VERSIÓN OBJETIVO

Transcripción

1 1 de 8 1. OBJETIVO Coordinar el suministro de combustibles y lubricantes para el normal funcionamiento de los vehículos, motos, plantas eléctricas y fumigadoras de propiedad de la Secretaria de Salud con el fin de lograr una eficiente y correcta administración en el suministro, a través de una gestión ordenada, planificada y transparente, acatando los principios de eficiencia, racionalidad y austeridad que deben aplicarse de manera permanente en la administración de los bienes del estado. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los vehículos, motos, plantas eléctricas y fumigadoras de propiedad de la Secretaria de Salud. 3. El Subsecretario de Planeación y Calidad es el encargado de la coordinación, difusión y ejecución de este procedimiento. 4. DEFINICIONES Acta de Pago: Es el documento que suscriben el contratista y el supervisor del contrato para hacer efectivo los pago y llevar el control de los mismos, como también para efectuar la validación de los aportes de seguridad social y parafiscales. Bitácora Vehicular: Es el formato SP-F-2, planilla mediante la cual se ejerce el control de las actividades y recorridos de cada vehículo oficial, con el combustible suministrado. Certificado de Cumplimiento: Es la certificación expedida por el supervisor del contrato para efectos de los pagos por los suministros efectuados en el mes por parte del contratista. de Vehículo Oficial: Es el servidor público legalmente certificado para conducir el vehículo oficial entregado a su custodia y manejo. : Es el uso real del combustible y aceite suministrado a cada vehículo oficial. de Suministro: Es un contrato de ejecución sucesiva (tracto sucesivo), se pacta que los bienes y servicios se entreguen de forma parcial de acuerdo con las necesidades del contratante.

2 2 de 8 Estación de Servicios: Es el establecimiento de comercio legalmente constituido y, cuyo objeto principal es la venta de combustibles y lubricantes, con domicilio principal en la ciudad de Pasto. Informe de Suministro: Es la relación mensual del suministro tanto de combustible como de lubricantes que debe entregar la estación de servicios por cada vehículo y que hace parte de los soportes para el pago. Islero Despachador: Es el operario de la estación de servicios encargado de hacer efectiva la entrega del combustible a través de la maquina surtidora. Orden de Entrega: Son los formatos impresos en original y copia, con la razón social y el NIT de la estación de servicios, numerados consecutivamente y que permiten consignar todos los datos requeridos para el control del suministro. Planilla de Supervisión: Es la planilla de control en la supervisión, soporte de las órdenes de entrega, en donde se consignan los datos requeridos para un control eficaz. Suministro: Es el despacho de combustible y aceite que ejecuta la estación de servicios a través del islero despachador, previa recepción de la orden de entrega suscrita por el supervisor del contrato y firmada por el conductor del vehículo. Supervisor de : Es el funcionario encargado de velar y controlar la debida ejecución del contrato por parte de EL contratista. Vauche: Es la factura impresa que genera la maquina surtidora de la estación de servicio en función de cada suministro de combustible. Vehículo Oficial: es el vehículo de propiedad de la Alcaldía de Pasto, utilizado para el cumplimiento de su misión.

3 3 de 8 5. CONTENIDO 1.Recibir del departamento administrativo de la Contratación Pública el contrato de suministro y la delegación de supervisión: El funcionario delegado por el Municipio de Pasto para ejercer la supervisión del contrato, recibe del Departamento Administrativo de la contratación Pública, el contrato de suministro de combustibles y lubricantes debidamente legalizado y publicado en la página de la Alcaldía de Pasto, y la delegación de supervisión mediante notificación escrita, con el fin de dar inicio a la ejecución del mismo. Departamento Administrativo de la Contratación Pública contrato de suministro. de Suministro legalizado Notificación escrita de delegación de la supervisión del contrato 2. Enviar Relación Detallada de los Vehículos y conductor responsable de su manejo y custodia: La Secretaria de Salud de Pasto remite a la Estación de Servicios contratada por el municipio y al contrato, una relación detallada del parque automotor y los equipos de propiedad del Municipio de Pasto Secretaria de Salud, los nombres de los responsables de la operación y custodia de los vehículos. En esta relación se debe incluir todos los datos tanto del vehículo como de su conductor que permitan su plena identificación; de igual manera es pertinente dejar constancia expresa mediante el oficio remisorio que estos vehículos y equipos oficiales son los únicos autorizados para recibir suministro de combustible, lubricantes y accesorios utilizados en los cambios de aceite para su normal funcionamiento. Secretaria de Salud contrato de suministro Relación detallada de los vehículos, equipos y el personal responsable de su custodia Oficio Remisorio

4 4 de 8 3. Enviar solicitud de entrega de talonarios de vales de consumo: El contrato de suministro debe oficiar a la estación de servicios solicitud para la entrega de los talonarios de vales de consumo, requeridos para afectar la ejecución del contrato; en los vales de consumo debe constar la razón social, el NIT de la estación de servicios, la numeración consecutiva, espacio para consignar el nombre del conductor, la placa del vehículo, la especificación de los productos, cantidad, precio unitario, precio total y espacio disponible para la refrendación de firmas por parte del supervisor del contrato y el conductor del vehículo. 4. Efectuar el diligenciamiento del Bitácora Vehicular : El coordinador responsable de la administración del vehículo y el conductor responsable de su operación y custodia; deben diligenciar en su totalidad Bitácora Vehicular, deben entregar el original al supervisor del contrato para los fines pertinentes, como requisito obligatorio para la solicitud de un nuevo suministro. 5. Recibir del conductor del vehículo el Bitácora Vehicular : El supervisor del contrato recibe del conductor del vehículo el formato Bitácora Vehicular debidamente diligenciado y firmado, posteriormente verifica y analiza su contenido y procede al diligenciamiento y entrega del vale de consumo de combustible con la respectiva refrendación de firmas por parte del supervisor del contrato y el conductor del vehículo. Nota: Para el suministro a las motos y equipos no se contrato de suministro Estación de Servicios. Coordinador del vehículo Coordinador Oficio Remisorio Talonarios de vales de consumo SP-F-2 Bitácora Vehicular SP-F-2 Bitácora Vehicular Vale de

5 5 de 8 requiere del diligenciamiento del formato Bitácora Vehicular, con fundamento de haber establecido con el visto bueno de la Secretaria de Salud, la entrega de dos (2) galones semanales, y para la moto que atienda sector rural tres (3) galones semanales. Si es combustible pasa a la tarea 6. Si son lubricantes y/o accesorios pasa a la tarea Entregar vale de consumo de combustible diligenciado y refrendado por las firmas autorizadas: El supervisor del contrato y/o el conductor del vehículo entregan el vale de consumo totalmente legalizado al islero de la estación de servicios para hacer efectivo en el instante el respectivo tanqueo o suministro del combustible; el islero está en la obligación de verificar de inmediato el vale de consumo con la relación detallada de los vehículos autorizados para tanqueo, enviada por la Secretaria de Salud al inicio de la ejecución del contrato; una vez validada esta información programa la maquina surtidora con los datos registrados en el vale de consumo, hace efectivo la entrega del combustible y solicita al conductor del vehículo refrende con su firma el vauche o recibo objeto del suministro, el cual formara parte de los soportes para pago junto con el vale de consumo. Al mismo tiempo el supervisor del contrato diligenciara el SP-F-202 Control de -Combustible el cual deben ser refrendado con las firmas del supervisor del contrato y conductor del vehículo. 7. Entregar vale de consumo de aceite y accesorios, diligenciado y refrendado por las firmas autorizadas: El supervisor del contrato entrega ante la administración de la estación de servicios el vale de consumo de aceites y accesorios (filtros de aceite, filtros de aire, Islero de la Estación de Servicios de la Estación de Servicios SP-F-2 Bitácora Vehicular SP-F-202 Control de - Combustible Vale de Vauche o Recibo SP-F-203 Control de - Lubricantes

6 6 de 8 refrigerante, líquido de frenos) utilizados en el cambio del aceite de los vehículos, motos, plantas eléctricas y fumigadoras de propiedad de la Alcaldía de Pasto Secretaría de Salud; y solicita a la administración de la estación de servicios para que de inmediato se entregue con remisión los productos relacionados en el vale de consumo al almacén del municipio Secretaría de Salud. 8. Registrar entrada y salida de aceites y accesorios objeto del contrato de suministro de combustible: El Profesional de Apoyo Logístico del Municipio de Pasto Secretaría de Salud recibe de la estación de servicios los productos y accesorios autorizados en el vale de consumo y relacionados en la remisión; procede al registro de entrada al almacén y de igual manera registra la salida del almacén de los productos, a nombre del conductor responsable del manejo y custodia del vehículo o equipo, previa autorización escrita del supervisor del contrato. 9. Efectuar el cambio de aceite, y accesorios de mantenimiento: El supervisor del contrato, una vez registrada la salida de aceite y accesorios para el mantenimiento, procede a efectuar de manera presencial y de inmediato la gestión del cambio de aceite antela estación de servicios. Al mismo tiempo el supervisor del contrato diligenciara el SP-F-203 Control de - Lubricantes, el cual deben ser refrendado con las firmas del supervisor del contrato y conductor del vehículo. 10. Recibir de la Estación de Servicios la cuenta mensual para tramite de pago: El contrato recibe la cuenta mensual de la estación Profesional de Apoyo Logístico SMS de la Estación de Servicios Profesional Universitario Apoyo logístico SMS Estación de Servicios contrato Vale de Remisión Vale de Remisión Entrada y salida de elementos del almacén Salida de almacén SP-F-203 Control de - Lubricantes Tarjeta de registro de kilometraje Copia del

7 7 de 8 de servicios, con todos los soportes requeridos para el pago (factura original, vales de consumo originales, vauches o recibos originales, relación de consumo detallada por cada vehículo y especificación del valor total de consumo del mes, planillas de cotización de aportes a la seguridad social y parafiscales); valida la cuenta mensual, expide el certificado de cumplimiento y suscriben conjuntamente con el Representante Legal de la estación de servicios la respectiva Acta de Pago; la cual es radicada en el área de contabilidad para inicio del trámite de pago. 11. Elaborar informes de ejecución del contrato: El contrato elaborara los informes de ejecución del contrato de suministro, para efectos de toma de decisiones, liquidación del mismo, de conformidad con las normas de austeridad en el gasto y contratación estatal. Estos informes se pondrán a consideración de las dependencias que los soliciten (contratante, contratista, Secretaria de Salud, Subsecretaria de Planeación y Calidad y Oficina de Control Interno de la Alcaldía de Pasto). Estación de Servicios Contador Factura Original Vales de consumo originales Vauches o recibos originales Relación detallada de consumo por cada vehículo Certificado de Cumplimiento Acta de Pago Informe de ejecución del contrato de suministro de combustibles SP-F-2 Bitácora Vehicular Control de Actas Comprobantes de pago

8 8 de 8 6. NORMATIVIDAD -Ley 80 de Ley 1150 de Decretos reglamentarios de la ley 1150 de Ley 734 de Código de ética del municipio de pasto 7. CONTROL DE CAMBIOS No. REVISIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN FECHA DE APROBACIÓN ACTUALIZADA