ESTUDIO Y PLANIFICACIÓN DE LOS FLUJOS DE INFORMACIÓN EN UNA EMPRESA PARA SU ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO

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1 ESTUDIO Y PLANIFICACIÓN DE LOS FLUJOS DE INFORMACIÓN EN UNA EMPRESA PARA SU ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO Autor: Hernández Blázquez, Marcos Director: Camps Llufríu, Mateo Entidad Colaboradora: ICAI Universidad Pontificia Comillas. RESUMEN DEL PROYECTO Es ampliamente reconocido el dicho de que la información es poder. La comunicación es el proceso mediante el cual se transmite información de una entidad a otra. La correcta comunicación y manejo de información en una empresa es fundamental, sobre todo la comunicación de una corporación desde el punto de vista de conocimiento de las partes de lo que se hace. El fracaso o el éxito de las empresas vienen dados por la vinculación de cada unidad con la estrategia empresarial, es decir, para el éxito de una empresa es necesario (aunque no suficiente), el conocimiento de todas las partes (tanto departamentos como personas) de lo que se hace (metas, estrategias, misión empresarial). El objetivo principal de este proyecto se basa en realizar una Planificación de Sistemas de Información de una empresa existente que quiere mejorar la comunicación interna y la gestión de las actividades diarias, controlar la seguridad de los datos y repartir de forma equilibrada la carga de trabajo entre los empleados. Para ello se establece un Método de Planificación de Sistemas de Información (MPSI) encaminado a alcanzar los objetivos enunciados anteriormente. 1

2 Este método se apoya en las siguientes herramientas de análisis de empresas: Análisis Sectorial Determinación de procesos y datos de la empresa Diagramas IPO (Input Process Output) Matrices de relaciones (organización-procesos-datos) Entrevistas personales Con estas herramientas es posible determinar la estructura de la empresa y los principales errores de su arquitectura de la información. Como conclusión final, se extrae que la empresa tiene los siguientes problemas: Sobrecarga en actividades de gerencia Pobre planificación en la adquisición de materiales Desconocimiento de los niveles de inventario en tiendas y almacén Comunicación deficiente entre dependientas y modistas al realizar los informes de arreglos 2

3 Las soluciones planteadas por el alumno a las contrariedades enunciadas anteriormente son las siguientes: Determinación de la demanda de productos estrella Planificación de la adquisición de materiales Reestructuración de la Gerencia Implantación S.I. en arreglos Nuevas políticas de protección de datos El objetivo final es que el presente proyecto siente las bases para una posterior implementación de un sistema de información que facilite las principales actividades y minimice los principales gastos de la empresa. 3

4 STUDY AND PLANIFICATION OF INFORMATION FLOWS IN A COMPANY FOR STRATEGIC ALIGNMENT Author: Hernández Blázquez, Marcos Director: Camps Llufríu, Mr. Mateo Collaborating Organization: ICAI Universidad Pontificia Comillas. SUMMARY OF THE PROYECT It is widely recognized that information is "power." Communication is the process by which information is transmitted from one entity to another. Proper communication and information management in a business is crucial, particularly the reporting of a corporation from the point of view of "knowledge of the parts of what is done. The failure or success of firms are given by the relationship of each unit with business strategy. To the success of a company is necessary (although insufficient) knowledge of all parts (both departments as people) of what is done (goals, strategies, business mission). The main objective of this project is to set up an Information Systems Planning in an existing business that wants to improve internal communication and management of daily activities, control the security of data and evenly distribute the workload between employees. This method provides an Information Systems Planning Method (ISPM) designed to achieve the objectives set out above. 4

5 This method is based on the following business analysis tools: Sector Analysis Identification of processes and business data Diagrams IPO (Input Process Output) Matrix of relations (organization-process-data) Personal interviews With these tools it is possible to determine the structure of the company and the main errors of information architecture. As a final conclusion, it emerged that the company has the following problems: Overload management activities Poor planning in the procurement of materials Lack of inventory levels and warehouse stores Poor communication between employees and dressmakers to make arrangements reports The solutions proposed by the student to the setbacks set forth above are as follows: Determination of demand of the most important products Planning the purchase of materials Restructuring of Management Implementation S.I. in arrangements New data protection policies The ultimate goal is that this project will lay the groundwork for subsequent implementation of an information system that provides the principal activities minimizing major business expenditures. 5