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1 Normativa Instalación y Funcionamiento de las Juntas Electorales para las Elecciones de Rector y Vicerrector de la Universidad San Francisco de Quito Mayo 2015 El presente documento contiene la normativa para la instalación y funcionamiento de las Juntas receptoras del voto para las elecciones a las dignidades de Rector y Vicerrector de la Universidad San Francisco de Quito, así como para el cierre y escrutinio de los votos. CONFORMACIÓN DE LAS JUNTAS ELECTORALES 1. EL Tribunal Electoral ha determinado que se instalarán las siguientes Juntas Electorales para los diversos estamentos: Campus Cumbayá Quito a. 3 Juntas para personal académico y de investigación b. 17 Juntas para estudiantes c. 3 Juntas para trabajadores Campus San Cristóbal d. 1 Junta para personal académico y de investigación e. 1 Junta para trabajadores f. 1 Junta para estudiantes 2. Las Juntas Electoras se conformarán a partir de los padrones de personal académico y de investigación, de estudiantes y de trabajadores, publicados con fecha viernes 15 de mayo, en bloques divididos alfabéticamente y en partes iguales con las rectificaciones de los empadronados que pudieran presentarse. CONFORMACION DE LOS MIEMBROS DE LAS MESAS ELECTORALES 1. Las mesas electorales estarán conformadas por tres miembros, un representante del personal académico y de investigación, uno de los estudiantes y uno de los trabajadores de la USFQ.

2 2. El Tribunal Electoral solicitará al Departamento de Tecnologías de Información de la USFQ generar tres listados en Excel para personal académico y de investigación, estudiantes y trabajadores con los siguientes datos: cédula, código, apellidos, nombres, tipo vocal, categoría, colegio, USFQ, personal, celular, teléfono. 3. De cada uno de los listados deberán ser seleccionadas aleatoriamente dos personas para la designación de vocales principal y suplente de cada estamento por Junta electoral, tanto para el Campus Cumbayá como para el Campus San Cristóbal. 4. Se designará como Presidente de la Junta al representante de personal académico y de investigación, Vocal 1 al de los estudiantes y Vocal 2 al de los trabajadores de la USFQ. 5. Estas listas deberán ser entregadas por este Departamento hasta el día martes 19 de mayo a las 12:00, en sobre cerrado y en medio magnético al Presidente del Tribunal Electoral en la oficina G305B. 6. El Tribunal Electoral solicitará a la Oficina de Relaciones Públicas la emisión de credenciales para cada uno de los miembros, con los datos personales e identificación de la designación de presidente, vocal 1 o vocal 2 y la categoría de vocal principal o suplente, hasta el día jueves 21 de mayo a las 12: El Tribunal Electoral designará a dos de sus miembros para que se encargue de la notificación y entrega de las credenciales hasta el día lunes 25 de mayo a las 12:00. Esta deberá ser por y por teléfono, para lo cual los miembros designados podrán solicitar ayuda a las diferentes áreas administrativas que consideren necesario. 8. Los vocales deberán observar los reglamentos y normativas de las presentes elecciones, respetando siempre el Código de Honor de la USFQ antes, durante y después del proceso electoral. INSTALACIÓN DE LAS JUNTAS ELECTORALES 1. El Tribunal Electoral ha designado como recinto electoral al Coliseo Alexandros en el campus Cumbayá de la Universidad San Francisco de Quito y al Salón de la Comunidad en el Campus San Cristóbal de la USFQ. 2. El Tribunal solicitará a Planta Física que el recinto esté totalmente instalado y operativo hasta el día jueves 28 de mayo a las 18:00 y que su acceso esté totalmente restringido hasta el inicio del proceso electoral. Deberá habilitar el número de mesas y sillas

3 necesarias para cada una de las Juntas y sus miembros, dos mesas con sillas por Junta para los votantes con un biombo que garantice el voto secreto y mesas y sillas para los miembros del Tribunal Electoral. 3. Todos los miembros de la mesa, tanto los vocales principales como los suplentes, deberán asistir a la capacitación que se realizará en el Teatro Calderón de la Barca el día jueves 28 de mayo de 12:00 a 13:00 y en el Salón de la Comunidad del Campus San Cristóbal. Se hará un enlace vía Skype con el Campus Galápagos. 4. Todos los miembros de la mesa, tanto los vocales principales como los suplentes, deberán presentarse al recinto electoral el día viernes 29 de mayo a las 08: Las Juntas deberán estar conformadas por los vocales principales de cada estamento, en su ausencia, serán reemplazados por los vocales suplentes y, en ausencia de los dos, cualquier miembro del Tribunal Electoral designará a uno de los asistentes al recinto (del estamento que faltara), habilitado para el proceso, como miembro de la mesa. 6. Una vez instaladas las Juntas, el Tribunal Electoral se encargará de solicitar la credencial respectiva y verificar que su nombre y cédula consten en el Acta de Instalación y Cierre. 7. El día viernes 29 de mayo a las 08:30 los miembros del Tribunal Electoral entregarán todo el material a los vocales de las Juntas Electorales instaladas en el recinto y conformadas de acuerdo con lo descrito en los numerales anteriores. 8. Una vez instaladas todas la Juntas, el Tribunal Electoral informará a los vocales suplentes que no estén formando parte de las Juntas que pueden retirarse. 9. El vocal (principal o suplente), designado como Presidente de la Junta verificará que exista un vocal de cada estamento para conformar la mesa, hará firmar a los miembros el Acta de Instalación y Cierre y a los veedores la hoja de registro, previa constatación de la credencial respectiva. 10. El Presidente de la Junta constatará que tengan a disposición todo el material y que las ánforas estén vacías, sellará las ánforas en presencia de los miembros de la mesa y veedores que se encuentren presentes y finalmente procederá a la apertura de los materiales electorales. 11. Cada Junta recibirá por parte del Tribunal Electoral el material necesario que deberá contener: a. Una ánfora para las dignidades de Rector y Vicerrector respectivamente.

4 b. Un padrón electoral de la Junta, ordenado alfabéticamente. c. Un número de papeletas para Rector y Vicerrector, idéntico al número de electores contenidos en el padrón; y que contengan los nombres y fotos de los candidatos calificados para participar en la elección. d. Un número de certificados de votación idéntico al número y nombre de los electores contenidos en el padrón, con espacio para la firma del Presidente de la Junta y en el que conste la fecha de las elecciones. e. Un sello con tinta indeleble que permita identificar a los electores que ya han ejercido su derecho al sufragio. (plantilla de huella digital) f. Un acta de Instalación y cierre, que identifique claramente el día y hora de apertura y cierre de las votaciones. Esta deberá ser firmada por los vocales que conforman la Junta y podrá contener observaciones que hubieren existido en durante el proceso eleccionario. El Campus San Cristóbal cerrará las votaciones a las 19:30 hora continental. g. Un juego de actas de conteo provisional de votos con dos copias cada una, para cada dignidad y en las que conste claramente el estamento al que representa en la votación, los nombres de los candidatos, el total de votos válidos, el total de votos en blanco, el total de votos nulos y el número de papeletas sin utilizar. h. Un acta duplicada de escrutinio oficial, en que constarán los resultados definitivos para las diferentes dignidades con los votos totales y los resultantes ponderados de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Elecciones de la USFQ, dependiendo del estamento al que representen los resultados. i. Una hoja de registro de veedores. j. Dos sobres con seguridad en los cuales se guardarán: k. SOBRE: i. Todas las papeletas de votación no utilizadas ii. Todas las papeletas de votación con sufragio iii. El acta de conteo provisional iv. El acta de escrutinio oficial v. El acta de instalación y cierre vi. La hoja de registro de los veedores

5 l. El Campus San Cristóbal procederá de la misma manera que en Campus Cumbayá. Se notarizará los resultados de Campus San Cristóbal y se enviará el acta de conteo final escaneado a Posteriormente, los resultados de Campus Galápagos serán enviados por courier a Campus Cumbayá. m. Los dos sobres serán entregados a la mesa del Tribunal Electoral, que estará instalada y claramente identificada en el mismo recinto electoral; una vez concluido el sufragio y conteo. 12. Una vez instalada la Junta con los tres miembros representantes de los tres sectores y los veedores de las candidaturas que se encuentren presentes, se procederá a la apertura del sufragio a partir de las 09:00 del viernes 29 de mayo y hasta las 19:30 del mismo día. VOTACION 1. La recepción de votos se realizará verificando la identidad de cada elector mediante la presentación de su cédula o pasaporte, que pruebe fehacientemente la identidad del mismo. Se retendrá el documento y se le entregará las papeletas de votación para Rector y Vicerrector. 2. El votante debe acercarse al sitio designado para el sufragio y registrar su voto. Siendo válido únicamente la línea vertical en uno de los candidatos para las dignidades a elegir, o cualquier señal que inequívocamente demuestre su intención de voto por el candidato. 3. Una vez que hubiere sufragado y depositado las papeletas de votación en las ánforas respectivas, deberá firmar y colocar la huella de su dedo pulgar derecho en el padrón. 4. Se le entregará su documento de identificación y el certificado de votación firmado en ese momento por el Presidente de la Junta. 5. De ninguna manera podrán ausentarse durante el proceso a lo largo del día dos miembros de la Junta Electoral al mismo tiempo. Si el retiro fuera permanente, el Tribunal Electoral deberá proceder a designar a un asistente al recinto, habilitado para el proceso, para reemplazar a quienes no pudieren continuar su labor como vocales.

6 6. El Tribunal Electoral solicitará a la Oficina de Relaciones Públicas que se encargue de distribuir los refrigerios y lunch necesarios para todos los vocales de las distintas Juntas Electoras, así como para los miembros del Tribunal Electoral. EL ESCRUTINIO 1. Una vez concluido el sufragio en Campus Cumbayá y Campus San Cristóbal a las 19:30 hora continental del viernes 29 de mayo, cada junta electoral procederá al conteo y registro de cada voto para cada uno de los candidatos y dignidades en la hoja provisional de resultados. Se iniciará con la votación para la dignidad de Rector y, posterior a eso, para la dignidad de Vicerrector. a. Primero se contabilizarán y asentarán en las copias provisionales de resultados, el número de papeletas que no fueron utilizadas. Se guardarán estas papeletas no utilizadas en el SOBRE. b. Posterior a esto, el Presidente dirá en voz alta el nombre del candidato que fuere favorecido con el voto, o la palabra BLANCO o NULO si fuera del caso, para cada papeleta que tiene un sufragio. c. Los dos vocales restantes, de manera independiente escribirán cada uno en su Acta Provisional de Resultados el voto cantado por el Presidente. d. Al finalizar el registro, se contabilizarán el número total de votos que tengan cada uno de los candidatos, los votos BLANCOS, los votos NULOS y el número de las papeletas que no fueron utilizadas. La suma total deberá coincidir con el número total de papeletas entregadas y de electores empadronados de cada Junta. e. Si existiese discrepancias entre las dos hojas provisionales de conteo de votos, este deberá repetirse y se utilizará el otro juego de copias de conteo provisional. Para esto el Vocal 1 pasará a ser quien cante los votos y el Presidente y Vocal 2 quienes registren los votos en las actas provisionales de conteo de votos. f. Una vez que coincida el conteo de votos en las actas, se registrarán los resultados en las dos actas finales correspondientes al Acta de Escrutinio Oficial para la dignidad de Rector. Se anotarán los votos totales así como el porcentaje ponderado de acuerdo con el Reglamento Electoral de la USFQ.

7 g. Se separarán las papeletas en tres grupos: votos válidos por candidatura, votos en BLANCO y votos NULOS. h. Se guardarán los votos BLANCOS y NULOS en el SOBRE. i. Se guardarán todas las papeletas con sufragios, el Acta de Conteo Provisional y el Acta de Escrutinio Oficial en el SOBRE. j. Se realizará exactamente el mismo proceso para la Dignidad de Vicerrector. k. Una vez culminado el escrutinio, firmarán el Acta de Instalación y Cierre todos los vocales de la Junta Electoral y los veedores presentes la hoja de registro respectiva. l. El SOBRE se cierra y será firmado por los miembros de la mesa. Los tres miembros entregarán a la MESA DEL TRIBUNAL ELECTORAL, que estará claramente identificada en el Recinto, los dos sobres con los resultados de los escrutinios. 2. Todos los vocales y veedores, deberán tomar en cuenta que el Tribunal Electoral es el único órgano responsable del proceso y que proclamará los resultados oficiales de acuerdo con el calendario publicado en la convocatoria. 3. Ante cualquier discrepancia o denuncia por parte de las candidaturas referentes al proceso electoral, estas deberán ser realizadas de manera formal a la MESA DEL TRIBUNAL ELECTORAL, que se encontrará en el recinto. Este es el único órgano competente para solucionar cualquier impasse y, si fuera del caso, amonestar o sancionar a cualquier candidatura. Su aplicación y ejecución será realizada por la mayoría simple del Tribunal Electoral de acuerdo con su reglamento. 4. En ningún caso un miembro de la Junta Electoral o del Tribunal Electoral, podrá fungir como veedor de una candidatura en su Junta ni en otra. 5. Los veedores podrán estar presentes desde el momento de la apertura de la Junta Receptora, durante todo el proceso de votación y al cierre de la misma. 6. Los veedores deben mantener una posición neutral y objetiva en todo momento frente a las diferentes candidaturas, a los miembros de las Juntas Receptoras y al resto de veedores. 7. Las Juntas del Campus Galápagos deberán replicar este proceso en toda su extensión, reportando a un miembro designado por el Tribunal Electoral en esa localidad. PROHIBICIÓN DE CAMPAÑA ELECTORAL EL DIA DE LAS ELECCIONES

8 1. Está expresamente prohibido realizar cualquier acto de proselitismo el día de las elecciones, ya sea dentro o fuera del recinto electoral. 2. Todos los miembros de la comunidad USFQ son responsables de cumplir esta disposición y solicitar la intervención del Tribunal Electoral si fueren testigos del incumplimiento de esta normativa.

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