Actualización de una libreta de cómputos en Microsoft Excel Parte I

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1 Universidad Interamericana de Puerto Rico Recinto de Fajardo GEIC 1010: Manejo de la Información y Uso de la Computadora Prof. Madeline Ortiz Rodríguez 1 Actualización de una libreta de cómputos en Microsoft Excel Parte I En este ejercicio se trabaja con las fórmulas básicas de la hoja de cálculo, incluyendo: suma, resta, multiplicación, división, búsqueda de por cientos y promedios. Éste se ha preparado para trabajar con un archivo que ya contiene los datos. Tu tarea principal será crear las fórmulas y añadir las funciones del programa para completar cada página. Objetivos: 1. Añadir fórmulas y funciones de: suma, resta, multiplicación, división, promedio y por ciento. 2. Cambiar el formato del texto y los números. Tipos de ecuaciones: A. Ecuaciones para sumar 1. A través de una fórmula: =celda+celda 2. A través de una función: =SUM(primera_celda:última_celda) B. Ecuación para restar 1. A través de una fórmula: =celda-celda C. Ecuación para multiplicar 1. A través de una fórmula: =celda*celda D. Ecuación para dividir 1. A través de una fórmula: =celda/celda 1 Editado por última vez el 29 de mayo de

2 E. Ecuación para encontrar el promedio 1. A través de una función: =AVERAGE(primera_celda:última_celda) El contenido de las celdas forman un bloque, o sea una tras la otra sin espacios en blanco. F. Ecuaciones para encontrar el por ciento 1. A través de una fórmula: =celda_parte/celda_total*100 El resultado aparece como número entero, por ejemplo A través de una fórmula: =celda_parte/celda_total Luego selecciona de la barra de herramientas de formato el icono de %. El resultado aparece como por ciento, por ejemplo 80%. G. Cómo cambiar el formato de las celdas: Ir al Menú de Home, luego a Cells, Format y Format Cells Observa que existen diferentes opciones para cambiarle el formato a los datos. Estos incluyen formatos para números (Number), alineamiento (Alignment), tipo de letra (Font), bordes de las celdas (Border), patrones (Fill) en donde se encuentran los colores de fondo para las celdas, y protección de celdas. 2

3 Explora el contenido de cada pestaña. En la pestaña de Home encontrarás: En la pestaña de Insert encontrarás el encasillado para hacer gráficas: En la pestaña de Page Layout encontrarás las opciones para imprimir el archivo: En la pestaña de Formulas encontrarás la biblioteca de funciones: Puedes pasar de una página a la otra utilizando los controles que aparecen en la parte inferior izquierda de la pantalla. Éstos se ven como sigue: 3

4 Instrucciones: Descarga el archivo de Hoja de Cálculo que aparece en el portal y guárdalo en tu USB. Si al abrir el archivo de datos, aparece una línea amarilla en la parte superior de la pantalla, presiona el botón de Enable Editions una sola vez. Esto te permitirá hacerle cambios al archivo y guardar los mismos. Completa los ejercicios que aparecen a continuación. Éstos se dividen por página, marcadas en amarillo. Portada: Datos Alfanuméricos Completa tu información personal 1. Escribe tu nombre en la celda B4. 2. Escribe la fecha de hoy en la celda B5. 3. Escribe la información de tu clase en la celda B6. 4. En las celdas B10 hasta B16 añade los nombres de cada página. Estos se encuentran en la parte inferior de la pantalla. 5. Elimina la entrada para la página 7, utilizando la tecla Delete. 6. Guarda tu trabajo: Presiona Control-S. Cambia a la Página 1: Sumas y cambios de formato 1. SUMA : Buscar el total de las ventas a. En la celda C8 escribe la función: =SUM(C4:C7). Observa como el programa crea un rectángulo alrededor de las celdas que se van a sumar. Puedes añadir o eliminar celdas moviendo el punto que se encuentra en las esquinas del rectángulo. b. Presiona Enter. c. Guarda tu trabajo: Presiona Control-S 4

5 2. FORMATO: Convertir las cantidades al formato de dólares a. Selecciona las celdas C4 a C8. b. Presiona el icono de dólar, que se encuentra en la barra de herramientas de formato. 3. FORMATO: Alinear "VENTAS" a la derecha a. Selecciona la celda C3. b. Presiona el icono para alinear a la derecha. 4. FORMATO: Ennegrecer los encabezados de las columnas. a. Selecciona las celdas A3 a C3. b. Presiona el icono para ennegrecer el texto. Cambia a la Página 2: Restas, sumas y cambios de formato 1. RESTA: Determinar el balance entre los ingresos ( Income ) y egresos ( Expenses ) a. Selecciona la celda B5. b. Escribe la fórmula de resta: =B3-B4 c. Presiona Enter para continuar. d. Copia la fórmula a las celdas C5 a H5. Primero coloca el puntero en la esquina inferior derecha de la celda, verás un punto cuadrado y el curso cambiará a un signo de suma. Presiona el botón izquierdo del puntero sobre la esquina inferior de la celda B5 y arrastra el puntero hacia la derecha hasta la celda H5. Verás cómo se copia la ecuación de resta y se ajusta a la columna. e. Guarda tu trabajo: Presiona Control-S. 5

6 2. SUMA : Encontrar el total en la Columna H. a. Selecciona la celda H3. b. Presiona el signo de sumatoria en la barra de herramientas estándar. Observa cómo se han seleccionado, con línea entrecortada todos los ingresos, desde enero hasta junio. c. Presiona Enter para continuar. d. Guarda tu trabajo: Presiona Control-S. e. Repite este procedimiento para hallar el total de la línea FORMATO: Centralizar y ennegrecer títulos de columnas a. Selecciona las celdas B2 hasta H2. b. Utiliza las herramientas de centralizado y ennegrecido que aparecen en la barra de herramientas de formato. 4. FORMATO: Modificar el titulo a. Cambia su tamaño a 14 puntos. b. Cambia el color del texto a tu preferencia. c. Seleccionar las celdas A1 hasta H1. d. Presionar la herramienta de formato para unir y centralizar celdas (Merge and Center). a. Cambia el color del texto a un color de tu preferencia. Haz clic en la flecha para abrir la ventana con la paleta de colores. 6

7 5. FORMATO: Escribir cantidades de dinero con el formato de dólares y ensanchar las columnas si es necesario a. Selecciona las celdas B3 hasta H5. b. Presionar la herramienta de formato de signo de dólar. Esto hará que cada número incluya el signo de dólar y dos lugares decimales para los centavos. c. Si en la columna H aparecen signos de número, deberás ensanchar la columna. Para ello, has doble clic entre las letras H e I en la línea de arriba que identifica las columnas. d. Guarda tu trabajo: Presiona Control-S. 6. FORMATO: Añadir el borde entre líneas y columnas a. Selecciona las celdas A2 hasta H5. b. Escoge la herramienta de bordes en la barra de herramientas de formato y selecciona todos los bordes (All Borders). Observa que ahora la tabla tiene líneas alrededor de cada celda. 7

8 Cambia a la Página 3: Sumar y restar 1. SUMA : Encontrar los totales indicados a. Utiliza la sumatoria para añadir el total en las celdas B7 hasta E7. Presiona Enter para continuar. b. Utiliza la sumatoria para añadir el total en las celdas B14 hasta E14. Presiona Enter para continuar. 2. RESTA: Encontrar diferencias indicadas a. Utiliza la fórmula de resta para añadir las diferencias en las celdas B16 hasta E16. Por ejemplo, la primera fórmula sería: =B7-B14 3. FORMATO: Centralizar el título y los encabezados de las columnas a. Utiliza la herramienta de formato para unir y centralizar (Merge and Center) las celdas del título. b. Utiliza la herramienta de alineamiento para centralizar los encabezados de cada columna. 4. FORMATO: Cambiar el formato de los números a dinero a. Selecciona las celdas con datos numéricos de cada sección ( Revenue, Expenses, e Income ) y presiona la herramienta de formato del signo de dólar. b. Cambia el ancho de columna si aparecen signos de número. Éstos indican que no hay suficiente espacio en la celda para mostrar el número completo. 5. FORMATO: Personalizar la tabla según su preferencia a. Puedes cambiar los colores del fondo y del texto. También puedes cambiar el tamaño del texto o el tipo de letra, entre otros. 8

9 Cambia a la Página 4: Multiplicar, sumar, añadir la fecha y cambiar formatos 1. MULTIPLICACIÓN: Encontrar la cantidad total por los artículos en inventario a. Multiplica el contenido de las celdas en la columna C con el contenido de las celdas en la columna D. Por ejemplo en la celda E8 debes escribir: =C8*D8. b. Copia la fórmula a las celdas E9 hasta E SUMA : Encontrar el total del inventario a. Suma la columna utilizando el icono de sumatoria. 3. FECHA: Añadir las dos fechas indicadas a. Escribe la fecha del viernes pasado en la celda B4 y la de hoy en la celda F4. b. Utiliza la herramienta de subrayado para resaltar ambas fechas. La otra línea puede eliminarse con la herramienta de No Border que se encuentra disponible en el menú de Home Font. Deberás hacer clic en la flechita para encontrar esta opción. 4. FORMATO: Cambiar el formato de los números a dólares en las columnas de costo y total a dólares a. Selecciona las celdas en donde hayan cantidades de dinero y cambia su formato para que tengan el signo de dólar. b. Recuerda ensanchar las columnas si aparecen signos de número. 5. FORMATO Personalizar la tabla según su preferencia a. Cambia el tamaño y color del título. b. Añade los bordes de las celdas. 9

10 Cambia a la Página 5: Multiplicar, sumar, calcular el por ciento, cambiar el formato de celdas 1. MULTIPLICA: Determinar el total de ventas por artículo y el gran total de ventas a. Multiplica el precio por el total de artículos vendidos. Por ejemplo, en la celda E7 escribe la fórmula: =C7*D7. b. Copia la fórmula de multiplicación hacia abajo, a las celdas E8 hasta E SUMA: Encuentra el total de las ventas a. Escribe la ecuación para la suma en la celda E POR CIENTO: Buscar el por ciento de ventas por artículo tomando en cuenta el total de ventas Para encontrar el por ciento (parte del total) utiliza la referencia absoluta para la celda $E$15 (celda en donde se encuentra el total), ya que este valor es fijo. a. Escribe la fórmula: =E7/$E$15 en la celda F7. b. Copia la fórmula a las celdas F8 hasta F FORMATO: Cambiar los decimales a por cientos a. Selecciona las celdas F7 a F15. b. Presiona la herramienta de formato de por ciento. c. Añade un lugar decimal en la columna de por cientos para que no incluya un 0%. Utiliza la herramienta titulada Increase decimal, que se encuentra en el menú de Home Number. d. Guarda tu trabajo: Presiona Control-S. 5. FORMATO: Corregir la palabra "DESCRIPPTION" - debe tener una sola P a. Elimina la letra P que está repetida. b. Ensancha la columna B. c. Guarda tu trabajo: Presiona Control-S 10

11 6. FORMATO: Centralizar títulos principales (en las líneas 1 y 2) a. Utiliza la herramienta de Merge and Center para centralizar el título en la línea 1, sobre las columnas A hasta la F. b. Repite el paso anterior para centralizar el subtítulo, en la línea FORMATO: Alinear a la derecha el encabezado "PRICE" a. Utiliza la herramienta para alinear texto a la derecha en la celda C5. 8. FORMATO: Personalizar la tabla según su preferencia a. Cambia el tipo de letra, color de letra o color de fondo. Cambia a la Página 6: Añadir líneas y determinar el promedio 1. AÑADIR LÍNEAS: a. Verifica que el cursor esté en la celda A1. b. Haz clic sobre el número uno, a la izquierda de la celda A1. Esto seleccionará toda la línea. b. En el menú de HOME, busca el grupo de herramientas Cells y haz clic sobre la herramienta Insert. Verás como una nueva línea se añade al comienzo de la página. Ahora la celda A1 no tiene datos. c. Repite el paso anterior para añadir dos líneas más, para un total de tres líneas en blanco en la parte superior. d. Escribe tu nombre en la celda A1. e. Escribe el nombre de la clase en la celda A2. f. Verifica que REGISTRO DE NOTAS aparezca en la celda A4. 2. PROMEDIO: Calcular el promedio de las notas por examen y por estudiante a. Selecciona la celda B13 para calcular el promedio por Nota. b. Haz clic sobre la letra f, en el encasillado que aparece en la parte superior de la pantalla una lista de funciones.. El programa te presentará 11

12 c. Selecciona la función de promedio (AVERAGE). El programa abrirá una ventana que presenta las celdas que se incluyen en la fórmula. d. Presiona ENTER para continuar y aceptar la función. e. Copia la función a las celdas C13 hasta F13. f. Guarda tu trabajo: Presiona Control-S. g. En la columna G, completa el promedio para cada estudiante. Escribe la función de promedio en la celda G7 de la siguiente manera: =AVERAGE(B7:F7) y presiona ENTER para continuar. h. Copia la función hacia abajo, hasta la celda G13. Esta última celda te dará el promedio de la clase. i. Guarda tu trabajo: Presiona Control-S. 3. FORMATO: Personalizar la tabla según su preferencia a. Realiza algunos cambios de colores, tipo de letra o tamaño. Te felicito, haz completado el primer ejercicio de Hojas de Cálculo! 12

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