MINISTERIO DE AMBIENTE Y ENERGIA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

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1 PRESENTACION Se ha utilizado como principal fuente de información para la elaboración del presente documento, el Manual de Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos, el cual fue diseñado en el Marco de los alcances de la Ley No de Control General Interno, de las Disposiciones de la Contraloría General de la República y a solicitud de las autoridades superiores del Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE). Se presenta de una manera sencilla y clara, a fin de permitir al usuario su fácil entendimiento; describiendo el procedimiento establecido para las diferentes actividades y/o competencias; en esta oportunidad, del Departamento de Reclutamiento y Selección de Personal. Su finalidad, es que sirva como marco de referencia y orientación a las personas que así lo requieran, de tal forma que les permita discernir el procedimiento que conllevan las distintas actividades y/o responsabilidades de los 5 procesos sustantivos (Reclutamiento y Selección de Personal, Análisis Ocupacional, Asesoría Jurídica, Registro y Control y Capacitación y Desarrollo) que se realizan en la Dirección de Recursos Humanos, para lograr con ello una mayor eficiencia y eficacia. Es el Departamento responsable de seleccionar personas para ocupar puestos cubiertos por el Régimen de Servicio Civil en el Ministerio de Ambiente y Energía. Los puestos del MINAE, a excepción de los puestos de Confianza, se encuentran bajo el Régimen de Servicio Civil, de ahí que el Departamento de Reclutamiento y Selección de Personal, no realiza el proceso de reclutamiento, sólo selecciona personal. Todo aspirante a servir en un puesto dentro del Régimen, deberá someterse a los concursos, investigaciones, pruebas, exámenes y demás procedimientos y recursos técnico-científicos que estime convenientes la Dirección General de Servicio Civil, con el propósito de verificar que la persona reúna las condiciones físicas, morales y psicológicas requeridas para el desempeño exitoso del cargo (Artículo 20 del Estatuto de Servicio Civil y Artículo 15 del Reglamento del Servicio Civil.) 1

2 ES DEL DEPARTAMENTO Nombramientos (Propiedad e Interinos) Ascensos de Personal (Propiedad e interinos) Control de Plazas Vacantes Confección y Trámite de Pedimentos de Personal Concursos (Externos, Internos, Regionales, Institucionales) Confección y trámite de ternas o nóminas Estudios de Reingreso y Preingreso Estudios por Aplicación del artículo 11 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil Evaluación del Período de Prueba Publicación de Nombramientos y Ascensos en Propiedad (Diario Oficial La Gaceta) Proceso Carrera Profesional 1. PROCEDIMIENTO NOMBRAMIENTOS EN PROPIEDAD (TRÁMITE DE TERNAS O NÓMINAS) (Base Legal: Artículos 20, 26 y 27 del Estatuto de Servicio Civil, Artículo 15 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil. El nombramiento en propiedad se genera a partir de la existencia de una plaza vacante que no fue objeto de promoción (ascenso a un puesto de grado superior de conformidad con el Manual Descriptivo de Clases ). Recibe del Departamento de Reclutamiento y Selección de Personal de la Dirección General de Servicio Civil la Terna o Nómina para llenar una o varias plazas vacantes. Paralelamente se desarma en SAGETH (Sistema Automatizado de Gestión del Talento Humano). Procede a convocar a entrevista a los integrantes de la Nómina o Terna, se convoca también al Jefe del Programa donde se ubica el puesto vacante. La convocatoria se debe realizar con un mínimo de cinco días de anticipación a la fecha de la entrevista. Los candidatos que conforman la Nómina o Terna, 2

3 deben ser convocados a través de telegrama y correo electrónico, si se tiene, de tal forma que quede un respaldo de la convocatoria. La Terna o Nómina debe ser resuelta en el término de 10 días partiendo de la fecha de recibo en la Dirección de Recursos Humanos, ello de conformidad con lo que establece la normativa de la Dirección General de Servicio Civil. Participa en la entrevista para seleccionar al candidato, el profesional en psicología del Departamento de Reclutamiento y Selección de Personal, el Jefe de Programa donde se ubica en puesto y/o su representante, generalmente asiste el Jefe Inmediato donde se ubica el puesto y el Encargado de Recursos Humanos de la Dependencia donde pertenece el puesto. El candidato deberá completar el formulario donde conste su asistencia a la entrevista y su anuencia a aceptar las condiciones del puesto. Una vez concluida la entrevista, se le comunica verbalmente al Jefe de Programa, que cuenta con tres días para comunicar por escrito el nombre del candidato seleccionado, en caso de que se den las condiciones para la escogencia. Al recibir el comunicado de parte del Jefe del Programa indicando el nombre del candidato seleccionado, se procede a incluir en la Nómina los documentos requeridos para su devolución a la Oficina de Servicio Civil correspondiente, ya sea resuelta o sin resolver. Si fue resuelta, es decir hubo selección de candidato(a), se procede a comunicar mediante correo electrónico de su escogencia a la persona seleccionada y se le solicita presentarse al Departamento de Reclutamiento y Selección de Personal-MINAE a completar formularios de ingreso y presentar documentos necesarios para el nombramiento. 3

4 Revisados los documentos y el cumplimiento de requisitos, se procede a elaborar orden de movimiento para solicitar nombramiento ante el Departamento de Registro y Control. Procede a incluir en el SAGETH la información de la persona seleccionada y cerrar Nómina en el SAGETH. 2. PROCEDIMIENTO NOMBRAMIENTOS Interinos Recibe la solicitud por parte de la Administración Superior para llenar un puesto vacante, sea por permiso sin salario, despido, pensión, renuncia y el o los nombres de los posibles candidatos internos o externos a ocupar el puesto, solicitud que traslada al Departamento de Reclutamiento y Selección de Personal. Realizar estudio de requisitos del o los candidatos, verificando contra manuales de requisitos, manuales de especialidades, así como estudios académicos, requisitos legales, cursos de capacitación y experiencia de los candidatos. Se analiza la información y se procede a informar a la Dirección de Recursos Humanos el resultado del estudio, para la toma de decisiones. Revisar y verificar que todo esté bien, firmar el documento dando su aval, a la vez comunica a la Administración Superior y/o Jefe de Programa la procedencia o no del nombramiento. 4

5 ADMINISTRACION SUPERIOR Y/O JEFE DE PROGRAMA Define fecha de ingreso del candidato y comunica a la Jefatura de la Dirección de Recursos Humanos. JEFATURA RECURSOS HUMANOS Recibe la solicitud de nombramiento y la traslada al Departamento de Reclutamiento y Selección de Personal para que se proceda a realizar el nombramiento interino. Verificar que el candidato no posea expediente en la institución, de ser así lo contacta a efectos de completar formularios de ingreso a la institución y presente la documentación pertinente de los requisitos, según sea la clase de puesto. Revisar el Registro de Elegibles en Sustitución de titular, para asegurarse que el candidato está incluido en la lista de elegibles, de no estar en el Registro de Elegibles, coordina con el Departamento de Reclutamiento y Selección de Personal de la Dirección General de Servicio Civil, de que no hay candidatos, que reúna todas las condiciones del pedimento de personal, para proceder con el nombramiento. En caso de no haber candidatos en el Registro de Elegibles, una vez confirmado, se procede con la elaboración de una declaración jurada y con la elaboración de la Orden de Movimiento para realizar el nombramiento interino. Remitir Orden de Movimiento al Departamento de Registro y Control para su aplicación. 5

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