CHIBCHOMBIAN BUSINESS ADMINISTRATION

Transcripción

1 CHIBCHOMBIAN BUSINESS ADMINISTRATION

2 CHIBCHOMBIAN BUSINESS ADMINISTRATION MANUAL DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN PARA PRIMER SEMESTRE 2

3 INTRODUCCIÓN Oh, y ahora quién podrá ayudarme!, no entiendo nada y el parcial es mañana Siii, ya me los imagino, sufriendo porque este cuento de la administración es muy complicado, y si leer y entender es fregado, peor aún es aplicarla Pues para alegría de todos ustedes, hemos creado la solución para el tedioso problema que enfrentan muchos de los primíparos que ven por primera vez esta materia, entender la administración; que es, con que se come y a que sabe. Este libro es algo diferente de otros textos de administración desarrollados en la clase, porque deseamos hacer un producto diferenciado que satisfaga a nuestros clientes, si, ustedes, ya que la información se puede encontrar en cualquier texto, pero muchas veces es muy difícil de entender, o si es sencilla, deja pasar cosas que resultan ser muy obvias para el escritor, pero no lo son tanto para el lector, sobre todo si nunca ha trabajado este tema. Guante la lectura de este libro, encontrarán conceptos básicos de administración de empresas, y empezarán a entender de qué se trata la administración en un 3

4 sentido general. De manera muy sencilla pero bastante completa, entenderán cosas fundamentales como el proceso administrativo o las áreas funcionales de la organización, que son imprescindibles en el proceso de aprendizaje de esta exquisita materia. La finalidad de este libro es exponerles de manera sencilla y fácil de entender, los temas que van a ver durante el semestre, para que así puedan aprovechar al máximo la clase profundizando más en cada tema. Este libro pretende ser una evolución en los temas vistos en clase, ya que podrán entender más rápido los temas básicos, y así crear dudas más completas e interesantes, que enriquezcan la clase y exijan más de la materia, para que al terminar el curso puedan haber aprendido un poco más de lo que aprendimos nosotros (y eso ya es mucho decir, ya que se aprende bastante). Esperamos que el libro sea de su agrado (y del profe también, porque el nos da la nota) 4

5 EL LIBRO Este libro es algo especial, ya que pretendemos acercarnos más a los lectores y estudiantes, y así facilitar el proceso de aprendizaje y sobre todo el de entendimiento de la materia. Es por eso que decidimos utilizar un lenguaje híbrido, que encierra terminología científica, y la explica en español (si, a veces parece la información estuviera en alemán y no en castellano). Además implementamos la sección en síntesis, en donde resumimos el tema en un pequeño parrafillo que facilitará en gran magnitud la actividad de estudio y repaso. También incluimos secciones como la de maricaitasvarias o la de consejos, que no se encuentran dentro del programa, pero nunca sobran. Lo más bacano e innovador de este libro, son las historias, en donde podemos ver en acción a nuestra querida materia (no esquivando balas, ni saltando edificios, sino siendo aplicada a la práctica). Contamos con cuatro historias, que los irán empapando un poquito del tema, para que cuando lean la parte teórica, sientan ganas de entender lo que dice, y no solo lean porque les toca. Pero basta de presentaciones. Empecemos 5

6 ÍNDICE LAS HISTORIAS 8 JULIANA 9 Comentario Juliana 24 LA VIDA DE NACHITO 26 Comentario La vida de Nachito 44 UN DÍA NORMAL 46 Comentario Un día normal 52 EL JEFE NO SIEMPRE ES LIDER 53 Comentario El jefe no siempre es líder 60 CONCLUSIÓN HISTORIAS 62 LOS TEMAS 63 LA ADMINISTRACIÓN 64 EL PROCESO ADMINISTRATIVO 66 Planeación 66 Desarrollo de la planeación 67 Ejecución 71 Control 73 Ciclo del control 73 Clases de control 74 Acciones correctivas 75 Análisis DOFA 76 ÁREAS FUNCIONALES EN LA ORGANIZACIÓN 76 Àrea de mercadeo 77 Área financiera y contable 79 Área de producción 83 Área de talento humano 87 FUNCIÓN ADMINISTRATIVA 88 LEGALIDAD DE LA EMPRESA 89 MARICAITASVARIAS 91 6

7 El modelo de masas 92 Estructuras organizacionales 93 EL GLOSARIO 95 Administración y gestión 96 Liderazgo y autoridad 96 Eficiencia, eficacia y efectividad 97 Incentivos y motivación 98 Necesidad y deseo 98 Proceso y procedimiento 98 Precio y valor 99 Persuadir y disuadir 99 Organización y organización 99 PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS 100 CONSEJOS 101 La clase 101 La evaluación 105 BIBLIOGRAFÍAS 107 CRÉDITOS 112 7

8 LAS HISTORIAS La elaboración de estas historias tiene como fin el enseñar la administración desde un punto de vista más cercano al lector, y no solo desde la perspectiva de las grandes empresas que hacen plata y más plata gracias a la buena administración. Aquí podemos ver como la gente normal también administra y utiliza correctamente los recursos que tiene a su disposición. Manejamos cuatro temas en cuatro historias: la primera historia; Juliana maneja la introducción a la administración. La segunda historia, titulada La vida de Nachito trata sobre la planeación. La tercera historia llamada un día normal, es una pequeña introducción a las áreas organizacionales, y la última historia, El jefe no siempre es líder es un interesante paralelo entre la autoridad y el liderazgo. Recuerden que estas historias no están aquí simplemente para que las lean, sino también para que las vean con ojo crítico e inductivo, que les permita inducir y deducir ideas, y generar dudas, para que sepan entender bien los temas, en base a la búsqueda de las respuestas de sus dudas. Disfrútenlas! 8

9 JuLiAnA 9

10 Si la imaginación nos enseña el camino La experiencia nos recuerda donde están los obstáculos. Juliana caminaba apresuradamente, lo mas rápido que le permitían sus pequeños pies talla 34, parecía no escuchar los Quítese! Atravesada! Vieja bruta! que tan sonoramente circulaban en el ambiente. En su mente solo había espacio para una cosa, para su gran idea, y por eso corría tan aprisa rumbo a la casa de Camila su gran amiga de toda la vida, la todo terreno, aquella persona con quien compartía todo secretos, ilusiones, amores, ideas, sueños, en fin todo lo que se comparte con un amigo de verdad, porque a fin de cuentas eran como hermanas, la conocía desde que tenia 3 años cuando sus respectivos padres comenzaron a trabajar juntos y por consiguiente sus familias a frecuentarse, aunque Camila era tres años mayor siempre se entendieron a las mil maravillas, sobretodo teniendo en cuenta que Camila con sus años de mas experiencia" aconsejaba y ayudaba a Juliana. Aquella magnifica idea, que por poco le cuesta la vida y que además era la principal responsable de aquel arrebato, no era mas que el producto de un inesperado suceso ocurrido la noche anterior y seguido por un sueño, profético según sus palabras, que cambiaría sus vidas para siempre de manera radical; soñó, desde el mismo instante en que se quedo dormida hasta la mañana cuando despertó, con una empresa de software, que seria total y absolutamente suya (bueno de Camila también) y en la cual reuniría todo lo que ella siempre había querido y que hasta ahora no había encontrado, tendría una gran planta y muchos empleados con buenos sueldos y demás servicios. tan escasos en otras empresas, allí trabajarían los mejores ingenieros, científicos y mejores profesionales de las distintas carreras, seria la mejor oportunidad para los estudiantes recién graduados llenos de ideas y deseos por realizar, estudiantes como ella, que en su quinto semestre de ingeniería de sistemas y a sus escasos diecinueve años, veían el mundo como un gran expectante que se encontraría allí esperándolos con los brazos abiertos cuando terminaran su carrera para ofrecerles todas las oportunidades soñadas. Además su empresa se encargaría de crear un software tan avanzado y con tantas herramientas que los usuarios verían en el la solución a todos sus problemas, esto sin contar con que también seria el mas económico del mercado, mejor dicho una total utopía, ella pensaba que todas estas cualidades tendrían que hacer de su software el mas solicitado y que por tanto este seria el negocio del siglo, y se sentía maravillada y hasta sorprendida de pensar que una idea tan espectacular como esta se hubiera gestado en su mente. Era consciente de que esto no podría ser realidad tan fácilmente, pero pensaba que el destino estaba de su lado ya que la había convertido en la 10

11 feliz ganadora de cincuenta millones de pesos ($ ) y esta seria la base de inversión con la cual crearía su empresa. Como es de suponer ya había celebrado adecuada y festivamente con su familia, pero ella quería contárselo a Camila para que compartiera su felicidad y además le ayudara con la ideita, no obstante no sirvieron las 32 llamadas a casa de su amiga porque no pudo encontrarla, así que decidió ir a su casa a buscarla. Había salido con tanta prisa que había olvidado por completo que era martes y que eran las diez de la mañana y que por lo tanto Camila se encontraría en la universidad estudiando como era de suponerse, así que se detuvo, miro a su alrededor, despejo un poco su mente de todos esos abrumadores pensamientos, y se ubico en el tiempo y en el espacio, y se dio cuenta de que debía caminar otra cuadra para salir a la avenida y tomar una buseta rumbo a la universidad de Camila, ahora en lo único que podía pensar era en encontrarla fácilmente para poder contarle todo, estaba pensando en que clase tendría su amiga y donde buscarla primero, cuando recordó que ella también tenia clase y que en aquel preciso momento sus compañeros deberían estar en quiz, pero realmente esto no era algo que la preocupara pues sabia que todo gran logro requiere de un gran sacrificio y este era, a su parecer, uno muy pequeño en comparación a su magnifica idea y al futuro que de ella dependía. Pasaron treinta minutos hasta que la buseta se detuvo dejándola en la puerta de la universidad de Camila entonces comenzó su odisea, se dirigió primero ala facultad de ciencias económicas, para buscar a su amiga que estudiaba administración, recorrió los salones, la biblioteca, los pasillos y los baños y no la encontró, así que decidió dirigirse a la cafetería ya que tenia la plena seguridad de que su amiga llegaría allí para almorzar, la espero por un lapso de hora y media hasta que al fin Camila apareció, Juliana pensó en ese momento que era la primera vez que sentía una alegría y una emoción tan grandes de ver a Camila y como si hubieran pasado años de no versen, corrió y la abrazo; por su parte Camila estaba tan sorprendida por esta actitud que no pudo mas que atacarse a reír. Juliana, con un deje de indignación mezclado con desilusión le dijo en un tono un poco menos efusivo - No entiendo que es lo que te causa tanta gracia - y Camila tratando de controlarse le respondió entre carcajadas - Julianita nunca te había visto tan feliz por encontrarte conmigo! mejor dime de una vez que necesitas - en ese momento Juliana recordó cual era el motivo de aquella visita y se dispuso a narrarle a su amiga del alma los, según ella, bien elaborados planes que había diseñado para llevar a cabo su sueño y claro la gran noticia. Camila la escuchaba con atención fingiendo interesarse en el tema y maravillarse como Juliana, sin embargo, estaba pensando que todo aquello 11

12 no era mas que un ridículo sueño y que Julianita no tenia ni el dinero suficiente, ni la experiencia, ni la capacidad necesarias para que esto se realizara y pensaba además en como iba a hacer para decírselo sin herir sus infantiles y susceptibles sentimientos, como hacer para que Julianita entendiera que todo aquello era demasiado difícil y que ni siquiera ella misma con sus ocho semestres de administración encima y el respaldo monetario que significaba ese premio, se arriesgaría a ayudarle. Su platica interior consigo misma se vio interrumpida por la voz de Juliana que en un tono menos alegre y mas acusatorio le preguntaba Me estas poniendo cuidado si o no? Porque si no te interesa dímelo de una vez para no seguir perdiendo mi tiempo y mi saliva Camila le sonrió y respondió, con una voz tan tierna que no parecía acorde a su personalidad practica y sincera, tanto que rozaba en la frialdad. Claro que si Julianita como no te voy a prestar atención si lo que me estas contando suena muy interesante no ves que ahora tengo amiga millonaria! sin embargo debes tener en cuenta que no es tan fácil como te lo imaginas y que necesitas tener en cuenta muchos otros factores, haber dime por ejemplo de donde vas a sacar el diseño o la tecnología para realizar el software, para poder montar una empresa del tamaño y las proporciones que me describes, no te parece que estas soñando demasiado? Por más que la suma en cuestión sea considerable, no alcanzara para lo que tú quieres. Antes de seguir yo creo que es mejor que lo pienses fríamente y entonces si te darás cuenta que no es tan fácil como soplar y hacer botellas no crees que sea mejor?. Juliana no pudo mas que callar por un momento ante semejante baldado de agua fría, no comprendía como su hermanita no compartía con ella ese entusiasmo y por el contrario la frenaba diciéndole que todo aquello era imposible, entonces le respondió y su voz reflejaba la tristeza y desilusión que sentía en ese momento vine corriendo a contártelo porque pensé que serias la persona que mas me apoyarías y que de hecho me ayudarías a realizar mi sueño, tu siempre me lo has dicho, que los sueño son el motor que impulsan nuestras vidas y que no debemos rendirnos por grandes que sean los obstáculos! Entonces no entiendo que te pasa? Camila sintió un poco de culpa, Juliana siempre había sido muy susceptible y ella siempre se sintió, como su hermana mayor, en la obligación de cuidarla y defenderla, pero ahora le haría mas daño si la dejaba seguir flotando en esa nube, no, ella tenia que aterrizarla porque de lo contrario el golpe seria mas duro cuando se diera cuenta de que lo único que había hecho hasta el momento era seguir soñando y que no había despertado todavía al mundo real, seguía en ese mundo irreal y fantástico que le creaba su ingenuidad y su mentalidad tan infantil y soñadora, ella que la conocía bien, sabia mas que 12

13 nadie que Juliana era muy inteligente y que seria capaz de lograr todas las metas que se propusiera por altas que fueran, pero esta vez había llagado demasiado lejos con su imaginación y ella se sentía en la obligación de protegerla así fuera de si misma, por eso decidió aterrizarla al costo que fuera. Entonces le dijo: -Julianita tu sabes que yo te apoyo en lo que quieras pero esta vez es demasiado, si lo que quieres es una empresa, listo yo te ayudo, pero piensa que una así como me la estas describiendo es imposible, que te parece si buscamos la forma de simplificarla de tal manera que sea un poco mas realista y poderla llevar a cabo de verdad, no podemos arriesgarnos a perderlo todo, mira yo puedo averiguar que mas se necesita para constituir una empresa y la forma de organizarla, incluso te puedo buscar ejemplos de empresas ya existentes en el ramo que tu quieres te parece?. Juliana un poco más calmada le contesto: - pero Camila si tú estudias administración se supone que debes saber como manejar una empresa o no? Si claro, pero de todas formas una cosa es la teoría y otra es la practica, y se deben tener en cuenta demasiadas herramientas y es un trabajo en el que se deben combinar y dirigir el uso adecuado de los recursos que tengas a tu disposición para conseguir los objetivos y las metas que te propusiste y las tuyas son demasiado altas y eso significa que el trabajo es mas difícil. Camila No sabia que mas decir para convencer a Juliana de que todo esto no era mas que una perdedera de tiempo que ella si le ayudaría pero en algo menos riesgoso y sobretodo mas practico que se pudiera comenzar y saber que no quebraría tan fácil, una empresa en un sector que no tuviera una competencia tan tenaz como MICROSOFT, y estaba a punto de decirle que ya no pensaba seguir discutiendo sobre esto si ella no admitía y se hacia a la idea de que tenia que ceder un poco o de lo contrario todo se vendría abajo antes de comenzar. Juliana pensó un momento -después de todo ella tiene razón es demasiado para comenzar y la competencia es demasiado fuerte, nos arruinaríamos tratando de introducir el producto y no lograríamos nada, tal vez lo mejor sea comenzar con algo mas pequeño o en otro sector mas factible y menos riesgoso entonces le dijo- Camilita tu tienes toda la razón, esto es algo absurdo pero tu me conoces y sabes que a veces me dejo llevar demasiado por mi imaginación, como en este caso, estas dispuesta a ayudarme en algo mas pequeño, o tal vez diferente? Camila sonrió con esa condescendencia que solo una hermana podría tener y sin necesidad de palabras le reitero que siempre estaría allí para ayudarla y apoyarla en lo que necesitara. 13

14 Por ese día solo quedo claro que aquel maravilloso sueño y aquella magnifica idea no se realizarían jamás y se quedarían archivados, acompañando una no poca cantidad de sueños como este, en el enorme baúl de frustraciones y de cosas inconclusas de Juliana. La inquietud que rodeaba a Camila con respecto a este tema era demasiado fuete para seguirla conteniendo, así que una semana después de su encuentro con Juliana decidió comenzar a investigar las posibilidades que tenían en el ámbito empresarial y a consultar a sus diferentes profesores sobre la mejor forma de establecer una empresa. Hablando con un profesor que además era amigo suyo, llamado Diego, se dio cuenta de que no necesitaba salirse tanto del sueño de Juliana para triunfar o para que fuera posible, el le sugirió orientarse hacia el campo de los suministros para computador, redes, venta de equipos y demás, que fueran afines a la carrera de Juliana y le recalco que el hecho de que fuera una sociedad de las dos donde ambas colaborarían con su trabajo, conocimiento y experiencia le daba al negocio una gran posibilidad de posicionarse, le explico además que el capital con el que contaba Juliana era mas que suficiente para empezar un negocio de estas características, y que dado que no tenían que enfocarse en la producción podrían centrarse en la publicidad y el mercadeo, teniendo en cuenta la distribución claro después de todo de esta dependían las demás áreas, le ofreció su asesoría para el proyecto e insistió en reunirse con las dos dado que serian una sociedad debían comenzar a comportarse como una desde ahora. Tras la extensa charla con Diego, Camila comenzó a entusiasmarse mas con la idea de la empresa o el negocio como ella preferiría, sin embargo ahora tenia que hablar con Juliana y contarle lo que Diego le había dicho al respecto, Camila seguía pensando que Juliana debía dejar a un lado la idea de una empresa y decidirse por un negocio ya que era mas factible y menos riesgoso, decidió entonces que iría a su casa, y le daría una pequeña clase de principios de administración para convencerla de que lo que más les convenía no era una empresa, sino un negocio, así que le hablaría sobre todo aquello que aprendió en primer semestre en su clase de fundamentos de administración. Tuvo que esperar a que fueran la seis de la tarde ya que hasta esta hora llegaba Juliana a la casa, y en vista de que hasta ahora eran las cinco y media, decidió caminar desde su casa para matar tiempo, aun así cuando llego a la casa de su amiga faltaban cinco minutos, igual, entró y charlo un rato con la mama de Juliana, un rato que se convirtió en poco mas de una hora ya que Juliana estaba, como buena estudiante, haciendo un trabajo de la universidad en casa de una amiga que vivía al otro lado de la ciudad. En cuanto llego, y luego de los saludos, que por parte de Juliana siempre eran muy efusivos, comenzó la clase; aunque Juliana insistió en que no le 14

15 hallaba la razón y que con que Camila supiera era suficiente, Camila insistía en darle a Juliana una pequeña dosis de su sabiduría en administración. Camila llevaba todo un plan curricular, aunque en realidad eran sus cuadernos y trabajos de primer semestre, y estaba decidida a que Juliana entendiera todo tan bien, como ella. Antes de comenzar, le relato la larga charla que había tenido con Diego y la intención que el tenia de hablar con ella también, aunque dejo la discusión sobre si debía ser empresa o negocio para después de la clase, no se olvido de insinuárselo. -Para empezar Julianita debo decirte qué es la administración, no te daré una definición teórica, sino lo que yo entiendo para que puedas comprenderme mejor, mira la administración son una serie de herramientas que tienes a tu disposición para facilitar tu trabajo, mejor dicho, siempre que se coordinan las personas para lograr un objetivo, se crea una organización, esta es un mecanismo social con el poder de lograr mas de lo que podría conseguir cualquier persona independientemente. El éxito o el fracaso de la organización dependen de la eficiencia y la eficacia con la que obtenga y utilice sus recursos. Existe otro concepto que se llama gestión y es la forma como yo utilizo estas herramientas en la organización, por ejemplo lo que yo haré en nuestra empresa se llama gestión administrativa, me has entendido hasta ahora? Juliana con una mirada picara y una risita de burla le respondió: claro que si Camila eres muy buena profesora no has pensado dedicarte a dar clases?, no me mires así que no me estoy burlando, simplemente es muy chistoso verte en ese plan, me recuerda cuando me enseñaste a leer te acuerdas que te desesperabas porque yo no entendía como se podían combinar la efe y le ere, y que juraste nunca volverme a dar clases? De verdad pensé que lo ibas a cumplir. Camila se rió descontroladamente al recordar aquello de lo hablaba Juliana y le respondió una vez se hubo calmado. - claro que me acuerdo, como olvidar los dolores de cabeza que me hiciste tener?, esta es la primera promesa que te rompo! Pero bueno será que la señorita me va a dejar continuar? Como te venia diciendo, eficiencia es el uso adecuado de los recursos, o sea, no desperdiciar y nada de errores, entiendes? Mientras que la eficacia es el cumplimiento de los objetivos y aquí no importa si usas bien o no tus recursos; la combinación de eficiencia y eficacia se llama efectividad y a esto es a lo que tenemos que aspirar, a ser efectivos, esto significa que tenemos que utilizar de la mejor manera posible los recursos y además tenemos que cumplir con nuestros objetivos. Entonces dime que has entendido hasta ahora.- 15

16 - pues que eres una dura y que vas a administrar muy bien nuestra empresa, sin embargo no es tan difícil como me lo imaginaba, cuando acabes yo te doy una clase de sistemas a ver que tal te parece. Bueno ahora quieres hablarme un poco de la historia de la administración, a quien se le ocurrió inventársela, también a los griegos?- - No exactamente, comenzare por decirte que la guerra, aunque no lo creas, ha influido mucho, los conflictos entre los seres humanos se pierden en la historia de la humanidad. La guerra ha sido una expresión de agresión en todos los tiempos. La búsqueda de organización para dominar y destruir al otro, siempre ha sido una realidad. Combinar recursos humanos, técnicos y logísticos para mejorar su utilización ha sido un aprendizaje administrativo. El lenguaje de la administración utiliza numerosos términos de origen bélico, entre los que se destaca estrategia. Los filósofos también tuvieron su protagonismo en el cuento, ellos se preocuparon por el desarrollo social y político de la comunidad. Desde la antigüedad elaboraron explicaciones sobre las formas de gobierno más adecuadas para una sociedad y analizaron una de las principales actividades del ser humano: el trabajo. Y tus favoritos, los griegos, fueron los primeros en diferenciar el ocio del noocio, término que dio origen a un vocablo actual de fundamental importancia: negocio. La iglesia católica desarrollo una de las formas de administración centralizada que ha tenido mayor influencia en la sociedad contemporánea. Los principios de autoridad, jerarquía, obediencia y delegación de funciones fueron aplicados en las empresas con base en la experiencia administrativa de esta institución, que como tu sabes, ha existido por mas de dos mil años. La revolución industrial desarrollo una nueva concepción del trabajo, provocada por un cambio en el orden en el orden económico y social, originado en Inglaterra. La sustitución de la fuerza animal por la maquina de vapor, la aparición de la maquina que sustituyó al trabajo artesanal, hicieron posible la producción en gran escala. Se inicio así el desarrollo industrial en diferentes países. A partir del siglo XVII, los economistas liberales, entre los que se destaca Adam Smith, Jonh Stuart Mill y David Ricardo, defendieron la economía de mercado, basada en el individualismo y en el libre juego de las leyes de la oferta y la demanda. En el siglo XX el movimiento más importante se denomino Administración Científica. Se desarrollo como disciplina y hoy se le considera como parte del enfoque clásico. Ves como las clases de historia del colegio si sirven.- 16

17 - es muy interesante todo lo que me acabas de decir, sobretodo el darte cuenta de cómo, esos sucesos históricos, afectan o crean en este caso una ciencia como la administración, créeme que nunca lo había visto por ese lado. No me puedes contar algo mas, esto es más chévere de lo que me imaginaba.- - Haber que mas... ah ya se. Las sociedades más antiguas subsistieron y se desarrollaron gracias a la administración. Babilonia, Grecia, Roma, Tenochtitlan crearon imperios y civilizaciones debido a los sistemas administrativos que lograron desarrollar. Las tribus más primitivas consiguieron primero la subsistencia y posteriormente adoptaron formas más desarrolladas y complejas de conducirse. En al sociedad contemporánea, la administración es indispensable para cualquier tipo de organización. Sin administración no es posible que una empresa industrial, un hospital, un club, un banco, una escuela, un sindicato, logren los resultados para los que han sido creados. La administración se apoya en diversas disciplinas como la psicología, la sociología. La antropología, el derecho y la economía. Mira Juliana, la administración ha existido siempre que el ser humano, individual o colectivamente, se ha propuesto fines y ha requerido sistematizar y utilizar de manera óptima los medios para conseguir dichos fines. En el pasado la administración fue el resultado del talento, la capacidad, la intuición, sentido común y experiencia de las personas. Toda organización, independientemente de su finalidad, requiere estar bien administrada. Es la única forma de cumplir con la misión y objetivos para los que fue creada. La administración hace productivas, rentables o competitivas a las organizaciones por lo cual generalmente se atribuye a estas el origen de aquella; sin embargo, primero se aplica a las personas, es decir, resulta indispensable que todo ser humano aprenda a administrarse. Te voy a hacer un paralelo entre las empresas y las personas. Las empresas definen la misión y objetivos que habrán de conseguir. Toda persona debe formular su propia misión y objetivos existenciales. Las organizaciones poseen recursos y limitaciones. Los individuos tienen talento y carencias que deben administrar. Una compañía crea un red de relaciones interdependientes con cadenas clientes-proveedores. Las personas necesitan administrar las relaciones con todos los seres con los cuales interactúan. Aunque a veces no te das cuenta todas y cada una de las acciones que realizas son formas de administración. -como así? no te entiendo.- 17

18 - El proceso administrativo implica básicamente cinco etapas, estas son planear, ejecutar, controlar y tomar acciones correctivas, teniendo en cuenta lo que estuvo mal. Tú realizas este proceso casi a diario en tu vida. Si, mira por ejemplo, cuando te acuestas por lo general dejas tu ropa lista y piensas en lo que vas a realizar al día siguiente, te haces mentalmente una especie de itinerario con lo que debes y quieres hacer, esto es planear y cuando te levantas lo repasas otra vez, luego te dispones a hacer lo que tienes que hacer, esta es la ejecución, al finalizar el día piensas en lo que hiciste bien o lo que hiciste mal, o simplemente lo que hiciste y este es el control, y finalmente cuando ves la diferencia entre lo que planeaste y lo que en realidad hiciste, tomas las acciones correctivas, por ejemplo haces el trabajo que no hiciste o buscas la forma de que el siguiente día tengas tiempo para corregirlo. Me entendiste lo que quise decirte?- - si claro que si, tienes toda la razón, de hecho la mayor parte de mi tiempo la paso planeando y casi nunca tomo acciones correctivas, creo que soy todo un fracaso de empresa cierto?- - yo no diría que todo un fracaso, pero si estas un poco equivocada, la planeación es una de las etapas mas importantes por que es en ella en la que defines la misión, la visión, los objetivos, las metas y claro las estrategias y tácticas que vas a seguir para cumplirlos, sin embargo las demás etapas son fundamentales, la ejecución es obvio que tienes que realizarla y si no para que te sirve la planeación, el control es el que te determina si lo que hiciste estuvo bien hecho o no y es muy necesario para saber en que parte del proceso estuvo el error y así mismo poder tomar las acciones correctivas que te garanticen que ese error no vuelva a cometerse, y después de todo esto vuelves a empezar, otra vez a planear, a ejecutar y así sucesivamente, es un ciclo que nunca se detiene. Y lo mejor de todo es que es muy divertido, una vez que lo has asimilado y que entiendes todo bien, es como un jueguito.- - vaya, siempre pensé que tu carrera era aburridísima, que era un trabajo de escritorio y que solo era papeleos y cheques y juntas y que era súper estresante, además de cansón, pero no es tan malo, como tu dices es divertido y muy interesante, aunque igual lo que yo quiero es la ingeniería.- - claro, lo que te estoy diciendo no es para que te cambies de carrera, no, es para que entiendas un poco como funcionan las empresas.- - ahora que lo mencionas, no me has dicho que es una empresa?- - una empresa es la reunión de varios factores que interactúan entre si y a su vez con el entorno - entonces las organizaciones y las empresas son lo mismo? 18

19 - no exactamente, la empresa es una modalidad especifica de organización, su finalidad es netamente económica. Todas las empresas son organizaciones, pero no todas las organizaciones son empresa. Mejor dicho existen dos tipos de organización, como función y como ente. Como función es la asignación de recursos y tareas con una finalidad especifica, es decir los objetivos. Como ente es si es una empresa. - ahora entiendo, oye profe otra pregunta, porque es importante eso de eficiencia y efectivi... efectivi que? Efectividad si eso- - es importante porque en una empresa tienen que estar presentes estos aspectos, como ya te dije eficiencia es el uso adecuado de los recursos, y es necesario ya que si tu no tienes una correcta administración de tus recursos, habrán desperdicios, y esto significa perdidas para la empresa, asimismo necesitas saber cuanto es exactamente lo que gastas para saber cuanto debes comprar; la eficiencia supone hacer mas con lo mismo o hacer lo mismo con menos, se debe buscar la forma de que los insumos rindan mas. Por otra parte, la eficacia es el cumplimiento de los objetivos y es algo que debes tener, si una empresa no es eficaz significa que no esta cumpliendo con lo que propuso y por lo tanto algo esta mal en el proceso, en la entrada o en la salida, y si esto se da tienes que hacer un control para detectar en que punto se esta fallando. En la eficacia lo importante es cumplir con los objetivos y no importa si se usan adecuadamente los recursos o no. La efectividad es la combinación de eficiencia y eficacia, la meta de cualquier empresa es ser efectivo ya que esto supone que se están usando los recursos adecuadamente y además se esta cumpliendo con los objetivos, lo que significa que hay una mayor rentabilidad, o sea que hay mas dinero. Entendiste?.- - perfectamente! Eres una dura, como hiciste para aprenderte todo eso así?- - practica Julianita, practica, o es que no sabes que la practica hace al maestro? En ese momento las dos rieron. Juliana miraba a Camila con agradecimiento ella su amiga la que siempre había estado a su lado como ahora y se preguntaba- que seria de mi si no tuviera a Camila conmigo, ella tiene la respuesta a todas mis preguntas, que bueno que la encontré Entonces le dio un fuerte abrazo y en una sola palabra le dijo todo lo que sentía en aquel momento. - gracias Camila Camila sorprendida respondió gracias de que?- - Gracias por ayudarme y por estar conmigo cuando te necesito, mejor dicho gracias por ser mi amiga. 19

20 Después de esta sincera frase charlaron un rato mas pero ahora dejaron a un lado el tema de la empresa y se dedicaron a recordar cuando eran niñas, sus travesuras y sus aventuras en la finca de Camila, rieron y pasaron casi toda la noche hablando, ya era tan tarde que Camila decidió quedarse a dormir allí esa noche. A la mañana siguiente Camila salio muy temprano, ya que tenía clases, sin despedirse de Juliana, pensó que era mejor llamarla por la tarde y no despertarla. Durante todo el día Camila no hizo mas que pensar que al final se le había olvidado hablar con Juliana si el proyecto seria empresa o negocio, entonces decidió que le daría gusto a su amiga después de todo el capital era de ella, y tenía todo el derecho de escoger que hacer con su dinero. La llamo exactamente a las 4:40pm, lo sabia porque en la emisora que escuchaba por el discman lo dijeron justo cuando ella iba a marcarle para recordarle que tenían una cita con Diego esa misma tarde a las seis en punto. Cuando Juliana contesto estaba tan contenta que casi ensordece a Camila de la forma tan impresionante en que gritaba. - Juliana que te pasa aporque gritas de esa manera, que tienes?- - a mi? No, no me pasa nada, imaginate que hoy hable con un profesor de mi carrera sobre la empresa, y me dijo que nos puede asesorar con lo de las redes y los suministros, me contó que tiene un amigo con un negocio perecido, pero claro, mucho mas pequeño, así que el tiene mas o menos idea de lo necesitamos, será que puedes venir mañana a las ocho, es que le dije que era mejor que habláramos las dos con el, así me ahorro contártelo, que dices? - espera un momento, antes de planear lo de mañana, dime si vas a venir hoy o ya se te olvido la cita que tenemos con Diego, o es que no piensa venir? - ay, ya se me había olvidado, a que hora es que es? es a las seis, que memoria oye! a la seis?!! Pero si ya son las cinco, no alcanzo a llegar, será que no podemos aplazarlo, o prefieres que llegue tarde? no seas descarada, vente de una vez que si alcanzas a llegar, no seas perezosa esta bien ya voy para allá, pero no creo llegar antes de las seis y media, dile que no empiece hasta que yo llegue, no quiero perderme nada -. En el preciso instante en que Juliana llego, que contra sus pronósticos fue tan solo cinco minutos tarde, comenzó la reunión, Diego les dio información sobre el sector al que pensaban llegar y les dio unas pautas para la creación de la empresa, como los requisitos, los aspectos legales y la estructuración que mas les convenía. Fue una larga charla que se prolongo por un lapso de tres horas, luego de las cuales las dos amigas se marcharon a sus respectivas casas para descansar ya que según lo hablado el siguiente seria un día muy pesado para las dos. 20