EJECUCIÓN PRESUPUESTAL GESTION FINANCIERA. Definir lineamientos para realizar las operaciones de la ejecución presupuestal JEFE AREA FINANCIERA

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1 INICIO VERIFICAR NECEDAD DEL BIEN O SERVICIO P-DE-03 P-GF-16 Verifica que la necesidad esté en el Plan Anual de Adquisiciones y/o proyecto de inversión, revisando la descripción y monto total programado. Los requerimientos deben tener relación directa con el Plan de Acción de la dependencia. 1 Se encuentra ajustado? Si se encuentra ajustado, continúa proceso C-BS-07 Adquisición de Bienes y Servicios. De lo contrario, ver Procedimiento P-DE-03 Formulación, ejecución y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones o P-GF-16 modificaciones presupuestales según sea la necesidad. Todas las dependencias Comunicación Escrita ADQUICIÓN DE BINES Y SERVICIOS C-BS-07 2 SOLICITAR CDP Solicita certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP mediante el diligenciamiento del formato F-GF-23 y remite al Área Financiera o al servidor público encargado de la elaboración de certificados de disponibilidad presupuestal del. Ordenadores de Gastos Formato Diligenciado Nota: Cuando las necesidades correspondan a gastos comunes la solicitud de disponibilidad presupuestal es firmada por el Ordenador del Gasto del DAPRE y la otra por el Ordenador de Gasto del. 3 VERIFICAR SOLICITUD DE CDP LA SOLICITUD DE CDP ESTA CORRECTA? Verifica solicitud de CDP, de acuerdo con los siguientes criterios mínimos: a) El monto y la clase de Gasto Funcionamiento e Inversión y revisar los saldos de apropiación. b) Que el concepto solicitado se encuentra en el Plan Anual de Adquisiciones, con descripción y monto aprobado. Si la solicitud de CDP está correcta pasa a la actividad 4; en caso contrario de devuelve a la actividad 2 grupo de presupuesto y/o. Documentos verificados 4 ELABORAR Y EXPEDIR CDP Elabora y expide el certificado de disponibilidad a través del Sistema Integrado de Información Financiera - S.I.I.F. a) Para amparar los gastos de nómina se expide un certificado de disponibilidad por toda la vigencia fiscal, de acuerdo con los recursos apropiados. b) Cuando corresponda a servicios públicos se expide un certificado de disponibilidad por toda la vigencia fiscal de acuerdo con los recursos apropiados. c) Cuando corresponda a apertura, legalización y reembolso de cajas menores. d) Cuando corresponda a viáticos y gastos de viaje, adjuntar resolución para funcionarios, personal en comisión o la solicitud de viáticos generada por el aplicativo - Sistema de Gestión de Comisiones o el formato F-TH-35 para contratistas. e) Cuando corresponda a pago de impuestos. f) Cuando se requiera para amparar procesos contractuales. Después de elaborado el CDP se registra en cuadro Excel, con el fin tener los saldos de la apropiación disponible, para conciliar estas cifras con la información registrada en el IF grupo de presupuesto y/o Presupuesto. CDP expedido El Coordinador del grupo de presupuesto aprueba mediante firma y remite original del certificado de disponibilidad al Fondo que corresponda, Área de Contratos, Talento Humano y/o Grupo Central de s 1 Nota: En el caso de el CDP es elaborado por el Servidor Público asignado por el Ordenador del Gasto del

2 1 5 SOLICITAR REGISTRO PRESUPUESTAL Solicitar expedición del registro presupuestal: a) Cuando corresponde a contratos, debe adjuntar: la información tributaria y certificación bancaria del beneficiario cuenta, el Contrato, acompañada del original del C.D.P.. b) Cuando corresponde a nómina: en la misma solicitud de cdp solicitar la expedición del registro presupuestal expidiendo un registro por toda la vigencia fiscal de acuerdo con los recursos apropiados o valor autorizado. c) Cuando corresponda viáticos y gastos de viaje, adjuntar resolución para funcionarios, personal de comisión o la solicitud de viáticos generada por el aplicativo - Sistema de Gestión de Comisiones o el formato F-TH-35 para contratistas. d) Cuando sea de servicios públicos, adjuntar la factura y certificación de prestación de servicio e) Cuando corresponde a creación de cajas menores adjuntar proyecto de resolución de creación y cuando es reembolso de cajas menores adjuntar resolución de legalización y soportes de los gastos. f) Cuando corresponde a pago de impuestos se hace el registro presupuestal de acuerdo a los formularios de impuestos. Nota: Cuando se trate de el ordenador de gasto correspondiente, remite documentos soporte del compromiso al servidor público encargado de la elaboración del Registro Presupuestal para el y luego remitir al Coordinador del Grupo de Presupuesto para la revisión y firma. Jefe Área de Contratos Jefe Área de Talento Humano Ordenadores de Gasto Mantenimiento Responsable Caja Menor Documento que soporta el compromiso 6 ELABORAR Y EXPEDIR REGISTRO PRESUPUESTAL Elabora y expide el registro presupuestal a través del Sistema Integrado de Información Financiera - S.I.I.F. Después de elaborado el compromiso presupuestal se registra en cuadro Excel, con el fin tener una base de datos con los compromisos acumulados, para conciliar estas cifras con la información registrada en el IF y verificar al cierre de cada mes con el informe de ejecución presupuestal. Aprueba mediante firma del coordinador del grupo de presupuesto. Remite original del registro presupuestal al, según corresponda; Área de Contratos, Área de Talento Humano o grupo de central de cuentas. Nota: En el caso de el Registro Presupuestal es elaborado por el Servidor Público asignado por el Ordenador del Gasto del y firmado por el Coordinador del Grupo de Presupuesto. grupo de presupuesto y/o Presupuesto. Registro Presupuestal Documentos radicación Revisa los soportes de pago suministrado por el contratista o servidor público para cada caso, así: 7 REVISAR Y PRESENTAR DOCUMENTACIÓN PARA DE CUENTAS a) Contratos: Los soporte deben coincidir con lo pactado en la forma de pago para elaborar la certificación de ejecución de contrato. Ver Manual de Contratación M-BS-01. b) Nómina: La liquidación debe estar de acuerdo con las novedades y obligaciones. c) Viáticos y gastos de viaje: La resolución de reconocimiento y liquidación y/o formato de viáticos y Gastos de viaje para contratistas debe corresponder a los parámetros establecidos en la normatividad vigente. d) Servicios Públicos: Las facturas deben corresponder al periodo y cumplir con los requisitos técnicos y legales. e) Caja menor: Los soporte de desembolsos deben cumplir con los requisitos legales vigentes. Supervisor Jefe Talento Humano Coordinador de Mantenimiento Responsable de Caja menor Ordenador de Gasto de Soportes para pago Remite al Grupo de Central de s los documentos soportes de pago según corresponda RADICAR Y REVISAR SOPORTES DE 8 LOS SOPORTES ESTAN CORRECTOS? Radica y revisa los soportes de pago de acuerdo con cada tipo de obligación. Si los soportes para pago están correctos pasa a la actividad 9; en caso contrario se devuelve a la actividad 7. Grupo de Central de s y/o Coordinador de Central de s. Documentos Radicados y revisados 2

3 9 2 ELABORAR CUENTA DE Elabora las cuentas de pago en el sistema de gestión financiera, liquida las retenciones a que haya lugar y afecta el registro presupuestal correspondiente, firmar el formato F-GF- Grupo de Central de 19 " de Pago" en el campo "Elaborado por". s y/o. Nota: En el caso de cuentas de gastos compartidos, su Coordinador de Central de distribución de afectación de gasto se realiza de acuerdo con s. la participación porcentual presupuestal establecida para tal fin. de pago 10 CREAR Y APROBAR CUENTA DE Crea e imprime la por Pagar en el Sistema Integrado de Información Financiera IF, afectando el compromiso presupuestal correspondiente y verificando los saldos presupuestales del sistema, dejando como anexo una copia impresa del compromiso presupuestal actualizado. grupo de Central de s y/o Central de s por Pagar en IF 11 REVISAR CUENTA DE Revisa la cuenta de pago, verificar la liquidación de retenciones practicadas y demás información contenida en la cuenta de pago, verificar los documentos soportes y remitir a los ordenadores de pago según corresponda para firma. Si la cuenta de pago está correcta pasa a la actividad 12; en caso contrario se devuelve a la actividad 9. Central de cuentas de pago Soportes Documentos radicados LA CUENTA DE ESTÁ CORRECTA? 12 APROBAR CUENTA DE Aprueba cuenta de pago mediante firma en el formato F-GF- 19 " de Pago" en el campo "Ordenador de pago" y devolver a Central de s Ordenadores de pago de pago firmada 13 APROBAR Y TRANSFERIR CUENTA DE CODIFICAR Y CONTABILIZAR OBLIGACIONES Aprueba y transfiere las cuentas de pago en el sistema de gestión financiera y remitir al grupo de contabilidad. Nota 1: Cuando la cuenta de pago corresponde a gastos comunes se aprueba y se remite al Grupo de para elaborar obligación. Nota 2: Cuando los documentos soporte de la cuenta de pago correspondan a obligaciones contractuales remite mediante oficio al Área de contratos los documentos originales. Grupo de Central de s y/o Coordinador del Grupo de Central de s. de pago aprobada Comunicación escrita 14 VERIFICAR INFORMACION CUENTA DE Y DESCUENTOS CORRECTOS? Verifica la información en el Sistema de Gestión Financiera y revisar la información registrada en la cuenta de pago frente a los documentos soportes. Si la cuenta de pago está correcta pasa a la actividad 15; en caso contrario se devuelve a la actividad 13 Grupo de, Director para la Acción Integral contra Minas Antipersonal y/o Fondo Documentos verificados 3

4 CODIFICAR Y CONTABILIZAR OBLIGACIONES REVISAR LA OBLIGACIÓN REGISTRAR OBLIGACION EN IF Codifica las obligaciones de acuerdo con la parametrización de Sistema S.I.I.F, el Régimen de Pública, y la naturaleza del gasto, contabilizar y aprueba las obligaciones y deducciones de acuerdo con lo definido en la de Pago. Genera en el aplicativo IF la obligación elaborada y revisarla frente a la certificación del supervisor. Registra en el Sistema de Gestión Financiera el número de obligación generado por el IF, aprobar, transferir al Grupo de Pagaduría y entregar las cuentas físicas con la documentación soporte. Si corresponde a gastos compartidos enviar a Fondo Paz para obligar Grupo de, Gerente Proyecto de Fortalecimiento de la Acción contra Minas en Colombia y/o Fondo Grupo de, Gerente Proyecto de Fortalecimiento de la Acción contra Minas en Colombia y/o Fondo Grupo de, Proyecto de Fortalecimiento de la Acción contra Minas en Colombia y/o Fondo Obligación en IF de Pago Obligada documentos soportes 18 REVISAR LAS CUENTAS DE LA CUENTA CUMPLE CON LOS REQUITOS PARA? Revisa la cuenta de pago con sus soportes y las deducciones efectuadas de acuerdo con la normatividad vigente, revisa el cálculo de las retenciones efectuadas por el Grupo de Central de s. Al momento de efectuar el pago de las cuentas se revisan las retenciones causadas frente a lo que se va a pagar en el sistema IF, Si cumple con los requisitos para pago, se aprueba en el aplicativo de Gestión Financiera y se genera la Orden de Pago a través del IF, actividad 18; en caso contrario se devuelve la cuenta física al Grupo de, actividad 16 y se rechaza en el aplicativo de Gestión Financiera para realizar los ajustes correspondientes de pago revisada Confirma deducciones en el IF y generar orden de pago GENERAR ORDEN DE VERIFICAR S Nota 1: Cuando la orden de pago se efectúa a beneficiario final, los recursos ingresan a la cuenta bancaria reportada por el beneficiario. Nota 2: Cuando la orden de pago requiere "Traslado a Pagaduría", los recursos ingresan a las cuentas bancarias de la entidad, autorizadas por la DTN. Verifica en el IF que las Ordenes de Pago se encuentren en estado "Pagada" Nota: El proveedor o contratista podrá verificar el pago efectuado a través de la pagina WEB de la Presidencia de la República Número Orden de Pago en IF Reporte S.I.I.F. órdenes de pago en estado "Pagada". 21 REALIZAR S O CONGNACIONES 4 Realiza el pago confirmando saldo bancario y adelantar las siguientes acciones según corresponda: a) Solicita cheque de gerencia o generar oficio de autorización, con el Visto Bueno del jefe del Área Financiera, para debitar de la cuenta bancaria autorizada por la D.T.N. y realizar los pagos o consignaciones. b) Cuando corresponda a nómina de Planta y personal en comisión, realizar el pago a través del aplicativo establecido por la entidad financiera. c) Cuando corresponda a autoliquidaciones y parafiscales, realizar el pago a través del operador de información correspondiente. Grupo de Pagaduría Comunicación escrita; Consignaciones bancarias

5 22 4 NUMERAR Y REGISTRAR LAS CUENTAS EN LIBROS Y APLICATIVO Numera y registra las s de Pago en los libros auxiliares. Archiva de acuerdo a las normas establecidas. Grupo de Pagaduría Libros de Bancos Autoliquidaciones; Control de presupuesto Control beneficiario final s de pago numeradas 23 CONSOLIDAR Y PAGAR LAS RETENCIONES Consolida las retenciones practicadas por el grupo de Pagaduría y responsables de las Cajas Menores, generar las órdenes de pago no presupuestales en el IF, diligenciar formularios de las retenciones y efectuar el pago ante la entidad bancaria. Grupo de Pagaduría Declaración Presentada y recibo de pago 24 PREPARAR CIRCULAR DE CIERRE DE VIGENCIA Prepara y remite Circular a todas las dependencias indicando las instrucciones para el cierre de vigencia de acuerdo con los lineamientos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Jefe Área Financiera Subdirector de Operaciones Circular 25 PREPARAR DOCUMENTACIÓN SOPORTE Prepara todos los soportes según los requerimientos determinados por las normas presupuestales, para disminución de saldos, constitución de la Reserva Presupuestal y s por Pagar y remitir al Área Financiera. Para el caso de los, enviar la relación de las cuentas por pagar y reserva presupuestal en los Formatos F- GF-20 y F-GF-21. Supervisores Jefe Talento Humano Ordenadores de gastos Formatos diligenciados Comunicación escrita 26 VERIFICAR DOCUMENTACIÓN SOPORTE LOS SOPORTES ESTAN CORRECTOS? Verifica documentos según requerimiento legal y realizar lo siguiente: a) Reducir en el sistema IF los saldos de compromisos que no se vayan a ejecutar. b) Revisar el listado de compromisos de la vigencia y los soportes para constitución de Reserva Presupuestal o por Pagar. Si la documentación cumple todos los requisitos, continua actividad 27. De lo contrario, devuelve actividad 25 Grupo de Presupuesto y Pagaduría y/o Fondo Presupuesto y Coordinador Grupo de Comunicación escrita 27 DILIGENCIAR FORMATOS 5 Diligencia los formatos Constitución de s Por Pagar F-GF-21 y Constitución de Reserva Presupuestal: F-GF-20, de acuerdo con las normas presupuestales vigentes Pagaduría y Coordinador Grupo de Presupuesto. Formatos diligenciados

6 5 28 VERIFICAR CONSTITUCION DE RESERVAS Y CUENTAS POR PAGAR SE PRESENTAN INCONSTENCIAS? 27 Verifica los reportes de Constitución de Reserva Presupuestal y s por Pagar en el IF con lo registrado en los Formatos F-GF-20 y F-GF-21. Si se presentan diferencias, devuelve actividad 27 De lo contrario, firmar y enviar para aprobación del Ordenador de Gasto correspondiente Presupuesto y Reporte IF 29 APROBAR RESERVAS O CUENTA POR PAGAR Aprueba mediante firma la Constitución de s por Pagar y Reserva Presupuestal, remitir al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y archivar copias. Ordenador del Gasto Presupuesto Pagaduría Reporte Constitución de Reserva Presupuestal y s Por Pagar IF Firmada 30 REALIZAR LIQUIDACION DE RESERVA O CUENTA POR PAGAR Realiza liquidación de reservas o cuentas por pagar, mediante acta de cancelación de reserva presupuestal o de cuentas por pagar e informar a la Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público Ordenador del Gasto de acuerdo a la competencia. Presupuesto Acta de Cancelación de Reservas Presupuestales o s por pagar. 31 GENERAR REPORTES Genera reportes de los documentos por clasificar en el módulo de ingresos y efectuar la asignación correspondiente Grupo de Pagaduría, Grupo de Presupuesto, Coordinador Grupo Pagaduría, Coordinador Grupo de Presupuesto Reportes IF 32 REVISAR REPORTES Y REGISTRAR EN IF Revisa contra consignaciones, notas crédito que aparecen en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público efectuadas y registrar en el IF para cada Posición de Catalogo Institucional - PCI, según correspondan las partidas pendientes por clasificar y por aplicar del módulo de ingresos. Informa a los responsables del Área Financiera y del Fondo para efectuar los registros en IF. Grupo de Presupuesto y/o Pagaduría Presupuesto Comunicación Escrita 33 APLICAR CONGNACIONES FIN Aplica consignaciones; cuando una consignación corresponda a otra Entidad, informar a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional para realizar la reclasificación. Grupo de presupuesto y/o Consignaciones aplicadas en el IF

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