Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia interna y externa, así

Transcripción

1 OCUPACIONES EN LA OFICINA I. Información General del Puesto Nombre del Puesto: SECRETARIA / RECEPCIONISTA Puesto del que depende Jerárquicamente: Jefatura de Recursos Humanos y Servicios Generales. II. Descripción General del Puesto: Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia interna y externa, así como, controlar el centro de recursos y la biblioteca técnica y atender el conmutador. III. Descripción de Tareas o Funciones: 1. Contestar y efectuar llamadas telefónicas 2. Recibir y clasificar la correspondencia externa e interna y distribuirla 3. Elaborar cuadro diario, semanal y mensual de salida y entrada de correspodencia. 4. Mantener actualizada la base de datos de las instituciones relacionadas con: nombre de la empresa, persona contacto, dirección, teléfono, fax, correo electrónico, etc. 5. Administrar el centro de recursos y la biblioteca técnica 6. Apoyar a las diferentes unidades en labores secretariales 7. Colaborar en la atención a los miembros del Consejo Directivo 8. Atender al público en general. 9. Otras inherentes a su cargo y que le sean asignadas. IV. Perfil de contratación: Educación formal necesaria: Secretaria Ejecutiva Educación no formal necesaria: Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word, Excell y Power Point. Redacción comercial y curso de técnicas de archivo.

2 Experiencia laboral previa: Un mínimo de tres años de experiencia en puesto similar. Conocimientos necesarios: Manejo del conmutador Manejo de Archivo Redacción Taquigrafía Manejo de archivo Internet Habilidades y Destrezas Uso de software y computadoras Uso de máquina de escribir Uso de fax Uso de fotocopiadora Buen trato en la atención al público Discreción I. Información General del Puesto Nombre del Puesto: SECRETARIA Puesto del que depende Jerárquicamente: Jefatura de Recursos Humanos y Servicios Generales. Puesto(s) que supervisa Directamente: Ninguno II. Descripción General del Puesto: Asistir a la Dirección Ejecutiva, Asesores y diferentes gerencias en las labores secretariales, así como también apoyar y atender las reuniones del Consejo Directivo. III. Descripción de Tareas o Funciones: 1. Tomar y transcribir dictados de documentos. 2. Organizar, actualizar y mantener un adecuado control de los documentos del archivo. 3. Atender y corresponder llamadas telefónicas 4. Atender visitas a reuniones programadas por la Dirección Ejecutiva, Asesores o Gerencias. 5. Atender las reuniones del Consejo Directivo, mantener actualizado los expedientes de los Directores y el archivo de los acuerdos del Consejo de Directores.

3 6. Organizar y llevar actualizada las agendas del Director Ejecutivo, Asesores y Gerencias. 7. Llevar control y seguimiento de correspondencia enviada y recibida por la Dirección Ejecutiva, Asesores y Gerencias. 8. Llevar control de existencia de papelería y útiles de la unidad respectiva. 9. Otras relacionadas con su puesto y que le sean asignadas. IV. Perfil de contratación: Educación formal necesaria: Secretaria Ejecutiva Educación no formal necesaria: Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word, Excell y Power Point. Redacción comercial y curso de técnicas de archivo. Dominio del Idioma Inglés Experiencia laboral previa: Un mínimo de cinco años de experiencia en puesto similar. Conocimientos necesarios: Manejo de Archivo Redacción Taquigrafía Manejo de archivo Internet Habilidades y Destrezas Uso de software y computadoras Uso de máquina de escribir Uso de fax Uso de fotocopiadora Habilidad en la atención al público Discreción La taquigrafía es todo aquel sistema de escritura rápido y conciso que permite transcribir un discurso a la misma velocidad a la que se habla. Para ello se suelen emplear trazos breves, abreviaturas y caracteres especiales para representar letras, palabras e incluso frases. El Padre Nuestro en formato Gregg así como en otros sistemas del siglo XIX Generalmente la escritura taquigráfica omite partes de los textos y un texto recogido por un taquígrafo no puede ser entendido fácilmente por otro que no haya escuchado previamente el texto original. Por tanto, los taquígrafos deben escribir posteriormente el texto taquigráfico en la escritura habitual. El aprendizaje de la taquigrafía es relativamente fácil, pero su uso rápido requiere mucha práctica.

4 Mecanógrafo Mecanógrafa Se denomina mecanógrafo a la persona que tiene por ocupación escribir textos por medio de una máquina de escribir o un ordenador. Antiguamente, los mecanógrafos eran experimentados usuarios de máquinas de escribir mientras que con la difusión de los ordenadores eléctricos hoy se ha pasado a exigírles el correcto manejo de programas informáticos y, en especial, de los tratamientos de textos, y de otros periféricos asociados a ellos como la impresora. El número de mecanógrafos en las oficinas y otros ámbitos se ha visto muy disminuido con la llegada de la ofimática y la facilidad y rapidez de editar textos por parte de los propios usuarios. Los mecanógrafos tienen como función la preparación del material a pasar a máquina así como su introducción en el ordenador o pasado a papel. El mecanógrafo debe revisar el resultado de su trabajo y corregir los posibles errores consultando al redactor si es preciso. En ocasiones, tienen que escribir al dictado de otra persona bien en directo bien escuchando su voz grabada en un reproductor. Entre el material que habitualmente mecanografía y revisa se encuentran cuadros estadísticos, correspondencia, etiquetas, formularios y todo tipo de informes profesionales. Támbién puede requerírsele la corrección de informes existentes sobre un soporte físico o desde el propio ordenador. Entre las habilidades que se les requieren destacan la rapidez y corrección en la escritura y el correcto manejo de programas de tratamientos de textos en toda su extensión, incluyendo opciones de paginación, marginación, creación de índices, generación de títulos y subtítulos, etc. as empresas solicitan Capturistas de Datos para registrar y procesar información mediante la operación de computadoras y otros equipos informáticos. Algunos de ellos sólo introducen datos L en sistemas de información, otros también utilizan esos equipos para efectuar cálculos o elaborar informes.

5 El Capturista de Datos realiza actividades en donde la velocidad y as empresas solicitan Capturistas de Datos para registrar y procesar información mediante la operación de computadoras y otros equipos informáticos. Algunos de ellos sólo introducen datos L en sistemas de información, otros también utilizan esos equipos para efectuar cálculos o elaborar informes. El Capturista de Datos realiza actividades en donde la velocidad y precisión en la captura de la información son muy importantes. No obstante, estas habilidades no son suficientes para lograr un desempeño de calidad. Es necesario, también, que el Capturista de Datos posea una excelente ortografía y un manejo práctico de diversos programas de cómputo para realizar el registro y procesamiento de información. Entre esos programas se encuentran los procesadores de palabras, las hojas de cálculo y algunos destinados a la administración del personal, a la contabilidad, al levantamiento de inventarios y a otras tareas útiles. Es conveniente que el Capturista de Datos se actualice constantemente en la operación tanto de éstos y otros programas de cómputo, como en la del nuevo hardware impresoras, monitores, escáners, reguladores, etc. para estar en condiciones de brindar el mejor servicio. Al trabajo regular del Capturista de Datos pueden sumarse otras tareas como son las de llevar un control de los documentos que le son entregados, informar sobre fallas en el funcionamiento de los equipos de cómputo y atender a clientes y otro tipo de personas. El Capturista de Datos trabaja en establecimientos que cuentan con

6 equipo de cómputo para realizar diversas tareas. En México, la gama de esas empresas es muy amplia. Abarca desde las tiendas de autoservicio, aseguradoras, burós de investigación, agencias de mensajería hasta centros educativos y establecimientos de reparación y mantenimiento de vehículos, por citar tan sólo algunos de ellos. Existen algunas ocupaciones afines al Capturista de Datos que son opciones de empleo que aprovechan ampliamente las habilidades adquiridas mediante la captura de información. Entre ellas se encuentran el Operador de Computadoras y el Operador de Telemarketing. No obstante, ese universo de vacantes puede ser más amplio si se considera que actualmente gran parte de los establecimientos incluyen en sus procesos de trabajo a los equipos computarizados para agilizar el registro, control y evaluación de información y automatizar algunas de sus operaciones. La profesión de auxiliar administrativo está orientada a realizar actividades elementales en centros privados o públicos. Sin duda, son un elemento vital si se quiere llevar a cabo una buena gestión empresarial. Funciones [editar] Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser: Tramitar correspondencia, su entrada y salida. Recepción de documentos. Atender llamadas telefónicas. Atender al público. Distintos avisos. Archivo de documentos. Cálculos elementales. Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende. Estar al día de la tramitación de expedientes. Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones. Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa. Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.

7 Centros de trabajo [editar] Pueden ser cualquier lugar donde sea necesaria una persona que tenga la capacidad suficiente, pudiendo ser una empresa privada, una Administración Pública o cualquier otro lugar donde se deban desarrollar las funciones descritas. En las distintas Administraciones Públicas se requieren otras características añadidas a las exigidas y que están redactadas en las distintas leyes estatales, autonómicas o locales para tener acceso al puesto de trabajo, asimismo es necesario superar alguna prueba consistente en responder una serie de preguntas o realizar un supuesto práctico o alguna prueba con la tecnología que se utiliza en ese momento, como puede ser de mecanografía o soltura con algún software informático, donde se demuestra que tiene la capacitación necesaria para el desempeño de la tarea. La ventaja de trabajar en las Administraciones Públicas se halla en que es un trabajo para toda la vida (funcionario público) mientras las leyes no digan lo contrario. En algunas empresas privadas también se da algún caso puntual donde es necesario realizar alguna prueba demostrativa de capacitación, pero muchas de éstas pueden ser empresas familiares donde todo quede entre parientes, siendo ellos mismos los que ejerzan de jefes y trabajadores, por lo que el acceso es más limitado. Obtenido de "