PAGO DE IMSS. Elaboró: Revisó: Autorizó: Director de Calidad y Mejora Continua. Director de Recursos Humanos. Presidente Municipal

Transcripción

1 PAGO DE IMSS Elaboró: Revisó: Autorizó: Director de Calidad y Mejora Continua Director de Recursos Humanos Presidente Municipal

2 PAGO DE IMSS DESCRIPCION PÁGINA Índice Objetivo Alcance Definiciones y Responsabilidades Diagrama de Flujo Pago de IMSS Registros y Fundamentación Involucrada Cambios al Documento

3 PAGO DE IMSS OBJETIVO Mejorar las contribuciones productivas del personal del H. Ayuntamiento de Manzanillo, de manera que sean responsables desde un punto de vista estratégico, ético y social y cumplan con lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad. PROPOSITO Dar cumplimiento oportunamente a una obligación fiscal, para que todos los Trabajadores que laboran en este H. Ayuntamiento de Manzanillo cuenten con la atención médica que les corresponde, así como evitar posibles fincamientos de Capitales Constitutivos por parte del IMSS. 2

4 PAGO DE IMSS ALCANCE Este proceso aplica al área de la Dirección de Recursos Humanos y demás áreas involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad que están implicadas en el desarrollo de este proceso como es Oficialía Mayor, Dirección de Egresos, Oficinas del IMSS. 3

5 PAGO DE IMSS DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES Norma ISO 9000:2005: Aplican las definiciones contenidas en este documento. Alta al IMSS: Es el acto de ingresar al trabajador de nuevo ingreso a la base de datos del SUA (Sistema Único de Autodeterminación) del IMSS. Acuse de Transmisión de Movimiento Afiliatorio: Es el documento que avala que el trabajador esta dado de alta en la base de datos antes mencionada por el IMSS mediante una firma electrónica. Fincamiento. Registro Contable donde se le asigna un monto a favor del beneficiario. SUA: Sistema Único de Autodeterminación Sistema IDSE: IMSS desde su Empresa RESPONSABILIDADES Secretaria: Archiva los acuses generados de las altas en cada expediente correspondiente al trabajador. Jefe de Recursos Humanos: Genera la cédula correspondiente para proceder al pago del IMSS. Departamento de Contabilidad: Genera cheque y lo turna para su pago. 4

6 PAGO DE IMSS DIAGRAMA DE FLUJO PAGO DE IMSS JEFE DE RECURSOS HUMANOS SECRETARIA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INICIO 1. Recibe expediente del nuevo Trabajador y genera alta 2. Recibe acuse de alta y archiva en expediente 3. General archivo SUA y solicita cheque para realizar pago 4. Genera cheque y lo turna para pago 5. Recibe cheque y realiza pago FIN 5

7 PAGO DE IMSS ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Recibe expediente del nuevo trabajador y genera alta 2. Recibe acuse de alta y archiva en expediente 3. Genera archivo de SUA y solicita cheque para realizar pago 4. Genera cheque y lo turna para pago 5. Recibe cheque y realiza pago 1.1 Recibe expediente de la Dirección de Recursos Humanos del nuevo Trabajador, genera el ingreso del trabajador mediante el Sistema IDSE (IMSS desde su Empresa), vía internet, imprimiendo los acuses de la transmisión de movimientos afiliatorios (altas, bajas y modificaciones de salario). 1.2 Recibe el acuse de recibido del Alta, Baja o Modificaciones de Salario por vía electrónica. 1.3 Efectuados dichos movimientos y recibidas las incapacidades de los trabajadores, son ingresados a la base de datos del SUA (Sistema único de Autodeterminación) del IMSS. 1.4 Imprime el Acuse de recibido del Alta, Baja y modificaciones de salario del Trabajador ante el IMSS y lo turna a la Secretaria. 2.1 Recibe del Jefe de Departamento de Nómina el Acuse de Recibido de Alta, Baja y modificaciones de salario del Trabajador y lo archiva en el expediente del IMSS y en el del trabajador. 3.1Genera archivo del SUA cada mes para realizar el pago correspondiente ante el IMSS 3.2 Solicita cheque para realizar el pago al Jefe de Departamento de Contabilidad, soportado por un reporte generado por el Sistema SUA 4.1 Para pago de aportaciones del IMSS y lo turna al Jefe del Departamento de Nómina 5.1 Procede a realizar el pago correspondiente en el banco, conservando una copia de la ficha de depósito ya que la original soporta la Jefe de Recursos Humanos Secretaria Jefe de Recursos Humanos Departamento de Contabilidad Jefe de Recursos Humanos 6

8 PAGO DE IMSS póliza que tiene en resguardo la Dirección de Egresos. 7

9 PAGO DE IMSS REGISTROS Y FUNDAMENTACION INVOLUCRADA REGISTROS I. Acuse de Recibo de Alta al IMSS II. Archivo SUA para efectuar pago al IMSS III. Cheque y póliza de las Aportaciones correspondientes ante el IMSS IV. Reporte generado por Sistema SUA V. Sistema IDSE (IMSS desde su Empresa) FUNDAMENTACIÓN INVOLUCRADA a) Ley Orgánica para los Trabajadores del Estado de Colima y sus Municipios. b) Ley Federal del Trabajo. 8

10 PAGO DE IMSS CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión Descripción Fecha 0 Primera Emisión 02/Mayo/ Establece las actividades reales del procedimiento, incorporar 01/Diciembre/2011 los nombramientos del personal que lo desarrolla. 2 Incorporar los nombramientos del personal que interviene en el procedimiento 15/Marzo/2012 9

11 ELABORACION DE NÓMINAS Elaboró: Revisó: Autorizó: Director de Calidad y Mejora Continua Director de Recursos Humanos Presidente Municipal

12 ELABORACION DE NÓMINAS DESCRIPCION ÁGINA Índice Objetivo Alcance Definiciones y Responsabilidades Diagrama de Flujo Elaboración de Nómina Registros y Fundamentación Involucrada Cambios al Documento

13 ELABORACION DE NÓMINAS OBJETIVO Mejorar las contribuciones productivas del personal del H. Ayuntamiento de Manzanillo, de manera que sean responsables desde un punto de vista estratégico, ético y social y cumplan con lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad. PROPOSITO Cumplir con las Obligaciones por parte del H. Ayuntamiento hacia sus Trabajadores con el pago de sueldos y salarios oportunamente. 2

14 ELABORACION DE NÓMINAS ALCANCE Este proceso aplica al área de la Dirección de Recursos Humanos y demás áreas involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad que están implicadas en el desarrollo de este proceso como es Oficialía Mayor. 3

15 ELABORACION DE NÓMINAS DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES Norma ISO 9000:2005: Aplican las definiciones contenidas en este documento. Nómina: Es el documento oficial patronal por medio del cual se hace constar el pago de percepciones y deducciones de todos los trabajadores del municipio. Incidencias: Conceptos de pago extraordinarios al sueldo de los trabajadores las cuales son otorgadas extemporáneamente. RESPONSABILIDADES Jefe de Departamento Administrativo: Obtiene información de incidencias y procede a elaborar la nómina correspondiente. Jefe de Departamento de Contabilidad: Recibe los reportes de nóminas para generar los depósitos electrónicos y en efectivo. Auxiliar Administrativo: Recibe el cheque para el pago de nóminas en efectivo y procede a cambiarlo en le banco correspondiente. Director de Recursos Humanos: Recibe el efectivo y es el encargado de distribuirlo en las diferentes áreas del H. Ayuntamiento. Encargados de las Diferentes Áreas del H. Ayuntamiento: Son los responsables de la entrega de los recibos de nómina, efectivo y de recabar las firmas de los empleados a su cargo. 4

16 ELABORACION DE NÓMINAS DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACION DE NOMINAS JEFE DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD AUXILIAR ADMINISTRATIVO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS ENCARGADOS DE CADA ÁREA DEL H. AYUNTAMIENTO INICIO 1.- Recaba Incidencias de las Dependencias del H. Ayuntamiento 2.- Realiza Deposito vía Electrónica 3. Pago de Sueldos vía electrónica 4. Entrega de Cheque para pago de sueldos en efectivo 5. Recibe cheque para pago en efectivo 6. Acude a la Institución Bancaria y cambia cheque 7. Entrega efectivo a las áreas que corresponda 8.Recibe Efectivo, Lista de Nomina y recaba firmas del personal 9.-Recibe lista de nomina firmada FIN 5

17 ELABORACION DE NÓMINAS ETAPA 1. Recaba incidencias de las Dependencias del H. Ayuntamiento ACTIVIDAD 1.1 Quincenalmente recaba el reporte de incidencia de las diferentes áreas del H. Ayuntamiento, el cual puede contener lo siguiente: Tiempo extra Inasistencias Pagos de Primas Dominicales Pagos Extraordinarios etc. 1.2 Son entregados al Oficial Mayor quien dará el Vo.Bo. y lo entrega a Recursos Humanos para que se ingrese al Sistemas Empress. 1.3 Captura las Incidencias en el Sistema Empress, en su caso da de alta al Personal de nuevo ingreso, bajas y/o cambios de personal y afecta Nómina. 1.4 Revisa los datos contenidos en el reporte que genera cada área del H. Ayuntamiento, que son: Nombre del empleado Tipo de incidencia Que deben de coincidir con la base de datos contenida en el Sistema Empress y deben ser dadas de alta cada quince días para que se vea reflejado en el próximo corte de pago y lleva a cabo las correcciones correspondientes en el caso de que existieran, afecta los datos Capturando el tipo de incidencia al empleado correspondiente y cierra Nómina. 1.5 Solicita al Jefe del Departamento de Contabilidad sea depositado en el banco el importe correspondiente a la nómina vía electrónica, soportado con un reporte, que genera el Sistema Empress, de las cantidades requeridas para efectuar los pagos y este se confirma de manera verbal entre el Jefe de Contabilidad y el Jefe de Departamento de Nóminas. RESPONSABLE Jefe de Departamento Administrativo 6

18 ELABORACION DE NÓMINAS 2. Realiza deposito vía electrónica 2.1 Deposita vía electrónica en la cuenta bancaria del Municipio de Manzanillo el importe correspondiente de la Nómina y le comunica al Jefe de Departamento de Nómina el depósito correspondiente de manera verbal directa o a través de una llamada telefónica. Jefe de Departamento de Contabilidad 3. Pago de sueldos vía electrónica 4. Entrega cheque para pago de sueldos en efectivo 5. Recibe cheque para pago en efectivo 6. Acude a la institución bancaria y cambia cheque 7. Entrega efectivo a las áreas que correspondan 3.1 Realiza la dispersión vía electrónica del sueldo que corresponde a cada trabajador que cobran de manera directa en el banco a través de una tarjeta de nómina expedida por el mismo. 3.2 Solicita cheque al Jefe del Departamento de Contabilidad para pago de sueldos a Trabajadores que cobran en efectivo, soportado con un reporte que genera el Sistema Empress de las cantidades requeridas para efectuar el pago en efectivo. 4.1 Realiza y entrega cheque junto con la póliza correspondiente al Jefe de Departamento de Nómina para pago a trabajadores que cobran en efectivo. La Póliza es regresada a la Dirección de Egresos quien la tiene archivada. 5.1 Entrega cheque al Auxiliar Administrativo para cambiarlo por efectivo. 6.1 Recoge el efectivo correspondiente debidamente separado en cantidades en sobres individuales y firma de recibido. 6.2 Entrega efectivo al Director de Recursos Humanos para la dispersión de cada sobre según el área que corresponda. 7.1 Hace entrega de los sobres con el efectivo correspondiente a cada área con su respectiva lista de Nómina. Jefe de Departamento Administrativo Jefe de Departamento de Contabilidad Jefe de Departamento Administrativo Auxiliar Administrativo Director de Recursos Humanos 7

19 ELABORACION DE NÓMINAS 8. Recibe Efectivo, lista de Nómina y recaba firmas del personal 9. Recibe lista de nómina firmada 8.1 A cada área se le entrega la lista de nómina tanto de nómina electrónica como la del personal que cobra en efectivo, así como los sobres correspondientes. 8.2 Los encargados de cada Área del H. Ayuntamiento son responsables de recabar las firmas del personal contenido en las listas de nómina, para confirmar la recepción del pago. 9.1 Los encargados de cada área del H. Ayuntamiento envían al Jefe de Departamento de Nóminas, la lista de nómina con las firmas correspondientes para ser archivadas. Encargados de Cada Área del H. Ayuntamiento. Jefe de Departamento Administrativo 8

20 ELABORACION DE NÓMINAS REGISTROS Y FUNDAMENTACION INVOLUCRADA REGISTROS I. Reporte de incidencias. II. Reporte de las Cantidades para Efectuar pagos Electrónicos. III. Reporte de las Cantidades para Efectuar Pagos en efectivo. IV. Póliza de cheque para el pago de nómina en efectivo. V. Lista de nóminas conteniendo la firma de todos los trabajadores VI. Sistema Empress FUNDAMENTACIÓN INVOLUCRADA a) Ley Orgánica para los Trabajadores del Estado de Colima y sus Municipios. b) Ley Federal del Trabajo. 9

21 ELABORACION DE NÓMINAS CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión Descripción Fecha 0 Primera Emisión 02/Mayo/ Incorporar los nombramientos del personal que interviene en el procedimiento 15/Marzo/

22 CONTROL DE ASISTENCIAS Elaboró: Revisó: Autorizó: Director de Calidad y Mejora Continua Director de Recursos Humanos Presidente Municipal

23 CONTROL DE ASISTENCIAS DESCRIPCION PÁGINA Índice Objetivo Alcance Definiciones y Responsabilidades Diagrama de Flujo Control de Asistencias Registros y Fundamentación Involucrada Cambios al Documento

24 CONTROL DE ASISTENCIAS OBJETIVO Mejorar las contribuciones productivas del personal del H. Ayuntamiento de Manzanillo, de manera que sean responsables desde un punto de vista estratégico, ético y social y cumplan con lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad. PROPOSITO Vigilar que el personal que labora en este Ayuntamiento cumpla con los horarios establecidos en el Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del personal al servicio del H. Ayuntamiento Constitucional de Manzanillo 2

25 CONTROL DE ASISTENCIAS ALCANCE Este proceso aplica al área de la Dirección de Recursos Humanos y demás áreas involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad que están implicadas en el desarrollo de este proceso como es Oficialía Mayor. 3

26 CONTROL DE ASISTENCIAS DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES Norma ISO : Aplican las definiciones contenidas en este documento. Registro de personal (cardex): Documento en el cual vienen plasmados las Incidencias de los trabajadores que consta de; Asistencias, Baja, Castigo, Comisión, Falta, Incapacidad, Permiso, Retardo, Vacaciones. Oficio: Documento en el cual el trabajador solicita permiso para faltar ya sea por incapacidad, o cualquier otro motivo considere necesario. RESPONSABILIDADES Auxiliar Contable: Obtiene información de Incidencias Director de Recursos Humanos: Supervisa los informes de Incidencias Oficial Mayor: Autoriza Incidencias para proceder a descontar las faltas correspondientes Jefe del Departamento Administrativo: Genera el número de empleado, procede a realizar el descuento correspondiente, si es el caso. Auxiliar Administrativo: Elabora reporte de incidencias de acuerdo al cardex individual del trabajador. 4

27 CONTROL DE ASISTENCIAS JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DIAGRAMA DE FLUJO DE CONTROL DE ASISTENCIAS AUXILIAR CONTABLE DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS AUXILIAR OFICIAL MAYOR ADMINISTRATIVO INICIO 1. Genera número de empleado en Sistema Empress 2. Da de alta en reloj checador al trabajador 3.Genera reporte quincenal de asistencias 4. Verifica reporte quincenal de asistencia contra cardex de personal 5. Revisa el reporte de incidencias y lo firma de Visto Bueno 6. Firma de autorizado el reporte de incidencias 8. Procede a realiza el descuento, si es el caso 7. Descuento de nómina, si es el caso FIN 5

28 CONTROL DE ASISTENCIAS ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Genera número de empleado en Sistema Empress 2. Da de alta en reloj checador al trabajador 3. Genera reporte quincenal de asistencias 4. Verifica reporte quincenal de asistencia contra cardex de personal 5. Revisa el reporte de incidencias y lo firma de Visto Bueno 6. Firma de autorizado el reporte de incidencias 7. Descuento de nómina, si es el caso 1.1 Generado el número de empleado, lo turna al Auxiliar Contable para que sea dado de alta en el reloj checador. 2.1 Da de alta al trabajador en el reloj checador en el cual deberá registrar su horario de entrada y salida a sus labores diariamente con su número de empleado y mediante un lector de reconocimiento de huellas digitales. 2.2 Solicita al Director de Recursos Humanos la impresión de reporte de asistencias registradas en el reloj checador cada quincena, para verificación de las mismas. 3.1 Imprime reporte quincenal de asistencias del reloj checador y lo turna al Auxiliar Administrativo 4.1 Recibe y verifica el reporte de asistencia del reloj checador y lo confronta con cardex individual de personal. 4.2 Elabora reporte de incidencias y lo turna al Director de Recursos Humanos para su Visto Bueno. 5.1 Una vez revisado el reporte de incidencias, lo firma y lo turna al Oficial Mayor para su autorización correspondiente. 6.1 Recibe y revisa el reporte de incidencias, lo firma de autorizado y turna al Director de Recursos Humanos para que continúe trámite. 7.1 Recibe y turna al Jefe del Departamento de Nóminas el reporte debidamente autorizado, para que realice el descuento correspondiente, si es el caso. Jefe de Departamento Administrativo Auxiliar Contable Director de Recursos Humanos Auxiliar Administrativo Director de Recursos Humanos Oficial Mayor Director de Recursos Humanos 6

29 CONTROL DE ASISTENCIAS 8. Procede a realizar el descuento, si es el caso 8.1 Recibe reporte de incidencias debidamente autorizado, aplica las mismas a cada trabajador, si es el caso. Jefe de Departamento Administrativo 7

30 CONTROL DE ASISTENCIAS REGISTROS Y FUNDAMENTACIÓN INVOLUCRADA I. Registro de Personal II. Reporte de asistencia III. Oficios de justificación IV. Reporte de Incidencias V. Sistema Empress VI. Cardex de cada trabajador REGISTROS FUNDAMENTACIÓN INVOLUCRADA a) Ley Orgánica para los Trabajadores del Estado de Colima y sus Municipios b) Ley Federal del Trabajo c) Reglamento de las Condiciones generales de Trabajo para el Personal al Servicio del H. Ayuntamiento Constitucional de Manzanillo 8

31 CONTROL DE ASISTENCIAS CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión Descripción Fecha 0 Primera Emisión 02/Mayo/2011 Incorporar los responsables que intervienen en el 1 procedimiento como es el 01/Diciembre/2011 caso del Auxiliar Administrativo 2 Incorporar los nombramientos del personal que interviene en el procedimiento 15/Marzo/2012 9

32 PAGO DE FONACOT Y FAMSA Elaboró: Revisó: Autorizó: Director de Calidad y Mejora Continua Director de Recursos Humanos Presidente Municipal

33 PAGO DE FONACOT Y FAMSA DESCRIPCION PÁGINA Índice Objetivo Alcance Definiciones y Responsabilidades Diagrama de Flujo Pago de FONACOT y FAMSA Registros y Fundamentación Involucrada Cambios al Documento

34 PAGO DE FONACOT Y FAMSA OBJETIVO Mejorar las contribuciones productivas del personal del H. Ayuntamiento de Manzanillo, de manera que sean responsables desde un punto de vista estratégico, ético y social y cumplan con lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad. PROPOSITO Dar cumplimiento oportunamente el pago de las obligaciones contraídas por parte de los trabajadores de este Ayuntamiento con estas empresas, evitando pagar multas y recargos por los mismos. 2

35 PAGO DE FONACOT Y FAMSA ALCANCE Este proceso aplica al área de la Dirección de Recursos Humanos y demás áreas involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad que están implicadas en el desarrollo de este proceso como es Oficialía Mayor, FONACOT y FAMSA. 3

36 PAGO DE FONACOT Y FAMSA DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES Listado de FONACOT o FAMSA.- Es el documento emitido por estas dos entidades las cuales contienen todos los trabajadores que cuentan con un crédito. Fincamiento: Registro contable donde se asigna un monto a favor del beneficiario. RESPONSABILIDADES Jefe de Recursos Humanos: Recibe Cedulas de Pago de FONACOT y FAMSA procede a revisar que todo este debidamente registrado. Departamento de Contabilidad: Genera cheque del pago correspondiente. 4

37 PAGO DE FONACOT Y FAMSA DIAGRAMA DE FLUJO DE PAGO DE FONACOT Y FAMSA JEFE DE RECURSOS HUMANOS JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE EGRESOS INICIO 1. Recibe listado de FONACOT y FAMSA 2. Recibe solicitud de cheque para pago 3.Realiza el pago a las empresas FONACOT y FAMSA FIN 5

38 PAGO DE FONACOT Y FAMSA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Recibe listado de FONACOT y FAMSA 2. Recibe solicitud de cheque para pago 3. Realiza pago a las empresas FONACOT y FAMSA 1.1 La Secretaria de Recursos Humanos recibe y turna al Jefe de Departamento de Nómina para que revise listado de las empresas FONACOT y FAMSA y proceda a efectuar los descuentos a créditos nuevos al Trabajador que haya requerido de ellos. 1.2 Una vez realizado los descuentos correspondientes, se imprimen a través del Sistema Empress, los listados de dos quincenas para realizar la solicitud de cheque, elabora fincamiento, y contra recibo y solicita cheque al Jefe de Departamento de Contabilidad de Egresos para realizar el pago requerido por ambas empresas. 2.1Elabora cheque y lo turna al Jefe de Departamento de Nómina 3.1Recibe cheque y realiza pago en el banco a las Empresas correspondientes, en base a los listados generados, los cuales son archivados en la Dirección de Recursos Humanos. Jefe del Recursos Humanos Jefe de Departamento de Contabilidad Jefe de Recursos Humanos 6

39 PAGO DE FONACOT Y FAMSA REGISTROS Y FUNDAMENTACIÓN INVOLUCRADA REGISTROS I. Cedula de liquidación de FONACOT y FAMSA II. Sistema Empress III. Listado de personal FUNDAMENTACION INVOLUCRADA a) Ley Orgánica para los Trabajadores del Estado de Colima y de sus Municipios. b) Ley Federal del trabajo. 7

40 PAGO DE FONACOT Y FAMSA CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión Descripción Fecha 0 Primera Emisión 02/Mayo/ Incorporar los nombramientos del personal que interviene en el procedimiento 15/Marzo/2012 8

41 CONTRATACION DE PERSONAL Elaboró: Revisó: Autorizó: Director de Calidad y Mejora Continua Director de Recursos Humanos Presidente Municipal

42 CONTRATACION DE PERSONAL DESCRIPCION PÁGINA Índice Objetivo Alcance Definiciones y Responsabilidades Diagrama de Flujo Contratación de Personal Registros y Fundamentación Involucrada Cambios al Documento

43 CONTRATACION DE PERSONAL OBJETIVO Mejorar las contribuciones productivas del personal del H. Ayuntamiento de Manzanillo, de manera que sean responsables desde un punto de vista estratégico, ético y social y cumplan con lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad. PROPOSITO Solventar las necesidades de personal capacitado de las diferentes Dependencias del H. Ayuntamiento de Manzanillo, para la realización de las tareas encomendadas de acuerdo al nombramiento. 2

44 CONTRATACION DE PERSONAL ALCANCE Este proceso aplica al área de la Dirección de Recursos Humanos y demás áreas involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad que están implicadas en el desarrollo de este proceso como es Oficialía Mayor. 3

45 CONTRATACION DE PERSONAL DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES Norma ISO : Aplican las definiciones contenidas en este documento. Contrato: Es el Documento por medio del cual se establecen Derechos u Obligaciones entre el Patrón y un Trabajador. Nombramiento: Es el Documento que emite la Entidad Municipal al Trabajador por medio del cual se establecen las funciones de su puesto. RESPONSABILIDADES Oficial Mayor: Turna documentación autorizada al Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos: Elabora el contrato de trabajo y nombramientos Jefe del Departamento Administrativo: Da de alta al nuevo Trabajador en Sistema Empress y ante el IMSS Secretaria: Elabora Contrato o Nombramiento, archiva Expediente de nuevo trabajador 4

46 CONTRATACION DE PERSONAL DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS DIAGRAMA DE FLUJO CONTRATACION DE PERSONAL JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO SECRETARIA OFICIAL MAYOR INICIO 1. Recibe autorización de contratación con visto bueno del Presidente Municipal 2. Recibe expediente completo 3. Recepción de expediente, elabora de Contrato o Nombramiento 4. Recibe expediente y Contrato o Nombramiento firmado por trabajador 5. Firma de autorización la contratación del trabajador 6. Entrega Contrato o Nombramiento al Trabajador y para su archivo FIN 5

47 CONTRATACION DE PERSONAL ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Recibe autorización de contratación con el visto bueno del Presidente Municipal. 1.1 Solicita documentación personal correspondiente al Trabajador para elaborar el Expediente Personal que consta de: Solicitud de empleo ó Curriculum Vitae Copia de Constancia de Estudio Copia de Acta de Nacimiento Copia de Credencial de Elector Copia de Comprobante de Domicilio Copia de Afiliación IMSS Copia CURP RFC con Homoclave 2 Fotografías Infantiles Carta de no antecedentes penales (únicamente para Policías) Copia de Cartilla Militar (Únicamente para Policías) 1.2 Turna expediente al Jefe de Departamento de Nómina para que el nuevo Trabajador sea dado de alta en el Sistema Empress y ante el IMSS. Director de Recursos Humanos 2. Recibe expediente completo 2.1. Da de alta en el Sistema Empress y ante el IMSS al nuevo Trabajador 2.2. Turna el expediente del nuevo Trabajador a la Secretaria para que continúe trámite Jefe de Departamento Administrativo 3. Recepción expediente, elaboración de Contrato o Nombramiento 3.1. Elabora el Contrato o Nombramiento según sea el caso, recaba la firma del Trabajador Turna al Director de Recursos Humanos, el expediente completo del trabajador debidamente firmado por el mismo. Secretaria 6

48 CONTRATACION DE PERSONAL 4. Recibe expediente y Contrato o Nombramiento firmados 5. Firma de autorización la contratación del trabajador 6. Entrega Contrato o Nombramiento al Trabajador y para su archivo 4.1. Revisa que la documentación este debidamente firmada por el Trabajador, y turna el expediente con el Oficial Mayor para su firma 5.1. Verifica que los documentos estén en regla y firma de autorización el Contrato o Nombramiento correspondiente 5.2. Envía el expediente al Director de Recursos Humanos para que continúe trámite 6.1. Entrega al Trabajador copia del Contrato o Nombramiento con firmas de autorización, y le informa la dependencia a la que habrá de presentarse y su horario de labores Entrega el expediente a la Secretaría para que sea archivado Director de Recursos Humanos Oficial Mayor Director de Recursos Humanos 7

49 CONTRATACION DE PERSONAL REGISTROS Y FUNDAMENTACION INVOLUCRADA REGISTROS I. Expediente del Trabajador que debe contener la siguiente documentación: Solicitud de empleo o Curriculum Vitae Copia de Constancia de Estudio Copia de Acta de Nacimiento Copia de Credencial de Elector Copia de Comprobante de Domicilio Copia de Afiliación IMSS Copia CURP RFC con Homoclave 2 Fotografías Infantiles Carta de no antecedentes penales (Únicamente para Policías) Copia de Cartilla militar (Únicamente para Policías) II. Contrato Laboral o Nombramiento III. Alta ante el IMSS IV. Sistema Empress FUNDAMENTACIÓN INVOLUCRADA a. Ley Orgánica para los Trabajadores del Estado de Colima y sus Municipios. b. Ley Federal del Trabajo. 8

50 CONTRATACION DE PERSONAL CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión Descripción Fecha 0 Primera Emisión 02/Mayo/2011 Especificar claramente los 1 requisitos de la check list para 03/Octubre/2011 contratación de personal 2 Incorporar los nombramientos del personal que interviene en el procedimiento 15/Marzo/2012 9

51 ELABORACION DE NOMINAS DE LISTA DE RAYA Elaboró: Revisó: Autorizó: Director de Calidad y Mejora Continua Director de Recursos Humanos Presidente Municipal

52 ELABORACION DE NOMINAS DE LISTA DE RAYA DESCRIPCION PÁGINA Índice Objetivo Alcance Definiciones y Responsabilidades Diagrama de Flujo Elaboración de Nóminas de Lista de Raya Registros y Fundamentación Involucrada Cambios al Documento

53 ELABORACION DE NOMINAS DE LISTA DE RAYA OBJETIVO Mejorar las contribuciones productivas del personal del H. Ayuntamiento de Manzanillo, de manera que sean responsables desde un punto de vista estratégico, ético y social y cumplan con lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad. PROPOSITO Cumplir con las obligaciones por parte del H. Ayuntamiento hacia los trabajadores de carácter eventual con el pago de sueldos y salarios oportunamente. 2

54 ELABORACION DE NOMINAS DE LISTA DE RAYA ALCANCE Este proceso aplica al área de Recursos Humanos y demás áreas involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad como es: Oficialía Mayor, Tesorería Municipal y las diferentes pareas del H. Ayuntamiento encargadas de recoger las nóminas para entregar el efectivo a los trabajadores. 3

55 ELABORACION DE NOMINAS DE LISTA DE RAYA DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES Norma ISO : Aplican las definiciones contenidas en este documento. Lista de raya: Relación laboral de los individuos que laboran en este Municipio que han de recibir haberos y justificar con su firma haberlos recibido. Nómina: Es el documento oficial patronal por medio del cual se hace constar el pago de percepciones y deducciones de todos los trabajadores del Municipio. RESPONSABILIDADES Jefe del Departamento Administrativo: Recibe incidencias por parte de todas las áreas del Municipio. Secretaria: Obtiene información de incidencias y procede a elaborar la nómina correspondiente. Director de Recursos Humanos: Recibe nóminas de lista de raya y recaba firmas de autorización. Jefe del Departamento de Contabilidad: Recibe la documentación autorizada y procede a realizar los fincamientos contables en el Sistema Empress. Encargado de Área: Recibe nóminas de lista de raya y sobres con efectivo de cada trabajador y procede a pagar a los trabajadores. 4

56 ELABORACION DE NOMINAS DE LISTA DE RAYA DIAGRAMA DE FLUJO DE ELABORACION DE NOMINAS DE LISTA DE RAYA SECRETARIA DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ENCARGADO DEL AREA INICIO 1. Recibe del Jefe del Departamento de Nóminas las incidencias 2. Recibe nóminas de lista de raya y recaba firmas de autorización 3. Recibe la documentación autorizada 4. Recibe solicitudes para cheque 5. Recibe cheque para pago a trabajadores de lista de raya 6. Recibe nóminas de lista de raya y sobres con efectivo 7. Recibe nóminas de lista de raya FIN 5

57 ELABORACION DE NOMINAS DE LISTA DE RAYA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Recibe del Jefe del Departamento de Nóminas las Incidencias 2. Recibe nóminas de lista de raya y recaba firmas de autorización 3. Recibe la documentación autorizada 4. Recibe solicitudes para cheque 5. Recibe cheque para pago a trabajadores de Lista de Raya 6. Recibe nóminas de lista de raya y sobres con efectivo 1.1 Captura incidencias en formato correspondiente de nómina de lista de raya. 1.2 Realiza el pago correspondiente a la quincena de cada trabajador en cada nómina de lista de raya. 1.3 Imprime nóminas de lista de raya y elabora cheque para cada nómina de lista de raya. 1.4 Turna al Director de Recursos Humanos para recabar firmas y autorización correspondiente. 2.1 Recaba firmas correspondientes del Director responsable del área de las nóminas de lista de raya. 2.2 Turna al Jefe del Departamento de Nóminas las nóminas de lista de raya debidamente autorizadas. 3.1 Recibe nóminas de lista de raya debidamente autorizadas y procede a realizar fincamientos contables en el Sistema Empress. 3.2 Turna al Departamento de Contabilidad para elaboración de cheque correspondiente. 4.1 Elaboración y entrega de cheque junto con póliza al Director de Recursos Humanos, para pago de trabajadores de Lista de Raya 5.1 Acude a la Institución Bancaria para realizar el cambio del cheque por efectivo. 5.2 Ensobreta el pago correspondiente a cada trabajador, entrega sobres y nómina de cada área. 6.1 Entrega a cada trabajador el sobre correspondiente y recaba firma en nómina. 6.2 Entrega nóminas de lista de raya debidamente firmadas. Secretaria Director de Recursos Humanos Jefe del Departamento Administrativo Jefe de Departamento de Contabilidad Director de Recursos Humanos Encargado del Área 6

58 ELABORACION DE NOMINAS DE LISTA DE RAYA 7. Recibe nóminas de lista de raya 7.1 Procede al archivo de las nóminas de lista de raya debidamente firmadas por los trabajadores. Secretaria 7

59 ELABORACION DE NOMINAS DE LISTA DE RAYA REGISTROS Y FUNDAMENTACIÓN INVOLUCRADA REGISTROS I. Reporte de incidencias II. Póliza de cheque para el pago correspondiente III. Listado de nóminas conteniendo la firma de todos los trabajadores IV. Sistema Empress FUNDAMENTACIÓN INVOLUCRADA a. Ley Orgánica para los Trabajadores del Estado de Colima y sus Municipios. b. Ley Federal del Trabajo. 8

60 ELABORACION DE NOMINAS DE LISTA DE RAYA CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión Descripción Fecha 0 Primera Emisión 15/Marzo/2012 9