Distribuidor Autorisado Queretaro

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1 Distribuidor Autorisado Queretaro SISTEMAS SISTEMA DE FACTURACION PARA RECIBOS DE NOMINA

2 CONTENIDO 1.INTRODUCCION OBJETIVOS DEL SISTEMA SOLUCIÓN EMPRESARIAL SEGURIDAD GUIA DE USO IMPLENTACION DEL SISTEMA REQUERIMIENTOS DE HARDWARE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE DESCRIPCION GENERAL DEL MENU PRINCIPAL INICIAR SESION MODULOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA PAGINA PRINCIPAL DEL PORTAL CONFIGURACION DE USUARIO AL MODULO DE NOMINA PAGINA PRINCIPAL DEL PORTAL MODULOS QUE INTEGRAN EL SITEMA DE NOMINA CATALOGO DE CONCEPTOS... 7 REGISTRAR CONCEPTO... 7 EDITAR CONCEPTO... 8 ELIMINAR CONCEPTO CATALOGO DE EMPLEADOS... 8 REGISTRAR EMPLEADO... 8 EDITAR EMPLEADO ELIMINAR EMPLEADO BUSCAR EMPLEADO LISTADO DE NOMINA CREAR NÓMINA ELIMINAR NOMINA TIMBRAR NÓMINA LISTADO DE BANCOS ACCESO AL PORTAL Y DEMO ANEXOS RECUPERAR CONTRASEÑAS O TELÉFONOS DE SOPORTE Página 1

3 1. INTRODUCCION El propósito de este manual es facilitar al usuario la operación de las diferentes pantallas de captura, consulta formularios de información que se administra en el portal de Nomina, la Figura se muestra el diseño general del Sistema. 2. Objetivos del Sistema El sistema de nómina está diseñado para realizar la captura de toda la información necesaria para poder generar los recibos electrónicos de nómina tal y como el SAT lo solicita generando al archivo XML y PDF de los mismos SOLUCIÓN EMPRESARIAL Sistema seguro, rápido e intuitivo. Descarga de información en formatos.pdf y.xml Acceso al sitio por medio de usuarios y contraseña que proporciona un mecanismo de seguridad que evita el acceso a personas no autorizadas SEGURIDAD Acceso al sitio por medio de usuarios y contraseña que proporciona un mecanismo de seguridad con el fin de evitar el acceso a personas no autorizadas Página 2

4 3. Guía de Uso 3.1. IMPLENTACION DEL SISTEMA REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Dispositivo con acceso a internet (Computadora de escritorio, computadora portátil, Ipad, Smartphone) REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE Navegador Web (Recomendable Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Safari) DESCRIPCION GENERAL DEL MENU PRINCIPAL Facturación Permite las siguientes acciones para los documentos: Generar un documento fiscal, timbrarlo Cancelarlo de ser necesario. Visualizar el documento antes de timbrarlo Editar el documento si se requiere una modificación antes de timbrarlo para evitar una futura cancelación. Descargar una lista de los documentos en los formatos Excel y PDF Página 3

5 Nomina Registro de catálogo de conceptos para generar recibos de nomina Registro de catálogo de empleados Generación de recibos de nomina Administración de usuarios de acceso para portal de nómina Administración de catálogo de bancos Reportes La opción Reportes permite visualizar gráficas y tablas sobre las ganancias mensuales por sucursal o por producto, facturas canceladas, vigentes y pendientes, las tablas podrán descargarse en los formatos Excel y PDF. En esta sección encontramos la administración de los siguientes catálogos: Catálogos Sucursales: La opción Sucursales, permite agregar los datos de una nueva sucursal así como también consultar información de las sucursales actuales, administrar folios internos y descargar una lista de las sucursales en los formatos Excel y PDF. Clientes: La opción Clientes permite agregar información general y fiscal de un cliente nuevo, también consultar y gestionar los clientes actuales y descargar una lista de los clientes en los formatos Excel y PDF. Productos: La opción Productos permite agregar un producto nuevo, buscar información de productos anteriormente agregados, administrarlos y descargar una lista de los productos en los formatos Excel y PDF. Ajustes Permite agregar datos de la empresa, tales como información fiscal y logotipo, también realizar cambio de contraseña personal, ajustar el formato de factura y dar de alta usuarios para tener acceso al portal. Página 4

6 3.2. INICIAR SESION Para acceder al sistema de nómina, ingresaremos a la siguiente dirección: Los datos con * son obligatorios. Para iniciar sesión escribimos el RFC en el campo RFC *, seguido de la contraseña en el campo Contraseña *, colocamos el código que nos muestre en el campo VerifyCode* y pulsamos en botón Entrar. Hay que considerar que el código es distinto cada vez que se inicia sesión. NOTA: Es probable que después de unos minutos de inactividad en el portal, expire la sesión por lo que es necesario realizar el procedimiento una vez más. Si es la primera vez que accede al portal, la contraseña es con la que se dio de alta MODULOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA PAGINA PRINCIPAL DEL PORTAL Una vez iniciada la sesión el sistema nos muestra una imagen semejante a la figura que corresponde a la página principal del portal. Página 5

7 3.4. CONFIGURACION DE USUARIO PARA EL MODULO DE NOMINA Al ingresar por primera vez a la sección de nómina mostrara una ventana como la siguiente: Para poder ingresar a la sección de nómina debe crear un nuevo usuario dando click sobre el botón donde mostrará una ventana como la siguiente donde debe colocar el nombre de usuario, contraseña y confirmar la misma contraseña por ultimo dar clic en el botón de guardar Después de haber dado click en el botón de guardar mostrará una ventana como la siguiente donde debe colocar la contraseña que colocó cuando dio de alta al usuario y poner también el código de verificación para poder dar click en el botón Entrar. Página 6

8 3.5. PAGINA PRINCIPAL DEL PORTAL 3.6. MODULOS QUE INTEGRAN EL SITEMA DE NOMINA CATALOGO DE CONCEPTOS REGISTRAR CONCEPTO Para poder dar de alta un nuevo concepto debe dar click sobre el botón donde mostrará una ventana como la siguiente: Todos los campos de esta ventana son obligatorios, a continuación se describe que información se va a registrar: Campo donde debe seleccionar si es un concepto de Percepción o Deducción. tipo Página 7

9 En este campo donde debe seleccionar el nombre concepto que ha asignado el SAT para las percepciones o deducciones. Campo donde debe colocar la clave interna que le colocará al concepto a registrar que contenga como mínimo 3 letras o números. Es el campo donde debe capturar el nombre que le asignarán internamente al concepto. EDITAR CONCEPTO Para poder modificar los datos del concepto que ya se había registrado anteriormente debe dar click sobre el botón de editar donde mostrará una ventana igual a la que mostró cuando registró el concepto donde podrá modificar la información necesaria. ELIMINAR CONCEPTO Para poder eliminar un concepto de la lista debe dar click sobre el botón de eliminar al dar click sobre eliminar pedirá confirmar si desea eliminar el concepto, si está seguro de eliminarlo debe dar clic en Aceptar CATALOGO DE EMPLEADOS REGISTRAR EMPLEADO Para poder dar de alta un nuevo empleado debe dar click sobre el botón donde mostrará la siguiente ventana. Página 8

10 Los datos se van a clasificar en 3 secciones que a continuación se describe como llenar la información: o : Sección donde se van a capturar los datos personales del empleado, donde los campos que tienen * son obligatorios. empleado. : Campo para capturar el nombre y apellidos del : Campo para capturar el RFC con la estructura correcta. : Campo donde se va a capturar la clave única de registro de población (CURP). : Campo para registrar el número de seguro social. : Campo para poder registrar la dirección de correo electrónico, en esta dirección es donde se van a enviar los archivos XML y PDF de los recibos de nómina que se le van generando. : Campo donde se va a registrar la calle de la dirección del empleado. : Se captura el número exterior de la dirección del empleado. : Se captura el número interior de la dirección del empleado. : Se captura la colonia de la dirección del empleado. : Se captura el municipio de la dirección del empleado. : Se captura la localidad de la dirección del empleado. : Se captura el estado de la dirección del empleado. : Se captura el País de la dirección del empleado. Página 9

11 : Se captura el código postal de la dirección del empleado tomando en cuenta que debe contener 5 números. Una vez capturados los datos correctos dar click en el botón inmediato nos pasará a la siguiente pestaña., de o : Sección donde se capturan los datos del empleado en base al empleo que tiene. : Numero para control interno que se le debe asignar al empleado que se está registrando. : Debe seleccionar el régimen al que pertenece el empleado en base a la lista que designa el SAT. : Campo donde se va a seleccionar el banco a través del cual se le realizará el pago. : Debe escribir el departamento al cual pertenece el empleado en la empresa. : Campo para capturar la clabe interbancaria que está compuesta por 18 dígitos. : En este campo al dar click le despliega un calendario donde puede seleccionar la fecha en la que el empleado comenzó a laborar en la empresa. : En este campo el sistema va calculando de forma automática la cantidad de semanas que lleva laborando en base a la fecha de ingreso que colocó. : Campo que le permite capturar el puesto que ocupa el empleado en la empresa. : Campo que le permite capturar el tipo de contrato del empleado en la empresa. : Campo que le permite capturar el tipo de jornada que cubrirá el empleado en la empresa. : Campo donde puede seleccionar el tipo de riesgo al que se expone el trabajador, clasificado en clases del 1 a 5. Página 10

12 : Se captura el salario base de cotización que maneja con el IMSS. : Campo para capturar el Salario diario integrado. Una vez capturados los datos correctos dar click en el botón inmediato nos pasará a la siguiente pestaña., de o : En esta Sección nos va a mostrar todos los conceptos que se han registrado donde capturar los importes que se le van a aplicar al empleado. En esta sección se van a mostrar los conceptos de tipo percepción donde podrá colocar el importe gravado o exento que aplica para este concepto dando clic sobre el número y mostrará una ventana donde podrá capturar el importe. Coloca la cantidad y dar click sobre el botón para guardar el valor. EDITAR EMPLEADO Para poder modificar los datos empleado que ya se había registrado anteriormente debe dar click sobre el botón de editar donde mostrará una ventana igual a la que mostró cuando registró el empleado donde podrá modificar la información necesaria. ELIMINAR EMPLEADO Para poder eliminar un empleado de la lista debe dar click sobre el botón de eliminar al dar click pedirá confirmar si desea eliminar el empleado, si está seguro de eliminarlo debe dar clic en Aceptar. BUSCAR EMPLEADO Página 11

13 Dentro del listado de empleados se puede realizar la búsqueda personalizada en base a los siguientes datos: Numero de empleado Nombre CURP Fecha de ingreso Antigüedad Tipo de régimen Departamento Puesto Para realizar la búsqueda solo debe colocar el dato del empleado que desea localizar y presionar enter para que realice la búsqueda LISTADO DE NOMINA CREAR NÓMINA Para poder generar su nómina debe dar clic sobre el botón donde pedirá que capture los siguientes datos: : Debe capturar el número que asigna el IMSS a la empresa como registro patronal. : Se debe seleccionar la fecha en la que comienza el periodo de pago que cubrirá la nómina a generar. : Permite seleccionar la fecha en que termina el periodo que cubrirá la nómina a pagar. : Se registra la fecha en que se realizará el pago de la nómina. : Campo obligatorio donde debe seleccionar el rango de días que cubrirá la nómina. Después de haber capturado los datos y dar clic en guardar mostrará una ventana como la siguiente: Página 12

14 A continuación se describe las funciones de cada campo: : Le permite seleccionar la sucursal a la que pertenecen los empleados de la nómina que va a generar. : Campo obligatorio que registra la fecha en que se genera la nómina tomando en cuenta que al momento de timbrar los recibos de nómina no debe pasar las 72 horas a partir de esta fecha y tampoco la fecha debe ser de días futuros. Datos previamente registrados si es necesario corregirlo puede hacerlo desde esta ventana. : Muestra el cálculo de los días que cubre la nómina tomando en cuenta la fecha inicial de pago con la fecha final de pago. : : Campo para seleccionar el método de pago por el cual se efectuará el pago de la nómina. : Este botón le permite agregar los empleados que van a conformar esta nómina, al dar click sobre el botón mostrará la siguiente pantalla: Página 13

15 Al dar click en el botón va agregando los empleados al listado, una vez agregados los empleados debe dar click sobre el botón Guardar para poder timbrar la nómina Editar nómina: Para poder realizar un cambio a la nómina antes de timbrarla debe dar click sobre el botón de editar al dar click muestra la misma pantalla que muestra cuando se generó la nómina donde podrá modificar cada uno de los campos de la nómina. Para poder editar información del empleado dentro de la misma nómina debe dar click sobre el nombre del mismo que se encuentra en color azul Página 14

16 Mostrará una ventana como la siguiente: En cada uno de los campos puede editar la información dando click sobre el dato con la línea punteada, al dar click mostrará una ventana como la siguiente donde debe colocar el valor a modificar y para aplicar en cambio debe dar clic sobre el botón : Horas Extra: Dentro de esta ventana debe dar click sobre el botón que se encuentra a la altura del registro del empleado al que se le van a agregarlas horas extra En el campo de tipo de percepción seleccionar horas extra : De inmediato mostrará una ventana como la siguiente donde debe colocar la siguiente información: Los días que se le pagarán El pago será doble o triple La cantidad de horas extra que se le aplicaran Clave del concepto de horas extra que se está agregando Descripción del concepto. Cantidad de importe gravado conforme a las horas extra que maneja, si no va a llevar valor debe colocar el número cero Página 15

17 Cantidad de importe exento conforme a las horas extra que maneja, si no va a llevar valor debe colocar el número cero Por ultima dar click sobre el botón Guardar para que se agregue como un concepto para el empleado. Modificar valores de conceptos: Para cambiar los valores exentos o gravados de los conceptos del cliente debe dar click sobre el nombre del concepto De inmediato muestra una ventana donde le permite modificar los valores del concepto que seleccionó. Una vez que realizó los cambios necesarios debe dar click sobre el botón guardar para que se realicen los cambios. Página 16

18 ELIMINAR NOMINA Para poder eliminar algún listado de nómina debe dar clic sobre el botón después mostrará una ventana donde le pide confirmar que desea eliminar la nómina, debe dar click en aceptar para que la elimine. Nota: El botón de eliminar solo se muestra cuando no se haya timbrado ningún recibo de nómina de ese registro. TIMBRAR NÓMINA Para poder realizar el timbrado de la nómina debe dar click sobre el botón de Detalle documento, mostrará una ventana donde se enlista cada uno de los empleados que agregó a esa nómina. Para poder timbrar de manera individual los recibos de dar click sobre el botón de timbrar que se encuentra a la altura de cada uno de los registros. Timbrar todo: Si desea timbrar todos los recibos al mismo tiempo debe dar click sobre el botón Timbrar todo Una vez que haya realizado el timbrado va a mostrar el siguiente mensaje Página 17

19 Cuando está timbrado el recibo le va a cambiar el botón por el de "Documento timbrado" y le va a permitir realizar lo siguiente: Abrir archivos XML y PDF: dentro de la opción detalle de nómina le muestra 2 botones donde le permite descargar o abrir los archivos XML y PDF respectivamente. Enviar Al dar click sobre el botón de Enviar se van a enviar los archivos XML y PDF del recibo que se le generó al empleado al correo que registró en sus datos. Cancelar documento: Para poder cancelar su recibo debe dar click sobre el botón "Cancelar" donde le va a pedir el motivo de cancelación aquí debe colocar el motivo por el cual se va a cancelar el documento y dar click en el botón de continuar. Descargar concentrado de PDF: Al dar click sobre el botón "Concentrado PDF" le permite descargar en un mismo archivo todas las hojas de los recibos que se generaron en la nomina. Página 18

20 Usuarios En esta sección va a poder administrar los usuarios que podrán ingresar a la sección de nómina. Las actividades que podrá realizar con los usuarios son las siguientes: Nuevo Usuario: Al dar click sobre el botón "Nuevo Usuario" le va a permitir agregar otro usuario para que pueda ingresar con una clave diferente en la sección de nómina, únicamente debe colocar el nombre del usuario y la contraseña por ultimo dar click en "Guardar". Editar usuario: Para poder modificar el nombre de usuario o la contraseña debe dar click en el botón de "Editar" mostrará una ventana donde puede modificar la información. Eliminar Usuario: Si necesita eliminar algún usuario debe dar click en el botón de eliminar y le pedirá que confirme si desea eliminar el usuario, debe dar click en aceptar para eliminarlo LISTADO DE BANCOS En esta sección se encuentra la lista de las instituciones bancarias autorizadas por el SAT para recibir declaraciones y pagos de impuestos. Página 19

21 3.7. ACCESO AL PORTAL Y DEMO Para ingresar al portal o ver la demostración introduzca los siguientes datos: Link: R.F.C. : AAA010101AAA Password: nomina Contraseña para ingresar a la sección de nómina Password: nomina14 Página 20

22 3.8. ANEXOS RECUPERAR CONTRASEÑAS Para restablecer la contraseña si es que se ha olvidado pulsamos entrar a la página y dar click en : Olvidaste tus password? Posteriormente se mostrará una imagen semejante a la figura Una vez llenado los datos indicados (usuario RFC, y VerifyCode), llegará un correo a su cuenta de con una leyenda similar a la que abajo se presenta. click.portal Hemos recibido una solicitud de cambio de contraseña de usuario de click.portal, por favor haga click En este link para completar el proceso de restablecimiento de contraseña. Al pulsar la liga En este link enlazará a la siguiente ventana, y podrá escribir la nueva contraseña, y a partir de este momento podrá acceder con su nueva contraseña. Página 21

23 4. O TELÉFONOS DE SOPORTE Para dudas o comentarios Escríbenos a: servicio@rstc-web.com.mx O llámanos a los números: Página 22