repartir su comisión con los clientes, reduciendo el precio efectivo pagado por éstos, sin disminuir los ingresos de RCPP. Así pues, en su posición de Comisionista, la E.S. mantiene relaciones de facturación con RCPP por un lado (normalmente por el sistema de autofacturación) y con el Cliente por otro. QUÉ ES UNA AUTOFACTURA? Una autofactura es una factura emitida por el receptor de la misma (en este caso RCPP), con la autorización del emisor (la E.S.), en nombre y por cuenta de éste. Por lo demás, tiene los mismos requisitos formales que cualquier factura. Para agilizar y simplificar los trámites es práctica habitual en nuestro sector el sistema de autofacturación. Protocolos de facturación Repsol YPF 01

4 LA RELACIÓN CON REPSOL COMERCIAL LA RELACIÓN DE SUMINISTRO: EL DOCUMENTO EQUIVALENTE DE ENTREGA LA AUTOFACTURA DE COMISIÓN ( FACTURAS DE SUMINISTRO ) Por su relación de suministro con RCPP, la E.S.: Recibe de RCPP el producto cuyo importe, valorado a P.V.P., debe restituir a ésta. Factura a RCPP su remuneración, es decir, su comisión. Ambas operaciones tienen su reflejo en un único documento, comúnmente llamado factura de suministro (aunque no sea tal) y que se compone de dos partes: LA PARTE SUPERIOR Es el Documento Equivalente de Entrega. Contiene los datos del suministro efectuado. El IVA que aparece en ese documento sólo corresponde contabilizarlo y liquidarlo a RCPP. Para la E.S. este documento únicamente recoge el importe que debe restituir a RCPP o si se quiere, la mercancía en depósito (cuentas de orden) y no se incluyen en la Declaración Anual de Operaciones. LA PARTE INFERIOR Es la única que es una factura, concretamente la factura que por su comisión la E.S. emite a RCPP (y que en este caso Repsol se autofactura ). Los importes de ambos documentos se netean para su envío al banco del recibo correspondiente. DOCUMENTO DE DECLARACIÓN DE EXISTENCIAS Como el producto es propiedad de RCPP y se encuentra en depósito en la E.S., cada vez que se produce un cambio de precio de venta del producto, hay que ajustar el valor de las existencias que todavía estuviesen en los tanques de la E.S. pendientes de su venta al cliente, para en definitiva ajustar, al alza o a la baja, el importe que la E.S. debe restituir a Repsol una vez vendido el mismo. Para ello la E.S. debe declarar las existencias que tienen en ese momento para que RCPP abone o cargue la diferencia. Con el fin de simplificar este proceso, lo más habitual es que entre las partes se acuerde un sistema automatizado de liquidación, basado en determinados porcentajes en función de la capacidad de los tanques y sus existencias medias. Por todo lo indicado, este documento es un complemento del Documento Equivalente de Entrega emitido en su día ( sólo tiene parte superior ), y por tanto tiene sus mismas características (el IVA es contabilizado y liquidado por RCPP, no por la E.S., etc). OTRAS REMUNERACIONES COMPLEMENTARIAS Dependiendo de las condiciones pactadas entre RCPP y la E.S. pueden existir otras comisiones o remuneraciones complementarias (incentivos, etc) y que RCPP se autofactura igualmente. 02 Protocolos de facturación Repsol YPF

5 Factura de declaracion de existencias Factura de suministro Documento equivalente de entrega CIF de Repsol. Nº de referencia. IVA (que liquida Repsol). Recoge el importe del producto que Repsol ha entregado a la E.S. y que ésta debe restituir a Repsol. Importe neto, que se envía al banco. Autofactura de la comisión CIF de la E.S. Nº de factura correlativo por cliente. Comisiones/incentivos. IVA (que liquida la E.S.). Recoge el importe de la comisión de la E.S. y que Repsol debe abonar a ésta. NOVEDAD Todas las facturas pueden realizarse en la actualidad a través de sistemas de facturación electrónica (elimina el papel físico utilizando ficheros electrónicos). RCPP pondrá a su disposición este sistema en breve. Ver contraportada sobre el tema. Factura de incentivos Protocolos de facturación Repsol YPF 03

6 LA RELACIÓN CON EL CLIENTE El consumidor final, en general, no precisa factura como tal, pues le basta con el ticket de caja, aunque puede solicitarla para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria. Dado que la E.S. no puede emitir una factura propia por el producto, continuando con su labor de intermediación, la E.S. entrega, en nombre y por cuenta de RCPP, las facturas de consumidor final llamadas comúnmente facturas IVA. El procedimiento establecido es el siguiente: PETICIÓN DE FACTURAS NOVEDAD La E.S. llama al teléfono de Servicio de Atención al Cliente (en adelante S.A.C.) solicitando un envío de facturas IVA en cualquiera de los formatos existentes. FACTURAS MANUALES Tamaño Din-A5, presentación en blocs, para clientes de paso que requieren la factura en el mismo momento del suministro. FACTURAS ORDENADOR Tamaño Din-A4, presentación en papel contínuo, para clientes habituales que requieren facturas recapitulativas (clientes que, como máximo mensualmente, piden una factura por todos los tickets que ha consumido en dicho periodo de tiempo). En cualquiera de los dos formatos el papel es autocopiativo y tiene tres copias: Una para el cliente. Una para custodia de la E.S. (durante el plazo legal de 5 años). Una para devolver a RCPP. En breve RCPP proporcionará también facturas IVA en formato DinA4 para impresoras láser, que deberán seguir el mismo procedimiento arriba expuesto. Asimismo, a medio plazo, RCPP desarrollará programas y sistemas informáticos integrados que evitarán, conforme a las peticiones recibidas de la Agencia Tributaria, la posibilidad de fraude en este tipo de facturas. 04 Protocolos de facturación Repsol YPF

7 Las facturas IVA deben ser custodiadas con diligencia, y no dejarlas al alcance de los consumidores. Cuando el cliente pague con Tarjeta SOLRED no debe entregarse factura IVA. La factura en estos casos se la hará llegar SOLRED. DEVOLUCIÓN DE FACTURAS En el siguiente envío de facturas, y por el mismo transportista que hace la entrega, la E.S. devolverá a Repsol la 3ª copia. Por norma, una entrega, una recogida. Si por cualquier causa no pudiera efectuarse la devolución en el momento de la entrega o (si no coincide con una entrega) como mínimo una vez al trimestre, deberá concertar una recogida puntual de las mismas llamando al S.A.C. PREGUNTAS FRECUENTES Algunos clientes me dicen que las facturas IVA de mostrador no son legales porque no desglosan el IVA, si no que aparece la expresión IVA incluido Es cierto? Las facturas emitidas por RCPP son perfectamente legales. RCPP tiene una autorización expresa del Dpto. de Gestión Tributaria de 31/05/04 (que renueva otra anterior de abril de 1992), en base al artículo 6.7 del Reglamento de obligaciones de facturación, aprobado a su vez por el artículo 1º del R.D.-1496/2003 de 28 de noviembre que le exime de tener que mostrar el IVA desglosado en las facturas. Protocolos de facturación Repsol YPF 05

8 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Qué es la facturación electrónica? Es la facturación que se basa en la utilización de sistemas de firma electrónica avanzada o de cualquier otro sistema de intercambio electrónico de datos que permita garantizar la autenticidad del origen de las facturas expedidas y la integridad de su contenido. Qué ventajas tiene? Simplifica el sistema de facturación. Agiliza la recepción de las facturas. Ahorra espacio (con los sistemas actuales, en un CD se podría almacenar la facturación de varios años). Es una práctica que beneficia el medio ambiente (elimina el papel). Si no hay papel, Cuál es el justificante ante Hacienda? El justificante serán los citados ficheros (en pdf). No es necesario ni siquiera imprimir las facturas. Cómo es el sistema de facturación electrónica en Repsol? Repsol ha elegido la opción de dotar a los ficheros de facturación de una firma electrónica avanzada, homologada por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y la Agencia Tributaria, y poniendo las facturas a disposición de la E.S. en el portal de Repsol Qué hay que hacer para adherirse a este sistema? Firmar una carta de autorización a Repsol para el cambio de sistema. Darse de alta como usuario en el portal y a continuación en el servicio de Estaciones de Servicio. Puedo ver también las facturas a través de la Web Videotex? Sí. Ahora tiene acceso a todas las facturas (no sólo las de suministro) a través de la Web Videotex, tanto las facturas normales como las electrónicas. Cómo diferencio a simple vista una factura electrónica de una normal? En las pantallas de consulta del portal o Web-Videotext dichas facturas llevan una marca que diferencia unas de otras. Las facturas normales llevan al lado el icono. Las facturas electrónicas llevan al lado el icono. Normativa aplicable Directiva europea 2001/115/CE. Orden Hacienda 3134/2002 de 5 de diciembre. Modificaciones Ley de IVA en la Ley de Acompañamiento ejercicio R.D. 1496/2003 de Facturación. 06 Protocolos de facturación Repsol YPF