ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE INGENIERÍA INFORMÁTICA. Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

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1 ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE INGENIERÍA INFORMÁTICA Ingeniería Técnica en Informática de Gestión Modernización de la Plataforma de Gestión del Instituto de Estudios Cajasol: Un cambio Integral Realizado por José Ramón Antúnez Gómez Tutor Dr. José Ramón Portillo Fernández Departamento Matemática Aplicada I Sevilla, Junio de 2012

2 Resumen Esta documentación corresponde a un proyecto de fin de carrera que tiene como objetivo dotar al Instituto de Estudios Cajasol de una aplicación que permita a los profesionales que trabajan en él sistematizar y optimizar sus tiempos de trabajo. A lo largo de esta memoria se detallan los pasos que se han seguido durante la realización del proyecto. Se comenzó documentando las tareas que se llevan a cabo en el Instituto, posteriormente se realizó una toma de requisitos, seguida de un estudio de las posibles soluciones, una vez se presentó la propuesta y se decidió qué tipo de aplicación era la óptima para el Instituto, se comenzó con el consiguiente proceso de desarrollo y personalización de la aplicación. Finalmente, se mostrará el manual de usuario en el que veremos cómo funciona la aplicación que se ha desarrollado para el Instituto y cómo debe utilizarse. I

3 II

4 Índice General Capítulo 1: Introducción Introducción 2 Capítulo 2: Objetivos Objetivos 5 Capítulo 3: Investigación Conceptos Básicos Usuarios Finales Componentes Técnicos 16 Capítulo 4: Análisis Análisis de Antecedentes Análisis de Requisitos Análisis Temporal y de Costes de Desarrollo 23 Capítulo 5: Diseño e Implementación Aportación Realizada Comparación con otras Alternativas Adaptación de FEDENA Mejora de FEDENA Pruebas 56 Capítulo 6: Manuales Manual de Alumno Manual de Empleado Manual de Administrador de la Plataforma 73 Capítulo 7: Conclusiones Conclusiones 81 Capítulo 8: Anexo Anexo A: Instalación de la aplicación Anexo B: Aspecto visual de la aplicación Anexo C: Diseño de un botón del Dashboard Capítulo 9: Bibliografía Bibliografía 92 III

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6 Capítulo 1: Introducción 1

7 Introducción El Instituto de Estudios Cajasol es un centro de formación de postgrado que dispone de un sistema formativo ágil, versátil y proactivo. Tiene, por tanto, una serie de necesidades técnicas que dependen directamente de la forma en la que se imparten los diferentes cursos que ofrece y que requieren una gran capacidad de adaptación a las singularidades y novedades que surgen en cada convocatoria anual. Tras un estudio de las tareas que se llevan a cabo en el Instituto se llega a la conclusión de que la forma de gestionar la información que se genera en el Centro y algunas tareas que se realizan en él son susceptibles de ser optimizadas. El objetivo de este proyecto es el de identificar qué tipo de aplicación se adapta mejor a las necesidades del Instituto y dotarlo de dicha aplicación Funcionamiento del Instituto El Instituto ofrece una serie de másteres y cursos de capacitación a profesionales y graduados y dispone para impartir dichos cursos de un elenco de profesores de alto prestigio. De cada materia, los profesores pueden llegar a impartir un máximo de quince sesiones de una hora, tras ello, el profesor es evaluado por los alumnos mediante un cuestionario y no vuelve a dar clases en dicha materia, cediendo el puesto a un nuevo ponente que continuará con la formación de los alumnos. Así, el Instituto se encarga de seleccionar a profesionales expertos en diversos campos, estos ofrecen su formación y experiencia práctica a los alumnos y una vez finalizadas sus sesiones los alumnos proceden a evaluarlos. Se logra con ello ofrecer una excelente diversidad formativa evaluada directamente por los alumnos, que con el paso del tiempo se traduce en la creación de un elenco de ponentes de primera clase. 2

8 El Instituto se encarga también de gestionar las prácticas de los alumnos en diferentes empresas, distribuye los currículums de éstos y divulga las ofertas de empleo que las empresas les hacen llegar. Todo motivado por la posibilidad de ofrecerle a los alumnos formación real durante los estudios y una salida laboral a la finalización de los mismos. Además de las gestiones típicas de un centro formativo, el Instituto también organiza una serie de eventos de alto prestigio a lo largo del año. En cada uno de ellos se convoca a importantes responsables del mundo empresarial para que ofrezcan su visión sobre temas candentes de la actualidad. Dichas jornadas sirven para publicitar el Instituto ya que a ellas suelen inscribirse alumnos, profesores y profesionales ajenos al Instituto. 3

9 Capítulo 2: Objetivos 4

10 Objetivos El objetivo de este proyecto es el de dotar al Instituto de Estudios Cajasol de una aplicación que le permita optimizar el tiempo de trabajo que en él se dedica ya sea a gestiones administrativas o de otra índole. Para ello habremos de documentarnos extensamente sobre el Instituto con el propósito de identificar las tareas susceptibles de ser sistematizadas. Posteriormente evaluaremos las posibles vías que se pueden tomar para hacer que se utilice de una forma eficiente el tiempo que se dedica a gestionar la información que el Instituto genera. Finalmente proporcionaremos al Instituto una aplicación que se adapte a sus necesidades Objetivos Técnicos Los principales objetivos técnicos de este proyecto están divididos en los siguientes grupos: Investigación o Identificar los actores. o Identificar los componentes técnicos. Análisis o Identificar las necesidades del Instituto o Analizar las posibles soluciones a las necesidades del Instituto. o Identificar el tipo de aplicación que mejor se adapta a las necesidades del Instituto y el lenguaje de programación que se va a utilizar. Implementación o Adaptar la aplicación tanto interna como visualmente para que siga la lógica y la estética propia del manual de identidad corporativo del Instituto. o Desarrollar funcionalidades no presentes en la plataforma. o Hacer que la aplicación sea intuitiva, atractiva y principalmente ágil. o Mantener el aspecto y la facilidad de uso al mismo nivel que las funcionalidades. 5

11 2.2.- Objetivos Académicos Personales Por otro lado podemos encontrar los objetivos académicos personales de este proyecto: Ejercitar lo aprendido durante los años de carrera o Llevar a cabo una toma y un análisis de requisitos. o Estudiar las posibles soluciones que se le puedan dar a las necesidades que tiene el Instituto en relación a la renovación de sus aplicaciones. o Elegir la solución que mejor se adapte a las necesidades del Instituto. o Implementar la solución elegida teniendo en cuenta la posibilidad de futuras mejoras. Aprender un nuevo lenguaje de programación partiendo de cero y aplicarlo en la implementación de la aplicación. Planificar y administrar el tiempo en un proyecto de larga duración y con posibilidades de continuarlo. 6

12 Capítulo 3: Investigación 7

13 Investigación Para la realización de este proyecto ha hecho falta documentarse extensamente sobre la forma de funcionar del Instituto de Estudios Cajasol. La identificación de usuarios y aplicaciones existentes en el Instituto y el saber la forma de interactuar que tenían ha sido tan importante a la hora de desarrollar la aplicación, como el proceso que posteriormente se llevó a cabo de aprendizaje del lenguaje de programación de Ruby on Rails o el tiempo que se dedicó a la comprensión del funcionamiento interno de la Plataforma Docente FEDENA Conceptos Básicos Ruby on Rails Ruby on Rails, también conocido como RoR o Rails, es un framework de aplicaciones web de código abierto escrito en el lenguaje de programación Ruby. RoR trata de combinar la simplicidad con la posibilidad de desarrollar aplicaciones del mundo real escribiendo menos código que con otros frameworks y con un mínimo de configuración. Desde su aparición, Rails se ha convertido en un importante fenómeno mundial para la implementación de aplicaciones Web 2.0. Ruby Ruby es un lenguaje de programación de script orientado a objetos. Es el lenguaje más utilizado en las aplicaciones basadas en Rails, aunque no el único. El lenguaje de programación Ruby permite la metaprogramación, de la cual Rails hace uso, lo que resulta en una sintaxis que muchos de sus usuarios encuentran fácilmente legible. Ruby on Rails se distribuye a través de RubyGems, que es el formato oficial de paquete y canal de distribución de bibliotecas y aplicaciones Ruby. 8

14 Arquitectura Modelo Vista Controlador (MVC) Todas las aplicaciones Rails están construidas usando la arquitectura Modelo Vista Controlador (MVC en adelante), un patrón de diseño utilizado en ingeniería del software. Este patrón separa en partes diferenciadas la lógica de la aplicación de la vista de usuario. En Rails esto se lleva más allá que en otros lenguajes de programación. Modelo En las aplicaciones web orientadas a objetos sobre bases de datos, el Modelo está formado por las clases que representan a las tablas de la base de datos. En Ruby on Rails, las clases del Modelo están gestionadas por el ActiveRecord. Por lo general, lo único que tiene que hacer el programador es heredar de la clase ActiveRecord::Base. Así el programa sabrá automáticamente qué tabla ha de usar y qué columnas tiene. Las validaciones y actualizaciones de datos también se especifican e implementan en el modelo. En resumen, el modelo representará a las tablas de la base de datos, los cambios en la base de datos, los servicios web, etc. 9

15 Vista En MVC, la Vista es la lógica de visualización, o cómo se muestran los datos de las clases del Controlador. Existen en la actualidad muchas maneras de gestionar las vistas. El método que se emplea en Rails es el de utilizar Ruby embebido (archivos.html.erb), que son una mezcla de fragmentos de código HTML con fragmentos de código en Ruby. Es necesario escribir un pequeño fragmento de código en HTML para cada método del controlador que necesita mostrar información al usuario. El maquetado o distribución de los elementos de la página se describe aparte de la acción del controlador y los fragmentos pueden invocarse unos a otros. Controlador En MVC, las clases del Controlador responden a la interacción del usuario e invocan a la lógica de la aplicación, que a su vez manipula los datos de las clases del Modelo y muestra los resultados por medio de las Vistas. En las aplicaciones web basadas en MVC, los métodos del controlador son invocados por el usuario a través del navegador web. La implementación del Controlador es manejada por el ActionPack de Rails, que contiene la clase ApplicationController. Una aplicación Rails simplemente hereda de esta clase y de las acciones necesarias como métodos, que pueden ser invocados desde la web Herramientas de Desarrollo en Ruby on Rails Cuando abordamos el desarrollo de una aplicación en Ruby on Rails por primera vez, sobre todo si se viene de programar en C# o en Java (como es nuestro caso) se busca instintivamente un IDE (Entorno de Desarrollo Integrado) en el que trabajar. En este y en muchos otros aspectos Ruby on Rails es diferente. A la hora de programar en Ruby on Rails hemos de saber que no necesitamos un IDE para desarrollar una aplicación, únicamente nos hace falta un editor de código. En otros lenguajes, como por ejemplo Java, se cuenta con un potente IDE que nos ayuda con la navegación y la generación de código, y va compilando incrementalmente ofreciéndonos una vista previa de los errores que podemos estar cometiendo. Con Ruby la mayoría de esta ayuda no es necesaria. Existen editores de código que permiten trabajar con Ruby que ofrecen el 90% de las funcionalidades que esperamos obtener de un IDE y que son mucho más ligeros. El editor de código que hemos utilizado para desarrollar esta aplicación se describe a continuación. 10

16 Sublime Text Sublime Text es un editor de código con una interfaz y unas funcionalidades extraordinarias. Se puede descargar una versión portable, que fue la que utilizamos durante el desarrollo de la plataforma y además es extremadamente ligero. La interfaz muestra a la izquierda un minimapa del código del archivo abierto que facilita la navegación, además, se puede habilitar una vista en forma de árbol con las carpetas de la aplicación que permite agilizar la navegación entre archivos. Lo que más apreciamos de la aplicación fue su potente motor de búsqueda. Su uso resultó indispensable a la hora de llevar a cabo las múltiples búsquedas de variables que se encontraban en varios archivos de la aplicación a desarrollar (Dispone de un motor de búsqueda capaz de encontrar en cuestión de segundos palabras que se encuentren entre más de 3000 archivos). 11

17 Aplicación Web En la ingeniería de software se denomina aplicación web a aquellas herramientas que los usuarios pueden utilizar accediendo a un servidor web a través de Internet o de una intranet mediante un navegador. En otras palabras, es una aplicación software que se codifica en un lenguaje soportado por los navegadores web en la que se confía la ejecución al navegador. Las aplicaciones web son populares debido a lo práctico del navegador web como cliente ligero, a la independencia del sistema operativo, así como a la facilidad para actualizar y mantener aplicaciones web sin distribuir e instalar software a miles de usuarios potenciales. Aplicaciones como los webmails, wikis, weblogs, tiendas en línea, la Wikipedia, etc. son ejemplos bien conocidos de aplicaciones web. Es importante mencionar que una página Web puede contener elementos que permiten una comunicación activa entre el usuario y la información. Esto permite que el usuario acceda a los datos de modo interactivo, gracias a que la página responderá a cada una de sus acciones, como por ejemplo rellenar y enviar formularios, participar en juegos diversos y acceder a gestores de base de datos de todo tipo Plataforma Docente Una plataforma docente es un entorno informático en el que nos encontramos con muchas herramientas agrupadas y optimizadas para fines educativos. Su función es permitir la creación y gestión de cursos completos para internet sin que sean necesarios conocimientos profundos de programación. Estos sistemas tecnológicos proporcionan a los usuarios espacios de trabajo compartidos destinados al intercambio de contenidos e información, incorporan herramientas de comunicación (chats, correos, foros de debate, videoconferencias, blogs, etc.) y, en muchos casos, cuentan con un gran repositorio de objetos digitales de aprendizaje desarrollados por terceros, así como con herramientas propias para la generación de recursos La finalidad de una plataforma educativa dependerá de las necesidades que tengan los usuarios, previamente señaladas por la institución que la requiere. Si bien es cierto que el objetivo universal del e-learning es facilitar procesos de enseñanza y de aprendizaje en los estudiantes. Hay casos en los que se restringe su utilidad al hecho de sólo facilitar contenidos y materiales de aprendizaje, en este caso se les identifica como gestores o plataformas para difundir recursos de aprendizaje, en otros casos podemos encontrar las denominadas aulas virtuales, cuyo eje es la intercomunicación y brindar las facilidades para el desarrollo del trabajo colaborativo entre los estudiantes. 12

18 Por otro lado están las plataformas de mayor complejidad que pretenden cubrir todas las necesidades de los usuarios, los llamados campus virtuales, muchas instituciones de educación superior, como por ejemplo, la propia Universidad de Sevilla, ya cuentan con este tipo de e-learning. En todos los casos existe el peligro de que se altere el objetivo de origen de la plataforma, el usuario que no encuentra las características exigidas: facilidad, rapidez y eficiencia, migrará hacia otros horizontes que sí se las ofrezca, es por esta razón que la plataforma elegida o diseñada debe contemplar cuidadosamente las demandas de los estudiantes. 13

19 3.2.- Usuarios Finales A continuación se enumeran los actores que van a interactuar con la aplicación y, tras ellos, los dispositivos y las herramientas que se han de tener en cuenta a la hora de la elección de la misma Alumnado Personas interesadas en acceder a las acciones formativas. Este actor interactuará con el sistema: Desde un rol pasivo, por ejemplo: Datos de notas. Acceso a documentación de cursos. Informe de faltas de asistencias. Desde un rol activo, por ejemplo: Registro de huellas y asistencia. Petición de solicitudes de información. Como generador de eventos, por ejemplo: Petición de préstamo de biblioteca. Petición de reserva de sala de estudio Personal formador Personas interesadas en impartir alguna materia dentro de las acciones formativas. Este actor interactuará con el sistema: Desde un rol pasivo, por ejemplo: Recepción de facturas y pagos por sus servicios. Consulta de puntuación media de los cuestionarios de evaluación del formador. Como generador de eventos, por ejemplo: Envío de documentación para repartir en un curso. Corrección de exámenes y envío de notas de los alumnos Empresas Entidades que establecen convenios con el Instituto para permitir la realización de prácticas en empresas. También pueden solicitar servicios de selección de personal del Instituto. 14

20 Personal Gestor de cursos Personal del Instituto que se encarga de: El diseño y la puesta en marcha de programas académicos, definiendo los contenidos y adecuando los recursos necesarios para su implantación. La supervisión del funcionamiento de las acciones formativas de toda índole que se lleven a cabo en el Instituto. Gestión de las relaciones con el profesorado y de todas las actividades relacionadas con acciones formativas Personal de Administración y Contabilidad Personal del Instituto que se encarga de: La gestión económica del Instituto y la coordinación administrativa del mismo. Preparación, supervisión y distribución de la actividad formativa, así como gestión de la biblioteca. Tareas administrativas, tales como el procesado de los cuestionarios de valoración, petición de material de oficina, gestión de las solicitudes de inscripción, control de los ingresos de las matrículas Personal de Relaciones Externas Personal del Instituto que se encarga de: Gestionar la comunicación externa e institucional, la comunicación interna, las estrategias de marketing y la publicidad del IEC. Llevar a cabo las acciones adecuadas para preservar la imagen del IEC. Proponer e implantar el Plan de Acción Comercial del Instituto generando oportunidades de negocio mediante la puesta en marcha de estrategias de venta de los servicios que ofrece el IEC. Gestionar las prácticas y las ofertas de trabajo que se ofrecen a los alumnos Gerencia y Dirección Personal del Instituto que se encarga de: Gestión directa de los recursos humanos. Garantizar la implantación del sistema de gestión de la calidad. Organizar y supervisar todos los procesos para el correcto funcionamiento del IEC. 15

21 3.3.- Componentes Técnicos A continuación se enumeran los actores que van a interactuar con la aplicación y, tras ellos, los dispositivos y las herramientas que se han de tener en cuenta a la hora de la elección de la misma. Para la gestión de la información que se genera en el Instituto actualmente se dispone de las siguientes herramientas Aplicación de escritorio ONE Esta aplicación fue poco a poco aglutinando todas las funcionalidades del Instituto. El objetivo que se perseguía con la creación de la misma era similar al que se persigue con este proyecto, pero dejó de ser viable en cuanto que se dejó de disponer del código fuente y por tanto no se le pudieron realizar posteriores modificaciones ni ampliar sus funcionalidades. Integraba toda la lógica necesaria para el tratamiento de la información en su momento, poco a poco se han ido buscando alternativas para tratar la información que esta aplicación no trataba, ya fuese por dar fallos (al no poder acceder a su código fuente no se puede corregir ningún tipo de error) o por ser nuevas funcionalidades que dicha aplicación no implementaba. Actualmente esta aplicación cubre funcionalidades como las siguientes: Gestión de faltas de asistencia Gestión de sesiones lectivas Gestión de préstamos y consultas de la biblioteca Es una aplicación de escritorio desarrollada con tecnología Microsoft, que se ejecuta de forma remota desde una unidad de red. Accede a una base de datos en la unidad de red, que tiene 4 tablas vinculadas con la base (Alumnos, Profesores, Aulas, Cursos), y una serie de tablas vinculadas con la Bd MySQL de la web BD Access Esta es la base de datos original, que mantiene la información básica (Alumnos, Cursos, Profesores, Aulas, Empresas, etc.). Esta base de datos dispone de una serie de formularios, informes y consultas que se utilizan por parte del personal del Instituto y se utiliza, entre otras cosas, para dar de alta a los Alumnos. 16

22 Otras Bases de datos, hojas de cálculo, documentos en Word, etc. Existen una serie de Bases de datos, hojas de cálculo, documentos en Word, que se utilizan para cubrir funcionalidades no cubiertas por las dos herramientas anteriores. Algunas de estas funcionalidades son: Gestión de cuestionarios de evaluación: Dispone de una BD propia, y una hoja Excel de control propia. Gestión de calificaciones: Dispone de varias hojas de Excel propias. Gestión del Calendario: Se utiliza una hoja de Excel propia, debido a carencias en la aplicación ONE. Gestión de prácticas en empresas (IEJE.mdb): Dispone de una Bd específica, con una serie de formularios e informes, y algunos documentos en Word de plantillas para la generación de documentos. La Base de datos IEJE.mdb, para las prácticas en empresas, realmente no tiene tablas propias, utiliza tablas vinculadas con las de la Bd MySQL de la web. Lo único que tiene propio son formularios, consultas e informes BD MySQL web Esta base de datos, está conectada con la web, y almacena información tal como: Solicitudes de alumnos. Currículums de alumnos. Información sobre los artículos disponibles en la biblioteca. Información sobre cursos, aulas, profesores. Esta Base de datos se encuentra físicamente en el IEC, en el servidor SRVWEB y es visible en internet Lector de huellas dactilares Existe un lector de huellas dactilares en cada aula, para que los alumnos puedan registrar su asistencia a clase mediante sus huellas dactilares. La aplicación ONE se integra con estos terminales para llevar a cabo: Registro de las huellas y envío a los terminales. Lectura de las huellas almacenadas en los terminales, y posterior limpieza. 17

23 Servidor Web El servidor web es donde está alojada la web institutocajasol.es En esta web existen tres zonas diferenciadas: Zona pública (Wordpress) Donde se muestra información corporativa y de difusión de carácter general sobre la actividad del IEC: Cursos, eventos, etc. Zona privada de alumnos (Campus Virtual) Donde los alumnos pueden acceder para consultar información como sus calificaciones, informes de faltas de asistencia, documentación proporcionada por el profesor para el curso, etc. Zona de administración Desde donde se pueden gestionar tanto los contenidos de la zona pública, como realizar operaciones de subida de información para la zona privada, como informes de calificaciones y de asistencia. La web está desarrollada con tecnología ASP. Como base de datos principal utiliza una base en Access, y para el registro de alguna información, utiliza la Bd MySQL alojada en el IEC Servidor FTP Actualmente no se utiliza, pero este servidor FTP era un complemento al servidor web. Servía para poder subir documentos que posteriormente se enlazaban en la zona privada de la web. Igualmente a través del servidor ftp se podían acceder a todos los ficheros ASP de que se compone la web PDF editables Además de los formularios que se encuentran en la web, otra de las formas de difundir las actividades del Instituto, es el envío masivo de correos a listas de personas interesadas. Estos envíos de correos suelen adjuntar la información en documentos PDF editables, que permiten al interesado inscribirse a una acción formativa Aplicación SMS La aplicación ONE integraba un sistema de envío de SMS cuya funcionalidad se perdió cuando se llevó a cabo el proceso de desvinculación entre Cajasol y el Instituto de Estudios Cajasol. Dicha funcionalidad habilitaba el envío masivo de SMS a grupos de alumnos y profesores para avisar de posibles eventos, exámenes, revisiones de notas, jornadas, etc. 18

24 Capítulo 4: Análisis 19

25 Análisis Análisis de Antecedentes A continuación se muestra la información que hemos recogido sobre las aplicaciones existentes que podrían cubrir las necesidades que tiene el Instituto de sistematizar sus actividades y el motivo por el cual se opta por el desarrollo de una nueva aplicación. La información facilitada a continuación se detallará más extensamente en la sección de Comparación con otras Alternativas Aplicación de Escritorio ONE Ya hemos hablado previamente sobre esta aplicación de escritorio que se convirtió progresivamente en la encargada de gestionar todas las funcionalidades del Instituto hasta que se perdió el acceso al código fuente. En la actualidad la aplicación, aunque ha perdido gran parte de las funcionalidades que tenía (envío de SMS, generación de Currículums, etc.) todavía se encuentra en uso. Cubre, entre otras cosas, el horario de las clases y la asistencia de los alumnos y de hecho, por el momento, la única forma para extraer la información contenida en los lectores de huellas dactilares es a través de ella. La aplicación se ejecuta de forma remota desde una unidad de red y utiliza una base de datos que se encuentra bloqueada con contraseña. Para poder extraer datos de ella y tratarlos desde otras aplicaciones (como la aplicación Web del Gestor), se le hace una copia con el bloqueo por contraseña desactivado a dicha base de datos y mediante una consulta SQL se sacan los datos y se incluyen en la base de datos de la Aplicación Web del Gestor ASP, de la que hablaremos a continuación. 20

26 Aplicación Web del Gestor ASP El desarrollo de esta aplicación Web es consecuencia directa de la pérdida de acceso al código fuente de ONE. Esta aplicación se desarrolló con la idea de que fuese la sustituta de ONE, es una aplicación que se ha ido desarrollando a medida, con los costes que conlleva dicho tipo de desarrollo. Está Programada en ASP, un lenguaje de programación común que se encuentra en desuso a instancias de ASP.net, se utiliza comúnmente en el desarrollo de páginas web dinámicas. El lenguaje se basa en la utilización de un lenguaje de script que se incrusta en las etiquetas HTML para que las páginas sean generadas dinámicamente en el servidor, y enviadas al navegador del usuario que las solicitó. Poco a poco se han ido migrando a ella las tareas que han dejado de funcionar en la aplicación ONE y actualmente es en ésta en la que se desarrollan las nuevas funcionalidades que los empleados del Instituto piden al Equipo de Informática, encargado de desarrollar herramientas para agilizar el trabajo de los empleados. 21

27 4.2.- Análisis de Requisitos El Instituto de Estudios Cajasol es un centro de formación de postgrado que dispone de un sistema formativo ágil. En él se llevan a cabo una serie de tareas que habrá que tener en mente a la hora de buscar dotarlo de una aplicación que pretenda gestionar la información que genera MoSCoW Hemos decidido identificar los requisitos de forma que podamos trabajar mediante la metodología MoSCoW (Must Have, Should Have, Could Have, Won t Have). Must Have El aspecto de la aplicación será acorde al de la Institución. El aspecto y la facilidad de uso estarán al mismo nivel que las funcionalidades. La aplicación será intuitiva, atractiva, y aceptará cambios en la lógica de las materias. La aplicación se desarrollará con una filosofía ágil en mente y con tecnologías ágiles (entre otras cosas, se desarrollará de forma conjunta con el usuario final). Should Have Gestión de Datos de los Usuarios Autentificación Segura Guardar los datos de sesión de un Usuario Diferenciación de Perfiles de Usuario Actualización de contenidos de Usuario Gestión de Faltas de Asistencia Gestión de Notas Gestión de Cuestionarios de Evaluación del Profesorado Could Have Gestión de Turnos de Mañana y Tarde de los Trabajadores Gestión de las Prácticas del Alumnado Módulo Financiero que reemplace el uso del Contaplus Zona de e-learning Won t Have Gestión de huellas dactilares 22

28 4.3.- Análisis Temporal y de Costes de Desarrollo Este proyecto ha pasado por una serie de etapas antes y después de presentar formalmente a la gerencia del área de Informática del Instituto de Estudios Cajasol la plataforma FEDENA como solución a las necesidades de la Institución. En este capítulo intentaremos mostrar un resumen aproximado del tiempo empleado en realizar este proyecto. Las horas que se le han dedicado al proyecto se pueden agrupar en cuatro tareas principales que son las siguientes: Investigación Esta parte engloba tres aspectos: a) un estudio exhaustivo del funcionamiento del Instituto, b) una búsqueda y un análisis de las aplicaciones que podían ser una solución a las necesidades del Instituto y c) el aprendizaje de un nuevo lenguaje de programación. Una vez se propuso la búsqueda de una alternativa para una aplicación que gestionase la información que se genera en el Instituto, se comenzó con el proceso de documentación sobre la forma de trabajar en el mismo, se anotaron los actores que interactuaban con él y los componentes técnicos y aplicaciones de las que hacía uso. En nuestro caso, no disponíamos de conocimientos previos sobre el lenguaje de programación Ruby on Rails antes de que se propusiese como solución la plataforma FEDENA, por lo que hemos necesitado un estudio en profundidad para familiarizarnos con él y con el entorno de trabajo que hemos utilizado. Hemos de añadir, que durante la personalización de FEDENA y el proceso de implementación de funcionalidades adicionales, también se ha requerido tiempo de investigación para solventar las diferentes dudas y problemas que han ido surgiendo. Hay que tener también en cuenta que debido a que se ha seguido una metodología ágil para el desarrollo de la aplicación se ha mantenido un estrecho contacto con los usuarios finales, es por ello que se han recibido muchas peticiones sobre posibles modificaciones en la aplicación que han requerido, tras su incorporación, de su consiguiente investigación y evaluación también contabilizada en este grupo. Implementación Esta parte engloba toda la fase de análisis, implementación y personalización de la aplicación presentada como solución y sus alternativas. A lo largo del proyecto se analizaron los requisitos y las necesidades que tiene el Instituto y que habría de cubrir nuestra aplicación, y de las soluciones a 23

29 las que se podía llegar mediante el uso de diferentes aplicaciones, sobre las que se llevó a cabo un exhaustivo análisis comparativo. Finalmente se propuso una aplicación que creemos satisface las necesidades del Instituto de Estudios Cajasol y, una vez aprobada la idea, se procedió a su implementación, personalización y desarrollo. Pruebas Este grupo de tareas está íntimamente relacionado con el desarrollo, ya que tras la implementación o modificación de la aplicación habíamos de realizar una serie de pruebas para comprobar que el resultado del trabajo que se había desarrollado era el deseado tanto por el área de informática como por los usuarios finales. Documentación Se contabiliza aquí todo el tiempo empleado en realizar la memoria del proyecto, los anexos y los diferentes manuales de usuario, administrador y desarrollador. Tabla estimada de horas de trabajo Tarea Estimación Investigación Implementación Pruebas Documentación 80 horas 150 horas 30 horas 95 horas 24

30 Capítulo 5: Diseño e Implementación 25

31 Diseño e Implementación Aportación Realizada Introducción Teniendo en cuenta todo lo que hemos visto hasta el momento, y tras comprobar algunos problemas que existen en la forma de tratar los datos que genera el Instituto creemos que se puede llegar a dotar al Instituto de una plataforma que mejore su eficiencia. Por ejemplo, si se dota al Instituto de una aplicación gestora que se encargue de gestionar la parte educativa sería posible evitar la duplicidad de datos que existe actualmente en los perfiles de los Alumnos. Éstos se mantienen y se tratan en varios sitios a la vez, veamos a continuación varios ejemplos: Los datos de las faltas de asistencia de los alumnos los captura la aplicación ONE al leerlos de los lectores de huellas dactilares, estos datos hay que mantenerlos actualizados tanto en ONE como en el campus virtual para que los alumnos estén informados de sus faltas de Asistencia, a las que acceden a través del campus. En el Gestor ASP se pueden consultar los datos de las notas de los Alumnos. Las notas, que ponen los profesores y se entregan por o en papel, las suben los trabajadores del Instituto a la aplicación del Gestor ASP, a continuación, dichas notas se exportan de la base de datos del Gestor ASP al campus para que las puedan consultar los alumnos. Si se desea dar de alta un alumno se ha de dar de alta en la base de datos sin embargo según a qué datos se desee acceder puede hacer falta recurrir al Gestor ASP, única zona en la cual se pueden gestionar los cuestionarios de evaluación del profesorado que cumplimentan los alumnos Solución Propuesta: FEDENA La solución que se le ha propuesto al Instituto de Estudios Cajasol consiste en la adopción del software de código abierto FEDENA. Se propone tomar esta plataforma docente como base para posteriormente realizar un trabajo de evolución y adaptación a las necesidades del IEC. 26

32 Qué es FEDENA? FEDENA es un software docente para la administración de un campus virtual. Dicho software provee al administrador de una plataforma que incluye una serie de módulos que permiten administrar diversas áreas del instituto como son los estudiantes, horarios, exámenes, asistencia, etc. Es una aplicación web, así que se puede acceder a ella desde cualquier parte del mundo y ofrece un sistema de alertas para estudiantes, profesores y padres a través de y SMS. FEDENA está desarrollada en Ruby on Rails, un lenguaje de programación ágil y relativamente moderno (Sus inicios datan del 2006) que añade valor a la plataforma. Motivos Frente al desarrollo ad-hoc de una aplicación de gestión, la opción de adoptar una solución genérica existente en el mercado, tiene lógicamente un componente positivo en cuanto a ahorro de costes de desarrollo (siempre que dicha solución genérica no requiera de un esfuerzo de adaptación excesivamente grande). Bajo el supuesto de que las necesidades del Instituto en cuanto a gestión no deben diferir de las necesidades de una escuela de negocios estándar, podría existir en el mercado algún software genérico que permita resolver estas necesidades. Y como quiera que el Instituto en la actualidad es una escuela de negocios focalizada y con un volumen y alcance dirigidos, se podría pensar que FEDENA puede ser la opción adecuada para el Instituto. 27

33 Evaluación de la Solución Tomando como base de sistema de gestión del Instituto a la plataforma docente FEDENA se pueden contar con las funcionalidades que ya ofrece para a continuación adaptarla a las necesidades que tiene el Instituto. El objetivo, como ya se ha comentado es el de hacer que esta aplicación sea el sistema de gestión integral del IEC. En la versión actual de FEDENA las gestiones que se cubren son las siguientes: Gestión de Estudiantes. Gestión de Usuarios. Gestión de Asistencia. Gestión de Exámenes. Gestión del Calendario. Configuración. Anuncios y noticias. Con una sección para estudiantes y otra para profesores, FEDENA proporciona las herramientas necesarias para gestión de calendarios, aulas, estudiantes, exámenes y tareas como admisión de nuevos alumnos o creación de nuevos años académicos. 28

34 Ventajas / Inconvenientes A continuación se listan las ventajas y los inconvenientes de la utilización de FEDENA y posteriormente se evaluarán: Gestión de Usuarios Gestión de Recursos Humanos Gestión de Finanzas Gestión de SMS Gestión de Eventos Gestión del Horario Gestión de Exámenes Gestión de Asistencia Gestión de Estudiantes Gestión de Noticias Gestión de la Biblioteca Gestión de Certificados Gestión de Documentación Proyecto Opensource FEDENA tiene a una Empresa detrás Campus Virtual Cuestión: Gestión de Usuarios La Gestión de Usuarios en FEDENA cubre 3 tipos de usuarios: Administradores Empleados (Profesores) Estudiantes Evaluación: La gestión de usuarios en FEDENA ofrece una base desde la que poder cubrir las necesidades del Instituto en cuanto a disposición de un campus virtual. En cuanto a los profesores, sería deseable disponer de un perfil tipo 'Director de Curso', que tuviera algunas funcionalidades añadidas a los profesores, como poder gestionar las calificaciones de todos los profesores del curso. Cuestión: Gestión de Recursos Humanos FEDENA en su versión 2.0 ha incorporado un módulo de Gestión de RRHH, orientado a cubrir las gestiones relacionadas con los empleados, es decir, los profesores. 29

35 Así pues, las gestiones que se pueden realizar son: Gestionar la categoría, posición, departamento, nivel y datos bancarios. Gestión de nóminas: Generación, aprobación y devolución. Asociación de empleados a materias. Búsqueda de empleados. Gestión de la asistencia de los empleados. Evaluación: La utilización de la entidad de empleados como los profesores, es en apariencia una base adecuada. Deberíamos analizar cómo es la gestión de las nóminas, para ver si se puede adecuar a lo que es el pago de los honorarios en el Instituto a los profesores. A priori no es una gestión que encaje del todo, ya que en FEDENA se gestiona el concepto de nómina, con el desglose normal que existe en una nómina. (Sueldo base, seguros sociales, extras,...). Sin embargo, es posible que el pago mediante precio/hora sea más sencillo. Relacionado con lo anterior, la asistencia de empleados, parece no tener demasiado sentido en el contexto del IEC. También sería deseable que los profesores tuvieran acceso desde su zona privada a la normativa y documentación del Instituto. Sería interesante también añadir la opción de que pudieran rellenar datos tales como su ficha de profesor, etc. Esto parece que requeriría de adaptación. En relación con los profesores, debería completarse con el tema de los cuestionarios de evaluación de los profesores por parte de los alumnos, para lo cual FEDENA no ofrece ninguna funcionalidad. Cuestión: Gestión de Finanzas La versión 2.0 de FEDENA incluye un nuevo módulo de Finanzas. Evaluación: Este módulo parece ofrecer una funcionalidad básica para llevar la contabilidad, en cuanto a los pagos e ingresos de profesores y alumnos. Sería necesario profundizar para evaluar si el módulo puede ofrecer alguna utilidad para la gestión de la contabilidad del Instituto, o si es demasiado básico. Cuestión: Gestión de SMS FEDENA dispone de un módulo susceptible de integrarse con una pasarela de envío de mensajes a móviles, a través de la cual se pueden gestionar avisos para profesores y alumnos. 30

36 Algunas de las posibilidades son: Alertas para estudiantes y tutores durante el proceso de admisión. Alertas para las fechas de exámenes y para la publicación de resultados. Alertas para los eventos programados. Envío de SMS personalizados a Profesores y Alumnos. Alerta cuando las faltas de asistencia llegan a un límite. Evaluación: En el caso de que la aplicación de envío de mensajes a móviles pueda ser integrada con FEDENA, este módulo podría resultar un módulo bastante útil, para mantener la misma funcionalidad que existía previamente en ONE y de la que ya no se dispone desde la desvinculación del Instituto. Cuestión: Gestión de Eventos El módulo de Gestión de Eventos, introducido en la versión 2.0, incluye las siguientes funcionalidades: Calendario: Muestra las vacaciones, eventos, exámenes, fechas de pago límite. Creación directa de eventos desde el calendario. Opción de crear eventos específicos de un curso o de una materia. Evaluación: Los eventos en FEDENA pueden ser utilizados para realizar algún tipo de mención en el calendario lectivo. Las jornadas en principio no encajarían con el concepto de eventos en FEDENA, porque a los eventos no se les pueden asociar alumnos. Las jornadas deberían pues gestionarse como cursos. En cualquier caso, los eventos sí podrían utilizarse para administrar sucesos particulares durante el desarrollo de un curso, por ejemplo para los Másteres, cuando se programa la presentación de una empresa. Cuestión: Gestión del horario El Horario en FEDENA se gestiona mediante la asignación de clases. Algunas de las opciones que se pueden realizar son: Duración de las clases. Configuración de los días de la semana. Evaluación: No se observa que para el horario se puedan gestionar las aulas disponibles, esto sería una carencia para el Instituto que habría que cubrir mediante la adaptación necesaria. Igualmente, la gestión de los horarios de los cursos, está pensado para que tengan un horario semanal fijo, de manera que las opciones se centran en configurar el horario de la semana. Esto es algo que no encaja con la gestión del 31

37 horario que se necesita en el IEC, por lo que tendría que realizarse una adaptación significativa. Tampoco existen facilidades para llevar el control de las sesiones que se requiere en el Instituto (fechas de entrega de la documentación para una sesión, etc.). Cuestión: Gestión de exámenes FEDENA ofrece forma de gestionar los exámenes que en principio podría ser viable con la forma en la que se gestionan en el IEC. Se puede fijar una fecha para un examen, asociarlo a una materia determinada y se pueden agrupar y conectar varios exámenes. La calificación de un examen consiste en una puntuación numérica. Se puede configurar también cuál es la traslación de esa puntuación numérica con la calificación final (Suficiente, Notable,...) Posteriormente, los resultados de los exámenes se pueden publicar, permitiendo que puedan ser vistos por los alumnos a través de su zona privada. Evaluación: La gestión de las calificaciones de FEDENA parece ser una buena base para la gestión de las calificaciones que se necesita en el IEC. Para que encajara mejor, habría que adaptar y hacer que el resultado de un examen, en vez de que sea una única puntuación global, que pueda tener tres puntuaciones (conocimiento, esfuerzo y participación). Un examen puede ser de varias materias, así que quizás de esta manera podría conseguirse una funcionalidad similar. Para las observaciones del profesor sobre un alumno, que se muestran junto con la nota del examen, también existe en FEDENA la posibilidad de incluirlos, mediante un campo llamado 'Remarks'. Cuestión: Gestión de Asistencia La Gestión de Asistencia es otro módulo contemplado en FEDENA. Se distingue entre falta de mañana y falta de tarde, y un campo para indicar el motivo de la falta. Posteriormente, se puede publicar un informe de faltas, y configurar alarmas para que avise cuando se ha llegado a un número de faltas determinada. Evaluación: Parece que la gestión de faltas de asistencia podría ser una buena base para la gestión que requiere el Instituto. 32

38 Aunque en FEDENA las faltas estén asociadas únicamente al día puede ser suficiente con ello, ya que todavía no se ha dado el caso de un alumno que esté matriculado en varios cursos a la vez. En el Instituto se distingue entre media falta y falta completa. Esta distinción en FEDENA no está contemplada, únicamente existe la distinción entre falta de mañana o falta de tarde, o falta de día completo. Quizás sea sencillo adaptar esta última distinción a las necesidades del Instituto. Lo que siempre quedará pendiente de ser resuelto, es la integración de las lecturas de asistencias de los terminales de huella dactilar con el sistema, que es uno de los puntos fuertes de ONE como aplicación de gestión. Una posibilidad sería la de desarrollar un sistema que sincronizara desde ONE estas lecturas de asistencias. Algo que no parece contemplar FEDENA es la posibilidad de que un alumno envíe una justificación por una falta registrada. Cuestión: Gestión de Estudiantes En FEDENA se puede registrar una cantidad considerable de información sobre los estudiantes que se matriculan en un curso. Esta información es a su vez configurable mediante la creación de campos adicionales, categorías, y es posible clasificar a los alumnos en función de ellas. Evaluación: Una carencia significativa en cuanto a la gestión para el IEC, es que los alumnos están asociados únicamente a un curso. No se prevé la posibilidad de que un registro de un alumno pueda estar asociado a varios cursos, para que de esta manera se pueda mantener el historial de un alumno. En la versión actual el proceso de matriculación de un alumno, sólo interviene la administración, y posteriormente el alumno únicamente puede consultar sus datos. Para la gestión del IEC, sería deseable que el alumno pudiera gestionar sus datos, como por ejemplo los datos de su cv. Habría que realizar una adaptación para esto. Cuestión: Gestión de Noticias En FEDENA existe un módulo de noticias que permite publicar anuncios que son visualizados por todos los usuarios cuando se logan y acceden a su zona. Evaluación: Este módulo de noticias podría utilizarse para la publicación de las ofertas de empleo de las empresas. 33

39 Cuestión: Gestión de la Biblioteca La Gestión de Biblioteca (préstamos, devoluciones, etc.), no está contemplada en la versión actual de FEDENA. Evaluación: La empresa que impulsa el proyecto de código abierto, ofrece soluciones comerciales para adaptación de FEDENA a las necesidades de las Organizaciones y, en concreto, ofrece un módulo para gestión de Bibliotecas, y otro para Gestión de Inventario. Es posible que lo liberen en el futuro para la versión código abierto, y en cualquier caso, se les podría llegar a preguntar sobre un presupuesto para disponer de este módulo En cualquier caso, esta gestión está más o menos bien resuelta en la situación actual con la aplicación ONE. Cuestión: Gestión de Certificados La Gestión de Certificados, no está contemplada en la versión actual de FEDENA. Evaluación: Esta gestión habría de ser desarrollada partiendo desde cero. Cuestión: Gestión de Documentación La Gestión de Documentación, no está contemplada en la versión actual de FEDENA Evaluación: Esta gestión debería también desarrollarse partiendo de cero. En el roadmap de FEDENA, se hace mención a que se contempla que pueda llegar a convertirse en una herramienta para implementar una plataforma de e- learning, donde presumiblemente tenga cabida la posibilidad de incluir documentación asociada a un curso. Cuestión: Proyecto Opensource FEDENA es un producto Opensource, lo que significa que su código fuente está disponible para quien lo requiera, y existe una comunidad que hace evolucionar el producto, compartiendo sus avances. Evaluación: El modelo de desarrollo de FEDENA, mantenido por la comunidad Opensource, puede reportar beneficios a la hora de mirar en el ahorro de costes de desarrollo. 34

40 Cuestión: FEDENA tiene a una Empresa detrás FEDENA está promovido por una empresa que ofrece sus servicios para la adaptación, instalación, etc. Relacionado con lo anterior, al margen de que FEDENA es un producto mantenido bajo el modelo Opensource, con una comunidad detrás que lo soporta, existe una empresa que es su promotor principal (Foradian, una empresa india), que ofrece servicios comerciales de adaptación, instalación y soporte. Evaluación: El hecho de que exista una empresa detrás del producto, a la cual se pueda recurrir bajo determinadas circunstancias es un dato positivo. Si se llega a dar el caso en que se requiere un módulo que el área de informática no ve posible desarrollar, se podría plantear el pedir un presupuesto a la empresa detrás de FEDENA para que se lo proporcione al Instituto. Cuestión: Campus Virtual FEDENA ofrece una base para implementar un campus virtual con zona privada para alumnos y profesores, se dispone de tres tipos de usuarios: Administradores Empleados Estudiantes Para cada uno de ellos ofrece una funcionalidad distinta y adaptada a sus necesidades, ofreciendo la base para lo que podría ser un campus virtual. Evaluación: FEDENA podría ser una alternativa seria para cubrir las necesidades identificadas para la nueva web en cuanto a la zona privada. 35

41 5.2.- Comparación con otras Alternativas A continuación se enumeran las alternativas posibles que se han contemplado para actualizar la infraestructura del Instituto y mejorar su funcionamiento Aplicación Web vs Aplicación de Escritorio En la actualidad las aplicaciones computacionales podrían separarse en dos grandes grupos: Aplicaciones Web y Aplicaciones de Escritorio. A la hora de dar solución a las necesidades del Instituto hemos optado por una Aplicación Web, dicha elección conlleva unas ventajas y unos inconvenientes que se han evaluado y cuyo resultado se muestra a continuación. Las aplicaciones Web utilizan lo que se conoce como clientes livianos (light clients) los cuales ejecutan labores ligeras de procesamiento para la ejecución de la aplicación. Desde el punto de vista de la arquitectura podemos distinguir entre el cliente, en el que se encuentra el usuario final haciendo uso de la aplicación por medio de un navegador, y el servidor, donde residen realmente los datos, las reglas y la lógica de la aplicación. Motivos Esta alternativa hay que tenerla en cuenta al principio del desarrollo de la aplicación, ya que influirá radicalmente en su estructura. Evaluación de la Alternativa Con la división del problema en dos partes, se consigue centralizar la administración en el servidor, resolviendo una gran cantidad de problemas que anteriormente se daban en las aplicaciones de escritorio, como son por ejemplo: Portabilidad de la Aplicación Mantenimiento de la Aplicación Aplicación Ágil Aspecto al nivel de las Funcionalidades Cuestión: Portabilidad de la Aplicación Existe una creciente necesidad de que la aplicación sea portable, tanto a otros sistemas operativos, como desde cualquier parte del mundo con acceso a Internet. Evaluación: Al hacer que la aplicación fuese una Aplicación Web, la portabilidad entre sistemas operativos queda resuelta. De este modo los empleados encargados de publicitar al Instituto pueden acceder y mostrar la aplicación desde ferias, congresos, jornadas,... 36

42 Cuestión: Mantenimiento de la Aplicación El área de informática lleva a cabo una labor de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones que utiliza el Instituto. Entre otras cosas, se encarga de arreglar los problemas que surgen en cada una de las aplicaciones que se utilizan, y muchas de ellas son aplicaciones de escritorio. Evaluación: Mediante el uso de una Aplicación Web, se podría optimizar el tiempo en el que se resuelve una incidencia, pues un gran número de ellas requieren que responsables del área de informática se desplacen varias veces desde su puesto al terminal y del terminal al puesto del responsable para poder resolver la incidencia. Cuestión: Aplicación Ágil La filosofía que se sigue a la hora de desarrollar una aplicación ágil es la de dar un mayor valor al individuo. Es esencial colaborar con el cliente y desarrollar el software de forma incremental mediante iteraciones. Con esta filosofía se acepta que no se puede predecir todo y que siempre habrá cambios que llevar a cabo. Evaluación: El área de informática recibe semanalmente un mínimo de diez peticiones para efectuar cambios en las aplicaciones con las que se trabaja en el Instituto. El desarrollo de una aplicación web ofrece una mayor disponibilidad frente a cambios y, dado que el cliente para el que se fabrica el producto está sentado en la mesa contigua, dar valor al individuo, colaborar con el cliente y desarrollar el software de manera incremental va todo cogido de la mano. Cuestión: Aspecto al nivel de las Funcionalidades Si bien es cierto que la arquitectura cliente servidor de la web ha ofrecido muchas ventajas también es cierto que carece de la riqueza gráfica de las aplicaciones de escritorio que cuentan con controles inteligentes y que dan mayor fluidez al trabajo del usuario. Evaluación: Esto se puede resolver mediante tecnologías como AJAX o Flash. Como ejemplo, FEDENA hace uso de AJAX que se utiliza, por ejemplo, a la hora de generar las gráficas de los alumnos, para dar mayor fluidez y riqueza gráfica al trabajo del usuario. 37

43 ONE La siguiente alternativa que se presenta es la de continuar con el desarrollo de la aplicación ONE. En esta alternativa se deja a un lado el desarrollo de una Aplicación Web y se plantea resolver los problemas que la aplicación ONE presenta en la actualidad y, una vez se hayan resuelto dichos fallos, ampliar las funcionalidades de la misma. Motivos Esta alternativa viene motivada por el hecho de que se puede pensar que es la solución natural a las necesidades que tiene el Instituto, ya que es la aplicación de gestión que se viene utilizando desde hace tiempo. Evaluación de la Alternativa Esta alternativa se basa en concentrar todas las gestiones y tratamientos de información que actualmente se realizan fuera de la aplicación ONE, con el objetivo final de que ONE se convierta en el sistema de gestión integral del IEC. Actualmente las gestiones que se realizan desde ONE son las siguientes: Gestión de solicitudes de información Gestión de llamadas telefónicas Gestión de préstamos de biblioteca Gestión de configuración de cursos (estructura de los cursos en materias/sesiones, y asignación de profesores y aulas a cada sesión. Asignación de alumnos por materias. Gestión de faltas de asistencia (subir informe de faltas a la web, notificar faltas) Gestión de huellas y asistencias (registro de huellas, sincronización de asistencias y cómputo de faltas) Las gestiones que actualmente se realizan fuera de ONE, y que serían susceptibles de ser integradas en ONE con esta alternativa, serían: Gestión de cuestionarios Gestión de certificados, títulos y diplomas Gestión de calificaciones Gestión de la contabilidad y facturación Gestión de alumnos (alta de alumnos y mantenimiento de sus datos) Gestión de cursos (alta de cursos y mantenimiento de sus datos) Gestión de prácticas en empresas Gestión de procesos de selección Cuadro de mandos Gestión de la web (contenidos, mantenimiento de usuarios para la zona privada) Gestión del Sistema de Calidad Gestión de la documentación de los cursos 38

44 Ventajas / Inconvenientes Se enumeran las ventajas y los inconvenientes, que se analizan en detalle a continuación. Gestión Consolidada Huellas y Asistencia Aplicación de Escritorio Uso de Bases de Datos Código Fuente no disponible Cuestión: Gestión Consolidada La aplicación ONE se viene empleando desde hace tiempo, y existe un número significativo de gestiones que se realizan a través de ella, de manera razonablemente satisfactoria. Esto ha generado una serie de hábitos relacionados con el manejo de ONE, que son beneficiosos para la productividad y, en caso de utilizar una herramienta distinta, habría que contemplar la curva de aprendizaje de los profesionales que trabajan en el Instituto y la adaptación que ello supondría. Evaluación: La alternativa de mejorar la aplicación ONE sería la solución natural. Cuestión: Huellas y Asistencia En el mapa de componentes tecnológicos existentes en el IEC, un componente importante son los terminales de huella dactilar, para los que necesariamente debe existir un software que resuelva la funcionalidad del registro de huellas, recogida de asistencia y posterior asociación con las huellas registradas. Cualquiera que sea la solución elegida, ésta debe integrarse con el software que gestione las huellas y asistencias; lógicamente si el software forma parte de la propia solución, se simplifica ésta, ya que no es necesario contemplar la necesidad de integrar este software con el sistema de gestión. Evaluación: El hecho de que ONE de por sí solucione la gestión de huellas y asistencias, es un factor positivo para continuar con su utilización. Incluso en el caso de que ONE no sea la solución elegida, sería lógico seguir utilizando ONE al menos como software gestor de huellas y asistencias. 39

45 Cuestión: Aplicación de Escritorio La aplicación ONE es una aplicación de escritorio y como tal tiene una serie de inconvenientes. No se puede acceder a ella más que desde la red local en la que está instalada. En el caso de ONE, al ser una aplicación con tecnología Microsoft, está ligada a que las estaciones de trabajo desde la que se puede ejecutar la aplicación sean estaciones Windows. Relacionado con lo anterior, requiere que en las estaciones de trabajo se realice una instalación y configuración, que aunque sea mínima, obliga a un cierto mantenimiento. Evaluación: El hecho de que la aplicación ONE sólo pueda utilizarse desde la red local de la escuela, dificulta la posibilidad de disponer de la información desde fuera, hecho que en algunas situaciones es útil. Cuestión: Uso de Bases de Datos La aplicación ONE utiliza una base de datos Access, que a su vez tiene vínculos con otra base de datos Access, y otra base de datos MySQL. La aplicación ONE nació como una solución rápida a algunas cuestiones puntuales; sin embargo, desde este origen modesto, ha ido creciendo, hasta ser en la actualidad una aplicación que maneja un volumen de datos significativo. Para poder realizar determinadas gestiones, ha sido necesario establecer vínculos con otras tablas de otras bases de datos, a las que accede a través de la red o de orígenes de datos configurados en el sistema. Esta situación, que en apariencia es una solución sencilla, ágil y práctica para resolver cuestiones puntuales, puede suponer un riesgo conforme ONE ha ido aumentando el volumen de funcionalidades y de información; Access no es un sistema gestor de bases de datos recomendado para aplicaciones profesionales, debido a su carencia en garantías para manejar un volumen significativo de información, consistencia a la hora de gestionar la concurrencia en un entorno distribuido, y otras cuestiones, como la garantía de la coherencia de la información, política de backup, rendimiento en cuanto a tiempos de respuesta, etc. Esta situación se ve agravada por el hecho de que la base de datos central que utiliza ONE, tiene vínculos con otras bases de datos, lo que afecta al rendimiento global de la aplicación de manera significativa. 40

46 Evaluación: Podría considerarse alguna alternativa para mejorar la arquitectura de la aplicación en cuanto a utilizar un sistema gestor de base de datos más fiable y potente para ONE, pero para ello se requiere que se efectúe un rediseño de esta arquitectura y que se adapte la aplicación a esta situación, pero resulta del todo inviable si, como se trata en la siguiente cuestión, no se dispone del código fuente de la aplicación. Cuestión: Código Fuente no disponible Por último llegamos al punto más importante de todos, no se dispone del código fuente de la aplicación ONE. Evaluación: En la actualidad no se dispone del código fuente de la aplicación y el que se pueda o no llegar a hacerlo es una cuestión que está fuera del control del IEC. Es descabellado planear una mejora de la infraestructura tecnológica del Instituto y basarla en el uso y mejora de ONE debido a la incertidumbre que existe sobre la posibilidad de lograr acceso al código fuente de la aplicación. 41

47 Gestor ASP Esta alternativa estudia la viabilidad de continuar con el desarrollo de la aplicación web que se utiliza en la actualidad para dotar al Instituto de nuevas funcionalidades informáticas y recuperar funcionalidades inactivas. Motivos Esta aplicación, que se ha desarrollado partiendo de cero y a medida ha demostrado ser una solución viable a la pérdida de funcionalidad que ha sufrido ONE debido a la imposibilidad de mantener el software sin acceso al código fuente. La opción de un desarrollo a medida, aunque costosa, es viable en el caso de que se estime que las soluciones generales (tanto comerciales como de software libre) no encajan con las necesidades del Instituto o que el esfuerzo de adaptación que se habría de realizar no compensa el coste. En el caso de las necesidades del Instituto, al ser éstas unas necesidades con una envergadura limitada, se refuerza la opción del desarrollo a medida, ya que el coste debería mantenerse en unos márgenes aceptables, cosa que no sucedería si las necesidades a cubrir tuvieran una envergadura importante. Evaluación de la Alternativa ASP es una tecnología común, utilizada para el desarrollo de sitios web dinámicos, que se basa en la utilización de un lenguaje de script que se incrusta en las etiquetas HTML para que las páginas sean generadas dinámicamente en el servidor, y enviadas al navegador del usuario que las solicitó. Ventajas / Inconvenientes Se enumeran las ventajas y los inconvenientes, que se analizan en detalle a continuación. Fácil adopción Tecnología Obsoleta Desarrollo a Medida vs Mayor Coste de Desarrollo Cuestión: Fácil adopción Debido a que la web de la que anteriormente se hacía uso estaba desarrollada en ASP, ya se dispone de un servidor web que soporta esta tecnología, y también se dispone de una base de datos MySQL alojada en un servidor del Instituto, en el que existen algunas tablas, accesibles desde la red local, lo que posibilita la automatización de tareas en aplicaciones desde la red 42

48 local, algo que es a veces necesario, por ejemplo, para la gestión de las lecturas de asistencias. Evaluación: Para las necesidades de gestión del Instituto, ASP es una tecnología de fácil adopción, sencilla de utilizar, adecuada para aplicaciones de tamaño medio. Además, se dispone del código fuente de la web anterior, escrita en ASP y por tanto, reutilizable para el desarrollo de las páginas que conformen los distintos módulos necesarios para la aplicación de gestión interna. En el caso de FEDENA, por ejemplo las necesidades en cuanto a recursos son algo mayores, y se requeriría algo más de esfuerzo para disponer de un entorno adecuado. Cuestión: Tecnología Obsoleta ASP como framework para el desarrollo de aplicaciones web ha quedado algo anticuada frente a otras opciones que han surgido en los últimos años. Evaluación: La tecnología en la que se basa FEDENA (Ruby on Rails), es más actual que ASP, lo que se traduce en una mejor mantenibilidad, escalabilidad y rendimiento. Esto puede no ser especialmente significativo en aplicaciones pequeñas, pero en cualquier caso es un factor a tener en cuenta. Cuestión: Desarrollo a Medida vs Mayor Coste de Desarrollo El desarrollo a medida ofrece control total, pero mayor esfuerzo en coste de desarrollo. Evaluación: El desarrollo a medida, partiendo de cero, al no arrastrar ninguna consideración en cuanto a arquitectura y diseño, es la opción que más libertad y mejores condiciones ofrece para escoger las mejores soluciones. Sin embargo, lógicamente, es la opción que más coste tiene en cuanto a esfuerzo de desarrollo, comparado con otras opciones en las que se parte de una base. 43

49 5.3.- Personalización de FEDENA En este apartado se explican algunos de los cambios que se han llevado a cabo en la plataforma FEDENA Modificación del país asignado por defecto Mientras investigábamos el funcionamiento y la estructura de FEDENA, nos dimos cuenta de que el país que se asignaba por defecto a la nacionalidad, idioma y residencia era el de la India. De no modificar dicho comportamiento, una vez se hubiesen introducido los usuarios, se habría debido de dedicar una cantidad de tiempo considerable a la corrección de dichos valores, el proceso, nada rápido, consiste en la búsqueda (que se ha de realizar para cada uno de los campos) dentro de un desplegable del país que se desea asignar al usuario en cuestión Para modificar este comportamiento hubimos de cambiar todas las referencias que se hacían en FEDENA al número 76, representativo del país de la India. Código de la India: 76 Código de España: 163 Por ejemplo: En el archivo.../app/views/student/admission1.erb en la línea 145, se modificó el 76 (India) por el 163 (Spain) Mensaje de Bienvenida Se hubo de modificar el mensaje de bienvenida para que en lugar de mostrar un saludo genérico mostrase un mensaje avisando al usuario que se había accedido al portal del Instituto de Estudios Cajasol. Tras cambiar en la configuración general de la aplicación el nombre del Instituto procedimos a llevar a cabo los siguientes cambios en la aplicación: En el archivo.../app/controllers/user_controller.rb en la línea 193 constaba el siguiente extracto de código: school_name = Configuration.get_config_value "InstitutionName" flash[:notice] = "Welcome to #{school_name}, #{user.first_name} #{user.last_name}!" Se modificó entonces la frase que se mostraba con una más acorde al Instituto: flash[:notice]= #{user.first_name} #{user.last_name}, bienvenido al portal docente del #{school_name} 44

50 Logotipo El logotipo que viene definido por defecto es el de FEDENA en lugar de el del Instituto de Estudios Cajasol, dado que el espacio que dicho icono ocupa es cuadrado, habrá que añadir el logo vertical del IEC. Hubimos además de redimensionar el logotipo ya que tenía unas dimensiones de 115x107 y las dimensiones de la imagen que se muestra por defecto son de 155x107, lo que hace que a la hora de que la aplicación lo muestre, el icono se estira Aspecto Visual Coloreado de los fondos de la Aplicación Había una serie de imágenes con las que se construyen los fondos de la página web, todas utilizaban el color rojo, hubo que cambiarlas para que se mostrasen con un azul acorde al color corporativo del Instituto de Estudios Cajasol. (La forma de modificar las imágenes se explica en el la sección Anexo B: Color del Background de la Aplicación). Color y formato de Texto de la aplicación Los colores que se utilizan en las fuentes de algunos tipos de letra son rojos, se hubo por tanto de cambiar el tono por el azul del que hace uso el Instituto de Estudios Cajasol. Ejemplo: En \public\stylesheets\_layouts\dashboard.css 516 podemos encontrar el siguiente extracto de código: background-color : #9d0e00; En algunas partes de FEDENA, Foradian (la empresa que ha desarrollado FEDENA) no ha seguido la filosofía que promueve Ruby on Rails, Don t Repeat Yourself así que tuvimos que buscar con el editor de código sublime text en todos los archivos de la aplicación de FEDENA los diferentes tipos de texto que se mostraban, y cambiarles el color que tenían asignado (#9d0e00) por uno más acorde al que utiliza el Instituto (#007AA7), en lugar de poder realizar estos cambios en un único sitio. También se pudo comprobar que FEDENA hacía uso de vez en cuando del color rojo para otro tipo de letras, dicho color se localizó (#b00) y se procedió igualmente a sustituirlo (#007AA7). 45

51 Modificación de variables en Inglés y Español Además de corregir numerosos textos mal redactados se procedió a dar de alta una serie de variables que se utilizarán en un futuro para diseñar los botones de los que harán uso los usuarios de la plataforma docente. 01_asistencia_t 02_notas_t 03_documentacion_t 04_cuestionarios_t 06_admision_t 07_finanzas_t 08_tiblioteca_t 09_r_humanos_t 10_practicas_t 11_comunicacion_t 12_tolsa_empleo_t 13_asoc_alumnos_t 14_gest_interes_t 15_gest_empresas_t 16_gest_alumnos_t 17_gest_prof_t Menú del Perfil de Usuario Cuando un usuario se loguea en la plataforma, lo primero que ve es su dashboard o menú, éste, es diferente según el perfil usuario que tenga asignado y según los privilegios de que disponga dicho perfil. En FEDENA cada uno de los usuarios veía más o menos lo admission_button, student_details_button, manage_users_button, manage_news_button, examinations_button, timetable_button, student_attendance_button, settings_button, if module enabled (hr_button, student_details_button, campus_news_button, timetable_button, reminders_button, academic_button if module enabled (my_profile_button, admission_button, student_details_button, manage_users_button, manage_news_button, campus_news_button, leaves_button) 46

52 @user.employee if module enabled (reminders_button, student_attendance_button, examinations_button, student_attendance_button, timetable_button, settings_button, hr_button, finance_button) Pero esto no es lo que nos interesa para la plataforma adaptada, resultan demasiadas opciones y muy poco específicas para nuestro portal docente, así que procedimos a modificar lo que se le iba a mostrar a los usuarios de la siguiente forma. Tras un proceso de diseño, se designaron una serie de módulos acordes con la plantilla del Instituto de Estudios Cajasol. Módulo Común Módulo Académico Módulo Comercial Módulo de Reprografía Módulo de Administración Módulo de Gerencia Módulo del Profesorado Módulo de Empresas Cada uno de los módulos contendrá, por tanto, los botones que vayan a necesitar los trabajadores pertenecientes a cada uno de los departamentos. Visto en una tabla el desglose sería el siguiente: * verán un módulo reducido todavía no especificado de esa funcionalidad 47

53 Estilo En \public\stylesheets\_layouts\user\dashboard.css tenemos los estilos de muchos de los botones que aparecen en el dashboard de cada usuario. Hemos añadido este código a dashboard.css para que aparezcan los iconos que hemos puesto en la carpeta../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/ #asistencia_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/asistencia.png) 0 0 no-repeat;} #notas_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/notas.png) 0 0 no-repeat;} #documentacion_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/documentacion.png) 0 0 norepeat;} #cuestionarios_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/cuestionarios.png) 0 0 norepeat;} #admision_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/admision.png) 0 0 no-repeat;} #finanzas_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/finanzas.png) 0 0 no-repeat;} #biblioteca_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/biblioteca.png) 0 0 no-repeat;} #r_humanos_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/r_humanos.png) 0 0 no-repeat;} #practicas_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/practicas.png) 0 0 no-repeat;} #comunicacion_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/comunicacion.png) 0 0 norepeat;} #bolsa_empleo_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/bolsa_empleo.png) 0 0 norepeat;} #asoc_alumnos_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/asoc_alumnos.png) 0 0 norepeat;} #gest_interes_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/gest_interes.png) 0 0 norepeat;} #gest_empresas_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/gest_empresas.png) 0 0 norepeat;} #gest_alumnos_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/gest_alumnos.png) 0 0 norepeat;} #gest_prof_b {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/gest_prof.png) 0 0 no-repeat;} /*Al hacer Hover*/ #asistencia_b:hover {background:#fff 48

54 url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/asistencia.png) -175px 0 norepeat;} #notas_b:hover {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/notas.png) -175px 0 no-repeat;} #documentacion_b:hover {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/documentacion.png) -175px 0 no-repeat;} #cuestionarios_b:hover {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/cuestionarios.png) -175px 0 norepeat;} #admision_b:hover {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/admision.png) -175px 0 norepeat;} #finanzas_b:hover {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/finanzas.png) -175px 0 norepeat;} #biblioteca_b:hover {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/biblioteca.png) -175px 0 norepeat;} #r_humanos_b:hover {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/r_humanos.png) -175px 0 norepeat;} #practicas_b:hover {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/practicas.png) -175px 0 norepeat;} #comunicacion_b:hover {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/comunicacion.png) -175px 0 no-repeat;} #bolsa_empleo_b:hover {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/bolsa_empleo.png) -175px 0 norepeat;} #asoc_alumnos_b:hover {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/asoc_alumnos.png) -175px 0 no-repeat;} #gest_interes_b:hover {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/gest_interes.png) -175px 0 norepeat;} #gest_empresas_b:hover {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/gest_empresas.png) -175px 0 no-repeat;} #gest_alumnos_b:hover {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/gest_alumnos.png) -175px 0 no-repeat;} #gest_prof_b:hover {background:#fff url(../../../images/dashboard_buttons/fiec_dashboard/gest_prof.png) -175px 0 norepeat;} 49

55 Hemos asignado a cada botón un icono. Botón asistencia_b notas_b documentacion_b cuestionarios_b admision_b finanzas_b biblioteca_b r_humanos_b practicas_b comunicacion_b bolsa_empleo_b asoc_alumnos_b gest_interes_b gest_empresas_b gest_alumnos_b gest_prof_b Icono asistencia.png notas.png documentacion.png cuestionarios.png admision.png finanzas.png biblioteca.png r_humanos.png practicas.png comunicacion.png bolsa_empleo.png asoc_alumnos.png gest_interes.png gest_empresas.png gest_alumnos.png gest_prof.png Privilegios Una vez que se han creado los iconos, hay que hacer que se le muestren los correctos a cada usuario. Eso se ha conseguido de la siguiente forma. En \config\authorization_rules.rb se ha añadido el siguiente código role :privilegios_academicos do has_permission_on [:academica], :to => [ :index] end role :privilegios_administrativos do has_permission_on [:administracion], :to => [ :index] end role :privilegios_de_gerencia do has_permission_on [:gerencia], :to => [ :index] end role :privilegios_de_comercial do 50

56 has_permission_on [:comercial], :to => [ :index] end role :privilegios_de_reprografia do has_permission_on [:reprografia], :to => [ :index] end role :privilegios_del_profesorado do has_permission_on [:profesorado], :to => [ :index] end role :privilegios_del_alumnado do has_permission_on [:alumnado], :to => [ :index] end Y se ha modificado consecuentemente el archivo \app\views\user\dashboard.erb Reconfiguración del Menú de Usuario Después de todo lo que se ha hecho, tanto la plataforma como los tipos de letra de la página tienen los colores correctos, los iconos tienen un aspecto corporativo que encaja con el color del logotipo de la empresa y se ha definido qué se le quiere mostrar a cada tipo de usuario que trabaja en la gestión del Instituto. Lo ideal sería que los botones que aparezcan en el Dashboard de los usuarios únicamente aparezcan si tienen una funcionalidad ya asignada, con eso en mente hay que configurar los submenús que hay tras cada uno de los botones. 51

57 Ejemplo: Submenú de Recursos Humanos Cuando se accede al submenú de Recursos Humanos se muestra un submenú de FEDENA que todavía no ha sido adaptado a la plataforma de IEC y que no cumple las necesidades que se han capturado en la toma de requisitos. Para que cumpla la toma de requisitos haremos que un usuario con privilegios de gerencia tenga acceso al botón de recursos humanos modificándolo en el archivo dashboard.erb, pero que si no tiene los privilegios académicos, no se le muestre el botón de notas. También haremos que en el submenú del botón de RH únicamente se muestre la opción de Gestión de Licencias para Empleados, que además cambiará de nombre a Gestión de Turnos de los Empleados del IEC. Vamos a authorization_rules.erb y lo actualizamos para que le añada permisos. 52

58 role :privilegios_de_gerencia do has_permission_on [:gerencia], :to => [ :index] has_permission_on [:employee], :to => [ :index, :hr, :employee_attendance] End Para terminar habremos de modificar el fichero correspondiente cambiando el texto que muestra. 53

59 5.4.- Mejora de FEDENA Búsqueda Avanzada de Alumnos En...\app\views\user\dashboard.erb se ha añadido un botón en el Modulo Común para que todos los usuarios que trabajen en el Instituto con privilegios de uso del módulo común puedan utilizar la nueva funcionalidad de búsqueda avanzada de alumnos. Dicha funcionalidad habilita la búsqueda de alumnos según el máster, año, género, etc. Para añadir dicha funcionalidad se han seguido los pasos que se especifican en la sección Anexo C: Diseño de un botón del Menú Almacenamiento de Datos del Currículum Vitae Se deseaba crear una herramienta para sustituir la funcionalidad que se había perdido de ONE de generar los Currículums Vitae de los Alumnos en un formato único y profesional apto para ser enviado a las empresas y en el que figurase el logo del Instituto de Estudios Cajasol. Para desarrollar dicha funcionalidad se partió de la base de que un estudiante tiene unos datos en su perfil con una serie de campos que se pueden modificar y a los que se pueden añadir nuevos campos. Al acceder a \app\views\student Si entramos en edit.erb podremos editar los campos que se rellenan a la hora de crear un estudiante. Si entramos en profile.erb podemos editar los campos que se le muestran al estudiante cuando mira su perfil (Para evitar que pueda cambiar su nombre por error). En profile.erb vamos a eliminar que se muestren una serie de campos, al archivo original le haremos un backup que se guardará en la misma carpeta bajo el nombre de profile_backup.erb, y procederemos a realizar una serie de cambios que hagan que al usuario alumno únicamente se le muestren los campos adicionales. Si entramos en profile_pdf.erb podemos editar los campos que se exportan al PDF cuando se hace un report del perfil del estudiante desde una cuenta de administrador. 54

60 Generación del Currículum Vitae A la hora de extraer los datos almacenados en la aplicación, se tuvo que reconfigurar la forma en la que se exportaban los archivos PDF. Desde el archivo \config\authorization_rules.erb Se fueron añadiendo al módulo comercial todos los permisos que tiene un Admin sobre Student para que pudiese realizar búsquedas sobre ellos, encontrarlos e imprimir los currículums. También se tuvo que limitar el número de permisos que tiene sobre los alumnos para evitar posibles borrados de notas, asistencia, edición de su nombre, etc. Para que el CV mantuviese el formato deseado se modificaron los siguientes archivos: El archivo \app\views\student\profile_pdf.erb Contiene lo que se muestra del currículum y la lógica para el salto de página, se modificó para que un currículum pudiese ocupar dos páginas sin que su aspecto visual se desconfigurase. En \public\stylesheets\student\profile_pdf.css Se almacenaba la información sobre los diferentes <div>, se añadió el div de profile_picture_display. En \app\views\layouts\pdf_header.html.erb Estaba la ruta de acceso a la imagen del logo que se muestra en el pdf_report 55

61 5.5.- Pruebas Las primeras pruebas que se realizaron sobre la aplicación se llevaron a cabo con el objetivo de analizar si se podía acceder a la misma desde distintos sistemas operativos sin fallos en la ejecución de la misma. Una vez se comprobó que se podía acceder a la plataforma correctamente, se buscó una aplicación práctica para las pruebas de la plataforma. Se pidió a los 97 alumnos de máster que accediesen a la aplicación y actualizasen los datos de su perfil de usuario para poder extraer de sus usuarios un pdf con su currículum con un aspecto visual profesional adecuado al Instituto, los Currículums posteriormente se le han enviado a las empresas, que han solicitado que una serie de alumnos con un currículum que les interesaba accediesen a su sistema de prácticas. La aplicación se estuvo ejecutando de forma continuada en un ordenador del Instituto durante 3 semanas. Se resolvió una única incidencia relacionada con un DNI erróneo (que era el login que había que introducir) pero la aplicación no presentó ningún fallo referido a su ejecución. Los alumnos, accedieron a la plataforma tanto desde los ordenadores del Instituto como desde los de que disponían en su casa y cabe resaltar que ningún alumno hizo constar que la aplicación hubiese mostrado un comportamiento no deseado a la hora de su ejecución. Durante la realización de la memoria, se continúan ampliando las funcionalidades de la plataforma y en el día de hoy, momento en que se está redactando esta sección, se está desarrollando un sistema personalizado de control de asistencia adaptado según las necesidades del Instituto. Para las pruebas de dicha funcionalidad se ha elegido como grupo de control a 10 alumnos pertenecientes a un máster del Instituto. 56

62 Capítulo 6: Manuales 57

63 Manuales Manual de Alumno Este capítulo está dedicado a explicar las funcionalidades presentes en la plataforma docente que se ha desarrollado para el Instituto de Estudios Cajasol para un alumno de dicho centro Pantalla de Autentificación Una vez se acceda a la aplicación web, el alumno deberá autentificarse con su usuario (su DNI) y su password, que se le habrá facilitado previamente. Figura Pantalla de Autentificación 1 58

64 Menú Principal Una vez el alumno ha accedido correctamente con su usuario y su contraseña se le muestra su menú principal. Actualmente dicho menú está compuesto por dos botones como se muestra a continuación Figura Menú Principal 59

65 Sistema de Mensajes El alumno también podrá pinchar en su nombre para modificar su contraseña, acceder a un sistema interno que permite enviar y recibir mensajes entre usuarios de la plataforma y desconectarse pinchando en Log Out Figura Mensajes 60

66 Mi perfil Le permite acceder a los datos de su perfil, estos datos, una vez estén rellenos, serán los que se utilizarán para crear el Currículum Vitae que posteriormente se enviará a las empresas. Figura Mi Perfil 61

67 Notas y Asistencia Le permite acceder a las notas de los exámenes que ha realizado y puede consultar las faltas de asistencia que ha tenido hasta el momento. Recordamos al alumno que si se supera el número máximo de faltas de asistencia no se expedirá diploma alguno para el curso, pues la asistencia es obligatoria. Figura Notas y Asistencia 62

68 Calendario Pinchando en las pestañas, en Más > Calendario el alumno puede acceder al calendario de eventos en el que se muestran fechas de exámenes, jornadas y eventos futuros y pasados. Figura Calendario 63

69 6.2.- Manual de Empleado Este capítulo muestra las funcionalidades que se encuentran a disposición de un gestor académico o jefe de estudios, los profesores sin embargo no dispondrán de acceso a la Gestión de Cursos, Grupos y Materias Menú Principal Una vez el empleado ha accedido correctamente con su usuario y su contraseña se le muestra su menú principal. Dicho menú está compuesto por tres botones como se muestra a continuación Figura Menú Principal 64

70 Detalles de los Estudiantes Mediante este botón se puede acceder a una búsqueda avanzada que permite filtrar los alumnos según diversos criterios (grupo, curso, año, sexo, país, etc.). Figura Detalles de los Estudiantes En las siguientes dos páginas se puede ver cómo, tras hacer una búsqueda avanzada para identificar a todos los alumnos del curso de MAGLO12, se extrae un PDF con los alumnos de dicho grupo, se accede a uno de los alumnos y se exporta un PDF con su Currículum Vitae. 65

71 Figura Resultado de una Búsqueda Figura Reporte PDF de la Búsqueda 66

72 Figura Perfil de Alumno resultado de la Búsqueda Figura Generación de Currículum Vitae 67

73 Figura Currículum Vitae de Alumno 68

74 Gestionar los Exámenes Permite al empleado acceder a la gestión de los exámenes. Figura Gestionar los Exámenes Al acceder al submenú de Calificaciones se pueden modificar las calificaciones dependiendo del curso o la materia que evalúen los exámenes. En el submenú de Gestión de Exámenes se pueden crear, eliminar, publicar y asignar exámenes. Y en Reporte según exámenes y Reporte por asignaturas se pueden ver gráficas de las notas de los exámenes e incluso exportar dicha información a un PDF. Figura Submenú 69

75 Figura Calificaciones Figura Notas del Examen 70

76 Figura Gráfica del Examen Figura Reporte PDF de los Resultados del Examen 71

77 Gestionar Cursos, Grupos y Materias Permite al empleado acceder a la gestión de los cursos sus respectivos grupos y las materias que los componen. Figura Gestionar Cursos, Grupos y Materias Al acceder al submenú de Gestionar Curso / Grupo se pueden crear y eliminar cursos y grupos. En el submenú de Gestionar asignatura se pueden crear y eliminar asignaturas Figura Submenú 72

78 6.3.- Manual de Administrador de la Plataforma En el administrador se concentran todas las funcionalidades que están en desarrollo, tanto las funcionales como las que por el momento están deshabilitadas Menú Principal El menú principal del administrador contiene todas las funcionalidades que se desea que tenga la plataforma en su versión final, algunas de ellas tienen su funcionalidad incompleta o limitada y están en proceso de desarrollo. Figura Menú Principal de Admin 73

79 Turnos de los Empleados La única funcionalidad no asignada por el momento a otro perfil que no sea el del administrador es la del Registro de Turnos de los empleados. Desde esta opción, se puede saber los días que le toca el turno de tarde a cada uno de los empleados. Figura Turno de los Empleados 74

80 Gestión de Privilegios de Usuario El administrador de la plataforma puede modificar los privilegios de los usuarios para cambiar los botones que se muestran en su Menú Principal y las pestañas y zonas a las que puede acceder el usuario. Figura Listado de Empleados de Administración del IEC Figura Empleado del IEC 75

81 Figura Edición de los Privilegios de un Empleado 76

82 Datos del Currículum Vitae El administrador puede añadir y editar los campos sobre los que se piden información para la generación del Currículum Vitae. Sin embargo únicamente se pueden eliminar los campos que todavía no hayan almacenado información, los que ya tengan información almacenada únicamente podrán ser marcados como inactivos. Figura Campos del Currículum Vitae 77

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