ANEXO No. 01 CONTRATACION MINIMA CUANTIA DOCUMENTO DE ESTUDIOS PREVIOS MCU

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1 ANEXO No. 01 CONTRATACION MINIMA CUANTIA DOCUMENTO DE ESTUDIOS PREVIOS MCU OBJETO DEL PROCESO DE SELECCIÓN El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE, está interesado en contratar la Implementación del Servicio de Mensajería de Texto a dispositivos móviles (SMS) y acompañamiento técnico, estratégico y legal 2. DESCRIPCIÓN Y ALCANCE DEL OBJETO A CONTRATAR De acuerdo al documento MANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA en sus versiones 1.0, 2.0 y 3.0, disponibles en las siguientes direcciones: VF.pdf FONADE debe cumplir con el criterio de Suscripción al Servicio de Mensajería de Texto a Celular y/o el uso de múltiples canales de comunicación diferentes a correo electrónico y la web Actualmente, FONADE debe mantener los siguientes proyectos en los cuales se usa mensajería de texto a celular (SMS): Suscripción para la Notificación del pago de desembolsos a los contratistas: publicado en el Sitio Web de FONADE para todos los contratistas y con interfaz en el aplicativo de Convenios y Contratos para diligenciarlo junto al formato de terceros. Notificación del pago de desembolsos a los contratistas: usado por el área de Pagaduría y que apoya el proceso de desembolsos del Fondo de Ejecución de Proyectos. Notificación de envío de correo sobre temas contractuales: (documentos pendientes para trámites de convenios y contratos, citación para firma de contrato, reporte de legalización de contrato), usado por la subgerencia de Contratación. Notificación de envío de correo sobre temas de información de terceros: usado por el área de Contabilidad y Presupuesto. Reporte de fallas graves en servidores de la plataforma tecnológica de FONADE: Se desarrolló una interfaz con servicios Web que permite notificar el apagado, reinicio o bloqueo del sistema operativo de los servidores. El mensaje se informa al personal responsable de garantizar la disponibilidad de la plataforma. Por lo anterior y considerando la importancia de cumplir con los Lineamientos de Gobierno en Línea y las ventajas que ofrece el servicio SMS a los procesos de FONADE, es necesario contratar la prestación del servicio de mensajería de texto a Dispositivos Móviles (SMS) y acompañamiento técnico, estratégico y legal durante el montaje ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 1 de 6

2 ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 2 de ALCANCE En el marco de los proyectos mencionados en los antecedentes (numeral 2 del presente documento), el proveedor debe poner a disposición de FONADE el uso de los siguientes recursos tecnológicos: Aplicación SMS Outlook: Aplicación que se integre con Microsoft Outlook y que permite notificar mediante mensaje de texto a celular el envío de un correo. Servicio Web SMS Genérico: Aplicación Web que permita el envío automático de mensajes de texto con cuatro parámetros: número de celular, clave de acceso cifrada, texto del mensaje, fecha de programación para el envío. Servicio Web SMS para Suscripción: Aplicación Web que permita suscribirse al servicio de SMS FONADE y recibir un código de seguridad o número de validación (PIN). El servicio usaría tres parámetros: número de celular, clave de acceso cifrada, validación del tipo de mensaje (retornar PIN o sólo validar celular). El servicio regresa un PIN opcionalmente o un código de verdadero o falso indicado si el celular es válido según las regulaciones de los proveedores. Macro VS Script en Microsoft Excel para envío SMS Desembolsos: Aplicación que se integre con Microsoft Excel y con Oracle Discoverer para el envío masivo a diario de la notificación del pago de desembolsos. Macro VS Script en Microsoft Excel para envío SMS Genérico: Aplicación que se integre con Microsoft Excel y permita el envío masivo de cualquier tipo de mensajes de texto, siempre que se tenga el listado de números de celular. El proveedor también deberá proporcionar el acompañamiento estratégico en los temas relacionados con Gobierno en Línea y uso efectivo de mensajería de texto. Así mismo, la asesoría legal referente a las normas que regulan los temas correspondientes a suscripción y notificación a servicios de mensajería de texto SMS. 2.2 CONSIDERACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS El servicio SMS ofrecido debe garantizar que en el término de un mes posterior a la legalización del contrato se tengan en funcionamiento el 100% de los proyectos ya existentes en FONADE que se describieron en el ítem 2 de este documento. El servicio SMS ofrecido debe poderse integrar con el Portal Corporativo de FONADE, el Sitio Web de FONADE, el servidor de correo de FONADE y su cliente Outlook y los Sistemas de información de FONADE. El servicio SMS debe poderse acceder desde plantillas de Excel previamente configuradas. Dichas plantillas deben poderse integrar con los Sistemas de Información de FONADE a fin de actualizar el directorio de teléfonos móviles de los destinatarios de los mensajes. El servicio SMS debe ofrecer la posibilidad de suscripción a personal externo a la entidad a través del Sitio Web de FONADE y/o el Portal Corporativo de FONADE, con la correspondiente validación a través de los Sistemas de Información de FONADE. El servicio SMS debe ofrecer la posibilidad de accederse desde una aplicación web en servidores de la empresa proveedora del servicio. El servicio SMS ofrecido debe permitir firmar los mensajes digitalmente con la palabra identificadora FONADE o la establecida por la entidad (se permitirá código numérico a operadores que tengan restricciones al códigos alfanuméricos). Se requieren reportes sobre el uso del servicio, los mensajes recibidos, la fecha y hora de la recepción del mensaje, la persona o área que envió el mensaje, el mecanismo de envió del mensaje. Es necesario que el servicio ofertado permita el envío de mensajes a cualquier operador de telefonía celular que tenga cobertura en Colombia (Movistar, Comcel,

3 Tigo, Avantel, UFF, etc). En los casos de nuevos proveedores de telefonía celular, el proveedor de mensajería SMS debe garantizar el servicio en un tiempo mínimo de tres (3) meses, una vez FONADE realice la solicitud para soportar el nuevo operador. 2.3 CONSIDERACIONES ESTRATÉGICAS Se requiere acompañamiento estratégico por parte de la empresa proveedora del servicio SMS en los siguientes aspectos: Estudio de los procesos de FONADE (misionales, de dirección y de apoyo) para identificar en cuáles es factible implementar el servicio SMS. Estudio de la infraestructura tecnológica de FONADE para identificar los mecanismos de integración y automatización del servicio SMS. Inducción a la redacción de mensajes de texto para garantizar una comunicación efectiva. 2.4 CONDICIONES DEL SERVICIO SMS REQUERIMIENTOS GENERALES Capacidad de entregar mensajes de texto SMS de 160 caracteres a cualquiera de los operadores móviles colombianos vía rutas empresariales. Disponibilidad en atención 24 x 7 durante los 365 del año. Tiempo de resolución de problemas: Inferior a dos (2) horas. Disponibilidad en tiempo de la plataforma de interconexión: 99,99% / Mes Tipo de Protocolo de interconexión directa SMS con cada operador móvil: SMPP Versión 3.4 o superior. Tiempo promedio de entrega de un mensaje SMS en condiciones normales: Inferior a tres (3) segundos Interconexión para mensajería SMS directa con los operadores móviles colombianos: Comcel, Movistar, Tigo, Avantel, Uff, etc Capacidad de utilizar el protocolo SMPP (short message peer-to-peer protocol) para entregar los SMS en cada uno de los operadores móviles. Capacidad de entregar hasta 5 MDAs (message delivery attempts) por operador celular. Capacidad de definir el SenderID o originador del mensaje para todos los operadores: móviles colombianos, (aplica para aquellos que tengan disponible la funcionalidad). Capacidad de generar transacciones de envío SMS que utilicen SSL como protocolo de encripción y que garanticen la seguridad de la información que se envía al proveedor Capacidad de definir ventanas de envío para evitar que los mensajes de texto se envíen en horas no hábiles de conformidad con lo establecido en el parágrafo 1 del Artículo 1 de la Resolución 2229 de 2009 de la Comisión de Regulación de Telecomunicaciones CRC. Capacidad de definir topes de consumo para controlar la cantidad de mensajes consumidos en un período de tiempo definido por el contratista Permite la creación de una estructura organizacional de centros de costos, con cuentas independientes para la administración de cupos de mensajes REQUERIMIENTOS PARA ENVÍOS MANUALES Una herramienta de escritorio de envío rápido y práctico de mensajes SMS, que no requiera cargues de archivos en sitios web ni requiera tareas adicionales para enviar un mensaje de texto a miles de destinatarios. Permitir el envió de mensajes integrados a programas de hojas de calculo Detección de errores en los mensajes en tildes y caracteres especiales, previo a los despachos de mensajes a los operadores ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 3 de 6

4 Detección de errores en la digitación de los números celulares por contengan caracteres diferentes a los numéricos. Detección de los rangos numéricos de los operadores celulares previo al envió. Permite la modificación de los rangos numéricos de los operadores celulares, en caso de cambiar la numeración en Colombia o en caso de ampliarse los rangos de cualquiera de los operadores, en su numeración Detección de números equivocados que contengan más o menos de los 10 dígitos correspondientes a la numeración celular en Colombia Permite incluir los rangos de la numeración del operador Avante con asignaciones de números de 7 dígitos. Igualmente soportar la numeración de 10 dígitos del operador Avantel. Control, Monitoreo y seguimiento de los envíos SMS a través de una herramienta Web de generación de reportes y visualización de estadísticas de consumo REQUERIMIENTO PARA ENVÍOS AUTOMÁTICOS Programar automáticamente envíos de 1 mensaje o de un grupo de mensajes en fechas futuras Programar envíos en horas futuras Tener la posibilidad de cancelar la programación de los mensajes que han sido configurados para ser enviados en una programación de agenda futura ALTERNATIVAS DE INTEGRACIÓN E INTERCONEXIÓN Interfaces de interconexión basadas en tecnología de Webservices XML Interfaces de interconexión basada en Apis (interfaces de aplicación de programas) tanto para entornos Java/Linux (Apis Java/pH) como para entornos Microsoft (Librerías Win32) Interfaces de interconexión de alto-nivel basado en aplicaciones tipo línea de comandos. Funcionalidad de generación de recibos de transacción ó tickets que permita hacer seguimiento posterior en la efectividad de entrega de los mensajes SMS del proveedor ACOMPAÑAMIENTO EN LA IMPLEMENTACIÓN Acompañamiento técnico para la implementación en los procesos propios de la entidad Asesoría técnica durante la implementación en los diferentes aplicativos de la entidad Asesoría en la definición de la estrategia de uso de los envíos corporativos, acorde a cada una de necesidades de las diferentes aéreas de negocio de la entidad. Acompañamiento legal para alinear la estrategia con los lineamientos exigidos por Agenda de Conectividad y Gobierno en Línea, así como los puntos exigidos por la Comisión de Regulación de Comunicaciones -CRC. Acompañamiento para el diseño de las autorizaciones para el envió adecuado de la mensajería de texto SMS con fines empresariales de la entidad, alineado a las normas legales vigentes INTEGRACIÓN CON SITIOS WEB EN INTERNET E INTRANET Integración con las páginas de internet y de Intranet de la entidad. Desplegar formulario de datos Formularios que no sean bloqueados por sistemas de protección de pop-ups, para facilitar la usabilidad de parte de los usuarios Permitir una alternativa de "Alertas informativas para Web Sites" que no requiere de desarrollos o integraciones, integrándose a cualquier Web Site solo agregando una línea de código en cualquier área del portal o página de Internet o intranet de la entidad. ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 4 de 6

5 Permitir la suscripción a servicios SMS de alertas donde se puedan elegir categorías o secciones y decidir el tipo de información a recibir en el celular, en lo posible con la menor cantidad de desarrollos o integraciones. Permitir a los usuarios finales "deshabilitar" el servicio de alertas informativas, para usuarios que deseen en cualquier momento por decisión propia retirarse. 2.5 CONSIDERACIONES LEGALES La empresa que ofrezca el servicio debe tener suscritos contratos vigentes de interconexión directa (para el envío de Mensajería de Texto empresarial) con todos los operadores de telefonía móvil que tenga cobertura en Colombia (Movistar, Comcel, Tigo, Avantel Uff, etc). El servicio a contratar debe cumplir con toda la reglamentación y recomendaciones de la CRC (Comisión de Regulación de Comunicaciones). La empresa que ofrezca el servicio debe garantizar la confidencialidad de toda la información de la entidad y de los usuarios, de acuerdo a toda la reglamentación existente al respecto. 2.6 ENTREGABLES Documento de análisis y diseño para los nuevos servicios que se implementen o los existentes que se modifiquen. Plantillas de Excel, Servicios Web o Software en operación, bien sea en la plataforma de FONADE o en la plataforma del proveedor. Reporte mensual de estadísticas de consumo, detallado y resumido. Manual de Usuario y Técnico de los servicios que se desarrollen o modifiquen. Actas o formatos que soporten la instalación, configuración, prueba y puesta en producción de los servicios que se desarrollen o modifiquen. 2.7 BOLSA DE MENSAJES Y ACOMPAÑAMIENTO De acuerdo a la estadística de consumo de mensajes de la entidad, se requiere una bolsa de mensajes de texto consumibles en 12 meses y el acompañamiento técnico, estratégico y legal así como el soporte durante el servicio. Nota: Una vez firmada el acta de inicio, el contratista, en caso de requerirlo, podrá contar con un tiempo para levantamiento de información, desarrollo de aplicaciones, instalación y activación previo a la prestación del servicio (envío y recepción de mensajes SMS), entre 45 y 60 días hábiles. 3. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN El presente proceso de selección se adelanta mediante la modalidad de selección de qué trata el numeral 6.4 del manual de contratación de derecho privado de FONADE, adoptado mediante Resolución No. 012 del 01 de febrero de 2012, teniendo en cuenta que se trata de una contratación cuya cuantía es inferior a 200 SMMLV. El procedimiento a seguir será el previsto en el numeral 7.3 del precitado manual. 4. ANÁLISIS DE LAS CONDICIONES ECONÓMICAS DEL CONTRATO! " # $#%!&&! ' $#%!&&! '! ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 5 de 6

6 El Presupuesto Oficial Estimado POE, para contratar la Implementación del Servicio de Mensajería de Texto a dispositivos Móviles (SMS) y acompañamiento técnico, estratégico y legal durante el montaje, asciende a la suma de catorce millones setecientos setenta y seis mil ochenta pesos m/cte ($ , incluido IVA y demás impuestos. ANEXO 01: ESTUDIOS PREVIOS MCU Página 6 de 6

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