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1 1. ORDENAR E INTERRUMPIR LISTAS Como ya sabes, una lista es una serie de párrafos de texto que van precedidos por un símbolo o por un número. Para ordenar los elementos de una lista, si es corta, puedes hacerlo manualmente. En el caso de que la lista tenga muchos elementos, Word te puede ayudar a ordenar una lista. Para ello, primero tienes que seleccionar las líneas que forman parte de la lista. Después, en el grupo Párrafo de la ficha Inicio, pulsa el botón Ordenar. Puedes ordenar una lista hasta por tres criterios a la vez. Veamos un ejemplo. 1

2 La lista que ves aquí, se ha ordenado por tres criterios al mismo tiempo: primero por continentes, y dentro de cada continente ordenado por países y, dentro de cada país, ordenado por ciudades. En el cuadro de diálogo Ordenar texto puedes desplegar las listas Ordenar por, Luego por y Luego por para indicar los tres criterios de ordenación. El sentido de la ordenación para cada criterio puede ser: Ascendente: ordena los elementos numéricos (del 0 al 9) o alfanuméricos (de la A a la Z). La ordenación de una lista es útil si queremos clasificar, por ejemplo, una serie de nombres y direcciones postales. Descendente: ordena los elementos numéricos (del 9 al 0) o alfanuméricos (de la Z a la A). Otra cosa que puedes hacer en una lista es incluir entre sus elementos un párrafo de texto que no pertenece a la lista. A esto se le llama interrumpir una lista. Cuando interrumpes una lista puedes hacer que los elementos de la lista que siguen al párrafo insertado continúen con la numeración o que empiecen de nuevo la numeración, creando una nueva lista. Para incluir un párrafo en medio de la lista, sitúa el cursor donde vayas a interrumpir la lista. Después pulsa el botón Numeración (o Viñeta si es una lista con viñetas). Al desactivar dicho botón, el elemento no pertenecerá a la lista, pero seguirá existiendo la lista con el resto de elementos. 2

3 Una vez interrumpida la lista, puedes hacer que los elementos que le siguen formen una lista nueva o que continúen con la numeración. Para ello, pulsa la parte derecha del botón Numeración y, cuando se despliega, selecciona la opción Establecer valor de numeración... Iniciar nueva lista: reinicia la numeración con el valor indicado en Establecer valor en. Continuar a partir de la lista anterior: seguir con la numeración. También es posible hacer el proceso inverso y conectar los párrafos de la lista superior, el texto independiente y la lista inferior, de forma que sigan la numeración de la lista superior. Para ello selecciona los párrafos, pulsa la parte derecha del botón Numeración y selecciona la opción Definir nuevo formato de número... En el cuadro que aparece, puedes aplicar el mismo formato de numeración actual o cambiarla por otra. 3

4 2. LISTAS MULTINIVEL Aunque sólo has visto listas de un nivel, cada elemento de una lista puede desdoblarse en otra lista con su numeración, así hasta nueve niveles. Las listas con varios niveles se utilizan como esquemas y documentos legales o técnicos. Word te permite crear listas en las que los elementos se sitúan con una relación jerárquica, donde los situados por debajo y con mayor nivel de sangrado tienen un carácter de subclase o subnivel dependiente de los que están por encima de ellos y con un nivel menor de sangrado. Cuando apliques niveles de sangrado para representar una relación jerárquica en una lista, se irán creando niveles de texto y podrás aplicar una determinada numeración que represente a cada nivel de la lista. Para asignar el formato de lista multinivel a una lista de párrafos, selecciona todos los elementos de la lista y pulsa Lista multinivel. Puedes elegir entre distintas formas de incluir los niveles, con numeración o con viñetas distintas en cada nivel. Si no te gusta ninguno de los formatos que hay en la Biblioteca de listas, selecciona la opción Definir nueva lista multinivel... y podrás establecer el formato de la lista multinivel que quieras aplicar. 4

5 En este cuadro podrás ajustar el formato, indicando la forma en que debe mostrarse la numeración de cada nivel. Por ejemplo, en lugar de presentar una numeración , ,..., podrías utilizar 1.1.a., 1.1.b., etc. Puedes crear listas de viñetas o de números diferentes para cada subnivel. Para ajustar uno de los niveles, lo puedes seleccionar pulsando en la vista previa o en la lista de niveles en Haga clic en el nivel que desea modificar. Por ejemplo, el nivel 2 tiene el formato n.n., donde n representa el nivel en el que te encuentras. Puedes eliminar el nivel indicado en Especifique formato para el número y seleccionar el tipo de numeración o viñeta que quieras aplicar al nivel en la lista Estilo de número para este nivel. En Posición y Posición de la viñeta puedes ajustar la distancia entre la numeración o la viñeta al margen izquierdo de la página. 5

6 Tras aplicar el formato de lista con varios niveles, en la lista del documento sólo se muestra un nivel. Para indicar el nivel de cada elemento de la lista, tienes que ir cambiando su sangría. Para cambiar el nivel de un elemento, selecciónalo y pulsa los botones Disminuir sangría o Aumentar sangría. Si la lista no está escrita, a medida que vayas escribiendo cada elemento, primero eliges el nivel donde quieras colocarlo, aumentando el nivel pulsando la tecla y bajando de nivel pulsando las teclas ESTILOS DE LISTAS Igual que los estilos para el formato de texto, también puedes crear estilos de listas para aplicarlos a distintas listas de éste u otros documentos. Para crear un estilo de lista, sitúa el cursor en uno de los elementos de la lista. Pulsa el botón Lista multinivel y selecciona la opción Definir nuevo estilo de lista... 6

7 En este cuadro puedes crear un nuevo estilo indicando las distintas características de su formato para una lista con números o con viñetas. En el campo Nombre puedes indicar el nombre que identificará el estilo que estás creando. En las listas y botones de este cuadro de diálogo puedes elegir el tipo de fuente, su tamaño, aplicar atributos de negrita, cursiva, etc. Pulsando los botones Numeración o Viñetas puedes elegir el tipo de lista. A la derecha de estos botones puedes desplegar la lista para elegir el formato de la lista. Cuando tengas ajustados todos los parámetros, aceptas para crear y aplicar el estilo. Si quieres aplicar el estilo de lista que has creado a otros párrafos, selecciónalos, pulsa el botón Lista multinivel y elige el estilo creado. Otra forma de crear un estilo de lista es a partir del formato de una lista ya creada. Por ejemplo, puedes crear una lista de viñetas y después sitúa el cursor en el primer párrafo de la lista y aplica los cambios que desees: seleccionar el símbolo de la viñeta y cambiarlo por otro, ajustar su tamaño, color o la sangría de la viñeta y del texto. Cuando ya tengas terminado el formato del párrafo, pulsa el botón Lista multinivel, selecciona la opción Definir nuevo estilo de lista... y acepta. 4. ESQUEMAS En una lista multinivel siempre vemos todos los niveles y si la lista es muy grande, los niveles más pequeños nos impiden ver el aspecto general del documento. Sin embargo, podemos organizar la lista como un esquema. Para trabajar con esquemas, utilizaremos el tipo de vista Esquema. Recuerda que para mostrar la vista Esquema puedes pulsar en el botón Esquema que hay en la barra de estado o desde la ficha Vista. 7

8 Al cambiar al tipo de vista Esquema, se muestra la ficha Esquema, que permite estructurar fácilmente el documento. Para establecer la estructura de un esquema, asigna un nivel a cada título o párrafo de texto independiente. Para ello sitúa el cursor sobre él y le asignas un nivel. Esto puedes hacerlo de dos formas: Desplegando la lista Nivel de esquema eligiendo el nivel que quieres aplicar. Pulsando Aumentar nivel o Disminuir nivel para ajustar el nivel. El símbolo en forma de cruz, indica que ese título tiene niveles inferiores; mientras que, si tienen un guión, quiere decir que el título no tiene subniveles. El símbolo que precede a la primera línea del documento indica que el texto es independiente y no está sometido a la estructura de esquema. También puedes utilizar los botones Subir o Bajar para mover niveles hacia arriba o hacia abajo. Word asignará automáticamente el estilo adecuado al nivel en el que ha quedado el texto. Gracias a los diferentes estilos de título es posible determinar la estructura de un documento en el modo de vista esquema. Si el texto del documento impide ver la estructura del esquema, utiliza los botones Expandir o Contraer para ver o no el texto dependiente del título en el que esté situado. En la lista Mostrar nivel, puedes elegir un determinado nivel y no otros para ver sus títulos. y 8

9 Por ejemplo, si quieres ver los títulos de nivel 1, 2 y 3, selecciona Nivel 3. Al elegir una de la opciones, se muestra dicho nivel y todos los títulos de menor nivel de sangrado (en este caso los títulos de nivel 1 y 2). Si eliges la opción Nivel 1, sólo mostraría los títulos de dicho nivel. Para que se muestre todo el texto, elige la opción Todos los niveles. Si trabajas con documentos grandes, el modo de vista Esquema facilita mucho el trabajo con las distintas partes del documento, ya que te permite aplicar estilos adecuados para cada nivel del texto y trabajar más cómodamente. La mejor forma de crear un documento con un estilo elegante y poder numerar los distintos apartados en los que está dividido es utilizar la vista Esquema para estructurarlo de una forma correcta. Para utilizar la estructura en esquema, sigue los pasos siguientes: 1. Escribe todo el texto, sin preocuparte por el formato que deba tener cada uno de los capítulos o apartados (y subapartados) en los que está estructurado el documento. 2. Muestra el documento en el modo de vista Esquema y aplica el nivel de esquema adecuado a cada título, de forma que los títulos principales y cada uno de los puntos que tengan la misma importancia estén en un mismo nivel de esquema. 3. Aplica un formato de Esquema numerado, modificándolo si es necesario, de forma que la numeración se lleve a cabo teniendo en cuenta el nivel de esquema del texto. Word aplica un estilo de título diferente para cada uno de los niveles de esquema que crees en el documento. De esta forma se asegura que todos los títulos que tienen la misma importancia (o que están a un mismo nivel) presentarán el mismo aspecto, dando una impresión coherente al documento. Además, cada nivel utiliza un estilo distinto, con lo que puedes aplicar un formato a cada nivel del esquema. 9

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