Procedimientos Ministerio de Hacienda. Módulo: M M. Procedimiento: Recepción de Mercancías por Consumo, Obras y Servicios PROCEDIMIENTO: MM-01-07

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1 Procedimientos Ministerio de Hacienda. Módulo: M M. Procedimiento: Recepción de Mercancías por Consumo, Obras y Servicios PROCEDIMIENTO: MM Recepción de Mercancía por Consumo, Obras y Servicios ÍNDICE 1. Descripción 1.a. Objetivo Describir las acciones a realizar para la recepción de los materiales de los bienes, obras y servicios, revisión de mercadería, verificación de documentación, ingreso de materiales y servicios al sistema SIGAF ó rechazo de la misma. En el caso de los servicios prestados corresponde la creación de una entrada de mercancías por parte del Jefe de Programa. 1.b. Alcance El procedimiento será de aplicación cuando el proveedor comercial se presente con la documentación original pertinente: Factura Comercial, Pedido de compra, Mercancía, obra o servicio, realizado de acuerdo a lo establecido en el Pedido de compra, los cuales deberán de tener el visto bueno del jefe de programa que recibió de conformidad el servicio, bien u obra, las cuales por excepción podrán ser recibidas en las oficinas del programa solicitante (en casos especificios. 2. Documentación 2.a. Definiciones Tabla de Términos Equivalentes Antes de SIGAF Acorde a la Legislación Terminología Técnica SIGAF Solicitud de Mercancía Solicitud de Pedido Solicitud de Pedido

2 Afecta Presupuesto con el Solicitado reservando presupuesto. Refrendo Visado Liberación Registro de Ofertas Registro de Ofertas Petición de Ofertas Orden de Compra Pedido Pedido de compra Registro de Proveedores Registro de Proveedores Maestro de Proveedores Catalogo de Mercancías Catalogo de Mercancías Maestro de Materiales Incluir y aprobar facturas Verificación de Facturas Migo-Miro Registro de últimas Precios de Referencia Registro INFO compras efectuadas por tipo de mercancía y proveedor Devengado Cuenta por Pagar Comprometido Ordenado Emisión de Pago Pagado Registro Contable Registro Contable Trinomio Presupuestario Presupuestario Presupuestario Los Manuales de Usuario SIGAF son preparados con base en los documentos emitido directamente por los funcionarios expertos de cada modulo; los mismos incluyen todas las instrucciones necesarias para operar el sistema SIGAF en la función de referencia. Manuales de Procedimiento Vinculados: son los manuales que hacen referencia a procedimientos operativos directamente relacionados con el procedimiento que estamos tratando en este manual, ya sea por procedimientos previos, en paralelo ó posteriores. Manual de Usuario: MU-SIGAF-MM011 2.b. Referencias Manual de Procedimientos: MM EMISION DE PEDIDO - COMPRARED MM COMPRAS AL EXTERIOR- COMPRARED 3. Desarrollo Se pueden presentar diferentes entradas de mercancías, obras y servicios, tales son: - Entradas de mercancías, bienes. - Obras y servicios, con base en una contratación Administrativa.

3 Las entradas de mercancías, obras y servicios en el sistema SIGAF (MIGO) las realizará un funcionario del Departamento de Control y Programación-Proveeduría Institucional o bien a quien se designe dicha Función. Una vez que las Instituciones adquieran licencias para los Programa, les corresponderá a los Jefes de Programa, Subprograma o proyecto, ingresar las entradas de los bienes, obras y servicios en el sistema SIGAF (MIGO). Se espera que en un futuro los programas realicen esta función, siempre que cuenten con la licencia respectiva. En el caso de las obras a ejecutarse en varias etapas y/o ejercicios presupuéstales, debe existir el documento denominado Formalización contractual (contrato Legal) que se ingresa al SIGAF y los pedidos de compra se emiten con referencia a este Contrato Legal (Proveeduría Institucional). En caso de obras luego de ser aprobados los avances de obra por parte de cada jefe de programa; las facturas son cargadas a los pedido(s) de compra por parte del funcionario del Departamento de control y programación, para pago por parte de la Unidad Financiera. De igual forma se realiza en aquellos trámites de servicios continuos. Para registrar las entradas de mercancías en la transacción MIGO del SIGAF, se debe realizar el procedimiento descrito en el oficio DGABCA del mes de abril, así cómo también con lo indicado en la Circular CCAF de fecha, 1 de junio de a. Responsabilidades Las acciones a realizar en este procedimiento implican las siguientes responsabilidades Sector : Empresas Comerciales Puesto de trabajo: Proveedor Comercial Entregar los bienes, obras y/o servicios solicitados en el Pedido por la Proveeduría Institucional en el lugar pactado las bodegas indicadas, adjuntando los documentos originales correspondientes: el Pedido y la Factura Comercial de acuerdo a lo establecido en el pedido. Presentar documentación para la entrega de mercancias de conformidad al Reglamento de visado. Sector: Jefe de Programa, Subprograma o proyecto Puesto de trabajo: Responsable de recibir a satisfacción los bienes Sector: Proveeduría Institucional

4 Puesto de trabajo: Encargado de Bodega Recibir y revisar mercancia contra las especificaciones del Pedido, verificando: cantidades, calidades y demás características técnicas (en caso de necesidad o duda solicitar apoyo técnico a unidad especializada). Comprobar mercancía contra la muestra de la compra correspondiente la cual tiene que ser idéntica a lo establecido en la contratación (en caso de haber solicitado muestra). Registrar el ingreso de la mercancía en el sistema interno que lleven para llevar el control de ingreso y salida de mercancias. Comunicar a Unidades Programáticas solicitantes que pueden proceder al retiro de la mercancía, o en su defecto realizar la entrega de mercancías en la oficina solicitante. Enviar diariamente a la Proveeduría Institucional los documentos originales recibidos: Factura Comercial con sello de recibido conforme y número de Pedido de Compra al que se relaciona estampado en la misma, para que se incluya en el sistema SIGAF los datos de la mercancia recibida, en la transacción de Entrada de Mercancías MIGO. Comunicar cuando corresponda al Depto. de Control de Activos de las Proveedurias Institucionales, para que procedan a patrimoniar los bienes recibidos según criterio contable establecido. Sector: Proveeduría Institucional Puesto de: Auxiliar de Bodega Ubicar, acomodar, empacar y codificar las mercancías en custodia hasta el retiro por parte de las Unidades Programáticas solicitantes. Preparar la entrega de mercancías correspondiente y llevar los controles respectivos. Sector: Programa Ministerial Puesto de: Jefe del Programa El responsable del recibir a satisfacción los bienes y servicios correspondientes, debe de tener presente que al firmar, se responsabiliza de que el bien o servicio recibido concurda con los términos contractuales establecios, ejempo: cantidad, precio, especificaciones técnicas y legales. Si procede la recepción: sella, firma, anota su nombre y número de Pedido de compra en la factura comercial presentada por el proveedor comercial. Solicitar y firmar documento correspondiente de la mercancía a retirar en bodega En aquellos casos especificos donde ingrese la mercancia directamente al Programa, debe realizar lo siguiente.

5 Recibir y revisar la mercancía contra especificaciones del Pedido, Verificando: cantidades, calidades y demás características técnicas. Comprobar mercancía contra la muestra de la compra correspondiente la cual tiene que ser idéntica, en los casos en que se halla solicitado muestras en la contratación ( en caso de necesidad o duda solicitar apoyo técnico a unidad especializada). Si procede la recepción: recibe, sella, firma, anota su nombre y número de Pedido en la factura comercial presentada por el proveedor comercial. Enviar a la Proveeduría Institucional los documentos originales recibidos: Factura Comercial con sello de recibido conforme y número de Pedido de Compra al que se relaciona estampado en la misma, para que se proceda con el registro de la entrada del material en el sistema SIGAF (MIGO). Cuando el jefe de programa disponga de la licencia respectiva podrá realizar esta función. Comunicar cuando corresponda al Depto. de Control de Activos de las Proveedurias Institucionales, para que procedan a patrimoniar los bienes recibidos según criterio contable establecido. En el caso de recepción de servicios y obras se debe firmar factura comercial en señal de recibido conforme y remitirlo a la Proveeduría Institucional a efectos de ingresar la recepción en el Sistema SIGAF, MIGO. Sector: Proveeduría Institucional Puesto de: Funcionario Departamento de Programación y Control Recibir y revisar los originales del Pedido de compra, factura comercial verificando: cantidades, calidades y demás características de conformidad a lo indicado en el Reglamento de visado (Refrendo). Realizar el registro de la entrada del material en el sistema SIGAF (MIGO). Cuando el jefe de programa disponga de la licencia respectiva podrá realizar esta función. Sector: Proveeduría Institucional Puesto de: Proveedor institucional Trasladar a la Dirección Financiera los documentos originales recibidos: Factura Comercial con sello de recibido conforme y número de Pedido y continuar con los trámites de pago de la factura. Sector: Dirección Financiera Puesto de: Persona responsable Dar continuidad al trámite de pago de la factura, verificando la misma de conformidad al Reglamento de visado y registrándola en el Sigaf (MIRO), para su respectivo pago. 3.b. Actividades

6 Describir brevemente y en forma de cuadro sinóptico las acciones a seguir, con su secuencia de pasos, responsable y manual de procedimientos o documentación de apoyo asociados, para la ejecución del procedimiento de referencia. N RECEPCIÓN DE MERCADERÍA, OBRAS O SERVICIOS Responsable Acción Transacción de Referencia SIGAF Paso 10 Proveedor Comercial 20 Encargado de Bodega de la Proveeduría Entregar los bienes, obras y/o servicios solicitados en el Pedido por la Proveeduría Institucional en el lugar pactado las bodegas indicadas, adjuntando los documentos originales correspondientes: el Pedido y la Factura Comercial de acuerdo a lo establecido en el pedido Presentar documentación para la entrega de mercancias de conformidad al Reglamento de visado. Recibir y revisar mercancia contra las especificaciones del Pedido, verificando: cantidades, calidades y demás características técnicas (en caso de necesidad o duda solicitar apoyo técnico a unidad especializada). Comprobar mercancía contra la muestra de la compra correspondiente la cual tiene que ser idéntica a lo establecido en la contratación (en caso de haber solicitado muestra). Si procede la recepción: sella, firma, anota su nombre y número de Pedido en la factura comercial presentada No aplica No aplica Documentos Asociados Reglamento de Visado.

7 por el proveedor comercial. Registrar el ingreso de la mercancía en el sistema interno que lleven para llevar el control de ingreso y salida de mercancias. Comunicar a Unidades Programáticas solicitantes que pueden proceder al retiro de la mercancía, o en su defecto realizar la entrega de mercancías en la oficina solicitante. Enviar diariamente a la Proveeduría Institucional los documentos originales recibidos: Factura Comercial con sello de recibido conforme y número de Pedido de Compra al que se relaciona estampado en la misma, para que se incluya en el sistema SIGAF los datos de la mercancia recibida, en la transacción de Entrada de Mercancías. 30 Auxiliar de Bodega Comunicar cuando corresponda al Depto. de Control de Activos de las Proveedurias Institucionales, para que procedan a patrimoniar los bienes recibidos según criterio contable establecido. Ubicar, acomodar, empacar y codificar las mercancías en No aplica custodia hasta el retiro por parte de las Unidades Programáticas solicitantes. Preparar la entrega de mercancías correspondiente y

8 40 Jefe de Programa llevar los controles respectivos. El responsable del recibir a No aplica satisfacción los bienes y servicios correspondientes, debe de tener presente que al firmar, se responsabiliza de que el bien o servicio recibido concurda con los términos contractuales establecios, ejempo: cantidad, precio, especificaciones técnicas y legales. Si procede la recepción: sella, firma, anota su nombre y número de Pedido de compra en la factura comercial presentada por el proveedor comercial. Solicitar y firmar documento correspondiente de la mercancía a retirar en bodega. En aquellos casos especificos donde ingrese la mercancia directamente al Programa, debe realizar lo siguiente: Recibir y revisar la mercancía Contra especificaciones del Pedido, verificando: cantidades, calidades y demás características técnicas. Comprobar mercancía contra la muestra de la compra correspondiente la cual tiene que ser idéntica, en los casos en que se halla solicitado muestras en la contratación ( en caso de necesidad o duda solicitar apoyo técnico a unidad especializada). Si procede la recepción:

9 recibe, sella, firma, anota su nombre y número de Pedido en la factura comercial presentada por el proveedor comercial. Enviar a la Proveeduría Institucional los documentos originales recibidos: Factura Comercial con sello de recibido conforme y número de Pedido de Compra al que se relaciona estampado en la misma, para que se proceda con el registro de la entrada del material en el sistema SIGAF (MIGO). Cuando el jefe de programa disponga de la licencia respectiva podrá realizar esta función. Comunicar cuando corresponda al Depto. de Control de Activos de las Proveedurias Institucionales, para que procedan a patrimoniar los bienes recibidos según criterio contable establecido. 50 Funcionario del Departamento de Programación y Control En el caso de recepción de servicios y obras se debe firmar factura comercial en señal de recibido conforme y remitirlo a la Proveeduría Institucional a efectos de ingresar la recepción en el Sistema SIGAF, MIGO. Recibir y revisar los originales del Pedido de compra, factura comercial verificando: cantidades, calidades y demás características de conformidad a lo indicado en el Reglamento de visado MIGO DGABCA y CCAF

10 (Refrendo). 60 Proveedor Institucional 70 Personal Responsable Dirección Financiera. Realizar el registro de la entrada del material en el sistema SIGAF (MIGO). Cuando el jefe de programa disponga de la licencia respectiva podrá realizar esta función. Trasladar a la Dirección Financiera los documentos originales recibidos: Factura Comercial con sello de recibido conforme y número de Pedido ( y continuar con los trámites de pago de la factura). Dar continuidad al trámite de pago de la factura, verificando la misma de conformidad al Reglamento de visado y registrándola en el Sigaf (MIRO), para su respectivo pago. Fin de Procedimiento. No aplica MIRO Reglamento de Visado. Revisado por: Licda. Flor Gómez Torres Segunda verificación ( ) VB Licda. Ericka Solis Acosta Directora Normas y Procedimientos

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